Manuale per l'utente di Web Submission uniflow V5.3
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Leggere attentamente le dichiarazioni sulla privacy e le condizioni d'uso di tali terze parti. NOTA: si possono verificare problemi seri se si modifica il registro di sistema di Windows in maniera non corretta. Potrebbe essere addirittura necessario reinstallare il sistema operativo. Si consiglia vivamente di creare sempre una copia di backup del registro di sistema di Windows prima di modificarlo, per prevenire problemi di questo tipo. NT-ware non si assume alcuna responsabilità relativamente alle conseguenze sul sistema operativo delle modifiche apportate al registro di sistema. L'utente comprende e accetta di utilizzare queste informazioni e modificare il registro di sistema di Windows a proprio rischio. Thursday, October 23, 2014, Bad Iburg (Germania)
Simbolo Stili del testo Questo stile viene utilizzato per il testo visualizzato nell'interfaccia utente di uniflow e sui controlli dell'interfaccia. Questo stile viene utilizzato per i dati digitati dall'utente sullo schermo. Questo stile viene utilizzato per i collegamenti ipertestuali a pagine web esterne oppure per i rimandi interni ad altre pagine del manuale. Questo stile viene utilizzato per gli esempi di codice: codice XML, variabili ed espressioni regolari. Simboli Nota importante: informazioni essenziali per il corretto funzionamento del software uniflow. Manuale esterno: rimando alla documentazione di hardware o software di altri produttori. Funzione disponibile in un'area regionale specifica: in alcuni casi, determinate funzioni di uniflow non sono disponibili ovunque. Questa icona segnala questo tipo di funzioni. Collegamento a riferimenti esterni in Internet. Spiegazione dettagliata di impostazioni di configurazione o procedure operative. Schermate e diagrammi Questo manuale contiene schermate del software, diagrammi esplicativi e immagini di prodotti. Tutti gli elementi visivi sono aggiornati al momento della redazione del manuale. Tuttavia, tali elementi visivi potrebbero subire modifiche. Copyright e contatti 1998-2014 NT-ware Systemprogrammierung GmbH. In caso di errori o suggerimenti migliorativi, scrivere all'indirizzo documentation@nt-ware.com.
Sommario Sommario 1 Introduzione a Web Submission... 1 1.1 Informazioni generali... 2 2 Pagina Web - Shop Front... 5 2.1 Sezioni Shop Front... 6 2.1.1 Accesso e registrazione... 6 2.1.2 Finestra delle informazioni... 8 2.1.3 Info Utente... 8 2.1.3.1 Impostazioni generali... 8 2.1.3.2 Modifica password... 9 2.1.3.3 Dati personali:... 9 2.1.3.4 Indirizzi... 10 2.1.3.5 Budget... 11 2.1.4 Il mio menu... 12 2.1.4.1 Documenti... 12 2.1.4.2 Ordini attivi... 15 2.1.4.3 Cronologia ordini... 16 2.1.5 Catalogo... 17 2.1.6 Carrello degli acquisti... 18 2.1.7 Funzione di ricerca... 19 3 Caricamento dei file... 21 3.1 Possibilità di caricamento... 22 3.1.1 Caricamento nel menu Documenti... 22 3.1.2 Caricamento durante la creazione di un nuovo ordine... 22 3.1.3 Caricamento con il driver di stampa Web Submission... 23 4 Processo di creazione ordini... 27 4.1 Come effettuare un ordine... 28 4.1.1 1: Selezionare un profilo lavoro... 28 4.1.2 Fase 2: Tipo di ordine... 30 4.1.3 3: Per Ordine senza file... 30 4.1.3.1 Selezione file e ordinamento - senza file... 30 4.1.4 Fase 3: Per Ordine con file... 32 4.1.4.1 Selezione file e ordinamento - con file... 32 4.1.4.2 Verifica di preflight... 33 4.1.4.3 Risultati preflight... 34 4.1.5 4: Impostazioni lavoro e opzioni... 34 4.1.5.1 Impostazioni speciali per il profilo lavoro Brochure... 37 4.1.5.2 Autorizzazione... 38 4.1.5.3 Preventivo... 40 4.1.6 Fase 5: Conferma della creazione del lavoro... 43 I
Sommario 4.1.7 Lavori con dati di stampa variabili... 43 4.1.7.1 Esempi di stampa di dati variabili... 44 4.1.7.2 Come ordinare lavori VDP... 47 4.1.8 Prodotti fissi... 51 5 Processo di pagamento... 53 5.1 Procedura di pagamento... 54 5.1.1 Riepilogo... 54 5.1.2 Indirizzi... 54 5.1.3 Metodo di pagamento... 55 5.1.4 Riepilogo... 55 5.1.5 Conferma... 56 6 Indice... 57 II
Introduzione a Web Submission 1
1.1 Informazioni generali Web Submission offre un modo semplice per caricare i file tramite Internet. I file caricati possono essere quindi stampati dal fornitore dei servizi di stampa. Per impostazione predefinita, è possibile caricare file di tipo PDF e PostScript. Utilizzando il driver di stampa Web Submission, è anche possibile caricare direttamente i documenti da tutti i programmi più comuni (ad esempio Microsoft Office, Adobe Creative Suite o QuarkXpress ), dal momento che il driver è in grado di convertire qualsiasi documento in PDF. La pagina web di Web Submission presenta un'area di comunicazione centrale. A seconda del menu selezionato, in quest'area vengono visualizzate informazioni e opzioni di interazione differenti. Tutto ciò che occorre sul computer client è un browser web. I dati di accesso possono essere memorizzati direttamente nel browser, se i cookie sono abilitati. Browser compatibili Internet Explorer 7.0-11.0 Mozilla Firefox 8 e 9 Google Chrome 16 I browser più recenti potrebbero essere compatibili ma non sono stati testati al momento della redazione di questo manuale. 2
Per richiedere l'url del sito web di Web Submission ed eventuali altre informazioni necessarie, rivolgersi al proprio fornitore di servizi di stampa. 3
Pagina Web - Shop Front 2
2.1 Sezioni Shop Front Lo shop front di Web Submission si compone di varie sezioni. Prima di accedere a Web Submission, sono disponibili le seguenti aree: Accesso e registrazione Ricercare Catalogo Una volta effettuato con successo il login in Web Submission, vengono visualizzate le aree aggiuntive seguenti: Info Utente Carrello degli acquisti Il mio menu Il Catalogo può offrire ulteriori servizi per gli utenti connessi. 2.1.1 Accesso e registrazione Accesso L'accesso o la registrazione possono essere effettuati nella pagina iniziale di Web Submission. 6
Se si è già registrati, digitare il proprio Nome utente con la relativa Password per accedere. Registrazione Per registrarsi, fare clic su Registrazione e inserire le proprie informazioni utente. Il nome utente deve contenere almeno 5 caratteri. Si possono utilizzare solo numeri (0-9), lettere (a-z, A-Z) e punteggiatura ".", "_", "-" e "@". I campi obbligatori sono indicati con un asterisco. È il fornitore a decidere quali campi dati sono obbligatori. Digitare il Codice di verifica visualizzato nel campo sottostane e fare clic su Invia. Dopo la registrazione, si riceve un'e-mail di conferma, oppure si viene informati che i dati di registrazione devono ancora essere verificati da parte dell'amministratore. Dopo la registrazione, si riceverà un'e-mail con una password casuale per accedere a Web Submission. A seconda delle impostazioni del fornitore, si potrà eseguire l'accesso 7
immediatamente o attendere fino a che i nuovi dati di registrazione vengano accettati dal fornitore. Dopodiché, si potrà effettuare l'accesso con il Nome utente e la Password ricevuti. Reimposta password Qualora si dimentichi la password, si può fare clic su Password dimenticata per reimpostarla. Inserire il Nome utente e l'indirizzo e-mail per ricevere una nuova password via e-mail. 2.1.2 Finestra delle informazioni La finestra delle informazioni fornisce ulteriori dati. : L'icona Home permette di tornare alla pagina iniziale. : Fare clic sull'icona Manuale per aprire e/o scaricare il Manuale utente di Web Submission. Si apre una nuova finestra del browser con il manuale PDF di Web Submission. Per leggere il PDF, è necessario che il browser disponga di un plugin di visualizzazione PDF. : L'icona Installa permette di scaricare il driver di stampante di Web Submission. Questa icona potrebbe non essere disponibile in determinate configurazioni. : L'icona Budget fornisce un collegamento al menu Budget (a pag. 11), se il fornitore ha abilitato il metodo di pagamento online. Il budget disponibile è indicato accanto all'icona. 2.1.3 Info Utente 2.1.3.1 Impostazioni generali Lingua: Selezionare la lingua di visualizzazione desiderata. Indirizzo di consegna: Scegliere un Indirizzo di consegna tra quelli disponibili in Indirizzi. Indirizzo di fatturazione: Scegliere un Indirizzo di fatturazione tra quelli disponibili in Indirizzi. Centro di costo: Scegliere un centro di costo, se necessario. 8
Panoramica documento: Specificare il numero di righe che appariranno sulla pagina della Panoramica documento. Panoramica ordine: Specificare il numero di righe che appariranno sulla pagina della Panoramica ordine. Per salvare le impostazioni, fare clic su Salva. 2.1.3.2 Modifica password 1. Digitare la password esistente nel primo campo. 2. Digitare la nuova password nel secondo campo. 3. Reinserire la nuova password nel terzo campo. 4. Fare clic su Modifica password. 5. Per salvare le impostazioni, fare clic su Salva. 2.1.3.3 Dati personali: 1. Inserire o modificare i dati personali, ad esempio Nome, Reparto, Via/n., CAP, Città, Provincia, Paese, E-mail, Telefono e Fax. 9
2. Per salvare le nuove impostazioni, fare clic su Salva. 2.1.3.4 Indirizzi È possibile creare nuovi indirizzi e modificare o cancellare quelli esistenti. Creazione degli indirizzi 1. Iniziare selezionando il tipo di indirizzo. Scegliere Indirizzo di consegna o Indirizzo di fatturazione. 2. Inserire le informazioni pertinenti. 3. Per salvare le impostazioni, fare clic su Salva. 4. Per aggiungere un altro indirizzo, fare clic su Clicca qui per visualizzare i campi di un altro indirizzo. Modifica degli indirizzi 1. Fare clic sulla riga da modificare. 2. Sovrascrivere il contenuto con i nuovi dati. 3. Per salvare le impostazioni, fare clic su Salva. Eliminazione di indirizzi 1. Fare clic sull'icona nella colonna Cancella della riga corrispondente nella tabella. 10
2. Per salvare le impostazioni, fare clic su Salva. 2.1.3.5 Budget Il menu Budget viene attivato solo se il fornitore ha abilitato il pagamento online. Per utilizzare questo tipo di pagamento, è necessario disporre di un proprio account presso il fornitore di servizi di pagamento online. Con Web Submission è possibile utilizzare PayPal e WorldPay. A seconda del fornitore di stampa sono disponibili entrambi i pagamenti, ne è disponibile uno solo oppure non sono disponibili affatto. Informazioni budget: Visualizza il Saldo corrente e l'ultima Modifica al budget effettuata. Fare clic sul pulsante Ripristina per aggiornare i dati. Ultime ricariche del budget: Visualizza un elenco con le ultime operazioni di ricarica budget, nonché la data, il fornitore/ operatore e l'importo accreditato al proprio budget. Ricarica budget: Fare clic su questo pulsante per eseguire la ricarica del budget. Dopodiché, inserire l'ammontare liquidità. La quantità di denaro minima e massima (giornaliera) viene determinata dal fornitore. Se sono disponibili più fornitori di servizi di pagamento online, è possibile scegliere quello da utilizzare. 11
Fare clic su Avanti per procedere. La fase successiva conduce alle pagine web del fornitore per il pagamento online. È necessario accedere ed effettuare la ricarica del budget. Al termine della ricarica, si tornerà a Web Submission. 2.1.4 Il mio menu 2.1.4.1 Documenti Questo menu contiene tutti i documenti già caricati, 12
tutti i file utilizzati per gli ordini completati, trasmessi all'operatore via e-mail, FTP, tramite servizio di consegna o di persona. Nel riquadro superiore della sezione Miei documenti sono riportate alcune informazioni generali: La percentuale di Spazio utilizzato rispetto allo spazio massimo consentito per il caricamento dei file. La Dimensione file massima consentita I Tipi di file consentiti, ovvero i formato di file che è possibile caricare nel menu Miei documenti. Nella parte inferiore è disponibile il pulsante Carica. Caricamento dei documenti 1. Fare clic sul pulsante Carica e individuare il file desiderato. 2. Selezionare il file desiderato. 3. Nella finestra di selezione, fare clic su Apri per avviare automaticamente il caricamento. Il secondo riquadro contiene una tabella che elenca tutti i file caricati. Questi file sono disponibili automaticamente quando si crea un nuovo ordine. I documenti caricati sono elencati con le informazioni seguenti: Nome del documento, Anteprima (se disponibile), Dimensione, N. di pagine e Pagine a colori, Data di 13
caricamento. È possibile ordinare la tabella mediante la casella di selezione nell'intestazione. Per ogni opzione di ordinamento, si può utilizzare la freccia per modificare l'ordine da ascendente a discendente e viceversa. Facendo clic sul collegamento ipertestuale corrispondente al nome di un documento, è possibile aprire o archiviare il documento in questione. Per selezionare un documento, fare clic sulla colonna in cui è visualizzato. Per deselezionare un documento, fare clic di nuovo. Per eliminare un documento, prima selezionarlo, quindi fare clic sul pulsante Cancella. Quando si fa clic su Cancella, si apre una finestra popup che mostra il Nome file e la Dimensione file massima. È possibile scegliere di eliminare il File originale, l'anteprima PDF, File originale e anteprima PDF, oppure di eseguire una Eliminazione permanente (file e record nel database). Il fornitore può decidere di visualizzare questi file nel Catalogo, in modo che sia comunque possibile aggiungerli ai nuovi ordini. Ciononostante, non è più possibile scaricare o aprire i file cancellati nel menu Documenti. Per confermare la cancellazione, fare clic su Elimina file. Se si decide di non cancellare nulla, fare clic su Torna alla panoramica per annullare l'eliminazione. 14
2.1.4.2 Ordini attivi In questo menu si trovano tutti gli ordini inviati non ancora completati. Sono visualizzati i seguenti dettagli degli ordini: Nome, Stato ordine, Data e ora di invio all'operatore. La casella di selezione nell'intestazione consente di ordinare l'elenco in base al Nome, allo Stato o alla Data. Per ogni opzione di ordinamento, si può utilizzare la freccia per modificare l'ordine da ascendente a discendente e viceversa. Per cercare un ordine, fare clic sul simbolo del filtro. Quindi, nella finestra Opzioni filtro che viene visualizzata, immettere i criteri del filtro da applicare al Nome o alla Data. Infine, selezionare l'opzione di ricerca Or oppure e e fare clic sul pulsante Filtra per avviare la ricerca. Verranno visualizzati solo gli Ordini attivi che soddisfano i criteri di ricerca specificati. Fare clic sull'icona Rimuovi filtro per eliminare il filtro oppure sull'icona Aggiorna per aggiornare l'elenco. Fare clic su Cancella per eliminare gli ordini eventualmente selezionati. Viene visualizzata una finestra di conferma che permette di procedere alla cancellazione degli ordini selezionati oppure di annullarla e tornare all'elenco Ordini attivi. Stato ordine Finché l'ordine non arriva all'operatore, il primo stato dell'ordine è solitamente Creazione ordine incompleta, ordine non revisionato. Quando l'operatore elabora l'ordine, gli assegna uno stato appropriato, ad esempio Ricevuto, Rivisto, Accettato, Stampato, In consegna, ecc. È sempre possibile controllare lo stato corrente dei propri ordini nel menu Ordini attivi. 15
Quando l'operatore deve apportare delle modifiche all'ordine, lo stato cambia in Approvazione richiesta. In tal caso, è necessario confermare o rifiutare le modifiche dell'ordine prima che possa essere ulteriormente elaborato. Per inviare la propria decisione all'operatore, fare clic sul collegamento ipertestuale Approvazione richiesta. Appare una finestra popup, nella quale si può inserire la propria decisione oppure il proprio commento. Per confermare le modifiche, fare clic su Conferma modifiche ordine; per rifiutarle, selezionare Rifiuta modifiche ordine. Lo stato dell'ordine cambia in Approvato o Il cliente ha rifiutato la conferma, rispettivamente. Una terza opzione è selezionare Torna alla panoramica dell'ordine per rimandare la decisione. 2.1.4.3 Cronologia ordini Una volta completato, l'ordine viene trasferito automaticamente nel menu Cronologia ordini. È possibile organizzare gli ordini per Nome o Data. Per ogni opzione di ordinamento, si può utilizzare la freccia per modificare l'ordine da ascendente a discendente e viceversa. Per cercare un ordine, fare clic sul simbolo del filtro. Quindi, nella finestra Opzioni filtro che viene visualizzata, immettere i criteri del filtro da applicare al Nome o alla Data. Infine, selezionare l'opzione di ricerca Or oppure e e fare clic sul pulsante Filtra per avviare la ricerca. Verranno visualizzati solo gli Ordini che soddisfano i criteri di ricerca specificati. Fare clic sull'icona Rimuovi filtro per eliminare il filtro oppure sull'icona Aggiorna per aggiornare l'elenco. L'icona Anteprima PDF consente di aprire il file e/o salvarlo in una posizione a scelta. Se si desidera visualizzare i dettagli dell'ordine, ovvero i dati immessi nel profilo lavoro, fare clic sull'icona Dettagli. Ristampa di un ordine Se si desidera stampare di nuovo un ordine, fare clic su Stampare nuovamente. L'ordine viene inviato immediatamente al carrello degli acquisti. 16
2.1.5 Catalogo Il Catalogo contiene le diverse categorie di prodotti. Fare clic su una categoria per visualizzarne i prodotti nell'area principale, nella quale è possibile consultare e selezionare i prodotti da acquistare. Per selezionare o deselezionare un prodotto, fare clic una volta sulla riga corrispondente. Per ordinare il contenuto di una categoria, utilizzare la casella di selezione in alto a destra. Utilizzare l'icona a forma di freccia per cambiare l'ordine da crescente a decrescente e viceversa. I dati visualizzati nella tabella variano a seconda del prodotto. È possibile visualizzare i dati seguenti: Un'anteprima della prima pagina dell'articolo (se disponibile) Il Nome dell'articolo Il prezzo di acquisto Il Conteggio pagine (numero totale di pagine e numero di pagine a colori) Un'icona che indica il formato del lavoro di stampa, ad esempio il simbolo di PDF I dettagli del prodotto o del lavoro di stampa Fare clic su Dettagli per visualizzare il prezzo dell'articolo selezionato. Il pulsante Acquista per iniziare un nuovo ordine Per ulteriori dettagli sui tipi di prodotti e sulla creazione degli ordini, consultare il capitolo Come effettuare un ordine (a pag. 28). 17
2.1.6 Carrello degli acquisti Nell'intestazione del carrello degli acquisti è riportato il numero totale di ordini presenti nel carrello. Inoltre, il carrello elenca ogni ordine con il nome, il numero di copie, il prezzo individuale e il totale di tutti gli articoli. Due pulsanti consentono di vuotare il carrello oppure di procedere al pagamento. Se si desidera rimuovere un articolo dal carrello degli acquisti, fare clic sulla [X] accanto al prezzo dell'ordine in questione. Fare clic su Svuota carrello per annullare tutti gli ordini. Fare clic su Concludi l'ordine per completare l'ordine. Dopo il completamento dell'ordine la procedura di pagamento ricomincia con una panoramica di tutti gli ordini. 18
2.1.7 Funzione di ricerca È possibile cercare gli articoli in una delle sezioni: Ordini, Documenti, Catalogo oppure in Tutte le sezioni. Immettere i criteri di ricerca in: Memorizzato dopo: Mostra solo gli articoli che sono stati salvati dopo la data selezionata. Memorizzato prima: Mostra solo gli articoli che sono stati salvati prima della data selezionata. Nome lavoro: Visualizza solo gli articoli corrispondenti al nome specificato nel relativo campo. Cerca in: Questa casella di selezione permette di specificare dove sarà effettuata la ricerca. Le opzioni disponibili sono Catalogo, Documenti, Ordini o Tutte. È anche possibile utilizzare il carattere jolly * (asterisco) per eseguire la ricerca. Per impostazione predefinita, la ricerca viene eseguita utilizzando l'operatore di ricerca OR. Se si desidera applicare l'operatore di ricerca AND, fare clic sul pulsante di opzione accanto a AND. Fare clic su Filtra per avviare la ricerca. I risultati vengono visualizzati nella sezione principale. 19
Caricamento dei file 3
3.1 Possibilità di caricamento Sono disponibili tre metodi per caricare i file sul server Web Submission: 1. Caricamento di file PDF o PostScript (PS) Per creare questi file, è necessario utilizzare Adobe Acrobat o un software analogo. 2. Caricamento di file nativi Il caricamento dei file nativi è possibile solo se è stato abilitato dal fornitore. In caso contrario, è possibile solo caricare file PDF o PostScript. 3. Caricamento mediante il driver di stampante di Web Submission Consente di stampare direttamente da un'applicazione. I file vengono convertiti automaticamente in formato PDF. I PDF cifrati con password non sono supportati. Quando si caricano tramite il driver di stampa Web Submission documenti PDF con supporti misti che includono documenti con orientamento orizzontale, ricordarsi di attivare le opzioni PDF Auto-Rotate and Center (Rotazione e centratura automatica) e Choose paper source by PDF page size (Scegli vassoio di alimentazione in base al formato pagina PDF). 3.1.1 Caricamento nel menu Documenti Nel menu Documenti è possibile caricare file dal disco locale, da una chiavetta USB, ecc. A seconda dei Tipi di file consentiti, è possibile caricare Tutti i documenti nativi, solo File PDF/PostScript oppure Documenti per stampa di grande formato (un elenco dei tipi di file consentiti definiti dal fornitore). 1. Accedere al menu Documenti. 2. Fare clic sul pulsante Carica per selezionare il file desiderato. 3. Individuare il file e fare clic su Apri. 4. Se il tipo di file è tra quelli consentiti, il file viene automaticamente caricato nell'elenco dei documenti. Se il fornitore non ha incluso il tipo di file tra quelli consentiti, viene visualizzato un errore. Il file caricato sarà automaticamente disponibile al momento della creazione di un nuovo ordine utilizzando un Profilo lavoro. 3.1.2 Caricamento durante la creazione di un nuovo ordine Nella prima fase della creazione di un profilo lavoro, è possibile caricare dei file dal disco locale, da una chiavetta USB, ecc. 22
1. Fare clic sul menu Profili lavoro del Catalogo per visualizzare tutti i profili lavoro disponibili. 2. Fare clic su Avvia per scegliere un profilo lavoro. Viene aperta la prima pagina del job ticket corrispondente. 3. Selezionare l'opzione Ordine con file come Tipo di ordine. 4. Inserire un Nome ordine nella sezione Selezione file e ordinamento. 5. Fare clic sul pulsante Carica e individuare il file desiderato. 6. Selezionare il file e fare clic su Apri. 7. Il file verrà caricato automaticamente. Viene visualizzato il messaggio di conferma File caricato correttamente. Il file viene visualizzato nell'elenco sottostante e può quindi essere aggiunto all'ordine mediante l'opzione Aggiungi. Inoltre, il file è anche automaticamente disponibile nell'elenco Documenti. 3.1.3 Caricamento con il driver di stampa Web Submission Il driver di stampa Web Submission consente di caricare ed elaborare i formati di documento più comuni, ad esempio Microsoft Office, Adobe Creative Suite o QuarkExpress. Il driver Web Submission converte i vari formati di file in un file PDF compresso e carica automaticamente il documento convertito sul server Web Submission. Il driver di stampante può essere richiesto al proprio fornitore di servizi via e-mail oppure semplicemente scaricato mediante un collegamento ipertestuale (se fornito e abilitato dal fornitore/amministratore Web Submission): Accedere alla pagina web Web Submission, quindi alla sezione Documenti. Fare clic sul collegamento (Caricamento mediante il driver di stampante di Web Submission) oppure Scegliere se salvare il file di installazione del driver (.msi) nel disco rigido locale per eseguirlo localmente, scegliere di eseguire immediatamente l'installazione del driver MSI. Durante la procedura di installazione seguire le istruzioni visualizzate per installare il driver Web Submission. Dopo l'installazione, il driver di stampante è disponibile nel menu Stampanti di Windows e può essere utilizzato in qualunque applicazione per stampare un documento sul server Web Submission. Per convertire e caricare un file sul server Web Submission, procedere nel modo seguente: Aprire il file da caricare con l'applicazione associata (ad esempio, aprire un file *.doc in MS Word o Open Office Writer). Avviare il processo di stampa con l'apposito comando dell'applicazione. Scegliere la stampante Web Submission per la stampa del file. 23
Quando si stampa un documento con la stampante Web Submission, viene visualizzata una finestra che indica l'avanzamento del processo di creazione del PDF. Il driver di stampa genera in background un'anteprima del documento. È quindi possibile esaminare e accettare l'anteprima PDF e decidere se procedere oppure se cancellare il file creato. Se non è già stato effettuato il login, viene visualizzata la schermata di accesso di Web Submission. In tal caso, inserire le proprie credenziali di accesso. Una volta eseguito l'accesso, viene visualizzato il file caricato. A questo punto è possibile scegliere Crea un nuovo ordine per creare un ordine immediatamente, oppure accedere al menu Documenti o eliminare il file con il comando Elimina. È anche possibile aprire l'anteprima del documento. Preflight A seconda della configurazione sul lato del fornitore, potrebbe essere visualizzato il risultato del preflight mentre si utilizza la stampante Web Submission oppure quando si crea un nuovo ordine dalla pagina web di Web Submission. Se durante questo controllo di preflight vengono riscontrati dei problemi (ad esempio relativi a font, colori o grafica), questi vengono segnalati in una finestra popup. Questa situazione può verificarsi anche se il documento non soddisfa il numero massimo o minimo di pagine accettato dal fornitore dei servizi di stampa. A seconda delle impostazioni del fornitore, potrebbe essere possibile procedere ugualmente e caricare il documento oppure il caricamento potrebbe essere negato fino all'avvenuta applicazione delle modifiche richieste. 24
Nell'esempio seguente, gli errori di preflight vengono visualizzati dopo il caricamento sulla pagina di Web Submission. 25
Processo di creazione ordini 4
4.1 Come effettuare un ordine Per creare un nuovo ordine è possibile scegliere una delle categorie seguenti del Catalogo: Profili Lavoro I profili lavoro vengono utilizzati per gli ordini di lavori di stampa standard. Profili lavoro con job ticket e invio di documenti. Profili lavoro con job ticket senza invio di documenti. Lavori VDP (Variable Data Printing) In questa categoria è possibile scegliere un modello da compilare con i propri dati. I dati di ciascun record possono essere immessi manualmente oppure forniti in un file di dati. I lavori VDP con job ticket e campi di dati sono lavori nei quali è possibile inserire manualmente i dati durante la creazione dell'ordine. I lavori VDP con job ticket e file di dati sono lavori per i quali si fornisce un file che contiene i dati, ad esempio un file.csv con gli indirizzi di vari clienti. Prodotti fissi Come implica il nome, questi prodotti non possono essere personalizzati, bensì solo aggiunti all'ordine nella quantità richiesta. Prodotti fissi, quali documenti rilegati predefiniti con impostazioni fisse. Altri prodotti fissi (non di stampa), ad esempio tazze da caffè. Ristampa di ordini Inoltre, è possibile creare nuovi ordini nel menu Ristampe di lavori di stampa ordinati in precedenza. Cronologia ordini: La disponibilità e il contenuto delle categorie VDP e Prodotti fissi dipende dal proprio fornitore. In questo manuale vengono descritte tutte le categorie che possono essere rese disponibili da un fornitore. 4.1.1 1: Selezionare un profilo lavoro I profili di lavoro semplificano la creazione dell'ordine. Se si utilizza un profilo di lavoro, le opzioni di completamento necessarie al tipo selezionato di lavoro di stampa sono già presenti nel job ticket. 28
Sono disponibili i seguenti profili di lavoro standard: Lavoro complesso Brochure Fronte/Retro Fronte LFP (Stampa di grande formato) Il profilo Lavoro avanzato è studiato per i lavori che non possono essere elaborati con i profili lavoro standard. In questo profilo sono selezionabili tutte le opzioni di job ticket disponibili per Web Submission. Il profilo LFP (Stampa di grande formato) può essere utilizzato per le stampe di grandi dimensioni che utilizzano formati e tipi di supporti speciali che si differenziano da quelli standard (A4, A3, Letter, ecc.). I job ticket possono essere personalizzati dal fornitore di servizi di stampa. Tuttavia, in questo manuale vengono descritte tutte le opzioni che possono essere rese disponibili in un job ticket. I campi obbligatori sono indicati con un asterisco. È il fornitore a decidere quali campi dati sono obbligatori. Ordinazione con profili lavoro Selezionare Profili lavoro nel menu Catalogo per visualizzare tutti i profili lavoro disponibili. 29
Fare clic sul pulsante Avvia corrispondente al profilo lavoro desiderato. Se si è già effettuato l'accesso, viene immediatamente aperto il job ticket corrispondente; in caso contrario, viene richiesto di inserire nome utente e password per poter procedere. 4.1.2 Fase 2: Tipo di ordine Una volta selezionato un profilo lavoro, viene richiesto se si desidera creare un ordine con file o senza file. Per saperne di più sui diversi tipi di ordini, vedere Fase 3: Ordine con file e Fase 3: Ordine senza file (vedere "3: Per Ordine senza file" a pag. 30). Per creare un ordine con file, fare clic su Sì. Per creare un ordine senza file, fare clic su No. 4.1.3 3: Per Ordine senza file Un ordine senza file è un ordine per il quale non vengono consegnati file insieme al lavoro. I file vengono al contrario consegnati separatamente rispetto all'ordine: via e-mail, FTP o con altri metodi. È necessario specificare solo il nome e i dettagli dei file. Con l'aiuto di tali dettagli, il fornitore sarà in grado di identificare correttamente i file e di definire un calcolo preliminare del prezzo. 4.1.3.1 Selezione file e ordinamento - senza file In questa pagina, specificare le seguenti impostazioni: Nome lavoro stampa: Il lavoro verrà gestito con questo nome. È utile specificare un nome che consente di identificare facilmente il lavoro. Il nome non deve essere uguale al nome file fornito di seguito. Tipo di consegna: Poiché non si consegnano file con l'ordine, è necessario informare l'operatore del metodo con cui si prevede di consegnare il file. o E-mail o FTP o Personalmente o Servizio di consegna Commento: Utilizzare questo campo per fornire ulteriori informazioni. 30
Nome file: Il nome del file da stampare. Digitare il nome file esatto affinché il fornitore di servizi possa assegnare chiaramente il file all'ordine corrispondente. Formato carta: Selezionare il formato carta del lavoro. Se il formato carta richiesto non risulta disponibile, contattare il fornitore. Numero di pagine (totale/a colori): Immettere il numero di pagine totali del lavoro e il numero di pagine da stampare a colori. Con questa informazione, il fornitore può stampare in modalità bianco e nero le pagine che non richiedono la stampa a colori, con un conseguente risparmio sui costi. Assicurarsi di immettere i numeri corretti per evitare successive richieste di chiarimenti da parte del fornitore. Fare clic su Aggiungi per aggiungere il file all'ordine. Una volta aggiunto un file, viene visualizzata una tabella che mostra il numero e il numero di pagine per ciascun file che è stato aggiunto. Per rimuovere un file dall'elenco, fare clic sul pulsante Cancella nella colonna destra. I parametri seguenti vengono configurati dal fornitore. o Tipi di file consentiti: I tipi di file utilizzabili nell'ordine. o Numero massimo di file per ordine: Il numero di file che è possibile fornire con un singolo ordine può essere illimitato oppure limitato a un solo file. Per procedere alle impostazioni e opzioni del lavoro, fare clic su Avanti. Per tornare al passaggio precedente, fare clic su Indietro. Per annullare l'ordine, fare clic su Elimina ordine. 31
4.1.4 Fase 3: Per Ordine con file Un ordine con file è un ordine per il quale vengono allegati i file al lavoro al momento della creazione dell'ordine. I file possono essere caricati quando si crea l'ordine oppure dai file già caricati della sezione Miei documenti (vedere "Il mio menu" a pag. 12). 4.1.4.1 Selezione file e ordinamento - con file In questa pagina, specificare le seguenti impostazioni: Nome lavoro stampa: Il lavoro verrà gestito con questo nome. È utile specificare un nome che consente di identificare facilmente il lavoro. Il nome non deve essere uguale al nome file fornito di seguito. Le limitazioni seguenti vengono configurate dal fornitore. o Spazio utilizzato: Lo spazio utilizzato e massimo utilizzabili per i file da caricare. o Dimensione file massima consentita: La dimensione di upload massima per singolo file. o Tipi di file consentiti: I tipi di file utilizzabili nell'ordine. Carica: Fare clic su Carica per aprire una finestra di esplorazione file e selezionare il file da caricare. Il file selezionato verrà aggiunto alla tabella riportata di seguito. Al termine dell'upload, viene visualizzata una miniatura della prima pagina del documento. La tabella raffigurata sotto mostra i dettagli di tutti i documenti caricati. Utilizzare la casella di selezione per ordinare i documenti in base a uno dei seguenti elementi: Nome, Anteprima, Dimensioni o Pagine. È possibile aprire, visualizzare o salvare qualsiasi file il cui nome è visualizzato come collegamento ipertestuale. o Fare clic sul pulsante Aggiungi per selezionare un file e aggiungerlo all'ordine. È possibile aggiungere più file allo stesso ordine, se questa opzione è stata attivata dal fornitore dei servizi di stampa. o Per rimuovere un file dall'ordine, fare clic sul pulsante Rimuovi. Per andare al passaggio successivo, fare clic su Avanti. Per tornare al passaggio precedente, fare clic su Indietro. Per annullare l'ordine, fare clic su Elimina ordine. Caricamento con il driver di stampa Web Submission Questo driver di stampante consente di caricare ed elaborare i formati di documento più comuni, ad esempio Microsoft Office, Adobe Creative Suite o QuarkXpress. Il driver converte i vari formati di file in un file PDF compresso e carica automaticamente tale file sul server Web Submission. 32
Se il fornitore lo consente, è possibile scaricare il driver di stampa Web Submission dal menu Documenti. Per utilizzare il driver di stampa Web Submission, aprire il file da caricare con l'applicazione di origine. Utilizzare il comando di stampa dell'applicazione e scegliere il driver di stampa Web Submission come stampante. Il file viene quindi automaticamente convertito in PDF e caricato nell'elenco Documenti. Questo processo è spiegato in dettaglio nel capitolo Opzioni di caricamento (vedere "Possibilità di caricamento" a pag. 22). 4.1.4.2 Verifica di preflight Se abilitata dal fornitore, sui file caricati viene eseguita una verifica di preflight. Il fornitore stabilisce i requisiti che ciascun file deve soddisfare. Durante la verifica di preflight, ogni file viene controllato per determinare se soddisfa i requisiti di layout, compressione, risoluzione e così via. Alla fine viene generato un'anteprima di stampa in formato PDF del file caricato. Nel caso di deviazioni rispetto ai requisiti specificati dal fornitore, viene visualizzato un messaggio, che può essere di due tipi. Avviso: È possibile scegliere se caricare un file diverso oppure se ignorare il messaggio e procedere con il processo di ordinazione. Error: Un messaggio di errore viene visualizzato quando sussistono degli errori che non permettono di stampare il file. In caso di errori gravi, viene richiesto di caricare un file diverso. Per visualizzare i risultati della verifica di preflight (Risultato Preflight), fare clic su Sì. Per tornare alla selezione file, fare clic su No. 33
4.1.4.3 Risultati preflight Questa pagina visualizza una descrizione dettagliate degli eventuali errori riscontrati durante la verifica di preflight. È possibile aprire qualsiasi sezione che contiene messaggi di errore e consultare i dettagli. Per procedere alle impostazioni e opzioni del lavoro, fare clic su Avanti. Per caricare un altro file, fare clic su Indietro. Per annullare l'ordine, fare clic su Elimina ordine. 4.1.5 4: Impostazioni lavoro e opzioni In questa pagina è possibile modificare le impostazioni generali del lavoro e aggiungere ulteriori opzioni all'ordine. Le impostazioni e le opzioni relative agli ordini con file e senza fili sono uguali. Nella parte superiore della pagina sono visualizzate informazioni di base sul lavoro. 34
Conteggio copie: Il numero di copie che saranno stampate. È possibile modificare questo valore in base alle proprie esigenze. Pagine totali/a colori: Mostra il numero di pagine totali del file e il numero di pagine da stampare a colori. Se sono stati specificati più file, il totale è relativo a tutti i file. Questi valori vengono aggiornati automaticamente. Costo: In base al numero di pagina e alle impostazioni selezionate in questa pagina, il prezzo totale dell'ordine viene calcolato e visualizzato qui. Questo valore viene aggiornato automaticamente. Fare clic su questo pulsante per visualizzare informazioni dettagliate sul costo dell'ordine. La pagina è divisa in varie sezioni: Impostazioni generali lavoro Opzioni stampante Opzioni di finitura Servizi aggiuntivi Dati personali: Le sezioni sono descritte in dettaglio di seguito. Impostazioni generali lavoro Centro di costo standard: Il centro di costo in cui i lavori vengono normalmente contabilizzati. Questa opzione può essere disabilitata dal fornitore. Cartella dell'archivio\-: Consente di specificare dove sarà archiviato il file nella Libreria. Opzioni stampante Le impostazioni selezionate sono valide per: Selezionare il file per il quale sono valide le impostazioni: Se si seleziona Tutti, le impostazioni valgono per tutti i file. Questa impostazione viene visualizzata solo nel caso in cui siano stati aggiunti più file. Fronte/retro: o Fronte: Stampa su un solo lato di ogni foglio di carta. o Lato lungo: Stampa in fronte retro su ogni lato della carta, alimentando il foglio nella stampante per il lato lungo. o Lato corto: Stampa in fronte retro su ogni lato della carta, alimentando il foglio nella stampante per il lato corto. 35
Pinzatura: Specificare dove deve essere pinzato il lavoro. Perforazione: Specificare dove deve essere perforato il lavoro. Stampa a colori: o Automaticamente: Le pagine da stampare a colori o in bianco e nero verranno determinate automaticamente. o Solo bianco e nero: Tutte le pagine verranno stampate in bianco e nero, comprese quelle a colori. o Solo colore: Tutte le pagine verranno stampate a colori, comprese quelle in bianco e nero. Catalogo carta: o File: Elenca i nomi dei file, il totale delle pagine e il totale delle pagine a colori. o Tipo di supporto: Le proprietà del tipo di supporto sul quale verrà stampato il lavoro. L'impostazione predefinita è: Normale, 80 g, Bianco. I tre valori possono essere modificati separatamente. o Intervallo: L'intervallo di pagine dei file che sarà stampato sul tipo di supporto selezionato. L'impostazione predefinita corrisponde all'intero documento. È possibile aggiungere ulteriori intervalli di pagine se si desidera stampare parti del documento su supporti differenti. Per aggiungere un altro intervallo di pagine, fare clic sul pulsante +. Opzioni di finitura: Le opzioni disponibili sono Ordinamento, Taglio, Piegatura, Perforatura, Rilegatura e Rilegatura ad anelli. Non tutte queste opzioni sono sempre disponibili. Le opzioni disponibili vengono configurate dal fornitore. Commento: È possibile aggiungere un commento per fornire ulteriori informazioni, se necessario. 36
Servizi aggiuntivi: Selezionare eventuali servizi o articoli aggiuntivi. Tutti gli elementi selezionati vengono visualizzati nel piccolo elenco sotto il pulsante Aggiungi/Cambia. Per ciascun elemento è possibile modificare la quantità. Per eliminare un elemento dall'elenco, fare clic sul pulsante Cancella corrispondente. o Articolo: Selezionare un articolo o un servizio dall'elenco a discesa. Gli articoli e i servizi disponibili vengono configurati dal fornitore. o Costo per unità: Visualizza il prezzo dell'elemento selezionato. o Aggiungi/Cambia: Per aggiungere all'ordine un elemento selezionato, fare clic su questo pulsante. Dati personali: I campi di questa sezione sono precompilati con i dati personali dell'utente forniti in Info Utente - Dati personali (vedere "Info Utente" a pag. 8). È possibile modificare i dati esistenti o aggiungere informazioni mancanti. Per inviare l'ordine al Carrello degli acquisti, fare clic su Fine. Per tornare al passaggio precedente, fare clic su Indietro. Per annullare l'ordine, fare clic su Elimina ordine. 4.1.5.1 Impostazioni speciali per il profilo lavoro Brochure Il profilo lavoro Brochure consente di creare dei libretti. Con le opzioni stampante riportate di seguito è possibile definire il layout del libretto finito: Formato libretto finito: Questa opzione è relativa al formato del libretto finito. Prevede due impostazioni: Normale (A4/Ltr) (impostazione predefinita) e Ridotto (A5/Stmt). Lasciare invariata l'impostazione predefinita se non occorre ridurre il formato della pagina. Con l'impostazione predefinita, un lavoro libretto con pagine A4/Ltr verrà stampato su fogli A3/Tabloid per ottenere un libretto finito di formato A4/Ltr. Selezionare Ridotto (A5/Stmt) se è necessario ridurre le dimensioni di pagina al formato A5/Stmt. Con l'impostazione Ridotto (A5/Stmt), le pagine di un lavoro di stampa A4/Ltr vengono convertite in A5/Stmt e stampate su fogli di carta A4/Ltr in modo da ottenere un libretto finito di formato A5/Stmt. Stampa su copertina: L'impostazione predefinita è Sì.Se non si desidera stampare sulla copertina, cambiare questa impostazione in No. Inserimento pagina vuota: Per i lavori libretto, il numero di pagine deve essere un multiplo di quattro. Qualora il numero di pagine non sia conforme a questo requisito, vengono 37
automaticamente aggiunte delle pagine vuote al documento (fino a tre) per fare in modo che il totale delle pagine sia un multiplo di quattro. Con le opzioni seguenti della casella di selezione è possibile specificare dove devono essere aggiunte le pagine vuote: o Back: Questa è la posizione predefinita per l'inserimento delle pagine vuote: le pagine vengono aggiunte alla fine del documento. o Anteriore: Se si preferisce aggiungere le pagine vuote all'inizio del documento, selezionare questa impostazione. o Pari da posteriore: Con questa impostazione, l'inserimento delle pagine vuote avviene nel modo seguente: la prima pagina vuota viene aggiunta alla fine del documento, la seconda pagina (se necessaria) all'inizio del documento e la terza pagina (se necessaria) alla fine del documento. o Pari da anteriore: Con questa impostazione, l'inserimento delle pagine vuote avviene nel modo seguente: la prima pagina vuota viene aggiunta all'inizio del documento, la seconda pagina (se necessaria) alla fine del documento e la terza pagina (se necessaria) all'inizio del documento. Se l'opzione Stampa sulla copertina è impostata su No, al documento vengono aggiunte quattro ulteriori pagine vuote: due al posto della copertina anteriore e due per la copertina posteriore. Pinzatura: L'impostazione predefinita di questa opzione è no. Se si desidera pinzare il libretto, selezionare Pinzatura in piega. 4.1.5.2 Autorizzazione Se è richiesta un'autorizzazione, il lavoro di stampa viene analizzato ai fini del calcolo del prezzo e/o del numero di copie. Se un qualsiasi valore è uguale o superiore alla soglia prevista, una richiesta di autorizzazione viene generata e inviata alle persone specificate come autorizzatori. Se entro un periodo di tempo prestabilito l'autorizzazione non viene concessa, il lavoro viene eliminato oppure riprende l'elaborazione, a seconda della configurazione impostata. Per ulteriori informazioni sulle esatte impostazioni del proprio ambiente, contattare il proprio fornitore. La procedura per l'utente finale Nell'esempio riportato di seguito, un lavoro di stampa di 19 pagine è stato inviato a Web Submission. Poiché il valore soglia è di 15 pagine, dopo la conferma delle impostazioni del lavoro l'utente viene informato che è necessaria un'autorizzazione 38
per procedere. L'utente a questo punto può modificare le impostazioni del lavoro o richiederne l'approvazione. Se fa clic su Sì, la richiesta di approvazione viene inviata all'utente autorizzatore e il "titolare" del lavoro di stampa viene informato che il lavoro è in pausa. In questo momento, il lavoro in pausa si trova in Ordini attivi. Non appena il lavoro è stato autorizzato, lo stato in Ordini attivi cambia e l'utente viene informato via e-mail dell'avvenuta autorizzazione. Se invece l'autorizzazione viene negata, il lavoro viene cancellato e l'utente ne viene informato tramite una notifica e-mail. 39
Se l'utente fa clic su Continua nell'elenco Ordini attivi, il lavoro viene inviato al Carrello degli acquisti e l'ordine può essere concluso normalmente. La procedura per l'utente autorizzatore Se un lavoro è stato autorizzato, l'autorizzatore designato viene informato tramite un popup nel client oppure, se non è connesso, mediante un messaggio e-mail contenente un collegamento alla pagina di autorizzazione. L'autorizzatore ha a disposizione tre scelte: Autorizza, Decidi più tardi e Negare. Autorizza e Negare consentono di accordare o rifiutare l'autorizzazione per il lavoro. Decidi più tardi mette in pausa il lavoro di stampa e lo inserisce nell'elenco Lavori non autorizzati dell'autorizzatore (nel client web) finché non viene valutato dall'autorizzatore e quindi autorizzato o negato. 4.1.5.3 Preventivo È possibile richiedere un preventivo all'operatore Web Submission. L'operatore può quindi decidere se offrire un preventivo o declinare la richiesta. Se sceglie di definire il preventivo, l'utente viene informato via e-mail e può accettare o rifiutare il preventivo. 40
Una richiesta di preventivo viene creata immettendo un testo nel campo di commento del job ticket Web Submission. Una volta confermato il job ticket, si riceve un messaggio nel quale si viene informati che il lavoro è in pausa e in attesa di preventivo. 41
In questo momento, il lavoro in pausa si trova in Ordini attivi. Non appena l'operatore risponde alla richiesta di preventivo, si riceve un'e-mail con i dettagli del preventivo. L'e-mail include anche due collegamenti che consentono di aprire la finestra di autorizzazione dal server uniflow o dal server Web Submission. Entrambi possono essere utilizzati per autorizzare l'ordine. Scegliere quello più facilmente accessibile dalla rete locale. 42
oppure Con Accetta o Negare, l'ordine viene rispettivamente accettato o negato sulla base del prezzo specificato nel preventivo. Se si sceglie Decidi più tardi, la finestra viene chiusa ed è possibile fare clic sul collegamento contenuto nell'e-mail in un secondo momento. Dopo l'autorizzazione/accettazione dell'ordine, l'elaborazione del lavoro può essere ripresa in Ordini attivi. Quando si fa clic su Continua, il lavoro viene inviato al carrello degli acquisti e può essere completato. 4.1.6 Fase 5: Conferma della creazione del lavoro In questo passaggio viene confermata la corretta creazione del lavoro, che viene inviato al carrello degli acquisti. Il carrello degli acquisti viene aggiornato automaticamente. Per tornare al catalogo, fare clic su Torna agli acquisti. 4.1.7 Lavori con dati di stampa variabili La stampa di dati variabili (VDP, Variable Data Printing) è un tipo di stampa che permette utente di fornire dati personalizzati da inserire in modelli di stampa generici. Per utilizzare i lavori con dati variabili, è sufficiente scegliere uno dei modelli messi a disposizione dal fornitore di servizi e inviare i propri dati per compilare il modello. I dati verranno quindi combinati con il modello per generare un lavoro di stampa che verrà inviato alla stampante. Fornendo i propri dati, è possibile creare lavori di stampa su misura che includono i dati personalizzati su ciascuna pagina. Si può anche cambiare il corpo del testo per ogni pagina, a seconda del contenuto del file di dati che viene caricato. Ciascuno di questi lavori viene configurato come modello preimpostato, associato a un modulo web nel quale è possibile inserire personalizzati e/o caricare un file di dati. Esempi di lavori con dati variabili sono i biglietti da visita, i moduli per le spese di viaggio, i calendari personalizzati, ecc. Questi lavori con dati variabili sono riportati nel Catalogo. 43
Per ordinare lavori VDP sono disponibili due metodi, descritti di seguito. Lavori costituiti da un solo set di dati Per personalizzare il lavoro di stampa con un unico set di dati, si consiglia di fornire i dati mediante un modulo web. Questo è il modo migliore, ad esempio, per stampare una carta intestata personalizzata o dei biglietti da visita. I dati vengono inseriti manualmente nei campi di testo e quindi inviati. Il numero di campi di testo visualizzati per l'inserimento dei dati e i nomi dei campi dipendono dal contenuto del modello selezionato. Vengono visualizzati solo i campi richiesti per l'inserimento dei dati variabili necessari. I nomi dei campi corrispondono a quelli dei campi di dati del modello. Per poter procedere con l'ordine, è necessario compilare tutti i campi di testo visualizzati. Lavori costituiti da più set di dati Un secondo modo per fornire dati personalizzati consiste nel caricare un file di dati contenente i dati in formato CSV. Questo metodo è indicato quando si desidera ottenere una funzionalità di stampa con davi variabili effettiva, nella quale ogni campo può presentare un contenuto differente su ciascuna pagina o in ciascuna copia. Dopo aver inviato i dati, questi vengono sottoposti a un controllo di coerenza. Se vengono rilevati errori, l'utente viene informato da un messaggio di errore e ha la possibilità di correggere gli errori e inviare di nuovo i dati. 4.1.7.1 Esempi di stampa di dati variabili Lavori costituiti da un solo set di dati Il primo esempio illustra la creazione di un biglietto da visita personalizzato. Questo biglietto comprende un blocco fisso predefinito e una serie di campi da compilare con dati specifici. Tutti i campi dei dati variabili di questo documento sono evidenziati con delle cornici rosse. Le parti fisse del contenuto non vengono indicate. 44
Quando si sceglie un modello come questo per ordinare dei biglietti da visita, occorre anche fornire i dati seguenti: Nome del dipendente Qualifica del dipendente Nome della società, Via e numero civico Codice postale, città e/o provincia Paese Numero di telefono Numero di fax Indirizzo e-mail Indirizzo del sito web Immettere i dati negli appositi campi di testo del modulo web. Dopo aver inserito i dati, è possibile generare un'anteprima del lavoro. Per annullare l'ordine, fare clic su Elimina ordine; per correggere un dato, fare clic su Indietro. Se si fa clic su Avanti, il lavoro di stampa viene inviato al carrello degli acquisti. Lavori costituiti da più set di dati A titolo di esempio viene utilizzata una cartolina di invito inviata a più destinatari. La cartolina comprende un blocco di testo fisso, un blocco fisso per il mittente e una serie di campi da compilare con dati specifici. I campi dei dati variabili che devono contenere i dati personali del destinatario sono racchiusi in riquadri rossi. Naturalmente, il layout può essere ulteriormente personalizzato in modo da comprendere campi variabili per il tempo di viaggio, la destinazione, il nome di un agente viaggi, consigli per il viaggio, ecc. Qui il contenuto del campo dell'indirizzo è organizzato in un modo diverso rispetto all'esempio precedente. Quindi, i dati variabili devono essere forniti nella maniera seguente: Nome Cognome Appellativo Indirizzo (via e numero civico) 45
Città-provincia-codice postale (raggruppati in un unico campo) Poiché questa cartolina verrà inviata a più destinatari, sarebbe laborioso inserire manualmente tutti i dati mediante un modulo web e generare un singolo lavoro di stampa per ogni cartolina. Per questo motivo, è possibile preparare un file di dati che contiene i dati variabili di tutti i destinatari. I dati potrebbero essere memorizzati in un database o un foglio elettronico. In base al modo in cui sono organizzati i dati variabili per questo esempio, il foglio elettronico avrebbe probabilmente un aspetto simile al seguente: La prima riga contiene i nomi dei campi utilizzati nel modello (illustrati nella prima figura dell'esempio). In questo modo, i dati variabili vengono assegnati in modo corretto ai campi del modello. Questi nomi campo possono solo contenere caratteri stampabili, come definiti nel set di caratteri US-ASCII. Dieresi e altri caratteri speciali non sono consentiti. Ecco una lista di tutti i caratteri US-ASCII stampabili: Wikipedia: caratteri ASCII stampabili Per essere utilizzabili per i lavori di stampa, i dati devono essere convertiti in formato CSV (Comma Separated Values, valori separati da virgole). A questo scopo è sufficiente, nell'applicazione del foglio elettronico, selezionare il comando Salva con nome... e scegliere il formato CSV. In questo formato i campi di dati di ogni record sono solitamente separati da virgole o tabulazioni. Tuttavia, si può utilizzare un set di caratteri estesi per delimitare i campi di dati: Virgola, Punto e virgola ; Simbolo del dollaro $ Carattere di cancelletto # Tasto tabulatore Potrebbe essere possibile che uno o più campi dati contengano il carattere definito carattere separatore. In questo caso, il contenuto di tali campi deve essere racchiuso tra virgolette. 46
Il diagramma seguente mostra il trasferimento dei dati dell'indirizzo del suddetto foglio di calcolo nel formato CSV. I campi dei dati sono separati da virgole. Si faccia presente che l'indirizzo nella terza riga contiene anche una virgola e che quindi quel particolare campo è racchiuso tra virgolette doppie. Inoltre non c'è uno spazio vuoto dopo le virgole. Una volta inviati questi dati, viene generato un lavoro di stampa che comprende cinque cartoline, ciascuna contenente i dati di un set di dati distinto. La personalizzazione del lavoro di stampa non è limitata a pochi set di dati. Non esiste virtualmente alcuna limitazione al numero di record che possono essere elaborati in un lavoro di stampa VDP. 4.1.7.2 Come ordinare lavori VDP L'ordinazione dei lavori di stampa con dati variabili personalizzati non è molto diversa dall'esecuzione di qualsiasi altro lavoro dal catalogo. Tuttavia, quando si seleziona per la stampa un documento che contiene dati variabili, occorre effettuare alcuni passaggi supplementari che hanno lo scopo di aggiungere i dati variabili al modello. Dopo aver selezionato il modello VDP da utilizzare per la stampa, sono disponibili due modi per caricare i dati: Caricamento file CSV 47
Inserimento manuale dei dati Selezionare il modo di caricamento dei dati, poi fare clic su Avanti per visualizzare il modulo Web Submission appropriato. Se il prodotto da ordinare prevede una quantità d'ordine minima, è necessario specificare almeno tale quantità nel campo Conteggio copie della pagina successiva. In caso contrario, nel passaggio seguente, un messaggio richiederà di rettificare la quantità. Caricamento file CSV Innanzi tutto, scegliere il delimitatore per i dati. Quindi, fare clic su Carica e individuare il file che contiene i valori separati. Se i dati sono contenuti in un foglio elettronico o in un database, devono essere prima convertiti nel formato CSV. In un file CSV è possibile salvare i dati di un foglio elettronico solo come testo semplice. Eventuali attributi di formattazione speciali (colori, font, ecc.) vengono persi durante la conversione nel formato CSV. Si sconsiglia quindi di eliminare il file originale del foglio elettronico dopo il salvataggio in formato CSV. In ogni caso, queste caratteristiche non sono richieste nei modelli VDP. Dopo che i dati sono stati caricati, insieme al modello prescelto, vengono convalidati dal server uniflow. Questo passaggio è necessario per verificare l'integrità e la completezza dei dati forniti. Ogni singolo dato fornito viene associato con il campo corretto del modello e pertanto viene stampato nella posizione esatta. Se vengono rilevati degli errori nei dati, viene inviato un messaggio di errore. Di seguito sono indicati alcuni degli errori più comuni: 48
Non tutti i campi di una riga sono compilati. Manca un separatore. Il separatore è presente nel contenuto di un campo ma i dati non sono racchiusi tra virgolette doppie. I nomi dei campi della prima riga non sono corretti. Per correggere l'errore, modificare il file CSV localmente, poi fare clic sul pulsante Carica per caricare il file corretto. Se non vi sono errori di dati, un'anteprima della prima pagina verrà automaticamente creata. Fare clic su Avanti per procedere con l'ordine. Inserimento manuale dei dati Questo modulo mostra tutti i campi dei dati variabili che sono stati inclusi nel modello. Se si prevede di fornire un unico set di dati, può essere sufficiente utilizzare questi campi di testo, ad esempio se si desidera ordinare carta intestata o biglietti da visita personalizzati. Qui viene inserito manualmente il testo dei dati variabili. Per poter procedere con l'ordine, è necessario compilare tutti i campi di testo visualizzati. Vengono comunque visualizzati solo i campi di testo effettivamente necessari. 49
A seconda del modello VDP utilizzato, i campi possono essere precompilati con dati predefiniti. Tali dati possono essere lasciati invariati oppure modificati durante l'immissione manuale. A questo punto viene visualizzata un'anteprima che mostra la prima pagina del lavoro di stampa a bassa risoluzione. Dopo aver accettato l'anteprima, fare clic su Avanti. L'ordine verrà quindi elaborato come qualsiasi altro ordine. Successivamente, il lavoro di stampa viene generato in base al modello e ai dati forniti e automaticamente aggiunto al carrello della spesa. 50
Caricamento di immagini È possibile definire un'opzione di caricamento immagine in un modello VDP. In questo caso, l'interfaccia utente passa direttamente alla pagina Inserimento manuale dei dati. Per caricare l'immagine è sufficiente premere il pulsante Carica e selezionare il file di immagine. È anche possibile utilizzare il pulsante Genera anteprima per visionare il risultato. 4.1.8 Prodotti fissi I prodotti fissi possono essere articoli di vario genere, ad esempio lavori predefiniti quali libri con impostazioni fisse oppure anche articoli non di stampa quali penne, calendari, tazze o blocchi note. 51
Tutti i prodotti fissi sono inclusi nel Catalogo. Nella sezione principale sono riportate le immagini e le informazioni relative ai prodotti disponibili. Fare clic su Acquista per inviare il prodotto selezionato al Carrello degli acquisti. Dopo aver aggiunto l'ordine al carrello, è possibile continuare con gli acquisti o procedere al completamento dell'ordine. Selezionando Concludi l'ordine nel Carrello degli acquisti, si avvia il processo di Pagamento. Per informazioni dettagliate sulle possibilità di pagamento, consultare il capitolo Pagamento. La disponibilità dei prodotti fissi dipende dal fornitore. 52