REGOLAMENTAZIONE IN MATERIA DI ORARIO DI LAVORO

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1 REGOLAMENTAZIONE IN MATERIA DI ORARIO DI LAVORO Note specifiche per utilizzo modulo web e lettura del cartellino ATTENZIONE: La parte inferiore del cartellino dove sono contenuti i totalizzatori non è ancora correttamente visibile per tutti i/le dipendenti, non essendo completato il ricevimento dei piani di smaltimento delle ore pregresse e il conseguente caricamento dei dati. NOTA BENE: fino ad avvenuto esaurimento a copertura di qualunque permesso, anche in orario di compresenza, dovranno essere usate le ore residue al 2011 con le modalità riportate ai punti seguenti: UTILIZZO MONTE ORE FLESSIBILITA RESIDUA AL 31/12/2011 Le ore residue al 31/12/2011 di flessibilità vanno utilizzate con richiesta via web, tasto AssenzaOre scegliendo dal menù a tendina il codice causale 0080-RECUPERO FLESSIBILITA 2011 : va indicato il giorno di utilizzo, il totale di ore e/o minuti richiesti e va specificato inoltre l orario di inizio e l orario di fine. Sul cartellino presenze le ore sono indicate in Tipo totalizzatore col codice 7 Residuo Flessibilità Alla colonna Nel mese sono riportate, con segno negativo, le ore utilizzate nel corso del mese, alla colonna Progressivo è riportato il totale residuo a fine mese ancora da utilizzare. es. ipotizzando che il saldo residuo di partenza sia di 20,00 ore e che nel mese siano state utilizzate 5 ore: Tipo totalizzatore Nel mese Progressivo 7 Residuo Flessibilità ,00 15,00 Sul cartellino presenze, nei giorni in cui sono utilizzate ore in conto flessibilità 2011 a completamento dell orario, viene indicato, nel totale, il dovuto giornaliero, ovvero, rispettivamente, 6 o 9 ore (perché va a scalare nel totalizzatore 7 della vecchia flessibilità, così da non incidere sul saldo del mese, legato invece alla flessibilità dal 1 gennaio 2012). es. Giorno Timbrature Tot. Assenze 1 LU Al 31 marzo 2012 dovrà risultare un credito massimo di 6 ore, da utilizzare entro il 30 giugno

2 NOTA: I campi con asterisco sono obbligatori per l inoltro. 2

3 UTILIZZO MONTE ORE AUTORIZZATE AL 31/12/2011 Le ore residue al 31/12/2011 di straordinario autorizzato (non a pagamento) vanno utilizzate con richiesta via web, tasto AssenzaOre scegliendo dal menù a tendina il codice causale R011-RESIDUO ORE 2011 : va indicato il giorno di utilizzo, il totale di ore e/o minuti richiesti e va specificato inoltre l orario di inizio e l orario di fine. Sul cartellino presenze le ore sono indicate in Tipo totalizzatore col codice 6 Residuo Ore Autoriz Alla colonna Nel mese sono riportate le ore utilizzate nel corso del mese, alla colonna Progressivo è riportato il totale residuo a fine mese ancora da utilizzare. es. ipotizzando che il saldo di partenza sia di 20,00 ore e che nel mese siano state utilizzate 4 ore: Tipo totalizzatore Nel mese Progressivo 6 Residuo Ore Autoriz ,00 16,00 Sul cartellino presenze, nei giorni in cui sono utilizzate ore in conto ore autorizzate 2011 a completamento dell orario, viene indicato, nel totale, il dovuto giornaliero, ovvero, rispettivamente, 6 o 9 ore (perché va a scalare nel totalizzatore 6 delle ore 2011, così da non incidere sul saldo del mese, legato invece alla flessibilità dal 1 gennaio 2012). es. Giorno Timbrature Tot. Assenze 1 LU R Al 31 dicembre 2012 dovrà risultare un credito massimo di 72 ore, da utilizzare entro il 31 dicembre NOTA: I campi con asterisco sono obbligatori per l inoltro. 3

4 REGISTRAZIONE ORE STRAORDINARIE 2011 E PRECEDENTI LIQUIDATE Le ore straordinarie pagate sul 2012 o eventuali arretrati, sempre a titolo di straordinari liquidati, derivanti dal saldo presente a cartellino alla data del 31 dicembre 2011, sono evidenziate sul cartellino marcatempo nella colonna Tipo totalizzatore con il codice 8 Straordinario 2011/Arretrati. TOTALE RESIDUO DERIVANTE DAL SALDO AL 31/12/2011 Nel cartellino alla voce Residuo anni precedenti, posta in basso sulla destra, viene indicato il totale residuo saldo complessivo al 31/12/2011 (corrispondente alla somma del residuo flessibilità 2011, residuo ore autorizzate 2011 e ore di straordinario 2011 e arretrati poste in pagamento). 4

5 FLESSIBILITA MATURATA DAL 1 GENNAIO 2012 La flessibilità maturata e utilizzata secondo le nuove regole dal 1 gennaio 2012 viene evidenziata sul cartellino nel totale delle ore prestate nella giornata: es. flessibilità positiva 15 minuti Giorno Timbrature Tot. 1 LU es. flessibilità negativa 5 minuti Giorno Timbrature Tot. 2 MA Nel Riepilogo Mensile alla voce Eccedenza/Carenza vengono evidenziati, rispettivamente, come eccedenza la flessibilità positiva, e come carenza la flessibilità negativa. Nell esempio precedente : Riepilogo mensile Eccedenza/Carenza / Nel Saldo Mese Attuale risulta il saldo effettivo netto a titolo di flessibilità, ovvero, continuando l esempio precedente, si avrebbe: Saldo Mese Attuale Alla voce Saldo definitivo compare il progressivo in termini di flessibilità aggiornato con quanto derivante dal mese precedente. Al termine di ciascun trimestre il Saldo definitivo non deve riportare un valore negativo o positivo superiore a 6 ore. La flessibilità oraria, al di fuori della fascia di compresenza, non deve essere richiesta via web, ma viene direttamente scalata nel cartellino. La pausa di recupero psico-fisico, da un minimo di 10 minuti, (nel caso di orario di lavoro superiore alle 6 ore) va timbrata all orologio senza utilizzare alcun codice. Provvederà il Servizio Gestione Amministrativa del Personale a scalare tale pausa dalla flessibilità della giornata, anche se fruita durante l orario di compresenza. Nel caso si presenti l esigenza per il/la dipendente di una flessibilità con diverso orario rispetto allo standard, anche per periodi di tempo limitati, va concordata con il Dirigente/Responsabile una diversa fascia e comunicata al Servizio Gestione Amministrativa del Personale, per una corretta contabilizzazione del cartellino. L utilizzo della flessibilità non è consentito a copertura di una intera giornata di assenza. 5

6 ATTENZIONE: seguono le istruzioni per permessi in orario di compresenza da utilizzarsi dopo l esaurimento delle ore residue al COMPRESENZA DAL 1 GENNAIO ) Permesso orario in compresenza Le uscite per permesso orario durante la compresenza necessitano di formale autorizzazione da parte del Dirigente/Responsabile e utilizzano, di norma, le ore già accantonate dal/dalla dipendente nella banca delle ore a seguito di prestazioni di lavoro straordinario autorizzato. Il/la dipendente, dopo aver ottenuto verbalmente o via mail l autorizzazione, esce in permesso timbrando l uscita dal servizio, e, all atto del rientro in servizio, timbra l entrata. Per la corretta registrazione del permesso via web, al rientro dallo stesso o, al più tardi, il giorno seguente, compie la seguente operazione: a) da modulo web sceglie il tasto Permesso compresenza ; b) accede a una videata analoga a quella per inserimento mancate timbrature; c) in corrispondenza del giorno interessato clicca su funzione. d) si apre una maschera dove sono riepilogate le timbrature del giorno (che non andranno ripetute); e) a questo punto interviene a seconda del tipo di permesso utilizzato: esempio n. 1 uscita in permesso durante la mattina: 1 entrata ore 8,00 2 uscita per permesso ore 8,30 3 entrata ore 10,00 4 uscita ore 14,00 in Posizione va indicata la posizione della timbratura in uscita: 2 (senza ripetere l orario regolarmente timbrato) e dal menù a tendina va scelto PORE Permesso ore : in questo caso il permesso in compresenza corrisponde al periodo h 9,00 - h 10,00, mentre il periodo h 8,30 h 9,00 scala dalla flessibilità. f) cliccare il tasto Ad approvazione. Al momento della approvazione, in automatico il programma registrerà il permesso orario in compresenza (nell esempio dalle 9,00 alle 10,00) a scalare dalla banca ore accantonata, o, nel caso di assenza di ore presenti nella banca, a scalare dalla flessibilità. Segue esempio schermata: 6

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8 esempio n. 2 arrivo (sporadico) in ritardo dopo inizio compresenza: 1 entrata ore 9,30 2 uscita ore 14,00 in Posizione va indicata la posizione di arrivo oltre l inizio della compresenza: timbratura 1 (senza ripetere l orario regolarmente timbrato) e dal menù a tendina va scelto PORE Permesso ore : in questo caso il permesso in compresenza corrisponde al periodo h 9,00 h 9,30. f) cliccare il tasto Ad approvazione. Al momento della approvazione, in automatico il programma registrerà il permesso orario in compresenza (nell esempio dalle 9,00 alle 9,30) a scalare dalla banca ore accantonata, o, nel caso di assenza di ore presenti nella banca, a scalare dalla flessibilità. Segue esempio schermata: 8

9 2) Pausa pranzo anticipata in fascia di compresenza Nel caso di pausa pranzo anticipata con inizio fra le ore 12 e le ore 13, è sufficiente indicare la circostanza a mano sul cartellino. La regolarizzazione verrà registrata direttamente dal Servizio Gestione Amministrativa del personale a scalare sulla flessibilità. 9

10 LAVORO STRAORDINARIO Le prestazioni di lavoro straordinario autorizzate dal Dirigente/Responsabile vengono contabilizzate dal programma se correttamente registrate. Occorre procedere nel modo seguente: il/la dipendente termina il normale orario di lavoro e timbra l uscita dal servizio; effettua la pausa (minimo 10 minuti; per avere invece diritto al buono pasto, in presenza di orario di lavoro effettivo di almeno 7 ore e 30 minuti con rientro di almeno 1 ore e 30 minuti, la pausa deve avere una durata minima pari a 30 minuti); timbra l entrata in straordinario facendola precedere dal tasto 8 sull orologio marcatempo (in tal modo in automatico il programma contabilizza la prestazione nel contatore dello straordinario); al termine della prestazione straordinaria timbra l uscita. Sul cartellino, in corrispondenza della giornata, verrà evidenziata la scritta: STR con le ore di straordinario prestate, mentre il Totale orario del giorno indica il dovuto giornaliero, ad es. 6 ore. Questo perché il contatore delle ore di straordinario viene evidenziato sul cartellino in Tipo totalizzatore con il codice 4 Straordinario. In tal modo viene mantenuto separato il calcolo delle prestazioni straordinarie rispetto alla flessibilità del mese, garantendo una migliore visibilità al cartellino. Es. Giorno Timbrature Tot. 1 LU STR Effettuato 4 Straordinario Pagato Nel caso in cui le ore, almeno in parte, entro il 20 del mese successivo vengano richieste in pagamento, alla colonna Pagato vengono riportate dette ore. Nell esempio precedente se il dipendente richiede l intera prestazione a pagamento si avrà: Effettuato Pagato 4 Straordinario ATTENZIONE: mentre il contatore 4 è correttamente visibile agli operatori del Servizio Gestione Amministrativa del personale, al momento nel modulo web lo stesso non è ancora visibile, per lavori ancora in corso da parte del programmatore. Per necessità contattare il Servizio. 10

11 BANCA DELLE ORE E in via di completamento la sistemazione della visualizzazione a cartellino della banca ore, i cui totalizzatori saranno evidenziati nella parte inferiore del cartellino stesso. Le presenti istruzioni varranno, riguardo alla lettura del cartellino (vedi sotto PUNTO 3), dal momento della visualizzazione completa. 1) Banca ore utilizzata per permesso orario in fascia di compresenza, vedasi le istruzioni fornite al capitolo COMPRESENZA DAL 1 GENNAIO ) Permesso orario in compresenza 2) Banca ore utilizzata come permesso a giornata Deve essere inviata richiesta via web da Menù principale, tasto AssenzaOre scegliendo dal menù a tendina il codice causale RBO RECUPERO BANCA ORE : va indicato il giorno di utilizzo, il totale delle ore (debito orario giornaliero) con orario di inizio e orario di fine. Esempio: 11

12 3) Lettura del cartellino: legenda codici per banca ore Ore autorizzate BO Diu. N/F N+F Sono le ore di straordinario autorizzato per il mese in corso e accantonate nella banca, suddivise in diurne, notturne o festive, notturne festive. BO Anno Prec. A partire dal secondo anno di applicazione (2013) riporterà il numero di ore ancora non utilizzate come permesso residue dell anno precedente. BO Autorizzata Mese Progres. Ripete come totale mensile e progressivo le ore autorizzate nel mese come banca ore. Nei mesi successivi il totalizzatore Progres. viene man mano mantenuto aggiornato con il progressivo presente nella banca ore. BO rec. Causale Mese Progres. Sono le ore utilizzate come permesso nel mese, con riporto del totale utilizzato aggiornato sull anno. BO Res. Da recuperare di cui AP Riporta il totale residuo a fine mese di ore accantonate non ancora utilizzate in permesso. Nel di cui AP sono riportate quelle derivanti dall anno precedente. ASSENZA PER SCIOPERO Al più tardi entro il giorno successivo rispetto allo sciopero al quale si è aderito, il/la dipendente provvede all invio della comunicazione di adesione utilizzando il modulo web nel modo seguente: 1) Sciopero per l intera giornata: tasto ScioperoGiorni, è già presente il codice Sciopero, è sufficiente indicare la data del giorno interessato, scegliendola dall icona sulla destra. Cliccare Inserisci, in automatico l assenza verrà inserita nel cartellino presenze. 2) Sciopero ad ore: tasto ScioperoOre, è già presente il codice Sciopero a ore, va indicata oltre alla data del giorno interessato, scegliendola dall icona sulla destra, anche il totale di ore di sciopero effettuato nel formato hh.mm.. Cliccare Inserisci, in automatico l assenza verrà inserita nel cartellino presenze. 12