Sistema Bibliotecario di Ateneo. Università degli Studi di Trento

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1 Università degli Studi di Trento Sistema Bibliotecario di Ateneo Relazione annuale

2 1. SERVIZI Prestiti e rinnovi Prestito interbibliotecario e document delivery provinciale, nazionale e internazionale Risorse elettroniche Corsi e attività di promozione dei servizi 7 2. UTENZA 8 3. DOTAZIONE DOCUMENTARIA 9 4. SPAZI E ACCESSIBILITA SPESE MONITORAGGIO E INDICATORI DI PERFORMANCE MONITORAGGIO E VERIFICA DELLA QUALITA 16 OBIETTIVI STRATEGICI GESTIONALI Orientamento alla qualità dei servizi Sviluppo e integrazione dei sistemi informativi di ateneo Altri risultati significativi raggiunti 18 OBIETTIVI OPERATIVI Valorizzare il contributo professionale del personale Ottimizzare la fruibilità delle infrastrutture fisiche e immateriali Rafforzare i servizi che valorizzano le specificità dell esperienza universitaria 20 2

3 Di seguito viene descritto il funzionamento del Sistema Bibliotecario di Ateneo nel 2013 attraverso un analisi degli aspetti più significativi raggruppati per macrocategorie di attività. Per individuare peculiarità, criticità e comportamenti degli utenti nei confronti dei servizi erogati, il testo riporta alcuni dati quantitativi corredati dal calcolo di indicatori in serie storica che mostrano anche il valore mediano nazionale quando disponibile. 1. SERVIZI 1.1 Prestiti e rinnovi Nel 2013 si registra una diminuzione del numero di prestiti effettuati (da a ) a fronte di aumento dell utenza primaria di riferimento, vale a dire i membri dell Ateneo, passati da a e una diminuzione dell utenza attiva, ovvero coloro che nel corso dell anno hanno effettuato almeno un prestito (da a 5.559). 1.2 Prestito interbibliotecario e document delivery provinciale, nazionale e internazionale Il numero di prestiti interbibliotecari (Interlibrary Loan) attivi e passivi sono diminuiti rispettivamente del 15% e del 7% rispetto al Per quanto riguarda il numero di transazioni di document delivery, rispetto al 2012, si registra incremento sia nel numero dei documenti inviati (+10%), che di quelli chiesti ad altre biblioteche (+17%). Anno Prestiti e rinnovi Consultazioni controllate ILL attivi ILL passivi DD attivi DD passivi Tabella 1 Prestiti e Prestito Interbibliotecario serie storica Grafico 1 Prestiti e rinnovi serie storica 3

4 ILL attivi ILL passivi Grafico 2 Interlibrary Loan attivi e passivi serie storica DD attivi DD passivi Grafico 3 Document Delivery attivi e passivi serie storica 6,00 5,00 4,00 4,86 4,64 4,32 4,20 4,23 3,97 3,00 2,00 2,25 1,00 0, Grafico 4 Prestiti + ILL passivi + DD passivi/utenti potenziali serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 4

5 1.3 Risorse elettroniche Nel corso del 2013 sono stati effettuati download di articoli (in aumento rispetto al 2012 del 15%), circa sessioni e ricerche per banche dati e download di full text di libri elettronici. Anno Banche dati Sessioni Ricerche Periodici elettronici Download E-books Download Tabella 2 Risorse elettroniche e loro utilizzo serie storica Banche dati Sessioni Ricerche E-books Download Grafico 5 Banche dati - serie storica Grafico 6 E-books serie storica 5

6 7,00 6,00 6,38 6,31 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 4,60 2,13 1,50 4,40 0, Grafico 7 Sessioni a banche dati in rete di ateneo/utenti potenziali serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 30,00 25,28 25,00 20,00 17,79 19,13 21,45 19,23 22,45 15,00 10,00 5,00 8,54 8,28 0, Grafico 8 Numero di FT (download e-journals) scaricati/utenti potenziali serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 6

7 1.4 Corsi e attività di promozione dei servizi Nel corso del 2013 le attività formative si sono articolate in tre differenti modalità: corsi di ricerca bibliografica, corsi di ricerca bibliografica e di introduzione alla scrittura della tesi di laurea e lezioni all interno dei corsi seguiti dai docenti. In particolare sono stati organizzati: - corsi di ricerca bibliografica per le scuole di dottorato DiSCoF e CIMeC e per la Doctoral School in Social Sciences (tenuti in lingua inglese), e per la Facoltà di Scienze Cognitive - corsi di ricerca bibliografica e di introduzione alla scrittura per le Facoltà di Giurisprudenza, Sociologia e Lettere - lezioni in aula all interno dei corsi seguiti dai docenti della Facoltà di Economia. Per l attività di formazione interna, rivolta a studenti, dottorandi e studenti stranieri, sono state dedicate complessivamente 138 ore (- 10% rispetto al 2012), con un totale di partecipanti pari a (- 18% rispetto al 2012). 14,00 13,23 12,00 10,84 10,00 8,77 8,00 7,16 6,00 4,00 2,00 0,00 5,06 3,39 1, Grafico 9 Partecipanti ai corsi di formazione/studenti iscritti*100 serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) SUPPORTO SULL USO DELLE RISORSE BIBLIOTECARIE Il servizio di informazioni bibliografiche/reference presso tutte le biblioteche dell Ateneo nel 2013 ha dato risposta a 998 richieste specialistiche e a 112 richieste on-line pervenute all indirizzo tua biblioteca. Il servizio è utilizzato prevalentemente da studenti, laureandi e utenti esterni; le richieste riguardano soprattutto l uso delle risorse bibliografiche in ambito ingegneristico (309 richieste), letterario (302 richieste) e giuridico (209 richieste). Le ore totali dedicate al servizio di reference personalizzato nelle varie sedi del Sistema Bibliotecario sono state

8 2. UTENZA Studenti iscritti Studenti attivi Utenti totali Utenti attivi Tabella 3 Utenza Sistema Bibliotecario di Ateneo serie storica % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Studenti iscritti UNITN Studenti attivi Grafico 10 Studenti UNITN serie storica % 20% 40% 60% 80% 100% Utenti potenziali Utenti attivi Grafico 11 Utenti - serie storica 8

9 3. DOTAZIONE DOCUMENTARIA 3.1 Patrimonio documentario Monografie: le unità fisiche sono con un incremento dell 1,6% rispetto all anno precedente. Le nuove acquisizioni nel 2013 sono state pari a 8.567, con un decremento del 5,6% rispetto a quelle effettuate nel Periodici: il numero totale di periodici cartacei posseduti è passato a titoli rispetto ai del 2012, registrando un lieve incremento. Il numero di periodici elettronici è diminuito del 10% rispetto al 2012 passando a titoli. Il numero di periodici cartacei correnti è pari a 2.485, in diminuzione rispetto al 2012 (-8%). Il numero totale di annate di periodici cartacei possedute è pari a , con un lieve incremento rispetto al 2012 e le annate di periodici elettronici sono pari a , con un incremento dell 8% rispetto al Anno Monografie unità fisiche Periodici cartacei - titoli Annate di periodici cartacei Periodici elettronici - titoli Annate di periodici elettronici Tabella 4 Patrimonio documentario serie storica 40,00 35,00 30,00 25,00 35,39 35,31 35,69 36,41 36,37 33,29 27,37 20,00 15,00 10,00 5,00 0, Grafico 12 - Patrimonio documentario/utenti potenziali serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 9

10 4. SPAZI E ACCESSIBILITA Orari e calendari di apertura delle biblioteche dell ateneo restano ampi e invariati negli ultimi 5 anni. La superficie totale del Sistema Bibliotecario di Ateneo è diminuita e pari a mq, (- 10% rispetto al 2012) così come gli spazi destinati agli utenti passati da mq a mq, con un decremento del 18% rispetto al I posti di lettura sono diminuiti lievemente (da 1046 a 956 unità) a seguito della perdita della sala studio presso la sede di Ingegneria. Anno Centrale Lettere Ingegneria Scienze Scienze Cognitive SBA , , , , , , , , , ,55 Tabella 5 Ore di apertura settimanale per Polo e media apertura per SBA 90,00 85,00 80,00 75,00 70,00 65,00 60,00 55,00 50,00 45,00 40,00 35,00 75,55 75,55 75,55 75,55 75,55 58,00 43, Grafico 13 - Media delle ore di apertura settimanale serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 10

11 Anno Superficie Totale in mq Superficie accessibile al pubblico in mq Posti di lettura Tabella 6 Superficie serie storica 0,45 0,40 0,35 0,30 0,25 0,20 0,15 0,10 0,05 0,00 0,36 0,36 0,38 0,31 0,25 0,28 0, Grafico 14 Superficie accessibile al pubblico/utenti potenziali - serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 30,00 25,00 20,00 15,00 24,45 24,05 16,98 17,91 16,22 16,59 18,39 10,00 5,00 0, Grafico 15 Utenti potenziali/posti di lettura serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 11

12 5. SPESE Anno Monografie 1 Periodici 2 Risorse Elettroniche 3 Altri documenti SBA ,93% 41,84% 45,22% 0,00% ,88% 32,70% 57,42% / ,71% 33,35% 56,94% / ,89% 34,14% 56,96% / ,28% 29,67% 61,05% / Tabella 7 Spese per risorse bibliografiche in % serie storica 200,00 180,00 175,64 168,79 171,31 178,79 181,03 160,00 140,00 120,00 100,00 80,00 60,00 40,00 73,86 55,4 20,00 0, Grafico 16 Spesa per risorse bibliografiche/utenti potenziali serie storica mediana monobiblioteca (indagine GIM 2011) mediana nazionale (indagine GIM 2011) 1 Monografie cartacee. 2 Periodici cartacei; print+online. 3 Periodici elettronici, banche dati, libri elettronici. 12

13 6. MONITORAGGIO E INDICATORI DI PERFORMANCE Un aspetto particolarmente rilevante dal punto di vista degli utenti è il tempo necessario per ricevere risposta alle richieste di servizi. Sono, quindi, stati calcolati alcuni indicatori di performance per alcuni servizi particolari. o Tempo medio di acquisizione del documento L indicatore descrive il tempo che trascorre dalla data di invio dell ordine da parte della biblioteca all arrivo del volume. Nel 2013, su un campione di ordini, il numero medio di giorni necessari per ricevere i volumi dai fornitori è pari a 33. Anno Tempo medio di fornitura (gg) Tabella 8 Iter del libro serie storica Grafico 17 Tempo medio di acquisizione dei libri espresso in giorni serie storica 13

14 o Tempo medio di trattamento del documento L indicatore descrive il tempo che trascorre dall arrivo del volume in biblioteca al momento in cui lo stesso è collocato sullo scaffale o reso disponibile direttamente all utente. Nella determinazione dei tempi si tiene conto delle numerose e diverse fasi del trattamento: arrivo/ricevimento, timbratura, inventariazione/catalogazione, trasferimento alle biblioteche di facoltà, collocazione sullo scaffale. Il tempo necessario per il trattamento è migliorato rispetto al 2012, passando da 16 a 12 giorni. Anno Tempo medio di trattamento di cui Tempo medio di ricevimento Tabella 9 Tempo medio di trattamento serie storica Grafico 18 Tempo medio di trattamento dei libri espresso in giorni serie storica 14

15 o Velocità del Prestito interbibliotecario nazionale e internazionale L indicatore descrive il tempo che trascorre tra la data della richiesta di prestito interbibliotecario dell utente e la data di arrivo del documento. I casi considerati riguardano le richieste fatte ad altre biblioteche di volumi e di articoli in fotocopia o formato elettronico andate a buon fine. I tempi di attesa e di perfezionamento della domanda (dalla richiesta dell utente all inoltro alla biblioteca fornitrice) delle circa richieste inoltrate e ricevute sono leggermente migliorati rispetto al 2012 (tempi di attesa 11 giorni e di perfezionamento della domanda 3 giorni). Anno Velocità di fornitura Tempo medio di perfezionamento della domanda Tabella 10 Velocità del prestito interbibliotecario nazionale/internazionale serie storica Grafico 19 Velocità del prestito interbibliotecario nazionale/internazionale serie storica 15

16 7. MONITORAGGIO E VERIFICA DELLA QUALITA MONITORAGGIO E VERIFICA DELLA QUALITÀ: LA CERTIFICAZIONE DI QUALITÀ ISO 9001:2008 Nel mese di giugno 2013 il Sistema Bibliotecario di Ateneo è stato oggetto di visita di certificazione di qualità UNI EN ISO 9001:2008. La validità del certificato è stata confermata. Si è così chiuso il terzo ciclo della certificazione di qualità di durata triennale. Le strutture e gli ambiti interessati dalla visita sono stati: le sedi bibliotecarie di Scienze Cognitive, Lettere e Centrale, le Divisioni Acquisizione Monografie e Acquisizione Periodici e il sistema qualità. È proseguita anche la registrazione dei reclami, complessivamente 80 quelli raccolti, che hanno riguardato prevalentemente aspetti logistici. Si e proceduto anche a un analisi comparativa dei reclami raccolti a partire dal 2006 con evidenza delle azioni poste in essere per rispondere alle osservazioni più ricorrenti. Obiettivi strategici gestionali Orientamento alla qualità dei servizi LA "NUOVA" BIBLIOTECA CENTRALE: CREARE NUOVI SPAZI PER GLI UTENTI E RIORGANIZZARE GLI UFFICI DELLO STAFF ALL'INTERNO DEL PALAZZO EX- CAVAZZANI. SUPPORTO AI TECNICI DELLA DIREZIONE IMMOBILIARE E APPALTI PER QUANTO RIGUARDA LE ESIGENZE DELLE BIBLIOTECA. In collaborazione con la Divisione Patrimonio Immobiliare si è proceduto alla riqualificazione degli uffici al piano terra in aule studio per gli utenti della biblioteca Centrale e il conseguente trasferimento del personale ai piani superiori del Palazzo ex Cavazzani. La biblioteca ora conta 320 posti contro i precedenti 218, una sala con funzioni di aula didattica o spazio riunioni e nuovi bagni. IDEAZIONE E REALIZZAZIONE DI UN CORSO SU PIATTAFORMA DOL DEDICATO AGLI ASPETTI REDAZIONALI DI TESTI ACCADEMICI: CITAZIONI BIBLIOGRAFICHE E TESTUALI, NOTE BIBLIOGRAFICHE, SCHEDE DI LAVORO. In collaborazione con l ufficio Didattica on line è stato progettato un corso composto da due moduli: nel primo modulo la citazione bibliografica e il testo note con lo stile a piè di pagina mentre nel secondo lo stile autore-data. Il primo modulo è stato realizzato mentre il secondo verrà completato nel corso del

17 CREAZIONE DI GRUPPI DI LAVORO PER ORGANIZZARE LE ATTIVITÀ TRASVERSALI SBA (GRUPPO DI LAVORO PER IL DISCOVERY, IL PORTALE E IL REFERENCE). Nel corso del 2013 sono stati creati, oltre al gruppo di lavoro per il Discovery già in essere dal 2012, il gruppo di lavoro per il Portale, per il servizio di Reference e per la gestione della collezione, al fine di innovare e programmare nuove attività per migliorare i servizi offerti al pubblico. In particolare: il gruppo di lavoro sul Portale ha effettuato un indagine esplorativa sul sito SBA attraverso la somministrazione di un questionario online con un analisi dettagliata dei risultati ottenuti; analisi delle statistiche d uso del sito; benchmarking con siti di altre biblioteche universitarie; analisi per l introduzione di applicativi mobile (apps), feeds e feedback; il gruppo di lavoro sulla Collezione ha realizzato sul portale SBA una pagina Web dedicata alla collezione speciale del Centro linguistico di Ateneo dopo aver riorganizzato alcune procedure di catalogazione e conservazione del materiale; ha predisposto tutto quanto necessario a creare, sempre sul portale, un servizio di scambi di monografie con altre Istituzioni e/o privati e di gestione dei Fondi dono; ha reso più visibile e dinamica, anche grazie a bibliografie di approfondimento e codici QR, la vetrina delle Novità librarie, organizzata anche tenendo presenti gli eventi realizzati in Ateneo o altri eventi di carattere culturale; ha redatto le Linee guida sui criteri di revisione della collezione SBA ; il gruppo di lavoro sul Reference ha riorganizzato, aggiornato e valorizzato sul portale SBA la sezione di siti utili alla ricerca bibliografica per aree disciplinari; ha iniziato la redazione di guide su banche dati selezionate, secondo un modello di identità visiva che permetterà di renderle pubbliche in apposita area del portale SBA e utilizzarle nella Formazione degli utenti; ha cominciato un percorso di auto-formazione anche grazie ad alcune lezioni interne sulle risorse bibliografiche SBA utili al servizio di reference; ha ipotizzato, grazie al benchmarking con siti di altre biblioteche universitarie, migliorie del servizio tramite applicativi mobile (app) e feedback. 2. Sviluppo e integrazione dei sistemi informativi di ateneo DIGITAL LENDING: INTRODUZIONE E PROMOZIONE DEL PRESTITO DIGITALE SULLE PIATTAFORME MLOL E EBRARY. Nel corso del 2013 è stato attivato il servizio di digital lending sulle piattaforme MLOL e Ebrary. MediaLibraryOnline è una piattaforma che consente di consultare e prendere a prestito digitale gratuito quotidiani e riviste, e-books, audiolibri, video, musica e altre risorse. Gli utenti Unitn possono avere in prestito tutti i titoli acquistati dalle varie biblioteche SBT aderenti al progetto, circa Gli utenti iscritti presso Unitn sono più di 400. La durata del prestito su MLOL è di 14 giorni. Ebrary (ebook Library) è una piattaforma di interesse accademico per la ricerca e consultazione di migliaia di libri elettronici. Il portale personalizzato creato con l aggregatore mette a disposizione 107 titoli acquistati dal Sistema Bibliotecario di Ateneo. I volumi sono stati catalogati sia nel catalogo libri elettronici sia in Amicus 17

18 allo scopo di aumentarne la visibilità. Il prestito digitale è stato promosso tramite banner e news sul portale, via , su facebook Unitn, via Pillole in Myunitn, mediante poster e brochures distribuite presso le varie biblioteche Unitn. Sono state predisposte brevi presentazioni proiettate sul digital display presso la biblioteca di Scienze. Sono stati organizzati webinar e nelle pagine dedicate sono disponibili guide, video e help per migliorare la conoscenza e l'uso delle risorse. PATRON DRIVEN ACQUISITION: ANALISI DELLA MODALITÀ PDA SULLE VARIE PIATTAFORME E VALUTAZIONE DELLA POSSIBILITÀ DI ADOZIONE PER SBA. Nel 2012 The Association of College and Research Libraries (ACRL) ha annoverato, nel rapporto redatto dal ACRL Research Planning and Review Committee, il PDA fra le dieci più importanti tendenze, trends in atto nelle biblioteche accademiche americane. Nel corso del 2013 è stata raccolta la letteratura relativa, sono state analizzate le modalità di offerta di questo servizio sulle principali piattaforme, anche attraverso seminari online, valutando il fornitore più adatto per una possibile adozione del PDA per SBA. TESI DI LAUREA: RAZIONALIZZAZIONE/DEMATERIALIZZAZIONE DELLE MODALITÀ DI MESSA A DISPOSIZIONE ALL'UTENZA DELLE TESI DI LAUREA. L'attività ordinaria di raccolta, catalogazione e archiviazione delle tesi di laurea è proseguita razionalizzando e dematerializzando l'iter di lavoro (abolizione passaggi ridondanti tramite utilizzo cartelle di server visibili da terminali protetti). Sono stati corretti alcuni bachi del software gestionale TEA, che è stato progressivamente raffinato, personalizzato e modificato anche sulla base della riorganizzazione 2012 e delle mutate procedure di segreteria. 4. Altri risultati significativi raggiunti SERVIZI AGLI UTENTI Un attività rilevante è stata l elaborazione dei documenti necessari al rinnovo del contratto di appalto dei servizi di prestito/consultazione e gestione dei depositi nelle sedi SBA. Nel 2013 si segnala il passaggio al nuovo modulo del prestito interbibliotecario Weloan e introduzione del nuovo Catalogo Bibliografico Trentino con passaggio da Librivision a OseeGenius. Per quanto riguarda l attività formativa rivolta agli utenti SBA i corsi di ricerca bibliografica e stesura del testo sono stati estesi anche al dipartimento di Lettere. Continuano ad essere garantite anche le lezioni all interno dei corsi tenuti dai docenti. Per la promozione delle risorse e dei servizi presso la sede di Scienze è stato collocato un monitor che riporta notizie e contenuti ad aggiornamento periodico. 18

19 PATRIMONIO E SUA FRUIZIONE In previsione del trasferimento della biblioteca centrale in altra sede e della conseguente fusione con la biblioteca di Lettere sono state avviate le prime indagini quantitative sul patrimonio per garantire una fruizione razionale delle collezioni delle due biblioteche. Alla biblioteca centrale è stato fatto uno scarto straordinario di pubblicazioni periodiche e uno scarto consistente di monografie obsolete e copie in eccedenza. Presso la sede di Scienze e di Scienze cognitive è stata rivista la sezione libri corso : tutti i testi non presenti fra i testi d esame consigliati sono stati riammessi al prestito. In tutte le sedi SBA è stata avviata la promozione delle nuove acquisizioni con esposizione al pubblico per un mese degli ultimi testi acquistati. ALTRE ATTIVITA DI SUPPORTO Nel corso del 2013 per quanto riguarda U-GOV Catalogo a fianco dell'attività ordinaria (validazione prodotti, amministrazione Catalogo, rilevazione e risoluzione dei bachi tramite indicazione a Cineca) sono state organizzate attività di supporto per l'abilitazione Scientifica Nazionale (fine tornata 2012 e tornata 2013); il riallineamento con l anagrafica di Ateneo post-riorganizzazione 2012 e una rimappatura delle tipologie di documento secondo le nuove tipologie ministeriali rispettando le personalizzazioni di Ateneo. In accordo alla domanda dei docenti, si è approfondito il ruolo di Unitn come editore ad accesso aperto, sia di monografie che di riviste (sistema OJS), per giungere tramite Unitn-eprints Research alla sperimentazione del progetto di deposito legale BNCF per i prodotti editoriali nativi digitali. È continuata la collaborazione con la Facoltà di Economia per la redazione delle bibliografie per il Festival dell Economia, relative agli interventi presentati. 19

20 Obiettivi operativi Valorizzare il contributo professionale del personale Azioni di sensibilizzazione e formazione nei confronti del personale docente e ricercatore e dei dottorandi in tema di Open Access e proprietà intellettuale. Supporto alle procedure di valutazione delle Scuole di dottorato e alla sperimentazione della scheda SUA-RD. Miglioramento del servizio di informazioni bibliografiche all utenza (reference) attraverso la definizione di un percorso di aggiornamento continuo per i bibliotecari specializzati nei diversi ambiti disciplinari. 2. Ottimizzare la fruibilità delle infrastrutture fisiche e immateriali Si supporteranno gli Organi di governo nell individuazione della soluzione definitiva della nuova biblioteca d ateneo e verranno predisposti gli atti conseguenti alla scelta. Inoltre, si contribuirà alla progettazione funzionale degli spazi e all analisi dei nuovi servizi logistici da approntare. 3. Rafforzare i servizi che valorizzano le specificità dell esperienza universitaria Si procederà alla selezione, formazione e impiego di gruppi di studenti per il presidio delle biblioteche in orari serali e per l'inventario bibliografico estivo, con modalità uniforme per tutte le strutture e secondo un programma definito. Ampliamento dell offerta formativa dello SBA con organizzazione di lezioni tematiche specifiche nonché promozione del Discovery, delle banche dati giuridiche e di ingegneria e degli ebook di diritto. Ampliamento dell offerta di libri elettronici con messa a disposizione dell utenza degli ebooks della piattaforma EBSCOHost. 20