Manuale Operatore. Gestione Doti Disoccupati re-inserimento al lavoro Atto Negoziale

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1 Manuale Operatore Gestione Doti Disoccupati re-inserimento al lavoro Atto Negoziale AGGIORNATO A SETTEMBRE 2014

2 Indice 1. Premessa 2. I Destinatari 3. La rete degli Operatori 4. La composizione della dote 5. La durata dell Intervento 6. Il flusso operativo 6.1 Fase di prenotazione 6.2 Fase di predisposizione del PIP Invio del PIP 6.3 Fase di realizzazione del PIP Variazione del PIP Rinuncia/Abbandono Proroga PIP 6.4 Fase di Conclusione del PIP 6.5 Il tutor 7. La liquidazione della Dote 8. Obblighi dell Operatore 8.1 Obblighi generali 8.2 Conservazione della documentazione e inserimento dati nel sistema informativo 8.3 Verifiche e controlli 9. Irregolarità e sanzioni 10. Chiarimenti e Informazioni 11. INFORMATIVA TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (art. 13 del D.Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali ) 12. Riferimenti normativi Pagina 2 di 21

3 1. PREMESSA L intervento 01 Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro previsto nell Atto Negoziale tra la Regione Lombardia e la Provincia di Varese ha il fine di completare il quadro dei destinatari di interventi a sostegno dell occupazione. L azione si prefigge, quindi, di garantire sul territorio una gamma di interventi a tutte le persone alla ricerca di un lavoro, rispettando nel sistema delle azioni, le priorità di accesso alle fasce più deboli del mercato del lavoro declinate dai livelli superiori di programmazione, attraverso l attuazione dei servizi previsti nell ambito di un percorso: la Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro. Attraverso questo Manuale Operatore si intendono fornire indicazioni tecniche operative agli operatori pubblici e privati accreditati o autorizzati che concorreranno all attuazione della Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro. Il manuale contiene le informazioni utili ad un corretto accesso al sistema delle doti ed in particolare vengono illustrati: il processo di gestione, il flusso documentale, le modalità procedurali, le istruzioni per la compilazione della modulistica. 2. I DESTINATARI I destinatari di questa tipologia di intervento sono persone inoccupate o disoccupate ai sensi del d.lgs. 181/2000. Possono eventualmente essere destinatari anche persone in cassa integrazione guadagni straordinaria o in deroga, con causale "cessazione attività" o "concordato preventivo". Per accedere al sistema delle doti, i destinatari dovranno essere residenti o domiciliati in Provincia di Varese ed in possesso dello stato occupazionale previsto come requisito di accesso. I destinatari devono presentarsi presso un operatore pubblico o privato accreditato per i servizi al lavoro muniti di un documento di identità in corso di validità, del codice fiscale e della CRS. La condizione di disoccupato/a o di inoccupato/a potrà essere autocertificata attraverso la dichiarazione sostitutiva dello stato di disoccupazione e di immediata disponibilità al lavoro che il/la destinatario dovrà rilasciare all'ente attuatore. Le persone in cassa integrazione devono presentare copia della lettera rilasciata dall'azienda. Il soggetto attuatore attraverso il sistema informativo Sintesi deve accertare la veridicità della dichiarazione e qualora risulti che il/la destinatario non possieda lo stato occupazionale richiesto dovrà invitare la persona ad aggiornare il suo stato occupazionale presso il Centro per l'impiego di competenza. Lo stato occupazionale non aggiornato è motivo di invalidazione del PIP. La Did ha una validità di 6 mesi dalla data di emissione. 3. LA RETE DEGLI OPERATORI La Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro potrà essere gestita dagli Operatori accreditati per i servizi per il lavoro, ai sensi dell art. 13 della Legge Regionale n. 22/2006 e relativi provvedimenti attuativi, che hanno almeno una sede operativa nel territorio della Provincia di Varese. L Operatore accreditato potrà candidarsi in forma singola o creando una filiera avvalendosi di operatori accreditati o autorizzati per i servizi per il lavoro e da operatori accreditati per la formazione, che hanno almeno una sede operativa in Provincia di Varese. A seguito delle prenotazioni delle doti da parte degli operatori accreditati, la Provincia di Varese renderà noto sul proprio sito web istituzionale l elenco degli enti accreditati che possono gestire la Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro e ne promuove la diffusione attraverso la rete dei Centri per l Impiego. Pagina 3 di 21

4 4. LA COMPOSIZIONE DELLA DOTE Ai destinatari è riservata una Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro del valore di 4.000,00.=, e assume a riferimento l allegato B del decreto regionale n del e all allegato C del decreto regionale n del ed è così articolata: Servizi al lavoro Contenuto Output / Risultato Min. in ore Durata Max. in ore Costo orario standard Attività individuale Attività di gruppo Accoglienza e accesso ai servizi Colloquio specialistico Bilancio di competenze Definizione del percorso - Gestione Adempimenti amministrativi previsti dal ex Dlgs 181/2000 (se coerente) - Presa in carico del destinatario da parte dell'operatore - Stipula del patto di servizio (se coerente) - Servizi informativi e informazione orientativa - Iscrizione al collocamento mirato (art.8 legge 68/99) e colloquio specialistico per la rilevazione delle abilità Solo per utenti disabili - Definizione del profilo di destinatario, valutazione della sua spendibilità occupazionale e condivisione di possibili percorsi per favorirne l inserimento/reinserimento nel mercato del lavoro - Colloquio individuale di approfondimento - Redazione dei contenuti del curriculum vitae del destinatario, secondo il format Europass - Rinvio a servizi interni e/o esterni Percorso di analisi delle esperienze formative, professionali e sociali, che consente di individuare le competenze e gli elementi valorizzabili del destinatario, al fine di progettare un piano di sviluppo professionale per il raggiungimento di specifici obiettivi. - Counselling "esplorativo", in grado di agevolare l'emersione preliminare delle competenze formali, informali e non formali - Bilancio di competenza professionale - Bilancio attitudinale ed esperienziale - Analisi aspirazioni e progettualità professionale del destinatario - Restituzione e accompagnamento Il servizio ha come finalità la costruzione del PIP, ossia il Piano di Intervento Personalizzato, nel quale si individuano i percorsi formativi e/o i servizi al lavoro, di riqualificazione professionale in funzione delle esigenze specifiche e degli obiettivi prefissati per ogni destinatario. - Acquisizione e Sistematizzazione delle informazioni preliminari - Stesura del PIP con l individuazione di tempi, modalità, servizi erogati al destinatario da parte della struttura - Sottoscrizione dei reciproci impegni nel PIP. Output: Scheda anagrafica Output: Scheda individuale degli ambiti di sviluppo Curriculum vitae in formato europeo Europass Output: Scheda competenze già sviluppate e da sviluppare, come da format Output: Piano di Intervento Personalizzato , , , ,00 Pagina 4 di 21

5 Monitoraggio, coordinamento e gestione dei PIP Tutoring e counselling orientativo Il Servizio ha come finalità il monitoraggio e la valutazione dell intero processo sotteso al PIP, provvedendo anche ad eventuali modifiche ed integrazioni dello stesso da parte dell operatore, che si occuperà anche della compilazione del Diario di Bordo, della domanda di liquidazione e di ogni altro documento o adempimento previsto nel Manuale Operatore o in uno specifico Avviso. - Monitoraggio delle attività e valutazione della loro conformità al PIP - Coordinamento del PIP e supporto agli adempimenti amministrativi previsti - Sostegno motivazionale - Sviluppo di competenze e supporto alla gestione del cambiamento - Valutazione degli esiti conseguiti - Orientamento ai meccanismi del mercato del lavoro e introduzione ai meccanismi di ricerca di occupazione (preinserimento) - Aggiornamento CV e predisposizione della lettera di accompagnamento e trasferimento di competenze e indicazioni operative - Preparazione ed affiancamento al colloquio anche in azienda/impresa , ,00 Orientamento e formazione alla ricerca attiva del lavoro Scouting aziendale Il servizio viene proposto a coloro che presentano difficoltà a formulare e realizzare un progetto professionale personale, sostenendolo nell acquisizione di competenze e capacità utili a promuoversi attivamente nel mondo del lavoro e supportandolo nell'elaborazione di strategie e nella realizzazione di azioni individuali e di gruppo, finalizzate all inserimento/reinserimento lavorativo. - Consulenza orientativa individuale - Laboratori per la ricerca attiva dell impiego Il servizio ha come finalità l affiancamento e il supporto al destinatario nella gestione del piano di ricerca del lavoro e, in particolare, l individuazione delle opportunità professionali; la valutazione delle proposte di lavoro, la promozione dei lavoratori e l invio di candidature, il contatto e/o la visita in azienda. - Ricerca e segnalazione delle vacancies - Definizione relazione con le imprese: contatto/visita in azienda - Valutazione dei profili professionali ricercati dalle aziende Output: Relazione consulenza Orientativa OVVERO Relazione finale sugli esiti del laboratorio orientativo Output: Job description ,00 15, ,00 Pagina 5 di 21

6 Preselezione Incontro domandaofferta Accompagnamento al lavoro Tutoring e accompagnamento al tirocinio L erogazione del servizio prevede che l operatore si faccia carico dell inserimento nelle banche dati specializzate (ad esempio, Borsa Lavoro Lombardia) del curriculum vitae del destinatario, al fine di aumentare la sua visibilità sul mercato del lavoro. Il servizio si pone l obiettivo di favorire l incontro tra la domanda ed offerta di lavoro attraverso il matching tra le opportunità occupazionali individuate dall operatore ed i profili dei destinatari. - Individuazione e consultazione delle vacancies disponibili - Promozione dei lavoratori ed invio candidature - Verifica del risultato dell incrocio domanda/offerta Finalità del servizio è sostenere nel tempo la stabilità dell'occupazione del destinatario supportando l'utente e l azienda nella prima fase di inserimento lavorativo. L Operatore seguirà la realizzazione dell'inserimento lavorativo del destinatario, fornendo supporto sia in fase di avvio, che nella concreta realizzazione dell'inserimento. - Analisi del contesto organizzativo e del ruolo professionale - Accompagnamento individuale e supporto all inserimento - Assistenza ai destinatari ed alle imprese nella fase di inserimento lavorativo Assistenza ai destinatari e alle imprese nella realizzazione di periodi di tirocinio (d.m. del 25 marzo 1990, n.142 e ss.mm.ii.) Output: Inserimento del CV, comprovato secondo le regole di funzionamento della banca dati Output: Contratto di lavoro/candida ture Output: Relazione inserimento lavorativo redatta dall operatore e sottoscritta dal destinatario. 1 33, , ,00 6% del monte ore del tirocinio 32,00 Servizi alla formazione Contenuto Output / Risultato Durata Costo orario standard Corso di base di gruppo Fornire competenze di base per aumentare il livello di occupabilità della persona attestato Min. 30 Corso di perfezionamento di gruppo Aggiornare/potenziare le competenze per aumentare il livello di occupabilità della persona attestato Min ,34 Pagina 6 di 21

7 Il valore della dote viene calcolato sulla base dei seguenti servizi, per un valore massimo di 4.000,00: Servizi al lavoro Durata Min. in ore Durata Max in ore Costo Attività individuale Costo Attività di gruppo Costo totale Accoglienza e accesso ai servizi ,00 33,00 Colloquio specialistico ,00 66,00 Bilancio di competenze ,00 264,00 Definizione del percorso ,00 78,00 Monitoraggio, coordinamento e gestione del PIP ,00 216,00 Tutoring e counselling orientativo ,00 310,00 Orientamento e formazione alla ricerca attiva del lavoro ,00 15,00 210,00 Scouting aziendale ,00 324,00 Preselezione 1 33,00 33,00 Incontro domanda offerta ,00 198,00 Accompagnamento al lavoro ,00 231,00 Tutoring e accompagnamento al tirocinio 6% del monte ore del tirocinio (durata tirocinio max 4 mesi) 32, ,50 COSTO MAX 2.999,50 Servizi formativi Durata Min. in ore Costo orario corso di base di gruppo corso di perfezionamento di gruppo 30 13,34 COSTO MAX 1.000,50 COSTO MAX DOTE 4.000,00 Pagina 7 di 21

8 Non sono ammessi corsi base e perfezionamento individuali e corsi base collettivi di contenuti trasversali (es. comunicazione efficace, l arte di ritrovare il tuo lavoro nel mercato di oggi, etc.). Al fine del riconoscimento del servizio formazione il lavoratore deve frequentare minimo 8 ore di ogni singolo corso di formazione. Nella costruzione del PIP la definizione dei servizi formativi potrà prevedere l erogazione di un unica tipologia di servizio o di percorsi composti da diverse tipologie. Il gruppo classe deve essere composto almeno da 4 persone per potere essere avviato. Gli operatori che erogano la formazione sono tenuti ad inviare all avvio di ogni corso il relativo calendario al numero fax LA DURATA DELL INTERVENTO Le attività previste nell ambito dell intervento 01 Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro dovranno essere concluse entro e non oltre il 31/12/2014, salvo proroghe. 6. IL FLUSSO OPERATIVO Il processo delle doti si articola nelle seguenti fasi: 1) Fase di prenotazione, in cui gli operatori inviano la domanda di finanziamento e l Atto di Adesione. 2) Fase di predisposizione del Piano di Intervento Personalizzato (PIP), in cui gli operatori tracciano il percorso del destinatario. 3) Fase di realizzazione del PIP, in cui l operatore, eventualmente con gli altri enti appartenenti alla filiera, eroga i servizi previsti e descrive le attività svolte. 4) Fase di conclusione del PIP, in cui il responsabile dell operatore e il tutor relazionano sull attività svolta e sugli esiti conseguiti. 6.1 Fase di prenotazione Gli operatori che intendono partecipare alla realizzazione dell intervento 01 Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro devono richiedere le credenziali per poter accedere agli applicativi Gestione Bandi e Corsi (GBC) e Gestione Servizi (GSS), qualora non ne fossero già in possesso. Il Bando viene gestito con la modalità "sportello aperto", pertanto la domanda di finanziamento firmata digitalmente deve essere presentata on-line dalla data di pubblicazione del presente avviso, inviando contestualmente una all indirizzo attonegoziale@provincia.va.it per la conferma dell operazione. Nell oggetto deve necessariamente essere indicato il numero identificativo dell intervento: 01. L atto di adesione degli operatori componenti la filiera, scaricabile dal kit di presentazione presente su GBC, dovrà essere firmato con CRS 1 o altro strumento per la firma digitale e allegato alla domanda di finanziamento. Tutte le procedure sono dettagliate nel documento Manuale Operatore Gestione Tecnica Doti Atto Negoziale. 1 per informazioni visitare il sito Pagina 8 di 21

9 6.2 Fase di predisposizione del PIP I destinatari/e che hanno manifestato il proprio interesse a partecipare al programma di reimpiego e che intendono usufruire della dote devono rivolgersi ad un Operatore accreditato, di cui all elenco pubblicato sul sito della Provincia. La prenotazione della risorsa a sistema deve essere effettuata contestualmente al caricamento di tutti i documenti firmati dall'utente e dall'operatore (o digitalmente o in cartaceo). Diversamente il PIP verrà invalidato a prescindere dai contenuti dello stesso. L Operatore titolare della Dote Disoccupati - re-inserimento al lavoro è tenuto: a verificare che il destinatario sia in possesso dei requisiti richiesti dall'avviso per la partecipazione all'intervento; individuare un tutor che avrà il compito di prendere in carico il lavoratore accompagnandolo in tutte le fasi del percorso ed effettuando il monitoraggio sull andamento del PIP (vedi paragrafo 6.5); La redazione del PIP consiste nelle definizioni del profilo del destinatario e del percorso che il lavoratore dovrà seguire, ovvero nella selezione dei servizi che l Operatore, insieme al lavoratore, ritengono siano utili a perseguire gli obiettivi di inserimento lavorativo e nel dettagliare la tipologia di formazione che si intende erogare, la modalità di erogazione, l articolazione e gli aspetti di coerenza con l obiettivo occupazionale. Nel campo "Profilo del destinatario/a e Obiettivo occupazionale" devono essere descritte le seguenti competenze: Competenze di base (utili a tutti i profili professionali) SONO SAPERI DI BASE/TRASVERSALI A TUTTI I PROFILI INSERITI IN QUEL SETTORE DI ATTIVITA : Costituiscono il sapere minimo sostanzialmente indipendente dai processi operativi concreti nei quali il soggetto è impegnato nell esercizio del suo lavoro. Sono consensualmente riconosciute come prerequisito per l accesso (es. informatica, legislazione, contrattualistica, Mercato del Lavoro, ecc). Competenze Tecnico professionali (specifiche del proprio profilo professionale) SONO SAPERI TEORICI E PRATICI RELATIVI AD UNA SPECIFICA ATTIVITA Costituite dalle conoscenze (i saperi ) e dalle tecniche operative specifiche di una certa attività professionale che il soggetto deve presidiare per poter agire con competenza, rappresentano l insieme delle conoscenze e delle capacità connesse all esercizio efficace di determinate attività professionali nello svolgimento dei processi operativi. Competenze Trasversali Si tratta di quelle abilità che consentono all individuo di sviluppare la propria competenza in attività differenti (transfer). Si possono enucleare tre grandi tipi di operazioni, fondate su processi di diversa natura (cognitivi, emotivi, motori): diagnosticare (la situazione, il compito, il problema, se stesso), relazionarsi con altri per rispondere alle richieste del compito (persone o cose), affrontare la situazione, il compito, il problema. Devono inoltre essere illustrati gli obiettivi, i punti di criticità e di forza e i servizi più rispondenti al perseguimento degli obiettivi occupazionali. Deve altresì essere dettagliata la tipologia di formazione che si intende erogare, la modalità di erogazione, l articolazione e gli aspetti di coerenza con l obiettivo occupazionale I servizi devono rispettare i massimali di costi, secondo le disposizioni provinciali. Pagina 9 di 21

10 Le attività dovranno concludersi entro e non oltre il 31/12/2014, saldo proroghe. Si precisa che, in fase di realizzazione del PIP, l operatore, in accordo con il destinatario, potrà valutare la necessità di modificare il PIP, compatibilmente con gli obiettivi e la tempistica del percorso, secondo le modalità specificate nel presente Manuale e nell ambito delle risorse prenotate (paragrafo 6.3.1) Invio del PIP L Operatore che ha preso in carico il lavoratore deve: compilare il PIP tramite il sistema informativo (GSS); salvare il PIP sul proprio pc; firmarlo e farlo firmare al destinatario della dote con CRS o altro strumento per la firma digitale; inserirlo sul sistema informatico cliccando sull icona allega documenti visibile nella parte del sistema riservata al PIP; inviare una di comunicazione dell avvenuta operazione all indirizzo attonegoziale@provincia.va.it. Nel caso in cui il lavoratore non sia in possesso del PIN della CRS o altro strumento per la firma digitale, l Operatore deve: stampare il PIP e farlo sottoscrivere all utente; scansionare i documenti firmati; salvarli sul proprio pc; firmarli con CRS o altro strumento per la firma digitale; inserirli sul sistema informatico cliccando sull icona allega documenti visibile nella parte del sistema riservata al PIP unitamente alla scansione di un documento di identità del destinatario; inviare una mail di comunicazione dell avvenuta operazione all indirizzo attonegoziale@provincia.va.it. E auspicabile che, entro la chiusura del PIP, il lavoratore sia in possesso del codice PIN della CRS. Unitamente al PIP deve essere inviato il documento dichiarazione sostitutiva atto di notorietà scaricabile dal kit di avvio su GBC inserendolo sul sistema informatico cliccando sull icona allega documenti visibile nella parte del sistema riservata al PIP, unitamente alla Carta d'identità del destinatario. Una volta allegato il PIP l operatore riceve, entro 7 giorni lavorativi, una comunicazione via di validazione e avvenuto finanziamento del PIP. Entro i medesimi termini, qualora si rendesse necessario, verranno richieste integrazioni. Le modalità di gestione della documentazione descritte nel presente paragrafo, si applicano a tutti i documenti inseriti nel kit di avvio di ciascun bando. 6.3 Fase di realizzazione del PIP L Operatore, entro 30 giorni dalla data di validazione del PIP, dovrà avviare la prima attività prevista, diversa da quelle propedeutiche alla stesura del PIP, escluso il monitoraggio, pena la decadenza del PIP e delle risorse economiche prenotate, in quanto il sistema effettuerà autonomamente questa operazione. Le attività propedeutiche alla definizione del PIP (Accoglienza e accesso ai servizi Colloquio specialistico Bilancio di competenze Definizione del percorso) realizzate Pagina 10 di 21

11 prima della data di validazione del PIP devono essere avviate in GSS al momento della validazione del PIP, registrate e successivamente chiuse e protocollate. Le predette attività vengono liquidate come prima tranche. Ogni servizio deve essere avviato su GSS con la relativa presa in carico, contestualmente all erogazione della prima ora, ai fini del riconoscimento della spesa. Se l Operatore non è nelle condizioni di avviare le attività o sono decorsi i termini per il loro avvio (30 giorni dalla data di accettazione del PIP), ne deve dare immediata comunicazione al destinatario, che avrà comunque la possibilità di accedere ad un altra dote previa verifica della disponibilità delle risorse economiche. Il tutor individuato nel PIP è il riferimento del lavoratore per tutta la durata di realizzazione del PIP. Per ogni esigenza relativa alla realizzazione del PIP, infatti, il destinatario fa riferimento al tutor. L attività del tutor consiste anche nella gestione della documentazione e delle comunicazioni di monitoraggio previste nell attuazione della dote. L operatore che eroga i servizi al lavoro deve assicurare che il singolo professionista coinvolto nell erogazione dei servizi compili il timesheet unico (scheda di rilevazione delle attività e delle ore complessive), utilizzando un unico documento, riepilogativo di tutte le attività in capo al tutor stesso (nell'ambito delle diverse tipologie di finanziamento es.: crisi aziendali, piano disabili, progetto feg, dote unica lavoro...), nel quale indicare tutti i servizi erogati in ordine cronologico compilando in modo sequenziale tutte le righe, utilizzando il modello scaricabile dal kit di avvio del presente su GBC. Tale richiesta risponde alle indicazioni pervenute da Regione Lombardia in merito alla gestione del timesheet. Il timesheet è individuale per ogni professionista coinvolto nell erogazione dei servizi previsti nel PIP e deve riportare in frontespizio il nome e cognome del personale cui si riferisce. Il timesheet deve contenere righe che, in corrispondenza di ogni servizio erogato contengono, le attività erogate giornalmente. Per la gestione delle doti del presente avviso tali attività dovranno essere invece dettagliate nella relazione a conclusione del PIP e non su base giornaliera. La descrizione dovrà essere qualitativa e non generica e soprattutto riferita allo specifico utente. L apposizione della firma sul timesheet da parte del destinatario deve avvenire unicamente se lo stesso è presente. Nell erogazione dei servizi previsti nel PIP gli Operatori sono tenuti a rispettare gli standard dei servizi al lavoro definiti nell allegato B del decreto regionale n del 14 maggio 2012 e nell allegato C del decreto regionale n del 18 aprile 2011 e successive modifiche e integrazioni, che costituiscono parte integrante del presente Manuale. Si riportano gli output che l Operatore, titolare del PIP, deve conservare per dare evidenza dell erogazione del servizio: Scheda anagrafica (stampata da GSS) Scheda individuale degli ambiti di sviluppo CV in formato europeo Scheda individuale delle competenze, già sviluppate e da sviluppare PIP Relazione finale sugli esiti del laboratorio orientativo Job description Pagina 11 di 21

12 Inserimento CV nelle banche dati specializzate Contratto di lavoro o COB Candidature Relazione inserimento lavorativo L Operatore deve curare inoltre la compilazione dei documenti di seguito descritti e scaricabili dal Kit di avvio presente su GBC. Registro formativo e delle presenze Gli operatori che erogano le attività formative devono predisporre il registro formativo e delle presenze, vidimato dal rappresentante legale, in coerenza con le disposizioni regionali (D.d.u.o. 12 settembre 2008, n Approvazione delle procedure relative allo svolgimento delle attività formative dei soggetti accreditati al sistema di istruzione e formazione professionale della Regione Lombardia ). Registro tirocinio Nel caso in cui il PIP preveda il servizio Tutoring e accompagnamento al tirocinio, l operatore che eroga tale attività deve predisporre il registro tirocinio composto da pagine numerate e non asportabili e vidimato dal legale rappresentante dell ente accreditato che eroga i servizi. Il registro deve essere: compilato giornalmente con l indicazione delle attività svolte in modo sequenziale su tutte le righe; sottoscritto ogni volta dal destinatario e dal tutor aziendale; conservato presso la sede di tirocinio per tutto il periodo di svolgimento. Si precisa che le firme del Tutor individuato dall operatore dovranno essere apposte solamente quando si reca in visita presso l azienda e dovranno trovare corrispondenza nel proprio timesheet. Si precisa che gli interventi di tirocinio dovranno essere gestiti conformemente a quanto indicato dal decreto regionale n del 5 novembre 2013 (deve essere sempre garantita la presenza di tre soggetti diversi: ente promotore, azienda ospitante, tirocinante). Ad esempio, un ente di formazione non potrà fungere, per lo stesso utente, contemporaneamente da ente promotore e da azienda ospitante il tirocinio Variazione del PIP L Operatore che prende in carico il destinatario è tenuto a concordare con lo stesso ogni modifica del PIP. Qualsiasi variazione che comporti modifiche nei contenuti del PIP relative a soggetti coinvolti, tipologia di servizi, contenuti e/o modalità di attuazione, luogo di fruizione dei servizi previsti (nel rispetto della durata massima prevista per la conclusione della Dote), dovrà essere richiesta via alla Provincia. Rientra tra le variazioni da autorizzare anche la richiesta di sostituzione del Tutor. Tale richiesta deve essere effettuata con tempestività (max 15 giorni dalla cessazione del precedente tutor) al fine di garantire al destinatario la continuità dell accompagnamento. Le modifiche al PIP, una volta autorizzate, verranno effettuate dalla Provincia sul sistema Sintesi; il PIP così modificato dovrà essere nuovamente firmato dalle parti e trasmesso alla Provincia così come previsto al punto del presente Manuale. Pagina 12 di 21

13 Il valore dei servizi modificati nel PIP non potrà essere superiore a quello dei servizi sostituiti. Le modifiche non segnalate e non rilevabili dal Sistema Informativo, non saranno tenute in considerazione ai fini del riconoscimento della spesa. Non sono in ogni caso ammesse sostituzioni relative all Operatore con il quale è sottoscritto il PIP e al valore complessivo della dote Rinuncia/Abbandono Il lavoratore che, dopo aver sottoscritto il PIP, abbandona il percorso senza giustificati motivi, verrà automaticamente escluso e perderà il diritto di beneficiare dei servizi previsti dalla dote. Il destinatario inoltre non potrà sottoscrivere un altro PIP presso nessun operatore accreditato per l erogazione dei servizi per il lavoro sul territorio provinciale nell ambito dell intervento oggetto del presente avviso. L'operatore dovrà pertanto inviare al destinatario una lettera di convocazione per mezzo di raccomandata R.R.. La comunicazione di abbandono, unitamente alla copia della lettera di convocazione e della ricevuta di ritorno, dovrà essere trasmessa dall Operatore alla Provincia e contemporaneamente il PIP dovrà essere chiuso su Sintesi. L Operatore dovrà effettuare la comunicazione di abbandono mediante il modello di Abbandono scaricabile dal Kit di avvio presente su GBC, ed inviarlo alla stessa seguendo le modalità indicate nel paragrafo Il lavoratore destinatario di una indennità di mobilità o di sussidi la cui corresponsione è collegata allo stato di disoccupazione, decade dai trattamenti quando, senza giustificato motivo, rifiuti o non accetti una offerta di lavoro, secondo quanto stabilito dalla normativa in vigore. L Operatore è tenuto a segnalare alla Provincia i casi che rientrano in questa fattispecie. L eventuale "rinuncia" della dote da parte del destinatario dovrà essere comunicata immediatamente all Operatore, secondo il format scaricabile dal Kit di avvio presente su GBC, firmata dal destinatario. L Operatore prende atto della rinuncia, la trasmette immediatamente alla Provincia e provvede alla chiusura del PIP (vedere paragrafo 6.2.1). Si precisa che verranno riconosciuti i servizi erogati al lavoratore sino alla data di rinuncia/abbandono Proroga del PIP Eventuali proroghe al PIP rispetto alla durata massima prevista, potranno essere richieste alla Provincia solo in casi di impossibilità del Destinatario a partecipare alle attività del PIP per motivi di: malattia infortunio maternità. La proroga del PIP non potrà essere concessa oltre il 31/12/2014, salvo eventuali proroghe dell'atto negoziale. L Operatore può richiedere la proroga per la conclusione delle attività attraverso il modulo scaricabile dal Kit di avvio presente su GBC, riportando i motivi per cui si richiede la proroga. La documentazione relativa ai motivi di richiesta della proroga deve essere conservata agli atti dall operatore. Non sono ammesse proroghe che non dipendano dai motivi sopra riportati. La proroga è subordinata all accettazione da parte della Provincia. L Operatore ne riceve comunicazione via mail e deve informarne il destinatario. Pagina 13 di 21

14 6.4 Fase di conclusione del PIP Al termine delle attività previste nel PIP, l Operatore che ha preso in carico il destinatario chiude tutte le attività e il PIP stesso attraverso il sistema informativo. L operatore inoltre compila la Comunicazione di conclusione del PIP utilizzando il format scaricabile dal Kit di avvio presente su GBC, che dovrà essere inviata con le modalità descritte al paragrafo Entro e non oltre 30 giorni di calendario dalla data di chiusura del PIP l Operatore compila la Relazione finale utilizzando il format scaricabile dal Kit di avvio presente su GBC e la inoltra con tutta la documentazione relativa alla conclusione del PIP, con le modalità descritte al punto In caso di conclusione anticipata del PIP, anche a seguito di rinuncia della dote, saranno riconosciuti solo gli importi relativi ai servizi erogati al momento della conclusione anticipata, se rispettano le condizioni di liquidabilità riportate nel presente Manuale. Nel caso in cui le condizioni del Destinatario si modificassero, portando alla perdita dei requisiti di partecipazione previsti nel dispositivo, il destinatario decade automaticamente dalla titolarità della dote. L Operatore dovrà darne immediata comunicazione alla Provincia e dovrà procedere con la chiusura della dote. Il valore dei servizi erogati sarà riconosciuto solo fino al mantenimento dei requisiti del destinatario. Il PIP si intende positivamente concluso a fronte della sottoscrizione di un contratto di lavoro di almeno 3 mesi. In caso di assunzione a tempo indeterminato o a tempo determinato per un periodo pari o superiore a sei mesi il PIP deve essere chiuso. 6.5 Il tutor Il tutor è la figura che prende in carico il destinatario e segue l evoluzione del PIP fino alla sua conclusione. Ogni tutor può seguire fino ad un massimo di 25 utenti contemporaneamente. Se nel corso dell evoluzione del PIP il tutor dovesse cambiare, la modifica va comunicata alla Provincia tramite , indicando i requisiti del nuovo tutor (seguire le modalità di cui al paragrafo 6.3.1). La figura del tutor deve avere le caratteristiche previste per l accreditamento regionale dei servizi per il lavoro. Con la D.d.u.o. del 31 ottobre 2012 n sono stati indicati i requisiti per l accreditamento degli operatori pubblici e privati per l erogazione dei servizi al lavoro. L allegato 2 di questo documento riporta le competenze professionali richieste alle figure individuate per il presidio del funzionamento dell unità organizzativa. Nello specifico in riferimento alla figura del tutor individuale si individuano i seguenti requisiti: diploma di laurea e formazione specifica (master, specializzazione) nell'ambito delle metodologie dell orientamento; diploma di laurea ed esperienza almeno biennale nell ambito dell orientamento nel sistema di istruzione, della formazione o del lavoro; diploma di istruzione secondaria superiore ed almeno cinque anni di esperienza professionale in ambito orientativo; diploma di Istruzione e Formazione Professionale (IeFP) ed almeno sei anni di esperienza professionale in ambito orientativo Tipologia di rapporto e tempo dedicato: contratto di impiego o collaborazione in essere con il soggetto, nelle forme consentite dalla legge. Pagina 14 di 21

15 7. LA LIQUIDAZIONE DELLE DOTI La Provincia di Varese liquida, per conto del destinatario, la dote direttamente all Operatore accreditato che ha erogato i servizi al lavoro in due tranche. La prima tranche prevede la liquidazione dei seguenti servizi: - Accoglienza e accesso ai servizi; - Colloquio specialistico; - Bilancio di competenze; - Definizione del percorso. Al momento della richiesta della liquidazione della prima tranche dovranno essere allegati al pip on-line gli output dei servizi propedeutici indicati nel manuale operatore firmati con crs La seconda tranche a saldo, a seguito della chiusura di tutti i servizi previsti nel PIP. Non sono ammissibili i costi associati a PIP non validati dalla Provincia. Ai fini della liquidazione relativa ai servizi previsti nel PIP deve essere presentata la seguente documentazione: domanda di liquidazione in cui l operatore dichiara che i servizi erogati sono conformi agli standard prestabiliti e sono comprovati dai documenti conservati presso la propria sede (facsimile nel kit di avvio su GBC); timesheet del/dei professionista/i che hanno erogato i servizi per i quali viene richiesta la liquidazione; scheda tirocinio (solo per il servizio Tutoring e accompagnamento al tirocinio); relazione finale, conforme al format presente su GSS (solo per saldo) in cui inserire il dettaglio delle attività svolte per ogni singolo servizio erogato, a conclusione del pip; La liquidazione dei servizi formativi viene effettuata alla conclusione di ogni singolo percorso formativo erogato. La Provincia di Varese, liquida per conto del destinatario, direttamente l'operatore accreditato che ha erogato i servizi formativi a fronte della presentazione della seguente documentazione: domanda di liquidazione in cui l operatore dichiara che i servizi erogati sono conformi agli standard prestabiliti e sono comprovati dai documenti conservati presso la propria sede (facsimile nel kit di avvio su GBC) copia conforme del registro/i; Al termine delle procedure di verifica della documentazione contabile relativa a tutte le attività erogate la Provincia richiederà l'emissione della fattura o altro documento contabile probatorio come disposto dal DPR 633/72 e successive modifiche, sulla quale deve essere apposta marca da bollo da 2,00 o eventuale indicazione del diritto all esenzione. Sulla fattura deve essere necessariamente indicata la clausola relativa al termine di 30 gg per il relativo pagamento. Si precisa che, secondo quanto previsto dall art. 4 c. 4 del D. Lgs. N. 231 del , la fattura sarà liquidata entro 30 giorni dall arrivo della stessa al Protocollo dell Ente. Si precisa che per la liquidazione dei servizi erogati la documentazione deve essere obbligatoriamente consegnata presso gli uffici dell help desk oppure inviata utilizzando la posta certificata (istituzionale@pec.provincia.va.it) in un unica soluzione e nei tempi previsti Pagina 15 di 21

16 8. OBBLIGHI DELL OPERATORE 8.1 Obblighi generali L Operatore che prende in carico il lavoratore ha l obbligo di verificare il rispetto dei requisiti posseduti dal destinatario della dote e di conservare presso la propria sede i documenti. Nel momento in cui partecipano al PIP, gli operatori accettano le condizioni economiche previste dalla Provincia, non devono percepire altri finanziamenti da organismi pubblici per i servizi rivolti al destinatario indicato nel PIP e ivi descritti e si vincolano a non richiedere erogazioni di somme a qualsiasi titolo ai destinatari. L Operatore che prende in carico il destinatario è tenuto a rispettare quanto definito nel PIP e a concordare con il destinatario ogni eventuale modifica. L Operatore che prende in carico la persona si obbliga a fornire tutoraggio al destinatario durante tutta la durata del PIP. In caso contrario, l Operatore non potrà proseguire a partecipare all attuazione del piano e ogni mancanza verrà segnalata nelle opportune sedi di valutazione. L Operatore che prende in carico la persona si impegna a svolgere un ruolo di supporto e raccordo durante l attuazione del percorso personalizzato tra il destinatario e gli altri operatori. E obbligo dell Operatore che ha sottoscritto il PIP informare gli altri operatori coinvolti e le eventuali aziende ospitanti i tirocini della possibilità di ricevere verifiche da parte degli organi provinciali e regionali competenti, finalizzate a verificare la corrispondenza dell attività dichiarata con quanto realizzato. L Operatore che prende in carico la persona ha l obbligo di predisporre un fascicolo individuale per ogni PIP, che dovrà contenere i documenti descritti nell Allegato 1. Nel caso in cui l Operatore, a seguito di ripetute assenze del destinatario e di reiterati tentativi di porsi in contatto con questi, ritenga che il destinatario abbia abbandonato il percorso, deve trasmettere la relazione finale alla Provincia dichiarando il PIP concluso così come indicato nel paragrafo 6.3.2, unitamente al documento di abbandono. 8.2 Conservazione della documentazione e inserimento dati nel sistema informativo Ciascun operatore è responsabile della completezza e correttezza della propria documentazione, nonché della veridicità dei dati inseriti nel sistema informativo e della loro corrispondenza con i documenti conservati presso la propria sede. E inoltre responsabile della conservazione di tutta la documentazione richiesta nel presente manuale. Il fascicolo individuale e tutta la documentazione relativa alle attività finanziate va conservata per 10 anni secondo quanto disposto dalla normativa civilistica e fiscale vigente in materia. Su richiesta della Provincia, l operatore deve inviare la documentazione attestante l erogazione dei servizi. 8.3 Verifiche e controlli La Provincia esercita, nel rispetto delle indicazioni regionali, il controllo amministrativo documentale sul 100% degli atti trasmessi dagli operatori accreditati e un controllo in loco su un campione pari almeno al 10% delle doti. E facoltà degli organi di controllo regionali e provinciali effettuare visite e verifiche, anche senza preavviso, in ogni fase dell attività al fine di attivare a vario titolo la vigilanza sulle azioni. Pertanto, durante tutto il corso di realizzazione del PIP gli operatori accreditati e gli altri soggetti che partecipano all attuazione del PIP sono tenuti ad assicurare lo svolgimento delle verifiche che Regione e Provincia riterranno opportuno svolgere. Pagina 16 di 21

17 9. IRREGOLARITA E SANZIONI In caso di omessa esibizione della documentazione richiesta dal presente manuale come prova dell effettuazione dei servizi, la Provincia concederà un termine per presentare la documentazione. Trascorso tale termine e presa visione delle integrazioni fornite, se i rilievi non sono superati, i relativi importi non saranno riconosciuti e si procederà ad avviare eventuali recuperi di importi già liquidati nei confronti degli Operatori. La Provincia segnalerà eventuali irregolarità o dichiarazioni mendaci dell Operatore alla Struttura regionale compente (Struttura Sistemi di accreditamento e valutazione) che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento. In caso di mancanza della documentazione - o di assenza nella stessa di elementi essenziali - richiesta dal presente manuale come prova dell effettuazione dei servizi ovvero di mancata corrispondenza con quanto dichiarato in fase di domanda di liquidazione, gli importi relativi non saranno riconosciuti e si procederà ad avviare eventuali recuperi di importi già liquidati nei confronti degli Operatori. Si provvederà inoltre a segnalare le dichiarazioni mendaci alla Struttura regionale competente che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento. Nel caso la Provincia verificasse l insussistenza dei requisiti del destinatario per partecipare all iniziativa dote, si procederà con la sua revoca. Nel caso di omessa verifica da parte dell Operatore dei requisiti, la Provincia procederà al recupero delle somme eventualmente già erogate in relazione a quel destinatario. Nel caso la Provincia verificasse che l Operatore non ha concordato puntualmente con la persona i contenuti del PIP, ovvero abbia fatto un uso improprio dei riferimenti del destinatario e dei suoi documenti di identificazione, si procederà ad avviare eventuali recuperi di importi già liquidati nei confronti degli Operatori. Si provvederà inoltre a segnalare eventuali dichiarazioni mendaci alla Struttura regionale competente che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento. Nel caso l Operatore avesse richiesto erogazioni di somme a qualsiasi titolo ai destinatari, la Provincia segnalerà l accaduto alla Struttura regionale competente che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento. In caso di difformità tra le informazioni contenute nei documenti in originale conservati presso l Operatore e le informazioni inserite nel sistema informativo, qualora non fossero rilevate irregolarità nei documenti in originale, la Provincia fornirà un termine per adeguare i dati sul sistema informativo. Qualora il termine decorra e il rilievo non fosse superato, la Provincia potrà procedere all eventuale recupero degli importi già erogati. Nel caso le verifiche rilevassero dichiarazioni mendaci, formazione o uso di atti falsi, la Provincia procederà, oltre alla revoca del PIP, all avvio di azioni penali, al mancato riconoscimento degli importi relativi ai servizi erogati e a segnalare quanto accaduto alla Struttura regionale competente che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento. Nel caso in cui l Operatore non accogliesse le verifiche in loco, la Provincia segnalerà quanto accaduto alla Struttura regionale competente, che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento, e potrà procedere al recupero delle somme già erogate. In caso di inosservanza agli altri obblighi previsti dal presente Manuale o dai singoli avvisi, la Provincia si riserva di adottare eventuali azioni di recupero delle somme indebitamente riconosciute nonché provvedimenti in ordine all accreditamento. 10. CHIARIMENTI E INFORMAZIONI Per maggiori informazioni si rimanda ai documenti Manuale Operatore Gestione Doti Crisi Aziendali Atto Negoziale e Manuale Operatore Utilizzo Sistema GBC/GSS Doti Atto Pagina 17 di 21

18 Negoziale scaricabili dal sito sezione ATTO NEGOZIALE. pagina CRISI AZIENDALI per gli operatori. E inoltre disponibile il servizio help-desk contattabile dal lunedì al venerdì dalle ore 8.50 alle N. telefonico Fax Indirizzo attonegoziale@provincia.va.it 11. INFORMATIVA TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (art. 13 del D.Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali ) Il D.Lgs. n. 196 del 2003 prevede la tutela delle persone di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo il decreto indicato, tale trattamento sarà improntato ai principi dell art. 11 e in particolare quelli di correttezza, liceità, pertinenza e trasparenza e sarà effettuato tutelando la riservatezza e i diritti delle persone e degli altri soggetti coinvolti. Ai sensi dell art. 13 del predetto decreto forniamo quindi la seguente finalità: - svolgere tutte le attività di gestione e monitoraggio di competenza provinciale, nella fase di realizzazione del progetto. Il trattamento sarà effettuato con le seguenti modalità: manuale e/o informatizzato e comprenderà anche la comunicazione e la diffusione dei dati alle altre Pubbliche Amministrazioni o soggetti giuridici per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. I dati potranno essere eventualmente trattati anche da soggetti esterni che svolgono attività di assistenza tecnica per la Provincia di Varese. Il titolare della conversazione e del trattamento dei dati, cui eventualmente far capo per esercitare i diritti, ai sensi dell art. 7 del D.Lgs. 196/2003. è la Provincia di Varese Piazza Libertà 1 nella persona del Presidente della Provincia. 12. RIFERIMENTI NORMATIVI Il presente Manuale fa riferimento alla seguente normativa: - l'articolo 6 della Legge Regionale 19/2007 che prevede che la Giunta regionale, con specifici atti negoziali attribuisce agli enti territoriali ulteriori ambiti di intervento, al fine di rispondere in modo adeguato e coerente ai bisogni di istruzione e formazione nei rispettivi territori; - l'articolo 4 della Legge regionale 22/206 che prevede la competenza provinciale nella programmazione, nell'attuazione e nel monitoraggio e nella valutazione di interventi per le politiche attive del lavoro, di cui ai Capi da VIII a X; - la DCR n. 528/2008 concernente gli indirizzi pluriennali e criteri per la redazione dei piani provinciali dei servizi educativi di istruzione e formazione, la quale prevede che le province elaborino il Piano Provinciale dei servizi, individuando la ripartizione delle risorse finanziarie necessarie alla realizzazione dei diversi interventi in una logica di gestione integrata delle fonti di finanziamento e che la Regione verifica gli obiettivi previsti da ciascun piano e la compatibilità del relativo fabbisogno finanziario rispetto alle risorse regionali; - la D.C.R. n. 365/2012 concernente il Piano d'azione regionale per la programmazione delle politiche integrate di istruzione, formazione e lavoro e del sistema universitario lombardo; Pagina 18 di 21

19 - la Delibera di Giunta Regionale n del 30 marzo 2011 "INDIRIZZI PRIORITARI PER LA PROGRAMMAZIONE DEGLI INTERVENTI A SOSTEGNO DELL'OCCUPAZIONE E DELLO SVILUPPO PER IL 2011", che intende valorizzare la programmazione territoriale mediante il coinvolgimento attivo e il responsabile del partenariato istituzionale economico e sociale locale, a partire dalle province, promuovendo nel contempo un ricorso più sistematico agli strumenti della programmazione negoziata e alla compartecipazione finanziaria dei soggetti pubblici e privati sul territorio; - L'Accordo quadro sugli ammortizzatori sociali in deroga per l'anno 2012 siglato il 6 dicembre 2011 tra Regione e parti sociali; - Il Patto per le politiche attive 2012 sottoscritto il 22 dicembre 2011 da Regione e parti sociali; - Il Protocollo 2012, in fase di sottoscrizione, tra Regione e Province che definisce le competenze del- la amministrazioni provinciali nell'esame degli stati di crisi delle aziende sul territorio al fine di istruire e validare le richieste di trattamenti di sostegno al reddito dei lavoratori; - l'intesa sugli ammortizzatori sociali in deroga e sulle politiche attive per il , siglata il 20 aprile 2011 in Conferenza Stato Regioni, che introduce una specifica sezione di politiche attive per un più rapido e mirato ricollocamento dei lavoratori; La Legge 23 luglio 1991 n. 223 Norme in materia di cassa integrazione, mobilità, trattamenti di disoccupazione attuazione di direttive della Comunità Europea, avviamento al lavoro ed altre disposizioni in materia di mercato del lavoro ; La Legge del 19 luglio 1993, n. 236 Interventi urgenti a sostegno dell occupazione ; Il D.Lgs. 469/97 Conferimento alla Regioni e agli Enti locali di funzioni e compiti in materia di mercato del lavoro, a norma dell art. 1 della legge 15/3/1997 n.59 ; Il Decreto Legislativo dell aprile 2000, n. 181 Disposizioni per agevolare l incontro tra domanda e offerta di lavoro in attivazione dell articolo 45, comma 1, lettera a), della Legge 17 maggio 1999, n. 144; Il Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000 n. 445 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa ; La Legge del 14 febbraio 2003, n. 30 Delega al governo in materia di occupazione e mercato del lavoro; La Legge del 28 marzo 2003 n. 53 Delega al Governo per la definizione delle norme generali sull istruzione e dei livelli essenziali delle prestazioni in materia di istruzione e formazione professionale ; Il Decreto legislativo del 10 settembre 2003, n. 276 Attuazione delle deleghe in materia di occupazione e mercato del lavoro ; La L.R. 28/9/2006 n. 22 Il mercato del lavoro in Lombardia ; La Deliberazione di Giunta Provinciale P.V. n. 349 del 17 luglio 2012 Approvazione Atto Negoziale tra Regione Lombardia e Provincia di Varese in tema di lavoro e apprendistato ; La Determinazione Dirigenziale n del 23/09/2014 di approvazione del presente manuale. Pagina 19 di 21