Unità Formativa 12.1: Pianificare la disseminazione: obiettivi e processo Come tutti i progetti finanziati nell ambito del LLP, anche le azioni di mobilità transnazionale debbono prevedere attività di valorizzazione e disseminazione. Infatti, questo è un requisito comunitario ineludibile, ma è al contempo un occasione preziosa a disposizione degli operatori per diffondere e trasferire i benefici prodotti dal progetto. Per ciò che si riferisce al requisito comunitario, già in sede di formulario per la candidatura si chiede agli operatori di indicare i tratti principali dell attività di diffusione. Concetti chiave. Diffusione: processo pianificato per dare informazioni sulla qualità, la rilevanza, e l efficacia dei risultati prodotti nell ambito di un progetto. Ha finalità essenzialmente informativa. Disseminazione: la disseminazione comprende le attività finalizzate ad accrescere la visibilità dei risultati prodotti da un progetto, attraverso l accesso ai prodotti e la loro messa a disposizione per utenti differenti dalla rete di partenariato originaria. Può essere preparatoria del trasferimento. Valorizzazione: secondo la Commissione UE la valorizzazione è un processo di sfruttamento dell apprendimento e degli esiti di un progetto, attuato al fine di ottimizzare il loro valore e impatto nei contesti esistenti e in altri nuovi, costituiti da gruppi bersaglio, settori produttivi, sistemi educativi e formativi. Mainstreaming: le attività di mainstreaming comprendono tutte le azioni, le metodologie e gli strumenti finalizzati ad assicurare visibilità, trasferibilità e usabilità ai risultati di un progetto. Le attività di mainstreaming sono indirizzate a organismi simili a quelli che hanno prodotto i risultati (si parla in questo caso di mainstreaming orizzontale) oppure a organismi parte del livello istituzionale che possono inserire tali risultati nella pianificazione ordinaria delle attività di educazione e formazione (mainstreaming verticale).
La Commissione e le Agenzie nazionali hanno, in buona sostanza, tre motivi per chiedere di attivare i processi di disseminazione: rendere conto, sia pure in modo indiretto, di come sono stati spesi i finanziamenti comunitari che, è sempre bene ricordarlo, sono denaro dei cittadini europei; sviluppare i sistemi educativi e formativi degli Stati membri, attraverso la diffusione di informazioni sulle azioni realizzate; promuovere l innovazione di questi sistemi, tramite il trasferimento delle buone pratiche prodotte. Quanto, invece, alle potenzialità per gli operatori, si deve ricordare che questi agiscono all interno di reti di partenariato e in un contesto territoriale ben preciso: diffondere i risultati positivi raggiunti accresce la visibilità e la reputazione di chi li ha prodotti. Ciò è tanto più vero per i progetti di mobilità, i cui benefici sono spesso di natura immateriale perché legati al miglioramento delle competenze del singolo partecipante ma che hanno conseguenze positive anche per le istituzioni coinvolte, per i sistemi locali di istruzione e formazione, per i partner della rete. A somiglianza di quanto avviene per le azioni d'informazione e pubblicità sugli interventi strutturali comunitari, le azioni di disseminazione dei risultati dei progetti finanziati nell ambito del LLP hanno come finalità principali la garanzia della massima trasparenza nell impiego delle risorse pubbliche e la mobilitazione degli operatori istituzionali, economici e sociali per un impiego completo ed efficace delle risorse finanziarie. Ciò perché la strategia comunitaria mira a realizzare un sistema sempre più aperto alla partecipazione attiva degli operatori pubblici e privati e dei cittadini, mediante un servizio che diffonda informazione e conoscenze, opportunità e cambiamento. Se questa è la fonte istituzionale e normativa che rende opportuna e necessaria la realizzazione di attività comunicative come supporto informativo all attuazione degli interventi, esistono anche altre ragioni, non legate alla Commissione e più tecniche, che spingono perché quanti operano nel compimento delle attività strutturino strumenti e meccanismi efficaci di disseminazione e comunicazione. Ovviamente, non è questa la sede per dilungarsi sugli elementi che favoriscono la comunicazione, ossia la ricezione di un messaggio da parte del destinatario e l eventuale conseguente raggiungimento dei fini dell emittente. Qui basti ricordare che un adeguata strategia comunicativa può favorire il pieno conseguimento degli obiettivi progettuali; infatti, realizzare prodotti efficaci, proporre servizi utili, sperimentare metodologie innovative può essere solo uno dei fattori di successo. L impatto dei risultati sui sistemi di riferimento si ha solo se tali risultati vengono fatti conoscere adeguatamente, attraverso un idonea strategia comunicativa.
I progettisti degli interventi di mobilità hanno il non facile compito di costruire un piano di disseminazione, sufficientemente strutturato (obiettivi, metodi, tempi, risultati) e in ogni caso coerente con il progetto di mobilità, avendo a disposizione risorse esigue. Ciò impone che si stabiliscano delle priorità e che la pianificazione avvenga con buon senso. Gli elementi fondamentali della strategia di disseminazione. E opportuno che, a partire dalle indicazioni fornite in sede di candidatura, la rete di partenariato approfondisca nelle fasi iniziali del progetto una serie di aspetti legati alla disseminazione e alle azioni di comunicazione. In pratica, si tratta di fissare i paletti entro i quali le informazioni sulla mobilità e i risultati ottenuti verranno veicolate all interno e all esterno della rete. Ciò significa: l individuazione dei soggetti interessati sia di livello verticale (istituzioni, autorità, stakeholder pubblici), sia di livello orizzontale (organismi simili agli enti partner, il pubblico locale); l individuazione di obiettivi coerenti e distinti per tipologia di soggetto (obiettivi informativi, persuasivi, divulgativi, ); l individuazione dell oggetto da disseminare (ad esempio, i risultati prodotti con la mobilità, oppure i processi che hanno prodotto tali risultati); le responsabilità all interno della rete e gli attori esterni eventualmente coinvolti; la calendarizzazione di massima delle attività e la quantificazione dei costi; a tale riguardo, è probabilmente inadeguato concentrare le azioni di disseminazione al termine del progetto. Anche l attività di sensibilizzazione costituisce un azione di comunicazione e in quanto tale deve essere svolta all inizio dell intervento. Per ciò che si riferisce ai costi, il formulario di candidatura chiede che si precisino i mezzi finanziari necessari per realizzare l intervento (vedi Modulo 13). All interno dello schema finanziario complessivo, i costi per attività di disseminazione e divulgazione vanno inseriti nella voce delle spese di gestione e organizzazione i mezzi e i canali attivabili per la disseminazione. L esplicitazione dei punti dell elenco può essere fatta in modo molto strutturato ad esempio attraverso la redazione di un piano di comunicazione e disseminazione oppure in modo più sintetico, attraverso schede
e schemi di attività. La scelta delle azioni e dei canali da utilizzare può essere fatta in considerazione di vari fattori, come il budget disponibile o la presenza nella rete di comunicatori professionisti. Tale scelta può tenere conto delle indicazioni seguenti. Le azioni di disseminazione e i canali utilizzabili Le azioni comunicative potenzialmente attivabili in relazione ai gruppi target identificati sono molto varie ed eterogenee. Una prima, non esaustiva classificazione, prevede le seguenti macrotipologie di azioni: Azioni di promozione Azioni di informazione 1. Azioni di promozione 1.1 linea grafica coordinata 1.2 pubblicità sui media 1.3 pubblicità esterna 1.4 stand mobili 1.5 eventi (convegni ed iniziative) 1.6 prodotti promozionali 1.7 prodotti mediali e multimediali 2. Azioni di informazione 2.1 sito internet 2.2 call centre 2.3 pubblicazioni 2.4 mailing 2.5 eventi (seminari tematici, convegni) 2.6 conferenze stampa 2.7 informazione sui media cartacei, radio, televisivi Può essere utile fornire alcune indicazioni sui contenuti delle singole azioni.
Contenuto delle azioni Azioni di promozione Linea grafica coordinata Una prima esigenza da considerare è quella di dare organicità ed immediata visibilità ai diversi interventi previsti attraverso il ricorso ad un logo grafico che contraddistingua la campagna di comunicazione e disseminazione per tutto il periodo di riferimento del Progetto. Un'immagine così coordinata consente ai destinatari dell'azione informativa di collegare facilmente la singola iniziativa al progetto LLP e all intervento di mobilità. Tutte le azioni di comunicazione saranno così facilmente identificabili dall insieme degli elementi grafici che le caratterizzeranno per tutto il periodo. Pubblicità sui media I mezzi di comunicazione di massa possono essere utilizzati per pubblicizzare sia il LLP nel suo complesso che le azioni specifiche del Piano di comunicazione, come il sito internet, l attività formativa, i tirocini all estero, i convegni, ecc. Il ricorso agli spazi pubblicitari a pagamento nelle televisioni, radio e giornali locali può essere usato in senso complementare all utilizzo di articoli e interviste sul progetto e i risultati ottenuti. Pubblicità esterna La pubblicità esterna prevede l utilizzo di strumenti quali cartelloni, targhe esplicative permanenti, o temporanee, nonché di affissioni lungo le maggiori vie di traffico del territorio di riferimento, attuato con cartelli informativi incisivi ed immediatamente riconoscibili, caratterizzati dalla linea grafica coordinata prescelta. Nelle sedi delle scuole coinvolte potranno inoltre essere esposti manifesti illustrativi per informare i beneficiari e l intera opinione pubblica sul progetto e sugli interventi di mobilità.
Stand mobili Per promuovere e divulgare gli interventi previsti dai progetti di mobilità, è possibile realizzare delle strutture mobili e itineranti da allestire nei luoghi nevralgici del territorio di riferimento in occasione di manifestazioni pubbliche, fiere, feste patronali o altre iniziative di richiamo sociale che interessano le intere collettività locali o anche singole aree abitate. L assistenza informativa al pubblico dei visitatori può prevedere la distribuzione di materiale divulgativo e promozionale Convegni di progetto Com è noto, i progetti di mobilità possono prevedere eventi di visibilità a carattere convegnistico, legati a momenti significativi nella vita dell intervento (ad esempio, la conclusione delle attività all estero). E, quindi, possibile che tali eventi siano accompagnati da un'adeguata campagna promozionale, che si potrà sviluppare attraverso conferenze stampa o altro tipo di presentazioni (come, ad esempio, interventi a tema sui media locali). Prodotti promozionali Per rinforzare il messaggio promozionale soprattutto a favore della conoscenza del progetto e dei servizi prodotti è possibile realizzare una serie di gadget promozionali come calendari, cappellini, penne, agende, blocchi, ecc... - anch essi caratterizzati dal logo grafico prescelto - da distribuire in occasione di manifestazioni pubbliche (come i convegni). Prodotti mediali e multimediali La realizzazione di prodotti come video e cd-rom consente di rendere l opera di informazione sui contenuti e i risultati progettuali più gradevole e veloce. Questi materiali si renderanno molto utili sia per diffondere parallelamente al sito web - documenti di notevole entità, sia per presentare in maniera interattiva e graficamente appropriata l aspetto di apprendimento del progetto, ossia il contributo dell intervento di mobilità alla costruzione della cittadinanza europea.
Azioni d informazione Rete Internet L'utilizzo della rete Internet a scopi informativi costituisce una scelta strategica estremamente significativa, in quanto si tratta di uno strumento moderno, flessibile, di facile uso e in forte espansione sia presso i privati che presso le pubbliche amministrazioni. Internet, inoltre, è tecnologia abilitante e fenomeno di massa e può essere utilizzato in supporto a diverse azioni comunicative. Sul sito di progetto possono essere convogliate tutte le informazioni e la documentazione disponibili (compresi i testi integrali dei documenti), con particolare riferimento ai prodotti realizzati nelle diverse fasi progettuali, alle attività formative e di tirocinio lavorativo (IVT), alle attività di aggiornamento per gli operatori (VETPRO). Internet consentire anche di attivare un contatto diretto con i potenziali beneficiari finali (anche oltre il numero di quanti sono direttamente coinvolti nella formazione) e di interagire con essi, raccogliendo pareri e suggerimenti attraverso la posta elettronica. Di conseguenza, il sito deve essere adeguatamente pubblicizzato in tutti i messaggi promozionali della campagna informativa per accrescerne la visibilità e l utilizzo da parte degli utenti. Nella prospettiva della sua sostenibilità nel tempo, esso può diventare un mezzo privilegiato sia di informazione tecnica e specialistica per i potenziali beneficiari delle azioni, sia di sensibilizzazione per l'intero sistema educativo del territorio. Call Center Questa azione può assolvere principalmente a due funzioni: 1. fornire un servizio informativo generale sulle attività di mobilità; 2. orientare i potenziali beneficiari verso la fonte specifica di informazione più adatta in relazione alle loro esigenze. Attraverso il call center la rete di partenariato può costantemente aggiornare i canali di accesso all'informazione in relazione alle esigenze manifestate dagli utenti. Il call center si rivolge ai seguenti destinatari:
potenziali beneficiari finali; operatori dell'istruzione e della formazione generalità dei cittadini. Conferenze stampa Le conferenze stampa possono essere utilizzate per promuovere le principali iniziative del LLP, ed essere dirette agli addetti stampa delle Istituzioni pubbliche, delle organizzazioni private e delle testate giornalistiche più diffuse. Mailing Questa azione prevede la possibilità di inviare in modo rapido ed efficace ogni materiale informativo e promozionale prodotto agli utenti, raggruppati in categorie di target predefiniti e ricavati da un data-base che conterrà i nominativi di tutti coloro che avranno fatto richiesta di informazioni sul progetto e sui servizi. Informazione sui media Infine, per quanto riguarda la diffusione delle informazioni relative al progetto, le opzioni sono numerose: sarà possibile realizzarla anche attraverso comunicati stampa, inserti su quotidiani e stampa specializzata, coproduzione di spot televisivi, pagine televideo. I comunicati stampa per la divulgazione di notizie possono essere indirizzati a tutti gli organi di stampa regionale (oppure effettuando una segmentazione territoriale), nonché agli Uffici stampa delle varie istituzioni presenti sul territorio regionale. E possibile effettuare inserti sui giornali locali o specialistici da realizzare con taglio giornalistico per informare un pubblico di lettori qualificato sulle realizzazioni del progetto e gli interventi di mobilità.. La comunicazione indirizzata al grande pubblico può essere veicolata attraverso l'inserimento di spot informativi appositamente predisposti nelle trasmissioni televisive soprattutto a livello locale. Come visto, le modalità di realizzazione della comunicazione e disseminazione possono essere molto diversificate. Fra i criteri da tenere presente per la scelta e la realizzazione della strategia di disseminazione, è opportuno rammentare che le attività divulgative devono rispettare le disposizioni precisate dalle Agenzie nazionali all atto della sottoscrizione della convenzione di sovvenzione con l organismo capofila. Ciò riguarda, in particolare, due aspetti:
il sostegno finanziario comunitario deve essere visibile; ciò equivale a dire che ogni comunicazione o pubblicazione relativa all intervento di mobilità deve fare riferimento esplicito al fatto che si tratta di un azione che beneficia del sostegno finanziario dell UE; la responsabilità dei contenuti: la Commissione e le Agenzie nazionali non recano alcuna responsabilità sui contenuti di ogni comunicazione da parte dei progetti. Tale responsabilità è interamente in capo al soggetto capofila della rete di partenariato (tecnicamente: il beneficiario del finanziamento).