Politica contro la frode e la corruzion Direttore affari legali Severn Trent Stato politica: approvata Data emanazione: Settembre 2011 Versione: 3.0 Data revisione: Settembre 2014
Politica contro la frode e la corruzione Severn Trent proibisce severamente la frode e qualsiasi forma di corruzione. I dipendenti sono tenuti, in qualsiasi momento, a rispettare la legge e mantenere elevati standard etici, così come sancito in Fare la cosa giusta, segui la via di Severn Trent. Ci atterremo alle leggi in materia di lotta alla frode e alla corruzione delle giurisdizioni in cui operiamo, in particolare alle vigenti leggi inerenti specifiche attività commerciali. Le perdite derivanti da frode e da qualunque altro tipo di corruzione possono avere una natura che supera quella puramente finanziaria, possono infatti arrecare un danno alla reputazione dell azienda. La nostra reputazione di azienda corretta e responsabile è di capitale importanza. 1. Applicazione La presente politica si applica a tutte le aziende di Severn Trent Plc, a quelle di cui detiene la maggioranza o il controllo operativo. Concerne la frode e qualsiasi tipo di corruzione interna o esterna commessa da dipendenti, personale temporaneo, agenti, fornitori e appaltatori. 2. Politica Lo scopo della politica è stabilire la responsabilità del gruppo nell osservare e difendere la propria posizione in ambito di frode e qualsiasi tipo di corruzione. Al fine di raggiungere l obiettivo, Severn Trent agirà come descritto di seguito: metterà in atto severi controlli per prevenire la frode e qualsiasi tipo di corruzione, assicurerà che qualsiasi caso di frode o corruzione di qualunque natura, sia esso sospetto, presunto, tentato o reale, sia oggetto di adeguate indagini, indipendentemente dalla posizione o dall anzianità di servizio della persona coinvolta, prenderà adeguati provvedimenti disciplinari in tutti i casi in cui dall indagine emergano prove di frode o corruzione di qualsiasi tipo, tentata o reale. I casi più gravi saranno notificati all ufficio affari legali del gruppo che li tratterà in maniera adeguata, metterà in atto una procedura di lezioni apprese per esaminare gli incidenti, i sistemi e le procedure con l obiettivo di prevenire il ripetersi di tali avvenimenti e radicare in Severn Trent un comportamento aziendale responsabile. 3. Corruzione Severn Trent proibisce severamente: offrire, chiedere o accettare denaro, incentivi o favori che potrebbero essere interpretati come tangenti. a o da qualsiasi persona o azienda, ovunque sia la loro sede nel mondo e che si tratti di individuo o azienda privata, funzionario o ente pubblico. da qualunque singolo dipendente, agente o altra persona o ente che agisce per conto del gruppo. aggiudicarsi qualsiasi vantaggio commerciale, contrattuale o normativo a favore del gruppo contravvenendo all etica. oppure aggiudicarsi qualsiasi vantaggio personale, finanziario o di altra natura a favore del singolo o di un terzo a esso collegato.
Severn Trent riconosce che le prassi di mercato variano nelle diverse aree geografiche in cui conduce i propri affari e che ciò che è normale e accettabile in un luogo non lo è in un altro. La presente politica vieta qualsiasi elargizione che porti un guadagno personale o un vantaggio per il ricevente e per qualsiasi persona o ente a esso collegato e che abbia lo scopo di influenzare azioni o decisioni che non riguardano unicamente l interesse del gruppo, della persona o dell ente da cui dipendono o che rappresentano. La politica non vieta le seguenti prassi, a patto che esse siano corretta abitudine in un dato mercato, siano adeguate e debitamente registrate: normale e adeguata ospitalità. consegna di un omaggio formale a una cerimonia o in altra occasione speciale. utilizzo di una lecita procedura preferenziale disponibile a tutti tramite pagamento di una commissione. offerta di mezzi per assistere la persona o l ente a prendere una decisione in modo più efficiente, a patto che essi siano offerti esclusivamente per tale scopo. Non eroghiamo donazioni dirette o indirette a partiti politici. Le donazioni devolute in beneficienza per conto del gruppo devono essere effettuate conformemente alle procedure interne dell azienda e con il consenso del reparto Strategia e regolamento del gruppo. Inevitabilmente, non è sempre facile decidere cosa sia accettabile. Se temete che un azione possa configurarsi come corruzione, la questione deve essere riferita al vostro diretto responsabile più alto in grado prima di procedere. Se necessario, potete anche chiedere la consulenza dell ufficio affari legali o del controllo interno del gruppo. 4. Frode Non esiste una definizione univoca di frode, tuttavia, per ragioni pratiche la frode si può descrivere come l atto di raffigurare in modo falso o non rivelare informazioni, oppure fare uso improprio di una posizione di fiducia, con l intenzione di trarre un vantaggio, causare una perdita o esporre una terza parte al rischio di perdita. Esempi di frode che potrebbe essere perpetrata nei confronti di Severn Trent sono, ma non si limitano, ai seguenti: furto, uso improprio e appropriazione indebita di proprietà, strumenti, fondi, materiali, documenti o qualsiasi altro bene della società. falso in bilancio e/o dichiarazioni fraudolente, siano esse di natura finanziaria o non finanziaria, in vista di un vantaggio personale o di terzi (ad es. fogli di presenza, rimborso spese, ordini d acquisto, bilanci, rendiconto per l autorità di regolamentazione). qualsiasi attività che riguardi l alterazione, la distruzione, la riproduzione o la manipolazione di dati a fini impropri. La frode può coinvolgere una o più persone che agiscono congiuntamente e che possono essere interne o esterne a Severn Trent.
5. Segnalazione e azione Se un dipendente scopre o sospetta un attività illecita o fraudolenta, deve farne segnalazione al proprio responsabile diretto. In alternativa, la segnalazione può essere inoltrata a uno dei seguenti dirigenti del gruppo: Tony Wray, Chief Executive, Evelyn Dickey, Direttore risorse umane, Alec Richmond, Direttore del controllo interno, o Bronagh Kennedy, Direttore affari legali. Tuttavia, è comprensibile che una persona possa non sentirsi a proprio agio in determinate situazioni. In questo caso, invitiamo i dipendenti a comunicare appena possibile la propria preoccupazione o il comportamento scorretto tramite il nostro servizio telefonico indipendente per le segnalazioni riservate. I numeri dell assistenza telefonica sono indicati in appendice. Il servizio di segnalazione riservata è gestito da Safecall, una società indipendente specializzata nella gestione dei problemi sul lavoro. Safecall prenderà nota della vostra segnalazione e la trasmetterà a Severn Trent per il suo esame. Potete chiedere a Safecall che la vostra identità rimanga riservata. Una volta effettuata la segnalazione, la questione sarà gestita dal Direttore degli affari legali e/o dal Direttore del controllo interno di Severn Trent, conformemente a quanto stabilito dal piano d azione aziendale contro la frode e la corruzione. Con la consulenza delle autorità preposte, essi prenderanno decisioni in merito alle azioni da intraprendere prima, durante e dopo l indagine del caso. Se desiderate avere ulteriori informazioni sulla procedura di segnalazione e azione, consultate la politica per le segnalazioni. 6. Controllo Il Comitato esecutivo (STEC) del Consiglio di amministrazione di Severn Trent Plc vigila sull applicazione della politica. Il Consiglio d amministrazione di Severn Trent Plc opera una revisione annuale della politica. 7. Responsabilità La presente politica si applica a tutti coloro che a vario titolo lavorano per, e collaborano con, le aziende del Gruppo Severn Trent, inclusi dipendenti, personale temporaneo, agenti, fornitori e appaltatori. Tutte le persone di cui al punto 7 qui sopra hanno la responsabilità di: capire e agire conformemente a quanto stabilito in Fare la cosa giusta, segui la via di Severn Trent al fine di rispettare la legge e mantenere elevati standard etici. segnalare, conformemente alla presente politica, casi sospetti o noti di tentata o reale frode o di corruzione di qualsiasi altra natura all interno dell azienda fare tempestiva segnalazione della preoccupazione, in modo che l azienda possa esaminarla nel modo più consono cooperare con tutte le indagini 8. Documenti di riferimento Fare la cosa giusta, segui la via di Severn Trent Politica sull approvvigionamento Politica per le segnalazioni Standard per gli omaggi, l ospitalità e le spese
Standard per le donazioni politiche e in beneficienza Standard per i rapporti con i partner Concordato sulle autorizzazioni 9. Cronologia modifiche al documento Data Versione Modifica Autore 1 luglio 2011 1.0 Politica sulla frode aggiornata Kerry Porritt per integrare le disposizioni del Bribery Act 2010 Settembre 2012 2.0 Revisionato Stuart Kelly Settembre 2013 3.0 Revisionato Shazadi Karamat Appendice Assistenza telefonica per le segnalazioni Paese Prefisso Numero di telefono Regno Unito 0 800 915 1571 Stati Uniti 1 866 901 3295 Irlanda 1 800 812740 Italia 0 800 7233 2255 Emirati Arabi Uniti 8000 441 3376 Cina China Unicom: 10 800 744 0605 China Telecom: 10 800 440 0682 Giappone NTT: 0033 (010) 800 72332255 KDD: 001 Softbank: 0041 Singapore Sing Tel: 001 800 7233 2255 M2: 002 Starhub: 008 Spagna 0 800 7233 2255 Egitto 0 800 000 0059 Colombia 009/007/005 800 7233 2255 Svezia 0850 252122