Anagrafe della Ricerca Guida rapida di Roberto Gordani con la collaborazione di David Bianchi e Emilia Tommasi 1/2008 1
Accedere al portale E' possibile accedere al portale dell'anagrafe della Ricerca sia direttamente dall'indirizzo http://arp.unipi.it sia tramite Unimap. In questo caso, si va su Unimap, http://unimap.unipi.it, si cerca il cognome tramite il "Cerca persone" e si clicca sul nominativo. La pagina si apre con le informazioni della sezione "Dati generali". Le pubblicazioni e l'accesso all'anagrafe della Ricerca sono nella sezione "Attività di ricerca". Consultare i dati inseriti Collegandosi tramite Unimap, si arriva direttamente all'elenco delle pubblicazioni di cui il docente è autore o co-autore. Collegandosi direttamente a http://arp.unipi.it, si arriva alla pagina principale dell'anagrafe della Ricerca. E' possibile consultare i dati scegliendo uno dei seguenti criteri: - per struttura - per settore - per autore - per parola - per più criteri Per struttura. Selezionare dall'elenco un dipartimento: si ottiene la lista dei prodotti, raggruppati per tipo, inseriti dai docenti afferenti al dipartimento selezionato. Per settore. Selezionare dall'elenco un settore scientifico disciplinare: si ottiene la lista dei prodotti, raggruppati per tipo, inseriti dai docenti appartenenti a quel settore scientifico disciplinare. Per autore. Indicare il cognome o il nome dell'autore ricercato: si ottiene l'elenco delle persone con il cognome o nome indicato, tra parentesi è specificato il numero di prodotti inseriti nell'anagrafe della Ricerca. Cliccando sul nominativo, si apre la pagina personale dell'autore, con i prodotti che sono stati inseriti. Per parola. Indicare una o più parole da ricercare. I risultati sono suddivisi a seconda se la parola cercata è nel titolo o nella parola chiave del prodotto. Per più criteri. Questa è la ricerca avanzata, dove è possibile usare e combinare vari criteri per cercare i prodotti. I criteri qui presenti sono: cognome, nome, struttura, settore scientifico disciplinare (inserire il nome del settore oppure il codice), tipo prodotto (ad esempio articoli, libri, brevetti, ecc.), parola chiave, dati. Come inserire un prodotto Per inserire un prodotto, è necessario autenticarsi con utente e password. Si tratta delle stesse credenziali utilizzate per la gestione dei registri delle lezioni di Unimap. Chi non conosce o non ricorda la propria password, utilizzi la funzione Recupero password, presente nella pagina del login di Modifica dati su Unimap https://unimap.unipi.it L'utente deve selezionare la funzione "Login" e inserire utente e password. La funzione di login si trova in alto a destra dello schermo 2
e anche in basso a sinistra Si accede, quindi, alla pagina dove inserire utente e password 3
Dopo aver effettuato il login, in alto a destra compaiono i seguenti comandi: Si ricorda che per uscire deve essere usata la funzione "Logout". Se si chiude il browser senza usare la funzione "Logout", sarà possibile utilizzare la funzione "Login" dopo un periodo di 15 minuti Si può così accedere alla pagina personale, nella quale è possibile effettuare una serie di operazioni, fra le quali inserire un nuovo prodotto, modificarlo oppure approvare l'inserimento di un prodotto di cui si sia co-autore (inserimento effettuato da una diversa persona anch'essa autore del prodotto). Nella pagina personale sono visualizzate anche eventuali comunicazioni personali o dell'amministratore del sistema. Per inserire un prodotto, selezionare "inserimento prodotto". La procedura di inserimento è suddivisa in sei fasi, due delle quali fondamentali. La prima fase è "dati generali". Questa è una fase fondamentale, in cui si inseriscono tre dati obbligatori: il tipo del prodotto (articolo, libro, brevetto, ecc.), il titolo e l'anno. Il tipo e l'anno si selezionano tramite un menu a tendina. Premendo il tasto ripristina, si azzerano i campi; premendo continua oppure altri dati si passa alla seconda fase della procedura di inserimento. Il tasto annulla operazione permette di uscire dalla procedura e cancellare i dati inseriti. Per sicurezza, dopo aver premuto annulla operazione, viene chiesto di confermare l'operazione: premendo continua l'inserimento, si ritorna alla procedura di inserimento, premendo annulla sessione di lavoro i dati inseriti sono definitivamente eliminati. Si ricorda che è sempre possibile uscire da una sessione di lavoro senza perdere i dati inseriti, in modo da completare l'inserimento in un periodo successivo. Per fare questo, selezionare logout. In questo modo, la sessione di lavoro non viene chiusa e può essere riaperta alla successiva operazione di login. Infatti, tornando ad effettuare il login, viene data la scelta, tramite "Continua l'inserimento", di riaprire la precedente sessione di lavoro, continuando a inserire i dati, oppure, tramite "Elimina i dati", di eliminare definitivamente i dati inseriti nella precedente sessione di inserimento. Si ricorda che "Elimina i dati" compie l'operazione senza chiedere ulteriore conferma. 4
La seconda fase è "altri dati". Anche qui sono presenti alcuni campi obbligatori. I campi obbligatori sono evidenziati con il colore rosso. Se un campo obbligatorio non viene inserito e si prova a confermare i dati inseriti, viene ripresentata la maschera di inserimento e i campi obbligatori mancanti hanno lo sfondo giallo per evidenziare il dato mancante. I campi presenti nella maschera di "altri dati" variano secondo il tipo di prodotto scelto in precedenza. Tra i vari campi, c'è quello per l'inserimento della rivista. Per inserire il nome della rivista, premere il tasto "scegli rivista" e indicare nel campo "cerca rivista" il titolo o parte del titolo: verrà proposto un elenco delle riviste trovate, tra cui selezionare la rivista desiderata e premere conferma. A questo punto, per conferma della correttezza dei dati, viene pubblicato il nome della rivista e il suo eventuale codice ISSN/ISBN. Premendo "Continua inserimento" la rivista viene inserita. Se la rivista desiderata non è presente nell'elenco, utilizzare il tasto "Segnala una rivista". Prima di segnalare la rivista mancante, è possibile effettuare un'ulteriore ricerca di verifica. Per segnalare la rivista utilizzare i campi "Nome rivista" e "Codice ISSN/ISBN" presenti sotto la voce "Segnala una nuova rivista". La rivista segnalata comparirà nell'elenco delle riviste dopo una fase di verifica. Il campo lingua permette di selezionarne una (ad esempio solo Italiano) oppure di effettuare una selezione multipla (ad esempio Italiano e Inglese): in questo caso premere il tasto control (Ctrl) e cliccare con il mouse. Dalla fase "altri dati" si può tornare ai dati della prima fase "dati generali" per correggere, se necessario, il titolo o l'anno ma non il tipo prodotto: se il tipo prodotto è sbagliato, bisogna annullare la sessione per cancellare i dati inseriti. Nella seconda fase, premere il tasto "continua" permette di attivare i tasti di tutte le fasi di inserimento, compreso il tasto riepilogo. Infatti, a questo punto è possibile confermare l'inserimento dei dati poiché sono presenti tutti i campi obbligatori. La terza fase "autori" permette di aggiungere gli eventuali altri autori del prodotto. è possibile inserire come autori sia personale dell'università di Pisa sia personale esterno. Nel primo caso, scrivere il cognome nel campo "cerca per cognome" sotto l'etichetta "nuovo autore interno". Scegliere nell'elenco che compare il nominativo desiderato. Usando il tasto control (Ctrl) è possibile effettuare una selezione multipla. Dopo aver selezionato uno o più nominativi presenti nell'elenco, premere il tasto "inserisci in lista come autore interno". Il nominativo o i nominativi sono aggiunti nell'elenco degli autori. Se si vuole inserire un autore esterno, occorre invece scrivere il cognome e nome nei campi sotto l'etichetta "autore non strutturato (esterno)" e premere il tasto "inserisci in autori". L'ordine degli autori inseriti può essere modificato selezionando un nominativo e spostandolo in alto o in basso nell'elenco utilizzando il tasto "Porta su" oppure "Porta giù". Il tasto "elimina" permette di cancellare dall'elenco uno degli autori aggiunti. Gli autori interni che sono stati inseriti ricevono un messaggio di posta elettronica e devono approvare l'inserimento del prodotto di cui sono co-autori per permetterne la valutazione relativamente ai fondi di ateneo. L'indirizzo di posta elettronica usato per l'invio dei messaggi è quello presente in Unimap. La quarta fase "parola chiave" consente di inserire le parole chiave che possono identificare il prodotto che si sta inserendo. Inserendo le parole chiave, selezionare la lingua (Italiano o Inglese) utilizzata. Se si vogliono inserire più parole chiave, è possibile sia inserire una parola per volta, sia inserire un elenco di parole separate dalla virgola: tramite il separatore virgola, la procedura genera automaticamente l'elenco della parole chiave. Dopo aver premuto il tasto "inserisci", compare l'elenco delle parole chiave che possono essere sia ordinate, tramite i tasti "Porta su" e "Porta giù" sia cancellate con il tasto elimina. La quinta fase "file e note" permette di inserire delle note al prodotto e di allegare al massimo due file. Il file allegato deve avere una dimensione massima di 50 megabyte e deve essere di uno dei tipi consentiti: txt, rtf, doc, odt, pdf, zip, xls, ppt. Il sistema non effettua alcun controllo ne' sui contenuti del file ne' sull'eventuale presenza di virus. Si prega quindi di caricare i file con le dovute cautele. Per inserire un file, utilizzare il tasto "sfoglia" per cercare il file sul computer e poi premere il tasto "inserisci". 5
La sesta fase "riepilogo" consente di confermare l'inserimento del prodotto. è presentato il riepilogo dei dati inseriti, per permettere di fare un controllo. Premendo il tasto "Inserisci prodotto", il prodotto è inserito nell'archivio. Se si desidera modificare qualche campo prima di confermare l'inserimento, premere uno dei tasti in basso corrispondente alla fase che contiene il dato da aggiornare. Come approvare un prodotto Come abbiamo visto, è possibile inserire un prodotto e indicare gli altri autori del prodotto stesso. Ciascuno degli altri autori deve approvare la presenza nell'elenco degli autori ai fini della valutazione relativamente ai fondi di ateneo. Se, per esempio, un prodotto ha quattro autori e uno di questi non ha effettuato l'approvazione del prodotto, le commissioni valuteranno il prodotto solo per i tre autori che hanno espresso il loro consenso. Se esistono prodotti che vanno approvati, quando si effettua il login e si va sulla pagina personale, è presente nella sezione "Da approvare" l'elenco dei prodotti in attesa di conferma. Tramite il titolo del prodotto è possibile consultare i dettagli del prodotto. Il tasto Approva permette di esprimere il consenso al prodotto. Dopo che anche un solo co-autore ha approvato un prodotto, non è più possibile cancellarlo. Come modificare un prodotto La modifica del prodotto è consentita all'autore che ha effettuato l'inserimento e, a parte l'elenco degli autori, anche dagli altri autori. Se sono presenti più autori, quando è effettuata una modifica, tutti gli autori interni sono avvertiti tramite un messaggio di posta elettronica dell'avvenuta operazione. Il campo del tipo di prodotto non è mai modificabile. Se il tipo di prodotto è sbagliato, si può solo cancellare il prodotto. Per modificare un prodotto, effettuare il login, andare nella pagina personale e selezionare il prodotto da aggiornare. A questo punto, nella barra in alto, selezionare il comando "modifica prodotto": compare una maschera uguale a quella utilizzata per l'inserimento, divisa nelle sei fasi viste in precedenza. Si seleziona la fase che contiene il dato da aggiornare e si effettua la modifica. Si ricorda che il tipo di prodotto non è modificabile e che l'elenco degli autori è modificabile solo da chi ha inserito il prodotto. Nella sesta fase riepilogo è presente il tasto "Aggiorna prodotto". Anche nel caso della modifica, fino a quando la modifica non viene confermata, rimane aperta la sessione di modifica. Quindi, se si effettua il logout prima di confermare l'aggiornamento dei dati, al successivo login si viene avvisati di continuare e completare la sessione di modifica. Se si vuole modificare una pubblicazione in precedenza inserita su Virmap, la maschera per aggiornare i dati è diversa: non esiste la suddivisione nelle sei fasi, ma un'unica maschera con i vari campi. Alcuni campi non possone essere modificati, ad esempio il tipo del prodotto. Dopo avere modificato i dati, premere "registra modifiche". Come cancellare un prodotto Solo chi ha inserito un prodotto può eliminarlo. E' sempre possibile cancellare i prodotti che hanno un solo autore. Invece, nel caso di più autori, dopo che uno dei co-autori ha espresso la sua approvazione, non è più possibile eliminare il prodotto. Per cancellare un prodotto, effettuare il login, andare nella pagina personale e selezionare il prodotto da aggiornare. A questo punto, nella barra in alto, selezionare il comando "elimina prodotto": compare in basso la richiesta "Vuoi eliminare questa pubblicazione?". Premendo il tasto Si, il prodotto è eliminato. 6