Fondo per lo Sviluppo e la Coesione (FSC) Regione Campania. Guida Operativa all Utilizzo di SMOL

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1 Fondo per lo Sviluppo e la Coesione (FSC) Regione Campania Guida Operativa all Utilizzo di SMOL Versione: gennaio 2015

2 Indice Premessa Accesso al sistema SMOL Utenza RIO Programmazione Intervento Ammissione a finanziamento Associazioni Strategiche/Pianificatorie Validazioni RIO Gestione Responsabili Utenza RUP Gestione Procedure di Aggiudicazione Dati Economici Gestione Avanzamenti Gestione Avanzamenti finanziari Validazioni RUP Utenza Responsabile APQ Accettazione Inclusione Rendicontazione Accettazione Associazioni Strategiche/Pianificatorie I

3 Premessa Il presente documento illustra i principali step operativi previsti per l utilizzo del sistema informativo SMOL da parte delle seguenti tipologie di utenze: RIO (limitatamente ad alcune funzioni) RUP; Responsabile APQ. 1. Accesso al sistema SMOL All applicativo SMOL si accede attraverso l indirizzo web Dalla schermata del Login inserire Username e Password in base alla tipologia di utenza. Entrati con il proprio profilo, è possibile accedere a tutte le attività, informazioni e maschere relative agli interventi di propria competenza. Per un corretto funzionamento del sistema, si suggerisce di utilizzare esclusivamente i browser Mozilla o Google Chrome. 2. Utenza RIO Si riportano di seguito alcune delle principali attività di competenza dell utenza RIO Programmazione Intervento Per accedere alla sezione Programmazione, cliccare su Operazioni e, in seguito, selezionare dal menù in alto a destra la voce Nuova Operazione. Nella schermata Creazione Operazione inserire solo i valori obbligatori richiesti, contrassegnati con un asterisco di colore rosso: Titolo : titolo dell intervento riportato nella scheda di progetto; Modalità Attuazione : a regia o a titolarità, così come indicato nella scheda di progetto; Tipologia operazione : presente nella scheda di progetto; Codice Locale Intervento. Una volta creata una nuova operazione, risulta necessario completare le seguenti sezioni: 1

4 Anagrafica; Inizializzazione procedurale; Dati economici; Classificazione CUP e CPT. Anagrafica Nella schermata Anagrafica, vanno compilate le seguenti sezioni, accessibili dal menù in alto a destra: Anagrafica operazionale ; Localizzazione intervento ; Beneficiario ; Soggetto programmatore. Le quatto sezioni sono evidenziate da un segnale rosso che, una volta compilata correttamente la sezione ad esso abbinata, diventa di colore verde. Anagrafica operazionale In questa sezione è necessario valorizzare tutti i campi contrassegnati come obbligatori, ovvero: Descrizione operazione : vedere scheda di progetto; CUP definitivo : (dopo aver inserito il CUP presente sulla scheda di progetto, cliccare su riallinea CUP ); Codice Locale Intervento : valorizzato in automatico dal sistema SMOL; Dimensione territorio ; Attività Economica ; Importo programmato iniziale : vedere scheda progetto nella sezione Importo previsto nella procedura di aggiudicazione ; Nelle check box che seguono spuntare sempre il no. Incluso nel piano triennale : nel caso di lavori pubblici spuntare si. 2

5 Una volta inseriti tutti i valori richiesti, per poter proseguire alla successiva sezione è necessario premere Aggiorna operazione. Localizzazione intervento: In questa sezione vanno indicati tutti i comuni interessati dall intervento. Nello specifico, vanno valorizzati i seguenti campi: Tipo Localizzazione : dal menù a tendina è possibile scegliere le opzioni puntuale, lineare, o areale ; Inserire, attraverso il pulsante Aggiungi, il comune capofila e spuntare lo stesso come principale ; Inserire, attraverso il pulsante Aggiungi, i restanti comuni coinvolti nell intervento, così come indicati nella scheda progetto. Una volta inseriti tutti i comuni, cliccare su Conferma modifiche. Beneficiario In questa sezione vanno inserite le informazioni relative al soggetto appaltante. Nello specifico, vanno compilati i seguenti campi: Tipo Soggetto ; Partita IVA Sede Legale/Indirizzo ; Dati legale rappresentante/nome e cognome. 3

6 Una volta inserite tutte le informazioni richieste, cliccare sul pulsante Aggiorna. Soggetto programmatore: In questa sezione vanno inserite le informazioni relative al soggetto programmatore dell intervento, ovvero l Amministrazione regionale della Campania. Nello specifico, vanno compilati i seguenti campi: Tipo Soggetto : spuntare Persona Giuridica Pubblica; Partita Iva : Inserite le informazioni, selezionare Carica. Si aprirà un ulteriore schermata su cui completare i campi relativi a Sede Legale/Indirizzo (Campania/Napoli/Napoli/via Santa Lucia 81). Una volta inserite le informazioni richieste, completare l operazione cliccando sul tasto Salva in basso a sinistra. Inizializzazione procedurale Le informazioni presenti in questa sezione variano in base alla tipologia di operazione e di intervento. Nel caso dei Lavori pubblici, vanno spuntate come non pertinente le seguenti sezioni: Studio di fattibilità; Progettazione preliminare; Progettazione definitiva. Spuntare disponibile e inserire le informazioni riportate nelle schede progetto per le seguenti sezioni: Progettazione esecutiva : date di avvio, conclusione e approvazione; Esecuzione lavori : date di avvio e chiusura; Collaudo : date di avvio e chiusura; Chiusura intervento : date di avvio e chiusura. 4

7 Nel caso di Acquisto di beni e servizi, vanno inserite le informazioni relative a: Definizione e stipula contratto : date di avvio e chiusura; Esecuzione fornitura : date di avvio e chiusura; Verifiche e controlli : date di avvio e chiusura. Per confermare le modifiche cliccare su Salva. Dati economici In questa sezione vanno compilate le sezioni Quadro Economico e Profilo pluriennale : Quadro economico : dopo aver spuntato e aggiunto le tipologie di spesa, inserire gli importi del quadro economico pre-gara del progetto. I valori numerici da aggiungere sono reperibili sulla scheda di progetto; Profilo pluriennale : il sistema chiede l inserimento obbligatorio dell anno di inizio; se necessario, aggiungere le annualità successive inserendo, per ciascuna di esse, gli importi previsti. 5

8 Classificazione CUP e CPT Dal menù a tendina selezionare: Settore di riferimento ; Sottosettore ; Categoria ; Tipologia di investimento ; Settore CPT ; Valore programmato degli indicatori. Tutte le informazioni richieste sono desumibili dalla scheda di progetto. Una volta espletate tutte le attività sinora descritte, si sblocca nel pannello generale il pulsante Passa allo stato successivo (in ammissione a finanziamento). 2.2 Ammissione a finanziamento Per il completamento di questa fase è necessario compilare le sezioni Inizializzazione finanziaria e Associazione inclusione/rendicontazione. Inizializzazione finanziaria In questa sezione va associato l intervento alla fonte di finanziamento, come segue: selezionare dal menù a tendina la fonte di finanziamento appropriata; inserire l importo totale e l anno di riferimento dell intervento. Cliccare su In attuazione e inserire le seguenti informazioni obbligatorie, nel caso in cui non fossero già visualizzate dal sistema: Tipo atto : altro; Numero : in assenza di atto amministrativo, inserire un numero fittizio (ad es. 999); Data atto : in assenza di atto amministrativo, inserire la data corrente e cliccare su In attuazione. Una volta completate le suindicate sezioni, cliccare su Includi. Associazione accettazione/inclusione in rendicontazione In questa sezione è necessario inserire le informazioni relative all articolazione e alle fonti di finanziamento dell APQ di riferimento. Nello specifico, vanno compilate le seguenti sezioni: Programma ; Articolazione non operativa ; Articolazione ; Indicatori : spuntare quelli pertinenti e cliccare su Associa. 6

9 Una volta completate le suindicate sezioni, cliccare su Includi. 2.3 Associazioni Strategiche/Pianificatorie In questa sezione è possibile richiedere l associazione e l inclusione in rendicontazione dell intervento, eseguendo le operazioni di seguito riportate. Dall elenco Azioni globali, selezionare Associazioni Strategiche/Pianificatorie e nella schermata successiva cliccare su Richiedi associazione. Nella schermata che si aprirà, completare i seguenti campi, scegliendo dai menù a tendina l opzione coerente con la tipologia di intervento: Programma ; Articolazione non operativa ; Articolazione ; Completare l operazione cliccando su Associa. Successivamente, cliccare su Associa a strumento attuativo. 7

10 Scegliere dal menù a tendina lo strumento attuativo pertinente e cliccare su Associa. Infine, cliccare su Conferma modifiche. 2.4 Validazioni RIO In questa sessione, da svolgere successivamente alla prima validazione di competenza del RUP, il RIO effettua la validazione di monitoraggio di propria competenza. Fra le Azioni relative allo stato del ciclovita, selezionare Validazioni e, nella schermata successiva, cliccare su Valida avanzamenti economico-procedurali. 8

11 Cliccando su Valida avanzamenti economico procedurali, si apre la pagina di gestione scadenza monitoraggio che va compilata inserendo: Programma ; Articolazione ; Data di Riferimento. Completata la maschera di input, cliccare su Conferma Gestione Responsabili Affinché ogni responsabile sia associato alle operazioni di propria competenza, il RIO accede alla sezione Azioni Globali e seleziona il campo Gestione Responsabili. 9

12 Nella schermata successiva, il RIO può aggiungere: Referente dell operazione ; Referente tecnico dell operazione ; Responsabile di attuazione dell operazione ; Supervisore esterno dell operazione". Per procedere all operazione di associazione è sempre necessario inserire il codice fiscale del referente. 10

13 Nel caso in cui l utente da associare all operazione non sia mai stato censito in SMOL, questo andrà prima registrato dal Manager di Sistema. 3. Utenza RUP Si riportano di seguito le attività di competenza dell utenza RUP Gestione Procedure di Aggiudicazione Nella schermata di riferimento,compilare i dati generali relativi alla procedura di aggiudicazione cliccando sul pulsante Aggiungi e inserendo: Tipologia di procedura ; Descrizione : Lavori in economia o Servizi in economia ; Codice Procedura - CIG ove presente : codice alfanumerico riportato nella scheda di progetto; Importo base d asta : riportare solo l importo dei lavori eseguiti o del servizio presente nel quadro economico della scheda di progetto; 11

14 Spuntare l opzione prevalente ; A questo punto, selezionare Modifica nella sezione Steps e inserire nel campo della Data prevista quella dell aggiudicazione definitiva e il Soggetto competente, e confermare cliccando su Modifica. Infine, per confermare i dati, cliccare su Aggiorna Dati Economici Dal menù in alto a destra della schermata, cliccare su Quadro economico. Nella schermata validare i dati Pre-gara e inserire gli importi relativi al Post-gara (che non necessariamente coincidono con quelli del pre-gara). 12

15 Al termine dell operazione, cliccare su Salva Gestione Avanzamenti In questa sessione vanno completate le seguenti sezioni, presenti nel menu in alto a destra: Avanzamenti Economici; Avanzamenti Procedurali; Avanzamenti Fisici. Avanzamenti Economici: inserire le informazioni relative agli avanzamenti economici del progetto (da realizzare e realizzato) sulla base di quanto indicato nel profilo pluriennale della scheda di progetto. Al termine dell operazione, cliccare su Conferma modifiche. 13

16 Avanzamenti Procedurali: la schermata mostra la tabella degli iter procedurali con le date previsionali, così come inserite in fase di Inizializzazione procedurale. Di volta in volta, vanno selezionati i singoli step e, cliccando su Modifica step, è possibile aggiornare le date relative. Tutte le date che risultano già superate vanno spostate rispettivamente nei campi Data consuntivo, svuotando contestualmente il campo Data prevista, mentre quelle non ancora superate (future) restano nel campo Data prevista. Solo nella sezione Chiusura dell intervento la data della conclusione dell intervento resta sempre Prevista. Nel caso in cui l intervento si fosse già concluso, come data Prevista ne va indicata comunque una futura. Al termine dell operazione, cliccare su Conferma modifiche Avanzamenti fisici: in questa sezione vanno compilati i campi Valore Programmato Aggiornato e aggiornati gli avanzamenti nei campi Valore Realizzato, come da scheda progetto. Al termine dell operazione, cliccare su Salva Gestione Avanzamenti finanziari In questa sezione, il RUP aggiorna gli avanzamenti finanziari del progetto, individuati dai tre punti evidenziati nel menù a destra: Impegni giuridicamente vincolanti ; Pagamenti attuatore ; Giustificativi. 14

17 Impegni giuridicamente vincolanti: In questa sezione, l utente inserisce e/o aggiunge i riferimenti degli impegni giuridicamente vincolanti: Selezionare dal menù a tendina la Procedura di aggiudicazione ; Selezionare Impegno (o Revoca, se del caso); Selezionare dal menù a tendina Tipo atto di impegno/revoca ; Inserire Numero atto di Impegno/Revoca ; Inserire Numero atto di impegno/revoca ; Indicare Importo dell Impegno; Al termine dell operazione, cliccare su Aggiungi. 15

18 Pagamenti attuatore In questa sezione, cliccando su Inserisci pagamento si apre una schermata da compilare in tutti i suoi campi obbligatori: Impegno giuridicamente vincolante di riferimento : direttamente inserito nel menù a tendina; Pagamento/Recupero ; Causale pagamento : scegliere tra le opzioni anticipo, pagamento intermedio, saldo, sulla base della documentazione del progetto; Modalità di pagamento/recupero : scegliere tra assegno, bonifico, mandato, ordinativo di pagamento ; Numero pagamento : campo numerico presente sul documento; Data pagamento ; Importo pagamento : così come risultante dalla documentazione progetto; Data quietanza : così come risultante dalla documentazione progetto; Cumulativo : check box da spuntare nel caso in cui il pagamento si riferisca a più documenti di spesa. Al termine dell operazione cliccare su Aggiungi. 16

19 Giustificativi: In questa sezione, cliccando su Inserisci giustificativo, si apre una schermata da compilare in tutti i suoi campi obbligatori: Tipo : selezionare tra fattura, nota di credito, quietanza, ecc.; Numero : presente sul documento; Data documento ; Codice fiscale emittente ; Partita Iva emittente : se già inserito, ricopiare il CF; Denominazione emittente ; Importo documento ; IVA ; Ritenute ; Importo rendicontabile : sarà il totale lordo dell imponibile maggiorato dell IVA. Se è presente uno stato di avanzamento, spuntare SAL legato alla procedura prevalente. In tal caso, andranno compilati i campi attivi e obbligatori della sotto-maschera: progressivo SAL ; descrizione SAL ; data SAL ; Importo documento. Terminate le operazioni di inserimento dei dati relativi al giustificativo, l importo va imputato alla relativa tipologia di spesa, nella parte inferiore della maschera. Per salvare tutte le operazioni effettuate, cliccare su Aggiungi. 17

20 3.5 Validazioni RUP In questa sessione, il RUP valida gli avanzamenti economici procedurali, selezionando Validazioni fra le Azioni relative allo stato del ciclovita e, nella schermata successiva, Valida avanzamenti economico-procedurali. La validazione viene perfezionata entrando nella pagina di Gestione Scadenza Monitoraggio e cliccando su Conferma. 18

21 4. Utenza Responsabile APQ Si riportano di seguito le attività di competenza dell utenza Responsabile APQ. 4.1 Accettazione Inclusione Rendicontazione Il Responsabile di APQ, una volta effettuato l accesso, visualizzerà l elenco completo delle articolazioni di competenza. Il sistema propone i progetti da Accettare/Includere elencati per Articolazione (ad es. Forestazione/Altro). Una volta selezionata l Articolazione, i progetti elencati sono identificabili con il codice SMOL. Selezionando Inclusione rendicontazione in alto a destra, il Responsabile di APQ visualizza i progetti individuati in elenco e, selezionato il progetto di interesse, digita, in un apposita schermata, l importo da accettare/includere in rendicontazione. 4.2 Accettazione Associazioni Strategiche/Pianificatorie Analogamente all azione precedente, il Responsabile di APQ, una volta effettuato l accesso, visualizzerà l elenco delle articolazioni di competenza. 19

22 Il sistema propone i progetti elencati per Articolazione (es. Forestazione/Altro). Una volta individuata l Articolazione, selezionando Relazioni Strategiche in alto a destra, il Responsabile di APQ visualizza i progetti in elenco e, selezionato il progetto di interesse, Accetta/rifiuta la relazione strategica. 20