Le regole d oro per l ufficio ideale

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1 Le regole d oro per l ufficio ideale supporto informativo redatto da

2 Massima: Premessa: Gli immobili costano più dei mobili, una buona progettazione ed una buona premessa aiutano a vivere meglio! Ognuno di noi trascorre gran parte della vita nell ambiente di lavoro; l altra parte del tempo a disposizione, si trascorre nel letto. Per tale ragione, è necessario già in fase di progettazione, creare un ambiente di lavoro ideale per se e per i propri dipendenti o colleghi. Le informazioni che seguono, vogliono aiutare il lettore, a ben orientarsi di fronte alla giusta scelta delle soluzioni di arredo e per muoversi all interno di un mondo ai più sconosciuto. Regole di massima e consigli utili Reception: Sala Riunioni: E il biglietto da visita aziendale, va considerata come elemento fondamentale e principale dell'azienda. E utile, non indispensabile, inserire il logo aziendale nella reception. Regole: il posto della receptionist deve essere comodo per poter lavorare come in una vera è propria scrivania, svolgendo tutte le mansioni di ufficio che solitamente si concentrano nelle pause in cui non risponde al telefono o non riceve persone. È possibile inserire l hospitality, che è un elemento comodo per ricevere persone che devono firmare documenti, sedersi per parlare con l operatore o per agevolare i portatori di handicap. E il luogo più adatto dove ricevere gli ospiti o i colleghi, meglio di qualsiasi ufficio privato. Infatti, gli uffici privati sono generalmente sempre in "disordine" pieni di cartacce e fili. La sala riunioni può essere da 4 ad infiniti posti (nel limite della capienza della sala ovviamente) e va realizzata "bella" perchè rappresenta il secondo biglietto da visita dopo la reception. Regole: le sedie devono essere senza braccioli, per non urtare contro il tavolo, e senza ruote, per non trovarsi sempre con le sedie lanciate fuori posto, al termine della riunione. Ricordarsi, in fase progettuale, di dedicare uno spazio su cui proiettare le

3 presentazioni aziendali, filmati o slides. La cablatura è di fondamentale importanza. L accesso ad internet ed alla rete attraverso Wi Fi è un vero plus. Un buon impianto di illuminazione permette di avere la giusta luce anche nel momento in cui durante una riunione è necessario utilizzare il videoproiettore. Inserire se possibile una consolle per appoggiare materiale utile alla riunione o per appoggiare caffé e quanto altro necessario. Le pareti laterali dovrebbero essere trasparenti, possibilmente serigrafate. Se si dovesse utilizzare la soluzione in vetro, un pannello in legno ad altezza occhi, consente ad eventuali persone che transitano nei corridoi, di intravedere un azienda dinamica al lavoro senza peraltro rilevare nitidamente i volti delle persone. È utile e possibile inserire all interno delle pareti una tendina veneziana allo scopo di rendere totale la privacy. Uffici chiusi: Uffici presidenziali: Consigli utili: Si dividono in 2 categorie: Presidenziali e Manageriali. Appartengono al titolare o ad un manager di grande responsabilità. Fondamentalmente devono soddisfare appieno il gusto estetico e pratico di chi lo vive, senza compromessi. Pertanto non vi sono regole particolari se non consigli utili. Non interporre mai il pc tra l utilizzatore dell ufficio e l interlocutore. Il computer deve avere collocazione laterale in un mobile operativo o in una consolle allungo, tale che chi è di fronte si senta a proprio agio, senza barriere. Cercare di non ricevere nel proprio ufficio ma utilizzare le sale riunioni. In caso di spazi molto grandi all interno dell ufficio presidenziale è possibile ricreare un piccolo spazio riunione all interno della stanza. Non riempire la stanza di tanti moduli archiviazione (per quello vi sono gli assistenti), ma dare una sensazione di ambiente accogliente, quasi di ambiente

4 casa, dove trovano collocamento foto e oggetti personali. Le pareti dell ufficio devono essere rigorosamente chiuse, cioè pannellate per non consentire la visione interna. La privacy per questo tipo di uffici deve essere molto alta. In presenza di vetro trasparente sarebbe necessario l installazione di veneziane. Uffici Manageriali: Open Space: Oggettivamente di dimensioni minori, il consiglio è di coinvolgere nell acquisto dell arredo il fruitore dandogli un budget e una scelta guidata su determinate collezioni, materiali e colori. Regole: non dovrebbe mai ricevere all interno dell ufficio. Posizione del pc sempre laterale, ma non obbligatoria, massimo 2 sedie di fronte, meglio 1 senza braccioli e ruote. Archiviazione consistente. Pareti trasparenti, tali che possano consentire all utilizzatore un facile controllo e comunicazione con i suoi sottoposti. Gli open space sono utili per salvaguardare lo spazio e l utilizzo al meglio dei metri a disposizione dell immobile. Hanno la particolarità che essendo open cioè aperti, non possono mai essere completamente silenziosi e privi di disturbi. Pertanto in tali posizioni vanno inseriti gli operatori dopo attenta analisi ed intervista del lavoro di ognuno. Estremamente importante è l utilizzo della verticalità del posto di lavoro tramite le paretine mobili, e la personalizzazione del posto di lavoro. Regole, consigli e positività dell open space: il posto di lavoro deve essere veramente facile da spostare. Creare visibilità e comunicazione semplice tra colleghi è fondamentale. Usare forme di scrivanie inusuali quale il 120 consente un migliore utilizzo degli spazi e una miglior possibilità di lavoro dell operatore. L utilizzo della paretina divisoria, dopo una intelligente progettazione a computer, quale aggancio della scrivania consente un notevole risparmio in termini economici. Infatti, spesso non è necessario acquistare le gambe della scrivania, ma solo le

5 paretine e le piane scrivania. Appoggio verticale degli oggetti lavorativi tramite vaschette. Personalizzazione del posto di lavoro. Utilizzo delle differenti altezze delle paretine per creare ambienti più fono assorbenti, ma mai completamente isolati. Possibilità di realizzare facilmente uffici chiusi, ma open. Un attento studio del layout open space, consente di risparmiare tanto spazio e pertanto tanti soldi. Archiviazione: Classificatori: Innanzitutto, esistono diversi tipi di archiviazione, la cassettiera a 3 o 4 cassetti, le librerie (scorrevoli e ad ante) i classificatori. L archiviazione può essere fatta con mobili sia in legno che in ferro. Le cassettiere devono essere su ruote quando sono libere oppure altezza scrivania quando sostituiscono le gambe della scrivania e fungono anche da estensione del piano scrivania. Le cassettiere a 3 cassetti sono più economiche, ma non hanno il cassettino porta-cancelleria! Le librerie, devono sempre avere le altezze registratori (oppure, faldone o portadocumenti), 2,3,4 o 5 e, sempre e comunque, con reggi ripiani in ferro per non avere il classico ripiano, che sotto il peso della carta si piega fino a rompersi. Le serrature: ogni tipo di archiviazione dovrebbe avere la serratura. Ce ne sono di 2 tipi: una a cariglione, per ante molto alte e l atra a baionetta per ante basse. Tutte le chiavi serratura si devono piegare senza spezzarsi e devono essere doppie in caso di smarrimento. È optional ordinare la chiave master universale per aprire diversi tipi di librerie. L utilità di quest ultima è per un capo reparto che vuole avere il controllo e/o accesso di tutto l archivio dei suoi dipendenti, o semplicemente di chi non vuole gestire tante chiavi diverse, ma con una sola aprire e chiudere tutti i suoi archivi. Ante a cariglione con 4 cerniere che danno grande stabilità all anta stessa nel tempo! Esistono 2 tipi di classificatori, quelli europei e quelli american standard. Quelli europei sono privi di antiribaltamento e di chiusura del perimetro delle cartelle. Antiribaltamento, significa che non è

6 possibile aprire contemporaneamente 2 o più cassettoni, facendo in pratica in modo che il peso di entrambi i cassettoni pieni di carta non ribaltino il contenitore. Quelli europei sono aperti, pertanto se ci cade una cartella questa finisce a terra, negli americani essendo questi completamente chiusi, come un cassetto normale, in caso di caduta di un documento, questi finisce al suo interno. Nella gamma Della Rovere è possibile ordinare entrambi. In tutti i casi è consigliato ancorare il classificatore agli altri contenitori, nel caso in cui ce ne siano o al muro, tramite fisher! Una segnalazione per il mobile ad ante scorrevoli: è estremamente utile, laddove è fondamentale risparmiare spazio, perché si evita l apertura dell anta e pertanto l operatore può lavorare con la schiena appoggiata alla librerie senza peraltro avere alcun tipo di difficoltà nell utilizzare il suo archivio. Piedini: è opzionale inserire i piedini per alzare le librerie. I piedini, a parte avere una funzione estetica, consentono la pulizia anche sotto di esse ed in caso di utilizzo di acqua per lavare i pavimenti, evitano che le stesse si bagnino. Schienali di finitura: sono opzionali, ma sono utili da inserire nel caso in cui vadano a centro stanza e non appoggiati a muro, in questo caso sono consigliati. Fianchi e top: sono anch essi opzionali, ma il top è consigliabile sempre in caso di librerie basse, mentre per avere entrambi sulle librerie è consigliabile fare una valutazione di tipo economico, in quanto incidono abbastanza sull ammontare dell offerta ma di sicuro sono altamente consigliati su un ufficio di tipo presidenziale. Si possono avere librerie solo con top e senza fianchi, librerie con top e fianchi ma NON si possono avere librerie con fianchi e senza top. Sedute da ufficio: E fondamentale ricordare, che la nostra schiena passa dalle 6 alle 8 ore appoggiata su di una sedia in ufficio e che gran parte delle sedie degli operatori sono scadenti e dannose. Anche nelle versioni più economiche di sedie, che di solito vengono predilette

7 nell acquisto dai responsabili o dai titolari che si occupano della scelta dell arredamento, spesso si dimenticano questi fattori importanti. Primo il benessere di chi vive ogni giorno nel posto di lavoro, secondo il tempo, che passa inesorabile per tutti, ma per le sedie economiche porta in evidenza la vecchiaia nell arco di 6/7 mesi. Lavorare su sedie con braccioli che si muovono, schienale staccato e ruote che non girano sono immagini abituali. L immagine dei propri ambienti di lavoro passa anche attraverso questo. Consigli: acquistare per gli operativi sedie ergonomiche, garantite e certificate. Prezzi troppo bassi, sono sintomo di prodotti scadenti. Schienali, braccioli e ruote tutte con difetti sono il sintomo di un cattivo acquisto. Scegliendo nella nostra gamma questo non avviene, è tutto rigorosamente di qualità. Regole: chi lavora, deve avere una sedia con schienale medio o alto, mai basso. Se riceve delle persone nel suo ufficio, ha necessità di 2 sedie visitatori con o senza braccioli, ma senza ruote o su slitta con schienale basso. Le ruote devono potersi muovere agevolmente sia su pavimento in legno che su moquette. Per questo la gamma Buffetti mette a disposizione ruote con caratteristiche specifiche per il tipo di pavimento utilizzato. Le regolazioni in altezza di schienale, sedile, inclinazione, ecc devono funzionare nel tempo e vanno inserite solamente nella sedia dell operatore. Colori: preferibilmente scuri ed eventualmente con materiali plastici, per poter rimanere il più possibile puliti nel tempo. Per manager o titolari, le regole sono identiche, l unica differenza è sulla scelta estetica e le grandi possibilità tecniche della sedia stessa. Consiglio l utilizzo della pelle di colore scuro e laddove è possibile inserire la rete nello schienale. Sale attesa: Le sale attesa devono avere dei comodi divanetti, non troppo bassi in linea con l immagine aziendale. Possibilmente di grande impatto estetico e di materiali,

8 perché convivono con la reception e sono fondamentali per dare il corretto tono all intera azienda. Spazi comuni: Pareti mobili: Gli spazi comuni sono fondamentali e vanno accuratamente progettati e pensati. All interno di essi convivono o possono convivere, archiviazione, fax, fotocopiatori, plotter, macchine del caffè e distributori in genere. Dove collocare questi elementi è importante per 2 aspetti, immagine e funzionalità. L immagine, perché avere a centro stanza o in un corridoio un fax o una macchinetta del caffè, con personale che parla mentre altri lavorano non rappresenta il massimo, ma d altro canto posizionare la macchina del caffè nei seminterrati perché non la si vuole fare vedere crea dispersione di tempo del personale. Suggerimenti: considerare delle stanzette comuni dislocate nei vari reparti nelle vicinanze dei vari uffici rende funzionale il loro utilizzo, riservato e non di intralcio e la loro collocazione,migliorando l immagine. In mancanza di troppi spazi all interno dell edificio è possibile studiare, ad esempio, per l ingombrante archiviazione una collocazione lungo i corridoi o zone di passaggio. Il massimo in questo caso sarebbe se fossero integrati nelle pareti attrezzate che oltre a fungere da divisorio mobile, inseriscono al loro interno archiviazione. Più funzionalità, più spazio, più eleganza. La loro funzione è quella di dividere gli ambienti in maniera elegante e funzionale al lavoro. La caratteristica principale è quella di avere partizioni facilmente rimuovibili. Questa caratteristica non è secondaria al momento dell acquisto. All esterno infatti sembrano tutte similari e pertanto l acquirente si concentra quasi sempre sul prezzo, ma è all interno, cioè nel motore della parete che esiste una reale differenza. Una corretta diffidenza su ciò che è troppo economico deve per forza entrare nei pensieri di chi compra. Siccome l ambiente di lavoro è vivo, concentrarsi solamente sulla variabile prezzo potrebbe essere un errore.

9 Facciamo un esempio: il cartongesso costa il 30% di meno delle pareti attrezzate, ma è esteticamente brutto, e non è affatto funzionale; a distanza di tempo, alla sola idea di rimuoverle ci si tira indietro creando possibili disfunzioni alla gestione lavorativa. Nel momento in cui si dovesse decidere poi di farlo, ci accorgeremmo che la somma dei costi è decisamente troppo elevata. Le pareti mobili, devono essere facilmente spostabili, e possono essere fatte in 3 modi sostanziali, vetro singolo, vetro doppio e legno. Ovviamente, tutte le varianti di tali materiali possono essere, nei casi dei vetri, con svariate e personalizzabili serigrafie, mentre nei casi del legno con tanti tipi diversi di finitura. È possibile inserire la tenda veneziana all interno dei vetri per schermare le sale ed è possibile inserire lana di roccia nei legni per isolare acusticamente al massimo le pareti. Altra grande funzione della parete è il fatto che può essere attrezzata a contenitore, in modo da inserire archiviazione all interno di essa, creando un ambiente gradevole ed uniforme con risparmio di spazio, essendo il muro di per se già contenitore.