5.9 Attuazione e funzionamento: (Consultazione e) Comunicazione (4.4.3)

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1 5.8.5 Commenti e conclusioni L integrazione delle attività di formazione è legata non solo alle contiguità e alle sovrapposizioni fra i due campi, ma anche alla coincidenza o quanto meno alla larga sovrapposizione dei destinatari. Programmi di formazione ben coordinati e il più possibile integrati non solo raggiungono lo scopo per cui sono stati posti in essere, ma contribuiscono in maniera essenziale alla comprensione dei sistemi gestionali e all identificazione del personale con la politica dell organizzazione. Tutto ciò, è inutile dirlo, si traduce in motivazione, migliori comunicazioni, efficienza. 5.9 Attuazione e funzionamento: (Consultazione e) Comunicazione (4.4.3) Introduzione e descrizione Le comunicazioni sono uno dei sottosistemi principali del sistema azienda; più ancora di quanto fa il sistema nervoso nel corpo umano, il cui compito è quello di trasmettere informazioni, le comunicazioni nell organizzazione sono uno degli strumenti fondamentali per promuovere il necessario livello di corrispondenza fra esigenze e comportamenti individuali, da un lato, ed esigenze dell organizzazione dall altro. Tra l organizzazione e l esterno sono una conditio sine qua non per legittimare la presenza e il ruolo dell organizzazione nell ambito della collettività, e promuovere nelle controparti esterne comportamenti coerenti con le esigenze dell organizzazione stessa e dei sistemi gestionali dei quali essa si avvale. Nella grande maggioranza dei casi, il D.Lgs. 626/94 usa il verbo comunicare o il sostantivo comunicazione con riferimento ad obblighi o adempimenti specifici: la comunicazione della designazione dell RSPP all Ispettorato del Lavoro e alla USL, le comunicazioni da parte del MC ai lavoratori interessati o al RLS relativamente agli accertamenti sanitari, le comunicazioni da parte del datore di lavoro all organo di vigilanza relative alle esposizioni dei lavoratori ad agenti cancerogeni mutageni o biologici, la comunicazione delle informazioni sulla salute e la sicurezza da effettuarsi da parte del produttore o del fornitore di agenti chimici pericolosi tramite la relativa scheda di sicurezza, ecc. Il termine comunicazione acquista tuttavia un significato più ampio, ancorché circoscritto a situazioni specifiche, laddove vengono prescritti (Art. 72 septies) sistemi di comunicazione necessari per segnalare tempestivamente l incidente o l emergenza ; ma il punto nel quale esso assume il significato più ampio, più di strumento gestionale (e quindi più vicino a quello che normalmente ha quando viene usato nelle norme relative ai sistemi gestionali) è soltanto nell Art. 8 bis (introdotto nel giugno 2003 con il D.Lgs. 195) in cui si prescrive che la formazione del RSPP debba includere le tecniche di comunicazione in azienda e di relazioni sindacali. Per comprendere i requisiti di comunicazione discendenti dal D.Lgs. 626/94 è meglio riferirsi al termine informazione. Gli obblighi di informazione dei lavoratori e del RLS sono molteplici e anche se ve ne sono numerosissimi riferibili ad adempimenti specifici isolati e circoscritti, vi sono anche obblighi di natura più generale: ad esempio, l articolo 9 e l Art. 11 prevedono programmi di informazione e formazione dei lavoratori ; l Art. 21 introduce l obbligo di informazione dei lavoratori non soltanto sui rischi inerenti le rispettive mansioni, ma anche sui rischi per la sicurezza e la salute connessi all attività dell impresa in generale e le relative misure e attività di prevenzione e protezione. Da segnalare poi alcuni obblighi di consultazione (e che vanno quindi oltre all informazione e alla comunicazione) nei confronti del RLS che riguardano materie e decisioni di responsabilità del datore di lavoro, quali la nomina del RSPP, la designazione degli ASPP, la valutazione dei rischi. A prescindere da questi ultimi, si può notare che i requisiti di comunicazione tra direzione e dipendenti che promanano dal D.Lgs. 626/94 sono per lo più a una via, e cioè dalla direzione ai lavoratori. Questi ultimi hanno l obbligo di segnalare deficienze di impianti, attrezzature e DPI ed altre eventuali condizioni di pericolo, ma essenzialmente la legge non prevede comunicazioni verso la direzione da parte dei lavoratori, ma solo da parte del o dei loro rappresentanti. Meno dettagliatamente definiti, ma anche per ciò stesso potenzialmente molto più ampi, sono i requisiti di comunicazione discendenti dalle norme OHSAS e ISO pag. 115 di 272

2 La prima mette addirittura insieme Consultation e Communication nel titolo della clausola Lo spirito e la lettera di tutta la clausola riflettono chiaramente intendere il concetto che ogni vero processo di comunicazione non si svolge in un senso solo, ma fa parte di una relazione a due vie, che comprende informazioni, coinvolgimento, consultazione, e infine, in supporto, non in sostituzione delle altre modalità, rappresentanza. La linea guida OHSAS rinforza ulteriormente queste considerazioni e fornisce indicazioni operative specifiche. Nella OHSAS 18001, le controparti del management sono gli employees e gli other interested parties ; la OHSAS fornisce un esemplificazione di questi ultimi, citando contractors e visitors ; anche se si tratta, appunto, solo di un esemplificazione, non si può non osservare che si tratta di un esemplificazione piuttosto conservativa. La ISO è per certi versi più ristretta per altri più ampia. Anzitutto, essa prescrive, nella clausola , di assicurare la comunicazione interna fra i differenti livelli e le diverse funzioni dell organizzazione : una definizione molto ampia, che copre comunicazioni in tutte le direzioni all interno dell organizzazione. Per quanto riguarda le comunicazioni esterne, la ISO prescrive semplicemente di ricevere, documentare e rispondere alle richieste pertinenti provenienti dalle parti interessate esterne ; per il resto la direzione può adottare le scelte che ritiene più opportune, a condizione che siano frutto di un processo decisionale esplicito e documentato. Se positive, queste decisioni devono essere supportate da uno o più metodi di comunicazione esterna stabiliti ed attuati dall organizzazione. Infine, una prescrizione specifica che riguarda sia l interno sia l esterno si trova nella clausola 4.2 ( Politica ambientale ) che prescrive che la politica ambientale sia comunicata a tutte le persone che lavorano per l organizzazione o per conto di essa e sia disponibile al pubblico Requisiti discendenti dalle norme e dai sistemi gestionali considerati Nella tabella che sintetizza e mette a confronto i requisiti discendenti dal D.Lgs. 626/94, dalla norma ISO e dalla specifica OHSAS ci si riferisce, per quanto riguarda il D.Lgs. 626/94, alle comunicazioni di carattere più gestionale e generale, e non a quelle riguardanti adempimenti circoscritti e specifici, come discusso nella sez pag. 116 di 272

3 Tabella Attuazione e Funzionamento - Comunicazione (4.4.3) Comunicazione D.Lgs. 626/94 OHSAS ISO Osservazioni, indicazioni Clausole Responsabile Consultazione RLS (Artt. 4, 8, 19) Datore di lavoro, dirigenti e preposti delegati Consultation and communication 4.2 OH&S policy Tutta la struttura Comunicazioni 4.2 Politica ambientale I sistemi gestionali per la S&SL e l ambiente richiedono o promuovono il coinvolgimento di tutte le componenti aziendali Di per sé, i sistemi gestionali considerati non richiedono attività specifiche di comunicazione esterna; esse sono invece richieste dal Regolamento Emas, che ha tra i suoi fini quello di rendere trasparente la gestione ambientale dell organizzazione. Integrare le responsabilità S&SL e Ambiente in tutta la struttura Finalità Rispetto di diritti riconosciuti dalla legge stessa o di carattere generale ( Democrazia industriale ) Coinvolgimento del personale Attenzione all esterno Contenuti tipici Consultazione del RLS su: nomina RSPP, valutazione dei Rischi, designazione degli addetti al SPP, ecc.: v. Art. 19 del D.Lgs. 626/94 Comunicazioni agli organismi di vigilanza su argomenti specifici Informazioni generali e specifiche ai lavoratori Internamente: Requisiti di consultazione e coinvolgimento che riguardano direttamente i dipendenti e non soltanto i loro rappresentanti. Oltre ai rapporti con i rappresentanti, già ampiamente coperti (ma non limitati) dal D.Lgs. 626/94, sono instaurabili anche altri canali interni, per es. attraverso la struttura manageriale e mediante programmi ad hoc, Internamente: comunicazione della politica a tutte le persone che lavorano per l organizzazione diffusione della politica del SGA informazioni sull implementazione e i risultati del SGA risposte alle richieste provenienti dai dipendenti esternamente: comunicazione della politica Per quanto riguarda le comunicazioni dal management ai dipendenti, ampie possibilità di integrazione a livello dei media utilizzati o nell ambito di eventi specifici (riunioni del personale, incontri con i rappresentanti del personale, Porte Aperte, ecc.). Gli input fanno inevitabilmente capo a specialisti (e a responsabilità) diverse. Le procedure rifletteranno tale situazione. Per quanto riguarda i programmi che stimolano o comunque presuppongono comunicazioni dai dipendenti al management, questi possono coprire pag. 117 di 272

4 Comunicazione D.Lgs. 626/94 OHSAS ISO Osservazioni, indicazioni Fonti interne Fonti esterne Normativa Iter Criteri organizzativi e di relazione con il personale Valutazione dei rischi particolarmente a due vie (gruppi di lavoro,programmi suggerimenti, lettere al management, ecc.) Comunicazione ai dipendenti della politica del SGS Esternamente: disponibilità della politica alle controparti interessate esterne Politica Valutazione dei rischi Organizzazione della sicurezza Obiettivi e programmi, azioni effettive Monitoraggi a tutte le persone che lavorano per conto dell organizzazione. disponibilità al pubblico della politica del SGA risposte alle richieste provenienti dalle parti interessate esterne eventuali altre a giudizio della direzione, sulla base di una decisione specifica circa l eventuale comunicazione all esterno a riguardo dei propri aspetti ambientali significativi, e con l impiego di metodi stabiliti Politica Aspetti ambientali significativi Obiettivi e programmi, azioni effettive Monitoraggi Sviluppi tecnologici... nello stesso modo sia l Ambiente sia la Sicurezza. Le comunicazioni esterne riguardano in genere controparti diverse, l integrazione sarà più formale (procedure) che sostanziale La scelta di una procedura unica è ovvia pag. 118 di 272

5 5.9.3 Analisi delle opportunità di integrazione Come si è già osservato nell ambito della Tabella 1-17, l integrazione fra i requisiti discendenti dalle varie norme all interno del SGI è nelle cose per quanto riguarda le comunicazioni fra la direzione e i dipendenti, in quanto le controparti sono le stesse per l ambiente e la S&SL. Si possono integrare, o addirittura unificare, i media, i canali, ecc., anche se le tali comunicazioni potranno avere bisogno (a seconda dell organizzazione) del supporto di specialisti diversi. Gli eventuali programmi che stimolano o comunque presuppongono comunicazioni dai dipendenti al management (ad es. un programma di suggerimenti), possono coprire nello stesso modo sia l Ambiente sia la S&SL. Per quanto riguarda le comunicazioni verso l esterno, si deve distinguere fra quelle dovute per legge, e quelle decise dall organizzazione in materia ambientale, in applicazione della clausola dell ISO La prima categoria riguarda in genere controparti diverse, e quindi l integrazione sarà più formale (nelle procedure) che sostanziale; per la seconda la questione dell integrazione non si pone, in quanto essa riguarda solo il SGA anche se, naturalmente, nulla vieta all organizzazione di istituire modalità e sistemi di comunicazione verso l esterno che coprano sia aspetti ambientali sia aspetti di S&SL. Il livello ottimale di integrazione in materia di comunicazioni è senza dubbio l organizzazione nel suo complesso, lasciando a livello dei processi le informazioni e l addestramento specifico necessario per operare nell ambito e per i fini dei processi medesimi Procedura a - Fissazione di responsabilità (anche eventualmente tramite emanazione di deleghe e/o assegnazione di compiti) b - Individuazione dei canali e delle sedi c - Individuazione di programmi di coinvolgimento (inclusi eventuali eventi specifici) e impiego di strumenti di attuazione d - Modalità gestionali riguardanti le comunicazioni provenienti dall esterno; in particolare,modalità di elaborazione e trasmissione delle risposte e - Sulla base delle scelte dell organizzazione circa l eventuale comunicazione all esterno a riguardo dei propri aspetti ambientali significativi (o, a giudizio dell organizzazione, di altri argomenti): definizione dei relativi metodi f - Modalità applicative dei requisiti specifici discendenti dal D.Lgs. 626/94 e da altre norme di legge, per quanto riguarda sia le comunicazioni interne sia le comunicazioni, notifiche, ecc. regolate da tali norme g - Registrazioni delle comunicazioni, identificando fra l altro mittente, destinatario, collegamenti con comunicazioni precedenti e/o seguenti, canali utilizzati; h - Archiviazione e reperimento delle comunicazioni i - Analisi periodica delle registrazioni effettuate j - Riesame della materia in sede di riesame della direzione Commenti e conclusioni Vale particolarmente in materia di comunicazioni ciò che vale in generale a riguardo dei sistemi gestionali o delle norme di legge, e cioè che la conformità dei relativi requisiti, che è in ogni caso indispensabile, non garantisce automaticamente una gestione ottimale, che dipenderà da scelte della direzione basate sia sulla politica del SGI sia su altre scelte di fondo dell organizzazione in materia di gestione del personale, ruolo del management, ecc. pag. 119 di 272

5.19 Il Riesame della Direzione (4.6)

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