MANUALE DELL'UTENTE DEL SISTEMA DI POSTA VOCALE Versione 11.0
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Introduzione...................................................................... 1 Informazioni sul sistema di posta vocale.............................................. 1 Informazioni su questo documento................................................... 1 Il telefono...................................................................... 1 Operazioni preliminari per accedere alla casella postale.................................. 2 Accesso alla casella postale........................................................ 3 Interno dell'azienda............................................................... 3 Dal proprio interno............................................................. 3 Da un altro interno............................................................. 3 Esterno all'azienda............................................................... 3 Da una linea esterna........................................................... 3 Da una linea esterna al supervisore automatico...................................... 3 Impostazione della casella postale................................................... 4 Panoramica dei menu............................................................. 4 Annunci........................................................................ 4 Nome......................................................................... 4 Codice segreto.................................................................. 5 Riproduzione dei messaggi......................................................... 6 Accesso ai menu di posta vocale e posta elettronica..................................... 6 Riproduzione dei messaggi........................................................ 6 Durante l'ascolto di un messaggio................................................... 7 Dopo l'ascolto di un messaggio..................................................... 8 Creazione dei messaggi............................................................ 9 Creazione di un messaggio vocale................................................... 9 Registrazione di un messaggio vocale............................................. 9 Invio di un messaggio al termine della registrazione.................................. 10 Opzioni utente................................................................... 11 Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente..................................... 11 Annunci, nome e codice segreto................................................... 11 Elenchi di distribuzione........................................................... 12 Creazione o modifica di un elenco di distribuzione................................... 12 Utilizzo di un elenco di distribuzione.............................................. 12 Opzioni di pianificazione chiamate.................................................. 12 Funzione opzionale di registrazione di una chiamata................................... 13 Registrazione durante una conversazione a due....................................... 13 Registrazione mediante i tasti funzione............................................ 13 Registrazione mediante i tasti fissi............................................... 14 Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione............................ 14 Ascolto di una registrazione....................................................... 14 Funzione opzionale fax............................................................ 15 Opzioni di consegna fax.......................................................... 15 Riproduzione e stampa di messaggi fax.............................................. 15 Da un telefono............................................................... 15 Da un telefono fax............................................................ 16 Dopo l'ascolto di un messaggio fax................................................. 16 Indice iii
Creazione di un fax (senza messaggio vocale)........................................ 16 Dal fax dell azienda........................................................... 17 Dalla propria casella.......................................................... 17 Creazione di un fax (con messaggio vocale).......................................... 18 Dal fax dell azienda........................................................... 18 Dalla propria casella.......................................................... 18 Utilizzo del PC per i messaggi vocali................................................. 19 Installazione di Multimedia Outlook Plug-in........................................... 20 Attivazione di utenti aggiuntivi per il plug-in di Outlook all'interno di un PC................... 21 Impostazione della riproduzione dei messaggi......................................... 22 Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata)....... 22 Barra degli strumenti della messaggistica unificata..................................... 23 Barra degli strumenti QuickPlay.................................................... 24 Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook....................................... 24 Risposta a un messaggio vocale in Outlook........................................... 25 Inoltro di un messaggio vocale in Outlook............................................ 25 Invio di un nuovo messaggio vocale in Outlook........................................ 26 Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook........................................ 26 Avvio di Web View da Outlook..................................................... 26 Funzione opzionale TTS (Text-to-Speech)............................................ 26 Riproduzione di un messaggio TTS................................................. 27 Indice iv
Introduzione Introduzione Informazioni sul sistema di posta vocale Mitel NuPoint Messenger IP permette di gestire messaggi di posta vocale, RAC (Record-A-Call), fax e posta elettronica Microsoft Outlook da qualsiasi PC o telefono a multifrequenza. Posta vocale, RAC, fax e posta elettronica sono tutti "messaggi" accessibili mediante la propria casella vocale e tramite un sistema di menu. Il menu della posta vocale fornisce accesso a numerose funzioni e opzioni della casella vocale, tra cui i messaggi fax. Qualsiasi utente della posta vocale può accedere al menu. Il menu della posta elettronica fornisce esclusivamente accesso ai messaggi di posta elettronica ed è disponibile solo per gli utenti che dispongono della funzione di messaggistica unificata avanzata con opzione TTS (Text-to-Speech). Oltre ad accedere ai messaggi via telefono, è ora possibile riprodurre e gestire i messaggi di posta vocale dalla Posta in arrivo di Microsoft Outlook. A tale proposito, è necessario installare un plug-in che consenta la riproduzione dei messaggi vocali dalla Posta in arrivo tramite il telefono o gli altoparlanti del PC. Per utilizzare questa funzione è necessario disporre della funzione di messaggistica unificata avanzata. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo del PC per i messaggi vocali a pagina 19. Informazioni su questo documento Il telefono Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte in questo manuale siano disponibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Questo manuale contiene istruzioni sulle funzionalità dell'interfaccia utente telefonica Mitel (TUI - Telephone User Interface) e di Mitel Multimedia Outlook Plug-in. Per ulteriori informazioni, consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel NuPoint Messenger all'indirizzo http://edocs.mitel.com/ug/index.html. Prima di utilizzare le funzioni di posta vocale del sistema, è bene acquisire familiarità con il proprio telefono. Tasto messaggio: consente di chiamare il sistema NuPoint Voice e di accedere alla propria casella postale. Tastiera: consente di effettuare le selezioni dei menu all'interno del sistema di posta vocale. Spia messaggi: indica quando sono presenti nuovi messaggi vocali nella casella vocale. Tasti funzione: consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della posta vocale. Per selezionare un'opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile premere il tasto funzione sensibile al contesto associato visualizzato sul display digitale oppure il numero sulla tastiera corrispondente all'opzione. Nota: i nomi dei tasti funzione utilizzati in questo manuale potrebbero essere leggermente diversi a seconda del telefono. Ad esempio, il tasto funzione Can (Elimina) in determinati telefoni corrisponde al tasto funzione Elimina. 1
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Operazioni preliminari per accedere alla casella postale Prima di accedere alla casella postale, accertarsi di aver ricevuto le seguenti informazioni dall'amministratore di sistema: Numero dell'addetto alla reception NP (facoltativo) Interno per accedere al sistema NuPoint Voice Numero della casella postale Codice segreto predefinito In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l'amministratore di sistema. 2
Accesso alla casella postale Accesso alla casella postale Tutti i messaggi vocali risiedono nella "casella postale" personale, che è protetta con un codice segreto. L'amministratore di sistema assegna un codice segreto temporaneo da utilizzare per accedere la prima volta alla casella postale. La modalità di accesso alla casella postale dipende dal fatto che la chiamata venga effettuata dall'interno o dall'esterno dell'azienda. Interno dell'azienda Dal proprio interno 1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint Voice. 2. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Da un altro interno 1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint Voice. 2. Quando viene richiesta l'immissione del codice segreto, premere il tasto. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Esterno all'azienda Da una linea esterna 1. Digitare il numero esterno di accesso a NuPoint Voice. 2. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 3. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Da una linea esterna al supervisore automatico 1. Comporre il numero dell'addetto alla reception NP. 2. Premere il tasto per accedere al sistema NuPoint Voice. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. 3
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Impostazione della casella postale Quando si accede alla casella postale per la prima volta, viene attivata automaticamente un'esercitazione per l'utente. Tale esercitazione guida l'utente nella prima sessione di accesso alla casella postale, illustra come registrare un annuncio e il proprio nome e richiede la modifica del codice segreto temporaneo. Suggerimento: dopo l'ascolto o l'invio di messaggi, il sistema potrà far ritornare l'utente a un menu precedente con opzioni diverse dal menu in uso. Panoramica dei menu Annunci Per ulteriori informazioni sulla panoramica dei menu, consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel di NuPoint Messenger IP (http://edocs.mitel.com/ug/index.html). Dopo aver aperto la casella postale, verrà richiesto di registrare uno o più annunci che gli utenti ascolteranno chiamando la casella postale. È possibile, ad esempio, registrare un annuncio che gli utenti chiamanti ascolteranno quando la linea è occupata (es. "Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata") e crearne uno diverso per quando non si è al telefono (es. "Al momento non sono alla mia scrivania"). Se l'amministratore di sistema ha attivato la funzionalità di annuncio di assenza prolungata per la casella di posta personale, è anche possibile registrare un annuncio di assenza prolungata. Questo annuncio permette di informare i chiamanti su un periodo di assenza prolungata. I chiamanti non possono saltare l'annuncio premendo un tasto. Al termine dell'annuncio, i chiamanti possono essere trasferiti al supervisore o lasciare un messaggio. Nota: l'annuncio di assenza prolungata viene attivato una volta conclusa la sua registrazione. In tal modo, questo annuncio viene ascoltato da tutti i chiamanti che sono inoltrati alla casella di posta elettronica. Una volta avuto accesso alla casella vocale, verrà richiesto di premere 1 per mantenere l'annuncio di assenza prolungata o 2 per disattivarlo. Se l'amministratore di sistema ha disattivato la consegna messaggi per l'annuncio di assenza prolungata, dopo l'annuncio i chiamanti verranno automaticamente trasferiti al supervisore. Vedere Annunci, nome e codice segreto a pagina 11. Nome Viene richiesta la registrazione del proprio nome in modo che il sistema possa Rivolgersi all'utente quando si chiama il sistema (es. "Salve, Jane Smith"). Informare altri utenti quando il messaggio è stato registrato dal proprietario della casella postale (es. "16:45, da parte di Jane Smith"). Specificare il nome del proprietario della casella postale ad altri utenti quando indirizzano messaggi alla casella postale (es. "Jane Smith"). 4
Impostazione della casella postale Codice segreto Prima di accedere alla casella postale è sempre richiesta l'immissione del codice segreto. La prima volta che si accede alla casella postale, si utilizza il codice segreto temporaneo assegnato dall'amministratore di sistema. Durante l'esercitazione, verrà richiesto di sostituire il codice segreto con un numero compreso tra 4 e 10 cifre. Definire un codice segreto facile da ricordare, ma senza selezionare un codice segreto ovvio come "1234". Nota: i codici segreti sono richiesti soltanto se si desidera proteggere la propria privacy. Durante l'esercitazione è possibile scegliere di non impostare un codice segreto premendo 0000 quando richiesto. Una volta configurata la casella postale, è possibile procedere all'utilizzo delle funzioni di NuPoint Voice. 5
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Riproduzione dei messaggi Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa sul numero di messaggi da ascoltare ("Sono presenti 2 messaggi urgenti e 2 non riprodotti"). Per gli utenti della messaggistica unificata avanzata con opzione TTS (Text-to-speech), il sistema informa sul numero di messaggi vocali e di posta elettronica da ascoltare ("Sono presenti 2 messaggi non riprodotti, 1 messaggio salvato, 3 messaggi di posta elettronica non riprodotti e 1 messaggio di posta elettronica non salvato"). L'accesso a messaggi vocali e messaggi di posta elettronica avviene tramite due differenti menu. Dopo essere stati informati sul numero di messaggi presenti, gli utenti della messaggistica unificata avanzata con opzione TTS possono accedere al menu della posta vocale o della posta elettronica. Non è possibile accedere ai due menu contemporaneamente. Nota: gli utenti che utilizzano la messaggistica unificata avanzata senza l'opzione TTS non possono accedere al menu della posta elettronica. Accesso ai menu di posta vocale e posta elettronica Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale Gli utenti che utilizzano la posta vocale normale si trovano già nel menu della posta vocale. Gli utenti che utilizzano la messaggistica unificata avanzata con opzione TTS devono premere per accedere al menu della posta vocale o per accedere a quello della posta elettronica. Riproduzione dei messaggi Dopo aver effettuato l'accesso al menu della posta vocale o della posta elettronica, premere o il tasto funzione Ascolta (o Ascolta messaggio). I messaggi urgenti verranno automaticamente riprodotti per primi. In seguito, a seconda delle impostazioni della casella postale, è possibile fare in modo che vengano riprodotti per primi i messaggi non riprodotti o quelli salvati. Per impostazione predefinita vengono riprodotti per primi i messaggi non riprodotti. Nota: se l'opzione di indicazione di data e ora è abilitata sul sistema di posta vocale, queste informazioni verranno automaticamente riprodotte all'inizio di ciascun messaggio. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 6
Riproduzione dei messaggi Durante l'ascolto di un messaggio Durante la riproduzione del messaggio è possibile in qualsiasi momento Premere il tasto, OPPURE Premere il tasto funzione Altro quindi Pausa Per eseguire questa azione Sospendere la riproduzione del messaggio per 30 secondi. Riavvolgere il messaggio di cinque secondi. Salta Avanzare velocemente di cinque secondi nel messaggio. Saltare al messaggio successivo. Altro quindi Esegui Ritornare all'inizio del messaggio precedente. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 7
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Dopo l'ascolto di un messaggio Al termine del messaggio, è possibile Premere il tasto, OPPURE Premere il tasto funzione Esegui (o Riavvia) Rispondi Invia Mantieni Can (o Elimina) Per eseguire questa azione Riprodurre di nuovo il messaggio. Rispondere alla persona che ha inviato il messaggio. Dopo aver registrato il messaggio, premere o il tasto funzione Invia per inviarlo e continuare la sessione. Quindi premere per inviare la risposta ad altre caselle postali, se si desidera. Per inviare il messaggio a un'altra casella postale, elenco di distribuzione o numero di telefono esterno al sistema. Il sistema consente di registrare ulteriori commenti prima di inviare il messaggio ad altri utenti. Dopo l'aggiunta dei commenti, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) per continuare la sessione. Quindi premere per inviare il messaggio ad altre caselle postali, se si desidera. Mantenere il messaggio. È possibile accedere ai messaggi mantenuti soltanto dopo aver saltato i messaggi non riprodotti e le code di ricezione dei messaggi. Eliminare il messaggio. Nota: se inavvertitamente si elimina un messaggio, è possibile recuperarlo premendo immediatamente o il tasto funzione Annulla. Se si preme un tasto diverso da dopo l'eliminazione del messaggio, non sarà possibile recuperare il messaggio eliminato. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 8
Creazione dei messaggi Creazione dei messaggi Per creare un messaggio, è innanzitutto necessario accedere alla casella postale chiamando il numero di accesso al sistema e immettere il codice segreto. È quindi possibile creare un messaggio vocale prima o dopo aver ascoltato i messaggi non riprodotti contenuti nella casella postale. Si noti che i messaggi possono essere inviati ad altre caselle postali, elenchi di distribuzione o numeri di telefono esterni al sistema. Creazione di un messaggio vocale Registrazione di un messaggio vocale 1. Per creare un messaggio, premere o il tasto funzione Crea messaggio. 2. Immettere il numero del destinatario oppure, per effettuare la composizione in base al nome, premere il tasto specifico assegnato a tale funzione sul sistema di posta vocale, quindi comporre il nome e cognome del destinatario finché il sistema riconosce l'utente. Nota: il sistema indicherà automaticamente il tasto specifico da premere per effettuare la composizione in base al nome. Questa funzione è configurabile, pertanto il tasto da premere varia in ciascun sistema di posta vocale. 3. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi o i numeri degli altri eventuali destinatari desiderati (ad esempio, se si desidera inviare un unico messaggio a tutti i membri di un determinato comitato, indicando loro l'ora e il luogo del prossimo incontro). 4. Al termine dell'invio del messaggio, premere o il tasto funzione Registra. 5. Iniziare la registrazione del messaggio dopo il segnale acustico (è possibile premere per sospendere la registrazione, quindi scegliere un tasto qualsiasi per riprenderla o utilizzare i tasti funzione Pausa/Cont). 9
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Invio di un messaggio al termine della registrazione Al termine della registrazione, è possibile scegliere se inviare, riascoltare, modificare, annullare o specificare una trasmissione speciale del messaggio vocale, scegliendo tra le seguenti opzioni: Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Invia Per eseguire questa azione Inviare il messaggio e passare al menu principale. Allega Effettuare un'aggiunta alla registrazione. Can Eliminare la registrazione e ricominciare dall'inizio. Riascolta Riprodurre nuovamente il messaggio. Termina registrazione Accedere alle opzioni di invio messaggi, quali trasmissione urgente, trasmissione futura, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno. Una volta selezionata l'opzione desiderata, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) per inviare il messaggio e passare al menu principale. Nota: se si inviano messaggi a più utenti regolarmente, è opportuno creare elenchi di distribuzione personali per inviare i messaggi ancora più facilmente (vedere Elenchi di distribuzione a pagina 12). 10
Opzioni utente Opzioni utente Il menu Opzioni utente consente di ascoltare l'esercitazione per l'utente, modificare gli annunci, registrare il proprio nome e definire la password, nonché creare elenchi di distribuzione di posta vocale e selezionare opzioni di pianificazione delle chiamate. Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente Per accedere alle Opzioni utente dal menu principale, premere o il tasto funzione Opzioni. Per sfogliare di nuovo l'esercitazione per l'utente è possibile premere momento. in qualsiasi Annunci, nome e codice segreto Quando si imposta la casella la prima volta (vedere Impostazione della casella postale a pagina 4), si registra un saluto, il nome e un codice segreto prescelti. Il menu Opzioni utente consente di modificare tali dati in qualsiasi momento. È opportuno aggiornare gli annunci regolarmente, ad esempio, per comunicare agli utenti chiamanti se si è in ufficio o se si è assenti. Dal menu Opzioni utente, è possibile Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Annunci Per eseguire questa azione Modificare gli annunci. È possibile registrare un annuncio principale e uno o più annunci condizionali. Si possono registrare annunci condizionali se, ad esempio, si desidera indicare agli utenti chiamanti quando la linea è occupata (es. "Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata"), quando non si è al telefono (es. "Al momento non sono alla mia scrivania") o quando si è assenti per un certo periodo (es. "Sarò assente fino al 15 ottobre..."). Premere condizionali, primario oppure per registrare o modificare gli annunci personali per registrare o modificare l'annuncio personale per abilitare l'annuncio di assenza prolungata. Cambia nome Codice segreto Al termine della registrazione dell'annuncio, premere o il tasto funzione Mdfc per selezionare quale annuncio, principale o condizionale, si desidera che gli utenti chiamanti ascoltino. Registrare nuovamente il nome. Modificare il codice segreto. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non si disponga dell'accesso agli annunci condizionali. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 11
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Elenchi di distribuzione Un elenco di distribuzione consente di registrare un unico messaggio, quindi di inviarlo a un ampio gruppo di utenti senza indirizzarlo singolarmente a ciascuno di loro. È possibile utilizzare gli elenchi di distribuzione in qualsiasi momento si crea o si invia un messaggio a un altro utente. Creazione o modifica di un elenco di distribuzione 1. Premere o il tasto funzione Elenchi dist. dal menu Opzioni utente. 2. Immettere il numero dell'elenco di distribuzione, assicurarsi che la prima cifra sia sempre zero (0). 3. Per registrare un nome da inserire nell'elenco di distribuzione, (es. "comitato di pianificazione del prodotto"), premere. Questo nome viene riprodotto ogni volta che vengono indirizzati dei messaggi all'elenco di distribuzione. 4. Premere per aggiungere membri all'elenco e per rimuoverli. 5. Immettere i numeri o i nomi degli utenti che si desidera aggiungere o rimuovere. 6. Se si desidera che il sistema riproduca l'elenco di membri selezionato, premere. 7. Premere per passare al menu principale. Nota: è necessario che tutti gli elenchi di distribuzione personali inizino con il numero 0. Utilizzo di un elenco di distribuzione Anziché un numero di casella postale, immettere il numero dell'elenco di distribuzione che si desidera utilizzare. Il sistema legge il numero dell'elenco di distribuzione. Opzioni di pianificazione chiamate Sveglia NP consente di programmare NuPoint Voice in modo da ricevere una chiamata su un numero di telefono specifico ad un'ora prestabilita. È possibile programmare le chiamate di sveglia dal lunedì al venerdì, nei fine settimana, ogni giorno o in base alle proprie esigenze. Trasmissione messaggio consente di definire una pianificazione in base alla quale, se un messaggio arriva nella casella postale, NuPoint Voice chiamerà l'utente a uno specifico numero di telefono ad un'ora prestabilita, in modo da poter recuperare il messaggio. Cercapersone consente di definire una pianificazione in base alla quale quando arriva un messaggio nella casella postale, NuPoint Voice invia una notifica al cercapersone. Controllo di trasmissione futura consente di controllare l'invio di tutti i messaggi pianificati per una trasmissione futura. È possibile pianificare la trasmissione di qualsiasi messaggio fino a 365 giorni futuri, utilizzando il menu Opzioni di invio messaggi (vedere Invio di un messaggio al termine della registrazione a pagina 10). 12
Funzione opzionale di registrazione di una chiamata Funzione opzionale di registrazione di una chiamata La funzione Registrazione di una chiamata consente di utilizzare il sistema NuPoint Voice per registrare le proprie conversazioni telefoniche. Nota: è possibile che le normative vigenti impongano di informare l'interlocutore che la conversazione verrà registrata. Per istruzioni specifiche, consultare l'amministratore di sistema. Registrazione durante una conversazione a due È possibile programmare il sistema in modo tale che la registrazione delle chiamate esterne venga avviata automaticamente quando uno dei due utenti risponde. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema. Se il sistema non registra automaticamente le conversazioni, premere un tasto Registra per avviare la registrazione di una conversazione a due. La scelta del tasto da premere dipende dalla disponibilità del tasto funzione sul telefono. I seguenti telefoni supportano i tasti funzione: Superset 4150 5140 IP 5240 IP Registrazione mediante i tasti funzione Per avviare la registrazione di una conversazione a due, premere il tasto funzione Registra visualizzato sul display del telefono digitale. Sospensione o ripresa della registrazione durante una chiamata Per sospendere la registrazione, premere il tasto funzione Pausa. Per riprendere la registrazione dopo la sospensione, premere il tasto funzione Cont. Interruzione della registrazione Per interrompere la registrazione senza salvare la conversazione registrata, premere i tasti funzione Arresta e Canc. Per interrompere e salvare una registrazione, premere i tasti funzione Arresta e Salva. Nota: l'amministratore è in grado di configurare le impostazioni di Registrazione di una chiamata, in modo da salvare automaticamente la conversazione registrata al riaggancio del telefono. Se la funzione di salvataggio automatico è abilitata, è possibile salvare la chiamata registrata semplicemente riagganciando il telefono al termine della conversazione. 13
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Registrazione mediante i tasti fissi Per avviare la registrazione di una chiamata mediante i tasti fissi, premere il tasto Registra che l'amministratore di sistema ha programmato sul telefono. Nota: l'utilizzo dei tasti fissi con la funzione Registrazione di una chiamata, consente soltanto di avviare una sessione di registrazione. È necessario che l'amministratore di sistema abiliti la funzione di salvataggio automatico affinché le conversazioni vengano salvate automaticamente al riaggancio del telefono. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione La messa in attesa della chiamata salva la registrazione e la invia alla casella postale. Prendere una chiamata in attesa avvia una nuova sessione di registrazione. Nota: in base alla programmazione del sistema, è possibile salvare la registrazione anche riagganciando o premendo il tasto TRASF/CONF o un tasto di linea disponibile. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore. Ascolto di una registrazione Per ascoltare la conversazione registrata al termine della chiamata 1. Sollevare il ricevitore. 2. Accedere alla posta vocale. 3. Seguire i messaggi visualizzati per recuperare la registrazione, con la stessa procedura utilizzata per recuperare un normale messaggio vocale. 14
Funzione opzionale fax Funzione opzionale fax La funzione di fax consente di gestire i messaggi fax inviati alla propria casella postale mediante il menu TUI. È possibile recuperare i messaggi fax non riprodotti, riprodurre un messaggio vocale allegato ad un fax, inviare un fax e recapitare un fax (con o senza messaggio vocale) a un altro utente. Opzioni di consegna fax È possibile accedere alle opzioni di consegna fax dal menu Opzioni utente. Dal menu principale, premere e per accedere alle seguenti opzioni di consegna fax: Premere il tasto Per eseguire questa azione Per inviare tutti i messaggi fax non riprodotti nella propria casella al numero di fax predefinito. Per definire un numero di consegna fax predefinito. Tutti i messaggi fax vengono inviati automaticamente a questo numero quando si preme dal menu delle opzioni di consegna fax. Da un telefono fax Per inviare via fax alla propria casella una copertina da includere automaticamente in tutti i messaggi fax stampati dalla propria casella. Questa copertina non verrà inclusa nei fax inviati ad altre caselle. Per attivare e disattivare la funzione di consegna fax automatica al proprio numero di fax predefinito. Questa funzione invia immediatamente tutti i messaggi fax in arrivo nella propria casella al numero di fax predefinito. Riproduzione e stampa di messaggi fax I messaggi fax in arrivo nella propria casella vengono considerati come messaggi vocali. Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa innanzitutto sul numero di messaggi da ascoltare (es. "Sono presenti 2 messaggi urgenti e 4 messaggi non riprodotti con fax"). Da un telefono Per riprodurre un messaggio fax: 1. Dopo aver effettuato l accesso alla propria casella, premere o il tasto funzione Esegui (o Asc. mess.). I messaggi urgenti verranno automaticamente riprodotti per primi. 2. Per i messaggi fax, il messaggio richiede di premere per accedere alle opzioni di consegna fax. Da questo menu, è possibile: 15
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Premere per comporre il numero del fax dal quale si desidera stampare il messaggio fax. Comporre il numero quando richiesto. Il sistema chiede di confermare il numero. Premere per accettare il numero o premere per comporre un nuovo numero. Dopo aver premuto per accettare il numero, premere per inviare immediatamente il fax al numero selezionato o premere per pianificare un ora di consegna futura. 3. Se sono presenti altri messaggi fax, è possibile inviarli allo stesso numero di fax immesso per il primo messaggio premendo seguito da. Nota: è possibile anche usare le opzioni di consegna fax che si trovano nel menu Opzioni utente (consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel). Da questo menu, è possibile impostare un numero di consegna fax predefinito. Dopo aver programmato il numero, è possibile premere per accedere alle opzioni di consegna fax (dopo aver riprodotto il messaggio con il fax), quindi premere per stampare il messaggio fax. Da un telefono fax Per recuperare e stampare un messaggio fax da un telefono fax: 1. Dopo aver effettuato l accesso alla propria casella, premere o il tasto funzione Esegui (o Asc. mess.), quindi premere per accede al menu delle opzioni di consegna fax. 2. Premere per stampare un messaggio fax dal fax desiderato. 3. Quando richiesto, premere il pulsante Start del fax. 4. Una volta stampato il fax, è possibile rimanere in linea per riprendere la sessione di accesso alla propria casella. Dopo l'ascolto di un messaggio fax Vedere Dopo l'ascolto di un messaggio a pagina 8. Creazione di un fax (senza messaggio vocale) È possibile inviare un fax alla casella di un destinatario tramite un telefono fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell azienda o dalla propria casella. Se il messaggio fax viene inviato dal fax dell azienda, il nome dell utente non viene incluso nell intestazione del messaggio, mentre viene incluso se il messaggio fax viene inviato dalla propria casella. 16
Funzione opzionale fax Dal fax dell azienda Nota: il nome dell utente non viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell azienda. 2. Quando si sente il messaggio preregistrato, immettere il numero della casella del destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo abbia riconosciuto. 3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, premere il pulsante Start dal fax per inviare il messaggio fax. 4. Una volta inviato il fax, è possibile premere per contrassegnare il messaggio come urgente o premere per lasciare un messaggio per un altra casella. Dalla propria casella Nota: il nome dell utente viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Accedere alla propria casella e, quando si sente il messaggio di saluto, premere. 2. Immettere il codice segreto. 3. Premere per creare un messaggio. 4. Immettere il numero della casella del destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo abbia riconosciuto. 5. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi o i numeri degli altri eventuali destinatari desiderati. 6. Al termine dell'invio del messaggio, premere per lasciare un fax e premere il pulsante Start del fax per inviare il messaggio fax o premere per accedere ad altre opzioni. 7. Una volta inviato il fax, è possibile premere per inviare il messaggio o premere per accedere alle opzioni di invio del messaggio, quali trasmissione urgente, trasmissione futura, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno. Una volta selezionata l opzione desiderata, premere per inviare il messaggio e uscire dal menu principale. 17
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Creazione di un fax (con messaggio vocale) È possibile inviare un fax con messaggio vocale alla casella di un destinatario tramite un telefono fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell azienda o dalla propria casella. Se il messaggio fax viene inviato dal fax dell azienda, il nome dell utente non viene incluso nell intestazione del messaggio, mentre viene incluso se il messaggio fax viene inviato dalla propria casella. Dal fax dell azienda Nota: il nome dell utente non viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell azienda. 2. Quando si sente il messaggio preregistrato, immettere il numero della casella del destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo abbia riconosciuto. 3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato. 4. Dopo aver registrato il messaggio vocale, premere il pulsante Start del fax per inviare il messaggio fax. 5. Una volta inviato il fax, è possibile premere per contrassegnare il messaggio come urgente o premere per lasciare un messaggio per un altra casella. Dalla propria casella Nota: il nome dell utente viene incluso nell intestazione del messaggio per il destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell azienda. 2. Quando si sente il messaggio preregistrato, immettere il numero della propria casella. 3. Quando si sente il proprio messaggio di saluto, premere. 4. Immettere il codice segreto. 5. Premere per creare un messaggio e seguire le istruzioni per l invio di un messaggio vocale dalla propria casella (inclusa l immissione dell indirizzo). 6. Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato. 7. Al termine della registrazione, premere per lasciare un fax e premere il pulsante Start del fax per inviare il messaggio fax o premere per accedere ad altre opzioni. 18
Utilizzo del PC per i messaggi vocali Utilizzo del PC per i messaggi vocali È possibile installare Mitel Multimedia Outlook Plug-in al fine di utilizzare Microsoft Outlook 2003 per la gestione dei messaggi vocali. Il plug-in installa il riproduttore Mitel Networks QuickPlay e la barra degli strumenti della messaggistica unificata nel client di posta elettronica Microsoft Outlook (vedere di seguito). Il riproduttore QuickPlay permette di utilizzare il telefono o gli altoparlanti del PC per ascoltare i messaggi vocali, mentre la barra degli strumenti consente di rispondere, inoltrare e gestire i messaggi vocali ricevuti. Inoltre, questo strumento dà la possibilità di creare e inviare nuovi messaggi vocali tramite posta elettronica o posta vocale. La barra degli strumenti permette anche di avviare Web View da Outlook. Nota: Microsoft Outlook dispone di una finestra Explorer e una finestra Inspector. Explorer è la finestra principale che visualizza l'elenco dei messaggi per l'utente, mentre Inspector è la finestra che visualizza il messaggio quando questo viene aperto. Mitel Multimedia Outlook Plug-in supporta i seguenti messaggi NuPoint: messaggi locali, messaggi vocali riservati, messaggi di registrazione di una chiamata (RAC - Record-A-Call) e messaggi fax. Ciascun tipo di messaggio è contraddistinto da una specifica icona. Nota: se viene spostato daila Posta in arrivo a una cartella personale, il messaggio vocale viene eliminato dall'interfaccia utente telefonica (TUI). Se poi viene nuovamente spostato nella Posta in arrivo, il messaggio viene eliminato in quanto collegato al messaggio cancellato dall'interfaccia utente telefonica. Nel caso in cui l'impostazione di eliminazione automatica sia disattivata, il messaggio si troverà nella cartella Posta eliminata. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Per installare e utilizzare Multimedia Outlook Plug-in è necessario essere utenti della messaggistica unificata avanzata NuPoint Messenger IP. Note: 1. È possibile rispondere a questi messaggi solo tramite messaggi di posta elettronica. 2. Multimedia Outlook Plug-in richiede Microsoft Outlook 2000, XP o 2003. 3. Il plug-in può essere eseguito sui sistemi operativi Microsoft Windows 2000, XP o 2003. 4. Schede audio e altoparlanti del PC sono opzionali, dato che per ascoltare i messaggi si può utilizzare la funzione Call Me/Meet Me (Chiama/Rispondi). 19
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Installazione di Multimedia Outlook Plug-in Nota: una volta installato il plug-in, l'apertura e la chiusura di Outlook richiederanno qualche istante in più. Evitare il riavvio di Outlook subito dopo averne effettuato la chiusura. Prima di iniziare Prima di procedere, ottenere le seguenti informazioni dall'amminstratore di sistema: Posizione del file setup.exe; Il nome di dominio completo (FQDN - Fully qualified domain name) della piattaforma NuPoint Messenger IP. Nota: per installare Multimedia Outlook Plug-in è necessario disporre dei diritti di amministratore locale. Per installare Multimedia Outlook Plug-in 1. Chiudere Microsoft Outlook se è in uso al momento dell'installazione. 2. Se Multimedia Outlook Plug-in è stato già installato, rimuovere l'applicazione utilizzando l'opzione Installazione applicazioni in Pannello di controllo: - Selezionare Start > Panello di controllo, quindi aprire Installazione applicazioni. - Selezionare Multimedia Outlook Plug-in e fare clic su Cambia/Rimuovi. 3. Accedere al file setup.exe per Multimedia Outlook Plug-in, fare doppio clic sul file, quindi fare clic su Esegui. Se viene visualizzato un avviso di protezione, sarà necessario fare nuovamente clic su Esegui. Viene visualizzata la finestra Multimedia Outlook Plug-in Setup (Installazione di Multimedia Outlook Plug-in). Nota: il file setup.exe può essere installato dal CD o dalla scheda Plug-in Downloads (Download del plug-in) presente nell'interfaccia di Web View. Per visualizzare questa scheda, gli utenti devono abilitare il download di Multimedia Outlook Plug-in nella propria casella postale. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. 4. Se viene chiesto di rimuovere l'applicazione esistente, fare clic su OK. 5. Fare clic su Avanti.Viene visualizzata la finestra Select Installation Language (Seleziona lingua di installazione). 6. Selezionare la lingua (inglese o francese) che si desidera visualizzare per le istruzioni d'installazione di Multimedia Outlook Plug-in, quindi fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra User Settings (Impostazioni utente). 7. Inserire il nome di dominio completo (FQDN) della piattaforma NuPoint Messenger, quindi fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Choose Destination Location (Scegli percorso di destinazione). 8. Fare clic su Avanti per accettare il percorso predefinito o su Sfoglia per cambiare il percorso dei file. 9. Se viene chiesto di creare una cartella, fare clic su Sì. Viene visualizzata la finestra Start Copying Files (Inizio copia file). 10. Fare clic su Avanti.Viene installato il software e visualizzata la finestra User Profiles Information (Informazioni profili utente). 11. Selezionare Logon User Names (Nomi utente per l'accesso) per gli utenti di PC che richiedono la personalizzazione delle impostazioni di sicurezza di Outlook per Multimedia Outlook Plug-in. L'attivazione di un nome utente impedirà la comparsa di messaggi di sicurezza al momento dell'apertura del plug-in di Outlook. 20
Utilizzo del PC per i messaggi vocali 12. Fare clic su Enable (Attiva), quindi su Close (Chiudi). Viene visualizzata la finestra InstallShield Wizard Complete (Installazione guidata InstallShield completata). 13. Fare clic su Finish (Fine). 14. Aprire Microsoft Outlook, fare clic su Strumenti, Opzioni, quindi sulla scheda Unified Messaging (Messaggistica unificata). 15. Nella sezione Automatic Play (Riproduzione automatica), selezionare il tipo di riproduzione automatica per i messaggi vocali. Queste impostazioni sono opzionali. - Se si desidera ascoltare automaticamente il messaggio quando questo viene aperto (subito dopo aver fatto doppio clic sul messaggio vocale nella Posta in arrivo), fare clic su Auto-play when opening (Riproduzione automatica all'apertura). - Se si desidera ascoltare automaticamente il messaggio quando questo viene evidenziato (quando viene visualizzato nell'anteprima messaggio della Posta in arrivo), fare clic su Auto-play when previewing (Riproduzione automatica all'anteprima). 16. Nella sezione Phone (Telefono), inserire il numero di telefono o l'interno nel campo Phone number or extension (Numero di telefono o interno). Nota: il numero di telefono o l'interno inseriti in questo campo vengono utilizzati dalla funzione Call Me (Chiama) per ascoltare i messaggi di posta vocale e per registrare annunci e nomi dell'elenco di distribuzione. 17. Nella sezione Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata), fare clic su Messaging Profile (Profilo messaggistica) per inserire i relativi numeri nei campi Mailbox (Casella postale) e Passcode (Codice segreto). Questi numeri consentono l'accesso a Personal Web Page (Pagina Web Personale) tramite il pulsante Profile (Profilo) nella barra degli strumenti del plug-in di Outlook e forniscono inoltre un'identificazione per la riproduzione dei messaggi vocali. 18. Fare clic su OK. 19. Fare clic su OK. 20. Impostazione della riproduzione dei messaggi a pagina 22. Attivazione di utenti aggiuntivi per il plug-in di Outlook all'interno di un PC Servendosi di un account con privilegi di amministratore è possibile attivare utenti aggiuntivi per Multimedia Outlook Plug-in all'interno di un PC in cui è stato installato il plug-in stesso. Attivazione di altri utenti 1. Effettuare l'accesso al PC utilizzando un account con privilegi di amministratore. 2. Accedere al seguente file: C:\Program Files\Mitel Networks\Multimedia Outlook Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe. 3. Aprire il file EnableMOPonOutlookXP.exe, selezionare il/i nuovo/i utente/i dall'elenco User Profiles Information (Informazioni profili utente), quindi fare clic su Enabled (Attivato). 21
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Impostazione della riproduzione dei messaggi È possibile impostare la riproduzione del messaggio all'apertura (quando si fa doppio clic sul messaggio) o all'anteprima (quando si fa clic sul messaggio) nella Posta in arrivo. La seguente procedura consente di impostare entrambi i tipi di riproduzione e di configurare l'ascolto dei messaggi tramite il telefono e gli altoparlanti del PC. 1. Aprire Microsoft Outlook, fare clic su Strumenti, Opzioni, quindi sulla scheda Unified Messaging (Messaggistica unificata). 2. Nella sezione Automatic Play (Riproduzione automatica), selezionare il tipo di riproduzione automatica per i messaggi vocali. - Se si desidera che i messaggi vocali vengano riprodotti tramite gli altoparlanti del PC o il telefono al momento dell'apertura del messaggio (cioè dopo aver fatto doppio clic sul messaggio vocale nella Posta in arrivo), fare clic su Auto-play when opening (Riproduzione automatica all'apertura) - Se si desidera riprodurre automaticamente i messaggi vocali tramite gli altoparlanti del PC o il telefono al momento dell'anteprima del messaggio vocale (cioè dopo aver fatto clic sul messaggio vocale nella Posta in arrivo), fare clic su Auto-play when previewing (Riproduzione automatica all'anteprima). 3. Nella sezione Phone (Telefono), assicurarsi di inserire il numero di telefono o l'interno. Se questi dati non vengono inseriti, sarà possibile riprodurre i messaggi solamente tramite gli altoparlanti del PC. 4. Fare clic su OK. Note: 1. La barra degli strumenti Mitel QuickPlay consente di arrestare, eseguire, sospendere, far avanzare velocemente o riascoltare i messaggi vocali. Tramite questo strumento è possibile attivare o disattivare il pulsante Playback Device (Periferica di riproduzione) e modificare le opzioni di riproduzione automatica tramite la casella di controllo "Auto-play when previewing" (Riproduzione automatica all'anteprima). Per avviare la barra degli strumenti Mitel QuickPlay, fare clic sul pulsante QuickPlay nella barra degli strumenti di Microsoft Outlook. Il pulsante QuickPlay apparirà premuto quando la barra degli strumenti Mitel QuickPlay è aperta. 2. Se Microsoft Outlook è aperto su un PC e si utilizza lo stesso account per aprire di nuovo Microsoft Outlook su un altro PC, per poter utilizzare Multimedia Outlook Plug-in sarà necessario riavviare Microsoft Outlook nel PC originale. 3. Grazie alla casella di controllo "Auto-play when previewing" (Riproduzione automatica all'anteprima), la barra degli strumenti Mitel QuickPlay consente di modificare le preferenze di riproduzione automatica. Inoltre, questa impostazione modifica le impostazioni di riproduzione automatica in Strumenti/Opzioni. 4. La barra degli strumenti Mitel QuickPlay è dotata del pulsante Playback Device (Periferica di riproduzione), che consente di eseguire o interrompere la riproduzione dei messaggi tramite telefono. Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata) Per effettuare l'accesso e configurare le impostazioni aggiuntive della casella postale, è necessario configurare l'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata). 1. Aprire Microsoft Outlook, fare clic su Strumenti, Opzioni, quindi sulla scheda Unified Messaging (Messaggistica unificata). 2. Fare clic sul pulsante Messaging Profile (Profilo messaggistica). Viene visualizzata la finestra Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata). 22