SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO Ambiente e Sicurezza. Audit INDICE

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Albino Morelli
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1 INDICE 1. DISTRIBUZIONE SCOPO APPLICABILITÀ RIFERIMENTI DEFINIZIONI RESPONSABILITÀ Rappresentante della direzione Altre funzioni aziendali RSQ PROCEDURA Definizione dei Criteri di e Requisiti degli auditor Programmazione degli audit Esecuzione degli audit Risultati degli audit Qualificazione degli auditor REGISTRAZIONI ALLEGATI SINTESI DELLE MODIFICHE...6 Rev. Motivo ultima revisione Redatto Verificato Approvato data 00 Prima emissione RSQ Rapp. Direzione Rapp. Direzione Firma Firma Firma pag. 1 di 6

2 1. DISTRIBUZIONE Amministratore Delegato (AD) Responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) Rappresentante della direzione (RdD) Responsabili di Funzione/Servizio Responsabile SGQ (RSQ) Preposti 2. SCOPO Gestione degli audit interni ambientali e di salute e sicurezza sul lavoro 3. APPLICABILITÀ La presente procedura si applica all unità produttiva di Azienda in. 4. RIFERIMENTI Manuale del sistema di gestione integrato - Mod A (programma audit) - Mod C (rapporto di audit) P (Non conformità, infortuni, azioni correttive e preventive) 5. DEFINIZIONI Criteri dell audit Evidenze dell audit Processo sistematico, indipendente e documentato atto ad ottenere le evidenze di audit e valutarle in maniera oggettiva, per determinare in che misura i criteri di audit del sistema di gestione stabiliti dall organizzazione siano rispettati. L audit ha l obiettivo di: a) determinare se il sistema di gestione: 1) è conforme a quanto è stato pianificato per la gestione ambientale e della S&SL, compresi i requisiti delle norme di riferimento; 2) è stato correttamente attuato ed è mantenuto attivo; 3) è efficace nell attuare la politica e gli obiettivi dell organizzazione b) rivedere i risultati degli audit precedenti c) fornire alla direzione informazioni sui risultati dell audit. Insieme di politiche, procedure, norme, leggi, regolamenti o requisiti del sistema di gestione su cui si basa la conduzione dell audit e che fanno da riferimento alle evidenze dell audit Registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni pertinenti ai criteri stessi 6. RESPONSABILITÀ 6.1 Rappresentante della direzione RdD ha la responsabilità di programmare gli audit, in collaborazione con il RSPP, per quelli di sicurezza e salute del lavoro, e di attuarli con risorse adeguate. pag. 2 di 6

3 6.2 Altre funzioni aziendali Tutto il personale coinvolto ha la responsabilità di collaborare durante lo svolgimento degli audit, mettendo a disposizione i mezzi e il personale necessari. 6.3 RSQ Ha la responsabilità di archiviare tutta la documentazione relativa all audit. 7. PROCEDURA 7.1 Definizione dei Criteri di e Requisiti degli auditor Criteri dell audit Nella fase di programmazione e/o di pianificazione devono essere definiti i criteri dell audit, utilizzati come riferimento rispetto a cui si determina la conformità: essi possono comprendere: le politiche, le procedure; le norme; le leggi; i regolamenti; i requisiti del sistema di gestione; i requisiti contrattuali; i codici di buona pratica del settore industriale/commerciale applicabili Requisiti degli auditor Gli audit interni del sistema di gestione integrato possono essere condotti da personale proveniente dall organizzazione o da persone esterne scelte dall organizzazione, per conto della quale lavorano. In entrambi i casi, le persone che conducono l'audit dovrebbero essere competenti e in posizione di imparzialità e obiettività: l indipendenza dell auditor può essere dimostrata dal fatto che l auditor stesso sia libero da ogni responsabilità riguardo all attività sottoposta ad audit. I requisiti richiesti sono: conoscenza della Politica, del Manuale del SGI, delle procedure applicabili ai processi o all area da sottoporre ad ; obbligo di riservatezza e segretezza: conoscenza delle principali leggi e normative applicabili; Tali requisiti vengono verificati in fase di identificazione dei componenti del gruppo di audit. 7.2 Programmazione degli audit Gli audit del sistema di gestione integrato ambiente e sicurezza sono programmati dal Rappresentante della direzione, in collaborazione con il RSPP (per gli aspetti relativi alla salute e sicurezza sul lavoro). Il - Mod A (programma audit) copre un ciclo annuale e comprende: gli obiettivi, il campo di applicazione degli audit ed i criteri degli audit; le unità organizzative e funzionali soggette ad audit; la frequenza/periodo di svolgimento degli audit; pag. 3 di 6

4 gli auditor (tra cui il responsabile). La programmazione degli audit deve considerare: gli aspetti ambientali maggiormente significativi ed i rischi di salute e sicurezza maggiori (essi richiedono audit più frequenti); le non conformità rilevate; le emergenze, gli incidenti o i near misses ; i risultati degli audit precedenti (se disponibili). Il - Mod A (programma audit) viene consegnato: ad ognuna delle funzioni soggette ad audit; agli auditors incaricati. possono essere effettuati anche in periodi non pianificati, ad esempio in seguito a rilievo di una grave anomalia relativa ad uno degli elementi del sistema di gestione, infortuni o incidenti ambientali oppure per modifiche di processo o riorganizzazioni interne. 7.3 Esecuzione degli audit Il RdD concorda con gli auditors ed i responsabili delle funzioni soggette ad audit la data e il luogo dell audit. Comunica alle funzioni coinvolte tali date unitamente al nominativo degli auditors Preparazione dell audit Per facilitare l audit il gruppo di verifica ispettiva può utilizzare apposite liste di controllo per la valutazione dei vari elementi del sistema. I documenti di lavoro devono essere conservati almeno fino al completamento dell audit Conduzione dell audit Gli auditors devono raccogliere un numero di evidenze oggettive sufficiente alla determinazione della conformità dell area verificata con i requisiti prefissati Conclusioni Le risultanze dell audit devono poi essere discusse con i responsabili delle funzioni sottoposte ad, durante l incontro di chiusura. Il Responsabile dell audit registra eventuali non conformità come previsto dalla P Gestione del rapporto di audit Il Responsabile dell audit prepara un rapporto dell audit cui ha preso parte, utilizzando il formato - Mod C (rapporto di audit). Gli argomenti trattati in tale rapporto sono gli stessi previsti nel programma di audit, e comunque devono comprendere le seguenti informazioni: obiettivi e campo di applicazione dell audit; l elenco delle persone che hanno preso parte all audit (team), compreso l indicazione del responsabile; le risultanze dell ; le azioni; le conclusioni dell audit pag. 4 di 6

5 le indicazioni di non-conformità rispetto ai criteri dell audit devono essere chiaramente indicate sul rapporto di audit) Tale rapporto dovrà essere distribuito alle persone che figurano nella lista ai Responsabili della funzione sottoposta ad. 7.4 Risultati degli audit Il rapporto di audit è esaminato dai Responsabili della funzione sottoposta ad e/o dall amministratore delegato. Essi preparano un piano di azione conseguente ai risultati dell audit; il completamento delle azioni correttive è documentato e registrato, così come stabilito dalla P L archiviazione della documentazione relativa agli audit (liste di controllo e rapporto di audit) viene effettuata dal RSQ. I risultati degli audit sono poi analizzati nel corso del Riesame della Direzione. 7.5 Qualificazione degli auditor Formazione scolastica E richiesto almeno un diploma di scuola media superiore Esperienza di lavoro E richiesta un esperienza di lavoro in azienda oppure specifica nell ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro di almeno 5 anni Iter professionale specifico Affiancamento ad almeno 3 audit ambientali Corso di formazione come auditor interno ambientale o di salute e sicurezza sul lavoro. Oppure Affiancamento ad almeno 10 audit ambientali Caratteristiche personali capacità di esprimersi con chiarezza abilità nei rapporti interpersonali indipendenza e oggettività di giudizio capacità di organizzare il proprio lavoro capacità di apprendimento e aggiornamento professionale scrupolosità correttezza professionale Qualificazione La qualifica di auditor viene attribuita ufficialmente dal Rappresentante della Direzione, cui spetta il compito di verificare l esistenza dei requisiti fissati in questa procedura. La qualifica può anche essere attribuita sulla base della partecipazione a registri professionali riconosciuti Mantenimento Il mantenimento della qualifica di auditor prevede la partecipazione ad almeno un audit all anno. pag. 5 di 6

6 8. REGISTRAZIONI Registrazione Archiviazione Responsabile - Mod A (programma audit) informatico. Percorso della cartella in rete [ ] RdD - Mod C (rapporto di audit) cartaceo RSQ 9. ALLEGATI - Mod A (programma audit) - Mod C (rapporto di audit) 10. SINTESI DELLE MODIFICHE Prima emissione pag. 6 di 6

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