PROGRAMMA REGIONALE EMERGENZA CASA FASE DI RENDICONTAZIONE

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1 - Manuale Operatore - PROGRAMMA REGIONALE EMERGENZA CASA FASE DI RENDICONTAZIONE Codice Documento: Manuale Operatore Revisione del Documento: 01 Data revisione: Redatto da: Struttura I&T Servizi Progesi Nome Crosio Filippo Barillà Giuseppe Data 12/02/10 25/03/10 Firma Verificato da: Approvato da: Emesso da: Pagina 1 di 27

2 Cronologia delle Revisioni Revisione Data Sintesi delle Modifiche Stesura iniziale Integrazione manuale con nuova gestione fatture Limiti di utilizzo del documento In base alla classificazione del documento Indice PROGRAMMA REGIONALE EMERGENZA CASA GENERALITA' Premessa Consultazione del documento Segnalazioni3 2 ACCESSO ALL'APPLICAZIONE RENDICONTAZIONE Elenco interventi Inizio/fine/collaudo/assegnazione alloggi 50% Inizio Fine Collaudo Assegnazione alloggi al 50% RENDICONTAZIONE: FATTURE E ATTI Gestione Pagamenti Gestione Atti Gestione Fatture Chiudi semestre Ricerca documenti FUNZIONI DI SERVIZIO Gestioni fornitori Pagina 2 di 27

3 1 GENERALITA' 1.1 Premessa Il presente documento costituisce una linea guida all utilizzo della procedura informatica messa a disposizione da Regione Lombardia per la gestione dei contributi relativi al Programma Regionale emergenza Casa ; di seguito (PREC). L applicativo fa parte del Centro Servizi online della Direzione Generale Casa e Opere Pubbliche. 1.2 Consultazione del documento La trattazione degli argomenti in questo documento è organizzata in sezioni che adottano la stessa intestazione delle pagine-web dell applicativo per far sì che la consultazione risulti semplice ed immediata. Pertanto, per individuare l'argomento interessato, basterà individuare nell'indice del manuale il titolo della pagina web sulla quale si desidera ricevere informazioni. 1.3 Segnalazioni Ogni segnalazione relativa a problemi o malfunzionamenti potrà essere resa nota: Pagina 3 di 27

4 2 ACCESSO ALL'APPLICAZIONE L applicativo è accessibile via internet collegandosi al sito: autenticandosi inserendo nome utente e password. Se non è in possesso di un account, è possibile ottenerlo compilando l'apposito modulo di registrazione cliccando sul link Registrati. Figura 1: Home Page Osservatorio Pagina 4 di 27

5 3 RENDICONTAZIONE 3.1 Elenco interventi Figura 2: Elenco interventi di competenza La prima videata che compare, dopo aver eseguito l'autenticazione, mostra l'elenco degli interventi di competenza all'ente dell'utente collegato. Per accedere alla fase di rendicontazione occorre che lo stato del contratto sia Chiuso, ovvero sia stata ultimata la fase di attuazione. Selezionare con un click del mouse l'intervento per il quale si desidera procedere con la compilazione. Il riquadro in verde posto sopra l'elenco degli interventi mostra i dati relativi all'utente di collegamento: Utente: Il nome dell'utente collegato. Ente: L'ente di appartenenza dell'utente collegato. Sede ufficio: La sede dell'ufficio. Ruolo: Il ruolo dell'utente collegato. Pagina 5 di 27

6 Dopo aver selezionato l'intervento, nel menù di sinistra verranno riportate tutte le sezioni precedentemente compilate. Queste sezioni saranno visibili in sola visualizzazione. Le sezioni che compongono la fase di rendicontazione sono: Inizio/fine/collaudo Fatture e atti Gestione Fatture Ricerca documenti Chiudi/stampa Gestione fornitori Inizio/fine/collaudo/assegnazione alloggi 50% Figura 3: Inizio/fine/collaudo elenco opere In questa scheda vengono riportate l'elenco delle opere inserite nella fase precedente per le quali è necessario inserire i dati di inizio fine e collaudo e assegnazione alloggi al 50%. Inizialmente, solo per la fase di inizio sarà possibile inserire i dati. Solo quando questa fase verrà compilata sarà possibile completare anche le altre fasi. Pagina 6 di 27

7 3.3 Inizio Figura 4: Inizio Inserire in questa videata i dati riguardanti l'inizio dell'opera. Nel caso l'attuatore sia tenuto ad inserire i dati nell'osservatorio dei contratti pubblici compilare i dati richiesti: (data, CUP, CIG). Inserire obbligatoriamente i seguenti allegati: Attestato inizio lavori Verbale consegna lavori Gli allegati devono essere inseriti in formato pdf doc o xls. Premere il pulsante Salva per registrare i dati nel sistema. Un messaggio di conferma informerà del buon esito dell'operazione. Pagina 7 di 27

8 Figura 5:Elenco opere fase di inizio completata La sezione compilata sarà evidenziata con un pallino verde e verrà abilitata la compilazione della fase successiva. E' consentita la modifica dei dati fino a quando la fase successiva non sarà compilata. In questo caso è possibile modificare i dati di Inizio fino a che non saranno stati inseriti i dati della fase fine. Pagina 8 di 27

9 3.4 Fine Figura 6: Fine dati di input Inserire in questa videata i dati riguardanti la fine dell'opera. Data Certificato ultimazione lavori Attestazione ultimazione lavori Note Premere il pulsante Salva per memorizzare i dati nel sistema. Dopo aver completato la fase di fine non sarà più possibile modificare la fase di inizio. Pagina 9 di 27

10 Figura 7: Elenco opere fase di fine inserita La fase di collaudo viene abilitata solo dopo aver completato la fase di Fine. Premere l'icona di modifica per visualizzare il dettaglio dei campi da inserire. Pagina 10 di 27

11 3.5 Collaudo Figura 8: Collaudo scheda dati di input Inserire in questa videata i dati riguardanti la fase di collaudo dell'opera. - Data - Certificato di collaudo provvisorio o di regolare esecuzione - Note Premere il pulsante salva per memorizzare i dati nel sistema. Dopo aver completato la fase di Collaudo non sarà più possibile modificare la fase di Fine. Pagina 11 di 27

12 Figura 9: Elenco opere fase di collaudo completata La fase di Assegnazione alloggi al 50% viene abilitata solo dopo aver completato la fase di Collaudo. Premere l'icona di modifica per visualizzare il dettaglio dei campi da inserire. Pagina 12 di 27

13 3.6 Assegnazione alloggi al 50% Figura 10: Assegnazione alloggi 50% dati di input Inserire in questa videata i dati riguardanti la fase di Assegnazione alloggi al 50%. Data Autocertificazione Attestato del comune Premere il pulsante salva per memorizzare i dati nel sistema. Dopo aver completato la fase di Assegnazione alloggi non sarà più possibile modificare la fase di Fine. Pagina 13 di 27

14 4 RENDICONTAZIONE: FATTURE E ATTI Figura 11: Rendicontazione elenco delle opere rendicontabili Questa sezione consente di visualizzare le fatture e di inserire gli atti relativi alle opere oggetto dell'intervento. L'inserimento delle fatture potrà essere effettuato nella sezione Gestione Fattura. I documenti inseriti verranno imputati all'anno e al semestre utile. Per anno e semestre utile si intende l'anno e il semestre che vengono visualizzati sopra l'elenco delle opere. In questo caso come mostra l'immagine sopra, i documenti inseriti per le opere saranno imputati al semestre 2 dell'anno E' possibile inserire documenti nel semestre utile fino alla chiusura dello stesso. Alla chiusura del semestre utile il sistema abiliterà in automatico la rendicontazione per il semestre successivo. E' possibile inserire documenti con data precedente o facente parte del semestre utile, ma non documenti con data successiva al semestre utile. I campi visualizzati nella videata mostrano: ID Denominazione Costo totale Cofin. Definitivo L'identificativo dell'opera. La descrizione dell'opera. Il costo tot. dell'opera. Il cofinanz. Definitivo stanziato per l'opera. Pagina 14 di 27

15 And. Previsione spesa sem. prec. semestri And. Prev. Spesa sem. corrente And. Prev. Spesa tot. Fatture semestri prec. Fatture sem. corrente Fatture totali per l'opera. L'andamento previsione spesa dei precedenti. L'andamento previsione spesa del semestre corrente. La somma tot. dell'andamento previsione spesa. L'importo tot. delle fatture emesse nei semestri precedenti. L'importo tot. delle fatture emesse per l'opera nel semestre corrente. L'importo tot. di tutte le fatture emesse Selezionando dall'elenco l'opera d'interesse apparirà una schermata (figura12) attraverso cui è possibile scegliere l'azione da effettuare. In particolare cliccando sul pulsante Gestione Pagamenti è possibile visualizzare l'elenco delle quote associate alle varie fatture, mentre, cliccando sul pulsante Gestione Atti è possibile inserire, visualizzare, modificare o eliminare un certo atto. Figura 12: Rendicontazione schermata di selezione gestione fatture/atti Pagina 15 di 27

16 4.1 Gestione Pagamenti Figura 13: Gestione Pagamenti elenco delle quote associate alle varie fatture Cliccando sul pulsante Gestione Pagamenti della pagina di figura 12, il sistema presenta una maschera in cui viene riportato l'elenco delle quote associate alle varie fatture ed alcuni elementi di dettaglio delle fatture stesse. I dati presenti sono in sola visualizzazione. Pagina 16 di 27

17 4.2 Gestione Atti Figura 14: Rendicontazione Gestione Atti Cliccando sul pulsante Gestione Atti della pagina di figura 12, il sistema visualizzerà una maschera contenente l'elenco di tutti gli atti associati all'opera precedentemente selezionata. Le funzionalità offerte dalla maschera consentono di: eliminare un atto, cliccando sull'icona Canc. ; visualizzare o modificare un atto, cliccando sul pulsante Mod. ; inserire un nuovo atto, cliccando sul pulsante Crea nuovo atto. Pagina 17 di 27

18 Figura 15: Rendicontazione inserimento atti Per inserire un nuovo atto occorre cliccare sul pulsante Crea nuovo atto. Come detto in precedenza, gli atti verranno imputati nell'anno e al semestre utile per la rendicontazione. Occorre compilare tutti i campi obbligatori e successivamente cliccare sul pulsante Salva per memorizzare i dati nel sistema. I dati da inserire sono i seguenti: Anno Rappresenta l'anno per il quale si sta rendicontando. Non è modificabile dall'utente. E' possibile passare all'anno successivo chiudendo il semestre utile con l'apposita funzione. Semestre Rappresenta il semestre per il quale si sta rendicontando. Come per l'anno non è modificabile dall'utente. E' possibile passare al semestre successivo chiudendo il semestre utile con l'apposita funzione. Tipologia Numero Il numero della fattura. Data La data dell'atto. Selezionare dall'elenco il tipo do documento. Pagina 18 di 27

19 Oggetto Oggetto dell'atto. Note Eventuali annotazioni. Pagina 19 di 27

20 4.3 Gestione Fatture Figura 16: Gestione Fatture elenco fatture Questa sezione consente di gestire le fatture in modo indipendente dalle opere a cui essa è associata. La sezione presenta una maschera contenente l'elenco di tutte le fatture inserite nel sistema relative all'anno e il semestre utile ai fini della rendicontazione. Essa consente di svolgere le seguenti operazioni: inserire una nuova fattura, cliccando sul pulsante Crea nuovo documento ; cancellare una fattura, cliccando sull'icona Canc. ; Visualizzare o modificare una fattura, cliccando sull'icona Mod. ; Suddividere l'importo totale della fattura tra una o più opere abilitate, cliccando sull'icona Assegna. E' importante sottolineare che: la colonna Associazione, presente nella tabella contenente l'elenco delle fatture, indica se l'importo totale della fattura è stato completamente suddiviso tra le varie opere abilitate. Condizione necessaria affinché si possa effettuare la chiusura di un semestre nella sezione Chiudi/Stampa è che tutte le associazioni siano complete. la cancellazione di una fattura comporta anche la cancellazione di tutte le quote ad essa associate. Pagina 20 di 27

21 Per inserire una nuova fattura cliccare sul pulsante Crea nuovo documento. Apparirà la seguente maschera: Figura 17: Gestione Fatture inserimento nuovo documento Per Inserire la fattura occorre compilare i dati richiesti e successivamente cliccare sul pulsante Salva per memorizzare i dati nel sistema. Anno Rappresenta l'anno per il quale si sta rendicontando. Non è modificabile dall'utente. E' possibile passare all'anno successivo chiudendo il semestre utile con l'apposita funzione. Semestre Rappresenta il semestre per il quale si sta rendicontando. Come per l'anno non è modificabile dall'utente. E' possibile passare al semestre successivo chiudendo il semestre utile con l'apposita funzione. Tipo Selezionare dall'elenco il tipo do documento. Numero Il numero della fattura. Data La data della fattura. Data liquidazione La data di liquidazione. Pagina 21 di 27

22 Importo netto L'importo netto della fattura. IVA L'importo dell'iva. Importo totale L'importo tot. della fattura. Fornitore Selezionare dall'elenco il fornitore della fattura; se non è presente è possibile crearlo premendo il pulsante Crea fornitore. Oggetto L'oggetto della fattura Note Le eventuali note. Per effettuare l'associazione dell'importo di una fattura ad una o più opere occorre cliccare sull'icona Assegna presente nella tabella contenente l'elenco delle fatture. Pagina 22 di 27

23 Figura 18: Gestione Fatture assegnazione fattura Attraverso questa maschera è possibile assegnare ad una o più opere abilitate una parte dell'importo totale della fattura selezionata per l'assegnazione. Le varie quote verranno successivamente salvate cliccando sul pulsante Assegna. Da notare che: 4.4 è possibile effettuare l'associare delle quote solo per le opere la cui rendicontazione è abilitata. Quest'informazione è indicata nella colonna Rendicontazione abilitata. La somma delle quote non può essere superiore dell'importo totale delle fatture. Chiudi semestre Pagina 23 di 27

24 Figura 19: Rendicontazione chiusura semestre La sezione consente di effettuare le seguenti due operazioni fondamentali: chiudere un semestre, cliccando sul pulsante Chiudi Semestre ; stampare una della rendicontazione corrente, cliccando sul pulsante Stampa Bozza Rendicontazione. Cliccando sul pulsante Chiudi Semestre, il sistema chiuderà la rendicontazione per il semestre in corso. Nella figura 19, ad esempio, il semestre che verrà chiuso sarà il primo del Successivamente la chiusura verrà abilitata la rendicontazione per il semestre successivo. Per chiudere il semestre è necessario che tutti gli importi totali delle fatture siano completamente associati ad una o più opere abilitate ed inoltre è necessario allegare una relazione sullo stato di avanzamento dei lavori in formato.zip. Cliccando sul pulsante Stampa Bozza Rendicontazione, verrà visualizzata una pagina riassuntiva con tutti i dati relativi alla rendicontazione in corso. Pagina 24 di 27

25 Figura 20: Rendicontazione di stampa Cliccando sul pulsante Stampa verrà stampata una copia del documento visualizzato. N.B : il documento che si ottiene è solo una di consultazione di supporto agli utenti. Esso non ha alcun valore formale. Il documento di rendicontazione 'ufficiale' sarà presente nella sezione 'Elenco Eventi'. Pagina 25 di 27

26 4.5 Ricerca documenti Figura 21: Ricerca documenti inseriti La sezione consente la ricerca dei documenti inseriti nelle sezioni precedenti. E' possibile la ricerca di tutti i documenti premendo il pulsante Cerca. Per raffinare la ricerca possono essere utilizzati degli opportuni filtri. I documenti saranno consultabili in sola visualizzazione. Pagina 26 di 27

27 5 FUNZIONI DI SERVIZIO 5.1 Gestioni fornitori Figura 22: elenco fornitori Utilizzare questa funzione per inserire l'anagrafica dei fornitori. Premere il pulsante Crea nuovo fornitore per inserire un nuovo fornitore. L'elenco dei fornitori inseriti sarà consultabile durante l'inserimento delle fatture. Pagina 27 di 27