VADEMECUM PER ASSOCIAZIONI STUDENTESCHE E GRUPPI DI STUDENTI Gli studenti di Ca Foscari hanno la possibilità di organizzare attività formative autogestite (iniziative come conferenze, seminari, cineforum, stampa di riviste etc.) partecipando all assegnazione di finanziamenti da parte dell Ateneo. Come fare? Viene annualmente emanato un bando per accedere al finanziamento con due scadenze differenziate. Per l anno 2014 sono previste le seguenti scadenze: 8 gennaio 2014 per le attività da svolgersi entro il primo semestre dell'anno 2014 (cioè per le iniziative da svolgersi da gennaio fino al 30 giugno 2014); 30 maggio 2014 per le attività da svolgersi entro il secondo semestre dell'anno 2014 (cioè per le iniziative da svolgersi da luglio fino al 31 dicembre 2014). Si partecipa dopo aver costituito un Gruppo di almeno 20 studenti o un Associazione studentesca di almeno 40 studenti. Per avere un quadro generale delle fasi del procedimento per il finanziamento delle iniziative ecco uno schema riassuntivo: Il Regolamento per le attività formative autogestite dagli studenti, il bando e la modulistica relativa alle varie fasi sono presenti on line e scaricabili dal sito di Ca Foscari alla pagina web www.unive.it/associazioni-studenti. studenti. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Cosa devo fare per presentare la domanda di finanziamento? È sufficiente recarsi al Settore Diritto allo Studio, previo appuntamento (dirittoallostudio@unive.it), entro le date sopraindicate, portando la domanda di finanziamento scaricabile online e un allegato alla stessa per ciascuna iniziativa per cui si richiede il finanziamento. 1
Come devo compilare l allegato alla domanda di finanziamento? Il modulo dovrà recare l indicazione della tipologia dell iniziativa proposta e delle informazioni ad essa connesse quali il periodo di svolgimento, il luogo e il numero stimato di partecipanti, nonché una presentazione sintetica dell iniziativa stessa. Le uniche voci di spesa che possono essere finanziate sono quelle riportate nel bando. L interessato dovrà indicare l importo richiesto, che si intende sempre lordo (se una tipografia prevede una spesa netta di 100,00 Euro per la stampa delle locandine, andrà riportato l importo comprensivo di IVA, in questo caso 100,00 Euro + 21% = 121,00 Euro). Ciascuna voce di spesa dovrà essere supportata da almeno un preventivo, pena l esclusione di tale voce dal finanziamento. In fase di richiesta di rimborso, le singole spese dovranno essere giustificate mediante scontrini e fatture che risultino parlanti, che non rechino, cioè, voci quali varie, banco, reparto etc. Cosa succede una volta presentata la domanda di finanziamento? Allo scadere del bando, il Settore Diritto allo Studio: - verificherà le domande di finanziamento presentate e la regolarità di costituzione delle Associazioni/Gruppi di studenti (all incirca una settimana dopo lo scadere del Bando); - provvederà ad inviare le singole domande di finanziamento alla Commissione esaminatrice che avrà il compito di vagliare le singole richieste deliberando sulla base dei criteri enunciati nel Regolamento. La Commissione può decidere per il finanziamento totale o parziale dell iniziativa, così come può decidere per la mancata approvazione del finanziamento dell iniziativa. Le decisioni della Commissione sono verbalizzate ed il verbale trasmesso al Settore Diritto allo Studio, che comunicherà alle Associazioni/Gruppi l esito della deliberazione tramite mail. Cosa succede una volta che viene resa nota la decisione della Commissione? Nella stessa mail di comunicazione degli importi finanziati verrà anche richiesto di confermare le iniziative proposte, soprattutto laddove la Commissione abbia deciso il finanziamento dell iniziativa per un importo solamente parziale rispetto a quello richiesto. Si ricorda che qualsiasi cambiamento relativo alla formulazione del budget deve essere preventivamente concordato e che saranno autorizzate solo le spese indicate dalla Commissione (ad esempio, se la Commissione ha deciso di finanziare l iniziativa per le spese di pubblicità e di affitto spazi e non di catering, non saranno accettate richieste di rimborso per spese di catering). È possibile richiedere un anticipo delle spese? Sì, può essere richiesto un anticipo compilando l apposito modulo. L anticipo viene erogato tramite un assegno da ritirare presso l Istituto tesoriere (Banco San Marco, filiale di Piazzale Roma). In questo caso i Presidenti/Responsabili dovranno presentarsi con gli estremi comunicati via mail e copia di un valido documento di identità. Non è possibile delegare a terzi la riscossione dell anticipo. Cosa succede se non è possibile intraprendere l iniziativa in seguito alla conferma del suo svolgimento? In questo caso è necessario che gli interessati ne diano pronta comunicazione al Settore Diritto allo Studio, per destinare i fondi non utilizzati all incremento del budget destinato alle Associazioni studentesche. 2
Cosa succede se l iniziativa non viene portata a termine? Come previsto dal Regolamento, le Associazioni ed i Gruppi che non portino a compimento le iniziative finanziate per cause imputabili alle Associazioni e Gruppi medesimi sono tenute alla restituzione dell eventuale anticipo già ottenuto e decadono dalla possibilità di concorrere ai successivi due bandi per il finanziamento delle Attività formative autogestite dagli studenti. Le Associazioni ed i Gruppi che non portino a compimento le iniziative finanziate per cause non imputabili alle Associazioni e Gruppi medesimi sono tenute alla restituzione dell eventuale anticipo già ottenuto ma non decadono dalla possibilità di concorrere ad altri Bandi successivi. Il Presidente/Responsabile può delegare un altro membro per la presentazione della modulistica? È possibile delegare un altro membro dell Associazione/Gruppo sia nel momento della richiesta di finanziamento che nella successiva fase di richiesta di rimborso. Il Presidente/Responsabile dovrà allegare una delega firmata accompagnata da copia di un valido documento di riconoscimento. Attenzione: non è possibile delegare un altro membro dell Associazione/Gruppo nel caso di ritiro in banca dell anticipo/rimborso. In questi casi il Presidente/Responsabile dovrà personalmente recarsi allo sportello bancario munito di documento d identità e con gli estremi comunicati via mail. Cosa si deve fare una volta conclusa l iniziativa? I Presidenti delle associazioni e i Responsabili dei gruppi hanno 30 giorni di tempo per consegnare l apposito modulo per la richiesta di rimborso; nel caso non sia presentata entro il termine utile, l Associazione/Gruppo decadrà dal finanziamento. In questa fase è necessario esibire anche tutti gli scontrini e le fatture che certifichino le spese sostenute: l ufficio provvederà a verificare la documentazione e a rimborsare solo le spese documentate. Contestualmente alla presentazione della richiesta di rimborso sarà necessario presentare anche una relazione dell attività svolta. La relazione deve illustrare lo svolgimento dell iniziativa e dare particolare evidenza della congruità delle spese sostenute con le finalità dell iniziativa stessa. Cosa può essere rimborsato? Sono rimborsate esclusivamente le spese supportate da giustificativo di spesa: fattura, scontrino parlante, ricevuta, notule etc. In particolare, le fatture dovranno recare l indicazione dell avvenuto pagamento: questo significa che le fatture/ricevute dovranno riportare la dicitura pagato. Se la spesa finanziata è di importo inferiore al giustificativo, il Presidente/Responsabile a fianco di questo deve scrivere Si autorizza la liquidazione per un importo pari a controfirmando. Le Associazioni/Gruppi devono documentare le spese in originale: gli scontrini e/o le fatture andranno siglate dal Presidente/Responsabile o suo delegato. Le fatture devono essere intestate a: Università Ca Foscari, Dorsoduro 3246 30123 Venezia; Codice Fiscale 80007720271; Partita Iva 00816350276. Solo le Associazioni giuridicamente riconosciute devono documentare le spese in copia. Le fatture saranno intestate all Associazione stessa e sulla fattura deve essere data indicazione dell avvenuto pagamento. Autocertificazione per le spese di cancelleria e telefoniche Si ricorda che può essere previsto un rimborso forfetario per le spese telefoniche e di cancelleria pari a 30,00 Euro ciascuno che non richiede alcun giustificativo di spesa. In questo caso, il Presidente/Responsabile dovrà compilare l apposita autocertificazione scaricabile online. 3
Affitto di spazi e locali dell Università Per realizzare le iniziative approvate dalla Commissione le Associazioni studentesche ed i Gruppi di studenti possono chiedere di utilizzare gli spazi dell Università con le stesse modalità ed agli stessi costi previsti per le Strutture interne all Ateneo, come esplicitato nel Regolamento per la concessione in uso temporaneo di spazi e locali dell Ateneo. Per informazioni su questo aspetto, è possibile scrivere una mail a logistica.servizidid@unive.it. Nel caso l iniziativa non venga svolta, andrà comunicata apposita disdetta scritta al Settore Logistica e Servizi Didattici almeno una settimana prima dello svolgimento dell'iniziativa. SIAE L Associazione/Gruppo dovrà tenere in debito conto la normativa vigente in tema di diritto d autore, osservando le disposizioni in materia di riproduzione di opere tutelate, nel caso, ad esempio, si volesse procedere con la stampa di riviste/pubblicazioni. Nel caso sia necessario rivolgersi alla SIAE per ottenere il permesso di riproduzione, l Associazione/Gruppo può contare su tariffe agevolate. In questo caso, sarà necessario rivolgersi al Settore Diritto allo Studio che richiederà una delega al Legale rappresentante dell Ente (ovvero il Rettore). Relatori e altri prestatori d opera occasionali (attività non esercitata abitualmente, per la quale non si possiede partita IVA pertinente) Se l iniziativa prevede la partecipazione di uno o più relatori, o altri prestatori d opera occasionali va rispettato il Regolamento di Ateneo per gli incarichi a personale esterno. In particolare: - verificare se il relatore o prestatore d opera è un dipendente dell Ateneo (nel caso, verificare se la prestazione può essere retribuita); - una volta concordato l intervento, formalizzare l incarico con lettera d incarico indicante nome e cognome del relatore/prestatore d opera, codice fiscale, oggetto della prestazione, data della prestazione, compenso lordo pattuito, spese rimborsabili. Si ricorda che, in base alla delibera del Consiglio di Amministrazione del 29 marzo 2004, è previsto un gettone presenza per i relatori di seminari, convegni, conferenze, tavole rotonde e simili, per un importo massimo di 300,00 Euro lordi alla persona, su cui vengono applicate le trattenute fiscali ed eventualmente previdenziali a carico del prestatore d opera a cui si aggiungono gli oneri a carico dell Università. Attualmente le trattenute fiscali a carico del prestatore d opera sono la ritenuta d acconto IRPEF del 20%, se residente in Italia, o la ritenuta secca IRPEF del 30%, se residente all estero. L onere fiscale a carico dell Università è l IRAP all 8,5%. Quindi se si concorda un compenso lordo di 100 euro, il relatore riceverà un netto di 80 euro (70 se straniero) e il costo totale da finanziare sarà 108,5 euro. Se il relatore ha già percepito nell anno 5000 euro per prestazioni occasionali l importo lordo sarà decurtato anche delle ritenute previdenziali previste dalla Gestione Separata INPS per il valore di 1/3 dell aliquota INPS corrispondente alla posizione previdenziale individuale (aliquota piena o ridotta, attualmente al 27,72 % o al 18%). I restanti 2/3 sono a carico dell Ateneo e vanno ad aumentare il costo totale da finanziare. Per la corretta gestione delle contribuzioni individuali è obbligatoria per legge la dichiarazione del prestatore al datore di lavoro, pertanto si raccomanda la compilazione completa della Sezione previdenziale della notula da parte del prestatore pena l impossibilità di procedere al pagamento del compenso dovuto. Attenzione: nessun relatore o prestatore d opera deve essere pagato dall Associazione o dal Gruppo studentesco, ma viene pagato dall Università con accredito sul conto corrente bancario del relatore o del prestatore d opera e previo apposito ordine del Settore Diritto 4
allo Studio all ufficio pagatore (Ufficio Trattamenti Economici - Settore Personale Non strutturato). L Università opera come sostituto d imposta e certifica il compenso erogato e le relative ritenute direttamente al prestatore. Sarà cura dell Associazione/Gruppo mandare al Settore Diritto allo Studio un modulo in formato Excel che riporti i dati bancari e fiscali del relatore. Inoltre, al termine della prestazione, il relatore o altro prestatore d opera dovrà compilare la notula presente online, su cui va apposta una marca da bollo da 2,00 Euro, che deve essere consegnata al Settore Diritto allo Studio. Per quanto concerne invece le spese di trasporto, vitto e alloggio del relatore, si specifica quanto segue: - il rimborso delle spese per il trasporto, il vitto e l alloggio sostenute direttamente dal prestatore che ne chiede rimborso mediante l apposita sezione della notula e allegando i documenti di spesa in originale è soggetta al medesimo trattamento fiscale del compenso/gettone di presenza. Cioè il rimborso delle spese di un relatore o altro prestatore d opera occasionale che riceve anche il compenso è soggetto a ritenuta d acconto IRPEF del 20% a carico del soggetto (ritenuta secca del 30% se non residente in Italia) e al contributo IRAP dell 8,5% a carico dell Ateneo. Ad esempio, se un biglietto Roma/Venezia ammonta a 100,00 Euro, un relatore italiano riceverà per tale spesa un rimborso netto pari a 80,00 Euro (- 1,81 di marca da bollo sulla transazione bancaria) e l Università Ca Foscari affronterà l onere IRAP per 8,5 Euro. Ciò significa che l Associazione studentesca/gruppo, a fronte di una spesa di 100,00 Euro, dovrà richiedere un finanziamento per quella spesa pari a 108,5 Euro e dovrà avvisare il relatore che a fronte di 100,00 Euro spesi riceverà un rimborso pari a 80,00 Euro. - Non sono invece soggette a tassazione le spese di vitto, alloggio e viaggio ordinate dall Associazione/Gruppo per conto del relatore e dall Associazione/Gruppo direttamente pagate con relativa fattura intestata all Università. In questo caso, l importo speso sarà completamente rimborsato (comunque sempre entro i limiti dell importo finanziato), ma solo laddove la fattura rechi la specifica indicazione pagato e, nel caso di spese di vitto, laddove sia presentata una ricevuta fiscale intestata al relatore. Relatori e altri prestatori d opera professionale (attività esercitata abitualmente, per la quale il prestatore è titolare di partita IVA pertinente) Se l iniziativa prevede la partecipazione di uno o più professionisti, in qualità di relatori, artisti, traduttori, ecc. va rispettato il Regolamento di Ateneo per gli incarichi a personale esterno. In particolare: - verificare se il relatore o prestatore d opera è un dipendente dell Ateneo (nel caso, verificare se la prestazione può essere retribuita); - una volta concordato l intervento, formalizzare l incarico con lettera d incarico indicante nome e cognome del relatore/prestatore d opera, codice fiscale, oggetto della prestazione, data della prestazione, compenso lordo pattuito, spese rimborsabili. Si ricorda che, in base alla delibera del Consiglio di Amministrazione del 29 marzo 2004, è previsto un gettone presenza per i relatori di seminari, convegni, conferenze, tavole rotonde e simili, per un importo massimo di 300,00 Euro lordi alla persona, comprensive delle rivalse di cassa e previdenza e su cui vengono applicate le eventuali trattenute fiscali e a cui si aggiunge eventualmente il rimborso dell IVA al 21%, a seconda del regime fiscale e previdenziale individuale esposto dal professionista in fattura. Attenzione: nessun relatore o prestatore d opera professionista deve essere pagato dall Associazione o dal Gruppo studentesco, ma viene pagato dall Università con accredito sul conto corrente bancario del relatore o del prestatore d opera e previo apposito ordine del Settore Immatricolazioni all ufficio pagatore (Ufficio Trattamenti Economici -Settore 5
Personale Non strutturato). L Università opera come sostituto d imposta e certifica il compenso erogato e le relative ritenute versate direttamente al relatore o prestatore d opera. Sarà cura dell Associazione/Gruppo mandare al Settore Immatricolazioni un modulo in formato Excel che riporti i dati bancari e fiscali del relatore. Inoltre, al termine della prestazione, il relatore o altro prestatore d opera dovrà emettere la fattura intestata all Ateneo, che va consegnata al Settore Immatricolazioni. Per quanto concerne invece le spese di trasporto, vitto e alloggio del relatore, si specifica quanto segue: - il rimborso delle spese per il trasporto, il vitto e l alloggio sono sostenute direttamente dal prestatore che ne chiede rimborso inserendole in fattura; sono soggette al medesimo trattamento fiscale del compenso/gettone di presenza, a seconda del regime fiscale cui è soggetto il professionista medesimo; - non sono invece soggette a tassazione le spese di vitto, alloggio e viaggio ordinate dall Associazione/Gruppo per conto del relatore e dall Associazione/Gruppo direttamente pagate con relativa fattura intestata all Università. In questo caso, l importo speso sarà completamente rimborsato all Associazione/Gruppo (comunque sempre entro i limiti dell importo finanziato), ma solo laddove la fattura rechi la specifica indicazione pagato e, nel caso di spese di vitto, laddove sia presentata una ricevuta fiscale intestata al relatore. Biglietti ticketless Nel caso siano stati acquistati biglietti ticketless di cui si richiede il rimborso, è necessario compilare un apposito modulo. Tale forma di acquisto, infatti, non riportando né obliterazione, né timbratura da parte del controllore, ha bisogno di essere accompagnata da ricevuta, che può essere richiesta in fase di acquisto del biglietto online tramite la spunta del campo "Ticketless con consegna ricevuta di pagamento a bordo", tramite la quale si ha la possibilità di richiedere la ricevuta al controllore del treno. Nel caso non si fosse più in possesso dei dati per la compilazione del modulo, vanno riportati i seguenti dettagli: DATA, TRATTA, NUMERO TRENO, ORARIO, PREZZO. Come devo procedere nel caso in cui ci sia un avanzo della somma dell anticipo erogato? Nel caso l anticipo eventualmente erogato non sia stato del tutto utilizzato, la somma restante andrà restituita attraverso due modalità: - restituzione dei contanti al Settore Economato, che rilascerà una ricevuta; - accredito dell importo residuo sul conto corrente di Ca Foscari, IBAN IT 16 U 05188 02071 000000014001. La ricevuta di avvenuta restituzione dell anticipo andrà allegata alla richiesta di rimborso. Solo nel caso in cui si richieda un rimborso spese l eventuale anticipo in avanzo sarà detratto dalla somma del rimborso da corrispondere. Cosa succede una volta consegnata e approvata la richiesta di rimborso? Si procede con il pagamento della somma restante direttamente al Presidente/Responsabile. Il pagamento avverrà mediante: - accredito sul conto corrente bancario dell Associazione, solo nel caso di Associazioni giuridicamente riconosciute; 6
- assegno da ritirare presso l Istituto tesoriere (Banco San Marco, filiale di Piazzale Roma). In entrambi i casi, il Presidente/Responsabile verrà avvisato via mail. ---------------------------------------------------- Per ulteriori informazioni Settore Diritto allo Studio Ufficio Servizi agli studenti Area Didattica e servizi agli studenti Ca Foscari, Dorsoduro 3246, 30123 Venezia T 041 234 7575, F 041 234 7579 dirittoallostudio@unive.it 7