Manuale d uso Event Bureau

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1 Manuale d uso Event Bureau step by step

2 Agenda Premessa Accesso a Event Bureau Inserimento Nuovo Evento Generico o primo step: anagrafica evento o secondo step: organizzatori o terzo step: relatori interni o quarto step: relatori esterni o quinto step: richiesta form o sesto step: inserimento nel workflow Gestione eventi 2

3 3 Premessa

4 Perchè Event Bureau Nell organizzazione di un evento concorrono numerose attività operative e sono coinvolti diversi uffici Bocconi. Per rendere più rapido ed efficace questo complesso workflow è stata a suo tempo sviluppata un applicazione accessibile via Internet, che consente di omogeneizzare le richieste di tutte le unità organizzatrici: EVENT BUREAU 4

5 Event Bureau per associazioni e gruppi studenteschi Visto il crescente numero di attività organizzate dalle associazioni e dai gruppi studenteschi, si è reso necessario sviluppare un canale dedicato di Event Bureau che consenta: di semplificare la procedura di approvazione delle attività organizzate; di organizzare e coordinare al meglio le attività proposte. Event Bureau può inoltre rappresentare un importante archivio storico di tutte le attività organizzate, fornendo spunti e riflessioni anche per la programmazione di nuove attività. 5

6 Tipologia di evento In funzione della tipologia di evento, il workflow assume 3 modalità di autorizzazione differenti. E quindi importante scegliere il workflow corretto: a) incontri di limitato impatto (senza relatori esterni all Università) -> workflow RIUNIONE. La richiesta va inserita in Event Bureau almeno 8giornilavorativi prima della data dell incontro b) Desk di promozione di un evento già approvato -> workflow DESK. Ricordiamo che le posizioni disponibili per associazioni / gruppi studenteschi sono due: via Sarfatti 25, piano -1 (corridoio che porta verso il bar) o atrio del Velodromo. La richiesta va inserita in Event Bureau almeno 8giornilavorativi prima della data dell incontro. c) incontri con relatori esterni all Università -> WORKFLOW EVENTO. La richiesta va inserita in Event Bureau almeno 3 giorni lavorativi prima di una delle riunioni programmate del Comitato CASA. L evento deve tenersi almeno 10 giorni dopo il Comitato CASA. Per maggiori informazioni su tempi e modalità di approvazione degli eventi si rimanda alla Breve Guida disponibile online. 6

7 Accesso a Event Bureau 7

8 Come accedere a Event Bureau Autenticazione tramite l utenza Bocconi dell associazione: Nome utente: ID utilizzato per accedere alla casella di posta Bocconi Password: password associata all ID 8

9 Pagina principale La pagina principale (prima schermata) presenta la lista degli eventi su cui è richiesto uno step di workflow da parte dell utente che sta accedendo. Dalla pagina principale possono essere eseguite una serie di operazioni. Visualizzazione dei propri eventi in workflow Visualizzazione eventi in Bozza (non ancora in workflow) Scelta della lingua Filtri per la ricerca degli eventi Inserimento Nuovo Evento Generico 9

10 Inserimento Nuovo Evento Generico 10

11 Primo step: anagrafica evento 11

12 Scheda Anagrafica Evento Selezionando nella prima schermata la voce Nuovo Evento Generico, si apre il seguente form. Tutti i campi contrassegnati dall asterisco devono essere compilati obbligatoriamente. 12

13 Anagrafica Evento: richiedente Inserire il nome, il numero di telefono e l indirizzo mail della persona che seguirà l organizzazione dell evento. Facoltativo: inserire l indirizzo mail di altre persone che seguono l organizzazione dell evento. Inserire il nome del presidente o vice-presidente dell associazione / gruppo organizzatore. 13

14 Anagrafica Evento: evento Inserire il titolo dell evento (obbligatorio in italiano oppure in inglese). Scegliere tra RIUNIONE, DESK o EVENTO a seconda della tipologia di attività da organizzare. Selezionare Aula Bocconi e poi specificare l aula desiderata (oppure scrivere: indifferente). Inserire data e ora di inizio e fine evento e ora d inizio per gli allestimenti dell aula o dello spazio. Da selezionare se viene richiesto un finanziamento all università. Facoltativo. Se viene selezionata la voce Sito Web, la comunicazione dell evento compare direttamente sul sito dell Università senza la necessità di ulteriori richieste. 14 Inserire il numero indicativo di partecipanti (servirà per stabilire la congruenza con l aula prescelta). Selezionare, tra i presenti nel menù, i macro argomenti trattati (primario e secondario).

15 Anagrafica evento: note Inserire, in modo coinciso, tutto quello che può servire a esplicitare meglio il convegno e la sua organizzazione. Una volta compilato il form, premere il pulsante Invia: l evento verrà salvato come bozza e sarà visualizzabile selezionando il pulsante Bozze eventi nella pagina principale di Event Bureau (prima schermata). Ciò consente di elaborare la richiesta di un evento in fasi successive, senza necessariamente avere tutte le informazioni disponibili fin dall inizio. 15

16 Secondo step: organizzatori 16

17 Scheda organizzatori Una volta inserita l anagrafica di base dell evento, è necessario aggiungere una serie di informazioni che descrivono sinteticamente le caratteristiche generali dell attività organizzata. In questa scheda devono essere inseriti gli organizzatori dell attività. Sintesi dei dati principali dell evento. Organizzatori selezionati (es. nome dell associazione organizzatrice). Ricerca tra le associazioni studentesche. Ricerca e aggiunta unità organizzativa esterna. 17

18 Organizzatori: associazione Bocconi Se l evento è organizzato da un associazione Bocconi: in Dipartimento/Centro Ricerca selezionare il nome dell associazione; in In qualità di selezionare la voce organizzatore ; premere Aggiungi alla lista. Selezionare dall elenco delle associazioni interne Selezionare: Organizzatore Aggiungere 18

19 Organizzatori: ente esterno Se l evento è organizzato da un associazione/ente/azienda esterno a Bocconi, inserire il nome dell ente nella stringa e attivare la ricerca. A) L ente è presente nel database: selezionarlo e aggiungerlo alla lista. Ricerca nel database degli organizzatori esterni Selezionare organizzatore Lista dei risultati Aggiungere 19

20 Organizzatori: ente esterno B) La ricerca non dà risultati: è necessario inserire l anagrafica del nuovo ente, che verrà conservata all interno di un database centralizzato disponibile anche a tutte le altre unità organizzative. Selezionare Nuovo ente/azienda/università. Si aprirà il box in cui inserire i dati del nuovo ente: Acronimo (facoltativo) Descrizione (nome) Scegliere il tipo (università, ente, azienda) Selezionare la nazionalità 20

21 Organizzatori: più organizzatori Se l evento è organizzato congiuntamente da più associazioni /enti: un associazione deve essere indicata come Organizzatore ; per le altre associazioni, nel campo In qualità di va selezionato in collaborazione con. 21

22 Terzo step: relatori interni 22

23 Scheda relatori interni La terza scheda va a segnalare quali docenti dell Università Bocconi parteciperanno all attività organizzata. Si ricorda che in tutti gli eventi in cui è presente un ospite esterno è obbligatoria la presenza di un docente Bocconi. Sintesi dei dati principali Relatori interni selezionati Ricerca relatori interni per Nome, Cognome o dipartimento di appartenenza 23

24 Relatori interni: ricerca docente Inserire cognome, nome o dipartimento del docente Selezionare il nominativo Aggiungere alla lista 24

25 Quarto step: relatori esterni 25

26 Scheda relatori esterni La quarta scheda indica i relatori che non fanno parte del corpo docente dell Università Bocconi. Tra questi possono essere inseriti anche nomi di studenti Bocconi (facenti parte dell associazione organizzatrice o meno). Sintesi dei dati principali Relatori esterni selezionati Ricerca relatori esterni per Nome, cognome o organizzazione Inserimento di un nuovo relatore esterno non presente nel database 26

27 Relatori esterni: presenti nel database Inserire il nome dell ospite nella stringa e attivare la ricerca. A) L ospite è presente nel database: selezionarlo e aggiungerlo alla lista. Cerca per Cognome e Nome Lista dei risultati 27

28 Relatori esterni: non presenti nel database (1) B) La ricerca non dà risultati: è necessario inserire l anagrafica dell ospite esterno. Selezionare Inserisci nuovo relatore. Inserire cognome, nome e nazionalità Nel box che si apre, inserire il nome dell ente. La ricerca viene effettuata nel database degli organizzatori esterni. 28 Se l ente compare, scegliere l organizzazione di appartenenza del relatore e selezionarla. Poi chiudere il box.

29 Relatori esterni: non presenti nel database (2) Nel caso in cui la ricerca sull organizzazione di appartenenza non produca risultati, è possibile inserire una nuova organizzazione. La nuova voce andrà ad arricchire il database degli organizzatori esterni. Selezionare Inserisci ente, azienda, università ecompilarei dati del nuovo box. Se l ospite non fosse legato ad alcun ente/azienda/università, inserire nella voce Acronimo il nome dell ospite e nel campo Nome la sua professione (es. regista). 29

30 Quinto step: form richiesta 30

31 Scheda form richiesta La quinta scheda consente di caricare una serie di file utili per l organizzazione dell evento. E obbligatorio caricare un file dettaglio, che descriva: obiettivo culturale dell incontro; contenuti e modalità di svolgimento; programma. Caricare il file dettaglio (obbligatorio) Caricare il poster dell evento (se previsto) Caricare la documentazione del finanziamento (se richiesto) 31

32 Sesto step: inserimento nel workflow 32

33 Bozze eventi Dopo l inserimento dell anagrafica evento, l attività è salvata come bozza. Per dare avvio al processo di approvazione da parte delle varie unità organizzative, è necessario inserire l attività nel workflow. Dalla pagina principale, selezionare Bozze eventi. Se tutte le informazioni sono completate, viene reso visibile il pulsante per inserire l evento nel workflow di Event Bureau: selezionare Inserisci nel WF. Dalla pagina principale premere il pulsante Bozze eventi Evento incompleto: non può partire il workflow; selezionare modifica e inserire i dati mancanti Evento completo: può partire il Workflow 33

34 34 Gestione eventi

35 Eventi in workflow Selezionando il pulsante Eventi in workflow dalla pagina principale, viene visualizzato l elenco di tutti gli eventi in essere, relativi al richiedente. Dalla pagina principale premere il pulsante Eventi in workflow Scheda evento: riassume tutte le informazioni dell evento 35 Cliccando sui nomi delle colonne si cambia l ordine della lista degli eventi. Segnala l unità organizzativa che ha in carico l approvazione dell evento in un determinato momento. Lo stato dell evento è segnalato da tre colori: giallo concluso, verde in lavorazione, rosso rifiutato.

36 Scheda Evento E possibile sapere sempre a che punto del workflow ci si trova. Se per l unità organizzativa che esamina l evento tutto è in ordine, l evento viene approvato e può passare allo step successivo. In caso contrario, l evento viene rifiutato. Relatori e organizzatori Dati evento Allegati, finanziamento, programma 36

37 Mail di alert Una volta che un unità organizzativa ha approvato l evento, l utente dello step successivo riceverà questa mail: From: To: Subject: Evento nome evento' Approvato da Step precedente Date: Tue, 23 May :25: Evento nome evento' Approvato da step precedente Link che permette di andare direttamente alla propria schermata 37

38 Pannello di ricerca È possibile ricercare gli eventi nel database attraverso: Filtri Data Tipologia di evento Filtra gli eventi annullati Filtro per selezionare gli eventi per cui è richiesta un approvazione da parte dell utente collegato. 38

39 Calendario eventi Selezionando il pulsante Calendario mensile o Calendario settimanale dalla pagina principale, viene visualizzato il calendario di tutti gli eventi in programma nella settimana/mese scelto. 39

40 E ora buon lavoro! Per 40 informazioni:

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