LINEE DI INDIRIZZO PER LO SVOLGIMENTO DELL AUDIT SPERIMENTALE DEL PIANO DI PREVENZIONE DELLA REGIONE PIEMONTE (PROGRAMMA 10 GOVERNANCE)

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1 Allegato1 Allegato1 LINEEDIINDIRIZZOPERLOSVOLGIMENTODELL AUDITSPERIMENTALE DELPIANODIPREVENZIONE DELLAREGIONEPIEMONTE (PROGRAMMA10GOVERNANCE) Un efficace valutazione dei programmi di Sanità Pubblica rappresenta un modo sistematico per valutareemigliorareleazionidisanitàpubblicaattraversol adozionediprocedurestandardizzate, accurate,eticamenteineccepibiliedattuabili.ilmodellopropostoderivadallelineeguidadeicdc congliopportuniadattamentialcontestospecificoeall ambitoprescelto. L auditdelpianoregionalediprevenzionerappresentaun attivitàstrutturatadivalutazionedella pratica corrente rispetto a standard attesi, definiti in modalità condivisa dagli stessi operatori coinvolti,conl obiettivodimigliorareillivellogeneralediqualitàeirisultatidelpiano. Nel presente documento vengono descritti gli elementi del processo e le procedure (mandato, supporto alle attività di valutazione/verifica, risorse, competenze, attività da svolgere, metodologia, ecc.) al fine di assicurare una adeguata flessibilità, efficienza ed efficacia del programma sperimentale di valutazione, mediante audit, della governance dei Piani locali di prevenzione(plp)delleasldellaregionepiemonte. 1.Mandatoesupporto A.Quadrogiuridicoperlosvolgimentodegliaudit Nell ambito del Piano Nazionale della Prevenzione è stato introdotto un Piano di Valutazione strettamente legato agli obiettivi che si intendono perseguire a tutti i livelli, finalizzatononsoloallamessaapuntodimetodieproceduredimonitoraggioevalutazionedei processiedeirisultati,maancheallacreazionedellecondizioninecessarieall utilizzodeirisultati della valutazione per il miglioramento dell efficacia e della sostenibilità degli interventi e dei processimessiinatto.laregionepiemonte,conilpianoregionaledellaprevenzione , approvato con DGR 3 giugno 2015 n , nell ambito del programma 10Governance, organizzazioneemonitoraggiodelpianoregionalediprevenzione,hadefinitounaspecificaazione, n , ImplementazioneauditdelPianodiprevenzione,cheprevedelapredisposizionediun programmael effettuazionediauditintutteleaslpiemontesi. B.Coinvolgimentodelleorganizzazioniinteressateedeglistakeholder Le linee guida internazionali sono unanimi nell enfatizzare l esigenza di coinvolgere le organizzazioni che devono garantire lo svolgimento delle attività e tutte le parti interessate (stakeholder) nella definizione del processo di valutazione dei programmi di Sanità pubblica. Incoraggiarelapartecipazioneelacondivisionedeicontenutiedellemodalitàdivalutazionetra colorochehannoinvestitonellaprogettazioneegestione,compresalatenutasottocontrollodi indicatori e standard, dei programmi della valutazione e dei risultati, e i responsabili dell approvazionedeiprogrammi,puòaumentarelacredibilitàdelprocessoelaprobabilitàchela valutazione possa avere utili ricadute pratiche, può chiarire ruoli e responsabilità riducendo il rischiodiconflitti,puòaccrescerelacompetenzadituttigliattori,migliorarel efficaciadelleazioni eridurreilrischiodirealiopresuntepersonalizzazionioconflittid interesse. Perassicurarecheilprocessodivalutazionepossaraggiungereipropriobiettivioccorrepertanto tenereinconsiderazioneipuntidivistaeleattesedeiseguentisoggetti: coloro che svolgono le attività di prevenzione (organizzazioni sanitarie, amministrazioni pubblicheoprivatecoinvolteincollaborazioniedalleanze,ecc.);

2 i destinatari delle azioni finalizzate al miglioramento della salute, che rappresentano i beneficiarideiprogrammi; idecisoricheoperanonellaformulazionedeiprogrammieidecisorichiamatiadapprovarei programmieadestinarefinanziamentierisorse. Ilprocessopartecipativosaràgarantitomediante: definizionecondivisaconireferentidipianoregionalielocali,nelcorsodiriunioni,incontri formativioaltristrumentidiconsultazione,degliobiettividellavalutazione,deicriteri,delle modalitàdiraccoltadati,dellemodalitàdianalisideidati,dellainterpretazionedeirisultati, delladisseminazioneedelleazionidimiglioramentoattese; individuazionedimodalitàdidivulgazionedeirisultatidifferenziateinmododaassicurarela comprensione delle conclusioni e l adozione di azioni di miglioramento alle organizzazioni interessate,aidecisorieadaltriportatoridiinteresse. C.Organizzazioneerisorse Leattivitàprevistedalprocessodiauditsarannoeffettuateconrisorse(personale,logistica,ecc.) del Servizio Sanitario Regionale. I piani di audit saranno predisposti e approvati dal Settore Prevenzione e Veterinaria in collaborazione con il gruppo Governance e con i Coordinatori dei Piani locali di prevenzione e altri operatori impegnati nei PLP. Logistica e costi saranno interamente sostenuti dalle Amministrazioni di appartenenza. Il presente programma indica il numerodegliauditdasvolgere,leamministrazionicoinvolte,icriteri,ilcampoel estensionedella valutazioneegliauditorimpegnati. 2.Pianificazione A.Definizionieprincipidell audit L auditvienedefinitocomeun processosistematico,indipendenteedocumentatoperottenere evidenzedell auditevalutarleconobiettività,alfinedistabilireinqualemisuraicriteridiaudit sonostatisoddisfatti.èutileperacquisire informazioniinbaseallequaliun organizzazionepuò agirepermigliorareleproprieprestazioni.ilrispettodialcuniprincipicostituisceilprerequisito affinché l audit possa fornire conclusioni pertinenti, sufficienti e riproducibili, cioè per fare in modo che auditors diversi, operando indipendentemente, pervengano a conclusioni simili in circostanzesimili: integritàeprofessionalitàdegliauditors(onestà,diligenza,responsabilità); presentazioneimparziale(impegnoadelaborarerapportiveritierieaccurati); riservatezza(prudenzanell usoeprotezionedelleinformazioniacquisite); indipendenza(gliauditorsdovrebberoessereindipendentidall attivitàoggettodiaudit); approccio basato sull evidenza (metodo razionale per raggiungere conclusioni affidabili e riproducibili,medianteutilizzodicampionidelleinformazionidisponibili). L audit sul Piano Regionale di Prevenzione sarà condotto dagli stessi professionisti della sanità pubblicaesisvolgeràinmodalità trapari,cioènontopdown.l indipendenzadegliauditorssarà salvaguardataevitandocheunoperatorepossaessereauditatodacoloroneiconfrontideiquali hasvoltol audit. B.Finalità IlprocessodiauditingpropostosibasasuunapprocciosistematicoallavalutazionedeiPianidella prevenzioneregionaleelocalialfinedianalizzareledifferentiesperienze,sianelconfrontoconle 2

3 buonepratiche,siamedianteunbenchmarkingtralediverseasl,individuandopuntidiforzaedi debolezzadautilizzareperimplementareleattivitàincorsoemigliorarelaprogrammazionedegli anniseguenti. Iprincipaliobiettividelprocessodivalutazionesono: assicurareunsistemadimonitoraggioesupportoallarealizzazionedelprpedeiplp; acquisirenuoveconoscenzesulleattivitàoggettodell auditperilmiglioramentodelleattività incorsoelapredisposizionedellaprogrammazionefutura; migliorareomettereapuntoiprocessidigovernancedelplp; influire sulle competenze dei partecipanti stimolando la partecipazione e il cambiamento, anchemedianteautovalutazione. C.Criteri Icriteriminimidiriferimentosonocontenutinellagrigliadivalutazionedefinitaeapprovata,su propostadelgruppogovernance,dalgruppodegliauditors(v.allegato2). D.Campoedestensionedellavalutazione Inquestafasesperimentale,lavalutazioneriguarderàilprogramma10 Governance delplped eventuali attività trasversali o condizioni necessarie all attuazione del PLP nel suo complesso e coinvolgeràtutteleasldellaregionepiemonte. E.Qualificazionedegliauditor GliauditorsonoindividuatidairispettiviDirettoriGeneralidiciascunaASL,tenendocontodella competenzaspecificaneiprogrammi/azioni/attivitàoggettodiaudit(conoscenzadeglistrumenti necessari allo svolgimento delle attività, abilità nel predisporre programmi e svolgere attività, dimostratemedianteruoliricopertieoperativitàsulcampo)edellecompetenzedivalutazione. Pertanto, per l audit sulla governance dei PLP ciascuna ASL dovrà indicare, quale auditor, preferibilmente il Coordinatore PLP e un sostituto, preparati attraverso specifico percorso formativoregionale. 3.Procedureesvolgimentodell audit Gliauditsisvolgerannosecondoilcronoprogrammadimassimaprevisto(allegato3). Ogni audit sarà condotto da una coppia di auditors provenienti da due diverse ASL (come da abbinamenti definiti nell allegato 4); all interno della coppia il Settore regionale individuerà il responsabiledell audit,ilqualeavràilcompitodigarantirel attuazionedelpianodiaudit(presadi contattoconl ASLauditata,conduzionedell audit,compilazionediariodibordoereportistica,ecc.). A.Metodologiadivalutazione Iprincipalistrumentiutilizzatisaranno: - grigliadiautovalutazione, - intervista, - osservazionediretta, - valutazionedidocumenti. 3

4 Preliminareall auditèlaautovalutazionedapartediciascunaasl,condottaattraversol analisidi alcuniaspettidigovernancedelplpdapartedelcoordinatoreplpmediantelagrigliacondivisa nelgruppodegliauditors(allegato2).lerisultanzedell autovalutazione,discusseinunincontro delgruppodegliauditors,sarannoutilizzatecomebasedipartenzaperlefasisuccessive. L auditsisvolgeràintrefasi: Fase1:preparazionedelleattivitàdiauditdapartedellacoppiadiauditorsindividuata(v.allegato 4). La preparazione include: esame della documentazione, definizione del Piano di audit, suddivisionedeicompiti,redazionedocumentidilavoro.ciascunpianodiaudit,redattoinbaseal formatprevistodall allegato5,saràpreventivamentetrasmessodalsettoreregionalealleasldi appartenenzadegliauditorscoinvoltieall ASLauditata. Fase2:conduzionedelleattivitàdiauditsulcampoattraversoleintervisteeffettuateinappositi incontri presso la sede dell ASL auditata, condotti dalla coppia di auditors: contatti preliminari, riunionediapertura,riesamedidocumentisulcampo,raccoltaeverificainformazioni,definizione dellerisultanze,preparazioneesvolgimentodellariunionedichiusura. Fase3:preparazionedelrapportodiaudit. Tuttoilprocessodisvolgimentodell auditdovràesseredescrittonel Diariodibordo (allegato6), mentre le evidenze e risultanze emerse dall audit saranno riportate nella Griglia di valutazione (allegato2). B.Definizionedellerisultanze Nelladefinizionedellerisultanzedovrannoesseretenutiinconsiderazioneiseguentielementi: - lefinalitàdelprogramma/azioneauditatoedelprocessodivalutazione; - leesigenzeeleattesemanifestatedallepartiinteressate; - ipossibilierrorielaeffettivavaliditàecompletezzadeidati/informazionirilevati; - lepossibilispiegazioniperirisultatiottenuti; - eventualidifferenzetrairisultatiottenutisullastessaazioneutilizzandometodi/strumentidi valutazionedifferenti. C.Formulazionediconclusionieraccomandazioni Leconclusionieleraccomandazionidovrannoesserestrettamentelegatealleeffettiveevidenzee risultanze;laformulazionedelleraccomandazionidovràfornireindicazionisullacriticitàrilevatae sugli obiettivi che l organizzazione dovrà perseguire per migliorare il proprio programma; le raccomandazionidovrannoesserediscusse,concordateedapprovatedall organizzazioneauditata. D.Rapportodiaudit Sonoprevistiduerapportidiaudit: 1. rapportosullospecificoauditriferitoallasingolaasl,chedovràcontenere: o campoedestensione, o particoinvolte, o descrizionedell oggettodivalutazione(grigliadivalutazioneallegato2), o metodologiadiraccoltadeidatiedelleinformazioni( diariodibordo allegato6), o risultati(criticitàebuonepratiche), o conclusionieraccomandazioni. 4

5 Gliauditorredigerannoilrapportodell auditsvolto,inbasealformatprevistodall allegato7,elo trasmetterannosoloalsettoreregionale,ilquale,dopoopportunavalutazione,loinvieràall ASL auditata e alle ASL di appartenenza degli auditors coinvolti, per eventuali controdeduzioni o integrazioni.irapportidefinitivisarannoinfinetrasmessialledirezionigeneralidelleaslauditate; 2. rapportocomplessivosugliauditsvolti,chedovràcontenere: o mandato, o finalitàescopodellavalutazione, o organizzazioneerisorseimpiegate, o campoedestensione, o descrizionedelprogrammaoggettodivalutazione, o divulgazionedeirisultatiedellebuonepratiche. IlrapportocomplessivosugliauditsvoltisaràelaboratocongiuntamentedalgruppoGovernancee dalgruppodegliauditors. 4.Divulgazionedeirisultati Ilrapportospecificodiauditsaràmessoadisposizionedell organizzazioneauditata. Ilrapportocomplessivosugliauditsvolti,contenenteirisultatielebuonepratiche,saràpubblicato epresentatoatutteleasleaglistakeholder. 5.Lineeguidaedocumenticonsultati UNIENISO19011/2012.Lineeguidaperauditdisistemidigestione. CenterforDiseaseControlandPrevention(2011).IntroductiontoProgramEvaluationforPublicHealthPrograms:A SelfStudyGuide. EuropeanCentreforDiseasePreventionandControl(2010).Templateforrapidnationalevaluationsofthe pandemicresponse. (ultimaconsultazione10/05/2017). PatriziaGarista,GiancarloPocetta(2007).Valutazionediefficaciaedefinizionedimodellointegratodipromozionedella salute.raccomandazioniperglioperatori.uocentrosperimentaleperl EducazioneSanitariadell UniversitàdiPerugia. Mark Schacter (2002). Practitioner s Guide to Measuring the Performance of Public Programs.The Institute On Governance,Ottawa,Ontario,Canada. World Health Organization (2001). Evaluation in health promotionprinciples and Perspectives. WHO Regionals Publications,EuropeanSeriesn.92. WorldHealthOrganization(2000).EnvironmentalHealthServices5Guidelinesforevaluationofenvironmentalhealth services.whoregionalspublications,europeanseriesn.90. WorldHealthOrganization(1981).HealthProgramEvaluation.Guidingprinciplesforitsapplicationinthemanagerial process for national health development. (ultimaconsultazione10/05/2017). MorbidityandMortalityWeeklyReport(1999).Frameworkperlavalutazionedeiprogramminellasanitàpubblica. HealthEvidence.Practicetools. Ministero della Salute (2011). L audit clinico. Dipartimento della Qualità, Direzione Generale dellaprogrammazione Sanitaria,deiLivelliEssenzialidiAssistenzaedeiprincipiEticidiSistemaUfficioIII. RegionePiemonte.DGRn del19/12/2011. RegionePiemonte.DGRn del3/06/2015. RegionePiemonte.DDn.472del16/07/2015. RegionePiemonte.DDn.13del14/01/