CICLO PLANNING, BUDGET & REPORTING

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1 Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II CICLO PLANNING, BUDGET & REPORTING Allegato al Regolamento Procedure di Controllo Interno a cura dell U.O.C. Gestione Affari Generali 1

2 STRUMENTI DI LAVORO ATTIVITA CONTROLLO MANUALE ATTIVITA SUPPORTATA DA SISTEMA CONTROLLO SUPPORTATO DA SISTEMA ATTIVITA AUTOMATICA ERP ERP ERP 1 ATTIVITA SUPPORTATA EXTRA-SISTEMA CONTROLLO SUPPORTATO EXTRA-SISTEMA ATTIVITA CON REF. IN NOTA INTEGRATIVA INPUT/OUTPUT CARTACEO INPUT/OUTPUT ELETTRONICO EXL EXL EVENTO INIZIALE SNODO LINK PAGINA LINK SI NO 2

3 RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione OLIAMM SISTEMA AMMINISTRATIVO CONTABILE OLIAMM OLIAMM è la soluzione di Engineering per la gestione amministrativa delle Aziende Sanitarie, pensata per supportare modelli organizzativi di livello aziendale e sovraziendale, quali aree vaste e sistemi informativi regionali. Architettura OLIAMM è un sistema client server, che può essere installato anche su sistemi three tier (Terminal Server, ecc.). Funzionalità OLIAMM si compone di diverse funzioni integrate all interno del processo amministrativo: Bilanci Piano dei conti La struttura del codice del Piano dei conti è libera e definibile dall Ente, solitamente gerarchica, con la possibilità di riclassificazioni di bilancio definibili in forma parametrica. Bilanci e Sistema Autorizzativo 3

4 RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione DWH Data Werehouse L'acronimo DWH significa Data Werehouse è un sistema informativo integrato con fonti eterogenee, volto a garantire una visione unificatrice del patrimonio di Informazioni esistenti in un Azienda Sanitaria, sviluppando un sistema di supporto al decision maker, mediante tecniche di elaborazione analitica e di dettaglio e mediante produzione istantanea di reportistica multidimensionale. 4

5 MAPPATURA DI CICLO PLANNING, BUDGET & REPORTING (M) GESTIONE BUDGET E REPORTING 5

6 VISIONE DEL CICLO PLANNING, BUDGET & REPORTING M.1 GESTIONE BUDGETING M.2 REPORTING GESTIONALE M.3 GESTIONE BILANCIO 6

7 ORGANO DI INDIRIZZO DIREZIONE AZIENDALE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE ANNUALMENTE INVIO DOCUMENTO PROGRAMMATICO PARERE SUL DOCUMENTO PROGRAMMATICO A INVIO DOCUMENTO PROGRAMMATICO ANALISI COERENZA TRA ATTIVITA ASSISTENZIALE E LE NECESSITA DIDATTICHE E DI RICERCA PARERE SUL DOCUMENTO PROGRAMMATICO 7

8 COMITATO DI BUDGET DIREZIONE AZIENDALE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE A ANNUALMENTE INVIO COMUNICAZIONE OBIETTIVI E INDIRIZZI DI PROGRAMMAZIONE ANNUALI PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA B A COMUNICAZIONE OBIETTIVI E INDIRIZZI DI PROGRAMMAZIONE ANNUALE REDAZIONE ED INVIO DEL PROGRAMMA ANNUALE ANALISI DEGLI OBIETTIVI E DEGLI INDIRIZZI DI PROGRAMMAZIONE ANNUALE ASSEGNAZIONE OBIETTIVI AI SINGOLI CENTRI DI RESPONSABILITA 8

9 COLLEGIO DI DIREZIONE DIREZIONE AZIENDALE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE B TRASMISSIONE PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA RECEPIMENTO OSSERVAZIONI E REDAZIONE PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA TRASMISSIONE E INVIO PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA APPROVATO C PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA APPROVATO PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA COMUNICAZIONE OSSERVAZIONI NO VALUTAZIONE DEL PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA OK? SI APPROVAZIONE DEL PROGRAMMA ANNUALE DELLE ATTIVITA 9

10 RESPONSABILE CENTRO DI RESPONSABILITA COMITATO DI BUDGET REGIONE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE C PROGRAMMA ANNUALE APPROVATO PROGRAMMA ANNUALE APPROVATO D PROGRAMMA ANNUALE APPROVATO 10

11 COMITATO DI BUDGET GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BUDGET DELLA PRODUZIONE D DEFINIZIONE IPOTESI DI REDAZIONE DEI PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) PER SINGOLO CENTRO DI RESPONSABILITA VERIFICA COERENZA IPOTESI DI REDAZIONE DEI PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) CON IL PROGRAMMA ANNUALE NO OK? SI PREDISPOSIZIONE E INVIO PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) E DWH 11

12 COMITATO DI BUDGET /RESPOSNABILE CONTROLLO DI GESTIONE DIRETTORI DI DIPARTIMENTO GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BUDGET DELLA PRODUZIONE E RICEVONO I PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) INVIO PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) REVISIONATI RECEPIMENTO OSSERVAZIONI E REDAZIONE PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) DWH PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) REVISIONATI RICHIESTA MODIFICA REDAZIONE PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) NO VERIFICA COERENZA TRA PROSPETTI CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) E PROGRAMMA ANNUALE OK? SI F 12

13 DIRETTORE GENERALE COMITATO DI BUDGET GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BUDGET DELLA PRODUZIONE F PREDISPOSIZIONE E INVIO DETERMINA DI ADOZIONE DEL BUDGET DELLA PRODUZIONE, DELLE RISORSE, DEI CONSUMI SCHEDE DI BUDGET DELLA PRODUZIONE, DELLE RISORSE, DEI CONSUMI G DETERMINA DI ADOZIONE DELLA SCHEDA DI BUDGET DELLA PRODUZIONE DELLE RISORSE, DEI CONSUMI FIRMA DETERMINA DI ADOZIONE DEL BUDGET DELLA PRODUZIONE, DELLE RISORSE, DEI CONSUMI SCHEDE DI BUDGET DELLA PRODUZIONE, DELLE RISORSE, DEI CONSUMI 13

14 DIREZIONE AZIENDALE COLLEGIO DI DIREZIONE COMITATO DI BUDGET GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BUDGET OPERATIVO AZIENDALE G AGGREGAZIONE DELLE SCHEDE DI BUDGET E PREDISPOSIZIONE E INVIO BUDGET OPERATIVO AZIENDALE COMUNICAZIONE PARERI E OSSERVAZIONI INVIO BUDGET OPERATIVO AZIENDALE E COMUNICAZIONE DEI PARERI E/O OSSERVAZIONI PROPOSTE BUDGET OPERATIVO AZIENDALE ANALISI BUDGET OPERATIVO E FORMULAZIONE PARERI E OSSERVAZIONI COMUNICAZIONE PARERI E OSSERVAZIONI PARERI E OSSERVAZIONI BUDGET OPERATIVO AZIENDALE H 14

15 DIRETTORE GENERALE COMITATIO DI BUDGET DIREZIONE AZIENDALE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BUDGET OPERATIVO AZIENDALE H VERIFICA BUDGET OPERATIVO AZIENDALE OK? SI APPROVAZIONE BUDGET OPERATIVO AZIENDALE NO BUDGET OPERATIVO AZIENDALE INVIO RICHIESTA DI APPORTARE VARIAZIONI AL BUDGET OPERATIVO AZIENDALE PREDISPOSIZIONE ED INVIO BUDGET OPERATIVO AZIENDALE RICHIESTA VARIAZIONI BUDGET OPERATIVO AZIENDALE APPROVATO PREDISPOSIZIONE E FIRMA DELIBERA DI ADOZIONE I 15

16 CENTRI DI RESPONSABILITA COMITATO DI BUDGET GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING ASSEGNAZIONE OBIETTIVI PER CENTRO DI BUDGET I INDIVIDUAZIONE OBIETTIVI DI BUDGET E RELATIIVI INDICATORI DI MONITORAGGIO APPROCCIO TOP-DOWN PURO? NO L SI PREDISPOSIZIONE ED INVIO SCHEDE DI BUDGET SCHEDE DI BUDGET 16

17 CENTRI DI RESPONSABILITA COMITATO DI BUDGET GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING ASSEGNAZIONE OBIETTIVI PER CENTRO DI BUDGET L PREDISPOSIZIONE ED INVIO SCHEDE DI BUDGET VERIFICA AMMISSIBILITA E NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI PROPOSTI OK? NO M SI SCHEDE DI BUDGET INSERIMENTO IN SCHEDE INDICATORI APPROPRIATI PER MONITORAGGIO OBIETTIVI SCHEDE DI BUDGET COMPLETAMENTO SCHEDE DI BUDGET VERIFICA ED INVIO DELLE SCHEDE DI BUDGET SCHEDE DI BUDGET COMPLETE 17

18 RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA DIREZIONE AZIENDALE COMITATO DI BUDGET GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI M DEFINIZIONE CALENDARIO DI NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI DEFINITI CALENDARIO DI NEGOZIAZIONE APPROVATO PREDISPOSIZIONE E INVIO DISPOSIZIONE DI ADOZIONE DEL CALENDARIO DI NEGOZIAZIONE NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI E COMPILAZIONE DEL VERBALE DI RIUNIONE CALENDARIO DI NEGOZIAZIONE DEGLI OBITTIVI DEFINITI ADOZIONE FORMALE DEL CALENDARIO DI NEGOZIAZIONE CALENDARIO DI NEGOZIAZIONE VERBALE DI RIUNIONE DI NEGOZIAZIOE COMPILAZIONE ED INVIO DEL VERBALE DI RIUNIONE DI NEGOZIAZIONE VERBALE DI RIUNIONE DI NEGOZIAZIONE N 18

19 COMITATO DI BUDGET RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI N ESITO POSITIVO? SI SOTTOSCRIZIONE PROVVISORIA SCHEDA DI BUDGET NO DEFINIZIONE E INVIO MOTIVAZIONI DI DISSENSO SU NOTA SCRITTA SOTTOSCRIZIONE DEFINITIVA SCHEDE DI BUDGET O NO MOTIVAZIONI DI DISSENSO VERIFICA MOTIVAZIONI DI DISSENSO OK? SI ANALISI APPROFONDITA SULLE MOTIVAZIONI DI DISSENSO ALLA SCHEDA DI BUDGET 19

20 DIREZIONE AZIENDALE REGIONE COMITATO DI BUDGET GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING CONCORDAMENTO REGIONALE O INVIO BUDGET OPERATIVO AZIENDALE BUDGET OPERATIVO AZIENDALE ANALISI DEI DOCUMENTI DEL BUDGET OPERATIVO AZIENDALE ESITO POSITIVO? SI CONCORDAMENTO REGIONE- AZIENDE SANITARIE P NO INVIO CONVOCAZIONE PER NEGOZIAZIONE NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI INVIO RICHIESTA DI RIFORMULAZIONE PROPOSTA DI BUDGET OPERATIVO AZIENDALE CONVOCAZIONE PER NEGOZIAZIONE CONVOCAZIONE PER NEGOZIAZIONE 20

21 COMITATO DI BUDGET COLLEGIO DI DIREZIONE DIREZIONE AZIENDALE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING APPROVAZIONE BUDGET AZIENDALE P COMUNICAZIONE ESITO DEL CONCORDAMENTO REGIONALE ESITO POSITIVO? SI APPROVAZIONE BUDGET AZIENDALE Q NO RICHIESTA PARERI PER RIMODULAZIONE DELLA PROPOSTA DI BUDGET RICHIESTA PARERI PER RIMODULAZIONE DELLA PROPOSTA DI BUDGET O RICHIESTA PARERI PER RIMODULAZIONE DELLA PROPOSTA DI BUDGET 21

22 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE COLLEGIO DI DIREZIONE DIREZIONE GENERALE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE Q PRESENTAZIONE BUDGET AZIENDALE DEFINITIVO BUDGET AZIENDALE DEFINITIVO INVIO BUDGET AZIENDALE PER PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE BUDGET AZIENDALE DEFINITIVO PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE R 22

23 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE R PREDISPOSIZIONE BILANCIO PLURIENNALE DI PREVISIONE, PIANO PLURIENNALE DEGLI INVESTIMENTI E BUDGET FINANZIARIO INSERIMENTO VALORI BILANCIO DI PREVISIONE PER SINGOLE VOCI DEL PdC CONVALIDA IMPEGNO DI SPESA PER SINGOLE VOCI DI PdC EMISSIONE CODICE DI AUTORIZZAZIONE IMPEGNO DI SPESA OLIAMM OLIAMM OLIAMM 23

24 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE EMISSIONE CONTRATTO/ DELIBERA/ ATTO IN ECONOMIA PREDISPOSIZIONE E INVIO CONTRATTO/ DELIBERA/ ATTO IN ECONOMIA PREDISPOSIZIONE E INVIO RICHIESTA GIROCONTO IMPORTI STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE RICHIESTA GIROCONTO IMPORTI STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE S NO OK? SI T DELIBERA/ CONTRATTO/ ATTO IN ECONOMIA REGISTRAZIONE DELIBERA/ CONTRATTO/ ATTO IN ECONOMIA VERIFICA CAPIENZA IMPEGNO DI SPESA OLIAMM OLIAMM 24

25 DIRETTORE GENERALE RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA RESPONABILE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISONE S VERIFICA RICHIESTA GIROCONTO IMPORTI STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE OK? SI AUTORIZZAZIONE RICHIESTA GIROCONTO IMPORTI STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE T NO RICHIESTA VARIAZIONE IMPORTI MACRO-VOCE STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE GIROCONTO IMPORTI STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE EMISSIONE SUB- AUTORIZZAZIONE SU IMPEGNO DI SPESA OLIAMM OLIAMM SI RICHIESTA VARIAZIONE IMPORTI MACRO-VOCE STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE VERIFICA RICHIESTA VARIAZIONE IMPORTI MACRO- VOCE STANZIATI DA BILANCIO DI PREVISIONE OK? NO FINE 25

26 GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING 1. Annualmente la Direzione Aziendale predispone il Documento Programmatico e provvede ad inviarlo all Organo di Indirizzo per l analisi di coerenza tra attività assistenziali e le necessità didattiche e di ricerca. L Organo di Indirizzo esprime un parere sulla coerenza tra attività assistenziali e le necessità didattiche e di ricerca e lo invia alla Direzione Aziendale la quale, anche sulla base delle osservazioni raccolte, predispone il Programma Annuale delle attività. 2. Annualmente la Direzione Aziendale invia al Comitato di Budget gli obiettivi e gli indirizzi di programmazione annuali. Il Comitato di Budget analizza gli obiettivi e gli indirizzi di programmazione annuale, assegna gli obiettivi ai singoli Centri di Responsabilità ed invia il Programma Annuale delle Attività alla Direzione Aziendale. 3. Il Programma Annuale viene illustrato dalla Direzione Aziendale ai membri del Collegio di Direzione che esprime una valutazione tecnica sul Piano. In caso di esito negativo il Collegio di Direzione comunica le proprie osservazioni alla Direzione Aziendale. In caso di esito positivo, il Piano è ritrasmesso alla Direzione Aziendale che provvede ad inviarlo alla Regione, al Comitato di Budget ed ai Responsabili dei Centri di Responsabilità: in caso di valutazione negativa la Regione comunica alla direzione Aziendale le proprie osservazioni. Recepite le osservazioni della Regione, la Direzione Aziendale apporta modifiche al Programma Annuale delle Attività e lo ritrasmette alla Regione. In caso di valutazione positiva, la Regione approva il Programma Annuale delle Attività e lo comunica alla Direzione Aziendale. 26

27 GESTIONE BUDGETING SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING 4. Il Comitato di Budget analizza gli obiettivi e gli indirizzi di programmazione annuali trasmessi dalla Direzione Aziendale. Sulla base di queste indicazioni definisce i prospetti contabili (schede di budget) per ogni Centro di Responsabilità e li trasmette ai Direttori di Dipartimento. 5. I Direttori di Dipartimento procedono ad eventuali contro proposte (scheda di budget revisionata) e le trasmettono al Comitato di Budget ed al Responsabile Controllo di Gestione. Questi verificano la coerenza dei prospetti contabili revisionati, proposti dai Direttori di Dipartimento, e il Programma Annuale. In caso di esito negativo richiedono ai Direttori di Dipartimento di apportare modifiche ai prospetti proposti. In caso di esito positivo il Comitato di Budget procede alla predisposizione della determina di adozione del Budget della Produzione, delle Risorse e dei Consumi e all invio della stessa alla Direzione Generale per la firma. 6. Il Comitato di Budget predispone ed invia il Budget Operativo Aziendale, composto dal Budget della Produzione, delle Risorse e dei Consumi, al Collegio di Direzione che esegue un analisi e comunica i propri pareri e osservazioni. Il Comitato di Budget trasmette il Budget Operativo Aziendale, con allegate le osservazioni e i pareri del Collegio di Direzione alla Direzione Aziendale, che dopo aver verificato eventuali anomalie, rilascia la propria approvazione e lo trasmette al Direttore Generale per l adozione. 27

28 INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING 7. Il Comitato di Budget individua gli obiettivi di budget ed i relativi indicatori di monitoraggio e in caso di un approccio top-down puro, predispone ed invia le schede di budget ai vari Centri di Responsabilità. In caso di approccio top-down partecipato, entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione, le schede devono essere: compilate dai Centri di Responsabilità, e restituite al Comitato di Budget che ne verifica l ammissibilità e la negoziazione degli obiettivi proposti. Successivamente provvede a selezionare e ad inserire nelle schede gli indicatori più appropriati per il monitoraggio dei singoli obiettivi proposti dai Centri di Responsabilità. Una volta completate, le schede sono trasmesse ai singoli Centri di Responsabilità. 8. Il Comitato di Budget definisce il calendario di negoziazione degli obiettivi definiti, che viene adottato dalla Direzione Aziendale e trasmesso ai Centri di Responsabilità. In seguito alla riunione di negoziazione viene predisposto un apposito verbale che viene trasmesso al Centro di Responsabilità interessato. 9. I Centri di Responsabilità esprimono un parere rispetto gli esiti dell incontro e sottoscrivono le schede di budget. Se gli esiti della negoziazione non sono adeguati alle attese il Responsabile del Centro di Responsabilità deve motivare il proprio dissenso al Comitato di Budget e, eventualmente chiedere un incontro di approfondimento individuale. 28

29 INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING 10. La Regione dopo una prima analisi del Budget Operativo Aziendale trasmesso dal Comitato di Budget, convoca la Direzione Aziendale per la discussione e la negoziazione degli obiettivi. In caso di esito positivo ci sarà il Concordamento tra Regione e Aziende Sanitarie rispetto a volumi, attività e risorse; al contrario, in caso di mancato accordo, la Regione richiederà alle Aziende Sanitarie di riformulare la proposta di Budget e di provvedere sulla base di questa ad una nuova negoziazione. 11. La Direzione Aziendale illustra gli esiti del Concordamento al Collegio di Direzione ed al Comitato di Budget. All interno di tale assemblea la Direzione Aziendale può limitarsi a comunicare l approvazione della proposta di Budget presentata alla Regione e procedere all approvazione definitiva di Budget Aziendale; viceversa può richiedere pareri e proporre indirizzi per la rimodulazione della proposta di Budget qualora l incontro con la Regione abbia invece avuto esito negativo. 12. Nel caso in cui il Concordamento Regionale abbia avuto esito positivo la Direzione Aziendale approva il Budget Aziendale, altrimenti richiede la rimodulazione della proposta di Budget al Collegio di Direzione e al Comitato di Budget. 13. ll Budget Aziendale definitivo viene inviato dalla Direzione Aziendale al Collegio di Direzione che lo trasmette al UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie per la predisposizione del bilancio di previsione. Quest ultimo predispone il bilancio pluriennale di previsione, il piano pluriennale degli investimenti e il budget finanziario, dopodiché inserisce i valori del bilancio di previsione e convalida gli impegni di spesa per le singole voci del piano dei conti nel sistema informativo, emettendo in automatico un codice di autorizzazione per singolo impegno di spesa. 29

30 INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI SOTTO (M.1) GESTIONE BUDGETING 14. Le singole unità operative inviano i singoli contratti, delibere o atti in economia al UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie, che provvede a registrare nel sistema informativo un impegno di spesa mediante l emissione di un codice di sub-autorizzazione, che sarà riportato in delibera, al fine di dettagliare le spese imputate alle singole voci del piano dei conti. Qualora non vi sia capienza dell impegno di spesa, il responsabile dell unità operativa predispone e invia, al Responsabile UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie, la richiesta di giroconto degli impegni di spesa all interno della macro-voce indicata nel bilancio di previsione. In caso di esito positivo, si autorizza il giroconto suddetto. Nel caso in cui sia necessario un incremento dell impegno di spesa definito nel bilancio di previsione, il Responsabile di Struttura Complessa provvede a richiedere autorizzazione al Direttore Generale. 30

31 CONTROLLO DI GESTIONE UNITA OPERATIVE DEI CENTRI DI RESPONSABILITA REPORTING GESTIONALE SOTTO (M.2) REPORTING GESTIONALE QUOTIDIANAMENTE CARICAMENTO DATI GESTIONALI ERP TRIMESTRALMENTE ESTRAZIONE DATI DA CO.AN ELABORAZIONE E CONSOLIDAMENTO DATI PREDISPOSIZIONE REPORT AZIENDALI A DWH DWH DWH 31

32 CENTRI DI RESPONSABILITA DIREZIONE GENERALE CONTROLLO DI GESTIONE REPORTING GESTIONALE SOTTO (M.2) REPORTING GESTIONALE A VERIFICA SCOSTAMENTI TRA BUDGET E CONSUNTIVO OK? SI PREDISPOSIZIONE E INVIO REPORT DI ANALISI NO INVIO RICHIESTA CHIARIMENTI PROVVEDIMENTI DELLE AZIONI CORRETTIVE REPORT DI ANALISI RICHIESTA CHIARIMENTI ANALISI DELLE CAUSE DEGLI SCOSTAMENTI E DELLE RELATIVE RESPONSABILITA DEFINIZIONE E INVIO DELLE AZIONI DA INTRAPRENDERE PER L ALLINEAMENTO TRA OBIETTIVI PROGRAMMATI E RISULTATI CONSEGUITI REPORT DI ANALISI 32

33 INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI SOTTO (M.2) REPORTING GESTIONALE 1. Trimestralmente, il Controllo di Gestione estrae dal sistema informatico i dati gestionali, caricati dai Centri di Responsabilità, e i dati provenienti dalla contabilità analitica. I dati vengono elaborati e sintetizzati in specifici parametri economici e qualitativi, tramite i quali viene effettuata l analisi degli scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati. Le risultanze delle analisi confluiscono in un report gestionale redatto dal Controllo di Gestione e trasmesso al Direttore Generale ed ai Centri di Responsabilità. In caso di eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati il Controllo di Gestione trasmette una richiesta di chiarimenti ai Centri di Responsabilità, i quali definiscono i provvedimenti e le azioni correttive da intraprendere. 33

34 RESPONSABILICENTRI DI RESPONSABILITA DIREZIONE GENERALE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO REDAZIONE BILANCIO CONSUNTIVO ANNUALE INVIO NOTA DI ACQUISIZIONE DATI PER SCRITTURE DI RETTIFICA E CHIUSURA BILANCIO DATI ELABORATI EXTRA- CONTABILMENTE A INVIO COMUNICAZIONE DATE PER CHIUSURA BILANCIO COMUNICAZIONE DATE PER CHIUSURA BILANCIO INSERIMENTO IN CO.GE. DEI DATI RELATIVI AGLI EVENTI DELL ESERCIZIO DEFINIZIONE E TRASMISSIONE DATI ELABORATI EXTRA- CONTABILMENTE OLIAMM EXL 34

35 REGIONE FARMACIA CENTRALIZZATA UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO A EFFETTUAZIONE SCRITTURE ASSESTAMENTO FLUSSI INFORMATIVI DA FILE F INSERIMENTO DATI FLUSSI FILE F B OLIAMM OLIAMM TRASMISSIONE FLUSSI FILE F INVIO FLUSSI INFORMATIVI FILE F OLIAMM FLUSSI INFORMATIVI SU MOBILITA 35

36 RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO B STAMPA BI.VE. CON DATA 31 DICEMBRE VERIFICA ESISTENZA ANOMALIE OK? SI C OLIAMM NO REGISTRAZIONE EVENTUALI RETTIFICHE O RICLASSIFICHE OLIAMM INVIO RICHIESTA CHIARIMENTI COMUNICAZIONE ESITO RICHIESTA CHIARIMENTI CONTROLLO E COMUNICAZIONE ESITO 36

37 CONTROLLO DI GESTIONE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO C RICLASSIFICAZIONE DATI IN S/P E C/E SECONDO SCHEMA MISTERIALE EXL COMPILAZIONE MODELLI S/P E C/E D NSIS CONTABILITA ANALITICA ESTRAZIONE DATI DI CONTABILITA ANALITICA DWH 37

38 DIRETTORE GENERALE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO D VERIFICA SCOSTAMENTI CON BILANCIO PREVENTIVO E ESERCIZIO PRECEDENTE REDAZIONE NOTA INTEGRATIVA E RELAZIONE SULLA GESTIONE PREDISPOSIZIONE BOZZA FASCICOLO DI BILANCIO INVIO BOZZA FASCICOLO E PREDISPOSIZIONE E INVIO DELIBERA DI ADOZIONE BOZZA FASCICOLO DI BILANCIO E 38

39 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE / RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA DIRETTORE GENERALE GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO E ANALISI BOZZA FASCICOLO OK? SI FIRMA FASCICOLO E DELIBERA DI ADOZIONE INVIO FASCICOLO E DELIBERA DI ADOZIONE NO ANNOTAZIONE RILIEVI E RICHIESTA MODIFICHE FASCICOLO DEFINITIVO F RICHIESTA MODIFICHE EFFETTUAZIONE MODIFICHE E TRASMISSIONE FASCICOLO DEFINITIVO 39

40 COLLEGIO SINDACALE SEGRETERIA GENERALE, PROTOCOLLO E COORDINAMENTO DELLE RELAZIONI CON GLI ALTRI ORGANI ISTITUZIONALI GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO F FASCICOLO BILANCIO E DELIBERA PUBBLICAZIONE IN ALBO PRETORIO INVIO FASCICOLO E DELIBERA DI ADOZIONE VERBALE FIRMATO G FASCICOLO BILANCIO E DELIBERA ANALISI FASCICOLO, REDAZIONE ED INVIO VERBALE FIRMATO 40

41 REGIONE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE SEGRETERIA GENERALE, PROTOCOLLO E COORDINAMENTO DELLE RELAZIONI CON GLI ALTRI ORGANI ISTITUZIONALI GESTIONE BILANCIO SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO G INVIO FASCICOLO DEFINITIVO CON DELIBERA E VERBALE COLLEGIO SINDACALE ARCHIVIAZIONE CARTACEA FASCICOLO DEFINITIVO CON DELIBERA E VERBALE ARCHIVIAZIONE CARTACEA FASCICOLO DEFINITIVO CON DELIBERA E VERBALE 41

42 INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI SOTTO (M.3) GESTIONE BILANCIO 1. Il Responsabile del UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie invia alla Direzione Generale la nota di acquisizione dei dati di scritture di rettifica e di chiusura del bilancio annuale. Tale informazione verrà trasmessa in maniera contestuale a tutti i responsabili di struttura complessa perché provvedano ad avviare tutte le attività di contabilizzazione di fine esercizio e trasmissione dati nel rispetto delle tempistiche previste. 2. Il Responsabile del UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie provvede ad inserire i dati ricevuti extra- contabilmente ed a completare le operazioni contabili di fine esercizio mediante l effettuazione delle scritture di assestamento (integrazioni, rettifiche ed ammortamenti) e mediante l inserimento dei dati definitivi da File F. Al termine dell attività viene controllata la correttezza del dati nel sistema e si provvede alla stampa del Bi.ve. alla data del 31 dicembre. Dall analisi del documento e dal confronto dei dati con quelli dell esercizio precedente qualora si riscontrino anomalie si provvede a richiedere chiarimenti alle Unità Operative di riferimento e ad effettuare le dovute rettifiche o riclassificazioni. 3. Ai fini della redazione del fascicolo di bilancio e della presentazione dei documenti alla Regione secondo quanto previsto dalla normativa vigente, l UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie riclassifica i dati in base agli schemi di S/P e C/E ministeriali. Il Responsabile UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie provvede alla verifica degli scostamenti tra i dati dell esercizio in chiusura con quelli del bilancio preventivo e quelli degli esercizi precedenti e conseguentemente redige la Nota Integrativa, la Relazione sulla Gestione ed il Rendiconto Finanziario. Infine, provvede alla trasmissione della bozza del fascicolo completo e dei relativi allegati alla Direzione Generale. 4. Il Direttore Generale, verificato il fascicolo di bilancio, provvede alla firma ed alla delibera di adozione entro il 30 aprile dell esercizio successivo rispetto a quello di chiusura. La trasmissione alla Regione deve avvenire per legge entro i 10 giorni successivi all adozione. Il parere del Collegio Sindacale deve essere trasmesso all azienda ed alla Regione entro la medesima data. 42