AI MAGISTRATI AL PERSONALE AMMINISTRATIVO E,P.C AL PRESIDENTE DEL TRIBUNALE TRIBUNALE DI FIRENZE STAFF PCT E,P.C. AL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DELL ORDINE DEGLI AVVOCATI MEMORANDUM RIEPILOGATIVO PCT Lo staff PCT stante i positivi esiti del Processo Civile Telematico, ringraziando i magistrati e il personale amministrato per il lavoro svolto e i risultati ottenuti, reputa opportuno riepilogare le varie indicazioni offerte sui vari servizi a valore legale PCT COMUNICAZIONI TELEMATICHE A VALORE LEGALE Dal 23 gennaio p.v. al Tribunale le comunicazioni telematiche potranno essere effettuate a valore legale ex art. 51 Legge 133/2008, e successive modifiche, in virtù dell apposito Decreto Ministeriale pubblicato in G.U. n.5 del 7 gennaio 2012. Lo staff PCT rileva come il DL 179/2012 abbia introdotto l obbligatorietà delle comunicazioni e notificazioni di cancelleria, ma avverte che allo stato operativamente le modalità di comunicazione agli avvocati non sono nella sostanza mutate: le comunicazioni di cancelleria sia eseguono all indirizzo PEC dei legali, ove non presente la PEC la comunicazione si ha per effettuata in cancelleria e la data della comunicazione è quella del deposito presso la cancelleria. Si riserva di offrire più dettagliate indicazioni all esito della conversione del DL 179/2012, salvo indicare sin da subito quanto segue: LA COMUNICAZIONE DI CANCELLERIA DEVE CONTENERE L INTERO PROVVEDIMENTO DA COMUNICARSI SIA ESSO ORIGINALE TELEMATICO SIA ESSO CARTACEO (acquisito con scansione) in quanto è stato modificato l art. 45 delle disp. att. cpc prevedendo che la comunicazione deve essere effettuata con allegazione dell intero provvedimento. Si allega alla presente il vademecum per le comunicazioni di cancelleria con le istruzioni al personale amministrativo. INDICAZIONI OPERATIVE PER IL PERSONALE DI CANCELLERIA A) comunicazioni telematiche al procuratore costituito (ex art 170 comma 1 cpc) Le comunicazioni vanno fatte solamente all indirizzo PEC del procuratore costituito quale risultante in automatico dal sistema PCT al momento dell invio della comunicazione. Non devono effettuarsi manualmente ad altri indirizzi pec (neppure a quelli risultanti dall atto), ma solo in automatico tramite il sistema PCT secondo quanto imparato durante la relativa formazione. Nei procedimenti civili con più difensori - due o più di Firenze, un dominus non di Firenze e un domiciliatario di Firenze - tutti i difensori devono poter accedere alle loro controversie attraverso Polisweb/PCT, quindi dovrebbero essere iscritti e anagrafati nel SICID o SIECIC nel relativo fascicolo. Quindi per i fascicoli di nuova iscrizione al ruolo si indica sin da ora di procedere ad inserire tutti i difensori in sicid/siecic nella scheda del relativo fascicolo. 1
Per i fascicoli già iscritti gli avvocati che ne abbiano interesse devono provvedere ad indicare alle cancellerie le eventuali correzioni e l inserimento di tutti i legali nel fascicolo ATTENZIONE ove si tratti di inserire un difensore non censito nel sistema dell anagrafica distrettuale si ricorda che le operazioni sono curate direttamente ed esclusivamente dalla Corte di Appello come già indicato con nota del Dirigente Amministrativo prot. 3084 del 10/09/2010 Personale della Corte d Appello da contattare: ALESSANDRO MARGIACCHI Tel. 055 5005261 e-mail alessandro.margiacchi@giustizia.it NICOLA PASQUALETTI TEL. 055 5005288 e-mail nicola.pasqualetti@giustizia.it Per maggiore facilitazione si indica la seguente casistica. Se la parte ha : 1) un avvocato di Firenze : le comunicazioni vanno effettuate alla sua PEC quale risultante da sistema. Se questa manca, la comunicazione è valida presso la cancelleria (art 51 comma III), 2) - avvocato non di Firenze: le comunicazioni vanno effettuate sia alla PEC del difensore non di Firenze, che al domiciliatario fiorentino. Se manca la PEC del domiciliatario è sufficiente effettuare la comunicazione sulla PEC del dominus quale risultante dal sistema. Se manca la PEC del dominus è sufficiente effettuare la comunicazione sulla PEC del domiciliatario. Se mancano entrambe le PEC le comunicazioni vanno fatte presso la cancelleria (51 comma III). 3) Più avvocati di Firenze e non di Firenze Si procede come al punto 2) B) Comunicazioni presso la cancelleria per gli avvocati senza PEC (art. 51 comma 3 legge 133/2008) Ai procuratori senza PEC, e quindi risultanti dal sistema al momento dell invio come non telematici la comunicazione si effettua mediante deposito del biglietto di cancelleria e di copia del provvedimento comunicato presso la cancelleria stessa; senza informare la parte del deposito del biglietto di cancelleria e senza rilascio di ricevuta. Tale modalità costituisce valida comunicazione. C) Notificazioni e comunicazioni al c.t.u. (art. 192 cpc) 1)Vanno fatte alla PEC del consulente tecnico d ufficio quale risultante dal sistema. 2) Se il CTU non ha la PEC si procede tramite FAX (secondo quanto stabilito dall art 136 cpc come modificato dalla legge 183/2011). Si avverte che per il sistema SICID la comunicazione con FAX sarà allo stato l ordinaria modalità, sino a modifica e adeguamento dei sistemi. D) Adempimenti successivi della cancelleria per le comunicazioni effettuate telematicamente alla PEC del destinatario 2
La prova dell avvenuto compimento dell operazione eseguita è ricavabile dalla apposita maschera inserita nel sistema al n. di RG corrispondente ( DETTAGLI poi ATTI nel menu di sinistra a scorrimento verticale e selezionando il TIPO DI ATTO verrà visualizzato in basso il relativo dettaglio). E possibile inoltre dal comando stampa effettuare la stampa della RICEVUTA TELEMATICA, che dà conto dell esito della comunicazione per ogni destinatario dello stesso. Controllare sempre l esito dell avvenuta comunicazione: - Se l avvocato risulta non telematico procedere come al punto B). - Se l avvocato è telematico ma la comunicazione non risulta ricevuta, come da indicazione nella apposita maschera, ripetere l operazione per due volte nelle 24 ore successive (modalità operativa di cautela concordata con il Consiglio dell Ordine). Ove effettuate tale operazioni risulti comunque l indicazione di mancata consegna, si procede ai sensi dell art 51 comma III e quindi come da punto B). - Per altri problemi segnalare a tribunalepct.fi@gmail.com al fine di valutare opportuna apertura del ticket - Effettuare sempre la stampa della RICEVUTA TELEMATICA ed inserirla nel fascicolo cartaceo anche per consentire il controllo da parte del giudice - Per le sentenze si procede normalmente con la procedure già indicate con comunicazione gruppo staff del 9/12/2011 INDICAZIONE PER I MAGISTRATI Si ricorda nuovamente che la comunicazione telematica di un provvedimento già prodotto in formato digitale con l applicativo del magistrato consente alle cancellerie una più semplice e automatica operazione rispetto all acquisizione con scannerizzazione. Pertanto si invitano e si pregano i Sigg.ri Magistrati a proseguire e ad adoperarsi quanto più possibile nel redigere in modalità telematica i provvedimenti. Si prega inoltre, ove il provvedimento sia steso in modalità non digitale, di non redigerlo in calce alle istanze e di compilarlo il più possibile in fogli separati. Ciò agevola le cancellerie nelle operazioni di scansionamento. Ai sensi dell art 16 Dm 44/2011: la comunicazione telematica si intende perfezionata nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna breve da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario e produce gli effetti di cui agli articoli 45 e 48 del codice dell amministrazione digitale (In pratica il sistema è in grado di dirci in automatico quando è stata ricevuta dal destinatario la comunicazione telematica e la stessa ha gli effetti della notifica a mezzo posta). Si avverte quindi che la comunicazione telematica e il suo esito rimangono conservate nei registri e quindi potranno essere verificate dal magistrato con la seguente duplice modalità: 1) Da consolle del giudice: entrando nel fascicolo telematico, selezionando il provvedimento telematico oggetto di comunicazione, clik con il tasto destro del mouse e si apre la maschera stato notifiche che permette di controllare lo stato e l esito della comunicazione che interessa. 2) Dal registro di cancelleria chiedendo al cancelliere, che ha in visione sia la comunicazione che il suo esito 3) Attraverso la RICEVUTA TELEMATICA che viene stampata dal cancelliere ed inserita nel fascicolo cartaceo. Per ogni destinatario è stampata una ricevuta, la quale indica l indirizzo PEC, l esito della comunicazione (ricevuto o mancata consegna) e l ora della consegna. 3
DEPOSTI PROVVEDIMENTI DEI GIUDICI Si invitano i Signori Magistrati a continuare a depositare i provvedimenti in PCT con consolle e a operare secondo le seguenti indicazioni di prassi: 1) Per la sentenza e per tutti i provvedimenti (decreti, ordinanze) conclusivi di un procedimento (e che vanno al ufficio del registro): avrà valore di originale solo il provvedimento telematico: a. In tal caso per il magistrato non è necessario provvedere a stampare la copia cartaceo. Infatti il personale amministrativo dovrà comunque essere stampato dalla cancelleria per le operazioni di repertorazione e registrazione. b. Il personale dipendente deve avere cura di accettare tutte le buste telematiche dei depositati dei giudici, perché il provvedimento a valore legale è proprio quello prodotto telematicamente. c. sentenze contestuali: fare attenzione al modello da utilizzare deve essere formato e reperito all interno dei modelli di sentenza e non di verbale, altrimenti in telematico il provvedimento viene registrato come verbale e non come sentenza. 2) provvedimenti non conclusivi di procedimento che si inseriscono in fascicoli a gestione cartacea. Ha valore legale sempre il provvedimento redatto e depositato telematicamente. In tal caso la opportunità di stampa di una copia semplice cartacea discende dal fatto che occorre assicurare una continuità una continuità nella gestione dei verbali (che sarebbero redatti in parte in telematico e in parte in cartaceo), nonché ai fini di moderare l impatto telematico per cancellerie e avvocati laddove comunque la gestione del fascicolo non è interamente telematica (criterio di cortesia ). a. Si può provvedere per tali tipi di provvedimento a stampare una copia in cartaceo da inserire nel fascicolo cartaceo, senza sottoscriverla, e di apporre una "T" (telematico) nel provvedimento cartaceo non sottoscritto. Potranno essere presi accordi tra il magistrato e il proprio personale di cancelleria sulle eventuale stampa della copia cartacea da parte della cancelleria e non del magistrato, una volta accettato il provvedimento telematico da parte del cancelliere. b. Il personale di cancelleria deve riporre la massima attenzione nell accettare tutte ma proprio tutte le buste telematiche dal momento che in tal caso il provvedimento a valore legale è solo quello prodotto telematicamente. 3) verbali in cui debbono sottoscrivere le parti o altri soggetti: (ad. es verbale prova orale per testi) è evidente che in tale caso si dovrà provvedere alla formazione di originale cartaceo tale da consentire la sottoscrizione alle parti che allo stato non sono in possesso di dispositivo di firma digitale per la relativa sottoscrizione. Se il verbale cartaceo originale è prodotto comunque con consolle dal giudice, si può provvedere al deposito del verbale telematico (che attenzione non avrà in questo caso valore legale perché non sottoscritto dalle parti), e ove lo si voglia per maggiore chiarezza per gli avvocati inserire prima di firmare digitalmente per il deposito l atto inserire la dizione copia telematica di originale cartaceo sottoscritto dalle parti (l inserimento in consolle è sempre opportuno ai fini della consultazione per gli avvocati) DECRETI INGIUNTIVI TELEMATICI Valgono le indicazioni riportate nella precedente sezione relativa al deposito provvedimenti dei giudici, ricordando come in tal caso il fascicolo è interamente telematico (atto dell avvocato e provvedimento del giudice). Si invitano i sig.ri Magistrati a depositare i DIT con estrema tempestività. 4
Nel caso di deposito di istanze in corso di causa (deposito integrazione documentale) o di istanze di correzione errore materiale si invita la cancelleria a segnare al giudice il fascicolo con la funzione urgenze in modo che il giudice la possa meglio individuare in consolle. Si ringrazia tutti per la collaborazione Firenze, 3.12.2012 LO STAFF DEL PCT 5