Collabora/gips - un workflow management systems del ciclo acquisti
collabora/gips - un workflow management systems del ciclo acquisti PA senza carta Centro di Ateneo per i Servizi Informativi Università degli studi di Napoli Federico II
Gruppo di lavoro Dott. Costanzo Durante Ing. Giovanni Battista Barone Dott.ssa Clelia Baldo Dott.ssa Stefania Grasso Sig. Gianpiero Facchini Dott. Dario Coppola Sig.ra Silvana Alano Sig.ra Paola Sansone Responsabile della gestione Area Tecnica Sistemi Area Tecnica e-government Segreteria di Presidenza Responsabile magazzino Operatore di Segreteria Operatore di Segreteria Operatore di Segreteria
Collabora/Gips - è un workflow management System (WMS), strutturato e dinamico in cui la gestione dei documenti elettronici si integra nei processi informativi, attraverso interfacce con contenuti leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico fra tutti i collaboratori Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Microsoft SharePoint Server (che consente la gestione delle informazioni strutturate attraverso un portale) e tramite l utilizzo di strumenti nativi e di Microsoft InfoPath (strumento per la creazione e la gestione dei moduli per la raccolta di dati per la semplificazione e la standardizzazione dei processi), il tutto interconnesso con i sistemi di Ateno come il sistema documentale e-doc.unina.it, che consente la conservazione a norma dell intero procedimento.
I destinatari in senso stretto sono costituiti dai soggetti (nel caso del Centro) o le UO (nel caso di organizzazioni più complesse), direttamente coinvolti/e nella realizzazione delle attività del ciclo acquisti, come da matrice di responsabilità in calce: Attività Soggetti coinvolti UO coinvolte Proposta Direttore Tecnico UO XXX Verifica Amm.va e contabile Richiesta Responsabile della Gestione START UO Responsabile Iter autorizzativo Organi di governo Organi di governo Avvio procedura e pubblicità Dirigente preposto Dirigente preposto Esecuzione iter pre contrattuale Operatori Segreteria UO Contratti Verifiche requisiti pre contrattuali Operatori Segreteria UO Contratti Sottoscrizione contratto Dirigente preposto Dirigente preposto Contabilizzazione contratto Operatori Segreteria UO Responsabile Avvio ed esecuzione contratto Rup/Dec Rup/Dec Gestione magazzino Operatori magazzino Operatori Acquisizione fattura ed elaborazione modulistica aut.pagamento Operatore Segreteria/Rup UO Responsabile/Rup Verifiche finali sull'esecuzione Rup/Dec Rup/Dec Verifiche finali sul contraente Operatori Segreteria UO Responsabile Emissione ordinativo di pagamento Operatori Segreteria UO Responsabile Post informazione e archiviazione Responsabile della Gestione UO Responsabile I destinatari in senso più generale sono costituiti da tutti gli Operatori economici che interagiscono con il ciclo acquisti del Centro o di una P.A.. STOP
Per ulteriori approfondimenti: Si segnala il contributo della IDC Spa, che ha supportato il Centro nella predisposizione del portale web. Si segnala il contributo della Consip Spa, per l impegno profuso nel consolidare l e-procurement pubblico con i diversi strumenti di negoziazione on line, attraverso i quali si alimenta il flusso documentale del ciclo acquisti delle Pubbliche Amministrazioni. Link dove può essere visualizzata la home page statica del sistema: http://wpage.unina.it/segreteria.csi/collabora.jpg.
Costanzo Durante Costanzo.Durante@unina.it Responsabile dei processi gestionali del CSI Centro di Ateneo per i servizi informativi Università degli Studi di Napoli Federico II