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1 VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA Deliberazione n. 225 del 29/11/2018 OGGETTO: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA L anno duemiladiciotto, il giorno ventinove del mese di novembre convocata per le ore 15:00 presso il Municipio di Faenza, previa osservanza di tutte le formalità previste dallo Statuto dell'unione, si è riunita la GIUNTA dell'unione, a seguito di convocazione regolarmente recapitata ai componenti Sigg.: MALPEZZI GIOVANNI NICOLARDI ALFONSO MELUZZI DANIELE ANCONELLI FABIO MISSIROLI DAVIDE ISEPPI NICOLA PRESIDENTE VICE PRESIDENTE ASSESSORE ASSESSORE ASSESSORE ASSESSORE Presenti n. 6 Assenti n. 0 Assiste il SEGRETARIO dell'unione dr. FIORINI ROBERTA. Assume la Presidenza il PRESIDENTE dr. MALPEZZI GIOVANNI. Essendo gli intervenuti in numero legale si procede a quanto segue. copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 1 / 11

2 Deliberazione n. 225 del 29/11/2018 OGGETTO: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA LA GIUNTA DELL UNIONE VISTO lo Statuto dell Unione della Romagna Faentina, approvato con proprie deliberazioni dai consigli comunali dei Comuni aderenti; VISTA la Convenzione fra i Comuni di Brisighella, Casola Valsenio, Castel Bolognese, Faenza, Riolo Terme e Solarolo, e l Unione della Romagna Faentina, per il conferimento all unione della gestione dei sistemi informatici e delle tecnologie dell informazione (art. 7, comma 3, L.R. 21/2012 e successive modificazioni ed integrazioni, e comma 28 dell art.14 del D.L. 78/2010 Rep. N. 273/2014; Premesso che con la deliberazione di Giunta Comunale n. 146 del 29/09/2016 è stato approvato il progetto di estensione a tutti gli enti dell Unione della Romagna Faentina del sistema di posta elettronica in uso presso il Comune di Faenza; Dato atto che allo stato attuale: il sistema di posta elettronica in uso a tutti gli enti dell Unione è gestito attraverso un servizio di mail centralizzato con server di posta presso il datacenter dell Unione basato sui software IBM Domino/IBM Notes; la posta è consultabile con software dedicato (client IBM Notes), tramite web da qualsiasi browser compatibile o con dispositivo mobile (smartphone o tablet), anche dall esterno della rete dell Unione; i software in uso inoltre costituiscono una piattaforma applicativa per l utilizzo di alcuni verticali per la gestione di pratiche relative al Comune di Faenza e per la gestione di spazi pubblici condivisi dei Comuni di Castel Bolognese e Faenza; il sistema è costituito da tre diversi server virtuali opportunamente configurati all interno o nella DMZ della rete dell ente, di cui uno presso un datacenter di Lepida SpA; come si evince dalla relazione tecnica prot , a fronte delle risorse a disposizione il sistema presenta le seguenti criticità tecniche: il carico elaborativo dei server risulta prossimo alla soglia critica prevista dalle linee guida del prodotto e del sistema operativo di riferimento, la dimensione delle caselle di posta di 4 GB impone l archiviazione automatica quotidiana di tutta la posta anteriore ad un anno in un archivio secondario dal momento che lo storage centralizzato non consente ulteriori espansioni; Considerato che per rimuovere dette criticità tecniche occorrerebbe: un adeguamento delle licenze di prodotto per il superamento della criticità elaborativa, in conformità alle politiche di licensing di IBM, con un costo una tantum di circa ,00 euro e conseguente aumento dell attuale canone manutentivo annuale, pari a circa ,00 euro, dell ordine di 6.500,00 euro/anno; un espansione fisica dell area di storage per superare il vincolo della dimensione delle caselle di posta, in quanto lo spazio di memorizzazione occupato è arrivato alla soglia massima consentita dal sistema; copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 2 / 11

3 tale espansione fisica collide con i vincoli all adeguamento dei datacenter delle Pubbliche Amministrazioni imposti dal Piano triennale per l informatica nella PA , approvato con DPCM del 31/05/2017 in merito ai datacenter delle Pubbliche Amministrazioni; Preso atto della spinta tecnologica al trasferimento in cloud di applicazioni e servizi al fine di aumentare la qualità dei servizi offerti in termini di sicurezza, resilienza, efficienza energetica e continuità del servizio promossa dal sopra citato Piano triennale per l Informatica nella PA; Verificata la possibilità di evolvere l attuale sistema di posta elettronica degli enti dell Unione della Romagna Faentina verso una soluzione tecnologica che consenta sia il superamento delle criticità tecniche del sistema sia nuove funzionalità a valore aggiunto, mediante l adozione di una nuova modalità di licensing del prodotto IBM Domino/IBM Notes in uso che consenta la migrazione in cloud delle caselle di posta individuali e il mantenimento on premise degli applicativi legacy; tale soluzione evolutiva è illustrata nella Relazione Tecnica Prot. n del 26/11/2018, agli atti del fascicolo istruttorio; Considerato che la soluzione evolutiva proposta prevede il passaggio a IBM Verse dell attuale prodotto in modalità dual-entitlement che presenta le seguenti caratteristiche: offre una casella di posta utente di 50GB accessibile via web e attraverso tutti i dispositivi mobili, nonché utilizzando il tradizionale software IBM Notes già in uso, la migrazione graduale delle caselle di posta elettronica individuali in cloud, il mantenimento on premise degli applicativi legacy sviluppati con IBM Domino, funzionalità aggiuntive quali disaster recovery e continuità operativa garantiti con tempi di Recovery Time Object-RTO e Recovery Point Object-RPO pari rispettivamente a 12 ore e 8 ore, possibilità di eliminare l attuale archiviazione annuale stante la maggiore dimensione delle caselle di posta, messaggistica istantanea integrata attraverso chat, funzioni di ricerca avanzate, protezione antivirus e antispam integrata, con conseguente riduzione del carico sui sistemi interni che svolgono questo ruolo; Dato atto che per poter adeguare il sistema attuale alla dimensione di caselle di posta paragonabili a quelle sopra specificate, stante l impossibilità di aggiornare il datacenter dell Unione per quanto precedentemente esposto, occorrerebbe acquisire ulteriore storage da Lepida SpA con un costo annuo aggiuntivo di circa ,00 euro (IVA inclusa); Dato atto altresì che l adozione della soluzione evolutiva proposta comporterebbe a regime un recupero di circa il 10% di spazio online e di backup sullo storage in produzione, a vantaggio dei servizi attualmente in produzione erogati tramite il datacenter dell Unione; Considerato inoltre che la soluzione proposta è conforme al Regolamento UE 16/678 (RGPD) per la protezione dei dati personali, come si evince dalla relazione tecnica; Dato atto che l onere economico per l attuazione dell intervento prevede un costo di investimento una tantum di euro ,00 (Iva inclusa), comprensivo delle licenze IBM Verse dual-entitlement, in numero pari alle attuali licenze in possesso dell Unione, e dell attività di messa in opera e migrazione delle caselle e un canone annuo di erogazione e manutenzione del servizio di circa euro ,00 (Iva inclusa) a partire copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 3 / 11

4 da gennaio 2020; Considerata la necessità di procedere entro l anno al fine di risparmiare la quota manutentiva delle attuali licenze d uso IBM Domino per l anno 2019, pari a circa ,00 euro (Iva inclusa); Dato atto che per la realizzazione dell intervento sopra esposto e descritto nella Relazione Tecnica Prot. n del 26/11/2018 verranno utilizzate le risorse economiche stanziate sui capitoli di competenza del Servizio Informatica nel Bilancio di Previsione Previsione 2018 dell'unione della Romagna Faentina, approvato con la deliberazione di Consiglio dell Unione n. 8 del ; Ritenuto quindi di approvare, nell'ambito del piano degli investimenti informatici per l'anno 2018 dell'unione della Romagna Faentina, l'intervento di evoluzione del sistema di posta elettronica dell Unione della Romagna Faentina precedentemente esposto e dettagliato nella citata Relazione Tecnica; Dato atto che alla realizzazione dell'intervento provvederà il Dirigente del Settore Demografia, Relazioni con il Pubblico e Innovazione Tecnologica con proprie determinazioni dirigenziali; Dato atto che il controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui agli articoli 49 e 147/bis del D.Lgs. 18/08/2000 n. 267 è esercitato con la sottoscrizione digitale del presente atto e dei pareri e visti che lo compongono; Dato atto che si ravvisa l urgenza di procedere in modo da attivare il nuovo sistema entro l anno per risparmiare il canone manutentivo previsto per l anno 2019; Con votazione unanime espressa in forma palese; delibera 1. Approvare nell'ambito del piano degli investimenti informatici dell'unione della Romagna Faentina per l'anno 2018 la realizzazione del progetto di evoluzione del sistema di posta elettronica dell Unione della Romagna Faentina illustrato in premessa e dettagliato nella Relazione Tecnica Prot. n del 26/11/ Dare atto che per la realizzazione dell'intervento in oggetto per l'importo complessivo di ,00 verranno utilizzate le risorse a investimento stanziate sul Bilancio di Previsione 2018 dell'unione della Romagna Faentina, approvato con la deliberazione di Consiglio dell Unione n. 8 del , finanziato con risorse dell'ente. 3. Demandare al Dirigente del Settore Demografia, Relazioni con il Pubblico e Innovazione Tecnologica quanto necessario per l'attuazione dell'intervento in oggetto adottando gli atti necessari. 4. Il presente atto è dotato di copertura finanziaria e ha riflessi diretti sui bilanci futuri dell'ente. Successivamente, stante l oggettiva urgenza di provvedere all immediata esecuzione di quanto disposto con la presente deliberazione, con separata votazione unanime espressa in forma palese; copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 4 / 11

5 delibera dichiarare l immediata eseguibilità del provvedimento, a termini del comma 4 dell art. 134 del D.Lgs. n. 267 del 18/08/2000. Letto, approvato e sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i. Verbale n. 45 del IL PRESIDENTE MALPEZZI GIOVANNI IL SEGRETARIO FIORINI ROBERTA copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 5 / 11

6 PARERE IN ORDINE ALLA REGOLARITA TECNICA Proposta n / 6837 del SERVIZIO INFORMATICA* OGGETTO: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA Dato atto che il Dirigente del Settore richiamati i commi 5 e 10 dell'art. 28 del del Regolamento generale di organizzazione degli uffici e dei servizi dell'unione della Romagna Faentina che prevedono la competenza del personale dell'unione ad intervenire sugli atti di cui il Comune sia ancora competente, benchè la funzione sia stata conferita. con l'apposizione del parere di regolarità tecnica attesta l'assenza di qualsiasi interesse finanziario o economico o qualsiasi altro interesse personale diretto o indiretto con riferimento allo specifico oggetto del presente procedimento; Per i fini previsti dall'art. 49 del D.Lgs n. 267, si esprime sulla proposta di deliberazione in oggetto parere FAVOREVOLE in merito alla regolarità tecnica. Lì, 26/11/2018 IL DIRIGENTE/RESPONSABILE DELEGATO CAVALLI CHIARA (sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.) copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 6 / 11

7 VISTO DEL FUNZIONARIO Proposta n / 6837 del SERVIZIO INFORMATICA* OGGETTO: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA Il Responsabile del Servizio richiamati i commi 5 e 10 dell'art. 28 del del Regolamento generale di organizzazione degli uffici e dei servizi dell'unione della Romagna Faentina che prevedono la competenza del personale dell'unione ad intervenire sugli atti di cui il Comune sia ancora competente, benchè la funzione sia stata conferita. con l'apposizione del visto di regolarità attesta l'assenza di qualsiasi interesse finanziario e economico o qualsiasi altro interesse personale diretto o indiretto con riferimento allo specifico oggetto del presente procedimento. Visto di regolarità a conclusione del procedimento istruttorio svolto. Lì, 26/11/2018 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO COMPETENTE GONELLI CATERINA (sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.) copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 7 / 11

8 Proposta n / 6837 SERVIZIO INFORMATICA OGGETTO: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA PARERE IN ORDINE ALLA REGOLARITA CONTABILE Il Responsabile del Servizio economico-finanziario - attestata, con la sottoscrizione del presente parere, l'assenza di qualsiasi interesse finanziario o economico o qualsiasi altro interesse personale diretto o indiretto con riferimento allo specifico oggetto del presente procedimento, ai sensi dell'art. 6 del D.P.R. n. 62/2013; - per i fini di cui all'art. 49, comma 1, del D.Lgs n. 267, considerato: X che l'atto è dotato di copertura finanziaria; che l'atto non necessita di copertura finanziaria in quanto non comporta assunzione di spesa o diminuzione di entrata; X che l'atto comporta riflessi diretti e indiretti sulla situazione economico-finanziaria dell ente, in merito ai quali si osserva che la spesa per la realizzazione dell intervento in oggetto, pari ad ,00, è allocata sul bilancio di previsione 2018/2020 URF, Titolo 2, Missione 1, Programma 8, Macroaggregato 2, esigibilità 2018, cap , finanziato con risorse proprie dell ente e che si provvederà successivamente, con apposito atto del competente Dirigente all assunzione dei necessari impegni di spesa; esprime, sulla proposta di deliberazione in oggetto, parere FAVOREVOLE in ordine alla regolarità contabile. Lì, 27/11/2018 IL DIRIGENTE DEL SETTORE FINANZIARIO RANDI CRISTINA (sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.) copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 8 / 11

9 Certificato di pubblicazione Deliberazione di Giunta n. 225 del 29/11/2018 SERVIZIO INFORMATICA Oggetto: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA Ai sensi per gli effetti di cui all'art. 124 del D.Lgs n. 267, copia della presente deliberazione viene pubblicata mediante affissione all'albo pretorio per 15 giorni consecutivi dal 07/12/2018. Li, 07/12/2018 L INCARICATO DELLA PUBBLICAZIONE SUCCI MILVA (sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.) copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 9 / 11

10 Certificato di esecutività Deliberazione di Giunta n. 225 del 29/11/2018 SERVIZIO INFORMATICA Oggetto: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA Si dichiara che la presente deliberazione è divenuta esecutiva decorsi 10 giorni dall'inizio della pubblicazione all albo pretorio on-line di questa Unione. Li, 17/12/2018 L INCARICATO DELLA PUBBLICAZIONE FIORINI ROBERTA (sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.) copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 10 / 11

11 Certificato di avvenuta pubblicazione Deliberazione di Giunta n. 225 del 29/11/2018 Oggetto: APPROVAZIONE DELL'INTERVENTO DI EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI POSTA ELETTRONICA DELL'UNIONE DELLA ROMAGNA FAENTINA Si dichiara l avvenuta regolare pubblicazione della presente deliberazione all albo pretorio on-line di questa Unione a partire dal 07/12/2018 per 15 giorni consecutivi, ai sensi dell art. 124 del D.Lgs n Li, 27/12/2018 L INCARICATO DELLA PUBBLICAZIONE NALDI EMANUELA (sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.) copia informatica corrispondente all'originale dell'atto formatosi digitalmente 11 / 11