La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc

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1 La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc

2 Pagina 2 Agenda Introduzione alla Conservazione Sostitutiva Le maggiori esigenze di Conservazione Sostitutiva La soluzione Una-Doc Il Valore della soluzione Una-Doc

3 Pagina 3 Introduzione alla Conservazione Sostitutiva Sostituzione della conservazione cartacea con quella digitale Conservazione Sostitutiva INTEGRITÀ ACCESSIBILITÀ LEGGIBILITÀ

4 Pagina 4 Introduzione alla Conservazione Sostitutiva COMPONENTI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PROCESSO RESPONSABILITÀ ESIBIZIONE NORMATIVA SPECIFICA (Cnipa, Mef, Ag. Entrate, ) REGOLAMENTO

5 Pagina 5 Introduzione alla Conservazione Sostitutiva Memorizzazione su supporti (es. CD) in modalità non coerente con la normativa di riferimento NON è conservazione a norma

6 Pagina 6 Introduzione alla Conservazione Sostitutiva ORGANIZZAZIONE ATTESTAZIONE SICUREZZA LEGGIBILITÀ { Responsabile Conservazione Delega

7 Pagina 7 Introduzione alla Conservazione Sostitutiva Acquisizione Verifica Responsabile Conservazione Organizzazione Firma digitale Indicazione temporale Esibizione

8 Pagina 8 Introduzione alla Conservazione Sostitutiva Esibizione di un documento 1 Contenuto del documento 2 Evidenze che qualificano la conservazione 3 Strumenti utili per la verifica del buon esito del processo

9 Pagina 9 Conservazione Sostitutiva Principali esigenze Gestione Cartacea COSTI DIRETTI COSTI INDIRETTI Risparmio

10 Pagina 10 Conservazione Sostitutiva Principali esigenze Riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione Perdita di documenti Spedizione per movimentazione Reinserimento dei documenti in modo errato

11 Pagina 11 Conservazione Sostitutiva Principali esigenze Eliminazione spazi di archivio Archivio Conservazione

12 Pagina 12 Conservazione Sostitutiva Principali esigenze Accesso distribuito ai dati Archivio Conservazione

13 Pagina 13 Conservazione Sostitutiva Principali esigenze CONSERVAZIONE SOSTITUIVA DEMATERIALIZZAZIONE RAZIONALIZZAZIONE BENEFICI Sicurezza Efficacia Efficienza Semplificazione Controllo Risparmio

14 Pagina 14 Possibili approcci alla Conservazione Sostitutiva Soluzioni Software Software di conservazione installato nel DataCenter del Cliente Responsabilità della Conservazione presso il Cliente Costi di gestione, manutenzione, sicurezza Servizi Delega della Responsabilità della Conservazione Conservazione dei documenti nel DataCenter del fornitore Integrazione dei sistemi del Cliente

15 Pagina 15 La soluzione Una-Doc Una-Doc è una applicazione web per la gestione di documenti sottoposti al processo di Conservazione Sostitutiva Inserimento di nuovi documenti nel sistema di conservazione Ricerca di documenti con chiavi specifiche Esibizione a norma dei documenti, con piena validità legale

16 Pagina 16 La soluzione Una-Doc Una-Doc consente la delega della Resposanbilità della Conservazione 1 NO responsabilità tenuta, accesso, integrità 2 NO Investimenti iniziali 3 NO spazi d archivio per documenti cartacei { Pieno Valore Legale

17 Pagina 17 La soluzione Una-Doc Modello di utilizzo Inserimento nuovi documenti Internet Utente Interfaccia Web Tipologia documentale Indici di classificazione Documento (elettronico o da scanner)

18 Pagina 18 La soluzione Una-Doc Modello di utilizzo Ricerca ed esibizione documenti Interfaccia Web Internet Utente Ricerca per indici Consultazione Esibizione a norma

19 Pagina 19 La soluzione Una-Doc Scenario di riferimento Agenzia Utente 1 Gestione propria documentazione Utente m Unappa Cliente 1 Agenzia Utente a Utente k Cliente 2 Cliente 3 Cliente x Cliente y Gestione documentazione conto terzi Cliente z

20 Pagina 20 La soluzione Una-Doc Strumenti Consolle di Amministrazione Attivazione nuove utenze Gestione/Controllo utenze { Utenze che, tramite l applicazione Una- Doc, possono inserire documenti sul sistema di conservazione Applicazione Una- Doc Inserimento e classificazione nuovi documenti Ricerca documenti Consultazione ed esibizione a norma Gestione rubrica e accessi in sola lettura

21 Pagina 21 La soluzione Una-Doc Tipologie documentali Documenti fiscali Fattura attiva DDT Attivo Modello F24 Fattura passiva DDT Passivo Documenti dichiarativi UNICO Intermediario UNICO Contribuente 730 Intermediario 730 Contribuente 770 Intermediario 770 Contribuente Libri Libro giornale Libro mastro Registro IVA Vendite Registo IVA Acquisti Libro cespiti Libro Inventario Documenti Amministrativi Documento generico

22 Pagina 22 Il Valore della soluzione Una-Doc Caratteristiche distintive SEMPLICITÀ SICUREZZA AFFIDABILITÀ Semplicità Interfaccia user friendly con funzionalità immediate Non sono necessarie installazioni Nessuna preoccupazione per la conservazione dei documenti Controllo della documentazione conservata

23 Pagina 23 Il Valore della soluzione Una-Doc Sicurezza Accesso all applicazione profilato Elevate misure di sicurezza fisica e logica Delega delle attività Interfaccia di attivazione Affidabilità Tecnologie di ultima generazione Elevati Livelli di Servizio

24 Pagina 24 Il Valore della soluzione Una-Doc Conservazione Sostitutiva Spazi d archivio Risparmio Centralizzazione Utilizzo immediato Funzioni semplici Nessun prerequisito Una-Doc Delega attività Controllo costi Adeguamento costante normativa Leggibilità, integrità, autenticità nel tempo Semplicità di Provisioning Interfaccia di attivazione Utilizzabilità immediata Una-Doc soluzione completa, semplice e sicura per il raggiungimento di obiettivi di dematerializzazione

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