SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

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1 CONSUNTIVO 2006 RELAZIONE SULL ANDAMENTO DELLA GESTIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO 2 mar. 07 1

2 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO È finalità istituzionale del assicurare: l acquisizione, la catalogazione, la fruizione, l aggiornamento e la conservazione del patrimonio bibliografico dell ateneo; lo sviluppo dei servizi bibliotecari, documentari e informatici a supporto della didattica e della ricerca; l estensione continua di sistemi tecnologicamente avanzati per la consultazione e la fruizione dell informazione bibliografica in rete. Particolare attenzione è posta al gruppo degli utenti primari, cioè i membri dell ateneo. Il Sistema Bibliotecario è altresì a disposizione della Comunità del territorio come centro bibliografico altamente specializzato. La struttura si rivolge ai suoi utenti direttamente o per il tramite di altre biblioteche o istituzioni, come specificato dai regolamenti dei singoli servizi, inoltre aderisce al Catalogo Bibliografico Trentino e si coordina col Sistema Bibliotecario Trentino in virtù di apposite convenzioni. Il si struttura come centro unitario di servizi, articolato in divisioni per i servizi gestiti centralmente e in biblioteche di polo per i servizi presso le sedi decentrate. Le sotto-articolazioni della Direzione sono: Divisione Acquisizione Monografie e Prestito Interbibliotecario; Divisione Acquisizione Periodici e Banche Dati; Divisione Catalogazione; Biblioteche di polo: - Biblioteca Centrale - Biblioteca di Lettere - Biblioteca di Ingegneria - Biblioteca di Scienze - Biblioteca del Polo di Rovereto Unità di Staff: Progetti Strategici. A supporto della Direzione opera inoltre la Segreteria di Direzione. 2

3 La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Direzione nel TAVOLA 1: PERSONALE DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard DIR. 1, ,56 EP 6,00 4, ,85 D 24,00 21, ,35 C 14,00 10, ,84 B 1,00 0, ,44 Tempo indeterminato 46,00 39, ,03 D 2, ,96 C 3,00 1, ,57 Tempo determinato 5,00 3, ,53 Totale Generale 51,00 42, ,56 I dati relativi all organico si integrano con collaborazioni che sostituiscono o integrano il personale e sono riferite al servizio di Consultazione/Prestito e gestione dell Archivio/Deposito (Biblioteca Centrale, Biblioteca di Lettere, Biblioteca di Ingegneria) e con servizi di fotoriproduzione, per sostituzione di personale assente per maternità che non si può sostituire in altro modo. La tabella seguente riporta i costi sostenuti nel corso del quadriennio con la variazione del biennio. TAVOLA 2: COSTI PER COLLABORAZIONI E OUTSOURCING (ULTERIORI RISORSE PROFESSIONALI) Servizio Valore 2003 Valore 2004 Valore 2005 Valore 2006 Variazione a1. Servizio consultazione/prestito , , ,52 + 7,45% b.1 Outsourcing Catalogazione , ,29% 3

4 Servizio Valore 2003 Valore 2004 Valore 2005 Valore 2006 Variazione b2. Outsourcing Fotoriproduzione 539,94 455,84 870, , , ,48% TOTALE , , , ,26 L aumento della spesa per il servizio di consultazione/prestito e gestione dell Archivio/Deposito è dovuto all adeguamento del costo orario all aumento annuale ISTAT e a variazioni del calendario e/o dell orario di apertura dei singoli Poli. La tabella seguente riporta la consistenza del personale di segreteria e dei Progetti Strategici a supporto della Direzione. TAVOLA 3: DIREZIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard DIR. 1, ,56 D 4,00 3, ,22 Tempo indeterminato 5 4, ,78 D 1, ,98 C 2,00 0, ,28 Tempo determinato 3,00 1, ,26 Totale Generale 8,00 6, ,04 4

5 COMMENTO SULL ATTIVITA DELL ANNO Di seguito viene riportato sinteticamente, per macro-categorie d attività, quanto realizzato dal nel Al fine di fornire una descrizione dell attività e di individuare peculiarità e criticità, il testo riporta alcuni dati quantitativi e analisi delle variazioni rispetto al SERVIZI Prestiti, uso delle risorse elettroniche, prestito interbibliotecario Prestiti: i dati aggregati a livello di nel 2006 mostrano una diminuzione del numero di prestiti effettuati (da a ), a fronte di un lieve aumento dell utenza primaria di riferimento, cioè i membri dell Ateneo (da a ). Risorse elettroniche: le connessioni alle banche dati in rete di ateneo sono diminuite, passando da a (-6,49%), mentre le connessioni ai periodici elettronici sono significativamente aumentate, passando da a (+31%). Prestito interbibliotecario e document delivery nazionale e internazionale: in seguito all immissione dei dati relativi alle riviste dell Ateneo nel Catalogo Italiano dei Periodici ACNP, è ancora aumentato il numero di articoli di periodici forniti ad altre biblioteche nazionali e estere, seppure in misura minore rispetto all anno precedente. Patrimonio documentario Monografie: le nuove acquisizioni nel 2006 sono state pari a , con un incremento del 2% rispetto al Periodici: resta sostanzialmente stabile il numero di periodici cartacei in abbonamento. Il numero di periodici elettronici è passato da a L incremento (37% rispetto al 2005) è dovuto alla modalità di acquisizione a pacchetto di titoli tramite consorzi di biblioteche. Il numero delle banche dati è costante (117). La catalogazione delle opere acquisite prima dell avvio dell automazione si è conclusa e allo stato attuale il catalogo on-line contiene il 100% del patrimonio bibliografico posseduto dall Ateneo. Andamento della fornitura di periodici e monografie Periodici: il fornitore si è dimostrato puntuale e preciso nella gestione dei solleciti dei fascicoli di riviste non pervenuti. Ciò ha comportato un miglioramento del servizio, in quanto è diminuita la percentuale delle riviste ordinate ma non ricevute. Sul fronte dei periodi elettronici, il controllo effettuato sui link alle pagine relative agli indici o al full text on-line ha dato esito negativo nello 0,5% dei casi: 55 esiti negativi su controlli. Il numero complessivo di link dal catalogo dei periodici della biblioteca a indici e full text on-line è di , cui cui sono link a periodici full text. Andamento della fornitura delle monografie: a fronte del netto miglioramento delle condizioni economiche (sconto del 20%) sia per quello che riguarda i libri italiani sia per i libri stranieri, vi è stato un allungamento dei tempi di fornitura. Insieme agli altri atenei che hanno partecipato alla gara si stanno vagliando misure per il miglioramento del servizio. 5

6 La biblioteca centrale al palazzo ex-cavazzani Nel corso del 2006 sono state effettuati ulteriori lavori e completamento degli arredi della biblioteca centrale riguardanti la segnaletica, la zona lettura quotidiani, la sala caffè, gli uffici, l arredo esterno. Sono state inoltre risolte le problematiche connesse con il microclima e con infiltrazioni di acqua nei depositi, ed effettuati numerosi lavori di sistemazione negli archivi, che sono stati riaperti a particolari categorie di utenti. Reference, comunicazione e formazione, web Attraverso il servizio di informazioni bibliografiche/reference presso tutti i poli bibliotecari si sono state trattate oltre richieste da parte degli utenti, principalmente studenti. Tale attività ha una funzione significativa nel facilitare e incrementare l uso delle risorse documentarie e valorizzare la collezione, soprattutto in riferimento alle risorse on-line. Polaris POLARiS (Pubblicazioni on line - Anagrafe ricerca scientifica) è ormai normalmente usato nella prassi dipartimentale per il monitoraggio della produzione scientifica nell Ateneo e la distribuzione dei fondi dipartimentali per la ricerca. Rispetto al 2005 si osserva un incremento degli inserimenti pari al 48,87%, dovuto probabilmente all aumento delle nuove afferenze, da 872 a 1015 utenti con un incremento del 16,39%, a un arricchimento della produzione accademica e a una maggiore abitudine all uso della stessa anagrafe. E proseguito lo studio di interoperabilità tra POLARiS e il Sito docente di Cineca che nei primi mesi dell anno ha visto l attuazione di una fase di test per l importazione dei dati verso POLARiS, salvo poi arrestarsi per sopraggiunti impegni di Cineca con Cilea e altri enti. I Direttori di dipartimento e il Presidente del Nucleo di valutazione interna hanno posto precise richieste di modifiche e integrazioni al software sulla base delle quali è stato elaborato un piano di sviluppo di POLARiS per il 2006 e il L'interesse nei confronti di POLARiS è confermato dal numero degli accessi e dei visitatori che, per il 2006, si stimano rispettivamente intorno a e , con un incremento rispettivamente dell 87% e del 60%. UNITN e-prints Nel corso del 2005 il miglioramento della visibilità dell'archivio è continuato grazie all'inserimento in repertori web specializzati e allo harvesting da parte di motori di ricerca ad hoc: a questo può essere ascritto il leggero decremento del numero di accessi e viceversa - l aumento di banda usata (+13,4% rispetto al 2005); infatti, mediante lo harvesting da parte di motori di ricerca esterni, è possibile scaricare direttamente i documenti in formato pdf, senza passare per pagine intermedie del sito. La diminuzione del numero di inserimenti, -14,9% rispetto al 2005, è comunque controbilanciata da un aumento dell 8,3% relativo al numero di documenti pubblicati nel corso dell anno (documenti datati 2006 ma inseriti nel 2007). Il numero di accessi è intorno a (-8,06% rispetto al 2005) mentre i visitatori si stimano intorno a (+31%). L'adesione a workshop e corsi su Open Archives e Open Access (Pisa, Roma) e la partecipazione al Gruppo di lavoro sull Open Access della Commissione Biblioteche della CRUI hanno comportato un miglioramento nella visibilità di Unitn-eprints in ambito nazionale e hanno condotto alla pubblicazione di articoli e linee guida CRUI per i rettori italiani (il contributo di Trento si concentra su rapporto tra Open Access e valutazione della ricerca scientifica). 6

7 L'estensione dell uso di Unitn-eprints si è concretizzata nella proposta di accordo per l inserimento in Unitn-e-prints dei risultati della ricerca scientifica del Dipartimento di Storia e Filosofia e beni culturali. La certificazione di qualità ISO 9000:2000. Nel mese di marzo del 2006 il è stato oggetto di visita di mantenimento della certificazione di qualità secondo le norme UNI EN ISO 9001:2000, conseguita nel Le strutture interessate dalla vista sono state il Polo Centrale e il Polo di Ingegneria e le aree indagate hanno riguardato il processo di erogazione del servizio di prestito e consultazione, la Direzione, il sistema qualità e il processo di acquisizione di monografie. Gli auditor hanno confermato la validità del certificato e hanno evidenziato alcuni aspetti particolarmente positivi, quali: una buona motivazione del personale, una struttura informatica efficiente e la definizione e rilevazione di una serie nutrita di indicatori di performance connessi con l erogazione del servizio. Non sono state rilevate non conformità, pur essendo state mosse alcune osservazioni per il miglioramento del sistema qualità. In particolare, pur riconoscendo una oggettiva difficoltà nello stabilire traguardi/obiettivi per gli indicatori individuati - tenuto conto che i parametri dei processi cui si riferiscono non sono totalmente sotto il controllo diretto della Direzione - è stata osservata l opportunità di selezionare gli indicatori più significativi e per essi stabilire traguardi al fine del miglioramento. Nel corso del 2006 inoltre si è proceduto ad una prima analisi per verificare la fattibilità di creazione di un datawarehouse utile alla registrazione dei dati in possesso e prodotti da SBA in relazione ai servizi e alla attività da questo gestite. La gestione dei reclami. Alla fine del 2005 è stato implementato un sistema on-line di raccolta, gestione e analisi dei reclami e delle osservazioni dell utenza, così come suggerito dalla normativa ISO UNI EN 9001:2000. La procedura di rilevazione prevede la compilazione di un modulo apposito online da parte dell utente o dell operatore che riceve il reclamo. Nei primi mesi del 2007 si procederà a testare il database per la gestione dei reclami creato alla fine del Nel corso del 2006 sono state registrate complessivamente 242 segnalazioni degli utenti classificabili come reclami. Le aree coinvolte dalle segnalazioni sono principalmente le seguenti: posti in sala lettura insufficienti o impropriamente occupati infrastrutture inadeguate temperature riscaldamento/condizionamento inadeguate malfunzionamento SW pulizia dei locali insoddisfacente rumori. 7

8 ATTIVITA DI GESTIONE CORRENTE Si forniscono ora di seguito alcuni indicatori generali sulle attività della Direzione. Per la valutazione del Sistema Bibliotecario è possibile ricorrere, oltre a indicatori di volume di attività, anche ad alcuni indicatori di qualità. Ciò è opportuno per la funzione di servizio di tale centro, a diretto contatto con l utenza. Le misure utilizzabili sono relative all accessibilità (orario di apertura, spazi che la biblioteca mette al servizio dell utenza, posti di lettura), al patrimonio documentario a disposizione (dimensioni, presenza di banche dati) e all utenza effettivamente raggiunta (utenti attivi, visite in biblioteca, prestiti effettuati). Gli indicatori riguardano le seguenti aree: orario giornaliero e calendario di apertura settimanale accessibilità a risorse e servizi; adeguatezza della struttura, degli ambienti e delle attrezzature; adeguatezza del patrimonio documentario disponibilità e fruibilità di risorse informative; uso delle risorse informative (prestiti e consultazioni). Le tabelle di seguito riportate individuano alcuni di questi indicatori per l anno TAVOLA 4: ACCESSIBILITÀ ORARI DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO Biblioteca Orario giornaliero e settimanale lunedìvenerdì Sabato domenica Ore settiman ali Totali Centrale Lettere Scienze ,75 Ingegneria ,75 Polo Rovereto SBA ,7 TAVOLA 5: ACCESSIBILITÀ LE SUPERFICI DELLA BIBLIOTECA Indicatore Valore 2003 Valore 2004 Valore 2005 Valore 2006 Variazione Mq superficie biblioteca Mq destinati agli utenti ,33% ,61% Percentuale di Mq destinati agli utenti 58,70% 58,32% 58,32% 70,18% rispetto ai Mq disponibili 8

9 TAVOLA 6: ACCESSIBILITÀ - POSTI DI LETTURA Posti di lettura Nr. Posti di lettura Posti di lettura ogni 100 utenti potenziali Posti di lettura ogni 100 utenti attivi TAVOLA 7: ACCESSIBILITÀ - INDICATORI Indicatore Metri lineari totali a scaffale aperto/metri lineari totali di scaffalatura*100 n. postazione per banche dati e internet Utenti potenziali/personal computer destinati al pubblico 24,22% 25,85% 22,32% TAVOLA 8: PATRIMONIO DOCUMENTARIO DIMENSIONI COMPLESSIVE SBA Tipo di documenti Monografie unità fisiche in CBT Monografie unità fisiche non in CBT Grado di copertura del CBT Totale monografie unità fisiche Periodici cartacei unità fisiche (stima del n. di annate) Totale patrimonio documentario - unità fisiche Periodici titoli in CBT % 95% 97% 99,65% 100% Periodici titoli non in Scost. Ass ,08% ,97% 9

10 Tipo di documenti CBT Grado di copertura del CBT Totale periodici - titoli ,97% 69,57% 70% 69,05% 62,36% Scost. Ass ,86% TAVOLA 9: UTENZA RAGGIUNTA - INGRESSI IN BIBLIOTECA Ingressi Sede Centrale Polo di Ingegneria Scost. Ass ,50% ,57% TAVOLA 10: UTENZA RAGGIUNTA - PRESTITI EFFETTUATI Prestiti (in ambito SBT) Nr. Prestiti totali Nr. Prestiti di documenti SBA Scost. Ass ,38% ,91% Nr. Prestiti in sede SBA Nr. Prestiti interbibliotecari totali Nr. Prestiti interbibliotecari lending Nr. Prestiti interbibliotecari borrowing Prestiti per utente attivo ,14 8,14 8,34 8,56 8, ,41% ,27% ,85% ,92% 10

11 TAVOLA 11: UTENZA RAGGIUNTA - UTENTI ATTIVI Utenza Nr. Studenti iscritti a UNITN Nr. Studenti Attivi SBA Target raggiunto di studenti iscritti a UNITN ,83% 40,59% 50,36% 48,14% 46,89% Nr. Utenti potenziali Nr. Utenti Attivi Target raggiunto di utenti potenziali 49,94% 46,49% 49,69% 47,84% 45,90% Scost. Ass ,45% ,16% ,99% ,13% TAVOLA 12: ALTRI INDICATORI DI PERFORMANCE Indicatore ISO Tempo medio di acquisizione del documento Tempo medio di trattamento del documento Velocità del prestito interbibliotecario nazionale/internazionale Misurazione Media: 22 giorni Mediana: 20 giorni Media: 23 giorni Mediana: 16 giorni Media: 16 giorni Mediana: 11 giorni Media: 32 giorni Mediana: 30 giorni Media: 39 giorni Mediana: 29 giorni Media: 13 giorni Mediana: 10 giorni Tempo mediano di acquisizione del documento : l indicatore descrive il tempo che trascorre dalla data di invio dell ordine da parte della Divisione Acquisizioni all arrivo del volume in biblioteca. Il periodo di riferimento è l anno solare. I casi considerati riguardano l acquisizione di volumi già pubblicati al momento dell ordine, mentre sono stati esclusi gli ordini permanenti, gli scambi, i doni, le fotocopie e le rilegature. Nel caso di opere in visione, la data dell ordine è stata fatta coincidere con la data di arrivo. Su un campione di ca ordini, sono stati determinati due indici: - la mediana, ovvero il tempo mediano registrato, è di 30 giorni. Ciò significa che il 50% dei volumi ordinati nel corso dell anno è pervenuto in biblioteca entro un mese dalla data di invio dell ordine; - la media, ovvero il numero medio di giorni, è pari a 32. Ciò significa che mediamente il tempo che trascorre tra la data di invio dell ordine e l arrivo del volume in biblioteca, per ciascun ordine, è un mese; 11

12 L aumento del tempo di fornitura dei libri acquistati dall Ateneo è da porre in relazione al cambio di fornitore. Per contro, è aumentata considerevolmente la vantaggiosità economica, essendo lo sconto pari al 20% del prezzo di copertina. Tempo mediano di trattamento del documento : l indicatore descrive il tempo che trascorre dall arrivo del volume in biblioteca al momento in cui lo stesso è collocato sullo scaffale o reso disponibile direttamente all utente. Il periodo di riferimento è l anno solare. Sono state escluse dal campione le fotocopie e le rilegature. Per le opere in visione, gli ordini permanenti e gli omaggi la data di arrivo è stata fatta coincidere con la data di creazione dell ordine. Nella determinazione dei tempi si è tenuto conto delle diverse fasi del trattamento: arrivo/ricevimento, timbratura, collocazione sugli scaffali della Divisione catalogazione, inventariazione/catalogazione, trasferimento ai poli, collocazione sullo scaffale. Su un campione di ca ordini, sono stati determinati due indici: - la mediana, ovvero il tempo mediano registrato, è di 29 giorni. Ciò significa che il 50% dei volumi pervenuti in biblioteca è reso disponibile all utente dopo un mese; - la media, ovvero il numero medio di giorni, è pari a 39. Ciò significa che mediamente il tempo necessario al trattamento di ciascun libro è più di un mese. L aumento dei tempi medi di catalogazione è dovuto a carenza di personale e al conseguente accumulo di materiale da processare. Velocità del prestito interbibliotecario nazionale e internazionale : l indicatore descrive il tempo che trascorre tra la data della richiesta dell utente e la data di arrivo del documento. Il periodo di riferimento è l anno solare. I casi considerati riguardano le richieste fatte ad altre biblioteche di volumi e di articoli in fotocopia o formato elettronico andate a buon fine. Su un campione di ca richieste, sono stati determinati due indici: - la mediana, ovvero il tempo mediano registrato, è di 10 giorni. Ciò significa che il 50% dei volumi e degli articoli richiesti attraverso il prestito interbibliotecario nazionale/internazionale è pervenuto in meno di due settimane; - la media, ovvero il numero medio di giorni, è pari a 13. Ciò significa che mediamente il tempo che trascorre tra l invio della richiesta alle altre biblioteche e l arrivo del volume/articolo è due settimane. Di seguito è condotta un esposizione delle attività 2006 delle singole Divisioni. Gli indicatori mostrano l andamento delle attività nel corso del tempo. 12

13 DIVISIONE ACQUISIZIONE MONOGRAFIE E PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO La Divisione ha in carico l'acquisizione delle monografie, in accordo con il personale docente dell ateneo, segue tutte le operazioni di acquisto, compresi i rapporti con i fornitori. Si occupa inoltre della ricerca e del recupero dei documenti non presenti nelle biblioteche trentine, anche attraverso il prestito interbibliotecario nazionale e internazionale. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Divisione nel TAVOLA 13: PERSONALE DELLA DIVISIONE ACQUISIZIONE MONOGRAFIE E PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1, ,67 D 4,00 4, ,85 C 3,00 2, ,08 B 1,00 0, ,44 Tempo indeterminato 9,00 8, ,04 La Divisione è al suo interno strutturata in due Uffici: Acquisizione Monografie; Prestiti interbibliotecari nazionali e internazionali Document Delivery. Attività e progetti particolari realizzati nel 2006: Trasloco sede centrale e uffici. In relazione al trasloco nella nuova sede di Palazzo ex-cavazzani è stata effettuata la revisione dell archivio amministrativo cartaceo secondo nuovi modi e tempi di conservazione dei documenti definiti con la Divisione Processi e Qualità. Certificazione ISO. Sono stati segnalati alla Divisione Processi e Qualità gli aggiornamenti dei processi. I reclami pervenuti sono stati chiusi positivamente. La visita ispettiva si è conclusa senza rilievi o osservazioni per la Divisione. Qualità in biblioteca. Sono stati forniti e verificati trimestralmentei dati necessari al calcolo dei seguenti indicatori ISO: - ISO B Tempo mediano di acquisizione del documento; - ISO B Tempo mediano del trattamento del documento (per la parte relativa all acquisizione del documento); - ISO B Velocità del prestito interbibliotecario nazionale e internazionale. Amicus 3.5. La Divisione ha adeguato il software di gestione Amicus alle novità introdotte dalla Release 3.5 relativamente ai moduli ricerca, catalogazione e acquisti. E stata presa visione di quelle relative ai moduli circolazione e LibriVision. Tutte le problematiche sorte in fase di test e di migrazione sono state segnalate all Ufficio del 13

14 Sistema Bibliotecario Trentino. Il personale della Divisione Acquisizione monografie ha partecipato ai corsi organizzati dall Ufficio del SBT. Software AltriWeb. L adesione al Catalogo Italiano dei Periodici on-line (ACNP) ha comportato un ulteriore aumento delle richieste di fornitura di documenti del ad altre biblioteche italiane e straniere. E continuato il lavoro di miglioramento dell interfaccia web del software di gestione delle richieste. Sono state introdotte funzioni che consentono di tenere sotto controllo le anomalie allo scopo di migliorare i tempi e la completezza del servizio fornito. Software ILL-DD. Si è conclusa la realizzazione del nuovo software di gestione delle richieste inviate dal Sistema Bibliotecario alle altre biblioteche che consentirà agli utenti del servizio, partendo dal modulo di richiesta online, di verificare l iter delle richieste inoltrate. Il nuovo software, permettendo l importazione dei dati inseriti dall utente, dovrebbe abbreviare, dopo un primo periodo di rodaggio, i tempi di evasione delle richieste. Libri in formato elettronico. Il progetto Libri elettronici, partito nel 2005 dall analisi dello sviluppo degli e-books e dal loro uso nelle biblioteche accademiche italiane e straniere, si è concretizzato con la sottoscrizione, a titolo sperimentale, di due collezioni di libri elettronici Safari technical books online e Oxford Reference Online. L accesso alle collezioni di libri elettronici attivati è stato garantito tramite un catalogo dedicato, accessibile dal nostro sito web e simile a quelli già presenti per periodici elettronici e banche dati. Per alcuni titoli è stata consentita una seconda modalità di consultazione da LibriVision a partire da un link presente sulla schermata del documento e della copia SBA. Nuovo fornitore monografie. Il passaggio al nuovo fornitore di monografie italiane e straniere, Licosa, ha richiesto l attivazione di una serie di procedure per consentire un flusso controllato di ordini e relative informazioni. Alcuni Dipartimenti acquistano le monografie usufruendo dei servizi e dello sconto derivante da questa fornitura. I loro ordini, registrati in una cartella condivisa, sono periodicamente verificati. Manualistica. Prosegue, in collaborazione con alcuni colleghi della Divisione catalogazione, la stesura di manuali relativi alle procedure utilizzate nella Divisione. Revisione orario apertura al pubblico del Servizio ILL-DD. L orario di apertura dell Ufficio Prestito interbibliotecario nazionale e internazionale è stato modificato con un ulteriore pomeriggio di apertura al pubblico. Servizio di document delivery tra i poli bibliotecari. Allo scopo di accelerare la trasmissione interna degli articoli in formato elettronico si è provveduto alla creazione di una cartella condivisa dove vengono gestiti sia i file scambiati tra l Ufficio prestito interbibliotecario nazionale e internazionale e le biblioteche di polo che tra i poli bibliotecari. In questo modo gli articoli, anziché essere trasmessi per posta interna, vengono stampati nel polo di appartenenza del richiedente. Rovereto. Per abbreviare i tempi di fornitura delle monografie richieste in prestito interbibliotecario dagli utenti del Polo di Rovereto si è deciso di farvi pervenire i volumi richiesti in prestito interbibliotecario direttamente dalle biblioteche fornitrici. Per migliorare il servizio offerto, eliminando le anomalie registrate nello scambio di documenti tra l Ufficio prestito interbibliotecario e la biblioteca di Rovereto, è stato organizzato un documento condiviso dove viene registrato e controllato il flusso delle operazioni. Regolamento per le acquisizioni monografiche già esistenti e dell antiquariato librario. Il Consiglio di Biblioteca, nell intento di perseguire un uso più razionale delle 14

15 risorse attribuite dall Ateneo per l acquisizione delle opere monografiche, ha approvato un nuovo regolamento per le acquisizioni monografiche e dell antiquariato librario. Dati acquisizioni/ill-dd. Su richiesta dei colleghi dei Poli sono stati forniti i dati relativi ai volumi/articoli ordinati/ricevuti e le relative informazioni sull iter. Budget. L andamento della spesa per l acquisto di monografie è stato costantemente monitorato anche al fine di assicurare un flusso di acquisizioni regolare. Controllo inventariale annuale e libri perduti. E stata verificata/sollecitata la registrazione dei dati relativi ai volumi smarriti e scartati dalle Biblioteche di Polo nel Registro documenti mancanti e scartati. Formazione personale di supporto. La carenza di personale ha comportato la necessità di supporto da parte di operatori 150 ore e/o a tempo determinato formati e seguiti nel corso dell anno. Tesi di laurea. Nel catalogo Tesi di laurea sono stati inseriti e creati i file di tesi; sono stati prodotti i CD delle tesi utilizzati dal Servizio consultazione e prestito. Su richiesta degli autori sono state riprodotte 150 tesi danneggiate. Di seguito si riportano alcune informazioni esplicative dell attività svolta nel corso del 2006 dai due Uffici. ACQUISIZIONE MONOGRAFIE TAVOLA 14: ACQUISIZIONI MONOGRAFIE VOLUMI DI ATTIVITÀ Volumi di attività Nr. Ordini Nr. Copie ricevute Variazione ,69% ,96% Libri elettronici - titoli PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO NAZIONALE ED INTERNAZIONALE TAVOLA 15: PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO NAZIONALE/INTERNAZIONALE VOLUMI DI ATTIVITÀ Volumi di attività Scost. Assol. Borrowing ILL

16 DD - 3,08% Lending ILL- DD ,59% Totale ILL-DD ,15% L aumento delle richieste di fornitura di articoli di periodici da parte di altre biblioteche è dovuto all inserimento del patrimonio periodici del nel catalogo ACNP (Archivio Collettivo Nazionale Periodici). DIVISIONE ACQUISIZIONE PERIODICI E BANCHE DATI La Divisione si occupa dell acquisizione e della gestione dei periodici cartacei ed elettronici, attività che va dai rapporti con i delegati di Dipartimento per gli ordini di acquisto a quelli con i fornitori. Gestisce inoltre le banche dati on-line e su cd-rom, cura per l Università di Trento la collaborazione per l incremento e la manutenzione della banca dati nazionale ESSPER (spoglio di periodici italiani specializzati nelle discipline giuridiche, economiche e delle scienze sociali), gestisce il servizio di alerting IngentaConnect e lo spoglio di circa 60 periodici italiani, selezionati a tal fine dalle facoltà di Sociologia, Economia e Giurisprudenza dell Università degli Studi di Trento. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Divisione nel TAVOLA 16: PERSONALE DELLA DIVISIONE ACQUISIZIONE PERIODICI E BANCHE DATI Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1, ,67 D 3,00 2, ,74 C 3,00 2, ,08 Tempo indeterminato 7,00 6, ,49 Nel 2006, oltre alle attività di gestione corrente, sono state svolte alcune attività di controllo di natura straordinaria. Dal monitoraggio del corretto e completo ricevimento dei periodici cartacei e del funzionamento dei periodici elettronici scaturiscono dati da cui è possibile ricavare indicatori di funzionamento del servizio: Controllo periodici cartacei: la percentuale di fascicoli ordinati e non ricevuti è passata dal 2,9% del 2005 all 1,8% del Tale miglioramento è da attribuire: - al cambio di fornitore principale: da Ebsco si è passati a Celdes che si è dimostrata molto puntuale e precisa nel gestire i solleciti; 16

17 - alla possibilità di dedicare interamente una persona alla gestione dei solleciti e all applicazione di penali per mancata o ritardata fornitura. - nr. "record di fascicoli ordinati - nr. record di fascicoli ordinati e non ricevuti % fascicoli non ricevuti 2,9% 1,8% Controllo periodici elettronici: i link che consentono di visualizzare le pagine Internet relative a indici e/o full text dei periodici elettronici vengono controllati costantemente. La percentuale di controlli con esito negativo è pari allo 0,5% così come indicato nella tabella sotto riportata. Non si dispone di dati 2005 per un confronto nr. Link nr. di controlli sui Link nr. controlli con esito negativo 55 % controlli con esito negativo 0,5% Di seguito si riportano alcune tabelle esplicative dell attività svolta nel corso del 2006 dalla Divisione, messa in relazione con quella TAVOLA 17: CONSISTENZA DEI PERIODICI AL Volumi di attività Variazione Variazione Titoli di periodici cartacei correnti ,16% % Titoli di periodici cartacei cessati ,75% ,48% Titoli di periodici cartacei - TOTALE ,58% ,87% Titoli di periodici elettronici correnti ,39% ,17% Titoli di periodici elettronici cessati ,32% ,14% 17

18 Titoli di periodici elettronici TOTALE ,85% ,74% Titoli di periodici cartacei/elettroni ci TOTALE ,89% ,86% Titoli di Banche Dati di Monografie e Periodici ,88% ,26% TAVOLA 18: CONSULTAZIONE BANCHE DATI Volumi di attività Scost. Assol. Banche dati online o su CD-Rom Nr. connessioni a banche dati in rete di Ateneo ,26% ,49% TAVOLA 19: CONSULTAZIONE PERIODICI ELETTRONICI Volumi di attività Scost. Assol. Periodici elettronici Nr. di connessioni a periodici elettronici ,74% ,63% TAVOLA 20: CONSULTAZIONE E-BOOKS Volumi di attività 2006 Libri elettronici 183 Nr. di connessioni a libri elettronici

19 DIVISIONE CATALOGAZIONE La Divisione si occupa della catalogazione (controllo di qualità della descrizione bibliografica, con eventuale correzione/integrazione, e catalogazione semantica), secondo standard nazionali e internazionali, di tutto il materiale comunque acquisito dalla biblioteca: monografie, periodici, parti componenti, libro antico, musica a stampa, materiale non librario, risorse elettroniche. Per l automazione del servizio ha in dotazione il software Amicus e opera l immissione dei dati nel Catalogo Bibliografico Trentino. La Divisione si occupa inoltre della manutenzione del catalogo per la parte che riguarda i propri dati e l armonizzazione coi dati presenti a catalogo. La Divisione partecipa inoltre con proprio personale al Servizio di reference e al Servizio Formazione all utenza (docenti e studenti). La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Divisione nel TAVOLA 21: PERSONALE DELLA DIVISIONE CATALOGAZIONE Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1,00 0, ,92 D 7,00 6, ,71 C 1,00 0, ,51 Tempo indeterminato 9,00 6, ,14 Di seguito si riportano alcune tabelle esplicative dell attività svolta nel corso del 2006 dalla Divisione, in relazione a quella TAVOLA 22: CATALOGAZIONE MONOGRAFIE Volumi di attività Variazione Catalogazioni nuove acquisizioni ,75% Catalogazioni pregresso ,13% Catalogazioni totale ,96% 19

20 TAVOLA 23: CATALOGAZIONE PERIODICI (TITOLI) Volumi di attività Catalogazioni nuove e pregresso Variazione ,21% BIBLIOTECHE DI POLO I Poli Bibliotecari di Ateneo si occupano della gestione dei servizi all utenza, del personale afferente, delle loro collezioni e degli spazi. Particolare attenzione viene dedicata al servizio di reference e ricerche bibliografiche a soggetto, alla catalogazione gestita in sede, all aggiornamento e alla collocazione del patrimonio documentario per il quale si redige l inventario annuale. Collaborano per la formazione dell utenza nelle discipline di riferimento per la propria biblioteca, particolarmente durante Orienta e rivolgendosi perlopiù agli studenti stranieri e alle matricole. BIBLIOTECA DIGITALE Il mette a disposizione della propria utenza primaria, periodici on-line, consultabili tramite password e username da qualsiasi postazione internet. La tabella seguente riporta la consistenza del patrimonio, consultabile in linea, al TAVOLA 23: PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Periodici elettronici titoli Periodici elettronici (stima del n. di annate) Libri elettronici - titoli Banche Dati in rete di Ateneo

21 BIBLIOTECA CENTRALE Presso la BIBLIOTECA CENTRALE si erogano servizi di consultazione e prestito, microforme e prestito interbibliotecario provinciale, servizi di reference agli utenti afferenti alle Facoltà di Sociologia, Giurisprudenza, Economia e a tutti gli utenti del Catalogo Bibliografico Trentino. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico al Polo Bibliotecario nel TAVOLA 24: PERSONALE BIBLIOTECA CENTRALE Categoria Organico Posti Coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1,00 0, ,50 D 1, ,15 C 5,00 4, ,40 Tempo indeterminato 7,00 6, ,05 D 1, ,98 Tempo determinato 1, ,98 Totale Generale 8,00 7, ,04 Nel 2006, le principali attività di gestione corrente hanno riguardato le seguenti aree: a) Patrimonio PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Variazione Monografie unità fisiche in CBT Monografie unità fisiche non in CBT ,35% Monografie unità fisiche da scartare Periodici unità fisiche (stima n. di annate) ,48% Totale patrimonio documentario

22 Tipo di documenti Variazione unità fisiche + 2,33% Periodici titoli in CBT di cui Periodici titoli correnti b) Prestito librario Tipologia Prestito Variazione Presiti in sede Rinnovi in sede Restituzioni in sede ,08% ,51% ,53% c) Incremento della collezione Totale dei documenti catalogati: 3.922, di cui monografie e 90 periodici. d) Interventi sulla collezione Libri riservati per i corsi: rietichettatura, cambio segnature in Amicus. Revisione collezione periodici: in collaborazione con la Divisione Acquisizione Periodici e i rappresentanti delle Facoltà nel Consiglio di Biblioteca è stata effettuata una ulteriore revisione delle priorità nei titoli dei periodici da acquisire/mantenere/chiudere. Analisi e operazioni preliminari allo scarto 2007 di: codici di giurisprudenza, biblioteca professionale, monografie di informatica, giurisprudenza e altre. Controllo e scarto di documenti appartenenti al Fondo Demarchi, già avviato nel 2005, e di altre tipologie di documenti provenienti da donazioni. Nuova collocazione in archivio di periodici di giurisprudenza precedentemente conservati in deposito a Matterello: American Report, ecc. Controllo inventariale annuale delle monografie e del materiale di consultazione presente nella sala di lettura. Il numero totale delle monografie mancanti è 205. Nell occasione sono stati rietichettati circa volumi con etichette sgualcite, scolorite o illeggibili. Intervento di rilegatura straordinario delle opere in consultazione presenti in sala lettura: circa 90 opere in continuazione dal rilegatore fra ottobre e dicembre

23 Sistemazione del Fondo antico di Giurisprudenza: intervento di restauro sui volumi (rimozione di etichette adesive e della colla sul dorso), nuova collocazione e produzione di elenco del posseduto, con nuovo sistema di etichette/segnalibro. e) Servizi bibliografici e di informazione Partecipazione alle lezioni a studenti (matricole di Sociologia, dottorandi di Scienze Cognitive) presentando i servizi offerti dal Sistema bibliotecario di Ateneo e dal Polo Centrale, e aggiornamento delle dispense didattiche cartacee e on-line nell ambito del Progetto Formazione del. Visite guidate alle strutture del con illustrazione dei servizi bibliotecari erogati presso il Polo per studenti della California University, studenti delle scuole superiori, e altri. Attivazione del servizio di Reference online, tua biblioteca. 11 richieste evase al 31/12/2006 dall attivazione del servizio in ottobre, di cui 9 da personale del Reference del Polo Centrale. Il servizio di Reference frontale è stato fornito con i seguenti orari: lun.-ven / lun.-giov su 207 giorni, per un totale di 551 ore e 566 richieste. Circa 30 richieste di ricerche bibliografiche sono state evase on-line oltre l orario di sportello e/o tramite e telefonicamente. Intensificato flusso di informazioni agli utenti attraverso produzione costante di materiale a stampa (depliant, estratti dai Regolamenti, cartelli, avvisi). f) Gestione degli spazi Organizzazione degli spazi e dei servizi dopo il trasferimento al Palazzo ex Cavazzani : segnaletica, completamento arredo spazi utenza e uffici, arredo esterno, risoluzione di problematiche connesse con il microclima e con infiltrazioni di acqua nei depositi, migliorie in archivio (numerati ed etichettati con titoli e numeri di collocazione tutte le scaffalature, creazione di spazi per materiale da controllare quali omaggi e fondi in arrivo). Interventi di rilevo: trasformazione della sala guardaroba in sala caffè. Spostamento della biblioteca professionale nella Divisione Catalogazione e conseguente trasformazione del locale in sala riunioni e conservazione e archivio amministrativo del personale. Spostamento delle Statistiche a causa dell umidità nel deposito dove erano precedentemente state collocate. Riapertura in novembre dell archivio. Per questioni di sicurezza, l accesso è consentito solo a particolari categorie di utenti e regolamentato da apposite norme approvate dal Consiglio di Biblioteca. g) Altro Qualità in biblioteca applicazione e monitoraggio della situazione nei servizi del Polo (collaborazione alla rilevazione di gap, rilevamento dati statistici, partecipazione alla revisione e compilazione costante di modulistica per il controllo qualità, descrizione 23

24 processi mancanti o aggiornamento processi, modifiche di procedure in seguito ad audit interni, ecc.). Polaris (continua l editing sulla qualità degli inserimenti bibliografici nel database per le Facoltà di Sociologia). Attivato un servizio di Oggetti smarriti : creato un flusso di informazioni che consente agli studenti di cercare presso il personale di Polo gli oggetti dimenticati in biblioteca. Sistemazione di questi in armadietti numerati, chiusi a chiave e controllati dal personale di Polo. BIBLIOTECA DI LETTERE Presso la BIBLIOTECA DI LETTERE si erogano servizi di consultazione e prestito, microforme e prestito interbibliotecario provinciale, servizi di reference agli utenti afferenti alla Facoltà di Lettere e a tutti gli utenti del Catalogo Bibliografico Trentino. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico al Polo Bibliotecario nel TAVOLA 25: PERSONALE BIBLIOTECA FACOLTÀ DI LETTERE Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1, ,67 D 2, ,30 Tempo 3, ,97 indeterminato Nel 2006 le principali attività di gestione corrente hanno riguardato le seguenti aree: a) Patrimonio PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Monografie unità fisiche in CBT Periodici unità fisiche (stima n. di annate) Totale patrimonio documentario unità fisiche Periodici titoli in CBT Variazione ,79% ,02% ,65% 24

25 Tipo di documenti Variazione di cui Periodici titoli correnti b) Prestito librario Tipologia Prestito Variazione Presiti in sede Rinnovi in sede Restituzioni in sede ,79% ,53% ,29% c) Incremento della collezione Totale dei documenti catalogati: di cui monografie e 19 periodici. Contributo del polo alla catalogazione centralizzata: 169 schede (= 4,3%). Periodici, libri russi, omaggi. d) Interventi sulla collezione Monitoraggio costante dell andamento della spesa e bilanciamento tra le discipline. Budget per le acquisizioni monografie integralmente impegnato alla data del Controllo inventariale annuale e libri perduti. Spostamento e ricollocazione di lotti di materiale bibliografico; revisione della sezione dei libri per i corsi d esame; compilazione della lista dei volumi mancanti: il n. delle monografie perdute (69) nel periodo seguente all inventario 2005 corrisponde allo 0,05% del patrimonio; il n. totale delle monografie mancanti (149) corrisponde allo 0,11%. Scarto bibliografico. Scarto di opere inutili, deteriorate o possedute in duplice copia (166); cancellazione dal catalogo di opere già mancanti alla revisione 2003 (20); totale delle opere scartate: 186; totale delle opere scartate nel periodo : e) Servizi bibliografici e di informazione Catalogo delle nuove acquisizioni. Periodicità quindicinale. Catalogo dei libri per i corsi d esame. Circa opere; ed. on-line e cartacea a tiratura limitata a disposizione degli studenti in sala cataloghi. 25

26 Catalogo dei libri a disposizione per gli scambi; v. Risorse informative via Web: portale Internet per gli umanisti ( Bollettino digitale Res novas sulle risorse internet per le discipline umanistiche; consulenza bibliografica on-line: ( Il servizio di Reference è stato fornito con i seguenti orari: lun-ven ; lunmar per un totale di 930 ore e richieste, di cui 2 attraverso il servizio di Reference online, tua biblioteca attivo dal 25/10/2006. Illustrazione dei servizi in occasione di manifestazioni promozionali. Visite guidate di studenti medi, inaugurazione anno accademico, etc. BIBLIOTECA DI SCIENZE Presso la BIBLIOTECA DI SCIENZE si erogano i seguenti servizi agli utenti della Facoltà di Scienze e a tutti gli utenti del CBT: consultazione e prestito locale; prestito interbibliotecario provinciale; reference e informazioni bibliografiche e assistenza alla ricerca nei cataloghi; collaborazione con l ufficio centrale per il servizio di prestito ILL/DD per il reperimento del materiale periodico della biblioteca e l invio dello stesso previa scansione; catalogazione in loco delle nuove acquisizioni monografiche, periodiche, delle opere ricevute in dono. TAVOLA 26: PERSONALE BIBLIOTECA DI SCIENZE Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1,00 0, ,42 D 1,00 0, ,08 C 2,00 1, ,76 Tempo indeterminato 4,00 2, ,26 C 1,00 0, ,29 Tempo determinato 1,00 0, ,29 Totale Generale 5,00 2, ,54 Nel 2006, le principali attività di gestione corrente hanno riguardato le seguenti aree: 26

27 a) Patrimonio PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Monografie unità fisiche in CBT Monografie unità fisiche non in CBT Periodici unità fisiche (stima n. di annate) Totale patrimonio documentario unità fisiche Periodici titoli in CBT di cui Periodici titoli correnti Variazione ,25% ,11% ,12% b) Prestito librario Tipologia Prestito Variazione Presiti in sede Rinnovi in sede Restituzioni in sede ,92% ,89% ,33% c) Incremento della collezione Totale dei documenti catalogati: 448 di cui 444 monografie e 4 periodici. Catalogazione di materiale pregresso a cura di personale dell università: 746 nuovi doc copie; completamento del progetto di catalogazione in outsourcing (gen. 2006): 173 documenti. Il progetto di riconversione del pregresso della biblioteca può considerarsi concluso. d) Interventi sulla collezione Periodici: 27

28 Opera di riordino e risistemazione negli scaffali della sezione delle riviste di fisica, svolta con l appoggio di studenti 150 ore. Ricollocazione di circa 40 titoli di riviste poco usate (molte ora disponibili online) in magazzino e conseguente allargamento a scaffale aperto delle altre in previsione di mantenere spazio disponibile per i prossimi 4-5 anni. Scarto di alcuni titoli di riviste. Conclusione del lavoro di riordino delle riviste di matematica successivo allo spostamento delle opere di abstracts in magazzino con ampliamento dello spazio a scaffale aperto disponibile. Riorganizzazione delle riviste di informatica, selezione e ricollocazione in magazzino dei titoli confluiti in abbonamenti online. Operazione di riordino del magazzino in facoltà con spostamento a magazzino decentrato di una parte del contenuto. Continua attenzione al problema degli spazi a scaffale in previsione della crescita della collezione. Revisione di una parte della sezione delle riviste di chimica, trasferimento di una parte di esse in magazzino e risistemazione di altre all interno della sezione di chimica. Monografie: Sistemazione in sala di un espositore per le nuove acquisizioni. Completamento della ricollocazione delle opere di consultazione con rifacimento delle segnature. Individuazione di un piccolo locale per la ricollocazione di opere varie, ovvero monografie, per lo più di informatica, obsolete e disusate. Trasferimento dalla biblioteca centrale di circa un centinaio di opere di matematica, interessanti per la collezione della biblioteca; assegnamento di nuova segnatura e ricollocazione in sala. Avvio della rietichettatura delle monografie della sezione di matematica. Rifacimento delle segnature delle opere in formato elettronico e risistemazione nel nuovo espositore. Controllo inventariale delle monografie: opere smarrite al 31/12/06: 64; inserimento delle opere mancanti nel file condiviso e segnalazione dell indicazione smarrito nella copia; richiesta di ordine per quelle ritenute indispensabili. e) Servizi bibliografici e di informazione Il servizio di Reference: è stato fornito con i seguenti orari: lun.-ven.: per 156 giorni per un totale di 356 ore e 115 richieste. f) Gestione degli spazi Risistemazione della sezione di fisica, scarto, trasferimento in magazzino e recupero circa 40 metri lineari liberi a scaffale aperto. Previsione di spazio disponibili per l accrescimento della collezione dei periodici di fisica per i prossimi 4 anni. Rifacimento della segnaletica dei periodici di matematica e fisica con rinvii alle collocazioni in deposito chiuso. 28