Procedura di gestione della responsabilità sociale PG-SR10_07

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1 Procedura di gestione della responsabilità sociale PG-SR10_07 Non-conformità, azioni correttive e preventive 1

2 0. Elenco delle revisioni Redatto Emesso Approvato RRS RDD AD Revisione Data Descrizione Note Rev. 0 20/07/2013 Emissione - Rev. 1 29/10/2015 Intestazione Modifica logo a seguito del cambio di denominazione avvenuto nel CdA del 27/10/15. 2

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4 1. Obiettivi fondamentali La presente procedura di gestione della responsabilità sociale stabilisce i criteri per la gestione delle non-conformità, inclusi i reclami e le rivendicazioni degli stakeholder, rilevate durante ogni tipo di attività gestionale e/o operativa e l adozione di azioni correttive e preventive. La presente procedura si applica a tutte le attività del Sistema di gestione per la responsabilità sociale afferenti al campo di applicazione dello stesso. 2. Riferimenti SR10:2011 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale: Punto 8.6 Non-conformità, azioni correttive e preventive 3. Responsabilità Tutte le registrazioni relative alle non-conformità, azioni correttive e preventive sono gestite dal Responsabile del Sistema di gestione per la responsabilità sociale RRS il quale concorda con il Rappresentante della Direzione RDD il trattamento e l eventuale azione preventiva. Il Rappresentante della Direzione RDD possiede comunque la responsabilità dell applicazione della presente procedura. 4. Modalità operative per la gestione delle NC, AC e AP La non-conformità rappresenta uno scostamento (completo o parziale) da un requisito del Sistema di gestione per la responsabilità sociale e deve essere: identificata, descritta e documentata; valutata per determinare eventuali impatti sulla responsabilità sociale o altre implicazioni; corretta. Le modalità operative per la gestione delle non-conformità hanno lo scopo di ridurre le probabilità che le non-conformità relative alla gestione della responsabilità sociale si verifichino e che poi queste perdurino nel tempo attraverso il loro rilevamento sistematico e conseguente trattamento. Le azioni correttive che seguono devono avere come fine l eliminazione delle cause affinché la non-conformità (rilevata) non si verifichi di nuovo. Le azioni preventive, infine, intervengono sul Sistema di gestione per la responsabilità sociale per la rimozione delle cause di potenziali non-conformità. 4

5 Il Responsabile del Sistema di gestione per la responsabilità sociale RSGRS si occupa dell'applicazione di tali modalità gestionali utilizzando uno specifico registro informatico NC, AC, AP. Le fasi operative in cui le non-conformità possono essere evidenziate sono: durante gli audit interni ed esterni; nel caso di mancato rispetto delle prescrizioni legali; disfunzioni nel Sistema di gestione per la responsabilità sociale. Al verificarsi di una non-conformità il Responsabile del Sistema di gestione per la responsabilità sociale RSGRS, dopo averla registrata nello specifico registro informatico NC, AC, AP, deve accertarsi che essa venga risolta valutando la necessità e/o l opportunità di avviare ed intraprendere azioni correttive in funzione dell importanza e gravità della stessa in collaborazione e con la supervisione del Rappresentante della Direzione RDD. Le non-conformità relative al Sistema di gestione per la responsabilità sociale, dopo il loro trattamento per il ripristino dello stato di conformità, richiedono quasi sempre un azione correttiva al fine di evitare il loro ripetersi. La gestione delle non-conformità prevede che, per l individuazione delle azioni correttive, siano svolte almeno le seguenti attività registrate opportunamente nello specifico registro informatico: individuazione delle responsabilità per l analisi delle cause; la ricerca delle possibili cause; eliminazione delle cause; verifica dell efficacia dell azione correttiva. Le azioni correttive, relative alle non-conformità rilevate, sono documentate nello specifico registro informatico NC, AC, AP e valutate per gli esiti dal Responsabile del Sistema di gestione per la responsabilità sociale RSGRS nel corso dello svolgimento degli audit interni. Le informazioni relative alla non-conformità ed alle azioni correttive sono oggetto di Riesame di direzione del sistema (dati in ingresso). Ogni modifica al Sistema di gestione per la responsabilità sociale, a seguito di azioni correttive o preventive, viene riportata nella relativa documentazione che viene mantenuta opportunamente aggiornata. 5

6 In linea del tutto generale, quindi, si adoperano le seguenti modalità operative per la compilazione/aggiornamento del registro informatico NC, AC, AP il quale contiene: descrizione della non-conformità e relativa evidenza (riferimenti alla norma SR10 o alla procedura dalla quale si è presentato lo scostamento); causa della non-conformità; trattamento della non-conformità (quale azione si intende intraprendere per eliminare la non-conformità); definizione/descrizione dell azione correttiva (indicazione dell azione da intraprendere per impedire/rimuovere la causa della non-conformità); in tale sezione vengono indicate la data prevista per il completamento dell azione correttiva e la data effettiva di chiusura dell azione correttiva; osservazioni sull efficacia (verifica mediante audit interno della rimozione delle cause della non-conformità e dell effettivo miglioramento ottenuto). Periodicamente, almeno settimanalmente, il Responsabile del Sistema di gestione per la responsabilità sociale RSGRS deve verificare la chiusura delle non-conformità ancora non risolte sollecitando eventualmente le funzioni interessate. 5. Allegati Registro informatico NC, AC, AP 6