CAF 2017 FORMAT PIANO DI MIGLIORAMENTO. Introduzione

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1 CAF 2017 FORMAT PIANO DI MIGLIORAMENTO Introduzione Il seguente format del Piano di Miglioramento (PdM) è stato sviluppato specificamente per la piattaforma CAF 2017 e consente alle amministrazioni, che hanno fruito della piattaforma e realizzato un autovalutazione mediante il Modello CAF, di connettere gli esiti dell autovalutazione e del Rapporto di Autovalutazione CAF alla pianificazione del miglioramento e di pianificare adeguatamente gli interventi. Si compone di cinque sezioni, di cui solo una la seconda è da compilare on line nel box diario delle prime due schede attività M della piattaforma F@CILE CAF. Una volta terminata la sua compilazione on line, sarà possibile scaricarne la versione in formato word mediante un apposito link, ed inserirla all interno del Piano di Miglioramento di cui è parte integrante. Il Piano di Miglioramento composto da tutte le cinque sezioni non deve superare le pagine e non deve essere corredato da documentazione aggiuntiva. Va trasmesso in formato pdf all indirizzo di posta elettronica facile@centrorisorsecaf.it nei termini comunicati in piattaforma, per una prima verifica di completezza a cura della segreteria del CRCAF. Ad avvenuto riscontro positivo si potrà procedere alla sua approvazione e al successivo invio formale, unitamente alla delibera/ determina di approvazione e di avvio dell implementazione da parte del vertice dell amministrazione, come da istruzioni che verranno fornite dal CRCAF sempre attraverso la piattaforma F@CILE CAF. Prima di avviare la stesura del Piano di Miglioramento si consiglia di prendere visione del video dedicato alla presentazione del format del PdM, alle indicazioni per la definizione dei progetti del piano; agli errori ricorrenti nella stesura del Piano e dei Progetti di Miglioramento e presente alla scheda attività M1. Pagina 1

2 P I A N O D I M I G L I O R A M E N T O Amministrazione Automobile Club d Italia Nome dell organizzazione Automobile Club Roma Città Roma PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Responsabile del Piano Cognome e Nome dott. Riccardo Alemanno Ruolo nella organizzazione Direttore dell Automobile Club Roma (AC) Telefono 329/ r.alemanno@aci.it Referente del Comitato di miglioramento a cura dell AC Cognome e Nome dott. Ruolo nella organizzazione Direttore Attività Istituzionali Telefono 335/ p.riccobono@aciroma.it Comitato di miglioramento Dr.ssa Giuseppina Fusco Presidente dell AC Roma- Dott. Riccardo Alemanno Direttore dell AC Roma- Dott. - Direttore attività istituzionali dell AC Roma- Dr.ssa Claudia Meo Presidente Società controllata ACINSERVICE- Dr.ssa Antonina Pennacchio Funzionaria della Direzione Presidenza e Segreteria Generale con delega ai Servizi Delegati Durata complessiva dell intervento espressa in mesi : 12 mesi Periodo di realizzazione: da 7 /1/2018 al 31/12/2018 Pagina 2

3 SECONDA SEZIONE La seguente sezione (ed esclusivamente questa) è da compilare on line, a cura del Referente del Miglioramento, nel box diario delle prime due schede M della piattaforma F@CILE CAF. Seguire le istruzioni contenute in piattaforma STEP 7: ELABORARE UN PIANO DI MIGLIORAMENTO BASATO SUL RAPPORTO DI AUTOVALUTAZIONE 1. INDIVIDUAZIONE DEL GRUPPO DI MIGLIORAMENTO L AC Roma ha istituito con determina n 30 del 24/10/2017 un Gruppo di Miglioramento denominandolo Comitato Guida del Miglioramento con il compito di indirizzare la scelta sulle azioni di miglioramento ritenute di maggiore impatto rispetto alle performance chiave erogate dall'ente nel territorio di riferimento e di coordinare l'attuazione del miglioramento nel rispetto delle priorità definite dallo stesso Comitato. In particolare il Comitato risulta così costituito: dott.ssa Giuseppina Fusco Presidente dell Automobile Club di Roma; dott. Riccardo Alemanno Direttore dell Automobile Club di Roma ; dott. Direttore Attività Istituzionali dell Automobile Club di Roma; componente- dott.ssa Claudia Meo Presidente della Società controllata ACINSERVICE Srl che è la società attraverso cui l Ente eroga i servizi di competenza; dott.ssa Antonina Pennacchio appartenente alla Direzione che ha il coordinamento tecnico/organizzativo dell iniziativa F@cile CAF in ACI la Direzione Presidenza e Segreteria Generale con delega ai Servizi Delegati in quanto funzionario esperto in materia di metodo CAF e preposto dalla Direzione stessa al coordinamento tecnico/funzionale dell iniziativa. L AC Roma ha individuato come Responsabile del piano il dott. Riccardo Alemanno che in quanto Direttore dell AC è responsabile funzionale dell Ente e, come Referente del Piano il dott. in quanto risorsa che: ha la conoscenza dell organizzazione nel suo complesso. La scelta in particolare è stata effettuata per i seguenti motivi: ha preso l impegno nel percorso F@cile CAF, di Responsabile dell'autovalutazione dell AC Roma; assunto il ruolo di componente del Comitato Guida del Miglioramento. 2. RELAZIONE TRA RAV E PDM L AC Roma, sulla base dell autovalutazione, ha individuato come macro-aree, i seguenti temi: - necessità di individuare tutti i portatori di interesse dell AC e di rendere sistematici e continuativi i rapporti con gli stakeholder esterni al fine di rilevarne i bisogni presenti e futuri e favorire i processi partecipativi; - non adeguata attenzione dell AC Roma rispetto alla valutazione dell impatto sociale delle iniziative; - necessità di introdurre i principi del total quality management come prassi lavorativa quotidiana dell Ente e della propria società controllata; - necessità di rafforzare la capacità e le competenze delle risorse interne in materia di total quality management al fine di sviluppare l empowerment; - necessità di coinvolgere i partner nelle attività di rendicontazione sociale; - necessità di orientare la pianificazione strategica secondole esigenze sociali dei portatori di interesse. I progetti scelti nel piano sono collegati alla tabella Rilevanza- fattibilità nel modo di seguito indicato: Pagina 3

4 Bilancio sociale dell Automobile Club Roma: iniziativa 1 sottocriterio 1.4.;iniziativa 2 sottocriterio 2.1. Il rilancio di ACINSERVICE Srl in chiave CAF: iniziativa 6 sottocriterio 6.2. Inoltre si segnala che i due progetti sopra indicati - sono stati considerati dall AC Roma fattibili secondo la medesima tempistica indicata nella tabella Rilevanza-fattibilità in quanto considerata dall Ente come adeguata al conseguimento degli obiettivi previsti. 3. RELAZIONE TRA IL PDM E GLI OBIETTIVI E LE STRATEGIE DELL ORGANIZZAZIONE La realizzazione ed attuazione del piano di miglioramento costituisce attività strategica riportata nell ambito del documento di pianificazione dell Ente relativamente all anno 2018 Relazione sui piani e progetti di attività approvato dal Consiglio Direttivo con Deliebra n 57 del 30/10/2017 e successivamente inviato all ACI sulla base del sistema di valutazione e misurazione della performance. 4. MONITORAGGIO DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO Il gruppo di miglioramento intende riunirsi ogni mese per tutta la durata del progetto. Le riunioni saranno convocate dal Referente del piano via e saranno verbalizzate. STEP 8: COMUNICARE IL PIANO DI MIGLIORAMENTO 1. AZIONI DI COMUNICAZIONE, STRUMENTI E DESTINATARI Descrivere le azioni di comunicazione del piano e gli strumenti che verranno utilizzati in relazione ciascuna tipologia di destinatario. L AC intende comunicare il piano di miglioramento ai seguenti soggetti: Istituzioni locali e nazionali Associazioni di categoria Soci Cittadini risorse dell AC. Società controllata ACINSERVICE Delegati; Direzioni di ACI Italia AACC Strutture Territoriali ACI Nello specifico AC intende effettuare una comunicazione mirata a seconda della tipologia dei destinatari interessati. Pertanto l AC si adopererà per comunicare il piano: alle Istituzioni locali e nazionali; Associazioni di categoria; Soci; Cittadini attraverso i seguenti canali: sito web istituzionale dell AC Roma; newsletter e social network dell AC Roma; Rivista sociale Settestrade (sia cartacea che digitale), note informative sul miglioramento organizzativo; alla propria Società controllata ACINSERVICE; ai Delegati; alle Direzioni di ACI Italia; agli AACC; alle Strutture Territoriali ACI attraverso riunioni ad hoc e comunicazioni cartacee ed via posta elettronica. Infine l AC intende organizzare nel 2018 un evento dedicato alle modalià di declinazione del metodo CAF utilizzate dall Ente e ai risultati conseguiti e i benefici ottenuti, al quale saranno invitati tutti i soggetti sopra indicati. TEMPI DELLA COMUNICAZIONE Da gennaio 2018 a dicembre 2018 Pagina 4

5 TERZA SEZIONE OBIETTIVI DEL PIANO ED ARTICOLAZIONE DEGLI INTERVENTI DI MIGLIORAMENTO OBIETTIVI GENERALI DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO Indicare le finalità cui mira globalmente il Piano di Miglioramento -introdurre i principi di Total Quality Management. L uso del modello CAF favorisce l acquisizione di una cultura fondata sui principi dell eccellenza della performance, secondo standard validi nelle altre pubbliche amministrazioni degli Stati dell Unione Europea; - introdurre sistemi di misurazione e valutazione del servizio al pubblico secondo canoni di efficienza, efficacia ed economicità; - sviluppare, all interno dell organizzazione, una cultura volta a misurare e valutare l impatto sociale delle attività; - consolidare l immagine dell Automobile Club Roma come opinion leader per le tematiche rimesse al proprio ruolo istituzionale; - valorizzare l utilità sociale delle iniziative effettuate dall AC favorendone la diffusione nel territorio di riferimento. - ELENCO DEI PROGETTI DEL PIANO (riportati in ordine di priorità) I progetti sono stati valorizzati come entrambi prioritari dalla tabella priorità elaborata dal Comitato Ambito di intervento (inserire una sola risposta scelta tra le voci sotto indicate) Risorse umane Risorse materiali (nota 2) Processi (nota 3) Prodotti e/o servizi Rapporti con i clienti Altro (specificare) Durata (mesi) Bilancio sociale Processi 12 mesi Il rilancio di ACINSERVICE in chiave CAF Prodotti e/o servizi 12 mesi Nota 1: ad es. razionalizzazioni, valorizzazione eccellenze, miglioramento sistema di valutazione e premiante, miglioramento benessere organizzativo ecc.) Nota 2: ad es. miglioramento della gestione delle risorse materiali (ad es. finanziarie, tecnologiche infrastrutturali ecc. Nota 3: processi tecnici o organizzativi. QUICK WINS Indicare le eventuali azioni di rapida attuazione e ad effetto immediato poste in essere nel periodo tra l autovalutazione e la definizione del piano. La descrizione delle quick wins può esse fatta utilizzando l apposita tabella riportata di seguito. QUICK WINS (DESCRIZIONE) Analisi strutturata e sistematica dei reclami pervenuti dai cittadini/clienti e in generale dai portatori di interesse Organizzazione dei corsi di informazione/ formazione sulle tematiche del Total Quality Management nei confronti delle risorse dell AC e della Società controllata Responsabili Riccardo Alemanno Breve descrizione degli interventi posti in essere ed indicazione dei principali obiettivi e dei risultati attesi Raccolta e analisi dei reclami; definizione degli interventi correttivi sui processie /o servizi interessati Rilevazione delle esigenze informative/formative Progettazione degli strumenti Incontri formativi/informativi Rilevazione feedback Pagina 5

6 GANTT COMPLESSIVO DEL PDM Da compilare dopo aver acquisito le informazioni sui singoli progetti Progetto Bilancio sociale dell Automobile Club Roma Responsabil e Riccardo Alemanno Data prevista di conclusion e Dicembre 2018 Tempificazione attività (mesi) G F M A M G L A S O N D Il rilancio di ACINSERVICE in chiave CAF Claudia Meo Dicembre 2018 BUDGET COMPLESSIVO DEL PDM Da compilare dopo aver acquisito le informazioni sui singoli progetti Indicare il personale complessivamente impiegato nella realizzazione diretta dei singoli progetti, in mesi uomo previsti: 8 mesi Indicare le risorse complessive destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto: X Non sono previste risorse Ammontare complessivo:...di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali)... Pagina 6

7 QUARTA SEZIONE I PROGETTI DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO (da compilare per ciascun progetto seguendo l ordine di priorità) Titolo del progetto: Bilancio sociale dell Automobile Club Roma Responsabile del progetto: dott. Riccardo Alemanno Data prevista di attuazione definitiva: Dicembre 2018 Livello di priorità: 25 Riferimento a sottocriteri del CAF Componenti del Gruppo di progetto* Riccardo Alemanno- Direttore dell AC Roma - Direttore attività istituzionali AC Roma Antonina Pennacchio- Funzionario della Direzione Presidenza e Segreteria Generale con delega ai Servizi Delegati Emiliano Malagoli- Presidente ONLUS Diversamente Disabili Preside di una Scuolain partnership con l AC Roma Federica Cossu Fondazione Caracciolo- 1. Descrivere il problema che si vuole affrontare con il progetto, la soluzione che si intende adottare e le ragioni della scelta di tale soluzione (perché costituisce una soluzione vantaggiosa rispetto ad altre possibili) L Automobile Club Roma intende ridefinire la propria attività di rendicontazione sociale, consapevole dell importanza di introdurre strumenti come il bilancio sociale finalizzati ad avviare con i propri stakeholder una comunicazione di tipo bidirezionale favorendo, da un lato, la trasparenza dell agire amministrativo e sollecitando, dall altro, la partecipazione degli stessi alle attività dell AC nel campo del sociale. L AC intende ridefinire i rapporti con gli stakeholder attraverso incontri periodici per rilevarne le aspettative sui servizi a vocazione sociale erogati dall AC. In tal senso è necessario che il progetto sviluppi indicatori di misurazione delle performance chiari, misurabili e significativi, coerenti con le aspettative degli stakeholder sopra citati che confluiranno nel Bilancio sociale dell Ente. Tale documento sarà per l AC lo strumento mediante il quale l Ente stesso comunicherà ai soggetti esterni l impatto delle iniziative svolte nel campo del sociale. 2. Descrivere gli obiettivi specifici del progetto Integrare l attività di rendicontazione sociale in coerenza con la pianificazione strategica dell AC: migliorare la comunicazione con gli stakeholder esterni; incrementare il valore sociale delle performance dell AC Roma; aumentare la consapevolezza della collettività rispetto al ruolo sociale dell Ente; coinvolgere gli Stakeholder nei processi di innovazione sociale dell Ente; porre la trasparenza come prassi lavorativa ordinaria e generale affinchè gli interlocutori dell AC abbiano sempre contezza della coerenza tra quanto programmato e quanto, invece, operativamente realizzato dall AC nel campo del sociale. Pagina 7

8 3. Descrivere i risultati attesi del progetto, gli indicatori e i target Risultati attesi del progetto Indicatori Target Migliorare la rendicontazione sociale dell Ente Documento 1 (output) Coinvolgimento degli stakeholder nel percorso di rendicontazione sociale (output) Numero di associazioni coinvolte Almeno 2 Nota: indicare laddove possibile i risultati diretti (output) ed indiretti (outcome) Rafforzamento del ruolo di organizzazione impegnata nel sociale (outcome) Numero di soggetti soddisfatti rispetto al numero di quelli intervistati 40% 4. Descrivere il contenuto delle diverse attività di cui il progetto si compone, i responsabili individuati, la tempistica di realizzazione. Attività Mappatura degli stakeholder dell AC Progettazione degli indicatori di misurazione della performance Raccolta delle misurazioni secondo gli indicatori sopra citati Predisposizione del Bilancio sociale e recepimento del Bilancio sociale da parte dell AC Comunicazione del Bilancio Sociale all interno della Federazione e recepimento dei feedback Comunicazione del Bilancio Sociale agli stakeholder esterni e recepimento dei feedback Responsabile Riccardo Alemanno Antonina Pennacchio Riccardo Alemanno Antonina Pennacchio Riccardo Alemanno Data prevista di conclusi one Tempificazione attività (mesi) G F M A M G L A S O N D Valutazione e riesame del del Bilancio sociale Tutti i componenti del Gruppo di progetto Pagina 8

9 5. Indicare relativamente al personale direttamente coinvolto nella realizzazione del progetti, i mesi uomo previsti: 3 mesi uomo 6. Indicare le risorse specifiche destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto: X Non sono previste risorse Ammontare complessivo:...di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali) Indicare, in base ai format messi a a disposizione nel box strumenti scheda M3 della piattaforma, la frequenza con cui si intede condurre monitoraggio, in ragione delle specificità del progetto e della sua durata (ad es. al termine di attività significative). Previste almeno 6 riunioni di monitoraggio e comunque almeno una alla fine di ogni attività individuata. Pagina 9

10 QUARTA SEZIONE I PROGETTI DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO (da compilare per ciascun progetto seguendo l ordine di priorità) Titolo del progetto: Il rilancio di ACINSERVICE in chiave CAF Responsabile del progetto: dr.ssa Claudia Meo Data prevista di attuazione definitiva: Dicembre 2018 Livello di priorità: 25 Componenti del Gruppo di progetto* Riferimento a sottocriteri del CAF Riccardo Alemanno Antonina Pennacchio Federica Dedoni Fabrizio Marra L Automobile Club Roma intende ridefinire le strategie della Società ACINSERVICE secondo le logiche del Total Quality Management. In tal senso l approccio che si vuole mettere in campo è volto all introduzione di strumenti di controllo gestionale e organizzativi nella consapevolezza che il rilancio della Società ACINSERVICE costituisca un elemento di rilievo per il miglioramento qualitativo dei servizi dell Ente in chiave CAF. Descrivere gli obiettivi specifici del progetto - rilanciare la Società al fine di garantirne la capacità di operare in maniera concorrenziale sul mercato attraverso l applicazione del modello CAF; - valorizzare le risorse aziendali in termini di ridefinizione delle mansioni assegnate; - migliorare l efficacia dei servizi offerti in termini di ridisegno dei processi chiave della Società; - migliorare l efficienza della performance societaria per conseguire l economicità aziendale. Descrivere i risultati attesi del progetto, gli indicatori e i target Risultati attesi del progetto Indicatori Target Ampliamento dei servizi erogati dalla Società Numero di servizi nuovi erogati rispetto al 2017 almeno 1 Conseguimento di processi aziendali più efficaci Numero degli output Incremento di almeno del 5% degli prodotti rispetto output prodotti rispetto al 2017 al 2017 Descrivere il contenuto delle diverse attività di cui il progetto si compone, i responsabili individuati, la tempistica di realizzazione. Attività Mappatura delle attività/ servizi societari Ridefinizione dei processi e/o servizi societari Rilascio in gestione dei processi e/o servizi Monitoraggio dei processi e/o servizi Riesame dei processi e/o servizi Responsabile Data prevista di conclusione Claudia Meo Marzo 2018 Claudia Meo /Antonina Pennacchio Claudia Meo / Riccardo Alemanno Paolo Riccobono Riccardo Alemanno Agosto 2018 Ottobre 2018 Novembre 2018 Dicembre 2018 Tempificazione attività (mesi) G F M A M G L A S O N D Pagina 10

11 8. Indicare relativamente al personale direttamente coinvolto nella realizzazione del progetti, i mesi uomo previsti: 5 mesi uomo 9. Indicare le risorse specifiche destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto: X Non sono previste risorse Ammontare complessivo:...di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali) Indicare, in base ai format messi a a disposizione nel box strumenti scheda M3 della piattaforma, la frequenza con cui si intede condurre monitoraggio, in ragione delle specificità del progetto e della sua durata (ad es. al termine di attività significative). Previste almeno 6 riunioni di monitoraggio e comunque almeno una alla fine di ogni attività individuata Pagina 11

12 QUINTA SEZIONE DELEBERA/ DETERMINA DI APPROVAZIONE E DI IMPLEMENTAZIONE DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO DEL VERTICE DELL AMMINISTRAZIONE Da inserire post verifica completezza del Piano di Miglioramento da parte del CRCAF, vedi istruzioni riportate in introduzione al format e in piattaforma F@CILE CAF Pagina 12