Pag. 1/6 Redatto: E. Brichetti Versione: 01 Data emissione: Novembre 2014 Rivisto: G. Baldessari Firma Data Approvato: M.L. Orler Distribuito a: Area Amministrazione Finanza e Personale RLS / RLSA8000
Pag. 2/6 MODIFICHE RISPETTO ALLA VERSIONE PRECEDENTE Data Vers. Modifiche apportate Ottobre 2014 01 Prima emissione ALTRI DOCUMENTI CORRELATI Codice PR-AMM-01 PR-ACQ-02 Titolo Selezione e inserimento delle risorse umane Qualifica e valutazione dei fornitori INDICE 1. SCOPO E CAMPO D'APPLICAZIONE... 3 2. ELEMENTI IN INGRESSO IN USCITA... 3 2.1 ELEMENTI IN INGRESSO... 3 2.2 ELEMENTI IN USCITA... 3 3. RESPONSABILITÀ... 4 4. DISPOSIZIONI PROCEDURALI... 4 4.1 DIVIETO DI IMPIEGARE... 4 4.2 AZIONI CONTRO L IMPIEGO DI... 4 4.3 GIOVANI LAVORATORI... 5 5. MONITORAGGIO DEL PROCESSO... 5 6. REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO... 6
Pag. 3/6 1. SCOPO E CAMPO D'APPLICAZIONE La presente procedura fa capo all Area Amministrazione-Finanza-Personale e ha l obiettivo di: - garantire che l azienda e i suoi fornitori non utilizzano, né favoriscono, l impiego di lavoro infantile - gestire l eventuale impiego di giovani lavoratori nel rispetto della legislazione vigente, dei requisiti della norma SA8000 ed in linea con i principi ed i valori espressi nella Politica del Sistema di Gestione Integrato adottata dal Consorzio. A seguire alcune definizioni utili alla comprensione di quanto descritto nella presente procedura: Bambino Giovane lavoratore Lavoro infantile Qualsiasi persona con meno di 15 anni di età, eccetto i casi in cui le leggi locali sull età minima stabiliscano un età maggiore per la prestazione di lavoro o per la frequentazione della scuola dell obbligo, nel qual caso l età di riferimento è quella applicata nella località. Qualsiasi lavoratore che superi l età di bambino come sopra definito e inferiore ai 18 anni. Qualsiasi lavoro effettuato da un bambino con un età inferiore all età specificata nella definizione di bambino sopra riportata, ad eccezione di quanto previsto dalla Raccomandazione ILO 146. 2. ELEMENTI IN INGRESSO IN USCITA 2.1 ELEMENTI IN INGRESSO A conferma del NON impiego di lavoro infantile: documento identificativo (carta d Identità, passaporto, patente di guida o altro) 2.2 ELEMENTI IN USCITA A conferma del NON impiego di lavoro infantile: Scheda informativa personale Data base del personale aggiornato
Pag. 4/6 3. RESPONSABILITÀ ATTIVITA' Direttore Resp. di Area Resp. Amm.- Fin.-Pers. 1. NON assunzione di lavoratori bambini R C C 2. Applicazione presente procedura R C RLRS - RLS Legenda: R = Responsabile C = Collabora A = Approva 4. DISPOSIZIONI PROCEDURALI 4.1 DIVIETO DI IMPIEGARE CLA e i propri fornitori non impiegano lavoratori con meno di 15 anni d età. Al fine di instaurare rapporti commerciali con CLA i fornitori devono restituire la Dichiarazione Impegno Fornitore (MD-SGI-11) e il Questionario Informativo Fornitore (MD-SGI-12) debitamente compilati e sottoscritti a conferma del loro impegno a rispettare i requisiti della norma SA8000, fra cui quello relativo al lavoro infantile. Il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato procede al controllo del con le modalità descritte nella procedura PR-ACQ-02 Qualifica e valutazione dei fornitori. Non ammettendo l impiego, né il sostegno di lavoro infantile, CLA non ha provveduto alla stesura di un apposito piano di rimedio per i minori, inteso a promuoverne la scolarizzazione. 4.2 AZIONI CONTRO L IMPIEGO DI Qualora, anche a seguito di eventuali verifiche ispettive dirette presso i fornitori, o tramite qualunque altra fonte d informazione, CLA venga a conoscenza di situazioni di impiego di lavoro infantile ad opera di fornitori o subfornitori, ne dà immediata comunicazione alla Direzione per l avvio delle seguenti azioni: - segnalazione alle Autorità Competenti; - rescissione del contratto in essere; - cancellazione dall Elenco Fornitori. Il Responsabile del Personale, in collaborazione con il RLSA8000 e il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato, provvede inoltre ad aprire e gestire la Non Conformità Grave emersa secondo le modalità indicate nella procedura PR-RQU-01 Gestione non conformità e reclami.
Pag. 5/6 4.3 GIOVANI LAVORATORI Nel caso in cui CLA o suo impieghino giovani lavoratori, il Responsabile del Personale, in collaborazione con il RLSA8000/RLS e il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato, deve assicurarsi che i suddetti lavoratori: non siano impiegati nelle ore scolastiche; non lavorino per oltre 8 ore al giorno; le ore di lavoro sommate alle ore di scuola e al tempo di spostamento non superino le 10 ore al giorno; non lavorino in orario notturno; non svolgano lavori pesanti; lavorino in condizioni di sicurezza e non siano esposti a situazioni rischiose o nocive per la loro salute fisica e mentale o per il loro sviluppo, sia all interno che all esterno del luogo di lavoro; non vengano a contatto con apparecchiature pericolose. Chiunque sappia di violazioni delle suddette condizioni è tenuto ad aprire una Non Conformità Grave dandone immediata comunicazione al RLSA8000 e/o al Responsabile del Sistema di Gestione Integrato. 5. MONITORAGGIO DEL PROCESSO Caratteristica Copia documento d identità delle persone assunte Rispetto della normativa in vigore Raccolta informazioni da fornitori e subfornitori Verifiche dirette presso Parametro/modalità di controllo Dati anagrafici (anno di nascita) delle persone assunte Verifica periodica della normativa in vigore per eventuale aggiornamento da parte del Responsabile del Personale Archiviazione Dichiarazione Impegno Fornitore e Questionario Informativo Fornitore debitamente compilati e sottoscritti Presa visione, nel rispetto del diritto alla privacy, di documentazione inerente il personale impiegato presso
Pag. 6/6 6. REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO Documento (Registrazione) Responsabile archiviazione MD-AMM-01 Scheda selezione del personale Amministrazione - MD-AMM-02 Scheda informativa sul personale (formato elettronico) Amministrazione - MD-AMM-08 Modulo informazioni assunzioni Amministrazione - MD-AMM-03 Scheda profilo professionale Amministrazione - MD-ACQ-02 Qualifica e valutazione delle cooperative socie MD-ACQ-01 Qualifica e valutazione dei fornitori terzi Amministrazione Amministrazione Periodo di conservazione Per tutto il periodo lavorativo Per tutto il periodo lavorativo Per tutto il periodo lavorativo Fino a nuovo aggiornamento Almeno 3 anni Almeno 3 anni MD-RQU-01 Gestione non conformità-reclami RSGI Almeno 3 anni dalla chiusura MD-RQU-05 Azioni correttive-preventive-di miglioramento RSGI Almeno 3 anni dalla chiusura MD-SGI-11 Dichiarazione Impegno Fornitore RSGI Per tutta la durata del contratto con MD-SGI-12 Questionario Informativo Fornitore RSGI Per tutta la durata del contratto con