Dipartimento della Qualità Direzione Generale della Programmazione Sanitaria, dei Livelli di Assistenza e dei Principi Etici di Sistema

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1 DIPARTIMENTO PER LO SVILUPPO E LA COESIONE ECONOMICADIREZIONE GENERALE PER LA POLITICA REGIONALE UNITARIA COMUNITARIA Dipartimento della Qualità Direzione Generale della Programmazione Sanitaria, dei Livelli di Assistenza e dei Principi Etici di Sistema Progetto Operativo di Assistenza Tecnica - POAT Salute Linea 7 Regione Siciliana. PON Governance e Assistenza Tecnica (FESR) Composizione della partnership, Rilevanza del Partenariato ed Aspetti Amministrativi Alessandro Pernice Progettazione Comunitaria e Affari Europei Consulente Formez PA Palermo 25/01/2012

2 Composizione della partnership e regole da seguire per l invio del Concept Note Rilevanza della partnership: L efficacia della partnership è un fattore determinate per il successo di un progetto! > Vi suggeriamo di coinvolgere tutti i partner nella redazione del progetto (CN + Full application form) così da condividerne gli aspetti tecnici, organizzativi e finanziari, metodologie, seguendo un ottica di progettazione partecipata. Secondo l AdG del programma Enpi cbc MED, due saranno i criteri-guida per la selezione dei progetti, e cioè la rilevanza e il disegno (Cagliari, 10 Gennaio 2012).

3 Composizione della partnership e regole da seguire per l invio del Concept Note (cont.) 2.3 Rilevanza della partnership (pag.11 del CN): Tutti (Capo fila e Partner) devono contribuire a descrivere la rilevanza della partnership che dipende dallo status istituzionale delle strutture coinvolte, dall esperienza e competenza territoriale rilevante per il raggiungimento dei risultati di progetto, e dalla capacità di mobilitare i beneficiari e gli stakeholders. Dovete dimostrare in quale misura la natura transfrontaliera della partnerhsip porta un reale valore aggiunto per la realizzazione delle attività di progetto. Se la partnership include partner che provengono da Regioni aggiunte (vedi la lista a pag. 20 delle Guidelines for applicants), occorre descrivere il valore aggiunto della loro partecipazione e motivare il loro contributo per il raggiungimento degli obiettivi e risultati attesi. (L ammontare del budget diretto alla partecipazione di partner che provengono da Regioni aggiunte, non deve eccedere il 20% dei costi totali eleggibili del progetto).

4 Composizione della partnership e regole da seguire per l invio del Concept Note. ENPI CBC MED Standards > Procedura dell invio dei progetti a due stadi: 1 Stadio : elaborazione ed invio del Concept Note > La partnership deve essere già consolidata! (Pag. 25 paragrafo delle guidelines for applicant). 2 Stadio: notifica dell approvazione del Concept Note, elaborazione del progetto completo ed invio del Full application Form > La partnership consolidata nel primo stadio non può cambiare, pena il rigetto del progetto! Suggeriamo di identificare e preparare i documenti amministrativi relativi alla partnership (Capo Fila/Applicant e Partner) sin dall inizio della progettazione.

5 Composizione della partnership e regole da seguire per l invio del Concept Note (cont.) Procedure per la candidatura del Concept Note con riferimento all Applicant: a) indicare nel Concept Note il nome completo del organizzazione richiedente e dei servizi interessati, sia in lingua originale che in inglese; b) specificare l indirizzo dell organizzazione (via, codice postale, tel, fax, ecc), il nome ed contatti della persona di riferimento nell organizzazione; c) specificare il nome ed i contatti del legale rappresentante (colui che firma la dichiarazione del proponente, l accordo di partenariato ed infine la convenzione di finanziamento).

6 Composizione della partnership e regole da seguire per l invio del Concept Note (cont..) Procedure per la candidatura del Concept Note con riferimento alla Partnership (Applicant + Partner) 1.2 Partnership (pag. 4 del CN): La stessa organizzazione può partecipare solo una volta come applicant nell ambito di una stessa priorità, pena il rigetto di tutti progetti (vincolo numerico per i Capo fila). Nessuna limitazione esiste a livello di partner (testo del bando, pag. 4) che possono partecipare a più progetti anche sulla stessa priorità. Per tutti (Applicant e partner) indicare nel CN il nome dell organizzazione in inglese, il legale rappresentante, lo status legale, il paese, il tipo di regione (eleggibile o regione aggiunta), i recapiti postali ed il numero di registrazione nazionale.

7 Formalizzazione della partnership e documenti amministrativi da preparare per l invio del Concept Note ( ) La Dichiarazione del Proponente per la Concept Note (Declaration by the Applicant for the concept note) : Obbligatoria in questa fase (primo stadio del CN)! Occorre riempirla su formato elettronico (secondo il modello dell AdG del programma), datarla, stamparla su carta intestata dell organizzazione richiedente, firmarla (da parte del rappresentante legale dell organizzazione richiedente o chi ha potere di firma), timbrarla con il timbro ufficiale dell organizzazione ed inviarla in originale unitamente alla Concept Note all AdG del programma. La Lettera di intenti (Partnership statement): Non obbligatoria in questa fase (primo stadio del CN) ma raccomandata sin dall inizio anche dal bando! Occorre predisporla secondo il modello esistente e conservarla in archivio per utilizzarla dopo l approvazione del Concept Note.

8 Dichiarazione del Proponente per la Concept Note (Declaration by the Applicant for the concept note) La Dichiarazione del Proponente: cosa contiene? Il beneficiario (organizzazione richiedente, o Applicant) rimane l unico rappresentante legale nei confronti dell AdG del Programma, assumendosi in toto la responsabilità della corretta esecuzione del progetto da un punto di vista operativo e finanziario. Quali informazioni deve riportare il proponente nel documento? 1. Nome ufficiale dell organizzazione richiedente; 2. Titolo e acronimo del progetto; 3. Status legale del proponente

9 Dichiarazione del Proponente per la Concept Note (Declaration by the Applicant for the concept note) 4. Il proponente dichiara: a) Di avere le fonti finanziarie e competenze professionali e qualifiche previste per portare avanti il progetto (specificate nella sezione 3 delle Guidelines for applicants); b) Di rappresentare ogni partner della proposta di progetto davanti alla AdG del programma; c) Di accettare, nel caso in cui il progetto venga finanziato, le condizioni contrattuali stabilite nella convenzione di finanziamento, tenendo conto dei regolamenti comunitari N.1638/2006 e N.951/2007; d) Di essere eleggibile secondo i criteri stabiliti nella sezione 3.1 e delle guidelines for applicants ; e) Di aver presentato e/o di essere in procinto di presentare progetti alle istituzioni europee o anche nell ambito di altri programmi nazionali con riferimento agli ultimi 12 mesi.

10 La Lettera di intenti per la Concept Note (Partnership statement): La Lettera di intenti (Partnership statement): cosa contiene? I partner del progetto si impegnano a partecipare al progetto stesso, accettando le condizioni di cofinanziamento (in conformità con il budget presentato) e dichiarando di non essere in una delle condizioni di esclusione previste dal bando (bancarotta, soggetto a conflitto di interessi, colpevole di non aver rispettato gli obblighi di pagamento per i contributi sociali o le tasse, ecc.). Quali informazioni deve riportare il partner nel documento? 1. Nome ufficiale dell organizzazione partner; 2. Titolo e acronimo del progetto; 3. Status legale dell organizzazione partner.

11 La Lettera di intenti per la Concept Note (Partnership statement): 4. Il partner dichiara: a) Di aver letto l Application form e la composizione della partnership; di aver compreso qual è il suo ruolo e di accettarlo; b) Che ha le capacità professionali ed amministrative necessarie a portare avanti la proposta di progetto (risorse umane, appropriate infrastrutture, ecc.); c) Di impegnarsi ad implementare il progetto nel rispetto della legislazione nazionale e leggi in vigore; d) Di impegnarsi a produrre la certificazione delle proprie spese (audit) e di accettare i controlli da parte dell AdG, delle Istituzioni Europee e delle Autorità Nazionali, garantendo l accesso ai documenti e agli uffici, ecc., ecc. e) Di aver presentato e/o di essere in procinto di presentare progetti alle istituzioni europee o anche nell ambito di altri programmi nazionali con riferimento agli ultimi 12 mesi.

12 Formalizzazione della partnership: l Accordo di partenariato La semplice lettera di intenti (Partnership Statement), non è sufficiente a definire in maniera esaustiva diritti e doveri dei partner coinvolti nel progetto. Pertanto, dopo la notifica dell approvazione del progetto completo, verrà redatto un Accordo di partenariato, ovvero un contratto tra i soggetti che partecipano al consorzio, che specifica in maniera dettagliata disposizioni finanziarie, tempi e modalità di pagamento, modalità di ritiro o esclusione dalla partnership, obblighi dei partner, questioni relative alla proprietà intellettuale, modalità di reporting e rendicontazione.

13 Formalizzazione della partnership: i soggetti esterni Se l Applicant o i partner non sono in grado di realizzare direttamente alcune delle attività previste dal progetto, è possibile ricorrere a procedure di subcontracting, affidando a soggetti esterni la realizzazione di singole attività o parti di esse. Tale soluzione va applicata qualora si dimostri effettivamente necessaria per l implementazione del progetto; il ruolo di eventuali subcontraenti potrà essere precisato nel Full application form (senza indicare il nome dei fornitori esterni) ed i relativi costi dovranno essere chiaramente indicati nel budget. Generalmente si sceglie un fornitore esterno nel caso di attività specifiche come le attività di traduzione, interpretariato, comunicazione (realizzazione loghi, elaborazioni grafica, siti web, editing pubblicazioni, ecc.) o tecnico-specialistiche.

14 Formalizzazione della partnership: Associati e Subcontraenti Né gli Associati, né i sub-contraenti (sub-contractors) devono preparare le lettere di intenti (Partnership statements) previste dal programma ENPI CBC MED ed inviarle all Applicant per formalizzare la partnership; Tuttavia, per quanto riguarda gli Associati, vi suggeriamo di richiedere all Associato una manifestazione di interesse al progetto, prima dell invio del Concept Note, per essere certi di poterli indicare poi nel Full Application Form, cioè dopo aver superato la prima fase di selezione.

15 Esempio di composizione della partnership per un progetto ENPI CBC MED

16 Alcuni errori da evitare nella formalizzazione delle Partnership a) Inviare la Lettera di intenti (Partnership statement) con un titolo ed un acronimo diverso da quello del progetto corrispondente; b) Apporre la firma di un referente dell organizzazione partner che non è rappresentante legale dell organizzazione e che non ha potere di firma per l organizzazione; c) Dimenticare di apporre il timbro dell organizzazione partner; d) Dimenticare di apporre la firma del Rappresentante legale e/o la data; e) Dimenticare di elencare i progetti presentati o in procinto di essere presentati negli ultimi 12 mesi alle istituzioni Europee e/o nell ambito di altri programmi nazionali; f) Dimenticare di inviare l originale della lettera di intenti all Applicant (organizzazione richiedente).

17 Grazie per l attenzione e buon lavoro!