SGR segretari generali di Roma

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1 SGR segretari generali di Roma ATTI PRODOTTI DALLA SEGRETERIA GENERALE: VERBALI, DECRETI, COMUNICAZIONI PREMESSA Credo sia utile, come premessa, richiamare alcuni elementi della figura istituzionale e dei compiti del Segretario/a Generale, che possono schematicamente così riassumersi: a. Al servizio del Superiore Generale e del suo Consiglio. Il primo e più importante compito del Segretario/a generale è senz'altro quello che lo pone al servizio del Superiore/a Generale e del suo Consiglio. Anche se in certi casi egli non ha diritto di voto all interno del Consiglio, come gli altri Consiglieri, tuttavia si deve dire che egli partecipa al Consiglio stesso (appunto con il ruolo del Segretario/a): prende parte alle sedute del Consiglio, può intervenire portando la propria esperienza e competenza (sono pochissimi gli Istituti dove è detto che il Segretario/a non può intervenire), ha la responsabilità di annotare con cura e di verbalizzare le sedute del Consiglio, che firmerà insieme con il Superiore/a. Va sottolineata l'importanza e la delicatezza dei verbali delle riunioni di Consiglio. b. Responsabilità di "attuario" o "notaio" nell Istituto. Al Segretario/a generale compete quella responsabilità che il Codice di diritto canonico affida - nella Curia diocesana - al "Segretario di curia" o "attuario" e, almeno in parte, al "cancelliere". Egli, infatti, non solo registra e verbalizza gli atti del Consiglio, ma è suo compito anche di redigere tutti gli atti ufficiali del governo (decreti, rescritti, corrispondenza ufficiale...) emanati dal Superiore/a col suo Consiglio, e di comunicarli ufficialmente a chi di dovere. Funge, inoltre, da "notaio" o "attuario" per le pratiche di natura giuridica da inoltrare alla Sede Apostolica (vedi, ad esempio, le pratiche di dimissione - can. 695 ss - o altre pratiche dove si richiede la attestazione dell attuario). La sua firma, sugli atti che la richiedono, fa pubblica fede della regolarità dei procedimenti (cf. can ) c. Responsabile degli uffici di Segreteria. Ci sono degli aspetti più tecnici che riguardano i compiti del Segretario/a: sono quelli che si riferiscono ai servizi della "Segreteria Generale": c'è, infatti, un insieme di servizi nella Curia Generalizia a beneficio della Congregazione e delle varie Province che trovano nel Segretario/a e nell'ufficio di Segreteria il punto di riferimento preciso. d. Canale di comunicazione e informazione. Per i ruoli che svolge Segretario/a del Consiglio Generale e responsabile della redazione degli atti ufficiali del governo, nonché responsabile degli uffici della Segreteria il Segretario/a generale ha anche un compito riguardante la comunicazione e l'informazione a beneficio delle Province e dell Istituto intero. C è una comunicazione ufficiale, cioè la comunicazione a nome del Superiore/a degli atti ufficiali di governo, ma c è anche un altro ambito, quello dell informazione reciproca (tra Curia Generalizia e Province), che può trovare nel Segretario/a un tramite prezioso (soprattutto là dove non sia stato costituito un organismo apposito). e. Responsabile della documentazione storica. In molti Istituti le Costituzioni e Norme affidano al Segretario/a generale anche la responsabilità di curare la conservazione della documentazione storica della Congregazione, cioè concretamente dell Archivio storico della Congregazione. 1

2 Ritengo che premessa sia utile per inquadrare il tema che si riferisce specificamente ad alcuni dei compiti su indicati. 1. I VERBALI DEL CONSIGLIO GENERALE I Verbali del Consiglio Generale sono assai importanti: in essi è conservata la memoria storica del cammino compiuto dal Superiore Generale con il suo Consiglio; ma non solo: in vari casi, essi rappresentano un documento, che ha valore giuridico nell ambito ecclesiastico (davanti alla Sede Apostolica) e talvolta in ambito civile o anche penale. Di qui l importanza di una redazione accurata, con competenza professionale, da parte del Segretario/a generale, che ha tra i suoi compiti prioritari proprio la stesura dei verbali del Consiglio. Per la redazione dei verbali, un primo criterio generale può essere quello di una stesura completa, anche se concisa, da cui risultino gli elementi essenziali di svolgimento di un tema, con le rispettive riflessioni, e dell iter che hanno condotto il Consiglio a prendere determinate decisioni. Si possono, in verità, considerare due ambiti: uno è quello della riflessione su temi di carattere istituzionale (vita religiosa, carisma e missione dell Istituto, ecc.) o relazioni su ambiti di governo e animazione (anche relativamente a specifiche Province), che non comportano decisioni di carattere giuridico; l altro ambito è quello di pratiche di carattere specificamente giuridico, con riferimento alle Costituzioni dell Istituto e/o al Codice di diritto canonico, riguardanti persone e strutture. Nel primo caso è sufficiente una sintesi della discussione avvenuta nel Consiglio, con le eventuali conclusioni tratte dal Superiore/a generale. Nel secondo caso, invece, occorrerà aver attenzione oltre che a ciò che emerge nella discussione anche alla redazione giuridicamente corretta delle decisioni prese, con i risultati di una votazione quando sia richiesta. Riguardo agli interventi, in molti Istituti è usanza (lodevole) riportare il parere dei singoli espresso nella discussione del tema, pur in modo essenziale (anche raggruppando pareri similari espressi dai Consiglieri). Qui sta l arte del Segretario/a che redige il verbale. Giudico importante che siano adeguatamente verbalizzati pareri che risultassero discordi. Sottolineo l importanza che siano bene espresse le motivazioni che conducono alla decisione presa con voto, e che sia chiaramente espressa la votazione stessa (presenti voti positivi voti negativi eventuali astenuti ). Si capisce che questo è essenziale per le deliberazioni che richiedono poi la conferma della Sede Apostolica (anche se non sempre la Congregazione per la Vita Consacrata esige l indicazione dei voti dati dal Consiglio). Si possono così elencare gli elementi che dovrebbero esserci in un buon verbale: data e luogo della riunione; oggetto della riunione; indicazione dei punti all'o.d.g.; nome di coloro che partecipano alla riunione e loro qualifica; nome di chi tiene la relazione introduttiva; contenuto della relazione: gli argomenti devono essere esposti in modo sintetico ma esauriente; devono emergere tutti i dati di carattere tecnico e le motivazioni delle tesi esposte negli interventi; contenuto degli interventi successivi: devono emergere nel verbale sia le contrapposizioni sia i punti di accordo tra i vari interventi; i quali non devono essere solo giustapposti, ma devono essere collegati da un filo logico che permetta di ricostruire l'andamento della discussione; 2

3 esposizione delle conclusioni cui è giunta l'assemblea, con i risultati di eventuale votazione; eventuali previsioni di incontri successivi; ora di chiusura della riunione; firma del verbalizzatore e del presidente dell'assemblea; elenco degli eventuali documenti allegati al verbale; data. Con altre parole, per redigere un buon verbale potrebbe essere utile rispondere alle seguenti domande Chi partecipa alla riunione e a quale titolo? Qual è il luogo della riunione? Quando si è svolta la riunione? Qual è stato l'oggetto della discussione? Chi è intervenuto e cosa ha detto? Quali decisioni sono state prese? con quali motivazioni? A che ora si è conclusa la riunione? Vi sono documenti allegati al verbale? Riguardo alle modalità formali di presentazione nella stesura del verbale, mostro come esempio il formato utilizzato presso di noi (SDB) VERBALE N. 7/2001 Roma,.. Presiede il Rettor Maggiore, NN Sono presenti tutti i Consiglieri [oppure: Sono presenti i Consiglieri: NN, NN, ecc.] Segretario: NN O R D I N E D E L G I O R N O 01. Comunicazione del Rettor Maggiore (impressioni sugli incontri con gli Ispettori - richiamo di alcuni elementi di comunione) 02. Isp. SVA: ZARAGOZA, alienazione Impresa informatica 03. Isp. PLE: S KOWALEWSKI Slawomir, dispensa voti temporanei 04. Isp. EST: Rappresentanza della Circoscrizione al Capitolo Generale 05. Isp. BBH: Nomine (Direttori + Maestro) 06. Isp. INC: JOYPUR, erezione canonica 07. Comunicazione del Vicario (Valutazione corso Ispettori) 08. Isp. ING: Relazione Visita straordinaria (segue) 09. Informazioni dei Consiglieri La riunione inizia alle 9 con la lettura del verbale. 01. Comunicazione del Rettor Maggiore (impressioni sugli incontri con gli Ispettori - richiamo di alcuni elementi di comunione)... [redazione del testo corrispondente all argomento] 3

4 02. Isp. VALENCIA (SVA): ZARAGOZA, alienazione Impresa informatica... [redazione del testo corrispondente all argomento] ecc. La seduta si chiude alle ore 11 circa. NN Segretario/a generale NN Rettor Maggiore Come vedete, il verbale è firmato dal Superiore/a Generale e dal Segretario/a Generale. Vi do anche un esempio - da me redatto - di conclusione di un punto di verbale dove c è una votazione (è il caso di una dimissione (per prolungata assenza ingiustificata), il cui estratto è mandato alla Congregazione IVC-SVA per la conferma del Decreto): [... testo della discussione in Consiglio, con la presentazione del caso e la discussione, cui segue la conclusione riportata qui di seguito ] Ora, considerata attentamente la documentazione pervenuta, il Consiglio Generale, accertata la situazione irregolare del confratello N.N., che da circa quattro anni è assente dalla comunità in forma irregolare, giudica doversi procedere alla dimissione dall Istituto per la prolungata assenza ingiustificata, nonostante i precetti di obbedienza dati dall Ispettore, con le successive ammonizioni, facendo riferimento al can Pertanto, per le motivazioni suddette, il Consiglio Generale procede collegialmente, a norma del can. 699, alla votazione segreta sulla dimissione del suddetto confratello dalla Società Salesiana, con il seguente risultato: Presenti e aventi diritto al voto: quindici Voti affermativi: quindici Voti negativi: nessuno. Viene perciò deliberata la dimissione dalla Società Salesiana del sacerdote N.N. La documentazione verrà trasmessa alla Sede Apostolica per la necessaria ratifica del decreto di dimissione, a norma del can Roma, 3 giugno Seguono le firme del Superiore/a Generale, di tutti i Consiglieri e del Segretario/a Generale DELIBERAZIONI E DECRETI Un compito importante del Segretario/a è certamente quello della redazione di deliberazioni ufficiali del Governo centrale (Superiore/a generale e suo Consiglio). Deliberazioni possono essere nella forma di precetto o di decreto. Il precetto è essenzialmente un ordine dato, in virtù dell obbedienza religiosa, dal Superiore maggiore (Superiore/a generale o provinciale), che viene messo formalmente per scritto. Ordinariamente, il precetto non richiede la controfirma del Segretario/a, in qualità di Notaio o Cancelliere, ma in casi specifici, quando copia del precetto debba essere inserito in Cause 4

5 giuridiche, è bene che porti anche la firma del Segretario/a (vedi il caso di ammonizioni canoniche o certi precetti, la cui materia potrebbe essere soggetta a processi di carattere civile). Il decreto è una deliberazione ufficiale dell autorità (l autorità religiosa, nel nostro caso), in riferimento ad una persona, od anche a una struttura, a norma del diritto canonico. I decreti riferentisi ad una persona possono rappresentare una grazia concessa al confratello/consorella in risposta ad una domanda fatta oppure costituire una pena. Decreti emessi per concedere una grazia sono quelli che riguardano le dispense da obblighi sanciti dalle Costituzioni, per cui è competente il Superiore religioso. A norma del diritto canonico (can ) rientrano qui le dispense dai voti temporanei. Ma potrebbero esserci altri casi di dispensa da specifici obblighi costituzionali. In alcuni Istituti anche l Indulto di esclaustrazione (can ) è dato in forma di decreto del Superiore/a; ma per tale Indulto può bastare anche una comunicazione ufficiale del Segretario/a generale. Decreti emessi in poenam sono quelli per la dimissione di un confratello/consorella, decreti che dovranno poi essere confermati dalla Sede Apostolica. Tra i decreti riguardanti strutture si annoverano quelli relativi ad erezioni o chiusure canoniche di case o anche di Province religiose. Come già indicato l AUTORITÀ COMPETENTE che emette il decreto a livello di Congregazione è il Superiore/a generale; ma sempre nei decreti è necessaria la firma del Segretario/a Generale, in qualità di Notaio o Cancelliere. E proprio per la sua funzione di Notaio il Segretario/a ha una specifica responsabilità nella redazione del decreto perché risponda alle norme canoniche (e, nel caso, anche a norme civili). PER QUANTO RIGUARDA LA REDAZIONE DI UN DECRETO, dovranno essere presenti i seguenti elementi: l autorità che emette il decreto; il consenso del Consiglio Generale, che ordinariamente è prescritto; le possibili conseguenze del decreto; eventuali condizioni annesse; la data di scadenza, quando il decreto è a termine. Si ricordi di protocollare sempre ogni forma di decreto. In fogli separati offro, come allegati, ALCUNI ESEMPI di decreti come sono emessi nella nostra Congregazione: erezione di una casa; dispensa dai voti. Accludo pure l esempio di un decreto di dimissione (che curo io stesso come Procuratore). Questi sono testi assai delicati, perché soggetti poi alla conferma da parte della Congregazione per la Vita Consacrata (sempre più rigida). Accenno solo a questo argomento COMUNICAZIONI Nella premessa, parlando della figura e dei ruoli del Segretario/a, indicavo tra l altro una della funzioni con l espressione canale di comunicazione e informazione. Ed esplicitavo così: C è una comunicazione ufficiale, cioè la comunicazione a nome del Superiore/a degli atti ufficiali di governo; ma c è anche un altro ambito, quello dell informazione reciproca (tra Curia Generalizia e Province), che può trovare nel Segretario/a un tramite prezioso (soprattutto là dove non sia stato costituito un organismo apposito). 5

6 Infatti, oltre le deliberazioni e decreti per i quali l autorità competente è il Superiore/a Generale, come detto in antecedenza, e il Segretario/a ha una funzione di Notaio ci sono operazioni per le quali il Segretario/a stesso è responsabile di fare una comunicazione in forma ufficiale a determinati destinatari: ordinariamente ai Segretari provinciali e agli stessi Provinciali. Le comunicazioni più frequenti sono quelle che riguardano argomenti trattati nel Consiglio Generale, in particolare la trasmissione di deliberazioni e decreti emessi dal Superiore/a Generale con il suo Consiglio. C è pure la comunicazione delle deliberazioni emesse dalla Sede Apostolica (che può essere fatta anche direttamente dal Procuratore Generale). È bene, nella comunicazione di una deliberazione dell autorità (soprattutto della Sede Apostolica) ricordare alcuni elementi ai quali Segretari/e provinciali e/o gli stessi Provinciali devono prestare attenzione. Possono esserci, infine, comunicazioni o informazioni da parte del Segretario/a Generale di argomenti specifici, a nome e per mandato del Superiore/a Generale, o di notizie ed avvenimenti di interesse per le comunità e i confratelli/consorelle, da rendere note ai Provinciali o Segretari/e provinciali (per questo nelle maggior parte degli Istituti oggi c è una struttura apposita, con personale dedicato, nonché il web Roma, 8 novembre 2011 D. Francesco Maraccani, SDB 6