allegato b) alla deliberazione n. 58 del 28.5.2012 PIANO TRIENNALE PER L INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DI ALCUNE SPESE DI FUNZIONAMENTO ART. 2, COMMI 594 E SEGG. LEGGE 244/2007 (Legge Finanziaria 2008). Con deliberazione della Giunta camerale n. 58 del 28.5.2012, al fine del contenimento delle spese di funzionamento delle strutture camerali, con esplicito riferimento all art. 2, comma 594 e seguenti della L. 244/2007, si è predisposto un piano di razionalizzazione delle dotazioni strumentali e di apparati elettronici ed informatici per il triennio 2012/2014. E stata effettuata una preliminare ricognizione della situazione esistente con riferimento alla verifica dell idoneità delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio dalla quale è emerso quanto segue: dotazioni strumentali situazione al 1/1/2012 Personal computer 126 Stampanti 113 Fotocopiatrici in proprietà 9 Fotocopiatrici a noleggio Consip 5 Fax 13 Telefoni fissi 120 Le dotazioni strumentali standard di ogni posto di lavoro, inteso come postazione individuale, è così composta: un personal computer con sistema operativo Windows (2000 / XP) e con gli applicativi tipici dell automazione d ufficio (pacchetto Office); un telefono; una stampante; un fax in dotazione ad ogni area di lavoro. PIANO SOSTITUZIONE ATTREZZATURE INFORMATICHE 1 FINALITA Con il presente documento vengono fissate le linee guida, a valere per gli anni 2012-2014, per la sostituzione delle attrezzature informatiche ad uso personale (pc, monitor, stampanti e scanner). Il fine è di razionalizzare le spese, attraverso la programmazione degli acquisti in base alle reali esigenze dell Ente. 2 SITUAZIONE ATTUALE 2.1 Personal computer La dotazione è estremamente eterogenea, essendo costituita da pc acquistati in tempi diversi (si va dal 2001 al 2010) e di conseguenza di marche e modelli diversi (sono presenti una dozzina di tipologie). Tutti i pc in uso hanno Windows XP.
2.2 Monitor Essendo stati acquistati in genere insieme ai pc, la situazione è molto simile: la data di acquisto va dal 2003 al 2008, con diverse tipologie presenti. E stata da tempo completata la sostituzione dei CRT, pertanto tutti i modelli presenti sono di tipo LCD; le dimensioni vanno da 17 a 19. 2.3 Stampanti Si è recentemente provveduto alla sostituzione della maggior parte delle stampanti, avvalendosi delle apposite convenzioni Consip: pertanto, la quasi totalità (90) delle stampanti attualmente in dotazione sono del modello Samsung 3471, acquistate nel 2009-2010. L omogeneità del modello permette, tra l altro, una più razionale gestione dell acquisto dei consumabili. 2.4 Scanner Attualmente sono presenti 17 scanner, classificabili in: 3 di fascia alta (situati al Protocollo), anno di acquisto 2008-2009 4 di fascia intermedia, anno di acquisto 2009-2010 10 di fascia bassa, anno di acquisto 2000-2006 3 VALUTAZIONI E PIANO DI SOSTITUZIONE 3.1 Personal computer Nonostante l età media piuttosto elevata delle apparecchiature, le stesse sono state fino ad oggi adeguate alle esigenze degli uffici, sia per le modeste richieste di risorse da parte dei software utilizzati (si tratta quasi esclusivamente di applicazioni Office, posta elettronica e web), sia per l ampliamento della memoria RAM effettuata nel 2008 al fine di potenziare i pc più datati. Tuttavia, occorre prevedere la sostituzione a breve/medio termine della totalità delle macchine, per i seguenti motivi: in diversi casi gli utenti riscontrano una certa lentezza nell esecuzione dei programmi e questo, a prescindere da altre valutazioni, si traduce in un costo per l Ente rappresentato dai tempi di attesa; tutti i nuovi software e relativi aggiornamenti sono progettati e testati per il funzionamento sui sistemi operativi più recenti, ovvero Vista e 7; pertanto, i casi di malfunzionamento o di totale incompatibilità con Windows XP sono destinati a diventare sempre più frequenti; il supporto a XP da parte di Microsoft terminerà ad aprile 2014; dopo tale data, l utilizzo di tale sistema operativo diventerà pertanto sconsigliabile per motivi di sicurezza. Nella sostituzione occorre tenere presente l incompatibilità dei sistemi Vista/7 con i sistemi 2000/XP, il che comporta sostanzialmente l impossibilità per gli utenti di spostarsi da una postazione XP a una postazione 7 e viceversa. Pertanto, in considerazione dei frequentissimi casi di mobilità interna, è opportuno che la sostituzione sia pressoché contemporanea, quantomeno a livello di Servizio. Tutto ciò premesso, si ritiene di provvedere alla sostituzione di tutti i personal computer nel corso del 2012-2013, previo opportuno stanziamento di bilancio, ricorrendo alle convenzioni Consip in corso di validità al momento. In ogni caso, non verranno sostituiti i computer non ancora completamente ammortizzati, ovvero con meno di 5 anni.
3.2 Monitor I monitor sono, per loro natura, i beni meno soggetti ad obsolescenza o a guasti, rispetto ai computer e alle stampanti. Pertanto, non appare necessario prevedere una sostituzione a breve, salvo casi di rotture peraltro piuttosto rare. Dato però che la disponibilità di display di dimensioni adeguate potrebbe consentire, oltre ad un maggiore comfort per gli utenti, una minore necessità di ricorso alla stampa per mere esigenze di lettura, potrebbe risultare opportuna la sostituzione dei monitor da 17 con modelli da almeno 19. Tale opportunità andrà comunque valutata, nell ambito dell acquisto dei pc di cui al punto precedente, in base al prezzo di acquisto e quindi al rapporto costi/benefici. 3.3 Stampanti Essendo quasi tutte, come detto, di recente acquisto, non si ritiene necessario prevederne la sostituzione prima del 2014. A partire dal 2011, verrà incrementato l utilizzo delle fotocopiatrici come stampanti di rete per le stampe più voluminose, per ridurre sia i costi di stampa che l usura delle stampanti personali. 3.4 Scanner In base alla programmazione delle attività per il corrente anno, occorre che tutti gli uffici abbiano la disponibilità di uno scanner, al fine di gestire in totale autonomia la posta in uscita. Pertanto, occorre prevedere l acquisto di 16 scanner, sia per la dotazione degli uffici che attualmente ne sono sprovvisti, sia per la sostituzione dei modelli più obsoleti. 4 TABELLA DI RIEPILOGO oggetto n. unità da acquistare anno note personal computer 50 2012 45 2013 monitor 27 2012 solo se economicamente conveniente, in base al prezzo e alla disponibilità di bilancio stampanti 0 scanner 11 2011 5 2012 CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFONI a) telefoni fissi Ogni posto di lavoro ha in dotazione un apparecchio telefonico. Gli apparecchi sono di proprietà della Camera di Commercio. La sostituzione viene effettuata esclusivamente in caso di guasto irreparabile. Per il collegamento internet e posta elettronica degli uffici si utilizza il servizio di Infocamere, attraverso le linee dati già esistenti. Al fine di contenere la complessiva spesa per la telefonia si è provveduto a: 1) aderire alle convenzione Consip per la telefonia fissa e trasmissione dati; 2) monitorare, attraverso il software Blue s, le telefonate in uscita; 3) invitare i dipendenti a privilegiare l utilizzo della posta elettronica limitando l utilizzo dell apparecchio telefonico alle telefonate verso linea fissa, riducendo le abilitazioni alle chiamate verso telefoni cellulari.
Misure previste Saranno confermate ai consegnatari di apparecchi telefonici, le misure in corso. Avendo acquisito nel 2001 un centralino della ditta SELTA, gli apparecchi devono essere della stessa marca per garantirne la compatibilità. Vengono acquistati con il sistema dell affidamento diretto. Nel prossimo triennio verranno ridotti sulla base delle effettive esigenze. b) telefoni cellulari Sono attualmente attivi telefoni cellulari, con onere a carico dell Amministrazione e con tariffe in convenzione CONSIP, limitatamente a: Presidente Segretario Generale Autista Provveditore Gli apparecchi cellulari sono stati assegnati in relazione alla funzione ricoperta che richiede pronta e costante reperibilità. Misure previste Il servizio Provveditorato effettuerà, nel rispetto della normativa sulla tutela e riservatezza dei dati personali, verifiche a campione sul traffico telefonico fatturato (le fatture presentano un elenco del dettaglio delle telefonate) per accertare la natura istituzionale delle chiamate imputate alla Camera. Sulla base delle suddette considerazioni, al momento non risulta necessario apportare, per il triennio 2012/2014 alcun correttivo, fatti salvi i necessari aggiornamenti in base alla funzionalità dei medesimi apparecchi. La Camera di Commercio proseguirà nell azione intrapresa di razionalizzare al meglio l utilizzo di telefoni cellulari. CRITERI DI GESTIONE DEI TELEFAX L affermazione dei servizi di posta elettronica ha prodotto il ridimensionamento dell utilizzo degli apparecchi telefax. Misure previste Al fine della razionalizzazione dei costi la presenza di telefax è prevista per una pluralità di uffici. Attualmente sono n. 13 Esiste un fax con funzione istituzionale a servizio dell intero Ente, predisposto anche per inviare fax all estero. L attivazione di un servizio di Fax Server che consente di inviare e ricevere fax direttamente dal PC, ha contribuito a ridurre i costi di gestione e si prevede che nel triennio ne venga potenziato l utilizzo. Si pensa quindi di ridurre il numero di fax nel prossimo triennio. CRITERI DI GESTIONE DELLE APPARECCHIATURE DI FOTORIPRODUZIONE Da alcuni anni è in essere un piano per la revisione del servizio di fotocopiatura. In particolare si è provveduto a: - ottimizzare la gestione delle 9 macchine fotocopiatrici in proprietà (con una capacità di copie al minuto che variano da un minimo di 20 ad un massimo di 55), acquistate oltre
10 anni fa e con un elevato numero di fotocopie, attraverso un contratto di tipo costocopia tutto incluso con la ditta fornitrice. - proseguire il rapporto instaurato a seguito dell acquisizione di macchine in noleggio sulla base della Convenzione Consip (n. 4); dal mese di gennaio 2012 è presente n. 1 fotocopiatrice a colori, acquisita sempre tramite adesione alla convenzione Consip ; - monitorare, mediante contatore e rilevazione mensile, il numero di fotocopie. Misure previste - ottimizzare le apparecchiature dotate di funzione integrata di fotocopiatrice e stampante di rete; - individuare le aree di lavoro in cui collocare le macchine dimensionando la capacità di stampa in relazione alle esigenze di fotoriproduzione e stampa di ogni singola area e quindi massimizzando il rapporto costo/beneficio; - prevedere ogni anno un contratto di noleggio inclusivo della manutenzione della macchina e della fornitura dei materiali di consumo, ad esclusione della carta. CRITERI DI GESTIONE DELLE AUTOVETTURE Il parco automezzi è attualmente di 3 autovetture e di n. 1 scooter (è stata indetta un asta pubblica per l alienazione dello scooter ma la stessa è andata deserta). La dotazione di automezzi è così composta: tipo e marca targa anno uso servizio alimenta zione FIAT PUNTO BR 795 GV SERVIZI DI POLIZIA Ufficio Metrico BENZINA GIUDIZIARIA FIAT PUNTO DL 689 WT 2007 SERVIZI DI POLIZIA Ufficio Metrico BENZINA/ GIUDIZIARIA metano LANCIA THESIS CN 727WW SIG. PRESIDENTE DI BENZINA RAPPRESENTANZA SCOOTER 062X3 NON PIU UTILIZZATO ATTIVITA AUSILIARIE Classe EURO L Ente possiede solo una autovettura di rappresentanza e due autovetture assegnate all ufficio Metrico per l espletamento delle funzioni di polizia giudiziaria, una delle quali, immatricolata nel 2007, acquistata tramite convenzione Consip. Misure di razionalizzazione previste Si ritiene di non aumentare il numero complessivo delle autovetture. Prima di acquisire un nuovo automezzo, l Ente dovrà effettuare una valutazione comparativa, in relazione alla tipologia di automezzo e all uso cui esso sarà destinato, sull opportunità di procedere all acquisto oppure al noleggio a lungo termine tutto compreso. L asta per l alienazione dello scooter di proprietà camerale è stata indetta nel 2008 ed è andata deserta. Si ipotizza una sua rottamazione. Il parco automezzi soddisfa strettamente i fabbisogni dell ente e pertanto non è possibile dismettere autovetture. Ogni responsabile appronta idonea modulistica nella quale sono registrati giornalmente per ogni automezzo in dotazione: 1) il giorno e l ora di utilizzo, 2) il nominativo del dipendente che utilizza l automezzo
3) la destinazione e/o il servizio da espletare 4) il giorno e l ora di rientro dell automezzo 5) i chilometri percorsi La Camera di Commercio ha già da anni adottato misure finalizzate alla razionalizzazione dell'utilizzo delle autovetture e al contenimento dei relativi costi, tramite l impiego delle autovetture stesse per motivi strettamente legati ad esigenze di servizio, dietro diretta autorizzazione del Segretario Generale per spostamenti all interno della città o in località non coperte da adeguati servizi di mezzi pubblici. Le misure si sono dimostrate adeguate ad ottemperare alle disposizioni normative che hanno indicato precisi limiti di spesa per le autovetture di servizio Sulla base delle suddette considerazioni non risulta necessario apportare correttivi gestionali per il triennio 2012-2014 e la Camera proseguirà nell azione di razionalizzazione già intrapresa con l obiettivo di contenere i costi annuali, nel rispetto dei limiti normativi imposti. CRITERI DI GESTIONE DEI BENI IMMOBILI La Camera di Commercio espleta la propria attività istituzionale su più sedi, tutte di proprietà, come di seguito elencato: SEDE CAMERALE Negli ultimi anni, in ottemperanza a quanto disposto dall art. 55 comma 9 della Legge finanziaria n. 449 del 27.12.2007, la Camera di Commercio ha provveduto a dismettere, gradualmente, gli immobili in locazione. Con la scelta di aderire alla convenzione Consip per la gestione del servizio di facility management effettuata all inizio del 2010 l Ente si è impegnato da un lato a ridurre il degrado della sede camerale e, dall altro, ad effettuare gli interventi tecnici sull impiantistica in modo da garantirne la perfetta efficienza. Al piano terra della sede camerale, è situato il BAR BORSA, i cui locali sono stati concessi in locazione. Nel 2009 l Ente ha provveduto a sottoscrivere un contratto accessorio al protocollo di intesa stipulato con l Amministrazione Comunale di Reggio ed Enia, per l apertura di sportelli presso la sede camerale. A seguito di tale accordo, alla Camera è riconosciuto un rimborso forfettario oltre ad un terzo di ogni spesa sostenuta riferibile ai costi di struttura. Il 28.12.2010 con rogito del notaio Rubertelli, è stata acquisita la proprietà del secondo piano della sede camerale, di mq 1.295. LOCALI IN GALLERIA: la Camera di Commercio è proprietaria di n. 2 unità immobiliari, ristrutturati nel 1999 ed aventi una superficie complessiva di mq 70, accatastati come negozi, situati nella galleria S. Rocco. L Ente camerale entrò in possesso dei locali nel 1960 ma l anno di acquisto (rogito) risale al 1962.
L intervento di riqualificazione dell Isolato san Rocco, ormai in via di ultimazione, ha, di fatto, riqualificato anche i locali di proprietà camerale che potrebbero divenire strategici per coloro che intendono aprire una attività commerciale nel centro storico. I locali si trovano in una posizione baricentrica rispetto al sistema Via Emilia e costituisce una sorta di cerniera tra le due piazze (Della Vittoria e Martiri del 7 luglio). Si prevede di concedere in locazione attiva detti locali PALAZZO SCARUFFI Il Palazzo per una parte ospita i Consorzi di tutela, per un altra è destinato ad attività istituzionale e promozionale (incontri b.t.b. corsi di formazione, ecc.) SEDE DI MANCASALE La sede decentrata, è ubicata presso il polo fieristico di Mancasale e nelle immediate vicinanze della fermata mediopadana dell alta velocità. Attualmente è utilizzata per attività istituzionali (sala contrattazioni) e promozionali Misure di razionalizzazione previste L Ente si propone di continuare nella politica di contenimento dei consumi e dei relativi costi di gestione e di funzionamento. Sono previsti interventi di manutenzione ordinaria al fine di evitare il degrado degli immobili di proprietà e prevenire situazioni di urgenza e pericolo. Gli investimenti saranno comunque monitorati in relazione ai limiti previsti dal D.L. n. 78 del 2010 convertito in Legge n. 122/2010. IL SEGRETARIO GENERALE (Dott.Michelangelo Dalla Riva ) IL PRESIDENTE (Enrico Bini)