Capitolo 160: PAGHE MESI PRECEDENTI

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1 HELP ON LINE Capitolo 160: PAGHE MESI PRECEDENTI Pubblicato da manuale Il 19 giugno 12:58 in capitolo GESTIONE PAGHE MESI PRECEDENTI Si accede alla funzione con la scelta [PAGHE MESI PRECEDENTI] dal menù principale: [1] Selezionare quindi il periodo (mese/anno) desiderato. Attendere il caricamento e la preparazione della procedura. Il menu che si presenta è simile a quello della procedura normale. E possibile consultare e modificare le anagrafiche, effettuare il calcolo cedolino e si possono utilizzare le varie funzioni di stampa. E possibile elaborare accentramenti. E possibile effettuare il salvataggio ed il ripristino degli archivi. In questa modalità viene abilitato solo il salvataggio e ripristino da altro percorso. E importante ricordare che è possibile ripristinare archivi salvati nello stesso periodo di paga. Inoltre gli archivi salvati dalla modalità mesi precedenti non possono essere ripristinati nel mese attuale e viceversa. E possibile cambiare periodo in qualsiasi momento, anche senza perdere i dati ripristinati. A tal fine verrà di volta in volta proposto di mantenere o sovrascrivere. Non è possibile operare in rete sull archivio di uno stesso periodo ELABORAZIONE mesi precedenti CON vidimazione inail E possibile elaborare i cedolini e procedere alla loro vidimazione, che si riferiscono a mesi arretrati (a partire dall anno 2011 in poi) nella procedura paghe mesi precedenti. Una volta entrati nel mese selezionato procedere all elaborazione del cedolino tramite la funzione Elaborazione singola: [2] Selezionare solo il dipendente o dipendenti che si vogliono rielaborare e procedere con il Calcolo, per proseguire con la vidimazione cliccare la funzione:

2 [3] Automaticamente il programma riporta il primo numero Inail disponibile, inserire data e ora desiderata, in mancanza prende quella del pc e confermare. Il layout del cedolino è lo stesso di quello a pc solo che avrà la vidimazione inail. Attenzione perché una volta confermato la vidimazione Inail del mese attuale viene aggiornata in base ai numeri utilizzati per cui se si riproduce il cedolino più volte ricordarsi di variare la numerazione inail nell apposito campo, altrimenti la numerazione prosegue RICARICO ARCHIVI La seguente funzione è attiva in paghe mesi precedenti per riportare gli archivi aggiornati nei successivi mesi o nel periodo paga attuale. Entrando nel mese paga interessato con la funzione paghe mesi precedenti della videata principale: [4] eseguire le relative modifiche o inserimenti, al termine selezionare la scelta di elaborazione singola [6] [5] la nuova funzione del riporto archivi è presente in entrambe le seguenti scelte: [7] Ø cliccando su calcolo il programma presenta la videata di visualizzazione delle stampe e nella lista delle scelte è stata inserita la funzione: [8] Ø cliccando su calcolo e pdf al termine del salvataggio pdf e/o vidimazione (per verificare il dettaglio della funzione calcolo e pdf vedere circolare 10/2014), il programma presenta automaticamente la domanda per poter riportare gli archivi:

3 [9] viene visualizzata la seguente videata: [10] riporto archivi su mese successivo questa funzione esporta automaticamente un archivio con quanto selezionato, si può inoltre, scegliere di esportare singoli dipendenti cliccando su scegli dip.ti le spunte che vengono indicate al primo scarico vengono mantenute anche nei successivi scarichi, cosi da velocizzare il riporto. se spuntata anche la scelta versamenti [11] esce il seguente messaggio per ricordare che la spunta versamenti va utilizzata se viene eseguito il riporto di una ditta intera, in quanto la storicizzazione risulta completa se i versamenti sono totali.

4 [12] al conferma il programma indica che la preparazione del file è avvenuta indicando quanto esportato: [13] Ulteriore implementazione è la funzione del riporto degli archivi sui dati fusione ufficiali: [14] I dati fusione sono archivi che servono anche per la compilazione delle stampe di fine anno. Da prestare particolare ATTENZIONE rispondendo SI vengono sostituiti automaticamente, e i precedenti non sono più recuperabili. se viene risposto SI il programma avvisa con questo messaggio, riepilogando quanto esportato:

5 [15] ricordiamo che l avviso degli archivi fusione, il totale dei dipendenti esportati può essere discordante/maggiore rispetto le anagrafiche presenti, in quanto negli archivi fusione vengono riportante anche eventuali anagrafiche di dipendenti cessati nei mesi precedenti. al termine aprire il mese successivo per effettuare il ricarico come da messaggio: [16] conclusa l esportazione dei dati, viene abilitata la scelta di consultazione anagrafiche: [17] questa scelta è di sola consultazione per poter verificare in anteprima i dati dei dipendenti comprensivi dei progressivi appena calcolati RIPORTO DIPENDENTI CESSATI ANNO CORRENTE la seguente spunta: esporta anche cessati a.c. per riportare le anagrafiche cessate nei mesi precedenti (esempio posizioni C). Nel caso di riporto di una ditta intera, la seguente scelta è necessaria per riportare tutti i dipendenti dell organico. [18] ricarico archivi da paghe mesi precedenti

6 Entrando nel mese successivo il programma vede la presenza dello scarico di un archivio e lo evidenzia nella videata principale: [19] Cliccando su Caricamento dati da mese precedente il programma propone l azienda, il numero di dipendenti esportati e la data e l ora della creazione del file: [20] e sotto evidenzia la possibilità di formattazione: [21] dopo il caricamento del file il programma riepiloga i dati inseriti: [22] Al termine, il messaggio di avviso presente nella videata principale viene tolto ricarico archivi da paghe attuale Se il riporto deve essere in paghe del mese corrente, accedere all utility 15) [23] la funzione:

7 [24] viene esposta la videata con il codice ditta, numero dipendenti e data e ora del file [25] al termine del caricamento la riga viene cancellata. se si rientra nell utility il programma avvisa della mancanza del file: [26] 1.3. memory I passaggi che vengono eseguiti nel ricarico archivi vengono memorizzati nell utility CPMemory: [27] Esempio di consultazione: inserimento di una nuova anagrafica in paghe mesi precedenti del mese di 02/2015 e riporto su mese paga attuale (marzo) dopo aver eseguito il riporto dell archivio con la funzione: [28] in memory vengono riportate queste scritture:

8 [29] indicando la specifica della chiave ditta, cognome nome del dipendente, il nome dell archivio, data e ora dell operazione. nella colonna periodo viene riportato il periodo paga attuale, come da mensilità presente nella parte sinistra della procedura: [30] nella colonna operazione viene specificato se è un aggiunta o una variazione, posizionandosi sulla riga del dipendente, nel riquadro sottostante è indicato che è un riporto archivi da mesi precedenti e il periodo: [31] la variazione degli archivi fusione riporta la specifica del periodo fusione variato/inserito: [32] la scrittura della variazione degli archivi fusione avviene dopo aver dato conferma di sovrascrivere i dati, le altre scritture invece vengono scritte nel memory solo dopo aver ricaricato l archivio scadenze automatiche Durante la fase di caricamento archivi, se è presente una scadenza standard relativa al mese che si sta caricando, viene esposto un promemoria con la possibilità di stamparlo:

9 [33] le scadenze automatiche, esempio i cambi qualifica o passaggio di apprendistato al caricamento dell archivio viene riportata anche la posizione Q somma storici al mese in corso Questa funzione permette di creare un export dati dei singoli campi storici e un ricarico automatico degli stessi nel periodo paga attuale. Lo scopo di questa funzione, attiva dal mese paga di gennaio 2015, è di poter di modificare i dati di un mese precedente e di aggiornare i progressivi direttamente nel mese attuale, senza la necessità di dover modificare tutti i mesi compresi nel periodo che intercorre tra il mese rifatto e l attuale. Da prestare attenzione al riporto, in quanto viene modificata solo l anagrafica dipendente e quindi potrebbero verificarsi delle squadrature con i versamenti ditta. Da elaborazione singola alla funzione: [34] è presente la cartella somma storici al mese in corso [35] cliccando su conferma viene data la possibilità di esportare un foglio excel composto come da immagine sotto riportata:

10 [36] [37] dato precedente: viene indicato il valore presente nel periodo paga attuale riferito al periodo di marzo 2015 dato rielaborato: viene esposto il valore nuovo del mese, sulla base alle modifiche fatte differenza: riporta la somma/sottrazione degli storici dopo aver selezionato gli storici che si vogliono aggiornare, cliccando su RIPORTA STORICI esce il messaggio: [38] se la ditta nella parte di sinistra è già stata elaborata esce il seguente messaggio, i dati vengono riportati nella parte di destra: [39] al conferma del caricamento nel mese corrente il programma esegue automaticamente un preventivo salvataggio archivi consigliando di fare uscire gli altri utenti dalla procedura:

11 [40] il salvataggio si memorizza automaticamente nel percorso cpvpaghe\cpvback se è già aperto lo stesso file excel il programma avvisa con questo messaggio: [41] Esponiamo un esempio: rifacimento di marzo nel mese paghe attuale (parte sinistra) è presente il mese di aprile e lo storico 41 ha il progressivo del valore di 6.100,05 comprensivo del valore di marzo di 2.102,33 [42] entrando in paghe mesi precedenti e rifacendo il cedolino di marzo lo storico 41 del mese cambia in: 1.692,12 aprendo il foglio excel è possibile consultare le differenze:

12 [43] cliccando quindi su RIPORTA STORICI nel mese di aprile (mese di elaborazione, sinistra) viene variato automaticamente il progressivo dello storico. quindi ora lo storico 41 nel mese di aprile è di: 5.689,84 (1.972,06 gennaio ,33 febbraio ,12 nuovo di marzo) [44] N.B.: nella consultazione dello storico [45] è presente ancora il valore precedente [46] infatti la somma algebrica non quadra. Per aggiornarlo bisogna sovrascrivere i dati fusione con la funzione in paghe mesi precedenti: [47] rispondendo Si alla domanda:

13 [48] il progressivo di consultazione viene quindi aggiornato. tutti i passaggi che vengono eseguiti si memorizzano automaticamente nella funzione memory: [49] ATTENZIONE utilizzando questa funzione non vengono variati i progressivi della ditta, ma solo gli storici dipendenti che si è scelto di aggiornare, questo comporta l insorgenza di eventuali squadrature (esempio stampa controllo squadrature irpef ) 1.6. PULIZIA CAMPI SPORCHI IN PAGHE MESI PRECEDENTI In Utility da paghe mesi precedenti [50] Selezionare la funzione Sistemazione Campi Storici : [51] Eseguire le funzioni 1), 2) e 24): [52] [53] Uscire dalla videata Andare in Anagrafica Ditta Selezionare la ditta 9^ videata cliccare sul bottone in figura:

14 [54] Se in videata si notano campi non coerenti si devono cancellare e aprire il bottone in figura: [55] Se in questa videata si vedono campi non coerenti cancellarli: [56] Uscire dall Anagrafica Ditta e rifare il calcolo del dipendente interessato e controllare se le stampe escono correttamente senza importi sporchi. E ora possibile eseguire le variazioni del mese, eseguire l elaborazione e le stampe. Nel momento in cui dovrà riportare i dati nel mese successivo dovrà ripetere nuovamente tutte le operazioni elencate (cedolini anticipati, scarico archivi sequenziali, etc.) RIELABORAZIONE MESI PRECEDENTI: STAMPE e SUPPORTI Questa funzione permette di effettuare la rielaborazione mesi precedenti e attuali. Si trova in 15 Utility: [57] [58] Selezionare il periodo paghe che si vuole elaborare, attenzione il mese corrente è selezionabile solo per le ditte bollate. [59] Una volta selezionate le ditte interessate esce messaggio di controllo: [60] ed al termine della rielaborazione compare il seguente messaggio:

15 [61] Compare la seguente videata. [62] E possibile dunque eseguire i pdf delle stampe (gestione PDF), eseguire direttamente le stampe (spooler di stampa), caricare eventuali supporti magnetici (supporti magnetici). Cliccando su Supporti magnetici compare il seguente messaggio. [63] Una volta cliccato su OK è data la possibilità di visualizzare e caricare i supporti interessati. [64] Cliccando su Fine elaborazione si ritorna alla videata principale. Cliccando su Stampe/supp. singole il programma prevede la visualizzazione/creazione di stampe/supporti per quanto riguarda le singole ditte (come calcolo cedolino).

16 [65] Cliccando su Stampe/supp. Accentr. il programma prevede la visualizzazione/creazione di stampe/supporti per quanto riguarda l accentramento. [66] Cliccando su Fine elaborazione si esce dalla procedura e compare il seguente messaggio che avvisa della cancellazione delle stampe create con la rielaborazione. [67] Cliccando su Uscita il programma prevede una ulteriore eliminazione delle stampe appena create e il riavvio della procedura.

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