5.17 Controlli e azioni correttive: gestione delle registrazioni (OHSAS 18001: 4.5.3; ISO 14001: 4.5.4)

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1 5.17 Controlli e azioni correttive: gestione delle registrazioni (OHSAS 18001: 4.5.3; ISO 14001: 4.5.4) Introduzione e descrizione Vi è uno stretto collegamento tra i requisiti relativi alla gestione delle registrazioni e quelli che riguardano la sorveglianza e misurazioni (discussi nella Sez. 5.14), e i confini fra i rispettivi requisiti non sono necessariamente netti e ben definiti. Sulla base di una scelta che non è sempre univoca, nella Sez sono state approfondite le questioni relative all affidabilità dei dati e delle informazioni. In questa sezione invece si tratterà prevalentemente la tipologia delle registrazioni di cui l organizzazione dovrebbe disporre per il funzionamento del sistema gestionale e alle modalità relative alla loro gestione, raggruppando in questo termine i requisiti specificati espressamente dalle norme OHSAS e ISO (ovvero: la loro identificazione, l aggiornamento, l archiviazione, la protezione, la reperibilità, la conservazione e l eliminazione, unitamente all esigenza che le registrazioni siano leggibili, identificabili e rintracciabili - ovvero riconducibili alle attività pertinenti). Il D.Lgs. 626/94 stabilisce in dettaglio una serie di misurazioni e verifiche specifiche, per esempio: degli agenti chimici che possono provocare rischi per la salute, prescrivendo la progettazione di appropriati processi lavorativi e controlli tecnici, nonché l uso di attrezzature e materiali adeguati (Art. 72 sexies), della presenza di agenti biologici sul luogo di lavoro delle installazioni elettriche (con rinvio al Dpr 462/01; Art. 88 undecies) dei vettori di infezione (All. II). Per quanto riguarda l individuazione dei dati e delle informazioni di cui conservare le registrazioni, il D.Lgs. 626/94 contiene alcune disposizioni specifiche, e precisamente quelle relative al registro infortuni e malattie professionali (Art. 4 c. 5 lett. o), al registro dei lavoratori esposti ad agenti cancerogeni (Art. 70), al registro dei lavoratori esposti ad agenti biologici (Art. 87), nonché alla registrazione delle verifiche effettuate sulle attrezzature (Art. 35). Numerose disposizioni riguardano la tenuta delle cartelle sanitarie. Si può considerare registrazione anche il documento sulla VdR, piano di misure e DPI (Art. 4 c. 2). E ovvio, poi, che altre requisiti sono impliciti in altre disposizioni, ad esempio quelle riguardanti la valutazione dei rischi, il piano di misure, le nomine, gli obblighi di informazione e formazione, le visite del medico competente agli ambienti di lavoro, le rilevazioni dei tempi di utilizzo dei videoterminali, ecc. Per la specifica OHSAS 18001, conviene fare riferimento alla guida OHSAS 18002, la quale, nella clausola include una serie di indicazioni, da intendersi esemplificative, non esaustive. Lo stesso fa l Appendice A dell ISO e la norma tecnica ISO Da tutto ciò, con qualche mia estensione e integrazione, si può ricavare una tabella (anch essa indicativa) come la seguente: pag. 170 di 272

2 Tabella 1-33 Elenco indicativo delle registrazioni del SGI Registrazioni D.Lgs. 626/94 OHSAS ISO Nomine, assegnazione di compiti specifici Informazioni sui processi di produzione Informazioni sui prodotti, in particolare sulle loro caratteristiche ambientali Schede di sicurezza Informazioni su e a appaltatori e fornitori Registrazioni relative all identificazione dei pericoli e alla valutazione e al controllo dei rischi Registri delle esposizioni dei lavoratori Analisi ambientale, informazioni e dati sugli aspetti ambientali significativi Registri delle leggi applicabili e di altri requisiti regolamentari o sottoscritti dall organizzazione Permessi, licenze o altre forme di autorizzazioni legali Rapporti di infortunio e registri infortuni Rapporti su incidenti suscettibili di originare infortuni (mancati infortuni) Rapporti di incidenti ed emergenze Rapporti sulle prove e le esercitazioni di preparazione alle emergenze Rapporti relativi a esami medici, cartelle sanitarie, sorveglianza sanitaria Registrazioni relative a misure strumentali e di laboratorio necessarie per verificare la conformità con le norme applicabili, i livelli di esposizione dei lavoratori, gli impatti ambientali delle attività dell organizzazione Registrazioni relative a dispositivi di protezione individuale Registrazioni relative a verifiche su attrezzature Registrazioni relative a ispezioni, manutenzioni e tarature Istruzioni alle imprese che operano nel sito dell organizzazione Risultati dei controlli operativi in genere Registrazioni relative all informazione e alla formazione Comunicazioni interne ed esterne e le decisioni prese a riguardo di queste ultime Rapporti relativi alla consultazione (con i dipendenti, i loro rappresentanti, ecc.) e alle comunicazioni con le parti interessate Obiettivi, traguardi e programmi, piano di misure; evidenze relative al raggiungimento di obiettivi e traguardi e della messa in atto delle misure previste nel piano Reclami Registrazioni relative alle non conformità e alle azioni correttive e preventive Rapporti sulle risultanze degli audit interni Informazioni relative a sanzioni ricevute Informazioni sulla conformità normativa Verbali dei riesami della direzione/verbali delle riunione periodiche ex D.Lgs. 626/94 In breve, ciò che c è da registrare è tutto quanto si riferisce alla messa in atto e al funzionamento dei sistemi gestionali, al fine di tenere complessivamente il sistema sotto controllo. pag. 171 di 272

3 L impostazione di un sistema di registrazioni richiede: di individuare i dati e le informazioni necessari, specificando i formati, le fonti, la frequenza di aggiornamento, le responsabilità di elaborazione, gli eventuali valori di confronto o di controllo (ad es. limiti di legge in materia di emissioni), le eventuali codificazioni di assicurare l affidabilità di tutti i processi di elaborazione (v. Sez. 5.14) di definire i supporti (cartacei, elettronici, ) e gli archivi, inclusi i i salvataggi e le archiviazioni di sicurezza, le modalità di accesso di definire le esigenze e le modalità di protezione dei dati e delle informazioni di fissare i tempi di conservazione Requisiti discendenti dalle norme e dai sistemi gestionali considerati pag. 172 di 272

4 Tabella Componente del sistema: Controlli e azioni correttive: Registrazioni Registrazioni D.Lgs. 626/94 OHSAS ISO Osservazioni, indicazioni Clausole Responsabile Finalità Contenuti tipici Fonti interne Artt. 4, 6, 7, 8, 11, 16, 21, 22, 35, 70, ecc Datore di lavoro o delegati da definire in procedura Può essere unico, a livello di organizzazione o di processo Rendere disponibili i dati e le informazioni necessari per i requisiti del sistema introdotto dal D.Lgs. 626/94 e per altri requisiti di legge Registrazioni, documenti su supporti cartacei e/o elettronici Vedi Tabella 1-33 Decisioni organizzative, caratteristiche degli ambienti, delle attrezzature, dei luoghi e dei posti di lavoro, identificazione dei pericoli e valutazioni dei rischi, gestione attrezzature e impianti, misure pertinenti, infortuni e malattie professionali, sorveglianza sanitaria, incidenti, emergenze, prove di emergenza, programmi e attività di informazione e formazione, ispezioni, manutenzioni e tarature, consultazioni con i rappresentanti dei lavoratori, informazioni dai produttori di sostanze chimiche (tramite schede di sicurezza), informazioni da fornitori, incontri con fornitori e subappaltatori, audit interni, piani di misure e relative verifiche riunione periodica ex Art. 11, ecc. Rendere disponibili i dati e le informazioni necessari per i requisiti del sistema Registrazioni, documenti su supporti cartacei e/o elettronici Vedi Tabella 1-33 riesami della direzione, ecc. Decisioni organizzative, analisi degli aspetti e degli effetti ambientali, caratteristiche degli ambienti, delle attrezzature, dei luoghi e dei posti di lavoro, gestione attrezzature e impianti, incidenti, emergenze, prove di emergenza, programmi e attività di informazione e formazione, ispezioni, manutenzioni e tarature, informazioni dai produttori di sostanze chimiche (tramite schede di sicurezza), informazioni da fornitori, incontri con fornitori e subappaltatori, audit interni, riunione periodica ex Art. 11, piani di misure e relative verifiche, ecc. Larga coincidenza o coerenza di contenuti pag. 173 di 272

5 Registrazioni D.Lgs. 626/94 OHSAS ISO Osservazioni, indicazioni Fonti esterne Iter Normativa applicabile (attraverso gazzette, data base informatici, Internet, letteratura, etc. Esami di laboratorio eseguiti all esterno Normativa applicabile (attraverso gazzette, data base informatici, Internet, letteratura, etc.) Esami di laboratorio eseguiti all esterno Posizioni delle eventuali parti interessate esterne Per evitare duplicazioni e sovrapposizioni è indispensabile una progettazione simultanea e integrata del sistema delle registrazioni in materia di S&SL e di Ambiente Specificare in una procedura o nel manuale quali registrazioni sono previste e chi ne ha la responsabilità pag. 174 di 272

6 Analisi delle opportunità di integrazione L integrazione o meno delle singole registrazioni e il livello al quale avviene tale integrazione dipendono dalla natura della registrazione stessa. Ad esempio, le registrazioni relative alle istruzioni date alle imprese che operano nel sito dell organizzazione saranno sicuramente integrate, in quanto conterranno istruzioni e informazioni sia in materia di S&SL (incluse quelle discendenti dall Art. 7 del D.Lgs. 626/94), sia in materia ambientale. La tenuta di tali registrazioni può farsi a livello dell organizzazione, ma anche, nel caso che l attività di quelle imprese sia riferibile a un solo processo (ad es. quello di gestione degli immobili) a livello appunto di quel processo. Altre registrazioni generalmente riferibili a processi specifici e quindi integrabili a livello di processo sono quelle relative alla valutazione dei rischi, all identificazione degli aspetti ambientali significativi, alla gestione degli impianti Procedura Sarà opportuno predisporre una o più procedure integrate che includano: a b c d e f - l individuazione di tutte le registrazioni necessarie, le relative fonti, i formati, le eventuali codificazioni, i supporti (cartacei, elettronici), i tempi di conservazione; eventuali tabelle sinottiche o matrici per correlare le registrazioni previste alle rispettive attività l individuazione degli eventuali valori di controllo (ad es. soglie, limiti e parametri di legge) le responsabilità e le modalità di rilevazione, registrazione, aggiornamento, trasmissione, elaborazione, diffusione, archiviazione ed eliminazione dei dati, eliminazione le esigenze e le modalità di protezione dei dati e delle informazioni i criteri e le modalità di reperibilità e accesso i collegamenti con le altre procedure Commenti e conclusioni Se si scorre la Tabella 1-33 chiedendosi quali sono le registrazioni che si rendono necessarie solo in relazione all introduzione del SGI e che non lo sarebbero in caso contrario, si può essere sorpresi dallo scoprire che ben poche di esse cadono in questa categoria. La grande maggioranza di quelle registrazioni, infatti, è comunque necessaria per il rispetto delle norme di legge e per un ordinata gestione, prescindere dall introduzione del SGI. A questo proposito, è banale affermare eppure non è inutile ripeterlo che la disponibilità di dati e informazioni completi, corretti e aggiornati è indispensabile per compiere valutazioni corrette e prendere decisioni corrette. Inoltre, un buon sistema di registrazioni permette fornisce una base essenziale per facilitare i processi di audit Controlli e azioni correttive: L audit interno (OHSAS 18001: 4.5.4; ISO 14001: 4.5.5) Introduzione e descrizione Mentre il D.Lgs. 626/94 demanda specifiche verifiche a persone che rivestono ruoli nell ambito del sistema 626, in particolare l RSPP, il Medico Competente, il Rappresentante dei Lavoratori e, almeno in occasione della riunione periodica, il datore di lavoro, i sistemi gestionali privati, come quelli che derivano dall OHSAS e dall ISO 14001, prevedono l effettuazione di audit interni periodici che hanno per oggetto, appunto, gli stessi sistemi gestionali. Si tratta di audit cosiddetti di prima parte, cioè quelli che l organizzazione conduce su se stessa (sono per questo detti anche self-audit ), cercando, ovviamente, di assicurare comunque l indipendenza degli auditor rispetto alle materie oggetto dell audit. pag. 175 di 272