Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano 2011 Speciale: I casi Introduzione dell'area tematica Il caso LIMONI
Innovare e competere con le ICT - PARTE I Cap.1 L innovazione nella gestione dei processi attraverso i sistemi gestionali integrati Il patrimonio applicativo delle imprese italiane è stato caratterizzato negli ultimi anni dall evoluzione e diffusione dei sistemi gestionali integrati o sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Questi soluzioni hanno consentito, a partire dagli anni 90, di innovare il modo di gestire i processi aziendali attraverso una standardizzazione delle modalità di lavoro, basate su best practice, centralizzando e integrando il patrimonio informativo e offrendo una soluzione modulare e scalabile per il software aziendale. Dopo una fase iniziale in cui solo le imprese di maggiori dimensioni e con più alta capacità di spesa ICT hanno affrontato l introduzione di sistemi ERP, si è assistito ad un graduale avvicinamento anche delle piccole e medie imprese al mondo dei sistemi gestionali. Da un lato, le imprese sono cresciute nella consapevolezza dei benefici derivanti dall adozione di tali sistemi ed hanno tratto beneficio dalle esperienze, anche negative, delle prime implementazioni e, dall altro, le società di informatica, sia vendor di soluzioni ERP che società dedicate alla relativa implementazione, i cosiddetti system integrator, hanno sviluppato soluzioni più vicine e personalizzate per funzionalità e costi alle imprese di minori dimensioni. Qual è lo scenario attuale dei sistemi gestionali? I sistemi ERP sono la soluzione di ogni esigenza e il punto di arrivo per ogni impresa? Quali tendenze caratterizzeranno la prossima generazione di sistemi ERP?
PARTE I - Innovare e competere con le ICT Lo scenario attuale dei Sistemi Informativi gestionali nelle imprese, ed in particolare nelle imprese piccole e medie, non è certamente omogeneo. Si possono individuare alcune configurazioni tipiche: patrimoni applicativi integrati e basati principalmente su soluzioni ERP. In questo caso, la maggioranza dei processi aziendali, principali e di supporto, è gestita attraverso il sistema ERP e solo specifiche attività possono essere supportate da altre software, quali applicazioni per la gestione di attività amministrative specifiche della fiscalità locale, applicazioni per la progettazione e gestione delle informazioni di prodotto (PLM/PDM), applicazioni in grado di integrare i sistemi di produzione o i laboratori e le attività gestionali di una azienda (MES, Manifacturing Execution System). Le aziende, in questo caso, gestiscono i propri processi in modo automatizzato, dispongono di informazioni integrate a livello di azienda nel suo complesso e sono in grado di far evolvere il proprio Sistema Informativo in forma scalabile in funzione di nuove esigenze; patrimoni applicativi basati su sistemi verticali. Le imprese, tipicamente appartenenti a settori in cui i processi di lavoro sono peculiari o dove le tipologie di informazioni da gestire sono specifiche (si pensi al settore del tessile, dell alimentare o della finanza), supportano i propri processi con applicazioni gestionali ritagliate per il settore. Una limitata parte di attività puntuali può essere gestita da altre applicazioni software dedicate. Le applicazioni verticali permettono una piena automazione dei processi caratteristici del settore, garantendo pieno rispetto delle esigenze specifiche, ma possono manifestare una limitata flessibilità di fronte ad evoluzioni nelle esigenze delle aziende, in termini di evoluzione dei processi, di cambiamento dei modelli di business o organizzativi in seguito, ad esempio, ad operazioni di fusione o di internazionalizzazione; patrimoni applicativi basati su sistemi sviluppati ad hoc. Si tratta in questo caso di imprese che non hanno individuato nell offerta di mercato soluzioni rispondenti alle esigenze, per ragioni di estrema specificità dei propri processi o per una carenza di offerta, ed hanno preferito realizzare internamente o mediante fornitori di fiducia un sistema interamente dedicato alle proprie esigenze. Anche se queste soluzioni garantiscono la maggiore rispondenza alle specifiche esigenze delle imprese, sono spesso realizzate su tecnologie proprietarie, determinando vincoli all evoluzione futura, in termini di sviluppo di nuove funzionalità o integrazione con nuove applicazioni; isole applicative, ovvero portafogli applicativi composti da molteplici applicazioni, ciascuna delle quali dedicata ad uno specifico processo, limitatamente o per nulla integrate fra loro. Le aziende realizzano in questo modo un Sistema Informativo completo, in termini di processi supportati, e flessibile, in termini di velocità con cui è possibile attivare nuove applicazioni o sostituire applicazioni esistenti. Il limite principale di questa configurazione risiede, tuttavia, nella elevata disomogeneità tecnologica, che comporta solitamente elevati costi di mantenimento ed il ricorso, internamente o esternamente, ad un ampio bacino di competenze informatiche, ed al rischio di eccessiva frammentazione, duplicazione e inconsistenza delle informazioni aziendali, registrate ed aggiornate da differenti applicazioni. Fra queste, non esiste una configurazione ottimale in assoluto, non necessariamente la scelta di un sistema ERP è la più adatta, né il ricorso a pacchetti semplici è limitante. La scelta della soluzione più adatta per l impresa deve necessariamente passare attraverso una analisi delle proprie esigenze. Molti studi concordano nell individuare alcuni driver che spingono per soluzioni orientate ai sistemi ERP: la complessità dei propri processi, in termini di frammentazione delle attività, numerosità dei prodotti
Innovare e competere con le ICT - PARTE I e articolazione della distinta base, disomogeneità delle tecnologie di produzione e di processo gestite dall azienda. Maggiore complessità implica elevata necessità di gestire informazioni in modo integrato; complessità organizzativa, determinata da un elevato numero di attori, clienti, terze parti, fornitori, con cui l azienda deve interagire. Spesso molti di questi soggetti non risiedono nello stesso paese dell azienda ed i ricorso a soluzioni software internazionali rappresenta l unica alternativa; dinamicità del settore in si cui compete (si pensi a settori fortemente influenzati dalle normative, ad elevata competizione o basati su tecnologie innovative), che spinge per soluzioni flessibili, in grado di poter evolvere nelle funzionalità. Solitamente la flessibilità è collegata alla tecnologia con cui le soluzioni software sono realizzate. Patrimoni applicativi sviluppati ad hoc o pacchetti semplici manifestano forti limiti. Nella scelta della configurazione più allineata alle esigenze di business, vanno poi prese in esame anche le tendenze attuali dei sistemi gestionali e del mercato dell offerta e le potenziali implicazioni per le imprese. In particolare: il processo di concentrazione dell offerta. L aggiornamento delle soluzioni ed il continuo rinnovo richiedono forti investimenti da parte dei vendor. Questo determina un fenomeno di concentrazione del mercato che sta convergendo verso pochi fornitori di soluzioni internazionali. Tali soluzioni saranno sempre più in grado di soddisfare potenzialmente tutte le esigenze delle aziende, ma è da valutarne l effettiva economicità; la maturazione delle tecnologie di Cloud Computing e Software as a Service, che permetteranno alle imprese di ricorrere a software gestionali non più installati nelle infrastrutture delle aziende, ma fruibili attraverso Internet. I benefici promessi sono molteplici, dalla riduzione dei costi del software e dell'infrastruttura alla scalabilità delle soluzioni, dalla focalizzazione delle funzioni IT interne alle aziende, alla facilità di utilizzo (la fruizione dei servizi avviene mediante interfacce Web). Attenzione va tuttavia posta alle problematiche di integrazione fra le applicazioni Cloud o fruite in modalità As a Service e le applicazioni che temporaneamente o definitivamente le aziende decideranno di conservare in casa (una forte competenza di architettura sarà necessaria) oltre alla necessaria dipendenza dalla connettività Internet per l accesso ai servizi (necessità di essere always on ); la diffusione, nelle esigenze degli utenti delle Rich Interface Application (RIA) e dell utilizzo di applicazioni secondo un approccio User centric. Grazie alla diffusione di molteplici dispositivi di comunicazione ricchi di funzionalità e con capacità di elaborazione e di accesso ad Internet, tablet e smart phone in primis, è cresciuta la competenza degli utenti aziendali nell utilizzo dei dispositivi di comunicazione e informatici, ma sono cresciute anche l esigenza di ricorrere ad interfacce ricche di funzionalità, di facile impiego, personalizzate per gli utenti e la richiesta di immediatezza nell installazione e nell avvio delle applicazioni. Gli ERP stanno già evolvendo verso un approccio centrato sull utente o sul ruolo in azienda, presentando a ciascun utente insiemi di funzionalità personalizzati sui propri compiti, anziché sulla funzione aziendale di appartenenza, o sui compiti da svolgere o maggiormente urgenti.
PARTE I - Innovare e competere con le ICT IL CASO Limoni Ridurre il rischio di stock out nei punti vendita grazie ad un ERP L azienda Limoni è la prima realtà della distribuzione selettiva di profumeria in Italia, con oltre 500 punti vendita di proprietà a insegna Limoni e Bergamotto diffusi in tutta Italia. L azienda ha iniziato la sua espansione alla fine degli anni '90 attraverso l'acquisizione e la fusione in un unico gruppo di importanti catene di profumeria. Grazie alla collaborazione di circa 2500 dipendenti, Limoni ha raggiunto nel 2010 un fatturato di oltre 300 milioni di euro. L applicazione Per ottimizzare i processi logistici e la gestione e la distribuzione della propria ampia rete connotata dalla presenza di oltre 500 punti vendita, Limoni ha intrapreso un progetto in collaborazione con NTT Group, business partner Microsoft, che ha condotto a partire da giugno 2010 l implementazione del nuovo sistema ERP centralizzato Microsoft Dynamics NAV integrato con la verticalizzazione LS Retai. Il nuovo ERP ha permesso a Limoni di integrare ed automatizzare i propri processi aziendali dagli acquisti alle vendite e, nel contempo, di sostituire 10 applicazioni dipartimentali, in uso in azienda in precedenza. Il primo rilascio dell'applicazione ad inizio dicembre 2010 ha visto l integrazione a sistema delle anagrafiche degli articoli e della piattaforma di eprocurement con l inserimento dei contratti di acquisto, le anagrafiche e i listini fornitori, seguita dalla migrazione della contabilità inerente gli affitti dei 500 negozi, per procedere con l'implementazione dei moduli a supporto della gestione dei magazzini in parallelo con l attivazione di una nuova piattaforma logistica esterna. A gennaio 2011 presso i punti vendita è stato introdotto l'utilizzo dello strumento EDI, il canale dedicato all interscambio di ordini, bolle e fatture tra i negozi e i fornitori. In tal modo, è possibile una gestione diretta fornitore/punto vendita delle consegne di cosmetici che per la loro caratteristica di ampia gamma necessitano di un costante riassortimento con consegne bisettimanali/mensili. L ultima fase
Innovare e competere con le ICT - PARTE I (completata a gennaio 2011) ha contemplato l'attivazione delle funzionalità di fatturazione attiva e di contabilità dei fornitori. Il nuovo sistema gestionale integrato permette la connessione dell Headquarter con tutti i punti vendita tramite la realizzazione di un sistema informativo unico con la possibilità di un controllo in tempo reale dell andamento delle vendite, delle promozioni dirette e dell aggiornamento dei prezzi oltre al monitoraggio degli inventari e della logistica. I benefici Grazie al nuovo ERP specifico per il settore Retail Limoni è in grado di disporre di un unico database con la possibilità da parte di tutti gli addetti di accedere anche alle aree più gestionali dell applicativo dalla contabilità al CRM, dalle vendite e marketing agli acquisti, dal magazzino ai servizi a garanzia di un ottimizzazione della gestione aziendale dall amministrazione e controllo alla contabilità analitica per centri di profitto, alla gestione completa delle banche con funzionalità di supporto al Retail. Ora è possibile - ad esempio - a sistema in automatico una distribuzione più equa delle merce dal magazzino centrale ai diversi negozi anche in caso di disponibilità limitata rispetto al fabbisogno. Il nuovo ERP permette la gestione degli ordini di acquisto con i fornitori degli articoli a consegna diretta ai punti vendita per un totale di 30.000 ordini al mese per oltre 30 marchi differenti a garanzia di un miglioramento dell efficienza nella gestione del magazzino centrale eliminando il rischio di rotture di stock per una maggior qualità del servizio reso al cliente. info: vedi pag.257 MICROSOFT NTT GROUP MICROSOFT DYNAMICS NAV LS RETAIL La soluzione implementata è Microsoft Dynamics NAV LS Retail, una delle migliori soluzioni end-to-end per la gestione completa delle catene di distribuzione e retail. Basata sulle piattaforme tecnologiche Microsoft Dynamics, LS Retail è la soluzione leader in Europa per base installata con oltre 20.000 negozi e 55.000 casse gestite. LS Retail è un sistema gestionale retail integrato, ovvero dispone di un unica base dati alla quale fanno riferimento tutte le funzioni aziendali, con operatività e livelli di accesso parametrizzabili e commisurati al ruolo di ciascun operatore. Nell area delle retail operations, le funzioni supportate sono molteplici ed includono promozioni, matrici per varianti e collezioni, gestione dei pagamenti, gestione assortimenti ed articoli, listini, gestione franchising, barcode in molteplici formati, CRM di negozio, promozioni e sconti, statistiche, carte fedeltà e molto altro. Tutti gli utenti possono disporre di un accesso anche alle aree più gestionali dell applicativo quali contabilità, CRM, vendite & marketing, acquisti, magazzino e servizi. Il sistema offre tutte le funzionalità più tipiche della gestione aziendale: amministrazione e controllo, contabilità analitica per centri di profitto, gestione completa delle banche con funzionalità di supporto al retail quali riconciliazione automatica dei pagamenti o simulazione dei flussi di cassa previsionali, gestione cespiti e molto altro. Tra i fattori distintivi di LS Retail spiccano la capacità di connessione dei punti vendita con la centrale, in un sistema integrato che consente il controllo in tempo reale dell andamento delle vendite, delle promozioni dirette e dell aggiornamento dei prezzi, oltre al monitoraggio degli inventari e della logistica. LS Retail è nativamente strutturato per fornire funzionalità complete al negozio e al punto cassa anche in modalità off-line, disponendo di un solido replicatore per la sincronizzazione dei dati.