FormatChecker for Microsoft Word

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Sommario Sommario 1 Benvenuti 1.1 Simboli usati nel presente manuale...5 2 Cos'è FormatChecker? 2.1 A chi è utile FormatChecker?...6 2.2 A cosa serve FormatChecker?...6 2.3 I primi passi...7 3 Installazione di FormatChecker 3.1 Requisiti di sistema...8 3.2 Procedura di installazione...8 3.3 Dopo l'installazione...10 Come lavorare con FormatChecker.1 Icone di FormatChecker nella barra degli strumenti di Word...13.2 Impostazioni...1.2.1 Lingua delle finestre di dialogo...1.2.2 Valutazione della formattazione...15.3 Tipi di errori...15.3.1 Selezione dei tipi di errore e salvataggio del file della selezione...16.3.2 Come caricare e usare il file della selezione...17. Controllo interattivo...18..1 La finestra dei messaggi...19..2 Controllo interattivo del documento...19.5 Controllo completo e valutazione...21.6 Controllo batch e valutazione...23 5 Cosa fare se... 5.1 Le icone non vengono visualizzate...27 5.1.1 Visualizzazione della barra degli strumenti...27 5.1.2 Come aggiungere il modello di FormatChecker...28 5.2 Viene mostrato un messaggio sulle macro...28 STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 3

Sommario 5.3 La macro di FormatChecker non viene eseguita...28 STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente

1 Benvenuti 1 1 Benvenuti Nel presente manuale per l'utente, verrà illustrato come installare STAR FormatChecker e utilizzarlo in Microsoft Word. Per agevolare la comprensione del testo, sono stati usati alcuni simboli, descritti di seguito. 1.1 Simboli usati nel presente manuale Nel presente manuale utilizziamo alcuni simboli speciali che agevolano la lettura e la comprensione. La Tabella 1-1 elenca i simboli utilizzati e il relativo significato. Simbolo Significato Significato Errore grave. Se l'errore non viene corretto, potrebbe causare una perdita di dati! Attenzione Consiglio utile per evitare errori che potrebbero ostacolare il lavoro. Info Suggerimento o consiglio che agevola il lavoro. Istruzione Passaggi numerati per l'esecuzione di un'operazione. Tabella 1-1: Simboli usati nel presente manuale STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 5

2 Cos'è FormatChecker? 2 2 Cos'è FormatChecker? Questa sezione contiene alcune informazioni generali su FormatChecker. Vengono elencati i casi in cui FormatChecker può essere utilizzato per agevolare il lavoro, inoltre ne vengono descritti i vantaggi e la modalità di utilizzo. 2.1 A chi è utile FormatChecker? FormatChecker è uno strumento intelligente e facile da usare che consente di controllare la formattazione dei file direttamente in Microsoft Word. FormatChecker consente di controllare i documenti di partenza, in modo che gli errori di formattazione non si ripetano in quelli successivi, evitando una moltiplicazione degli errori durante l'elaborazione dei testi. In questo modo non solo sarà possibile elaborare i contenuti dei documenti in modo più scorrevole, ma si riduce anche il tempo necessario per elaborare i documenti successivi, ad esempio le traduzioni. FormatChecker è utile in tutti gli ambiti in cui occorre un'elaborazione del testo, consente di calcolare con più precisione i tempi e i costi e, grazie alla possibilità di apportare correzioni tempestivamente, persino di ridurli. Uniformazione e ottimizzazione della formattazione Miglioramento della comprensibilità del testo Ottimizzazione delle operazioni di DTP e di elaborazione del testo È una base per calcolare tempi e costi delle operazioni di DTP e di elaborazione del testo Dopo l'installazione, FormatChecker può essere avviato direttamente da Word tramite una nuova barra degli strumenti. Questo significa che non occorre imparare a usare una nuova interfaccia e che FormatChecker sarà sempre e immediatamente a disposizione. 2.2 A cosa serve FormatChecker? FormatChecker cerca gli errori di formattazione, che nelle operazioni pratiche di elaborazione di testo e layout spesso comportano fastidiosi problemi. Vengono individuati, ad esempio, i paragrafi formattati senza che vi sia stato applicato un modello di formato specifico, oppure i testi strutturati tramite l'uso di più spazi o segni di tabulazione. FormatChecker offre numerose utili funzioni: Ricerca degli errori Segnalazione degli errori Descrizione degli errori e proposta di correzione Panoramica degli errori e valutazione del documento Selezione degli errori Per cercare gli errori, FormatChecker utilizza alcune regole definite. Tali regole definiscono i possibili errori. FormatChecker esamina il documento, alla ricerca di elementi o sequenze di STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 6

2.3 I primi passi 2 elementi che non corrispondono alle regole. Quando FormatChecker individua tali elementi, mostra gli errori corrispondenti in una finestra separata, la finestra dei messaggi. Non tutti gli errori sono errori Ovviamente non esistono "regole universali" che si possono applicare alla creazione e formattazione dei testi. Ecco perché è possibile che FormatChecker trovi un "errore" nei documenti che non viene considerato tale, e che è stato usato consciamente come strumento di stile o per altri motivi. FormatChecker offre pertanto la possibilità di scegliere il tipo di errori che devono essere ricercati all'interno dei documenti e di salvare tale selezione di errori. FormatChecker per Adobe FrameMaker Oltre a FormatChecker per Microsoft Word esiste anche una versione di FormatChecker che consente di controllare documenti e book di FrameMaker direttamente in Frame- Maker. Per ulteriori informazioni, rivolgersi al proprio partner STAR locale. 2.3 I primi passi Per poter usare FormatChecker in Microsoft Word, occorre innanzitutto installarlo. Per informazioni su come installare FormatChecker, consultare la sezione 3 "Installazione di FormatChecker" a pagina 8. Una volta installato FormatChecker per Word, è possibile avviarlo direttamente da Word. Per informazioni su come usare FormatChecker e sulle impostazioni necessarie per avviare il controllo dei documenti, consultare la sezione "Come lavorare con FormatChecker" a pagina 12. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 7

3 Installazione di FormatChecker 3 3 Installazione di FormatChecker Installando FormatChecker per Microsoft Word sarà possibile controllare i documenti all'interno di Word. 3.1 Requisiti di sistema FormatChecker è compatibile con Microsoft Word 2000 o versione successiva. Qualora si usino altre versioni di Microsoft Word, non è possibile garantire il funzionamento corretto di tutte le funzioni. Per installare FormatChecker occorre inoltre disporre di almeno 3 MB di spazio libero sul disco rigido. 3.2 Procedura di installazione Una procedura di installazione guidata conduce attraverso tutti i passaggi necessari, in modo da garantire che siano fornite tutte le informazioni richieste. È possibile tornare alla finestra precedente in qualsiasi momento e modificare così i dati immessi. Procedura di installazione di FormatChecker: 1 Aprire il file fcword.exe facendovi doppio clic sopra. Il file si trova all'interno del CD di installazione fornito per FormatChecker. 2 La procedura guidata visualizza la seguente finestra: Fig. 3-1: La procedura di istallazione guidata conduce attraverso tutti i passaggi necessari STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 8

3.2 Procedura di installazione 3 3 Dopo aver chiuso tutti gli altri programmi, fare clic su Avanti per procedere. La procedura guidata visualizza la seguente finestra: Fig. 3-2: Accettare i termini del contratto di licenza per proseguire con l'installazione. Per accettare il contratto di licenza, contrassegnare la casella accanto a Accetto i termini del contratto di licenza e confermare facendo clic su Avanti. Se i termini del contratto di licenza non vengono accettati, non è possibile eseguire l'installazione. La procedura guidata visualizza la seguente finestra: Fig. 3-3: La procedura guidata ora dispone di tutte le informazioni necessarie per procedere con l'installazione 5 Affinché la procedura di installazione guidata copi tutti i file necessari sul computer, fare clic su Installa. Con il pulsante Indietro è possibile tornare alla finestra precedente per verificare i dati immessi o modificarli. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 9

3.3 Dopo l'installazione 3 Una volta che la procedura di installazione guidata ha copiato tutti i file, verrà visualizzata la seguente cartella: Fig. 3-: Ora l'installazione è stata completata. 6 Per uscire dall'installazione, chiudere la finestra facendo clic su Fine. Ora FormatChecker è disponibile in Word (vedere la sezione 3.3). A questo punto, è possibile configurare FormatChecker in Word a seconda delle proprie esigenze e usarlo per controllare i documenti. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Come lavorare con FormatChecker" a pagina 12. 3.3 Dopo l'installazione Una volta installato FormatChecker per Microsoft Word, Microsoft Word conterrà una nuova barra degli strumenti: Fig. 3-5: FormatChecker può essere usato in Word usando una barra degli strumenti apposita Se Microsoft Word non visualizza la nuova barra degli strumenti, occorre eseguire alcune ulteriori impostazioni in Microsoft Word. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione 5 "Cosa fare se..." a pagina 27. Versione dimostrativa/abilitazione FormatChecker Dopo l'installazione, inizialmente FormatChecker è disponibile come versione dimostrativa per un periodo limitato. Pertanto, quando si richiama una funzione FormatChecker, Microsoft Word visualizza una relativa finestra di messaggio. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 10

3.3 Dopo l'installazione 3 Per usare la versione dimostrativa di FormatChecker, selezionare Enter application e fare clic su Continue. Una volta scaduto il periodo di prova, se si desidera continuare ad usare FormatChecker è necessario abilitarlo. Altrimenti si può fare clic su Cancel per chiudere la finestra di messaggio che compare richiamando una funzione FormatChecker. Nel file FormatChecker_Activation_ENU.pdf è spiegato come abilitare FormatChecker e come richiedere il codice di attivazione necessario. FormatChecker per Adobe FrameMaker Oltre a FormatChecker per Microsoft Word esiste anche una versione di FormatChecker che consente di controllare documenti e book di FrameMaker direttamente in Frame- Maker. Per ulteriori informazioni, rivolgersi al proprio partner STAR locale. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 11

Come lavorare con FormatChecker Come lavorare con FormatChecker In questa sezione, verrà illustrato come controllare i documenti in Word con FormatChecker e come impostare correttamente il programma al fine di eseguire al meglio tale controllo. È possibile definire in quale lingua FormatChecker dovrà segnalare errori e impostazioni e se deve valutare la qualità dei testi controllati. Per informazioni su come eseguire queste impostazioni, consultare la sezione.2 "Impostazioni" a pagina 1. Per adeguare i controlli alle proprie esigenze, è possibile selezionare quali errori dovranno essere cercati da FormatChecker nei documenti. Questa selezione di errori può quindi essere salvata e riutilizzata in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione.3 "Tipi di errori" a pagina 15. Inoltre, esistono numerose modalità per eseguire il controllo dei documenti con FormatChecker: Controllo interattivo di un documento vedere la sezione. a pagina 18 Questa opzione consente di eseguire un controllo interattivo. FormatChecker esegue la ricerca degli errori all'interno del documento aperto e mostra quelli individuati insieme alla relativa descrizione. Questo tipo di controllo consente inoltre di correggere immediatamente gli errori individuati. Controllo completo di un documento vedere la sezione.5 a pagina 21 Questa opzione consente di eseguire il controllo completo. FormatChecker esegue automaticamente la ricerca degli errori nell'intero documento e ne mostra quindi una panoramica, in cui viene indicata la frequenza con cui ricorre ogni tipo di errore. Se è stata selezionata l'opzione corrispondente, FormatChecker calcola anche la qualità della formattazione e mostra la relativa valutazione. Documento contemporaneo di più documenti vedere la sezione.6 a pagina 23 A tal fine, occorre eseguire il controllo batch. Con questo tipo di controllo, è possibile selezionare più documenti in cui FormatChecker cercherà automaticamente gli errori. Al termine del controllo, FormatChecker mostra in una panoramica la frequenza con cui ricorre ogni tipo di errore. Se è stata selezionata l'opzione corrispondente, FormatChecker calcola anche la qualità della formattazione e mostra la relativa valutazione. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 12

.1 Icone di FormatChecker nella barra degli strumenti di Word.1 Icone di FormatChecker nella barra degli strumenti di Word Una volta installato FormatChecker per Microsoft Word in Word verrà visualizzata una nuova barra degli strumenti: Fig. -1: FormatChecker può essere usato in Word usando una barra degli strumenti apposita Tramite questa barra, è possibile avviare FormatChecker, per iniziare i controlli o per configurarlo. Icona Significato Apre la finestra Impostazioni, in cui è possibile impostare la lingua delle finestre di dialogo e attivare la valutazione della formattazione. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione.2 "Impostazioni" a pagina 1 Apre la finestra Selezione tipo di errori, in cui è possibile specificare i tipi di errori che FormatChecker deve cercare durante il controllo. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione.3 "Tipi di errori" a pagina 15 Avvia il controllo interattivo, che consente di controllare il documento attivo in modo interattivo e di correggere gli errori immediatamente. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione. "Controllo interattivo" a pagina 18 Avvia il controllo completo, che consente di eseguire il controllo dell'intero documento. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione.5 "Controllo completo e valutazione" a pagina 21 Avvia la finestra del controllo batch, che consente di eseguire il controllo di più documenti contemporaneamente. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione.6 "Controllo batch e valutazione" a pagina 23 Tabella -1: Icone di FormatChecker nella barra degli strumenti di Word Versione dimostrativa Dopo l'installazione, inizialmente FormatChecker è disponibile come versione dimostrativa per un periodo limitato. Pertanto, quando si richiama una funzione FormatChecker, Microsoft Word visualizza una relativa finestra di messaggio. Per informazioni più dettagliate, fare riferimento alla Sezione 3.3 "Dopo l'installazione" a pagina 10 e al file FormatChecker_Activation_ENU.pdf. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 13

.2 Impostazioni Nelle sezioni che seguono, viene descritto come impostare le diverse configurazioni ed eseguire i controlli..2 Impostazioni Per adeguare i controlli alle proprie esigenze, nella finestra Impostazioni è possibile modificare la lingua delle finestre di dialogo e specificare se FormatChecker deve eseguire la valutazione del documento controllato..2.1 Lingua delle finestre di dialogo La lingua delle finestre di dialogo è la lingua con cui FormatChecker mostra gli errori e le relative descrizioni, oltre ai menu, i titoli delle finestre, le opzioni, ecc. È possibile modificare la lingua di FormatChecker mentre Word è aperto. Come modificare la lingua di FormatChecker: 1 Aprire in Word il documento che si desidera controllare. 2 Aprire la finestra delle impostazioni facendo clic sulla seguente icona: FormatChecker visualizza la finestra delle impostazioni: Fig. -2: La lingua delle finestre di dialogo può essere modificata in qualsiasi momento nella finestra delle impostazioni 3 Nel campo Lingua finestra di dialogo selezionare la lingua desiderata e confermare la selezione con OK. FormatChecker visualizza immediatamente tutte le finestre, i menu, le descrizioni degli errori, ecc. nella lingua selezionata. Salvataggio delle impostazioni della lingua Quando si modificano le impostazioni della lingua per FormatChecker in Word, è possibile salvare tali impostazioni in modo che la lingua scelta venga usata anche all'avvio successivo di Word. Una volta modificata la lingua, quando si tenta di chiudere il programma, Word chiede con un messaggio se si desidera salvare le modifiche nel file dot. Confermare questo messaggio facendo clic su Sì per salvare la lingua attualmente selezionata. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 1

.3 Tipi di errori.2.2 Valutazione della formattazione È possibile usare FormatChecker per valutare in modo rapido e facile la qualità dei documenti. Se si seleziona questa impostazione, FormatChecker calcola la qualità generale della formattazione in base agli errori trovati e visualizza la valutazione. FormatChecker mostra la valutazione sia in caso di controllo completo che di controllo batch. Per informazioni su come procedere in caso di controllo completo, consultare la sezione.5 "Controllo completo e valutazione" a pagina 21. Per informazioni su come procedere in caso di controllo batch, consultare la sezione.6 "Controllo batch e valutazione" a pagina 23. Per impostare la visualizzazione della valutazione di FormatChecker: 1 Aprire in Word il documento che si desidera controllare. 2 Aprire la finestra delle impostazioni A tal fine, fare clic sulla seguente icona: FormatChecker visualizza la finestra delle impostazioni: Fig. -3: Nelle impostazioni è possibile decidere se FormatChecker visualizzerà la valutazione o meno 3 Specificare se FormatChecker deve visualizzare la valutazione della formattazione. Perché la valutazione sia mostrata, selezionare la casella Valuta qualità formattazione. Per non visualizzarla, non selezionare la casella. Salvare le impostazioni facendo clic su OK. Se è stata attivata la valutazione, FormatChecker mostra automaticamente il risultato della valutazione quando viene eseguito il controllo completo oppure il controllo batch. Per informazioni su come eseguire i controlli, consultare le sezioni.5 "Controllo completo e valutazione" a pagina 21 e.6 "Controllo batch e valutazione" a pagina 23..3 Tipi di errori Probabilmente non si desidera sempre cercare in tutti i documenti tutti i tipi di errore possibili. FormatChecker offre pertanto la possibilità di selezionare solo i tipi di errori la cui ricerca è utile in quel momento specifico. Questa selezione di errori può quindi essere salvata e riutilizzata in qualsiasi momento. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 15

.3 Tipi di errori Le impostazioni non salvate vengono applicate solo alla sessione in corso Se la selezione di errori corrente non viene salvata, viene applicata solo alla sessione corrente. Quando Word viene nuovamente avviato, saranno selezionati di nuovo tutti i tipi di errore..3.1 Selezione dei tipi di errore e salvataggio del file della selezione È possibile selezionare i tipi di errore che FormatChecker deve cercare nel documento. Questi tipi di errore possono essere salvati in un file, che potrà essere riutilizzato velocemente. Come selezionare i tipi di errore e salvare la selezione: 1 Aprire in Word il documento che si desidera controllare. 2 Aprire la finestra per la selezione dei tipi di errore. A tal fine, fare clic sulla seguente icona: FormatChecker visualizza la finestra per la selezione dei tipi di errore: Fig. -: Selezionare i tipi di errore che FormatChecker dovrà cercare Colonna Controllo mostra se il tipo di errore è già stato selezionato per il controllo Qui è possibile selezionare i tipi di errore o eliminarli dalla selezione. Colonna Errore tipo di errore (di cosa si tratta?) Questa colonna contiene la descrizione dell'errore. Colonna Descrizione breve descrizione dell'errore (cosa è stato fatto?) Questa descrizione aiuta a decidere se il tipo di errore è significativo per il documento da controllare e se si desidera correggerlo. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 16

.3 Tipi di errori 3 Nella finestra Selezione tipo di errori selezionare i tipi di errore che FormatChecker deve cercare nel documento. Nella colonna Controllo contrassegnare i tipi di errore che FormatChecker deve cercare. Se FormatChecker deve ignorare un tipo di errore, deselezionare la casella corrispondente. Con Seleziona tutti è possibile selezionare tutti i tipi di errore. Con Deseleziona tutti è possibile deselezionare tutti i tipi di errore. Se si desidera utilizzare i tipi di errore selezionati solo per la sessione in corso, confermare le modifiche con OK. FormatChecker cercherà quindi solo i tipi di errore selezionati per la sessione in corso. 5 Se invece si desidera usare questa selezione anche successivamente, occorre salvarla. A tal fine, fare clic su Salva con nome. FormatChecker visualizza una finestra con cui è possibile salvare la selezione di errori. La selezione viene salvata in un file chk. È possibile decidere se salvare il file o no. 6 Confermare la selezione con OK. FormatChecker cercherà durante il controllo solo i tipi di errore selezionati. Se la selezione di errori è stata salvata in un file, potrà essere riutilizzata in qualsiasi momento (vedere la sezione.3.2 "Come caricare e usare il file della selezione" a pagina 17). Selezione degli errori modificata con il controllo interattivo Se durante il controllo interattivo si seleziona Ignora sempre (vedere la sezione..2 a pagina 19), la selezione corrente degli errori sarà automaticamente modificata. FormatChecker deseleziona la casella corrispondente all'errore che si vuole ignorare nella finestra Selezione tipo di errori. Il tipo di errore verrà dunque ignorato per tutti i controlli. Per inserire nuovamente questo tipo di errore nel controllo, contrassegnare la casella corrispondente nell'elenco dei tipi di errore disponibili oppure caricare il file di selezione corrispondente..3.2 Come caricare e usare il file della selezione Se dalla finestra Selezione tipo di errori si è deciso di salvare una selezione di errori (vedere la sezione.3.1 "Selezione dei tipi di errore e salvataggio del file della selezione" a pagina 16), è possibile aprire il file corrispondente (file chk) in qualsiasi momento e caricare così quella selezione di errori. FormatChecker cercherà durante il controllo solo i tipi di errore contenuti nel file. Per caricare la selezione di errori: 1 Aprire in Word il documento che si desidera controllare. 2 Aprire la finestra per la selezione dei tipi di errore. A tal fine, fare clic sulla seguente icona: STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 17

. Controllo interattivo FormatChecker mostra la finestra Selezione tipo di errori con la selezione degli errori corrente (fig. - a pagina 16). 3 Fare clic su Carica... FormatChecker visualizza una finestra con cui è possibile selezionare il file desiderato. Selezionare il file chk in cui è stata salvata la selezione di errori desiderata e fare clic su Apri. FormatChecker ora utilizzerà la selezione scelta. Nella finestra Selezione tipo di errori nella colonna Controllo sono contrassegnati solo i tipi di errore specificati nel file della selezione. Se si desidera che FormatChecker cerchi nuovamente anche altri tipi di errore, modificare la selezione nella finestra Selezione tipo di errori oppure caricare un altro file di selezione. Selezione solo per la sessione in corso Quando si carica un file di selezione, questo viene applicato solo alla sessione in corso. Quando Word viene nuovamente avviato, saranno selezionati di nuovo tutti i tipi di errore. Al nuovo avvio, per lavorare nuovamente con i tipi di errore selezionati, caricare nuovamente il file della selezione.. Controllo interattivo Con il controllo interattivo, FormatChecker cerca gli errori nel documento già aperto. Quando FormatChecker individua un errore, evidenzia il punto corrispondente e visualizza una finestra con un messaggio. Le sezioni che seguono descrivono la struttura di tale finestra e le opzioni che si hanno a disposizione nel controllo interattivo. Visualizzazione dei segni di formattazione in Word Quando FormatChecker trova un errore, evidenzia il punto corrispondente nel documento. Affinché gli errori (ad esempio la presenza di più spazi) siano più facilmente visibili, è consigliabile attivare la visualizzazione di tutti i segni di formattazione in Word : Menu Strumenti Opzioni, scheda Visualizza STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 18

. Controllo interattivo..1 La finestra dei messaggi Quando FormatChecker trova un errore nel documento, evidenzia il punto corrispondente e mostra l'errore in una finestra: In questa finestra sono contenute diverse informazioni: Fig. -5: Quando FormatChecker trova un errore, lo mostra in una finestra Titolo della finestra denominazione dell'errore (di cosa si tratta?) Contenuto della finestra breve descrizione dell'errore (cosa è stato fatto?) Con Dettagli è possibile ottenere una descrizione più dettagliata dell'errore e una proposta per correggerlo. FormatChecker ingrandisce la finestra del messaggio. Fig. -6: Finestra ingrandita con suggerimento di correzione o Le spiegazioni aggiuntive aiutano a decidere se e come l'errore va corretto...2 Controllo interattivo del documento Nel caso del controllo interattivo FormatChecker mostra ogni errore trovato nel documento. Quindi, si hanno diverse possibilità per gestire l'errore individuato. Controllo delle impostazioni Prima di iniziare il controllo, occorre verificare che siano stati selezionati tutti i tipi di errore che devono essere cercati nel documento. Per informazioni su come selezionare i tipi di errore, vedere la sezione.3 "Tipi di errori" a pagina 15. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 19

. Controllo interattivo Per controllare il documento in modo interattivo: 1 Aprire in Word il documento che si desidera controllare. 2 Posizionare il cursore nel punto del documento in cui FormatChecker deve iniziare il controllo. 3 Avviare il controllo interattivo. A tal fine, fare clic sulla seguente icona: FormatChecker cerca gli errori nel documento aperto. Quando FormatChecker individua un errore, evidenzia il punto corrispondente e visualizza una finestra con un messaggio. La seguente figura mostra un documento di Word in cui il testo è stato strutturato con l'uso del tasto tabulatore e inserendo più spazi. FormatChecker evidenzia il punto dell'errore e visualizza la finestra in cui compare la sua descrizione: Fig. -7: Esempio di errore FormatChecker ha trovato un errore nel documento Decidere se correggere l'errore direttamente, se ignorarlo o se visualizzare ulteriori informazioni: Ignora ignora l'errore individuato e prosegue con il controllo Ignora sempre ignora tutti gli errori di questo tipo e prosegue con il controllo FormatChecker seleziona il tipo di errore automaticamente nelle impostazioni relative al tipo di errore, in modo che questo errore non venga più indicato. Modifica/Stop chiude la finestra del messaggio e posiziona il cursore nel punto in cui si trova l'errore Ora l'errore può essere corretto direttamente nel documento. Dettagli ingrandisce la finestra del messaggio e visualizza ulteriori informazioni sull'errore. 5 Una volta corretto un errore, procedere con il controllo. A tal fine, fare nuovamente clic sulla seguente icona: 6 FormatChecker procede con la ricerca dal punto in cui è stato posizionato il cursore. Per interrompere il controllo prima che termini, fare clic su Modifica/Stop. Quando FormatChecker raggiunge la fine del documento, il cursore si posiziona nuovamente nel punto in cui il controllo è stato avviato e termina la ricerca. 7 Salvare il documento corretto. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 20

.5 Controllo completo e valutazione Ora il controllo interattivo è stato concluso. Il documento può essere sottoposto al controllo interattivo in qualsiasi momento, oppure è possibile visualizzare il numero di errori rimasti in una panoramica (vedere la sezione.5 "Controllo completo e valutazione" a pagina 21). "Ignora sempre" modifica le impostazioni del controllo Se durante il controllo interattivo si seleziona Ignora sempre sarà automaticamente modificata la selezione corrente degli errori: FormatChecker deseleziona la casella corrispondente all'errore che si vuole ignorare nella finestra Selezione tipo di errori. Il tipo di errore verrà dunque ignorato per tutti i controlli. Per inserire nuovamente questo tipo di errore nel controllo, selezionare la casella corrispondente nell'elenco dei tipi di errore disponibili oppure caricare il file di selezione corrispondente..5 Controllo completo e valutazione Con FormatChecker non solo si possono visualizzare errori singoli, ma è anche possibile analizzare l'intero documento. FormatChecker mostra quindi una panoramica del numero degli errori individuati e il relativo tipo. Questa panoramica può essere salvata in un file csv, in modo dal poterla consultare in qualsiasi momento. Per visualizzare questa panoramica per un documento aperto, usare il controllo completo. Controllo contemporaneo di più documenti Con FormatChecker è possibile cercare gli errori non solo nel documento aperto, ma anche in più documenti. A tal fine, occorre eseguire il controllo batch. FormatChecker mostra nella panoramica degli errori il risultato del controllo per tutti i documenti controllati. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione.6 "Controllo batch e valutazione" a pagina 23. Con il controllo completo, FormatChecker può valutare la qualità dei documenti in termini di formattazione in base al tipo di errori riscontrati e al loro numero. In questo modo è possibile vedere immediatamente se la formattazione dei documenti deve essere nuovamente elaborata. Per decidere se FormatChecker deve valutare i documenti controllati, configurare le impostazioni affinché tale valutazione sia visualizzata (vedere la sezione.2.2 "Valutazione della formattazione" a pagina 15). Per eseguire il controllo completo: 1 Aprire in Word il documento per cui si desidera visualizzare la panoramica degli errori e la valutazione. 2 Avviare il controllo completo. A tal fine, fare clic sulla seguente icona: STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 21

.5 Controllo completo e valutazione FormatChecker controlla il documento e mostra l'avanzamento del controllo: Fig. -8: FormatChecker ora controlla l'intero documento.attendere qualche minuto. Se nelle impostazioni non è stata attivata la valutazione della formattazione, ora FormatChecker visualizzerà la panoramica degli errori. A questo punto si può immediatamente procedere con il passaggio a pagina 22. Per informazioni su come attivare la valutazione della formattazione, vedere la sezione.2.2 "Valutazione della formattazione" a pagina 15. Se nelle impostazioni è stata attivata la valutazione della formattazione, ora FormatChecker mostra la finestra della valutazione: Fig. -9: FormatChecker valuta la qualità della formattazione in base agli errori individuati Migliore è la formattazione del documento controllato, più frequentemente FormatChecker visualizzerà la seguente icona: Fig. -10: Più spesso FormatChecker mostra questa icona, migliore è la qualità della formattazione 3 Per visualizzare i risultati precisi del controllo nella panoramica errori e per salvarla, fare clic su Dettagli. Se non occorrono i risultati precisi, fare clic nella finestra Qualità formattazione su Chiudi. FormatChecker chiude quindi la finestra della valutazione. I passaggi successivi non sono di interesse per l'utente. Le informazioni della panoramica errori possono essere utilizzate per valutare quanto impegno richiederà la correzione. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 22

.6 Controllo batch e valutazione FormatChecker mostra la panoramica errori in una finestra separata: Fig. -11: Nella panoramica viene indicato il numero dei tipo di errore individuati e una breve descrizione degli errori Quantità numero di errori trovati per uno specifico tipo Errore tipo di errore (di cosa si tratta?) Descrizione breve descrizione dell'errore (cosa è stato fatto?) 5 Per salvare la panoramica, fare clic su Salva... e salvare il file csv. 6 Chiudere la panoramica. 7 Chiudere la finestra della valutazione. In questo modo è possibile aprire sempre una panoramica degli errori relativa a un documento e/o valutare rapidamente la qualità della formattazione..6 Controllo batch e valutazione Con FormatChecker è possibile cercare gli errori non solo nel documento aperto, ma anche in più documenti contemporaneamente. FormatChecker mostra nella panoramica degli errori il risultato del controllo per tutti i documenti controllati. Questa panoramica può essere salvata in un file csv, in modo dal poterla consultare in qualsiasi momento. Per controllare più documenti contemporaneamente, usare il controllo batch. Con il controllo batch FormatChecker può valutare contemporaneamente la qualità complessiva dei documenti selezionati in termini di formattazione, sulla base dei tipi di errore individuati e del loro numero. In questo modo è possibile vedere immediatamente se occorre elaborare nuovamente la formattazione dei documenti. Per decidere se FormatChecker deve valutare i documenti controllati, configurare le impostazioni affinché tale valutazione sia visualizzata (vedere la sezione.2.2 "Valutazione della formattazione" a pagina 15). STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 23

.6 Controllo batch e valutazione Per eseguire il controllo batch: 1 Avviare Word. Per il controllo batch non occorre aprire tutti i documenti. 2 Avviare il controllo batch. A tal fine, fare clic sulla seguente icona: FormatChecker visualizza una finestra con cui è possibile selezionare i file da controllare: Fig. -12: Se si seleziona una cartella, FormatChecker controllerà tutti i file che la cartella contiene 3 Evidenziare i file che FormatChecker deve controllare. Per controllare i file all'interno di una cartella, selezionare solo la cartella. Se la cartella contiene ulteriori sottocartelle e si desidera che vengano controllati anche i file che queste contengono, selezionare Includi sottocartelle. Per avviare il controllo, fare clic su Apri. FormatChecker controlla i documenti selezionati e mostra l'avanzamento del controllo: Fig. -13: FormatChecker ora controlla tutti i documenti selezionati. Attendere qualche minuto. Se nelle impostazioni non è stata attivata la valutazione della formattazione, ora FormatChecker visualizzerà la panoramica degli errori. A questo punto si può immediatamente procedere con il passaggio 6 a pagina 25. Per informazioni su come attivare la valutazione della formattazione, vedere la sezione.2.2 "Valutazione della formattazione" a pagina 15. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 2

.6 Controllo batch e valutazione Se nelle impostazioni è stata attivata la valutazione della formattazione, ora FormatChecker mostra la finestra della valutazione: Fig. -1: FormatChecker valuta la qualità della formattazione in base agli errori individuati Migliore è la formattazione dei documenti controllati, più frequentemente FormatChecker visualizzerà la seguente icona: Fig. -15: Più spesso FormatChecker mostra questa icona, migliore è la qualità della formattazione 5 Per visualizzare i risultati precisi del controllo nella panoramica e per salvarla, fare clic su Dettagli. Se non occorrono i risultati precisi, fare clic nella finestra Qualità formattazione su Chiudi. FormatChecker chiude quindi la finestra della valutazione. I passaggi successivi non sono di interesse per l'utente. 6 Le informazioni della panoramica errori possono essere utilizzate per valutare quanto impegno richiederà la correzione dei documenti controllati. FormatChecker mostra la panoramica errori in una finestra separata: Fig. -16: Nella panoramica viene indicato il numero dei tipo di errore individuati e una breve descrizione degli errori STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 25

.6 Controllo batch e valutazione Quantità numero di errori trovati per uno specifico tipo Errore tipo di errore (di cosa si tratta?) Descrizione breve descrizione dell'errore (cosa è stato fatto?) 7 Per salvare la panoramica, fare clic su Salva... e salvare il file csv. 8 Chiudere la panoramica. 9 Chiudere la finestra della valutazione. In questo modo è possibile aprire sempre una panoramica degli errori relativa ad un documento e/o valutare rapidamente la qualità della formattazione. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 26

5 Cosa fare se... 5 5 Cosa fare se... Poiché FormatChecker viene aggiunto all'installazione di Microsoft Word di cui già si dispone, occorre eseguire alcune modifiche in Word in modo da poter usare FormatChecker correttamente. Le situazioni descritte nelle sezioni successive possono verificarsi se non sono state eseguite alcune impostazioni specifiche del programma. Queste informazioni possono essere utili per trovare le cause di alcuni problemi e adeguare le impostazioni in modo da risolverle. 5.1 Le icone non vengono visualizzate Se Word non mostra la barra degli strumenti di FormatChecker dopo la sua installazione, le cause possono essere diverse: La barra degli strumenti per FormatChecker non è visualizzata. In questo caso occorre attivare la barra degli strumenti di FormatChecker in Word. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione 5.1.1 "Visualizzazione della barra degli strumenti" a pagina 27. FormatChecker non è stato riconosciuto come nuova aggiunta di Word. In questo caso occorre aggiungere il modello di FormatChecker Word manualmente. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione 5.1.2 "Come aggiungere il modello di FormatChecker" a pagina 28. Sono state apportate modifiche alla cartella di installazione di Word. In questo caso occorre installare nuovamente FormatChecker per Word. Per informazioni su come installare FormatChecker, consultare la sezione 3 "Installazione di FormatChecker" a pagina 8. 5.1.1 Visualizzazione della barra degli strumenti Per visualizzare la barra degli strumenti: 1 Avviare Word. 2 Selezionare Visualizza Barre degli strumenti FormatChecker. È possibile inoltre visualizzare le barre degli strumenti disponibili aprendo il menu contestuale delle barre degli strumenti. Ora Word dovrebbe visualizzare la barra degli strumenti di FormatChecker Fig. 5-1: Word ora mostra la barra degli strumenti di FormatChecker Se Word non visualizza la barra degli strumenti di FormatChecker, controllare se le altre impostazioni di Word sono corrette. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 27

5.2 Viene mostrato un messaggio sulle macro 5 5.1.2 Come aggiungere il modello di FormatChecker Se Word non visualizza la barra degli strumenti di FormatChecker, questo può dipendere dal fatto che il modello di FormatChecker (file dot) non è stato caricato all'avvio di Word. Per caricare il modello di FormatChecker: 1 Avviare Word. 2 Selezionare Strumenti Modelli e aggiunte. Word visualizza la finestra per la selezione dei modelli e delle aggiunte disponibili. 3 Verificare che il file checker.dot sia selezionato ed eventualmente selezionare il file per aggiungerlo. Word ora dovrebbe visualizzare la barra degli strumenti di FormatChecker in Word (vedere la fig. 5-1 a pagina 27). Se Word non visualizza la barra degli strumenti di FormatChecker, controllare se le altre impostazioni di Word sono corrette. 5.2 Viene mostrato un messaggio sulle macro Per poter utilizzare FormatChecker in Word, al momento dell'installazione FormatChecker deve aggiungere una macro e attivarla. Le impostazioni di protezione di Word potrebbero però impedire che tale macro sia eseguita. Se in Word è stata selezionata l'impostazione di protezione Media, Word chiede a ogni nuovo avvio se si desidera attivare la macro di FormatChecker. A questo punto si hanno a disposizione diverse possibilità: Attivare la macro nella finestra che compare ad ogni nuovo avvio. A tal fine, fare clic nella finestra di avviso sul pulsante corrispondente. Impostazione Accettare tutti i modelli e le aggiunte installati Occorre modificare le impostazioni di protezione per le macro. Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione per l'utente di Word. 5.3 La macro di FormatChecker non viene eseguita Per poter utilizzare FormatChecker in Word, al momento dell'installazione FormatChecker deve aggiungere una macro e attivarla. Alcune impostazioni di protezione di Word potrebbero però impedire che la macro sia eseguita. Se in Word è stato selezionato il livello di protezione Alta, possono essere eseguite solo determinate macro. Quando si tenta di attivare una funzione di FormatChecker tramite la barra degli strumenti, Word visualizza un messaggio di errore. A questo punto si hanno a disposizione diverse possibilità: Impostazione Accettare tutti i modelli e le aggiunte installati STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 28

5.3 La macro di FormatChecker non viene eseguita 5 Occorre modificare le impostazioni di protezione per le macro. Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione per l'utente di Word. Impostare il livello di protezione su Media (vedere la sezione 5.1 a pagina 27). Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione per l'utente di Word. STAR FormatChecker 1.0 Manuale dell utente 29