Manuale di Gestione del protocollo informatico e del del sistema documentario

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1 Manuale di Gestione del protocollo informatico e del del sistema documentario Approvato con determinazione del Segretario Generale n. 457 del 22 agosto 2012 Versione 2.0 del 22 Agosto 2012

2 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEL DEL SISTEMA DOCUMENTARIO Introduzione... 7 Ringraziamenti... 8 Versioni del Manuale di gestione... 9 Sezione I Introduzione e azioni preliminari I.1 Ambito di applicazione e definizioni...10 I.1.1 Ambito di applicazione I.1.2 Definizioni e abbreviazioni I.1.3 Norme di riferimento I.2 Strutturazione interna I.2.1 Atti di organizzazione preliminari I.2.2 Area Organizzativa Omogenea (AOO) I.2.3 Unità Responsabili della trattazione delle pratiche (UR) I.2.4 Servizio per la gestione documentale I.2.5 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti I.2.6 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni Sezione II Le tipologie documentarie II.1 Il documento: definizioni II.1.1 Il documento amministrativo II.1.2 Il documento informatico...13 II.1.3 Registro II.2 Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio II.3 Le tipologie di documenti II.3.1 Documenti in arrivo (o entrata) II.3.2 Documenti in partenza (o uscita) II.3.3 Documenti interni II.4 Le tipologie del supporto utilizzato II.5 Tipologie di trasmissione dei documenti II.5.1 Fax II Posta elettronica ordinaria Posta elettronica certificata...16 II.5.3 Pratiche telematiche / Sportello virtuale II.5.4 Interoperabilità Sezione III Organizzazione e gestione dei flussi documentali Premessa III.1 Gestione dei documenti in arrivo...18 III.1.1 Acquisizione della documentazione III.1.2 Analisi della documentazione e rilascio di ricevute III.1.3 Individuazione dei documenti da protocollare III.1.4 Registrazione e segnatura III.1.5 Classificazione III.1.6. Scansione III.1.7 Assegnazione e inoltro III.1.8 Fascicolazione III.2 Gestione dei documenti in partenza III.2.1 Formazione del documento III.2.2 Redazione del documento e predisposizione spedizione Redazione documento Predisposizione spedizione( Orari di raccolta e spedizione) III.2.3 Analisi della documentazione da protocollare III.2.4 Classificazione III.2.5 Registrazione e segnatura III.2.6 Scansione III.2.7 Fascicolazione III.2.8 Spedizione

3 III.3 Gestione dei documenti interni Sezione IV Rilevanza giuridico probatoria: la registrazione dei documenti IV.1 La protocollazione dei documenti Gli elementi della registrazione di protocollo Protocollazione in entrata: Protocollazione in uscita: Sistema decentralizzato IV.2 Protocollazione dei documenti informatici IV.3 Annullamento di una registrazione di protocollo IV.4 Modifica dei dati di protocollazione...28 IV.5 Segnatura di protocollo IV.5.1 Segnatura dei documenti in formato cartaceo IV.5.2 Segnatura dei documenti in formato elettronico IV.6 Protocollo del secondo invio IV.7 Protocollo differito IV.8 Registrazioni riservate di protocollo...30 IV.9 Registro di protocollo IV.10 Registro di emergenza IV.11 Registrazioni particolari di documenti Sezione V Organizzazione e gestione dell archivio corrente V.1 Archivio Corrente V.2 Classificazione / Fascicolazione...32 V.3 Unità archivistiche V.3.1 Fascicolo V.3.2 Serie archivistica V.3.3 Registro V.4 Il repertorio dei fascicoli V.5 Il sistema di classificazione: procedure di mantenimento e aggiornamento V.5.1 Titolario di classificazione V.5.2 Aggiornamento del titolario Sezione VI Organizzazione e gestione dell archivio di deposito VI.1 L archivio di deposito VI.2 Versamento dei fascicoli VI.3 Gestione dell archivio di deposito...35 VI.3.1 Movimentazione dei fascicoli VI.3.2 Consultazione dell archivio di deposito VI.3.3 Conservazione Documenti e fascicoli cartacei Documenti e fascicoli informatici VI.4 Selezione e scarto VI.4.1 Procedure di scarto VI.4.3 Il Massimario di selezione e scarto Sezione VII Organizzazione e gestione della sezione separata d archivio VII.1 L archivio storico VII.2 Versamento della documentazione VII.3 Disponibilità e consultazione dell archivio storico VII.3.1 Procedure per la consultazione VII.4 Acquisizione di archivi VII.5 Vigilanza sugli archivi dell Ente Sezione VIII Accesso ai documenti amministrativi, consultazione dell archivio generale e protezione dei dati VIII.1 Principi generali VIII.2 Consultabilità: aspetto giuridico VIII.2.1 Archivio corrente e di deposito VIII.2.2 Archivio storico VIII.2.3 Albo pretorio informatico...41 VIII.3 Accessibilità: aspetti organizzativi e tecnici VIII.3.1 Accessibilità da parte di utenti appartenenti all Amministrazione

4 VIII.3.2 Accesso esterno da parte di privati VIII.3.3 Accesso da parte di altre Amministrazioni VIII.4 Sospensione temporanea dell accesso Sezione IX Il sistema di protocollo informatico IX.1 Modalità operative di accesso al sistema IX.2 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico IX.3 Disponibilità delle informazioni del sistema di protocollo informatico (migrazioni e riversamenti) IX.4 Integrità delle informazioni del sistema di protocollo informatico IX.5 Misure di sicurezza e di conservazione del sistema di protocollo informatico Sezione X Conservazione dei documenti informatici X.1 Modalità per la conservazione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti Sezione XI Disposizioni finali XI.1 Modalità di adozione iniziale e degli aggiornamenti al manuale XI.2 Modalità di comunicazione del manuale XI.3 Modalità di aggiornamento del manuale XI.4 Entrata in vigore XI.5 Ulteriori riferimenti XI.6 Progetti e prospettive ALLEGATI Allegato 1 Glossario Allegato 2 Riferimenti normativi Allegato 3 Organigramma della Camera di commercio Allegato 4 Atto di nomina del RSP Allegato 5 Funzioni dell ufficio Archivio e Protocollo per la gestione documentale Allegato 6 Descrizione dei profili utente ed elenco delle abilitazioni Il Protocollo informatico Prodigi Profili utente, abilitazioni di accesso e riservatezza dei dati Il Gestore documentale LegalCycle Profili utente, abilitazioni di accesso e riservatezza dei dati Allegato 7 Servizi di certificazione utilizzati Fornitore, tipo di Servizio, scadenza del contratto Allegato 8 Tipologie di supporti ricevibili Allegato 9 Modalità di acquisizione e analisi della documentazione Corrispondenza Recapito a sportello/ufficio Fax Posta elettronica Posta elettronica ordinaria Posta elettronica certificata Sportello telematico Allegato 10 Procedura per la gestione dei flussi della posta in arrivo Timbro di arrivo Suddivisione Registrazione di protocollo, segnatura e smistamento Allegato 11 Procedura per la gestione dei flussi della posta in partenza Documenti con destinatari plurimi Allegato 12 Casi particolari Documenti di altri Enti Lettere anonime Allegato 13 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Allegato 14 Elenco soggetti aventi sede legale in Camera di commercio Allegato 15 Procedura operativa in caso di gestione di materiale potenzialmente contaminato da spore di antrace Procedure di allerta Procedure per la gestione dei materiali da parte del personale designato per l intervento

5 Procedure per la gestione di contenitori aperti e dei materiali sparsi Allegato 16 Esempio carta intestata Allegato 17 Manuale interoperabilità Allegato 18 Tabella dei procedimenti Allegato 19 Scansione dei documenti: procedure operative Allegato 20 Manuale utente sistemi di protocollo informatico e di gestione documentale Allegato 21 Modalità di inserimento anagrafiche corrispondenti ed oggetti Allegato 22 Tabella degli allegati frequenti Allegato 23 Motivazioni di applicazione del provvedimento di annullamento protocollo Allegato 24 Modulo provvedimento per protocollo differito Allegato 25 Registro di emergenza: modalità operative Modalità di Utilizzo del registro di emergenza Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza Conservazione Allegato 26 Modello registro di emergenza Allegato 27 Modulo per provvedimento di apertura/chiusura del Registro emergenza Allegato 28 Documenti soggetti a sola registrazione particolare Serie delle Delibere Verbali di Seduta Determinazioni Provvedimenti di dirigenziali per l utilizzo del budget Trasferte del personale Denunce al Registro Imprese Albo Imprese Artigiane, Albi, Ruoli, Elenchi e Licenze Protesti Cambiari Domande di Brevetti e Marchi Mud (modelli di dichiarazione ambientale)/sistri Documenti contabili Ordini di servizio Contratti Verbali di Sanzione Allegato 29 Elenco Banche dati relative a registrazioni particolari e delle principali tipologie di documenti informatici Banche dati relative a registrazioni particolari Documenti informatici connessi a procedimenti telematici o gestiti informaticamente Allegato 30 Registro giornaliero di protocollo Allegato 31 Titolario di classificazione Allegato 32 Modello di camicia del fascicolo ANALOGICO Allegato 33 Modello di repertorio dei fascicoli Allegato 34 Estratto circolare n. 3332/C del 31 marzo Allegato 35 Criteri per la formazione dei fascicoli e per la classificazione La formazione dei fascicoli Fascicoli di procedimenti Fascicoli del personale Altri tipi di fascicoli Apertura fascicolo Formazione dei fascicoli Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito La classificazione Allegato 36 Procedure operative per la tenuta dell archivio generale dell Ente Procedure operative per il versamento dei fascicoli Movimentazione dei fascicoli Consultazione Procedura di scarto Allegato 37 Esempio di modulo per il versamento dall archivio corrente all archivio di deposito Allegato 38 Esempio di modello registro dei versamenti Allegato39 Modulo per consultazione/prelievo interni Allegato 40 Modello registro consultazione/prelievo interni

6 Allegato 41 Modulo per consultazione esterna Archivio di deposito e storico Allegato 42 Registro giornaliero delle presenze in archivio storico Allegato 43 Massimario di selezione Allegato 44 Norme sulla consultazione per motivi storici e di studio Allegato 45 Regolamento sul diritto di accesso ai documenti amministrativi Allegato 46 Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici Allegato 47 Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi statistici e di ricerca scientifica Allegato 48 Estratto dal Promemoria sugli Obblighi di legge dell Ente Pubblico riguardo al proprio archivio Allegato 49 Sicurezza suggerimenti comportamentali Allegato 50 Sicurezza dei sistemi informatici per la gestione documentale Piano per la sicurezza relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici Analisi dei rischi Politiche di sicurezza Identificazione e Autenticazione (IA) Controllo degli Accessi (CA) Tracciabilità (TR) Affidabilità del Servizio (AS) Interventi operativi Per i documenti informatici formati dalle applicazioni di InfoCamere e di altri fornitori Per i documenti informatici formati dalle applicazioni proprie dell Ente Allegato 51 Sistema di protocollo informatico Architettura dell applicazione PRODIGI Camerale Accesso al sistema e Integrità delle informazioni del sistema di protocollo informatico Diritti di accesso e profili utente Integrità delle informazioni del sistema di protocollo informatico Disponibilità delle informazioni del sistema di protocollo informatico (migrazioni e riversamenti) Modalità operative di accesso al sistema Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Mirroring Backup Procedure di salvataggio e recovery Misure di sicurezza e di conservazione del sistema di protocollo informatico Misure di sicurezza e di conservazione di carattere generale Allegato 52 Passaggi per l istituzione di nuovi sportelli virtuali (pratiche telematiche) Allegato 53 Procedure generali sui documenti informatici Registrazione Ricezione Spedizione documenti Formato e conservazione dei documenti informatici Allegato 54 Formati idonei alla conservazione dei documenti informatici Allegato 55 Protocollazione dei documenti informatici interni Allegato 56 Procedura per la memorizzazione dei documenti e banche dati sui sistemi informatici centrali Documenti informatici formati dalle applicazioni di InfoCamere e di altri fornitori Documenti informatici formati dalle applicazioni proprie dell Ente Allegato 57 Documento programmatico per la sicurezza dei dati personali Bibliografia essenziale

7 Introduzione La Camera di Commercio, in quanto ente di diritto pubblico svolgente funzioni d interesse generale per le imprese e i cittadini, deve dotarsi, nel quadro di una più generale digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, di un protocollo informatico, secondo quanto stabilito a partire dalla riforma Bassanini e, in particolare, dal Testo Unico delle norme sulla documentazione amministrativa e dal Codice dell Amministrazione Digitale. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell amministrazione. Il DPR del 20 dicembre 2000, n. 445 prevede per tutte le amministrazioni l adozione del Manuale di gestione. Quest ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale, a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l amministrazione. Si tratta dunque di uno strumento operativo che, per l elevato grado di analisi che ogni amministrazione è tenuta ad effettuare, rappresenta, da un lato, il riconoscimento strategico del sistema di protocollo informatico come sistema documentale integrato, dall altro, un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del servizio medesimo. Il DPCM 31 ottobre 2000 prevede infatti che nel manuale siano affrontati aspetti cruciali quali: la gestione e la tenuta dei documenti sui vari supporti (analogici e digitali); la trasmissione di documenti informatici; l utilizzo del titolario di classificazione e del massimario di selezione e scarto dei documenti; la descrizione del sistema di gestione e tenuta dell archivio; la descrizione del work flow management, cioè del flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate. La Camera di Commercio di Grosseto ha adottato il protocollo informatico alla fine del 2002; nel dicembre 2003 si è conclusa con la sua approvazione la redazione del Manuale di gestione del protocollo informatico (Vers ). A seguito di variazioni intervenute nella gestione documentale, nel 2005, il Manuale ha subito un aggiornamento nelle parti relative (Vers ). Nel periodo intercorso dall ultima revisione (2005) il processo di progressiva digitalizzazione, tuttora in corso, ha notevolmente e profondamente trasformato le modalità di produzione e gestione documentale della Camera. I mutamenti intervenuti in questo ambito sono stati così profondi, numerosi e di rilevanza tale che si è reso necessario procedere ad un rifacimento vero e proprio più che ad una revisione. La redazione di questo Manuale di gestione è stata dettata dalla necessità di adattare tale strumento alla mutata realtà della Camera per quanto riguarda la gestione documentale. Al di là degli obblighi imposti dalle normative vigenti, una delle priorità che ci si è proposti con il rifacimento del Manuale è quella di introdurre procedure standard orientate effettivamente alla valorizzazione della gestione documentale. Così, in un unico atto sono state accorpate le regole principali sulla gestione dei documenti di qualunque natura (cartacei ed informatici), comprensive degli aspetti amministrativi e procedimentali e di quelli legati alla conservazione e sicurezza dei dati. Il nuovo Manuale si presenta diviso in due parti distinte. La prima contenente le regole generali in materia di documentazione e la seconda, costituita dagli allegati, suscettibile di una revisione più frequente in rapporto alle esigenze che potranno emergere nella fase applicativa Per garantire la necessaria leggibilità nel tempo, sono state inserite una tabella di stato della revisione (utile anche quale strumento per organizzare la condivisione con gli uffici e per il coordinamento della fase di revisione) e le tabelle degli aggiornamenti all inizio di ciascuna sezione, corredate dei riferimenti ai relativi allegati. Il Manuale descrive il metodo con cui gestire la documentazione, nell ambito degli affari e dei procedimenti amministrativi, che dirigenti e funzionari sono chiamati a trattare e dei quali hanno la 7

8 responsabilità; esso fornisce istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. In sintesi, esso descrive le fasi operative del sistema di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e individua per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in tutti i suoi passaggi: dalla protocollazione alla conservazione permanente. Ringraziamenti Un sincero ringraziamento va a tutti coloro che, prima di noi, si sono adoperati nello stesso lavoro di redazione del Manuale di gestione e che, nella stesura del nostro, sono stati tenuti presenti: in primo luogo il Manuale di gestione della Camera di commercio di Piacenza che ci è servito come traccia, il manuale di gestione delle Università, il modello proposto dal S. Pigliapoco, i Modelli di Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell'archivio delle PP.AA. aderenti al servizio di protocollo in modalità asp, realizzati dal CNIPA, nonché tutto ciò che è maturato nell esperienza personale dei partecipanti, del Responsabile del Protocollo di questa Camera nonchè attraverso i contatti con i colleghi di altre Camere di Commercio italiane. 8

9 Versioni del Manuale di gestione Versione n : 1.0 Data Versione: 18 dicembre 2003 Descrizione : Prima emissione Versione n : Data Versione: 3 gennaio 2005 Descrizione: Modifica della modalità di ricezione e di invio della corrispondenza. Versione n : 2.0 Data Versione: 22 agosto 2012 Descrizione: Revisione di tutto il Manuale e integrazione del Manuale della conservazione sostitutiva 9

10 Sezione I Introduzione e azioni preliminari Sezione I, versione n : 2.0 Data Versione: 22 agosto 2012 Allegati : 1-Glossario 2-Riferimenti normativi 3-Organigramma della Camera di Commercio 4-Atto di nomina del RSP 5-Funzioni dell ufficio Archivio e Protocollo gestione documentale 6-Descrizione dei profili utente ed elenco delle abilitazioni 28- Documenti soggetti a registrazione particolare I.1 Ambito di applicazione e definizioni I.1.1 Ambito di applicazione Il presente manuale di gestione del sistema documentario, adottato ai sensi del DL 82/2005 e del Capo IV del DPR 445/2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico, è stato approvato con Determinazione del Segretario Generale n. 457 del 22 agosto Esso descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento dell ufficio Archivio e Protocollo per la gestione informatica dei documenti, in modo da promuovere la cooperazione e l interoperabilità dei sistemi documentari interni ed esterni alla Camera di Commercio di Grosseto. In particolare disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali. I.1.2 Definizioni e abbreviazioni Ai fini del presente manuale s intende: per Camera di Commercio, la Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Grosseto; per Manuale, il presente manuale, ovvero il documento che descrive il sistema di gestione e conservazione di documenti della Camera di Commercio di Grosseto ai sensi del Capo IV DPCM 31/10/2000 e del DL 82/2005; per Ufficio Archivio e Protocollo gestione documentale, l unità individuata per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Di seguito sono elencati alcuni degli acronimi utilizzati: CNIPA = Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione; DigitPA = Ente Nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione; AOO = Area Organizzativa Omogenea; DPS = Documento Programmatico della Sicurezza; PEC = Posta Elettronica Certificata; RPA = Responsabile del Procedimento Amministrativo; RSP = Responsabile dell Ufficio Archivio e Protocollo per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, più brevemente detto Ufficio Archivio e Protocollo; UO = Unità Operativa; UOP = Unità Organizzativa di Protocollazione; UR = Unità Responsabile della trattazione della pratica. Per ulteriori definizioni vedi il glossario nell allegato n

11 I.1.3 Norme di riferimento Manuale di gestione del protocollo informatico Versione 2.0 del 22 agosto 2012 Per le norme di riferimento si rimanda all allegato n. 2. I.2 Strutturazione interna I.2.1 Atti di organizzazione preliminari L'entrata in vigore del protocollo unico è stata preceduta dall'adozione di specifici atti di organizzazione: Individuazione quale Area Organizzativa Omogenea (AOO), all interno della quale adottare il protocollo unico, dell intera Amministrazione; individuazione delle Unità Responsabili (UR) della trattazione delle pratiche e che afferiscono al protocollo unico; individuazione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi nell Ufficio Archivio e Protocollo nomina del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi ; introduzione del protocollo unico e eliminazione dei protocolli interni. I.2.2 Area Organizzativa Omogenea (AOO) Per la gestione dei propri documenti, la Camera di Commercio di Grosseto viene considerata come un unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), in quanto insieme di funzioni e strutture che usufruiscono, in modo unitario e coordinato, di servizi comuni e condivisi per la gestione dei flussi documentali. A tale area viene assegnato il codice identificativo di Camera di Commercio di Grosseto. I.2.3 Unità Responsabili della trattazione delle pratiche (UR) All interno della Camera di Commercio di Grosseto, le competenze per la trattazione di affari o procedimenti amministrativi sono ripartite tra i Dirigenti, le Unità e/o eventuali altre strutture in cui si articola l Ente cui le competenze sono affidate in modo specifico e individuato dall Amministrazione. Le articolazioni in cui si struttura la AOO - Camera di Commercio di Grosseto sono descritte gerarchicamente nell'allegato n. 3. I.2.4 Servizio per la gestione documentale Nell ambito della Camera di Commercio di Grosseto, è istituito, ai sensi della normativa vigente, uno specifico centro di competenza, quale l Ufficio Archivio e Protocollo per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, più brevemente detto Ufficio Archivio e Protocollo. La direzione dell ufficio Archivio e Protocollo è affidata ad un responsabile dell ufficio (detto anche RSP) in possesso di idonei requisiti professionali, Determinazione Segretario Generale 19/12/2003 (Cfr. allegato n. 4). All ufficio Archivio e Protocollo competono i compiti assegnati dal Testo unico, all art.61, comma 3, Capo IV non abrogati con il DL 82/2005. Il Ufficio Archivio e Protocollo di cui al comma precedente svolge le funzioni contenute nell allegato 5. 11

12 I.2.5 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti La Camera di commercio di Grosseto si avvale di un sistema di gestione documentale modulare costituito da diversi applicativi interconnessi fra loro. I moduli principali di tale sistema sono rappresentati dai seguenti applicativi: Protocollo (Prodigi) Sistema di gestione documentale (LegalCycle) Work Flow camerale (E GO) Ogni modulo è organizzato con modello decentrato che si avvale della partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utenti, ognuno dei quali è abilitato a svolgere le funzioni di propria competenza per la trattazione delle diverse tipologie di documenti sulla base degli atti di volta in volta adottati e funzionali ad una più efficace gestione dei flussi documentali nel rispetto del presente manuale (vedi allegato n. 6 Descrizione dei profili utente ed elenco abilitazioni). Anche il protocollo informatico, quindi, si struttura come decentrato sia per i documenti in entrata che in uscita. L Ufficio Archivio e Protocollo, individuato come sopra, è ubicato presso la sede centrale di Grosseto, Via Cairoli, 10. L ufficio URM è ubicato in Grosseto, Via Adda, 129. Il RSP in coordinamento con il Vice Segretario Generale, in armonia con l organigramma dell ente camerale, individua i dipendenti abilitati all utilizzo delle varie funzioni del programma informatico che gestisce il protocollo unico dell ente. L Ufficio Archivio e Protocollo supporta le Unità responsabili in materia di gestione documentale. Le UR devono garantire la congruità della corretta sequenza della catena documentale e la conformità delle operazioni svolte a quanto indicato nel presente manuale, la qualità dei dati inseriti e la correttezza della fascicolazione. È compito di ciascuna UR comunicare al Ufficio Archivio e Protocollo l introduzione di nuove applicazioni informatiche per lo svolgimento dei procedimenti/processi di propria competenza che coinvolgono in qualche modo fasi della gestione documentale. I.2.6 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni In coerenza con quanto disciplinato dalle norme vigenti, tutti i documenti in uscita ed in entrata devono essere acquisiti tramite il registro - unico e generale - di protocollo informatico. Sono eliminati pertanto tutti gli altri sistemi di protocollazione dei documenti, alternativi al protocollo generale. Rimangono in vigore i protocolli soggetti a normativa specifica (es. Registro Imprese, Protesti). Si rimanda al capitolo IV.11 per quanto attiene la materia delle registrazioni particolari. Al fine di evitare la nascita di nuovi protocolli di settore e di mantenere aggiornato il presente manuale e relativi allegati, l istituzione di ogni nuova modalità di registrazione particolare verrà stabilita dalla Direzione di concerto con il RSP e con il responsabile del relativo procedimento amministrativo. 12

13 Sezione II Le tipologie documentarie Sezione II, versione n : 2.0 Data Versione: 22 agosto 2012 Allegati : 7 Servizi di certificazione utilizzati 8 Tipologie di supporti ricevibili 9 Modalità di acquisizione e analisi della documentazione 10 Procedura per la gestione dei flussi della posta in arrivo II.1 Il documento: definizioni Il Codice dell Amministrazione Digitale (DL 235/2010) definisce all art. 20 Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice. II.1.1 Il documento amministrativo Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle Pubbliche Amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. E un documento amministrativo quello formato e acquisito dal funzionario pubblico nello svolgimento della propria attività e nell esercizio delle proprie funzioni. E' considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. Il documento amministrativo è per definizione un atto pubblico ai sensi dell art del C.C. in quanto redatto da pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede. II.1.2 Il documento informatico Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica, di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Ha l efficacia probatoria prevista dall art del Codice civile, riguardo ai fatti ed alle cose rappresentate. Può essere firmato con firma elettronica, con valore di sottoscrizione autografa se avente i requisiti di firma digitale ai sensi della vigente normativa. Nei documenti informatici della pubblica amministrazione, la firma autografa o la firma, comunque prevista, è sostituibile dalla firma digitale. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti. L Amministrazione si avvale dei servizi di certificazione i cui estremi sono contenuti nell allegato 7. 13

14 II.1.3 Registro Per registro si intende un documento amministrativo costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti, in un unica unità documentaria di una pluralità di atti giuridici. In ambiente digitale i registri possono assumere la forma di database: sono propriamente detti Sistemi informatici e sono documenti informatici costituiti dall insieme di una procedura informatica e di una base di dati gestite tramite dispositivi di elaborazione elettronica digitale (es. protocollo informatico). II.2 Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio A norma dell art. 54 comma 2 lett. c del Codice dei beni culturali e del paesaggio (Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42) gli archivi ed i singoli documenti (analogici ed informatici, ricevuti, spediti o interni) della Camera di commercio sono inalienabili (artt. 828 e 830 del Codice civile). In quanto beni culturali fin dall origine (art. 10, comma 2, lett. b del Codice beni culturali), i singoli documenti e l archivio nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie, di cui si riportano le principali: ne è obbligatoria la conservazione; è obbligatorio consentirne la fruizione pubblica (art. 1 comma 4 e art. 30 comma 1 e 4); è necessario chiedere l autorizzazione della Soprintendenza archivistica per lo scarto di documentazione (art. 21 comma 1 lett. d); è necessario chiedere l autorizzazione della Soprintendenza archivistica per lo spostamento di fondi dell archivio di deposito e dell archivio storico (art. 21 comma 2). La Soprintendenza archivistica ha poteri di vigilanza e tutela sull archivio della Camera di Commercio in quanto ente pubblico non statale (art. 18 e 19). II.3 Le tipologie di documenti In relazione al modo con cui entrano a far parte del sistema documentario della Camera di commercio, i documenti possono distinguersi in: documenti in arrivo (o in entrata), documenti in partenza (o in uscita), documenti interni. II.3.1 Documenti in arrivo (o entrata) Sono tutti i documenti acquisiti dall ente nell esercizio della propria attività. Possono essere o documenti analogici (su carta o altri supporti) o informatici pervenuti via posta elettronica o file pervenuti con altre modalità di trasmissione telematica. II.3.2 Documenti in partenza (o uscita) Sono i documenti prodotti dalla Camera di commercio nell esercizio delle proprie funzioni e diretti a destinatari esterni all ente. Possono essere documenti analogici oppure informatici inviati mediante posta elettronica o attraverso altre modalità di trasmissione telematica (v. per esempio la ricevuta dell avvenuta presentazione della domanda d iscrizione al Registro Imprese trasmessa via web utilizzando il software Telemaco). 14

15 Ai sensi della normativa vigente sugli archivi e sull accesso alla documentazione amministrativa, non è consentita la spedizione all esterno della Camera di Commercio di documenti originali cartacei precedentemente pervenuti e protocollati in arrivo, mentre è ammesso l invio della loro copia. Per gli aspetti operativi e per maggiori specificazioni si rinvia al III.2.2. II.3.3 Documenti interni Sono i documenti scambiati tra gli Organi, tra gli Organi e le articolazioni dell Ente o all interno di esse e prodotti nell'ambito dei compiti d'ufficio. I documenti interni si distinguono in: documenti di preminente carattere informativo; documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. I documenti interni di preminente carattere informativo sono memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di contenuto meramente informativo scambiate tra uffici e, di norma, la loro circolazione avviene tramite semplice consegna all ufficio destinatario. Documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono, ad esempio, la trasmissione all ufficio Sanzioni dei verbali di accertamento di infrazione amministrativa, levati dall UR Registro imprese e dagli altri uffici camerali, la cui esecuzione non ha avuto luogo nei termini prescritti; Essi sono, di norma, protocollati, a richiesta dei Responsabili e sono redatti in duplice copia : Sono da considerarsi invece documenti in arrivo tutte quelle richieste/comunicazioni/etc., scritte e trasmesse a titolo personale/privato da dipendenti, compresi i Dirigenti, in quanto interessano la sfera giuridica individuale e vedono l'opposizione tra due entità giuridiche distinte: l Amministrazione e la singola persona. Analogamente, gli atti e la corrispondenza scambiata fra l Ente e le commissioni create ad hoc (ad esempio per concorsi di assunzione) non avendo le suddette rapporti organici con l Ente, devono essere considerati come flussi esterni allo stesso e pertanto devono essere acquisiti al protocollo generale come documenti in partenza e in arrivo. II.4 Le tipologie del supporto utilizzato La Camera di Commercio di Grosseto attualmente tratta sia documenti cartacei sia documenti informatici trasmessi con diverse modalità su diverse tipologie di supporto. (vedi allegato 8) II.5 Tipologie di trasmissione dei documenti II.5.1 Fax L uso del telefax soddisfa ai sensi della normativa vigente il requisito della forma scritta e, pertanto, non è necessario che sia seguito dalla trasmissione del documento originale. Qualora i documenti in uscita da spedire tramite telefax debbano essere protocollati, questa operazione deve precedere l invio, al pari di tutti i documenti trasmessi. Nel caso in cui un documento precedentemente pervenuto attraverso telefax giunga successivamente con il servizio postale ordinario, occorre accertare la conformità tra i due esemplari ed apporre sul 15

16 secondo la dizione anticipato via fax annotando gli estremi di registrazione del fax. Allorché vi fosse invece una differenza, per quanto minima, si tratterebbe di documenti diversi da registrare con specifici numeri di protocollo. Nel caso di documenti in arrivo via telefax il timbro di protocollo (segnatura) va posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione. II.5.2 Posta elettronica ordinaria La ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria, non conformi agli standard previsti dalla vigente normativa di per sé potrebbe non determinare automaticamente l obbligo per la PA di attivare azioni e procedimenti formali connessi alla comunicazione stessa. Il sistema di posta elettronica ordinario non dà infatti alcuna garanzia su: data di trasmissione e ricezione; effettiva ricezione del documento; integrità del contenuto oggetto della trasmissione, che può infatti essere falsificato; riservatezza dello stesso; sicurezza dai virus informatici; completa e sicura individuazione del corrispondente. La posta elettronica convenzionale è normalmente utilizzata per l invio di comunicazioni e informazioni quali ad esempio: convocazioni di riunioni interne all Ente; comunicati Pianificazione, Controllo, Organizzazione e Personale ai dipendenti; comunicazione al Personale; circolari e ordini di servizio; copie immagine di atti; documenti preparatori. A chi ne fa richiesta deve essere data conferma dell avvenuto ricevimento. Posta elettronica certificata Il sistema di PEC, analogamente alla raccomandata postale con Avviso di Ricevimento, certifica la trasmissione telematica di tutte le comunicazioni che necessitano di una ricevuta di consegna, equiparando la trasmissione di un documento informatico, effettuata mediante PEC, alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Si rimanda all allegato 9 per quanto concerne le modalità di acquisizione e analisi di tale tipo di trasmissione. II.5.3 Pratiche telematiche / Sportello virtuale Con riferimento all eventuale introduzione di nuovi sistemi telematici che forniscano un servizio di sportello virtuale (= on-line) specificamente dedicato all invio di documenti informatici afferenti a ben identificati procedimenti amministrativi l Amministrazione provvederà ad individuare le soluzioni organizzative e tecniche coerenti con il valore legale da attribuire a queste tipologie di documenti e modalità di trasmissione anche in rapporto alle eventuali modalità di protocollazione e registrazione particolare in rispondenza a quanto contenuto nell allegato 10. Al fine di evitare la nascita di nuovi protocolli di settore e di aggiornare il presente manuale e relativi allegati, l istituzione di ogni nuova modalità di trasmissione telematica verrà stabilita dalla Direzione di concerto con il Responsabile del procedimento amministrativo e con il Responsabile del protocollo informatico. 16

17 II.5.4 Interoperabilità I sistemi ed i criteri utilizzati dalla Camera di commercio di Grosseto soddisfano le regole di interoperabilità con le altre Pubbliche Amministrazioni previste dalla vigente normativa. 17

18 Sezione III Organizzazione e gestione dei flussi documentali Sezione III, versione n : 2.0 Data Versione: 22 agosto 2012 Allegati : 6 Descrizione dei profili utente ed elenco delle abilitazioni 9.Modalità di acquisizione e analisi della documentazione 10 Procedura per la gestione dei flussi della posta in arrivo 11 Procedura per la gestione dei flussi della posta in partenza 12 Casi particolari 13 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 15 Procedura operativa in caso di gestione di materiale potenzialmente contaminato da spore di antrace 19 Scansione dei documenti: procedure operative 31 Titolario di classificazione 34 Estratto Circolare 3332/C Criteri per la formazione dei fascicoli e per la classificazione 55 Protocollazione dei documenti informatici interni Premessa Ogni manifestazione di volontà nell ambito delle funzioni svolte dalla Camera di Commercio non può non tradursi in un documento scritto o, meglio, in un complesso di documenti, legati reciprocamente da un vincolo originario e spontaneo, nell unità organica e strutturata che è l archivio. III.1 Gestione dei documenti in arrivo La documentazione in arrivo è di norma protocollata nello stesso giorno lavorativo della ricezione, fatta salva la corrispondenza pervenuta via fax, posta elettronica o sportello automatico durante l orario di chiusura della Camera di commercio. La procedura di ricezione e gestione dei documenti in arrivo, comunque e dovunque pervenuti all interno dell Ente, è dettagliata nelle seguenti fasi: 1. acquisizione della documentazione; 2. analisi della documentazione, apertura delle buste e rilascio ricevute; 3. individuazione dei documenti da protocollare; 4. registrazione e segnatura; 5. scansione; 6. assegnazione, inoltro ; 7. classificazione; 8. fascicolazione. Le indicazioni dettagliate per la gestione della fasi di apertura della corrispondenza e per l attribuzione in competenza sono specificate nella procedura operativa contenuta nell allegato 10, alla quale si rinvia. III.1.1 Acquisizione della documentazione La documentazione in ingresso viene recapitata con modalità diverse in base agli strumenti di trasmissione utilizzati dal mittente (cfr. allegato 9). Qualora ci siano motivi interni e/o esterni per ritenere pericolosi il maneggiamento e l apertura di particolari pacchi o buste, l operatore deve tempestivamente contattare il responsabile dell Servizio Sicurezza e Prevenzione (D.lvo. n. 626/1994) ed attenersi alla procedura descritta nell allegato

19 Il trattamento dei dati personali deve avvenire da parte degli incaricati nel rispetto del D.lvo 196/2003 e delle istruzioni impartite dal titolare del trattamento dei dati (CCIAA di Grosseto) per il tramite dei responsabili del trattamento. Tutte le buste, comunque ed ovunque pervenute all interno dell Ente, a tutela dei dati personali eventualmente contenuti, sono consegnate ancora chiuse all ufficio incaricato dell apertura della corrispondenza. Presso il protocollo vengono conservate le distinte di recapito delle raccomandate e degli avvisi di ricevimento degli atti giudiziari. Si specificano in appositi allegati 9 e 10 le modalità, con le quali viene acquisita la documentazione e le relative responsabilità in ordine alla ricezione e alla successiva gestione. III.1.2 Analisi della documentazione e rilascio di ricevute La documentazione destinata specificamente all ente camerale viene innanzitutto selezionata, separandola da quella destinata ad altri (enti aventi sede legale presso la Camera di commercio, disguidi postali). Si rimanda all allegato 10 per quanto attiene i passaggi operativi. Si rimanda invece all allegato 12 per i casi particolari. Nel caso di ricezione di documenti informatici, la notifica al mittente dell avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica certificata utilizzato dall Amministrazione e conforme alle normativa in materia. III.1.3 Individuazione dei documenti da protocollare Tutti i documenti, ricevuti, spediti, sono oggetto di registrazione di protocollo, laddove rappresentino atti, fatti o dati, attinenti alle funzioni della Camera di Commercio, potenzialmente idonei a determinare l insorgenza di diritti o di obblighi in capo all Ente, o quantomeno di interesse, ad esclusione dei documenti soggetti a registrazione particolare. I documenti interni di norma non sono protocollati, salvo richiesta da parte dei responsabili. A puro titolo esemplificativo non sono fatti giuridicamente rilevanti documenti di occasione quali ringraziamenti, congratulazioni, richieste di appuntamenti con i dirigenti. I documenti da registrare nel protocollo generale e quelli soggetti a registrazione particolare sono individuati dal Responsabile dell ufficio Archivio e Protocollo in collaborazione con il dirigente dell UO pertinente. L elenco delle registrazioni particolari è descritto nel IV.11 e relativo allegato. Nell allegato 13 è invece contenuto l elenco dei documenti che non sono soggetti a registrazione di protocollo. III.1.4 Registrazione e segnatura Per ogni documento ricevuto o spedito dall Ente è effettuata una registrazione di protocollo. Tale registrazione è effettuata dal sistema in unica soluzione, garantendo la completezza dell intera operazione di modifica o registrazione dei dati. Ciascuna registrazione contiene dati obbligatori e dati opzionali. 19

20 L oggetto del documento che dà inizio all affare non deve essere confuso con l oggetto del fascicolo, dato che quest ultimo dovrà accogliere anche i documenti che successivamente entreranno a far parte di quel procedimento. Dovendo il protocollo certificare la data di arrivo/partenza del documento, viene assegnata priorità alla protocollazione della posta in entrata rispetto a quella in uscita. La registrazione del documento in arrivo attesta i dati evidenziati nel IV.1. Contestualmente alla registrazione viene effettuata l operazione di segnatura; vengono apposte o associate all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, le informazioni riguardanti il documento stesso: denominazione della AOO, numero e data del protocollo, classifica e, per i documenti informatici, l impronta. In tal modo ciascun documento viene individuato in modo inequivocabile. III.1.5 Classificazione Ogni documento deve essere classificato mediante assegnazione della categoria, della classe e della sottoclasse (ove presente) previste dal titolario di classificazione (vedi allegato allegato 31) e inserito in un fascicolo che riporterà la stessa classificazione del documento e l intestazione dell Oggetto/ affare/procedimento trattato. L indice di classificazione del documento in ingresso composto da categoria, classe, sottoclasse viene attribuito dall utente assegnatario mediante l inserimento nel fascicolo informatico ed è rintracciabile nel sistema di protocollo informatico adottato dall ente camerale e nella segnatura apposta sul documento stesso. Si rimanda all allegato 35 per gli aspetti operativi del piano di fascicolazione. III.1.6. Scansione Alle operazioni di registrazione e segnatura segue il processo di scansione. Di norma la scansione viene effettuata su tutta la documentazione cartacea ricevuta, fatta eccezione per tipologie di documenti particolari che, per dimensioni e/o formato, non entrano nello scanner L elenco delle tipologie individuate e la finalità di mera consultazione o di conservazione sostitutiva del processo di scansione sono indicate nell allegato 19. I documenti da scansire, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, sono acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner da parte degli uffici abilitati elencati nell allegato 19. Attualmente i documenti cartacei originali, dopo l operazione di riproduzione in formato immagine, vengono comunque inviati agli Uffici destinatari per le operazioni di fascicolazione e conservazione. Nel progetto di dematerializzazione, si sta potenziando la progressiva digitalizzazione di tutte le aree camerali, in particolare si è deciso di monitorare le operazioni di associazione delle immagini ai protocolli sia in entrata che in uscita. III.1.7 Assegnazione e inoltro Attraverso l assegnazione è individuata la struttura organizzativa competente per il trattamento di un determinato affare cui è connesso il documento in arrivo. Questa operazione è effettuata secondo le modalità descritte nell allegato 10 ed è registrata dall Ufficio Archivio e Protocollo nel sistema di protocollo informatico. Qualora il procedimento amministrativo coinvolga più strutture amministrative, il documento è assegnato per competenza alla struttura responsabile del procedimento ed per conoscenza alle altre. 20

21 Nel caso di documenti aventi esclusivamente contenuto informativo è previsto lo smistamento per sola conoscenza a più uffici. III.1.8 Fascicolazione Tutti i documenti, indipendentemente se siano protocollati o meno ed indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o serie documentarie. Un fascicolo è costituito dal raggruppamento organico di documenti relativo a uno stesso oggetto (procedimento, processo, materia, forma/tipo del documento) e identificato da un codice alfanumerico dato dall'indice di classificazione e dal numero progressivo dell'unità/fascicolo. Ogni documento, una volta assegnato alla struttura organizzativa di competenza, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento secondo la procedura e i criteri generali per la formazione dei fascicoli indicati nell allegato 35. Con l insermento nel fascicolo il documento viene ad essere classificato acquisendone lo stesso indice di classificazione. La gestione del documento, in relazione al fascicolo, potrà essere duplice: a) il documento analogico viene inserito nel fascicolo cartaceo che raccoglie la documentazione relativa al procedimento/affare/materia/anagrafica corrispondente, secondo le indicazioni presenti nel piano di fascicolazione oppure su indicazione del Responsabile dell ufficio o del procedimento; b) la registrazione del protocollo informatico, con allegata l immagine o il file del documento è inserita nel fascicolo informatico. Si rimanda sull argomento all intera Sezione V (archivio corrente). III.2 Gestione dei documenti in partenza I documenti sono redatti dai Responsabili di Procedimenti Amministrativi che li inviano formalmente all Ufficio Archivio e Protocollo, per la spedizione, nelle forme opportune, ad altra Amministrazione oppure a terzi. Per documento in partenza s intende il documento con rilevanza giuridico- probatoria o costitutiva prodotto dal personale dell AOO nell esercizio delle proprie funzioni. Il documento è in formato digitale formato secondo gli standard specificati nell Allegato 53. Il mezzo di recapito della corrispondenza considerato è la casella di posta elettronica certificata e istituzionale. I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato e concordato con i destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. Nel caso di allegati consistenti ai documenti da inviare all interno della stessa AOO che superano la dimensione della casella di posta elettronica, si procede ad un riversamento (nelle forme dovute), su supporto rimovibile da consegnare per le vie brevi al destinatario del documento. Nei documenti in partenza viene specificato che il destinatario è tenuto a citare i riferimenti di protocollo della lettera cui fa riscontro. In via del tutto eccezionale, durante la fase transitoria di migrazione verso il sistema di gestione documentale interamente digitale, e/o per motivi contingenti, il documento è in formato analogico. I mezzi di recapito della corrispondenza considerati in questo caso sono il mezzo postale, nelle sue diverse forme, ed il telefax. La protocollazione in uscita è decentrata presso tutte le UO della CCIAA di Grosseto, l ufficio Archivio e Protocollo a richiesta esegue registrazioni in uscita e supervisiona su tale funzione (ved. elenco abilitazioni allegato 6). La procedura di formazione vera e propria, trasmissione e gestione dei documenti in partenza è dettagliata nelle seguenti fasi: 1. formazione del documento; 2. redazione del documento e predisposizione spedizione; 3. analisi della documentazione da protocollare; 21