Software per la gestione automatizzata del prestito Fluxus

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1 Software per la gestione automatizzata del prestito Fluxus Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello (aggiornato alla release 7.1) a cura di Silvana Nidasio Servizio Catalogo Unico Università degli studi di Pavia Area biblioteche Sommario: PREMESSA...1 ALCUNE DELLE PRINCIPALI CARATTERISTICHE DEL SOFTWARE...1 LA CONFIGURAZIONE DI FLUXUS...1 DOVE CONNETTERSI...1 ORIGINE DEI DATI ANAGRAFICI PRESENTI...2 IL MENU DI SPORTELLO DI FLUXUS... 2 LA FUNZIONE «ANAGRAFICA E ISCRIZIONE UTENTE»... 3 RICERCA DELLE PERSONE O DEGLI ENTI NELL ANAGRAFICA UTENTE GIÀ ISCRITTO UTENTE PRESENTE NELL ANAGRAFICA MA NON ANCORA ISCRITTO UTENTE NON PRESENTE NELL ANAGRAFICA UTENTE CON ISCRIZIONE NON VALIDA...6 LE NOTE SULL ISCRIZIONE E SULL ANAGRAFICA...7 ATTIVAZIONE/DISATTIVAZIONE INVIO MESSAGGI INFORMATIVI...7 RIGENERAZIONE DELLA PASSWORD PROVVISORIA...8 LA FUNZIONE «RICHIESTA UTENTE»... 9 INSERIMENTO MANUALE DI MATERIALE IN FLUXUS LA FUNZIONE «SCADENZARIO UTENTE» CONSEGNA DI UN MATERIALE RICHIESTO O PRENOTATO RESTITUZIONE DI UN MATERIALE RINNOVO DI UN PRESTITO CARRELLO RESTITUZIONI Corso di formazione per il personale dell Università Università degli Studi di Pavia e degli enti convenzionati con il Servizio Catalogo Unico giugno 2009

2 Premessa Fluxus è una procedura che consente la gestione del prestito all'interno delle Biblioteche. A Pavia questo software è disponibile a partire da novembre Questa procedura è stata sviluppata in collaborazione e comproprietà tra l'università di Pavia e la società Nexus Sistemi Informativi S.p.A. di Firenze. L elenco aggiornato delle biblioteche che utilizzano Fluxus è consultabile alla pagina: Alcune delle principali caratteristiche del software Viene gestito attraverso la rete Internet e con un interfaccia web. Per poterlo utilizzare non è quindi necessaria alcuna installazione. E integrato con l OPAC d Ateneo. E parametrizzabile, per rispondere con efficienza ai diversi assetti organizzativi ed amministrativi delle varie tipologie di Biblioteche. Prevede l'utilizzo della posta elettronica per dare informazioni immediate e puntuali. Queste possono riguardare tra l'altro: solleciti per mancate restituzioni; avvisi di disponibilità di materiali prenotati. Possiede un modulo utente particolarmente ricco e dinamico in grado di garantire un servizio completo, integrato e funzionale basato sulle più moderne tecnologie. Ogni utente può accedere ai servizi attraverso una username e una password assegnati al momento dell'iscrizione in una delle biblioteche aderenti al servizio. Le stesse username e password sono valide per tutte le biblioteche alle quali l utente è iscritto. La procedura garantisce la possibilità di utilizzare le anagrafiche del personale (docenti e personale tecnico amministrativo) e degli studenti. La configurazione di Fluxus Configurazione: insieme di regole che consentono di applicare alla procedura i regolamenti ed impostare l organizzazione della biblioteca Es. numero di materiali in prestito, durata del prestito (regolamento); stato materiali (organizzazione) Le differenze sulla configurazione condizionano le funzioni del programma Alcuni esempi: o Diverse tipologie di prestito / utenti es. la biblioteca di ingegneria gestisce una sola operazione Prestito ; la biblioteca Petrarca gestisce 3 tipi di operazioni: prestito, consultazione, prestito breve. Ognuna di queste operazioni ha modalità diverse a secondo del tipo di utente a cui è associata o Possibilità di gestire più profili utenti o Definizione e modalità dei controlli che scattano in maniera automatica alla scadenza del periodo di prestito Dove connettersi L operatore di sportello, per utilizzare il software Fluxus, deve connettersi a: Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 1

3 Origine dei dati anagrafici presenti Nel database di Fluxus sono presenti le anagrafiche del personale (docenti e personale tecnico amministrativo) e degli studenti. Quotidianamente i dati di queste anagrafiche vengono aggiornati con i dati provenienti dalle rispettive banche dati. Pertanto non vanno mai modificati i contenuti delle anagrafiche ad aggiornamento «automatico». Gli unici dati che non possono essere variati sono i campi: cellulare, e tipologia indirizzo recapito. Gli studenti o il personale universitario deve segnalare eventuali anomalie sui dati anagrafici alla segreteria studenti o all ufficio personale. L anagrafica di Fluxus è condivisa tra tutte le biblioteche che hanno adottato il software. E possibile quindi che siano presenti anagrafiche di persone che non fanno parte dell Università ma che sono iscritte in altre biblioteche (anagrafiche di tipo «operatore»). Tutti i campi i queste anagrafiche possono essere modificati. IL MENU DI SPORTELLO DI FLUXUS La biblioteca Le funzioni del menù attivo Funzione statistica dell attività odierna attivabile premendo il pulsante I menù disponibili Il menù attivo Gli orari della biblioteca (visibili anche sul menù utente) L operatore connesso Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 2

4 La funzione «Anagrafica e iscrizione utente» Ricerca delle persone o degli Enti nell anagrafica Prima di inserire una nuova persona o un nuovo ente è necessario effettuare una o più ricerche per verificare che l anagrafica non sia già presente. Fluxus effettua sempre una ricerca di tutto ciò che inizia con la stringa indicata. Per rendere più efficaci le ricerche è consigliabile utilizzare il carattere di troncamento %. Il carattere % permette di troncare una parola o una espressione di ricerca. Indicato all inizio di una parola o di un espressione di ricerca, consente la ricerca del testo all interno del campo in qualsiasi posizione si trovi. Es. la ricerca di %vari restituirà: bavaria, stradivari, varigotti, ecc. Evitare sempre di indicare le lettere accentate o i nomi apostrofati e preferire un troncamento alla lettera precedente. Es. per cercare il cognome Macrì indicare macr% o semplicemente macr Es. per cercare il cognome D Agostino indicare %agostino Per i nomi composti in caso di dubbio indicare il nome preceduto da %. Es. per cercare il nome Mariarosa indicare %rosa Dopo una ricerca nell anagrafica si può verificare che: 1. l utente è già iscritto alla biblioteca 2. l utente è presente nell anagrafica ma non è ancora iscritto 3. l utente non è presente nell anagrafica 4. l utente è iscritto ma ha un iscrizione non valida (scaduta, bloccata o disabilitata). 1. Utente già iscritto Data di scadenza Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 3

5 2. Utente presente nell anagrafica ma non ancora iscritto Verificare i dati anagrafici Selezionare il profilo i motivi. Al termine registrare l operazione Operazioni da effettuare per iscrivere l utente: L anagrafica è di tipo automatica, lo si deduce dall operatore che ha generato il motivo Verificare i dati anagrafici ed eventualmente completare i dati mancanti. Per le anagrafiche di tipo automatico gli unici campi modificabili sono: , cellulare e tipologia indirizzo Recapito. Per le anagrafiche di tipo operatore tutti i campi sono modificabili. Selezionare il profilo utente dalla tendina dei profili. Scegliere il motivo su cui si baserà l iscrizione. Alle biblioteche dell università si consiglia di scegliere il motivo automatico la cui scadenza è controllata e viene aggiornata quotidianamente. Per gli studenti la scadenza del motivo segue la regolarità del corso di studi, quindi si rinnova automaticamente all iscrizione al nuovo anno accademico, oppure si adegua alla data di laurea. Per il personale dipendente non viene indicata la data di scadenza. Questa data compare solo quando cessa il rapporto di lavoro con l Università. Se i motivi presenti non sono validi, o se la biblioteca è un ente esterno all università, inserire un nuovo motivo: Registrare il nuovo motivo e poi completare l operazione di iscrizione Scegliere il motivo Indicare la data di scadenza utilizzando lo standard stabilito dalla biblioteca Lasciare la spunta su SI per non consentire ad altre biblioteche la modifica del motivo che state inserendo Registrare l operazione. Al termine premere il pulsante Stampa scheda per stampare il modulo d iscrizione e far firmare il retro del modulo Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 4

6 3. Utente non presente nell anagrafica Se le ricerche effettuate non danno buon esito, attivare la funzione di registrazione di una nuova persona Se necessario variare la tipologia di indirizzo Lasciare invariato questo valore per non consentire la modifica dell anagrafica da parte dell utente Indirizzo molto importante per l invio automatico dei messaggi Fluxus Indicare sempre, se possibile, il codice fiscale, in quanto consente un maggior controllo sulle anagrafiche ed evita l inserimento di record doppi Al termine registrare l operazione Per completare l iscrizione seguire le istruzioni del punto 2 Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 5

7 4. Utente con iscrizione non valida Se l iscrizione non è valida è possibile effettuare solamente operazioni di restituzione del materiale L utente non può richiedere nuovo materiale in prestito. Seguire le direttive della biblioteca su come comportarsi in questo caso. L utente non ha restituito il materiale in prestito e sono scattati i controlli e/o le penali. Non è possibile richiedere nuovo materiale in prestito. Contattare il responsabile del prestito per situazioni particolari. L utente ha l iscrizione scaduta. Seguire le direttive della biblioteca su come comportarsi in questo caso. Se la biblioteca autorizza la proroga della scadenza: Modifica iscrizione selezionare il motivo da variare sulla parte destra della pagina premere modifica motivo variare la data e poi aggiornare Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 6

8 Le note sull iscrizione e sull anagrafica In ogni anagrafica utente è possibile inserire: note utente visibili da tutte le biblioteche Fluxus note sull iscrizione visibili solo dalla biblioteca che le ha inserite Attivazione/disattivazione invio messaggi informativi Con la funzione Leggi contatti utente è possibile: disattivare l invio di messaggi informativi (che vengono inviati attraverso la funzione Invio comunicazioni agli utenti di Fluxus) scegliere di non inviare i dati anagrafici utente (nei messaggi informativi inviati tramite ) Per cambiare lo stato della comunicazione, cliccare sul bottone o in corrispondenza della funzione da variare Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 7

9 Rigenerazione della password provvisoria Se l utente dimentica username e password da lui definite, è possibile riassegnargli nuovamente dei codici di accesso provvisori (username e password). Attivare la funzione Rigenera password provvisoria presente sulla pagina principale dell iscrizione utente. Scegliere la funzione eliminare tutti gli identificativi e premere il pulsante genera password provvisoria. dopo aver rigenerato la password provvisoria stampare la scheda utente Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 8

10 La funzione «Richiesta utente» La funzione Richiesta utente può essere attivata dal menù principale o attivando la voce Registra richiesta posta sulla barra di navigazione orizzontale posta in alto alle principali funzioni Fluxus. La ricerca degli utenti viene effettuata solo tra le anagrafiche degli utenti iscritti. Dopo aver identificato l utente è necessario fornire i dati relativi al materiale da ricercare: E possibile ricercare il materiale utilizzando la selezione libera con una stringa di ricerca uguale a quella dell Opac. L help attivo dei campi facilita la compilazione della stringa Una selezione non precisa (es. autore e/o parte del titolo) può dare come risultato più record. In questo caso verrà visualizzata una finestra sull Opac per consentire la scelta del materiale. Attiva la ricerca nell Opac. La ricerca per serie e inventario da un risultato unico, e porta subito il materiale in Fluxus. Attiva la ricerca del materiale nel DB Fluxus, dove è presente: il materiale inserito manualmente; il materiale del catalogo già movimentato in Fluxus. Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 9

11 Il passaggio dall Opac nel caso di una ricerca con un risultato multiplo: Se il materiale ricercato non è presente in Opac attivare la funzione Inserisci materiale Se la ricerca ci presenta più record, occorre scegliere il materiale spuntando il o i record. Poi selezionare ESEGUI per passare il materiale in Fluxus Il materiale passa in Fluxus: Ulteriori informazioni sul materiale Il libro è già in prestito. Cliccando su questo simbolo è possibile visualizzare chi lo possiede Premere per registrare l operazione di richiesta / consegna del materiale o la prenotazione Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 10

12 E possibile inserire delle precisazioni legate all operazione che si sta svolgendo. E possibile anticipare la data di scadenza proposta. La richiesta riserva il materiale all utente fino alla data ritiro. Dopo tale data, se il materiale non viene ritirato, la richiesta si annulla Effettua la consegna del materiale Al termine dell operazione, se occorre consegnare altri materiale selezionare Elenco materiali altrimenti tornare a Scadenzario o Registra richiesta Dopo aver confermato l operazione di consegna è possibile inserire delle note sul materiale o delle precisazioni sull operazione che si sta svolgendo. La nota risulterà sempre visibile anche sulle operazioni future che verranno effettuate su questo materiale. Es. nota materiale: sottolineato a pag.50, copertina strappata Es. precisazione (x periodici): prestato il volume 2 e 5 stampa la ricevuta di prestito Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 11

13 Inserimento manuale di materiale in Fluxus Attivare la funzione Inserisci materiale quando vi è la necessità di prestare materiale che non è presente in Opac o che non è già stato inserito manualmente in Fluxus. Lasciare la spunta sull aggiornamento da catalogo e se si vuole effettuare un prestito del materiale che si sta inserendo, scegliere una disponibilità e il tipo di circolazione che consentano l operazione Inserire il materiale con una descrizione minima. Non è necessario conoscere le regole di catalogazione. Se il libro non è presente in Opac in quanto non ancora catalogato, inserire nel campo Serie ed Inventario i dati che poi verranno assunti da questo materiale una volta catalogato. In questo modo, richiamandolo successivamente in Fluxus, i dati di questa notizia verranno aggiornati Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 12

14 La funzione «Scadenzario utente» Dopo aver identificato l utente viene visualizzata la situazione del materiale da consegnare / restituire: Dalla barra di navigazione orizzontale è possibile accedere alle varie funzioni mantenendo le informazioni sull utente Questo materiale non può essere consegnato perché non è ancora stato reso Il materiale prenotato può essere annullato dall operatore di sportello o direttamente dall utente. All utente arriva una segnalazione Suddiviso tra materiale da consegnare e materiale da restituire In rosso viene evidenziato il materiale scaduto Restituzione del singolo materiale Per rinnovi, restituzioni o consegne di più materiale contemporaneamente utilizzare queste funzioni Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 13

15 Consegna di un materiale richiesto o prenotato E possibile anticipare la data di scadenza proposta. Premere l apposito tasto per confermare la consegna del materiale. Se deve essere stampata la ricevuta di prestito utilizzare il pulsante con la stampa. stampa la ricevuta di prestito Dopo aver confermato l operazione di consegna è possibile inserire delle note sul materiale o delle precisazioni sull operazione che si sta svolgendo. La nota risulterà sempre visibile anche sulle operazioni future che verranno effettuate su questo materiale. Es. nota materiale: sottolineato a pag.50, copertina strappata Es. precisazione (x periodici): prestato il volume 2 e 5 Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 14

16 Restituzione di un materiale Se il materiale reso risulta danneggiato e quindi non più prestabile, è possibile variare lo stato di conservazione Se l utente dichiara di aver smarrito il materiale cambiare il tipo di chiusura Premere per restituire il materiale. Se deve essere stampata la ricevuta di reso utilizzare l apposito pulsante Il materiale in questo momento NON può essere rinnovato Rinnovo di un prestito Attivando la funzione di restituzione compare il tasto rinnovo se si verificano le seguenti condizioni: il prestito è in prossimità della scadenza o è già scaduto; nessun utente ha prenotato il materiale; l iscrizione utente risulta valida (fino a copertura del periodo di rinnovo); non è stato superato il numero massimo di rinnovi consentiti all utente e stabilito dalla biblioteca. Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 15

17 Carrello restituzioni Restituisce in blocco tutto il materiale in elenco. Per escludere uno o più materiali dal carrello delle restituzioni premere il simbolo in corrispondenza di ciò che non viene reso La ricevuta va stampata prima di effettuare la conferma della restituzione Fluxus - Caratteristiche generali e funzioni principali per operatori di sportello Pag. 16