SUITE NOTARO ANAGRAFICHE COME GESTIRE LE ANAGRAFICHE

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1 SCHEDA DI AUTOAPPRENDIMENTO RAPIDO SUITE NOTARO ANAGRAFICHE COME GESTIRE LE ANAGRAFICHE LE ANAGRAFICHE ED EVA In Suite Notaro la funzione EVA permette di estrarre le variabili dall atto che verranno poi salvate nelle pratiche, tra cui le anagrafiche. In taluni casi il soggetto letto nell atto potrebbe essere già presenti nell archivio delle anagrafiche di Suite Notaro: questa condizione viene rilevata e segnalata dal programma con il seguente messaggio: Qui è compito dell operatore selezionare, in alto a destra, come procedere: Selezionando la prima voce si afferma che i dati letti nell atto si riferiscono al medesimo soggetto già presente in archivio; il soggetto è dunque lo stesso ma alcuni dati sono diversi (Eva li evidenzia in rosso). Tipicamente questo accade perché i dati sono mutati nel tempo (esempio cambio indirizzo, denominazione, ecc.). In questo modo la vecchia anagrafica (parte sotto) si storicizza, mentre si rende principale quella superiore. (1)

2 Selezionando questa voce, si desidera che nella pratica sia utilizzata la persona già presente in anagrafica di Suite Notaro (parte sotto), tralasciando i dati della parte superiore. (2) Tipicamente questo occorre se i dati dell atto presentano differenze non dovute a reali cambiamenti (es: dati incompleti). Selezionando questa voce si conferma che i due soggetti sono completamente estranei e differenti. Verrà quindi inserito in archivio dei soggetti una nuova anagrafica. NOTE 1) Le pratiche e gli adempimenti connessi che già utilizzavano la vecchia anagrafica, non subiranno modifiche; nelle funzioni di ricerca l anagrafica storicizzata viene sempre rilevata; nelle funzioni di selezione della persona (es. nuova pratica, emissione fattura ecc.) l anagrafica storicizzata non viene presentata, salvo non lo si richieda espressamente (baffetto ricerca su storicizzate ) 2) Se l operatore ritiene necessario aggiornare uno o più dati della scheda anagrafica già presente in archivio, si dovrà, in un momento successivo a questa scelta, accedere in modifica alla relativa scheda. INTERVENTI MANUALI NELL ARCHIVIO DELLE ANAGRAFICHE Per apportare modifiche ad una scheda anagrafica l operatore può agire attraverso l apposita sezione del menu iniziale Persone Parti e comparenti.

3 Sarà possibile effettuare una ricerca compilando il riquadro in alto, oppure attraverso la rubrica a destra. Già in questa schermata viene data un anteprima dei dati del soggetto selezionato (Denominazione ed indirizzo) con l indicazione se esso ha Anagrafiche multiple. Con doppio clic sul nominativo desiderato si aprirà la finestra qui sotto riportata dove l operatore può modificarne i dati.

4 Cliccando il tasto Anagrafica multipla presente nella finestra precedente, si visualizzano tutte le anagrafiche legate a quel soggetto. Ne esistono di 3 tipi: 1. PRINCIPALE: è l anagrafica che verrà proposta nelle funzioni di selezione della persona (es. nuova pratica, emissione fattura ecc.). 2. SECONDARIA: è una seconda scheda dello stesso soggetto, con dati differenti rispetto alla principale (es. sede di fatturazione differente rispetto alla residenza). 3. STORICIZZATA: è un anagrafica vecchia, e per questo storicizzata. Essa resta collegata alle pratiche ed adempimenti che originariamente la utilizzavano. OPERAZIONI POSSIBILI Nella schermata Altre anagrafiche l operatore ha la possibilità di effettuare varie operazioni; In alto a destra si hanno i seguenti tasti: aggiungi una scheda secondaria apre in modifica la scheda (secondaria o storicizzata) selezionata Elimina la scheda (secondaria o storicizzata) selezionata. Un specifico messaggio indicherà l impossibilità a procedere con l eliminazione se il soggetto è coinvolto in qualche pratica/sottoprodotti. Non è possibile eliminare l anagrafica principale.

5 In basso a destra è possibile modificare la natura dell anagrafica: Un anagrafica secondaria può essere storicizzata selezionando l apposito pallino. (Tipicamente, questa operazione permette di sanare situazioni di errore: se tramite EVA sono state aggiunte molte anagrafiche, risulterà principale la più recente mentre le precedenti risulteranno secondarie. Storicizzando le secondarie inutili, si eviteranno incomprensioni) All opposto, una anagrafica storicizzata può essere riattivata, rendendola secondaria, selezionando il pallino superiore. Una Anagrafica principale NON PUO diventare ne secondaria, ne storicizzata. Una Anagrafica Principale o Secondaria può essere resa disponibile per gli adempimenti (Sede legale) e/o per la parcellazione (Sede Fiscale). ATNORDEST SERVIZIO ASSISTENZA CLIENTI LUGLIO 2012