Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II

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1 Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II CICLO PASVO MODELLO A GESTIONE FORNITORI Allegato al Regolamento Procedure di Controllo Interno a cura dell U.O.C. Gestione Affari Generali 1

2 STRUMENTI DI LAVORO ATTIVITA CONTROLLO MANUALE ATTIVITA SUPPORTATA DA STEMA CONTROLLO SUPPORTATO DA STEMA ATTIVITA AUTOMATICA 1 ATTIVITA SUPPORTATA EXTRA-STEMA CONTROLLO SUPPORTATO EXTRA-STEMA ATTIVITA CON REF. IN TA INTEGRATIVA INPUT/OUTPUT CARTACEO INPUT/OUTPUT ELETTRONICO EXL EXL EVENTO INIZIALE SDO LINK PAGINA LINK 2

3 RICOGNIZIONE DEI STEMI INFORMATIVI Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione L'acronimo significa Enterprise Resource Planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa") è un sistema informativo che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) al fine di condividere le informazioni tra i responsabili aziendali. 3

4 MAPPATURA DI CICLO PASVO 4

5 VIONE DEL CICLO PASVO A.1 SELEZIONE FORNITORI A.2 GESTIONE ANAGRAFICA FORNITORI e BENI/SERVIZI A.3 VALUTAZIONE FORNITORI A.4 GESTIONE RICONCILIAZIONE FORNITORI A.5 GESTIONE CONTENZIOSO 5

6 U.O.C. GESTIONE AFFARI GENERALI U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/ TECNICO IMPIANTISTICO SELEZIONE FORNITORI SOTTO (A.1) SELEZIONE FORNITORI PROGETTAZIONE LAVORI B.2 GESTIONE (OdA)/RICHIESTA DI OFFERTA PROGETTAZIONE SCELTA PROGETTISTA GARA AFFIDAMENTO DIRETTO PROGETTO INTERNA ESTERNA AUTORIZZAZIONE ENTI PROGETTO DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI GARA DA AVVIARE SECONDO RMATIVA ex D.Lgs 163/2006 E TRASMISONE ELABORATI TECNICI VALIDAZIONE AVVIO PROCEDURE DI GARA SECONDO LA RMATIVA ex D.Lgs 163/2006 A B.2..GESTIONE (OdA)/RICHIESTA DI OFFERTA 6

7 U.O.C. GESTIONE ACQUIZIONE BENI E SERVIZI U.O.C. GESTIONE AFFARI GENERALI DIRETTORE GENERALE DIRETTORE AMMINISTRATIVO SELEZIONE FORNITORI SOTTO (A.1) SELEZIONE FORNITORI LAVORI - FORNITURE E SERVIZI AUTORIZZAZIONE PROCEDURA SCELTA B.2 GESTIONE (OdA)/ RICHIESTA DI OFFERTA DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI GARA DA AVVIARE SECONDO RMATIVA ex D.Lgs 163/2006 AVVIO PROCEDURA AMMINISTRATIVA DI GARA PROCEDURA APERTA OK? A PROCEDURA NEGOZIATA OK? PROCEDURA RISTRETTA 7

8 DIRETTORE GENERALE U.O.C. GESTIONE ACQUIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI RESPONSABILE U.O.C INTERESSATA SELEZIONE FORNITORI SOTTO (A.1) SELEZIONE FORNITORI LAVORI - FORNITURE E SERVIZI VERIFICA INSERIMENTO ATTO DELIBERATIVO OK? A1 A VALUTAZIONE DELLE OFFERTE PERVENUTE AGGIUDICAZIONE DELLA GARA PREDISPOZIONE DELLA DELIBERA DI AGGIUDICAZIONE TRASMISONE ATTO DELIBERATIVO PER PUBBLICAZIONE ALBO PRETORIO DELIBERA DI AGGIUDICAZIONE FIRMA DELIBERA DI AGGIUDICAZIONE 8

9 FORNITORE U.O.C. GESTIONE ACQUIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI RESPONSABILE U.O.C INTERESSATA SELEZIONE FORNITORI SOTTO (A.1) SELEZIONE FORNITORI LAVORI - FORNITURE E SERVIZI A1 CONTRATTO/ OdA A.2 GESTIONE ANAGRAFICA FORNITORI ARCHIVIZIONE CONTRATTO STIPULA CONTRATTO CONSEGNA LAVORI ESECUZIONE LAVORI I.1 GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI COLLAUDO PREDISPOZIONE E INVIO OdA OK? H.1 GESTIONE ENTRATA BENI N SANITARI MODIFICHE E/O RIPRISTINI OdA REGOLARE ESECUZIONE/ COLLAUDO B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASVE 9

10 UOC GESTIONE RISORSE ECOMICO FINANZIARIE U.O.C. GESTIONE ACQUIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI) SOTTO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI) A.1 VALUTAZIONE E SELEZIONE DEI FORNITORI ACQUIZIONE DATI FORNITORE FORNITORE ESTENTE? PREDISPOZIONE E INSERIMENTO FORNITORE IN ANAGRAFICA B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASVE 10

11 U.O.C. GESTIONE ACQUIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI) SOTTO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI) A.1 VALUTAZIONE E SELEZIONE DEI FORNITORI ACQUIZIONE DATI BENI/SERVIZI BENE/ SERVIZIO ESTENTE? B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASVE PREDISPOZIONE E INSERIMENTO BENE/SERVIZIO IN ANAGRAFICA 11

12 FORNITORE (NUOVO/ ESTENTE) U.O.C. GESTIONE ACQUIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI STRUTTURA INTERESSATA DIREZIONE STRATEGICA VALUTAZIONE FORNITORI SOTTO (A.3) VALUTAZIONE FORNITORI PREDISPOZIONE ANNUALE VALUTAZIONE FORNITORI VALUTAZIONE FORNITORI ALBO FORNITORI VALUTAZIONE PERFORMANCE FORNITORE VERIFICA REQUITI E PERFORMANCE OK? ALBO FORNITORI PREDISPOZIONE E INVIO RICHIESTA ALBO FORNITORE DATI FORNITORE RICHIESTA CHIARIMENTI E/O CANCELLAZIONE DA ALBO RICHIESTA ALBO FORNITORE INVIO DATI/INFORMAZIONI ALBO FORNITORE 12

13 FORNITORI UOC GESTIONE RISORSE ECOMICO FINANZIARIE GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI SOTTO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI VERIFICA ANNUALE E/O RICONCILIAZIONI PERIODICHE ANALI PARTITARIO FORNITORI SELEZIONE FORNITORI IN BASE ALLE SCADENZE PAGAMENTI A RICHIESTA E/C CON PARTITE APERTE (DEBITI) E CHIUSE (PAGAMENTI) TRASMISONE E/C CON PARTITE APERTE E CHIUSE TRASMISONE RICHIESTA E/C CON PARTITE APERTE E CHIUSE ESTRAPOLAZIONE DATI ED INVIO E/C CON PARTITE APERTE E CHIUSE 13

14 FORNITORI UOC GESTIONE RISORSE ECOMICO FINANZIARIE GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI SOTTO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI A VERIFICA CORRISPONDENZA PARTITE OK? SALDO RICONCILIATO INTEGRAZIONI E/O RETTIFICHE SALDI COMUNICAZIONE INTEGRAZIONI E/O RETTIFICHE SALDO FINALE ED EVENTUALI INTEGRAZIONI E/O RETTIFICHE 14

15 AFFARI LEGALI PROTOCOLLO GENERALE GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO TIFICA ATTO PROTOCOLLO DELL ATTO RICEVUTO SCANE ATTO RICEVUTO E ARCHIVIAZIONE INFORMATICA TRASMISONE DELL ATTO ALL UFFICIO COMPETENTE DATA BASE CLASFICAZIONE DELL ATTO PER TIPOLOGIA DI PROCEDURA ATTO PROCEDURE ESECUTIVE AFFIDAMENTO A PERSONALE INTER A CONTENZIOSO ORDINARIO (CIVILE, AMMINISTRATIVO, PENALE) AFFIDAMENTO A PERSONALE SPECIALIZZATO PREDISPOZIONE E INSERIMENTO FASCICOLO INFORMATICO A STEMA AVVIO DELLA PROCURA B DATA BASE CONTENZIOSO DEL LAVORO AFFIDAMENTO A PERSONALE SPECIALIZZATO UTILIZZO DI AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE INSERIMENTO DATI AMMINISTRATIVO- CONTABILI C EXL 15

16 UOC GESTIONE RISORSE ECOMICO FINANZIARIE AFFARI LEGALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA) A AVVIO VERIFICA ATTI ESECUTIVI OPPOZIONE? D RICHIESTA POZIONE DEBITORIA E STATO DEI PAGAMENTI ETO CONTROLLI CONTABILI AVVIO PROCEDURA DI LIQUIDAZIONE PREDISPOZIONE DELIBERA DI LIQUIDAZIONE RICHIESTA CHIARIMENTI TRAMISONE ETO CONTROLLI CONTABILI DATA BASE VISUALIZZAZIONE DELL ATTO IN DATABASE VERIFICA POZIONE DEBITORIA E STATO DEI PAGAMENTI M.3 GESTIONE PAGAMENTO 16

17 DIREZIONE GENERALE AFFARI LEGALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA) MEMORIE/ATTI DIFENVI D PREDISPOZIONE MEMORIE E/O ATTI DIFENVI E DELIBERA DI COSTITUZIONE DELIBERA DI COSTITUZIONE DATA BASE INFORMATICO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE DATI AMMINISTRATIVO- CONTABILI DATA BASE EXL MEMORIE/ATTI DIFENVI TIFICA / DEPOTO ATTI DELIBERA DI COSTITUZIONE SOTTOSCRIZIONE DEGLI ATTI E DELLA DELIBERA DI COSTITUZIONE 17

18 U.O. DI RIFERIMENTO AFFARI LEGALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA) B AVVIO VERIFICA CONTENZIOSO ORDINARIO (CIVILE, AMMINISTRATIVO, PENALE) INDIVIDUAZIONE DELL U.O. INTERESSATA AL CONTENZIOSO TRASMISONE RICHIESTA CHIARIMENTI TRASMISONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI E RICHIESTA CHIARIMENTI ANALI DELL ATTO PREDISPOZIONE E TRASMISONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI VISUALIZZAZIONE ATTO IN DATABASE DATA BASE 18

19 DIREZIONE GENERALE AFFARI LEGALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA) MEMORIE/ATTI DIFENVI E PREDISPOZIONE MEMORIE E/O ATTI DIFENVI E DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO DATA BASE INFORMATICO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE DATI AMMINISTRATIVO- CONTABILI DATA BASE EXL MEMORIE/ATTI DIFENVI TIFICA / DEPOTO ATTI DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO SOTTOSCRIZIONE DEGLI ATTI E DELLA DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO 19

20 UOC GESTIONE RISORSE UMANE AFFARI LEGALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO) C AVVIO VERIFICA ISTANZA DEL DIPENDENTE TRASMISONE RICHIESTA CHIARIMENTI TRASMISONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI F RICHIESTA CHIARIMENTI ANALI DELL ATTO PREDISPOZIONE E TRASMISONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI VISUALIZZAZIONE ATTO IN DATABASE DATA BASE 20

21 UFFICIO PROVINCIALE DEL LAVORO DIREZIONE GENERALE AFFARI LEGALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO) F PREDISPOZIONE PROVVEDIMENTO DI RISPOSTA ALL ISTANZA PROVVEDIMENTO DI RISPOSTA ALL ISTANZA AVVIO PROCEDURA DI CONCILIAZIONE AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE PROVVEDIMENTO DI RISPOSTA ALL ISTANZA INDIVIDUAZIONE RAPPRESENTANTE COLLEGIO DI CONCILIAZIONE SOTTOSCRIZIONE E TRASMISONE DEL PROVVEDIMENTO INCONTRO DI CONCILIAZIONE G D CONCILIAZIONE? PREDISPOZIONE E TRASMISONE DEL VERBALE DI CONCILIAZIONE 21

22 DIREZIONE GENERALE UOC GESTIONE RISORSE UMANE AFFARI LEGALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO) G PREDISPOZIONE DELIBERA DI PRESA D ATTO DEL VERBALE DI RICONCILIAZIONE DELIBERA DI PRESA D ATTO DEL VERBALE DI RICONCILIAZIONE DATA BASE INFORMATICO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE DATI AMMINISTRATIVO- CONTABILI DATA BASE EXL PREDISPOZIONE DETERMINA DI LIQUIDAZIONE M.3 GESTIONE PAGAMENTO DELIBERA DI PRESA D ATTO DEL VERBALE DI RICONCILIAZIONE SOTTOSCRIZIONE DEGLI ATTI E DELLA DELIBERA 22

23 AFFARI LEGALI LEGALE GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE) PARCELLE LEGALI PREDISPOZIONE E INVIO PARCELLE B EMISONE E INVIO FATTURA A ANALI ETO DEL GIUDIZIO ED ATTI DEL CONTENZIOSO RICHIESTA CHIARIMENTI/ INTEGRAZIONI DATA BASE VERIFICA CORRETTEZZA ORARI E INTERES PASVI OK? COMUNICAZIONE DI EMISONE FATTURA DATA BASE DATA BASE INFORMATICO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE 23

24 UOC GESTIONE RISORSE ECOMICO-FINANZIARIE SEGRETERIA GENERALE, PROTOCOLLO E COORDINAMENTO DELLE RELAZIONI CON GLI ALTRI ORGANI ISTITUZIONALI GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE) A REGISTRAZIONE E PROTOCOLLO ELETTRONICO RICHIESTA CHIARIMENTI/ INTEGRAZIONI B VERIFICA CORRETTEZZA DATI OK? REGISTRAZIONE FATTURA E INSERIMENTO NEL FASCICOLO INFORMATICO B.4 GESTIONE LIQUIDAZIONE 24

25 AFFARI LEGALI UOC GESTIONE RISORSE ECOMICO FINANZIARIE GESTIONE CONTENZIOSO SOTTO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE FONDO RISCHI) DEFINIZIONE FONDO RISCHI TRIMESTRALE INVIO RICHIESTA DEFINIZIONE FONDO RISCHI TRIMESTRALE RICHIESTA CHIARIMENTI CONDIVIONE ANALI ED INSERIMENTO DATI IN BILANCIO O.3 GESTIONE BILANCIO RICHIESTA DEFINIZIONE FONDO RISCHI TRIMESTRALE QUANTIFICAZION E FONDO DETTAGLIATO EXL ANALI DATI AMMINISTRAIVO- CONTABILI DEFINIZIONE RISCHIO DI SOCCOMBENZA E QUANTIFICAZIONE FONDO DETTAGLIATO 25