UNI EN ISO 19011:2012

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1 UNI EN ISO 19011:2012 STRUTTURA ED ASPETTI GENERALI CAP.7 COMPETENZA DEGLI AUDITOR CAP.5 GESTIONE PROGRAMMA DI AUDIT APP. B1 APPLICAZIONE DEI METODI DI AUDIT Dott. T.Miccoli Dott. M.Bettinelli 1

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3 AUDIT (3.1) Criteri di audit Politiche, procedure, requisiti PROCESSO Sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell audit sono stati soddisfatti PROGRAMMA DI AUDIT Campo dell audit (estensione e limiti) Attività di audit PROCESSO DI AUDIT Evidenze Oggettive (Informazioni, Dichiarazioni, Registrazioni) RISULTANZE DELL AUDIT ( si/no conformità, miglioramento) CONCLUSIONI DELL AUDIT ( esito) 3

4 ESEMPIO DI UN PROCESSO DI AUDIT Inserimento nel perimetro dell Accreditamento del Reparto Campionamento alle Emissioni Metodo ISO :2013 OBIETTIVI AUDIT Effettuare un audit programmato per valutare il livello di applicazione nel Reparto Campionamento della documentazione e registrazioni relative al sistema di gestione per l inserimento del Reparto nel perimetro dell accreditamento nella prossima verifica dell Ente con richiesta di estensione alla norma ISO CRITERI DI AUDIT Per il Sistema di Gestione: ISO/IEC 17025, RT 08 ACCREDIA, ISO15675 Per il metodo di prova: UNI EN ISO :2013 CAMPO DELL AUDIT Reparto Campionamento 4

5 7 Competenza e Valutazione Auditor 1 - Scopo e Campo di Applicazione 6 Svolgimento Audit ISO 19011:2012 INDICE 2 Riferimenti Normativi 5 Gestione Programma Audit 3 Termini e Definizioni 4 Principi attività di Audit 5

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7 SONO ALLA BASE DELL ATTIVITA ATTIVITA DI AUDIT E PERMETTONO DI: Fornire conclusioni Pertinenti e Sufficienti Assicurare che auditor diversi, operando indipendentemente l uno dall altro, pervengano a conclusioni simili in circostanze simili 7

8 al SI RIFERISCONO agli AUDITOR PROCESSO DI AUDIT INDIPENDENZA APPROCCIO BASATO SULL EVIDENZA 8

9 PROCESSO AUDITOR Comportamento etico Presentazione imparziale Adeguata professionalità Indipendenza Approccio basato sulle evidenze Il fondamento della professionalità L obbligo di riportare fedelmente e con precisione L applicazione di accuratezza e di discernimento nell attività di audit La base per l imparzialità dell audit e l obiettività delle sue conclusioni Il metodo razionale per raggiungere conclusioni dell audit affidabili e riproducibili in un processo di audit sistematico 9

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11 Competenza (3.17) Capacità di applicare Conoscenze e abilità per ottenere i risultati desiderati Gruppo di audit (3.9) Uno o più auditor che conducono un audit supportati, se necessario, da esperti tecnici (un auditor del gruppo è nominato responsabile) Auditor (3.8) (Valutatore) Esperto Tecnico (3.10) Persona che ha la competenza per effettuare un audit Persona che fornisce conoscenze e competenze specifiche al gruppo di audit (Sono riferite all organizzazione, al processo o attività da sottoporre ad audit. Un esperto tecnico non agisce come auditor nel gruppo di audit) 11

12 COMPETENZA INSIEME ORGANIZZATO (non equivale alla semplice somma dei singoli elementi) CONSENTONO ALL INDIVIDUO Indica un preciso livello di consapevolezza circa le conoscenze e le abilità possedute, nonché dell atteggiamento emozionale e relazionale con il quale in un determinato momento ci si pone all interno dell esperienza stessa che si sta vivendo CONOSCENZE (sapere) CAPACITA OPERATIVE (saper fare/abilità) ATTEGGIAMENTI AFFETTIVO- EMOZIONALI (saper essere) ATTEGGIAMENTI RELAZIONALI (partecipare e condividere con altri comportamenti agiti) Di ottenere risultati utili al proprio adattamento attivo negli ambiti per lui significativi SI MANIFESTANO Come capacità di affrontare e padroneggiare positivamente i problemi ai vari livelli di complessità consentiti dall età (biologica, cronologica, mentale, cognitiva ed emozionale) 12

13 LA FIDUCIAE L AFFIDABILITA DEL PROCESSO DI AUDIT DIPENDE DALLA COMPETENZA DI COLORO CHE EFFETTUANO L AUDIT Istruzione COMPETENZA = CARATTERISTICHE PERSONALI CAPACITA DI APPLICARE LE CONOSCENZE Principi, procedure e metodi di audit Sistema di Gestione e documenti di riferimento Contesto Organizzativo Requisiti Legali e Contrattuali applicabili Altri Requisiti Esperienza di lavoro Formazione Addestramento come auditor Esperienza di auditor 13

14 VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR Sviluppo delle competenze Relazione tra le fasi di valutazione Criteri non soddisfatti Deve essere pianificata, attuata e registrata in accordo alle procedure del programma di audit Valutazione iniziale AUDITOR Criteri soddisfatti Valutazione continua delle prestazioni Deve identificare esigenze di formazione e di addestramento Consta di: valutazione iniziale Non costituito Costituzione gruppo di audit Criteri non soddisfatti Mantenimento e miglioramento delle competenze valutazione durante la scelta del gruppo valutazione continua delle prestazioni attività di audit 14

15 MANTENIMENTO E MIGLIORAMENTO DELLA COMPETENZA DEGLI AUDITOR (7.6) SVILUPPO PROFESSIONALE CONTINUO Mantenimento e miglioramento Dimostrazione dello sviluppo professionale continuo Ulteriore esperienza di lavoro, formazione ed addestramento, studi professionali, convegni, seminari, etc. Registrazioni evidenze, deve tener conto delle esigenze del singolo e dell Organizzazione, delle prassi dell audit, norme, requisiti, etc. MANTENIMENTO DELLA CAPACITA DI EFFETTUARE GLI AUDIT Dimostrazione del mantenimento della capacità di effettuare audit Regolare partecipazione alle attività di audit 15

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17 Programma di audit (3.13) Insieme di uno o più audit pianificati per un arco di tempo definito ed orientati verso uno scopo specifico (un programma di audit comprende tutte le attività necessarie per pianificare, organizzare ed eseguire audit) Criteri audit (3.2) Insieme di politiche, procedure o requisiti (i criteri di audit sono utilizzati come riferimento rispetto a cui si confrontano le evidenze dell'audit) Campo dell audit (3.14) Estensione e limiti di un audit (Il campo dell'audit generalmente comprende una descrizione delle localizzazioni fisiche, unità organizzative, attività e processi, come pure il periodo di tempo richiesto) Risultanze dell audit (3.4) Risultati della valutazione delle evidenze dell audit raccolte rispetto ai criteri di audit (Le risultanze dell audit possono indicare conformità rispetto ai criteri di audit o segnalare opportunità di miglioramento) 17 17

18 Definizione Obiettivi PA (5.2) PA= Programma Audit Definizione del programma di audit Ruoli e Responsabilità del Gestore del PA Competenza del Gestore del PA Definizione estensione PA Identificazione e valutazione dei rischi del PA Definizione delle procedure del PA Identificazione delle risorse del PA Attuazione del programma di audit Generalità Definizione Obiettivi, campo di applicazione e criteri singolo audit Selezione metodi di audit Selezione Membri Gruppo di Audit Assegnazione RGVI Singolo Audit Gestione esito PA Gestione e mantenimento Registrazioni PA Competenza e valutazione degli auditor (7) Svolgimento audit (6) 5.5 Monitoraggio PA 5.6 Riesame e Miglioramento PA 18

19 5.1 ALTA DIREZIONE POLITICHE UNO O PIU PROGRAMMI DI AUDIT OBIETTIVI AUDIT CONGIUNTI E/O COMBINATI GARANTIRE L AUTORITA AI RESPONSABILI RISORSE PER EFFICACIA AUDIT PER EFFICIENZA AUDIT RISPETTO DEI TEMPI Programma di Audit Stabilire, attuare, migliorare il Programma di audit Individuare e rendere disponibili le Risorse necessarie 19

20 5.2 OBIETTIVI PROGRAMMA DI AUDIT 20

21 RESPONSABILITA PROGRAMMA DI AUDIT PER STABILIRE PERSONA COMPETENTE PER ASSICURARE SU - Principi Procedure e Metodi dell Audit -Norme SG e Procedure - Attività prodotti Processi da Auditare - Requisiti legali ed altri Requisiti - Clienti Fornitori e altre Parti Interessate Estensione del programma di audit Responsabilità e Procedure Rischi L attuazione del Programma di Audit Disponibilità e conservazione registrazioni PER Tenere sotto controllo, RIESAMINARE e MIGLIORARE il Programma di Audit 21

22 5.3.3 ESTENSIONE PROGRAMMA DI AUDIT Criteri di Audit e Requisiti Legali 22

23 5.3.5 PROCEDURE PROGRAMMA DI AUDIT Organizzazioni piccole esistenza anche una sola procedura 23

24 5.3.6 RISORSE PROGRAMMA DI AUDIT 24

25 5.4 ATTUAZIONE PROGRAMMA DI AUDIT 25

26 MONITORAGGIO, RIESAME E MIGLIOR. PROGRAMMA AUDIT INDICATORI DI PRESTAZIONE Capacità attuazione Programma di audit da parte GVI Conformità Programmi e Tempistica Gestione Informazioni di ritorno 26

27 Campo Risultanze Criteri Miglior utilizzo per riesame del programma di audit Registrazioni 27

28 UTILITA DEL PROGRAMMA DI AUDIT Consente di avere sotto controllo l intero processo di audit nel tempo sulla base di risultati dei vari audit effettuati e quindi basati su risultati quantitativi Consente di evidenziare le aree/funzioni/processi che nel tempo presentano sistematiche carenze oppure eccellenze, indirizzando le risorse impiegate per questa attività in modo più efficace Nel caso di più tipologie di audit consente di confrontare i risultati dei differenti audit fornendo una visione d insieme più completa Aiuta il Responsabile nella identificazione del numero e della tipologia di audit da programmare al fine di condurre valutazioni attea fornire risultati affidabili sullo stato reale dei processi 28

29 A livello del programma di audit, si dovrebbe garantire che l utilizzo di metodi di audit a distanza e in campo siano idonei e bilanciati, al fine di garantire un conseguimento soddisfacente degli obiettivi del programma di audit 29

30 Riepilogo Modulo M2_0 4 Principi Audit 7 Competenza Auditor 6 Gestione Programma di Audit AUDITOR PROCESSO DI AUDIT Comportamento Etico Presentazione imparziale Adeguata professionalità INDIPENDENZA APPROCCIO BASATO SULL EVIDENZA Istruzione Esperienza di lavoro Formazione Addestramento come auditor Esperienza di auditor 30