CENTRO SPERIMENTALE DI CINEMATOGRAFIA REGOLAMENTO AMMINISTRATIVO E CONTABILE Il Regolamento amministrativo e contabile della Fondazione Centro Sperimentale di Cinematografia, d ora in avanti denominata semplicemente Fondazione, disciplina il sistema contabile integrato tra la contabilità civilistica ( art. 9, comma 3, del Decreto Legislativo 18 novembre 1997 n. 426) e la contabilità finanziaria pubblica in attuazione a quanto stabilito dal Decreto Ministeriale 27 marzo 2013, emanato ai sensi dell art. 16 del Decreto Legislativo n. 91 del 31 maggio 2011 recante Disposizioni recanti attuazione dell art. 2 della legge 31 dicembre 2009, n. 196, in materia di armonizzazione dei sistemi contabili. TITOLO I Gestione Finanziaria CAPITOLO I ESERCIZIO FINANZIARIO E BILANCIO PREVENTIVO Art. 1 (Autonomia Finanziaria) La Fondazione provvede autonomamente alla gestione delle risorse finanziarie necessarie ai propri fini istituzionali, in base alle vigenti disposizioni di legge in materia contabile ed alle norme del presente Regolamento. Art. 2 (Esercizio, Bilancio Preventivo, Budget economico annuale, Budget economico Pluriennale) 1) L esercizio ha la durata di un anno e coincide con l anno solare. 2) La gestione finanziaria si svolge in base al bilancio preventivo annuale redatto in termini di competenza. Il progetto di bilancio preventivo è predisposto dal Direttore Generale ai sensi dell art. 8, comma 2, dello Statuto della Fondazione, per centri di costo entro il 30 novembre dell anno solare precedente l anno di riferimento del bilancio stesso.
3) Il progetto di bilancio preventivo, unitamente al Budget economico annuale e pluriennale, viene sottoposto all approvazione del Consiglio di Amministrazione, acquisita la relazione del Collegio dei Revisori dei Conti, entro il 31 dicembre, ai sensi di quanto previsto dall art. 24 del Decreto Legislativo 91/2011. Qualora il Consiglio di Amministrazione non sia nella condizione di approvare il bilancio entro il suddetto termine del 31 dicembre, il Presidente della Fondazione autorizza il ricorso all esercizio provvisorio che non potrà protrarsi per un periodo superiore a quattro mesi e che si svolge in dodicesimi commisurati all ultimo bilancio preventivo deliberato. Art 3 ( Struttura del bilancio preventivo, del budget economico annuale e pluriennale ) 1) Il Bilancio preventivo della Fondazione espone le risorse e le spese per il funzionamento della Fondazione in coerenza con i principi e con i criteri fissati dal Decreto Legislativo n. 426/97. 2) Le risorse devono essere iscritte in bilancio al lordo delle spese di riscossione e di altre eventuali spese ad esse connesse. Esse sono costituite da: a) i contributi ordinari e straordinari stanziati per ciascun anno dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali e del Turismo; b) i contributi ordinari e straordinari stanziati per ciascun anno dalle Regioni o altri enti locali che sostengono finanziariamente le Sedi Distaccate; c) eventuali proventi elargiti da enti e soggetti pubblici e privati; d) proventi derivanti dall uso di beni materiali ed immateriali di proprietà della Fondazione; e) proventi finanziari; f) proventi per prestazioni di servizi e per cessione di prodotti; g) ogni eventuale ulteriore introito. 3) Le spese, iscritte in bilancio integralmente, senza alcuna riduzione delle correlative risorse, sono ripartite in unità previsionale di base, individuate nel bilancio preventivo ed affidate alla gestione unitaria di centri di responsabilità amministrativa denominati centri di costo. 4) Ai sensi dell art. 1 del D.M. 27 marzo 2013 il processo di pianificazione, programmazione e budget è rappresentato, oltre che dal bilancio preventivo, dai seguenti documenti: 1- Budget economico pluriennale ( allegato. n.1 al presente Regolamento). copre un periodi di tre anni in relazione alle strategie delineate nei documenti di programmazione pluriennale approvati dal Consiglio di Amministrazione; è formulato in termini di competenza economica e
presenta un articolazione delle poste coincidente con quella del budget economico annuale. Esso è periodicamente aggiornato in occasione della presentazione del budget economico annuale. 2- Budget economico annuale.( allegato n 2 al presente Regolamento) redatto sempre in termini di competenza economica deve essere riclassificato secondo lo schema di cui all allegato 2 del presente Regolamento. 5) Costituiscono allegati al budget economico annuale: - Il budget economico pluriennale; - La relazione illustrativa - Il prospetto delle previsioni di spesa; - Il piano degli indicatori e dei risultati attesi; - Le relazione del collegio sindacale. 6) Il bilancio preventivo ha carattere autorizzativo e costituisce limite agli impegni di spesa. Art. 4 ( La relazione illustrativa) La relazione illustrativa descrive le scelte che hanno presieduto alla formazione del bilancio preventivo della Fondazione, il loro collegamento con le linee programmatiche e gli obiettivi pluriennali e fornisce tutte le informazioni relative alla consistenza patrimoniale, agli investimenti e alle diverse attività gestionali della Fondazione. Art. 5 ( Il prospetto delle previsioni di spesa complessiva) Ai sensi di quanto stabilito dall art. 2, comma 4, lett. c) del D.M. 27 marzo 2013, al budget annuale deve essere allegato un prospetto (allegato n. 3 al presente Regolamento) con l indicazione della spesa complessiva riferita a ciascuna delle attività svolte, articolato secondo una aggregazione per missioni e programmi accompagnata dalla corrispondente classificazione secondo la nomenclatura COFOG di secondo livello, in ottemperanza alla tassonomia di cui all art.17 del Decreto legislativo n. 91/2011. 1) Le missioni costituiscono le funzioni principali definite in base allo scopo istituzionale della Fondazione così come individuato dal Decreto legislativo n. 426/1997 e dallo Statuto.
2) I programmi identificano aggregati omogenei di attività realizzate dalla Fondazione per il perseguimento delle finalità individuate nelle singole missioni. Art. 6 ( Il piano degli indicatori e dei risultati attesi) 1) Contestualmente al bilancio preventivo viene predisposto il piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio di seguito denominato piano. Ai sensi dell art. 2 e seguenti del DPCM 18 settembre 2012 il piano è redatto sulla base delle linee guida in esso contenute. Esso illustra gli obiettivi perseguiti attraverso i programmi di spesa del bilancio della Fondazione in termini di livello, copertura e qualità dei servizi erogati, nonché la finalità ultima che i programmi di spesa perseguono in relazione alla collettività, al sistema economico ed al contesto di riferimento. 2) Per ogni programma di spesa il piano fornisce: a) Una descrizione sintetica degli obiettivi da cui emergano le modalità con le quali ogni obiettivo concorre al raggiungimento delle finalità del programma, le attività che la Fondazione pone in essere per il conseguimento dell obiettivo e l individuazione dei potenziali destinatari del servizio; b) L arco temporale di riferimento ( il triennio). 3) Un numero di indicatori che consenta di misurare ciascun obiettivo e di monitorarne la realizzazione. 4) Per ogni singolo indicatore il piano fornisce la tipologia di indicatore utilizzata, la definizione tecnica del singolo indicatore che specifica cosa misura e l unità di misure di rifermento, la fonte dei dati, il metodo o l algoritmo dell indicatore, il valore dell obiettivo ossia il risultato atteso dell indicatore con riferimento alla tempistica di realizzazione e, se disponibile, il valore effettivamente osservato dall indicatore nell esercizio finanziario immediatamente precedente al triennio di programmazione. 5) I principali elementi del piano sono rappresentati da: i programmi di spesa, gli obiettivi, i portatori di interesse, i centri di costo (a cui è attribuita la realizzazione dei ciascun obiettivo), gli indicatori di misurazione dei singoli obiettivi, i valori target, i valori a consuntivo (in sede di predisposizione degli allegati al consuntivo), le risorse finanziarie e la fonte dei dati. 6) Le tipologie di indicatori utilizzabili nel piano sono: a) indicatori di realizzazione fisica
b) indicatori di risultato c) indicatori di impatto d) indicatori di realizzazione finanziaria e) indicatori che possano fornire il grado di raggiungimento dell obiettivo. 7) Nel piano sono inserite le azioni che la Fondazione ha avviato per il consolidamento del sistema degli indicatori. 8) Il piano ed i documenti ad esso allegati sono pubblicati sul sito della Fondazione nella sezione trasparenza. Tuttavia, ai sensi dell art. 8 del citato DPCM del 18 settembre 2012 si resta in attesa dei provvedimenti attuativi del ministero vigilante. Art. 7 ( La relazione del collegio dei Revisori dei Conti) Ai sensi dell art. 3 del DPCM 27 marzo 2013, lo schema di budget economico annuale, corredato dalla relazione illustrativa, è sottoposto almeno 15 giorni prima dell approvazione al collegio dei Revisori dei Conti che, a conclusione del proprio esame, redige apposita relazione. Art. 8 (Variazioni di Bilancio) 1) Nel corso dell esercizio finanziario il Direttore Generale della Fondazione procede alla verifica delle complessive esigenze finanziarie anche per proporre, se necessarie, eventuali variazioni di bilancio. Le variazioni di bilancio sono disposte dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione, su proposta del Direttore Generale stesso, di norma entro il 30 novembre dell esercizio in corso. 2) Le maggiori risorse a destinazione vincolata che dovessero essere conseguite nel corso dell esercizio, sono direttamente assegnate, con provvedimento del Direttore Generale, al competente centro di costo. 3) I conseguenti provvedimenti attuativi emanati dal Direttore Generale, sono allegati al rendiconto dell esercizio al quale si riferiscono e trasmessi all Ufficio Controllo di Gestione.
Art. 8 (Revisione del budget economico annuale) Nel rispetto dei principi di flessibilità e degli equilibri di bilancio nel corso dell esercizio sono consentite revisioni e variazioni del budget economico annuale con le stesse modalità e procedure previste per l adozione dello stesso. CAPITOLO II GESTIONE DELLE ENTRATE E DELLE SPESE Art. 9 (Accertamento e riscossione delle entrate) 1) L accertamento delle entrate costituisce la prima fase di gestione delle entrate con cui la Fondazione, sulla base di idonea documentazione, verifica la ragione del credito e la sussistenza di idoneo titolo giuridico, l individuazione del debitore, la quantificazione della somma da incassare anche ai fini di eventuali variazioni di bilancio, ai sensi di quanto previsto all articolo 7 del presente Regolamento. 2) Le risorse, iscritte nel bilancio al lordo delle spese di riscossione e di altre eventuali spese ad esse connesse, affluiscono su uno o più appositi conti correnti bancari, anche presso Istituti diversi, intestati alla Fondazione. 3) I crediti accertati sono estinti mediante versamento sui conti correnti bancari di cui al comma precedente ovvero presso l Ufficio Cassa della Fondazione. Gli atti formali che attestano il diritto alla riscossione devono essere trasmessi alla Divisione Amministrativa - Ufficio Ragioneria - al fine della loro registrazione nelle risorse dell esercizio. Rimane a carico del Direttore competente l espletamento di tutte le procedure occorrenti - ove occorra anche con l ausilio del competente Ufficio legale a conseguire il pagamento delle somme dovute. Dell attività contenziosa il Direttore competente è tenuto a darne tempestiva e aggiornata informativa al Direttore Generale, anche al fine di valutare l opportunità del ricorso alle procedure giudiziali. 4) Le entrate sono riscosse: a) dalla Divisione Amministrativa - Ufficio Cassa ed Economato - presso la sede centrale della Fondazione tramite accettazione di denaro contante o titoli bancari, di cui rilascerà ricevuta di quietanza al debitore;
b) dagli Istituti di credito, che gestiscono i conti correnti di cui al primo comma, mediante: - contabile di accredito per somme ricevute attraverso bonifico bancario; - ricevuta di distinta di versamento di titoli bancari o di denaro. L Ufficio Cassa provvede giornalmente a compilare un giornale cronologico delle movimentazioni di titoli bancari, denaro contante, valori bollati. Tale giornale deve analiticamente esporre: a) la consistenza di cassa all inizio della giornata (la stessa della chiusura della giornata precedente); b) le movimentazioni in entrata ed in uscita; c) la consistenza di cassa alla chiusura della giornata. Copia di tale giornale viene fornita all Ufficio Ragioneria, unitamente a tutta la documentazione che ha originato il movimento di cassa, per le dovute annotazioni nella contabilità generale. Le copie dei bonifici bancari attivi e delle distinte di versamento devono essere firmate dal Direttore della Divisione Amministrativa o da un suo delegato, e conservate cronologicamente in ordine di data. Art. 10 (Disciplina delle spese) La gestione delle spese si articola nell assunzione dell impegno, nell ordinazione, nella liquidazione e nel pagamento. Le spese devono rientrare nell ambito del bilancio preventivo di cui al precedente art. 3, con particolare riferimento a quanto indicato al punto 3) dello stesso art. 3, e debbono essere coerenti con gli obbiettivi e le previsioni contenute nei budget finanziari assegnati ai centri di costo della Fondazione. Devono essere iscritte in bilancio integralmente, senza alcuna riduzione delle correlative risorse. Art. 11 (Assunzione dell impegno) Le spese relative ad obblighi insorti per norme di legge e regolamenti e le spese relative a contratti di somministrazione con aziende erogatrici di beni e servizi, nonché quelle ordinarie per il personale, sono effettuate senza necessità di specifiche autorizzazioni né di ordinazioni.
Le spese diverse da quelle previste dal comma precedente sono autorizzate, previo assenso del Direttore Generale e munite del visto dell Ufficio Controllo di Gestione: - dai Direttori dei Settori, delle Sedi Distaccate e delle Divisioni entro l importo di Euro 10.000,00. - dal Direttore Generale entro l importo di Euro 100.000,00 - dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione per importi superiori ad Euro 100.000,00. Per importi inferiori ad Euro 1.000,00, nonché per le spese di cui al successivo art. 14, è consentita l ordinazione della spesa senza formale atto di assunzione della stessa mediante richiesta inviata all Ufficio Controllo di Gestione tramite ordinativo. Tale procedura può essere attivata solamente in caso di dimostrata necessità ed urgenza e comunque per un importo complessivo su base semestrale, non superiore ad Euro 10.000,00. Gli importi indicati ai precedenti commi e all art. 13 sono da intendere al netto dell IVA. Art. 12 (Copertura delle spese) Gli atti che comportano formale assunzione dell impegno di spesa vengono autorizzati solo previa verifica da parte dell Ufficio Controllo di Gestione della regolarità della documentazione e dell esistenza dei fondi nello stanziamento del relativo centro di costo. Il suddetto ufficio dà corso agli atti ritenuti regolari e formula le proprie osservazioni, di merito e di legittimità, in ordine alle spese eccedenti lo stanziamento di bilancio ovvero alle irregolarità formali di procedura e documentazione, dandone comunicazione al Direttore Generale al quale trasmette gli atti per i successivi provvedimenti. adempimenti operativi o formali. I Direttori dei Settori, delle Sedi Distaccate e delle Divisioni devono trasmettere alla Divisione Amministrativa - Ufficio Ragioneria tutti gli atti di spesa assunti dalla propria struttura e debbono tenere in opportuna evidenza gli impegni assunti a fronte dello stanziamento ricevuto. Devono inoltre provvedere all inserimento degli atti di spesa autorizzati nell apposito gestionale controllo di gestione rispettando la suddivisione delle spese come indicato nel bilancio preventivo. Debbono inoltre provvedere all inserimento della documentazione di spesa al fine di rilevare eventuali residui e chiederne l autorizzazione all utilizzo per altre finalità.
Art. 13 (Ordinazione delle spese) Le spese così come assunte ai sensi dei precedenti artt. 11 e 12 sono ordinate secondo i medesimi limiti di spesa ivi riportati: Art. 14 (Liquidazione delle spese) 1) La liquidazione della spesa avviene attraverso: a) la determinazione dell esatto importo da pagare; b) l individuazione del soggetto creditore; c) l accertamento dell esistenza dei titoli e documenti comprovanti il diritto del creditore, tra i quali: - documento di trasporto, debitamente firmato per ricezione del bene mobile o dei materiali di consumo; - fattura elettronica; - scontrino fiscale, dettagliato o accompagnato da apposita attestazione del Direttore; - ricevuta fiscale; - attestazione comprovante la regolare esecuzione dei lavori, forniture e servizi, rilasciata dal Direttore competente; - verbali di collaudo, ove richiesti, ovvero verbali di conformità o di regolare esecuzione; - attestazione di regolare esecuzione del mandato per i professionisti e collaboratori esterni munita di visto di congruità del compenso dovuto, apposto dal Direttore competente. - atto di impegno di spesa nei casi in cui non sia espressamente indicato nella fattura elettronica. 2) Oltre alla attestazione del Direttore competente, la documentazione deve essere accompagnata per i beni mobili dal buono di inventariazione firmato per accettazione dal consegnatario del bene assunto in carico. 3) Tutta la documentazione in originale deve essere conservata dall Ufficio Ragioneria. Una copia autenticata di detta documentazione può essere conservata presso il Settore, la Sede Distaccata o la Divisione che ha liquidato la spesa. 4) Nessun altro formale duplicato della documentazione può essere emesso dall Ufficio Ragioneria se non per imprescindibili necessità.
Art. 15 ( Fattura Elettronica) L art. 1 comma 209 della legge 24 dicembre 2007 n. 244 ha introdotto obbligatoriamente l utilizzo della fattura elettronica nei rapporti tra gli enti di cui all art. 1, comma 2, della Legge 196/2009 e i fornitori. L art. 25 del decreto legge 24 aprile 2014 n. 66, coordinato con la legge di conversione 23giugno 2014 n. 89, ha anticipato al 31 marzo 2015 tale obbligo. Pertanto, a partire da tale data la Fondazione non riceve più fatture in formato cartaceo. Tale obbligo rappresenta l unica eccezione rispetto alle consuete regole fiscali stabilite dal D.P.R. n. 633/72. In ottemperanza a quanto stabilito al paragrafo 2) dell allegato A) del D. M. n. 55/2013 la fattura elettronica emessa nei confronti della Fondazione, oltre alle informazioni fiscali richieste dagli art. 21 e 21-bis del D.P.R 633/1972, deve riportare obbligatoriamente anche: l esatta indicazione del Codice Univoco Ufficio (CUU). Per tutti i tipi di contratto (tranne i casi di esclusione dall obbligo della fattura P.A. di cui al capoverso successivo) deve essere indicato a cura del Direttore competente tale codice. La Fondazione ha provveduto ad identificare gli uffici deputati in via esclusiva a ricevere le fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio; ad ogni Settore, Sede Distaccata e Divisione è assegnato un CUU. Il codice CUP (Codice Unico Progetto) quando richiesto, ossia per i progetti di investimento pubblico Il codice CIG (Codice Identificativo Gara) tranne i casi di esclusione previsti dalla normativa e dal regolamento spese economali. I dati integrativi utili per la completa dematerializzazione del processo del ciclo passivo (riferimento all ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione, contratto, delibera, disposizione, determinazione o ordinativo) Art. 16 (Pagamento delle spese) 1) Il pagamento delle spese viene disposto mediante emissione di titoli (assegni circolari, bonifici bancari) diretti a favore dei creditori utilizzando uno dei conti correnti bancari intestati alla Fondazione, anche con l ausilio di eventuali procedure informatiche e nel rispetto delle procedure sulla tracciabilità dei flussi, ai sensi dell art. 3 della legge n. 136/2010 e s.m.i.
2) E fatto assoluto divieto di imputare il pagamento di una spesa ad un Centro di costo diverso da quello cui la spesa afferisce. 3) Al Centro di costo va imputata la spesa per l importo lordo, anche se il pagamento è per una somma netta. L eventuale economia realizzata va registrata a credito del Centro di costo. 4) Le disposizioni di pagamento sono firmate dal Direttore Generale o, in caso di sua assenza o impedimento, da altro Direttore da questi delegato. Ai fini della responsabilità nei confronti dei terzi, le disposizioni sono firmate, altresì, congiuntamente da uno dei Direttori. Per la responsabilità interna in ordine alla regolarità formale, nonché alla registrazione nelle scritture contabili, sono firmate dal Direttore della Divisione Amministrativa. 5) Possono essere emessi ordini collettivi di pagamento a favore di diversi creditori, purché l ordinativo di pagamento elenchi analiticamente e distintamente il creditore con i titoli che hanno originato il credito. 6) ai sensi di quanto previsto dal Decreto Legislativo n. 231/2002, così come modificato dal Decreto Legislativo n. 192/2012, Il pagamento delle spese avviene inderogabilmente entro 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura elettronica sulla casella di posta elettronica certificata assegnata al Direttore. E possibile pattuire, per iscritto, un termine di pagamento superiore ai trenta giorni, anche se mai superiore a 60 giorni, quando ciò sia giustificato dalla natura o dall oggetto del contratto o dalle circostanze esistenti al momento della conclusione dell affidamento o dell acquisto. 7) I Direttori dei Settori, delle Sedi Distaccate e delle Divisioni autorizzano il pagamento sulla base della documentazione necessaria a comprovare il diritto del creditore, e dopo aver effettuato i riscontri sulla conformità dei requisiti quantitativi e qualitativi alle condizioni pattuite. 8) La divisione Amministrativa Ufficio Ragioneria provvede al pagamento delle fatture elettroniche e delle ricevute, anche dei collaboratori, acquisita l autorizzazione dal Direttore competente, in due distinte scadenze mensili e precisamente il giorno 10 (per le fatture ricevute dal 15 al 31 del mese precedente) ed il giorno 20 (per le fatture ricevute dal giorno 1 al giorno 14 del mese corrente). Al fine di consentire la preventiva ed obbligatoria registrazione nei registri contabili è necessario che le fatture da porre in pagamento vengano consegnate presso l Ufficio Ragioneria, rispettivamente, il giorno 7 ed il giorno 16 precedenti le suddette date di pagamento. Le fatture ricevute oltre le predette date saranno poste in pagamento alla scadenza successiva. 9) eventuali pagamenti anticipati possono effettuarsi quando riguardano: a) contratti di assicurazione;
b) acquisti all estero, qualora non venga consentita la fornitura del bene o del servizio senza previo pagamento degli stessi e fino all emanazione di apposito decreto; c) situazioni eccezionali, debitamente motivate dal Direttore competente e previa specifica autorizzazione del Direttore Generale, e nel limite dei casi esclusione dall obbligo della fattura elettronica. Di seguito si riepilogano le tipologie di pagamenti esenti da Fattura Elettronica: - Prestazioni di servizi postali (telegrammi, spese postali) - Assicurazioni - Biglietti per trasporto urbano - Corsi di aggiornamento e formazione resi da scuole Statali, Pubbliche amministrazioni e da ONLUS - Spese minute con fondo cassa economale ( per gli acquisti effettuati presso commercianti al minuto è possibile documentare la spesa con scontrino fiscale o ricevuta fiscale nel limite massimo di Euro 300,00 ad acquisto) - Prestazioni di lavoro occasionale rese da soggetti che non siano titolari di partita IVA - Abbonamenti a riviste periodiche - Casi di acquisti o prestazioni rese da soggetti residenti al di fuori del territorio italiano, fatte salve le eventuali e diverse prescrizioni di legge. Tranne i suindicati casi di esclusione la Fondazione non potrà procedere al pagamento in forma anticipata, ma solo dopo il ricevimento della fattura in formato elettronico. Art. 17 (Gestione piccole spese e spese di rappresentanza) 1) Il Presidente ed il Direttore Generale possono utilizzare una carta di credito con disponibilità non superiore a Euro 5.000,00, reintegrabili, a valere su uno dei conti correnti bancari della Fondazione per spese di rappresentanza e per spese che si renda necessario sostenere fuori sede nell ambito dell espletamento delle attività istituzionali della Fondazione spessa. In particolari ed eccezionali situazioni potranno essere autorizzati a sostenere spese di rappresentanza anche i Direttori dei Settori, delle Sedi distaccate e delle Divisioni o i funzionare della Fondazione. Tali autorizzazioni sono concesse dal Direttore Generale sulla base di motivate richieste scritte. 2)) Il Direttore Generale può autorizzare l utilizzo di carte di credito prepagate con disponibilità non superiore ad Euro 3.000,00, reintegrabili, a valere su uno dei
conti correnti bancari della Fondazione, da parte dei Direttori della Fondazione che ne facciano motivata richiesta per esigenze di funzionalità ed efficienza comunque connesse all espletamento delle attività istituzionali della Fondazione stessa. 3) Il rendiconto delle spese effettuate con le carte di credito prepagate deve essere corredato da documenti giustificativi fiscalmente validi, anche al fine della loro imputazione ai singoli centri di costo. 4) L ufficio Cassa può essere dotato di un fondo non superiore ad Euro 10.000,00 reintegrabile. Con tale fondo si può provvedere esclusivamente al pagamento delle minute spese di ufficio, per piccole riparazioni di mobili e locali, spese postali, di vettura, per acquisto di giornali e riviste, per spese di rappresentanza, per approvvigionamento di beni materiali di modico valore, per un importo non superiore ad Euro 300,00 per ogni singola spesa. Le anticipazioni di denaro contante devono essere documentate e/o restituite entro 7 giorni lavorativi. Analogamente, le Sedi Distaccate posso essere dotate di un fondo cassa non superiore ad Euro 5.000,00 per le medesime esigenze di spesa. Art. 18 (Partite di giro) Le partite di giro comprendono le entrate e le spese per conto terzi e pertanto costituiscono, al tempo stesso, un debito ed un credito per la Fondazione. Art. 19 (Inesigibilità dei crediti) 1) Le inesigibilità dei crediti iscritti nella Situazione Patrimoniale costituiscono Sopravvenienze passive disciplinate dal Codice Civile e dal Testo Unico delle Imposte Dirette. 2) Il Consiglio di Amministrazione, su proposta del Direttore generale, dopo l espletamento degli accertamenti in ordine alle cause ed alle eventuali responsabilità, e previo parere del Collegio dei Revisori dei Conti, ne dichiara la definitiva inesigibilità. CAPITOLO III SCRITTURE CONTABILI
Art. 20 (Sistema delle scritture) 1) La Fondazione, in base a quanto stabilito al comma 3, dell art. 9, del Decreto Legislativo n. 426 del 18 novembre 1997 anche quando non esercita attività commerciale, deve tenere i libri e le altre scritture contabili prescritti dall art. 2214 del codice civile. Pertanto, in relazione alle norme contenute nel codice civile e alle norme tributarie, sono obbligatori i seguenti libri e scritture: a) Libro giornale; b) Libro inventari; c) Registro delle fatture emesse, registro delle fatture di acquisto e corrispettivi; d) libri specifici, ai sensi dell art. 2421 del Codice Civile, i quali prima di essere utilizzati, vanno numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio dall Ufficio del Registro delle Imprese o da un notaio secondo quanto disposto dall art. 2215 c.c. come modificato dall art.8 comma 1, della Legge n. 383/2000. Tali libri sono: - i libri dei verbali delle riunioni e delle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione; - il libro dei verbali delle riunioni del Collegio dei Revisori dei Conti; - il libro delle Deliberazioni d urgenza adottate dal Presidente ai sensi della lettera c), comma 1, dell articolo 5 dello Statuto della Fondazione; - conti epilogativi (partitari) intestati ad ogni singola voce di bilancio contenenti il saldo all inizio dell esercizio, gli incrementi e i decrementi subiti nell esercizio, il saldo a fine esercizio. 2) Ai fini della legislazione del lavoro è tenuto il libro unico secondo quanto stabilito dall art. 2219 del c.c.. 3) Nell ambito delle prescrizioni di legge, la Fondazione può istituire delle scritture cosiddette ausiliarie tendenti ad identificare: a) previsione e rendiconto suddiviso per ogni Centro di costo; b) scostamenti fra lo stanziamento iniziale e finale per Centro di costo; c) somme accertate, riscosse ed ancora da riscuotere per Centro di costo; d) somme impegnate, pagate e da pagare per Centro di costo. CAPITOLO IV CONTO CONSUNTIVO
Art. 21 (Bilancio di esercizio) 1) Il Bilancio di Esercizio si chiude al 31 dicembre di ogni anno e, nella sua articolazione nonché nei suoi contenuti, come stabilito dal Decreto Legislativo n. 426/97 e s.m.i., viene redatto ai sensi degli artt. 2423 e seguenti del Codice Civile e viene predisposto dal Direttore Generale ai sensi dell art. 8, comma 2, dello Statuto della Fondazione. 2) I termini e le modalità di approvazione sono quelli previsti dal Codice Civile nonché dall art. 14 dello Statuto della Fondazione e dall art. 24 del Decreto Legislativo n. 91/2011. 3) I criteri di iscrizione in bilancio e di valutazione degli elementi patrimoniali ed economici sono conformi alla disciplina civilistica (art. 2423-bis del c.c.), ai principi contabili nazionali formulati dall organo Italiano di Contabilità e ai principi contabili generali previsti dall art. 2, comma 2, allegato 1, del Decreto Legislativo n. 91/2011. Il bilancio consuntivo si compone di: - Stato Patrimoniale artt. 2424/2424 bis del Codice Civile - Conto Economico artt. 2425/2425-bis del Codice Civile - Nota Integrativa art. 2427 del Codice Civile - Relazione sulla gestione art. 7 D.M. 27 marzo 2012 - Il rendiconto finanziario art. 6 D.M. 27 marzo 2013 - Relazione del Collegio dei Revisori dei Conti In ottemperanza a quanto disposto dall art. 5, comma 3, del D.M. 27 marzo 2013 devono essere allegati al bilancio di esercizio i seguenti documenti: - Conto consuntivo in termini di cassa; - Rapporto sui risultati redatto in conformità alle linee guida contenute del D.P.C.M. 18 settembre 2012. Il bilancio di esercizio, completo degli allegati e dei documenti previsti al precedente punto, è trasmessi all Amministrazione vigilante e al Ministero dell Economia e delle Finanze entro 10 giorni dalla data di approvazione da parte del consiglio di amministrazione della Fondazione.
TITOLO II Gestione patrimoniale CAPITOLO V BENI MOBILI E IMMOBILI Art. 22 (Beni) I beni della Fondazione si distinguono in immobili, mobili e mobili iscritti nei pubblici registri secondo le norme del Codice Civile. Essi sono descritti in separati inventari. Art. 23 (Beni immobili) Nell inventario non devono essere inclusi i beni di terzi eventualmente concessi in uso, usufrutto o comunque posseduti senza titolo di proprietà. L inventario dei beni immobili deve contenere: a) la denominazione, l ubicazione, l uso cui sono destinati; b) il titolo di provenienza, le risultanze dei registri immobiliari, i dati catastali e la rendita imponibile c) le servitù, i pesi e gli oneri di cui sono eventualmente gravati; d) il valore iniziale e le eventuali successive variazioni; e) gli eventuali redditi; f) gli impianti fissi ed amovibili che costituiscono pertinenze dell immobile in cui si trovano, per cui non sono inseriti nell inventario dei beni mobili in quanto costituiscono variazione di valore dell immobile. Art. 24 (Consegnatario dei beni immobili) 1) I beni immobili sono dati in consegna al Direttore della Divisione Tecnica, per la salvaguardia e la manutenzione. 2) La consegna viene effettuata in base a verbali redatti in contraddittorio fra chi effettua la consegna e chi la riceve.
Art. 25 (beni Mobili) I beni mobili della Fondazione si classificano in quattro gruppi: 1) AUTOMEZZI Appartengono a questo gruppo le autovetture e gli autoveicoli da trasporto. Il Direttore della Divisione Tecnica nomina un consegnatario degli automezzi che ne controlla l uso accertando che: a) La loro utilizzazione sia regolarmente autorizzata dal Direttore che dispone il servizio; b) Il rifornimento ed il chilometraggio risultino da apposito libretto di marcia; c) Che siano state accese forme integrative di assicurazioni, oltre a quelle di legge, per particolari esigenze; d) Si provveda alla manutenzione ed alle piccole riparazioni. 2) IMPIANTI E MACCCHINARI in questo gruppo sono ricomprese le seguenti categorie : - Apparecchiature fotografiche; - Attrezzatura mensa e bar; - Impianti e mezzi di sollevamento; - Macchinari ed apparecchiature varie; - Macchinari CED ( beni informatici); - Macchinari generici e mezzi tecnici. 4) ATTREZZATURA Rientrano in questo gruppo due categorie di attrezzatura; - Di importo superiore ad Euro 516,00; - Di importo inferiore ad Euro 516,00 (non ammortizzabile ma che deve necessariamente essere inventariata. 5) ARREDI E COMPLEMENTI D UFFICIO Le categorie di questo gruppo sono: - Materiali fotografici, manifesti e locandine, materiali della videoteca, - Mobili per ufficio ed arredamenti vari; - Macchine ufficio elettroniche.
Il Direttore della Divisione Tecnica nomina un consegnatario dei beni mobili al quale viene affidata la gestione e la tenuta dell inventario. L inventario dei beni mobili deve contenere le seguenti indicazioni: a) la denominazione e la descrizione secondo la loro natura e specie; b) la classificazione in gruppi e categorie omogenee così come previsto dalle vigenti Tabelle ministeriali; c) il titolo e la data di acquisizione; d) il luogo in cui si trovano; e) la quantità ed il numero f) il valore, determinato dal prezzo di acquisto, ovvero di stima o di mercato, ove si tratti di beni pervenuti per altra causa. Le aliquote di deperimento sono stabilite per legge, come dal punto b) del presente articolo, e trovano annualmente evidenziazione nell apposito fondo passivo della Situazione Patrimoniale. Art. 26 (Carico e scarico dei beni mobili) 1) I beni mobili sono inventariati sulla base della documentazione civilistica e fiscalmente valida, nonché dei buoni di carico emessi dal consegnatario. 2) I beni mobili sono assegnati dal consegnatario, tramite buoni di scarico, ai singoli soggetti (denominati assegnatari) che, all interno della Fondazione, utilizzano i beni stessi. 3) I trasferimenti di beni all interno della Fondazione devono essere accompagnati da un buono di scarico del precedente assegnatario e da un buono di carico del nuovo assegnatario. 4) La cancellazione dagli inventari dei beni mobili per fuori uso, perdita, cessione o altri motivi è disposta dal Direttore Generale sulla base di specifica richiesta fattane dal consegnatario. 5) Il provvedimento di cui al precedente comma accerta anche l eventuale obbligo di reintegro o di risarcimento dei danni a carico dei responsabili ed è portato a conoscenza del consegnatario al fine della redazione del verbale di scarico. L Ufficio Ragioneria, sulla scorta di tale verbale, provvede all aggiornamento delle scritture patrimoniali. 6) Il Direttore della Divisione Tecnica della Fondazione provvede all alienazione dei beni dichiarati fuori uso. 7) Nel caso in cui le operazioni di cessione non abbiano avuto esito favorevole, neppure tramite la ONLUS, i beni dichiarati fuori uso, dopo la cancellazione dagli
inventari, devono essere smaltiti con l osservanza delle norme in materia di tutela ambientale. Art. 27 (Chiusura annuale degli inventari) Gli inventari sono tenuti aggiornati dalla Divisione Amministrativa Ufficio Gestione Beni Mobili - e sono chiusi e valorizzati al termine di ogni anno finanziario; entro due mesi dalla chiusura dell anno finanziario le risultanze degli inventari vanno confrontate con l Ufficio Ragioneria per le conseguenti quadrature con le scritture contabili della situazione patrimoniale Art. 28 (Ricognizione dei beni e rinnovo degli inventari) Almeno ogni cinque anni si provvede alla ricognizione dei beni mobili e del loro valore ed almeno ogni dieci anni al rinnovo degli inventari. TITOLO I I I Attività contrattuale CAPITOLO VI Art. 29 (Attività contrattuale in materia di appalti di lavori, di servizi e di forniture) L attività contrattuale posta in essere dalla Fondazione - finalizzata all appalto dei lavori ed opere concernenti il patrimonio immobiliare, nonché all acquisizione dei servizi e di beni occorrenti al perseguimento degli scopi istituzionali si espleta in conformità alle disposizioni previste dal Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163 (Codice degli appalti) e successive modificazioni. Le relative procedure di gara e gli adempimenti amministrativi e negoziali conseguenti sono esperite dalla competente Divisione Amministrativa Ufficio gare e contratti. Il presente Regolamento entra in vigore dalla data di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione.