ANAGRAFI A.P.R. ED A.I.R.E.

ANAGRAFI A.P.R. ED A.I.R.E. La procedura consente all ufficio Anagrafe la gestione della popolazione residente (A.P.R.) e dei cittadini residenti all estero (A.I.R.E.), nel rispetto del DPR 30/05/1989 n.223 (Regolamento anagrafico), come modificato dal DPR 30/07/2012 n.154 (Cambio di residenza in tempo reale), della legge 27/10/1988 n.470 (AIRE) e delle varie disposizioni per i collegamenti telematici con i vari Uffici della P.A. E prevista l integrazione fra i diversi moduli che compongono i Servizi Demografici (A.P.R. ed A.I.R.E., Ufficio Elettorale, Ufficio Leva, Stato Civile, etc.) nonché la predisposizione a rendere disponibile il patrimonio informativo agli enti competenti che ne fanno richiesta. Qualora il Comune utilizzi più posti di lavoro, il programma offre la possibilità a tutti gli utenti di accedere contemporaneamente alle informazioni nella massima sicurezza. E' altresì possibile definire diversi livelli di accesso alla procedura al fine di proteggere l'utilizzo di questa da persone che non sono autorizzate. CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA Eventi anagrafici Gli eventi anagrafici, siano iscrizioni, cancellazioni o variazioni, sono organizzati in un registro delle pratiche: i dati relativi al singolo evento vengono inseriti in un archivio che permette l archiviazione delle informazioni a partire dalla richiesta di variazione (o dall avvio d ufficio), tracciando l intero iter dell istruttoria fino alla definizione della pratica o all annullamento/rigetto della stessa, conservando tutte le informazioni in modo permanente. Le pratiche sono aggiornate alla nuova normativa introdotta dall art. 5 del DL 5/2012 in merito al cambio di residenza in tempo reale. Gli eventi di iscrizione prevedono: - Immigrazione / rimpatrio - Nascita - Ricomparsa da irreperibilità - Iscrizione per altri motivi - Iscrizione all AIRE per acquisto cittadinanza - Iscrizione all AIRE per trasferimento dall AIRE di altro comune Gli eventi di cancellazione comprendono: - Emigrazione / espatrio - Morte - Irreperibilità - Cancellazione per altri motivi - Cancellazione dall AIRE per perdita della cittadinanza - Cancellazione dall AIRE per trasferimento nell AIRE di altro comune Eventi di stato civile: - Matrimonio - Vedovanza - Divorzio Studio K S.r.l. Via M.K. Gandhi, 22-42100 Reggio Emilia Tel. 0522-280111 Fax 0522-280009 pag. 1

Cambi di residenza nel comune o all estero: - Unione / scissione di famiglia - Cambio indirizzo intera famiglia Variazioni anagrafiche: - Variazione di professione e titolo di studio - Variazione di cittadinanza - Cambio di cognome e nome, sesso, codice fiscale - Rinnovo dichiarazione dimora per i cittadini stranieri Durante le pratiche di Nascita, Morte e Matrimonio, vengono rese disponibili le informazioni provenienti dagli atti di Stato civile registrati nel comune: gli atti inseriti e non ancora presi in carico dal punto di vista anagrafico vengono presentati a video, ed è possibile scegliere un atto dall elenco recuperando tutte le informazioni già inserite, oppure procedere normalmente. Comunicazioni ed adempimenti Durante i vari passaggi che compongono l iter di un determinato evento anagrafico, la procedura prevede la stampa delle richieste/comunicazioni, sia agli uffici interessati che al cittadino, e permette di gestire tutti gli adempimenti previsti nell ambito del procedimento amministrativo e della normativa specifica per i cittadini di paesi appartenenti all Unione Europea. L elenco delle stampe può essere modificato dall operatore che può altresì scegliere se eseguire le stampe contestualmente alla registrazione dell evento stesso od in un secondo momento. Le stampe a seguito di eventi anagrafici comprendono, durante le varie fasi: - Dichiarazione di iscrizione/cambio indirizzo - Comunicazione di avvio del procedimento - Comunicazione per la Motorizzazione Civile - Stampa del modello APR/4 in formato A4 - Verbale di accertamento della Polizia Municipale e relativa richiesta - Allegato al modello APR/4 (cancellazioni per emigrazione) - Comunicazione per Ufficio Tributi - Comunicazione per Ufficio Elettorale - Comunicazione per Ufficio Leva - Comunicazione per Questura - Comunicazione per ASL - Comunicazione per enti pensionistici (INPS, Direzione provinciale del tesoro) - Preavviso di annullamento del procedimento - Comunicazione di conclusione/annullamento del procedimento Gestione cittadini comunitari La procedura è basata sulle disposizioni contenute nel D.Lgs. 30/2007 e nelle successive circolari. Anche in questo caso le nuove funzionalità sono integrate con l attuale gestione delle pratiche anagrafiche di iscrizione e sono previste: Stampa della richiesta di rilascio dell attestazione all avvio della pratica Stampa della dichiarazione sostitutiva relativa alla disponibilità economica Stampa dell attestato di ricevuta richiesta iscrizione, unitamente alla comunicazione di avvio del procedimento, all avvio della pratica Rilascio dell attestazione di iscrizione o di soggiorno permanente all atto della definizione della pratica Studio K S.r.l. Via M.K. Gandhi, 22-42100 Reggio Emilia Tel. 0522-280111 Fax 0522-280009 pag. 2

Sono inoltre disponibili: Rilascio dell attestazione di iscrizione per i cittadini già residenti Rilascio dell attestazione di soggiorno permanente Numerazione e gestione delle attestazioni rilasciate Certificazione La procedura prevede una gestione completa della certificazione (anagrafe, stato civile, elettorale, cumulativa, AIRE), sia in ambito attuale che in quello storico. La procedura avvisa qualora si richieda una certificazione storica riferita a una data precedente a quella di inizio storico, ed è possibile intervenire sulle informazioni prima della stampa. Il programma permette inoltre all utente la modifica dei certificati precaricati, nel caso in cui si renda necessario modificarne il contenuto. Consultazioni La procedura consente all operatore di visualizzare in maniera rapida le informazioni principali relative ai cittadini, sia correnti che storiche. Tale modalità di consultazione impedisce altresì qualunque tipo di variazione sull archivio, garantendo la sicurezza dei dati. Stampa schede anagrafiche AP/5 e AP/6 La procedura prevede la stampa dei modelli AP5 ed AP6, sia richiamando la singola persona/famiglia che impostando un periodo di riferimento per estrarre tutte le iscrizioni definite in quell intervallo temporale. Oltre alla stampa del modello è possibile ottenere la stampa su carta bianca, etichetta, oppure aggiungere un nuovo iscritto direttamente sul modello, impostando la posizione in cui stampare il nominativo. In linea con le disposizioni per l abbandono del cartaceo, la procedura permette di ottenere in qualsiasi momento la stampa delle schede individuali e di famiglia, compresi i movimenti storici, su carta bianca A4. Statistiche ISTAT e ISI-ISTATEL Il programma prevede l elaborazione automatica e la stampa dei modelli AP10 ed AP11. E inoltre possibile eseguire automaticamente le statistiche annuali (POSAS e STRASA) sia su supporto cartaceo che su supporto magnetico. E prevista l elaborazione e la stampa della statistica P3 relativa ai movimenti degli stranieri. Tutte le statistiche permettono di impostare la data di riferimento e ricostruiscono la situazione storica valida alla data impostata, pertanto possono essere elaborate in qualsiasi momento. E disponibile inoltre un elaborazione che permette di estrapolare i dati richiesti per le indagini ISTAT a campione (es. forze lavoro). E possibile elaborare le stesse statistiche limitatamente ai cittadini stranieri. Tramite ISI-ISTATEL è possibile inviare i modelli seguenti, estrapolando i dati dall anagrafe: APR/4: Variazioni di residenza. D.7.B: Movimento e calcolo della popolazione residente riepilogo mensile. P.4: Iscritti in anagrafe per nascita. Studio K S.r.l. Via M.K. Gandhi, 22-42100 Reggio Emilia Tel. 0522-280111 Fax 0522-280009 pag. 3

Elenchi per ASL La procedura prevede l elaborazione automatica degli elenchi per l ASL: iscritti per nascita e immigrazione, cancellati per decesso, emigrati, cambi di indirizzo. Questa funzione risulta utile in tutte quelle occasioni in cui è necessario ottenere l elenco delle variazioni apportate in un determinato periodo di tempo, in quanto permette di selezionare la data da considerare (decorrenza o definizione), l anagrafe (APR/AIRE/Entrambi) e l ordinamento. Gestione delle tabelle ISTAT e gestione ecografica Per facilitare l attività degli operatori, la procedura prevede una serie di tabelle precaricate onde consentire una facile e rapida consultazione delle informazioni. Le tabelle contengono inoltre tutte le informazioni necessarie per gli automatismi collegati alle movimentazioni anagrafiche: calcolo automatico del codice fiscale, codice per il collegamento con la motorizzazione civile, codice per il sistema SAIA AP5 e per la CIE, etc. Le tabelle territoriali (Comuni, Territori e Stati esteri) contengono altresì le denominazioni e le codifiche storiche: in fase di inserimento dati la procedura ricerca in base alla data dell evento la codifica, la denominazione e/o la provincia corretta da inserire. Gli archivi forniti a corredo della procedura prevedono: - Comuni d Italia - Territori esteri - Consolati - Stati esteri (cittadinanze) - Tribunali - Professioni e Titoli di studio - Pensioni - Rapporti di parentela - Stati civili - Tabelle ISTAT relative ai motivi di iscrizione e cancellazione (APR e AIRE) La gestione del territorio comunale prevede la suddivisione in località abitate (frazioni), vie e accessi esterni, che tramite i raggruppamenti vengono assegnati alle relative sezioni elettorali, di censimento, etc. Per ogni accesso esterno è possibile indicare il tipo di accesso, le unità immobiliari esistenti e i dati dei relativi inquilini e proprietari. E prevista la stampa dei dati inseriti ed è possibile effettuare il popolamento iniziale dell archivio sulla base delle famiglie attualmente residenti. Gestione dello storico anagrafico Gli eventi trattati generano uno storico mediante il quale è possibile, per ogni soggetto presente in archivio, ricostruire i movimenti compiuti nonché visualizzare la situazione valida ad una qualsiasi data. I benefici di questa funzionalità sono evidenti soprattutto in materia di certificazione e statistica. Stampe Tutte le stampe previste dalla procedura possono essere visualizzate in anteprima a video ed essere eseguite su carta in un secondo momento. E altresì possibile esportare le stampe in formato Excel, Word (o altri strumenti quali OpenOffice.org o StarOffice Writer), PDF, TXT. Studio K S.r.l. Via M.K. Gandhi, 22-42100 Reggio Emilia Tel. 0522-280111 Fax 0522-280009 pag. 4

Tutte le stampe possono essere eseguite su carta bianca e possono essere personalizzate in base alle preferenze dell utente (fanno eccezione le stampe che richiedono un modello prestampato). Le modifiche apportate vengono mantenute anche a seguito degli aggiornamenti ma non intervengono direttamente sui documenti originali, consentendo di recuperarli in qualsiasi momento. Gestione intestazione grafica e piè di pagina In tutti i certificati e nelle comunicazioni è possibile gestire l intestazione in formato grafico, contenente sia lo stemma del comune che la parte testuale, e il piè di pagina. E possibile comporre la propria intestazione tramite un qualsiasi programma di gestione delle immagini ed associarla automaticamente a tutte le stampe mediante un unica operazione. Allo stesso modo è possibile indicare un piè di pagina contenente le informazioni desiderate (indirizzo, numero di telefono, e-mail, etc.). ALTRE PROCEDURE COLLEGATE CON L'ANAGRAFE Selezioni parametriche La procedura prevede un modulo di estrazione dei nominativi sulla base di richieste impostate dall operatore. Le condizioni possono essere incrociate fra loro al fine di ottenere una casistica completa. Nella scelta dell ordinamento e del contenuto dell output l operatore ha la possibilità di indicare in quale formato desidera estrapolare le informazioni e in quale ordine: tabulati, etichette, certificati, lettere, files, e-mail. E inoltre prevista la possibilità di personalizzare le selezioni previste, sia per quanto riguarda le combinazioni fra i vari parametri che relativamente al formato dell output. L opzione di esportazione su file prevede diversi formati (TESTO, EXCEL, XML, DBF, etc.), permette di specificare il percorso in cui memorizzare i dati e dà l opportunità di specificare quali informazioni inserire nel file da produrre, in altre parole di stabilire il tracciato record dell esportazione. Statistiche anagrafiche (popolazione e famiglie) Sono previste le seguenti statistiche: Statistica della popolazione distinta per età e sesso Statistica della popolazione per fasce di età Statistica della popolazione distinta per età, sesso e stato civile Per entrambe è prevista la possibilità di specificare una data di riferimento per l elaborazione storica, scegliere l anagrafe di iscrizione (APR o AIRE) e determinare il metodo di calcolo dell età (data o all'anno di nascita). Statistica delle famiglie residenti distinta per via e numero componenti, con possibilità di specificare una data di riferimento per l elaborazione storica, scegliere l anagrafe di iscrizione (APR o AIRE) e conteggio distinto delle convivenze. Statistica del movimento demografico distinta per località abitata La statistica permette di ottenere i movimenti di iscrizione e cancellazione avvenuti in un determinato periodo, con la possibilità di distinguerli in base alla località abitata (frazione) di residenza. Statistiche demografiche Le statistiche sono riferite al 31/12 di ogni anno incluso nel periodo prescelto. Residenti distinti per: Località abitata, Classi di età, Grado di istruzione Studio K S.r.l. Via M.K. Gandhi, 22-42100 Reggio Emilia Tel. 0522-280111 Fax 0522-280009 pag. 5

Stranieri distinti per: Cittadinanza, Classi di età, Grado di istruzione, Occupazione, Settore di attività Rapporto anziani/bambini (rapporto fra popolazione con età > 65 anni e < 6 anni) Indice di vecchiaia (rapporto fra popolazione con età > 65 anni e < 14 anni) Indice di ricambio rapporto fra popolazione con età compresa tra 15 e 24 anni e > 65 anni Famiglie distinte per numero componenti Carte di identità (cartacea ed elettronica) La procedura di gestione delle carte di identità prevede l emissione del documento e la stampa del cartellino e della domanda per il rilascio. Tramite la gestione completa del magazzino delle carte d identità in possesso del comune, è inoltre prevista la stampa degli adempimenti periodici in carico all ufficio: - Elenchi parametrici - Rendicontazione bimestrale (prospetto ed elenco) - Elenco e lettera per carte d identità in scadenza - Rilascio delle carte d identità per i non residenti - Gestione del blocco per l espatrio E possibile effettuare il rilascio delle CIE (Carte d Identità Elettroniche) tramite collegamento con il software ministeriale. Atti notori ed assensi Il programma prevede la gestione dell archivio degli atti in modo dinamico: una parte degli atti è precaricata, allo stesso tempo è consentito l inserimento di nuove stampe ed è prevista la possibilità di apportare delle modifiche nel caso in cui si renda necessario variare il contenuto o il formato di un atto. Diritti di segreteria L emissione dei certificati movimenta opportuni conteggi finalizzati alla contabilità dei diritti di segreteria. La procedura prevede la riepilogazione e la stampa di tutti i movimenti in materia di certificazione, atti notori e carte d identità. La procedura offre all utente la possibilità di una gestione suddivisa per sedi comunali e per singola postazione di lavoro. Archiviazione documentale Il modulo di archiviazione documentale permette di: Acquisire tramite scanner qualsiasi tipo di documento cartaceo Associare i documenti acquisiti al cittadino o alla relativa famiglia Le operazioni descritte possono essere svolte in una fase unica (per singolo nominativo), oppure in due momenti distinti (scansione in lotti e successivo abbinamento). La prima modalità può essere utilizzata per conservare i singoli documenti riferiti al cittadino, mentre la seconda opzione è utile per l acquisizione dell intero schedario (individuale e di famiglia), che diventa così facilmente consultabile direttamente dal sistema informativo. Tutti i documenti associati al cittadino o alla famiglia possono essere visualizzati tramite la procedura di consultazione, mediante un pulsante che elenca tutti i documenti a disposizione. Studio K S.r.l. Via M.K. Gandhi, 22-42100 Reggio Emilia Tel. 0522-280111 Fax 0522-280009 pag. 6

Leva militare La procedura prevede la gestione automatizzata dell iter di formazione delle liste di leva. Il programma consente: - La formazione dell elenco preparatorio mediante la consultazione a automatica degli archivi anagrafici - La stampa di tutta la documentazione necessaria (richiesta / estratto di nascita, certificato di morte, comunicazione iscrizione) - Gestione della lista di leva e stampa su carta bianca in formato A4 - Gestione dei ruoli matricolari - Esportare la lista di leva su supporto magnetico in formato excel, secondo il tracciato record fornito dal Ministero della Difesa, da inviare ai Centri Documentali (ex Distretti Militari). Studio K S.r.l. Via M.K. Gandhi, 22-42100 Reggio Emilia Tel. 0522-280111 Fax 0522-280009 pag. 7