SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

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1 CONSUNTIVO 2005 RELAZIONE SULL ANDAMENTO DELLA GESTIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO 29 marzo

2 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO È finalità istituzionale del assicurare: l acquisizione, la catalogazione, la fruizione, l aggiornamento e la conservazione del patrimonio bibliografico dell ateneo; lo sviluppo dei servizi bibliotecari, documentari e informatici a supporto della didattica e della ricerca; l estensione continua di sistemi tecnologicamente avanzati per la consultazione e la fruizione dell informazione bibliografica in rete. Particolare attenzione è posta al gruppo degli utenti primari, cioè i membri dell ateneo. Il Sistema Bibliotecario è altresì a disposizione della Comunità del territorio come centro bibliografico altamente specializzato. La Struttura si rivolge ai suoi utenti direttamente o per il tramite di altre biblioteche o istituzioni, come specificato dai regolamenti dei singoli servizi, inoltre aderisce al Catalogo Bibliografico Trentino e si coordina col Sistema Bibliotecario Trentino in virtù di apposite convenzioni. Il si struttura come centro unitario di servizi, articolato in divisioni per i servizi gestiti centralmente e in biblioteche di polo per i servizi presso le sedi decentrate. Le sotto-articolazioni della Direzione sono: Divisione Acquisizione Monografie e Prestito Interbibliotecario; Divisione Acquisizione Periodici e Banche Dati; Divisione Catalogazione; Biblioteche di polo: - Biblioteca Centrale - Biblioteca di Lettere - Biblioteca di Ingegneria - Biblioteca di Scienze - Biblioteca del Polo di Rovereto Unità di Staff: Progetti Strategici. A supporto della Direzione opera inoltre la Segreteria di Direzione. 2

3 La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Direzione nel TAVOLA 1: PERSONALE DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard DIR ,90 EP 6 5, ,70 D 22 19, ,88 C 17 13, ,85 B 1 0, ,76 Tempo indeterminato 47 39, ,09 D 5 1, ,14 C 4 2, ,68 Tempo determinato ,81 Totale Generale 56 43, ,91 I dati relativi all organico si integrano con: collaborazioni che sostituiscono o integrano il personale e sono riferite al servizio di Consultazione/Prestito e gestione dell Archivio/Deposito (Biblioteca Centrale, Biblioteca di Lettere, Biblioteca di Ingegneria); attività di servizio svolte in outsourcing riferite ai servizi di Catalogazione libraria e servizi di fotoriproduzione. Per quanto riguarda la Catalogazione, l outsourcing avviene sia su progetti precisi (catalogazione Fondo storico di Sociologia e di Scienze) sia per sostituzione di personale assente per maternità che non si può sostituire in altro modo. La tabella seguente riporta i costi sostenuti nel corso del 2005 per le attività sopra citate in relazione a quelli

4 TAVOLA 2: COSTI PER COLLABORAZIONI E OUTSOURCING (ULTERIORI RISORSE PROFESSIONALI) Servizio Valore 2002 Valore 2003 Valore 2004 Valore 2005 Variazione a1. Servizio consultazione/prestito , , ,53% b.1 Outsourcing Catalogazione b2. Outsourcing Fotoriproduzione , , ,77 539,94 455,84 870, ,35% + 415,1 + 91,06% TOTALE , , , ,94 L aumento della spesa per il servizio di consultazione/prestito è dovuto all adeguamento del costo orario all aumento annuale ISTAT. La tabella seguente riporta la consistenza del personale di segreteria e dei Progetti Strategici a supporto della Direzione. TAVOLA 3: DIREZIONE SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard DIR ,90 D 3 2, ,05 C 1 0, ,25 Tempo indeterminato 5 4, ,2 D 1 0, ,20 C 3 1, ,72 Tempo determinato 4 1, ,91 Totale Generale 9 6, ,10 4

5 COMMENTO SULL ATTIVITA DELL ANNO Di seguito viene riportato sinteticamente, per macro-categorie d attività, quanto realizzato dal nel Al fine di fornire una descrizione dell attività e di individuare peculiarità e criticità, il testo riporta alcuni dati quantitativi e analisi delle variazioni rispetto al SERVIZI Prestiti, consultazioni e visite in biblioteca I dati aggregati a livello di nel 2005 mostrano un incremento del numero di prestiti effettuati (da a ), a fronte di un lieve aumento dell utenza primaria di riferimento, cioè i membri dell Ateneo (da a ). Continua l incremento dell uso delle risorse elettroniche evidenziatosi negli anni precedenti: le connessioni alle banche dati in rete di ateneo sono passate da a (+16,75%), mentre le connessioni ai periodici elettronici sono passate da a (+1,3%). Il fatto può essere dovuto a una maggiore confidenza nell uso delle risorse elettroniche da parte degli utenti, all attività di formazione effettuata (corsi per gli studenti), all efficacia del servizio di reference (informazioni bibliografiche e supporto da parte di personale specializzato in tutte le biblioteche del ). Un altra variazione significativa riguarda il numero degli articoli di periodici forniti in copia dal a favore di altre biblioteche nazionali rispetto al 2004, dovuto alla visibilità delle nostre raccolte sul Catalogo Italiano dei Periodici ACNP (+52%). In quanto ulteriore sviluppo di politiche cooperative fra biblioteche a favore degli utenti è un fatto molto positivo, pur comportando un deciso aumento dei carichi di lavoro in questo settore. Patrimonio documentario Resta sostanzialmente stabile il numero di periodici cartacei in abbonamento e di periodici elettronici (+5,85%). Per quanto riguarda i periodici elettronici e le banche dati, una novità di un certo rilievo è stata la costituzione del Comitato degli Utenti Cilea Digital Library, un organismo il cui compito è favorire in forma coordinata e cooperativa lo sviluppo di servizi di biblioteca digitale, l acquisizione consortile di risorse bibliografiche e documentarie in formato elettronico, la condivisione delle informazioni e la diffusione dei servizi tra le istituzioni partecipanti, l identificazione e l implementazione di soluzioni tecnologiche allineate agli standard internazionali, la collaborazione, attraverso una propria rappresentanza, con gli organismi e gli enti che, a livello nazionale e internazionale, svolgono attività di coordinamento e di sviluppo nei settori sopra elencati, e in generale nel campo delle risorse elettroniche. Il comitato si riunisce fisicamente due volte nell anno, operando normalmente attraverso una mailing list. L andamento per le monografie è negativo: le nuove acquisizioni diminuiscono dell 11% circa. Ciò è in gran parte dovuto al fatto che l aumento del costo dei periodici causa uno spostamento del budget disponibile dai libri alle riviste. Il numero di banche dati è 114. E proseguita la catalogazione delle opere acquisite prima dell avvio dell automazione e allo stato attuale il catalogo on-line rappresenta il 99% del patrimonio bibliografico posseduto. 5

6 Restano ancora da catalogare circa 200 opere della Facoltà di Sociologia e circa 1000 della Facoltà di Scienze. Gare di appalto per la fornitura di periodici e monografie Nel 2005 è stata effettuata una nuova gara di appalto per la fornitura dei periodici nel triennio : la ditta che si è aggiudicata la fornitura ha garantito su tutti i periodici, italiani e stranieri, uno sconto del 2%, mentre in precedenza veniva applicata una commissione del 5% sui periodici italiani e dell 1% su quelli stranieri. Vi è stato quindi un significativo miglioramento delle condizioni economiche. Sarà necessario il primo semestre del 2006 per appurare la qualità del servizio del nuovo fornitore. Sempre nel corso del 2005 è stata effettuata una gara di appalto per la fornitura dei libri insieme ad altri 8 atenei. Si è trattato della prima esperienza di questo tipo in Italia, promossa da un gruppo di università dopo una sperimentazione in comune di modalità di acquisto online, per un importo globale, sul triennio, di circa euro per i due lotti (libri italiani e libri stranieri). La gara, cui hanno partecipato 4 concorrenti per ciascuno dei due lotti, è stata aggiudicata, sulla base dell offerta economicamente più vantaggiosa (70% prezzo - 30% valutazione tecnica) a una ditta che ha offerto per entrambi i lotti uno sconto del 20% sul prezzo di copertina dei libri, il massimo ammesso per le biblioteche universitarie da una norma, pur di dubbia interpretazione, che regola e limita gli sconti sul prezzo dei libri. Come mostra l analisi delle altre offerte pervenute, il mercato segnala che i maggiori operatori sul mercato si sono attrezzati e sono in grado di fornire servizi aggiuntivi significativi (es: gestione ordini on-line, scarico di dati bibliografici). Inoltre dimostra una notevole reattività positiva a significative azioni di aggregazione della domanda. L Università di Trento ricorrerà a tale fornitura a partire dal 1 gennaio 2006 per una durata di 2 anni. Il trasferimento della biblioteca centrale al palazzo ex-cavazzani Nel corso del 2005 sono stati portati a termine, anche per la parte occupata dalla sede centrale del, i lavori di ricupero funzionale del palazzo ex-cavazzani, dove già si trovavano il CIAL e il Centro di Studi Internazionali. Nella nuova sede verranno collocati non solo i libri, come precedentemente stabilito, bensì anche i periodici, in modo da consentire il totale restauro della Facoltà di Sociologia. Questo ha comportato una nuova definizione del progetto, delle modalità e dei tempi di acquisto degli arredi e una modifica della programmazione dei lavori e del trasloco, effettuato a cavallo del 2005 e del 2006 per una durata di circa quattro mesi. Tutta l operazione è stata svolta in stretta collaborazione fra la Direzione Patrimonio immobiliare e Appalti e il. Reference, comunicazione e formazione, web Il servizio di informazioni bibliografiche/reference si è consolidato presso tutte le biblioteche dell ateneo, grazie anche all attività di comunicazione effettuata via web e nei corsi di addestramento all uso della biblioteca, all ampliamento dell orario giornaliero (Ingegneria) e alle ricerche bibliografiche approfondite ad opera di personale specializzato (molto richieste soprattutto in ambito giuridico). Per questo servizio, le ore totali erogate nelle varie sedi del Sistema Bibliotecario sono state Tali attività hanno una funzione significativa nel facilitare l uso delle risorse documentarie e valorizzare la collezione. Polaris L'utilizzo di POLARiS (Pubblicazioni on line - Anagrafe ricerca scientifica) è ormai entrato nella prassi dipartimentale per il monitoraggio della produzione scientifica dei docenti e la 6

7 conseguente distribuzione dei fondi dipartimentali per la ricerca. Rispetto al 2005 si è osservato un aumento degli inserimenti pari al +15,4%, che indica il mantenimento "a regime" del database da parte dei docenti pur con un relativo incremento dovuto alle nuove afferenze (ad oggi sono 872 i docenti che inseriscono le loro bibliografie in POLARiS) e a un probabile arricchimento della produzione accademica. E' stata rilasciata nel giugno 2005 la nuova release del programma, migliorato nella grafica, nei tools di helpdesk (manualistica, linee guida, contatti) e nella qualità dei servizi offerti. E' da segnalare l'inizio degli studi di interoperabilità tra POLARiS e il Sito docente di Cineca, il cui documento di progetto è attualmente in fase di analisi e applicazione. L'interesse nei confronti di POLARiS è confermato dal numero degli accessi e dei visitatori che, per il 2005, si stimano rispettivamente intorno a e UNITN e-prints L'incremento nel deposito dei documenti all'interno dell'archivio istituzionale è pari al +58% rispetto al 2003, con una flessione del 10% nell'ultimo anno, che sta a indicare un utilizzo "a regime" dell'archivio dopo il massiccio popolamento di documenti arretrati negli anni scorsi. Il numero di accessi è intorno a (+ 65,6% rispetto al 2004), mentre i visitatori si stimano intorno a (+ 21,8 %). Nel corso del 2005 la visibilità dell'archivio è migliorata anche grazie all'inserimento in repertori web ad hoc e all'harvesting da parte di motori di ricerca specializzati. L'adesione a workshop e corsi su Open Archives e Open Access (Firenze, Milano) e la partecipazione al Gruppo di lavoro sull editoria elettronica della Commissione Biblioteche della CRUI hanno comportato inoltre un conseguente miglioramento nella visibilità di Unitn-eprints in ambito nazionale. Nel 2005, infine, è stata pubblicata la nuova versione italiana di Faq e Help on line al fine di pubblicizzare il sito presso l utenza, renderne più evidenti le modalità d uso e i vantaggi di utilizzo, e di razionalizzare le procedure di pubblicazione dei documenti. Un primo risultato può essere individuato nell'estensione dell uso di Unitn-eprints ad altri dipartimenti (Scienze giuridiche, Sociologia e ricerca sociale, Matematica) rispetto a quelli che più tradizionalmente popolano l'archivio. Le certificazione di qualità ISO 9000:2000. Il ha conseguito la certificazione di qualità ISO 9001:2000 nel marzo Durante tutto l anno sono state effettuate le verifiche interne previste dalle procedure ISO in collaborazione con la Divisione Processi e Qualità. Le verifiche hanno coinvolto tutte le divisioni del, i poli bibliotecari e i diversi servizi. Su impulso degli ispettori dell ente di certificazione sono stati rilevati tre nuovi indicatori dello standard ISO Library performance indicators : Tempo mediano di acquisizione del documento, Tempo mediano di trattamento del documento (per i quali è stata richiesta a Informatica Trentina S.p.A. la creazione di un nuovo report di estrazione dal sw Amicus) e Velocità del prestito interbibliotecario nazionale e internazionale. E stata revisionata la modulistica in uso nel Sistema Bibliotecario, in particolare il modulo per l iscrizione ai servizi, il modulo per la richiesta di accesso all archivio librario, il modulo di richiesta di consultazione tesi di laurea, il modulo di rilevazione delle consultazioni del materiale librario, il modulo di rilevazione delle visite in biblioteca, il modulo di registrazione del prestito interbibliotecario locale. E stato creato inoltre il modulo in formato elettronico on-line per la rilevazione dei reclami, suggerimenti e osservazioni e definita la relativa procedura di rilevazione. 7

8 ATTIVITA DI GESTIONE CORRENTE Si forniscono ora di seguito alcuni indicatori generali sulle attività della Direzione. Per la valutazione dell attività del Sistema Bibliotecario è possibile ricorrere anche a indicatori di qualità oltre agli indicatori di volume di attività. Ciò è opportuno per la funzione di servizio di tale centro, a diretto contatto con l utenza. Le misure utilizzabili sono relative all accessibilità (orario di apertura, spazi che la biblioteca mette al servizio dell utenza, posti di lettura), al patrimonio documentario a disposizione (dimensioni, presenza di banche dati) e all utenza effettivamente raggiunta (utenti attivi, visite in biblioteca, prestiti effettuati), come di seguito dettagliato: Orario giornaliero e calendario di apertura settimanale accessibilità a risorse e servizi. Adeguatezza della struttura, degli ambienti e delle attrezzature. Adeguatezza del patrimonio documentario disponibilità e fruibilità di risorse informative. Uso delle risorse informative (prestiti e consultazioni). Le tabelle di seguito riportate individuano alcuni di questi indicatori per l anno TAVOLA 4: ACCESSIBILITÀ ORARI DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO (ANNO 2005) Biblioteca Orario giornaliero e settimanale lunedìvenerdì Sabato domenica Ore settiman ali Totali Centrale ,00 Lettere ,00 Scienze ,75 Ingegneria Polo Rovereto ,00 SBA ,95 TAVOLA 5: ACCESSIBILITÀ LE SUPERFICI DELLA BIBLIOTECA Indicatore Valore 2002 Valore 2003 Valore 2004 Valore 2005 Variazione Mq superficie biblioteca Mq destinati agli utenti Percentuale di Mq destinati agli utenti rispetto ai Mq disponibili 58,11% 58,70% 58,32% 58,32% 8

9 TAVOLA 6: ACCESSIBILITÀ - POSTI DI LETTURA Posti di lettura Nr. Posti di lettura Posti di lettura ogni 100 utenti potenziali Posti di lettura ogni 100 utenti attivi TAVOLA 7: PATRIMONIO DOCUMENTARIO DIMENSIONI COMPLESSIVE SBA Tipo di documenti Monografie unità fisiche in CBT Monografie unità fisiche non in CBT Grado di copertura del CBT Totale monografie unità fisiche Periodici cartacei unità fisiche (stima del n. di annate) Totale patrimonio documentario- unità fisiche % 95% 97% 99,65% Periodici titoli in CBT Periodici titoli non in CBT Grado di copertura del CBT Totale periodici - titoli ,97% 69,57% 70% 69,05% Scost. Ass ,92% ,19% ,89% TAVOLA 8: ACCESSIBILITÀ - INDICATORI Indicatore Metri lineari totali a scaffale aperto/metri lineari totali di scaffalatura*100 n. postazione per banche dati e internet 24,22% 25,85%

10 Indicatore Utenti potenziali/personal computer destinati al pubblico TAVOLA 9: UTENZA RAGGIUNTA - UTENTI ATTIVI Utenza Nr. Studenti iscritti a UNITN Nr. Studenti Attivi SBA Target raggiunto di studenti iscritti a UNITN 50,83% 40,59% 50,36% 48,14% Nr. Utenti potenziali Nr. Utenti Attivi Target raggiunto di utenti potenziali 49,94% 46,49% 49,69% 47,84% Scost. Ass ,02% ,51% ,36% ,43% TAVOLA 10: UTENZA RAGGIUNTA - INGRESSI IN BIBLIOTECA Ingressi Sede Centrale Polo di Ingegneria Scost. Ass ,18% ,80% TAVOLA 11: UTENZA RAGGIUNTA - PRESTITI EFFETTUATI Prestiti (in ambito SBT) Nr. Prestiti totali Nr. Prestiti di documenti SBA Nr. Prestiti in sede SBA Scost. Ass % ,1% % 10

11 Nr. Prestiti interbibliotecari totali Nr. Prestiti interbibliotecari lending Nr. Prestiti interbibliotecari borrowing Prestiti per utente attivo 8,38 8,14 8,14 8,34 8, ,36% ,54% ,43% TAVOLA 12: ALTRI INDICATORI DI PERFORMANCE Indicatore ISO Tempo medio di acquisizione del documento Tempo medio di trattamento del documento Velocità del prestito interbibliotecario nazionale/internazionale Misurazione Media: 22 giorni Mediana: 20 giorni Media: 23 giorni Mediana: 16 giorni Media: 16 giorni Mediana: 11 giorni Tempo mediano di acquisizione del documento : l indicatore descrive il tempo che trascorre dalla data di invio dell ordine da parte della Divisione Acquisizioni all arrivo del volume in biblioteca. Il periodo di riferimento è l anno solare. I casi considerati riguardano l acquisizione di volumi già pubblicati al momento dell ordine, mentre sono stati esclusi gli ordini permanenti, gli scambi, i doni, le fotocopie e le rilegature. Nel caso di opere in visione, la data dell ordine è stata fatta coincidere con la data di arrivo. Su un campione di ca ordini, sono stati determinati due indici: - la mediana, ovvero il tempo mediano registrato, è di 20 giorni. Ciò significa che il 50% dei volumi ordinati nel corso dell anno è pervenuto in biblioteca entro tre settimane dalla data di invio dell ordine; - la media, ovvero il numero medio di giorni, è pari a 22. Ciò significa che mediamente il tempo che trascorre tra la data di invio dell ordine e l arrivo del volume in biblioteca, per ciascun ordine, è tre settimane; Tempo mediano di trattamento del documento : l indicatore descrive il tempo che trascorre dall arrivo del volume in biblioteca al momento in cui lo stesso è collocato sullo scaffale o reso disponibile direttamente all utente. Il periodo di riferimento è l anno solare. Sono state escluse dal campione le fotocopie e le rilegature. Per le opere in visione, gli ordini permanenti e gli omaggi la data di arrivo è stata fatta coincidere con la data di creazione dell ordine. Nella determinazione dei tempi si è tenuto conto delle diverse fasi del trattamento: arrivo/ricevimento, timbratura, collocazione sugli scaffali della Divisione catalogazione, inventariazione/catalogazione, trasferimento ai poli, collocazione sullo scaffale. Su un campione di ca ordini, sono stati determinati due indici: - la mediana, ovvero il tempo mediano registrato, è di 16 giorni. Ciò significa che il 50% dei volumi pervenuti in biblioteca è reso disponibile all utente entro due settimane; 11

12 - la media, ovvero il numero medio di giorni, è pari a 23. Ciò significa che mediamente il tempo necessario al trattamento di ciascun libro è tre settimane; Velocità del prestito interbibliotecario nazionale e internazionale : l indicatore descrive il tempo che trascorre tra la data della richiesta dell utente e la data di arrivo del documento. Il periodo di riferimento è l anno solare. I casi considerati riguardano le richieste fatte ad altre biblioteche di volumi e di articoli in fotocopia o formato elettronico andate a buon fine. Su un campione di ca richieste, sono stati determinati due indici: - la mediana, ovvero il tempo mediano registrato, è di 11 giorni. Ciò significa che il 50% dei volumi e degli articoli richiesti attraverso il prestito interbibliotecario nazionale/internazionale è pervenuto in meno di due settimane; - la media, ovvero il numero medio di giorni, è pari a 16. Ciò significa che mediamente il tempo che trascorre tra l invio della richiesta alle altre biblioteche e l arrivo del volume/articolo è due settimane. È di seguito condotta l analisi delle attività 2005 delle singole Divisioni. Gli indicatori mostrano l andamento delle attività nel corso del tempo. DIVISIONE ACQUISIZIONE MONOGRAFIE E PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO La Divisione ha in carico l'acquisizione delle monografie, in accordo con il personale docente dell ateneo, segue tutte le operazioni di acquisto, compresi i rapporti con i fornitori. Si occupa inoltre della ricerca e del recupero dei documenti non presenti nelle biblioteche trentine, anche attraverso il prestito interbibliotecario nazionale e internazionale. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Divisione nel TAVOLA 13: PERSONALE DELLA DIVISIONE ACQUISIZIONE MONOGRAFIE E PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP ,40 D 4 3, ,95 C 4 3, ,74 B 1 0, ,76 Tempo indeterminato 10 7, ,85 D 1 0, ,44 C 1 0, ,96 Tempo determinato 2 0, ,40 12

13 Totale Generale 12 8, ,26 La Divisione è al suo interno strutturata in due Uffici: Acquisizione Monografie; Prestiti Nazionali e Internazionali Document Delivery. Attività e progetti particolari realizzati nel 2005: La Divisione ha direttamente partecipato ai lavori per la gestione associata di una procedura di gara per la fornitura di libri italiani e stranieri, insieme ad altre otto università. I lavori preparatori della gara, stesura dell'accordo per la gestione associata delle procedure di gara e del Capitolato d'appalto, si sono conclusi con l invio della richiesta di avvio della fornitura al nuovo fornitore, Licosa. A partire dal gennaio 2006, i libri scientifici e/o didattici editi da case editrici italiane e straniere e servizi gestionali connessi saranno forniti da Licosa, con uno sconto del 20%, migliorando le precedenti condizioni di fornitura: lotto angloamericano 14%, lotto francese 7,1%, lotto olandesetedesco-italiano 15,6%. Il Servizio Attività Culturali della Provincia ha incaricato la cooperativa Athena di provvedere all ordinazione di n monografie speciali del Sistema Bibliotecario di Ateneo allo scopo di consolidare e migliorare la procedura di immissione di dati bibliografici in Amicus e l integrazione della fase di ordinazione con la fase di catalogazione. La Divisione ha organizzato e verificato le attività della cooperativa Athena. Su impulso del Rappresentante degli studenti e decisione del Consiglio di Biblioteca si è provveduto all acquisto di una seconda copia di parte dei libri di corso delle facoltà di valle. In collaborazione con il responsabile della Divisione catalogazione è stato ridefinito il processo di verifica, correzione e stampa del Registro di inventario. Libri in formato elettronico : il progetto e-books è partito dall analisi dello sviluppo degli e-books e dal loro uso nelle biblioteche accademiche italiane e straniere. A seguito di questa ricognizione è stata avviata una sperimentazione di alcuni mesi coinvolgendo gli utenti del. L adesione al Catalogo Italiano dei Periodici on-line (ACNP) ha comportato un significativo aumento delle richieste fornitura di documenti del Sistema Bibliotecario di Ateneo ad altre biblioteche italiane e straniere. Allo scopo di migliorare l iter delle richieste è stata predisposta un interfaccia web del software di gestione delle richieste. La Divisione, in collaborazione con il Responsabile della Divisione ATI sistemi informativi, dopo un analisi dei processi e delle esigenze informative del servizio di prestito interbibliotecario, ha iniziato i test del nuovo software di gestione, che dovrebbe essere utilizzabile, almeno in parte, nei primi mesi del La Divisione ha predisposto una proposta di regolamento del servizio di prestito interbibliotecario nazionale e internazionale da sottoporre al Consiglio di Biblioteca. L alto turnover del personale dell ufficio ha comportato, anche quest anno, la formazione di un nuovo collega oltre al reinserimento di una collega rientrata dopo un lungo periodo di assenza. 13

14 Continua la revisione della modulistica on-line della Divisione, anche su segnalazione degli utenti, allo scopo di rendere più efficace e immediato sia l uso dei moduli sia il servizio offerto. E stata effettuata la revisione dell archivio amministrativo cartaceo e l introduzione di nuovi modi e tempi di conservazione dei documenti. Sono stati forniti e verificati i dati necessari al calcolo dei seguenti indicatori ISO: - ISO B Tempo mediano di acquisizione del documento; - ISO B Tempo mediano del trattamento del documento (per la parte relativa all acquisizione del documento); - ISO B Velocità del prestito interbibliotecario nazionale e internazionale. Sono state ridefinite le modalità di registrazione dei dati allo scopo di fornire tutte le informazioni necessarie per la rilevazione degli standard ISO. L analisi dettagliata delle fasi che costituiscono l iter di acquisizione e trattamento dei documenti bibliografici consentirà di rilevare eventuali problematiche o anomalie per migliorare gli indicatori. A tal fine sono state fornite le informazioni bibliografiche, organizzative ed informatiche necessarie per la conoscenza dei processi del Sistema Bibliotecario di Ateneo. Di seguito si riportano alcune informazioni esplicative dell attività svolta nel corso del 2005 dai due Uffici. ACQUISIZIONE MONOGRAFIE TAVOLA 14: ACQUISIZIONI MONOGRAFIE VOLUMI DI ATTIVITÀ Volumi di attività Variazione ,5% ,80% Nr. Ordini Nr. Copie ricevute PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO NAZIONALE ED INTERNAZIONALE TAVOLA 15: PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO NAZIONALE/INTERNAZIONALE VOLUMI DI ATTIVITÀ Volumi di attività Scost. Assol. Borrowing ILL- DD Lending ILL- DD ,79% ,85% 14

15 Totale ILL-DD ,04% L aumento delle richieste di fornitura di articoli di periodici da parte di altre biblioteche è dovuto all ingresso del patrimonio periodici del nel catalogo ACNP (Archivio Collettivo Nazionale Periodici). DIVISIONE ACQUISIZIONE PERIODICI E BANCHE DATI La Divisione si occupa dell acquisizione e della gestione dei periodici cartacei ed elettronici, attività che va dai rapporti con i delegati di Dipartimento per gli ordini di acquisto a quelli con i fornitori. Gestisce inoltre le banche dati on-line e su cd-rom, cura per l Università di Trento la collaborazione per l incremento e la manutenzione della banca dati nazionale ESSPER (spoglio di periodici italiani specializzati nelle discipline giuridiche, economiche e delle scienze sociali), gestisce il servizio di alerting IngentaConnect e lo spoglio di circa 70 periodici italiani, selezionati a tal fine dalle facoltà di Sociologia, Economia e Giurisprudenza dell Università degli Studi di Trento. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Divisione nel TAVOLA 16: PERSONALE DELLA DIVISIONE ACQUISIZIONE PERIODICI E BANCHE DATI Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP ,40 D 3 1, ,08 C 3 2, ,41 Tempo indeterminato 7 5, ,89 D 1 0, ,61 Tempo determinato 1 0, ,61 Totale Generale 8 6, ,50 Nel 2005, oltre alle attività di gestione corrente, sono state svolte alcune attività di natura straordinaria: Revisione collezione periodici cessati: completata l eliminazione o il trasferimento ad altri poli del dei periodici che sono stati segnalati dai docenti come scartabili perchè posseduti da altre biblioteche cittadine. 15

16 Gara di appalto per la fornitura di periodici dal 2006 al 2009: la gara, che ha introdotto criteri nuovi rispetto al precedente appalto, si è conclusa con l ottenimento di un prezzo migliore; l appalto è stato vinto dalla ditta Celdes di Roma che fornirà periodici italiani e stranieri con uno sconto del 2%, mentre prima la ditta Ebsco ci forniva i periodici italiani con una commissione del 5% e quelli stranieri con una commissione dell 1%. Software Helios per enti esterni: le Biblioteche dell Istituto Trentino di Cultura di Trento e dell Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari hanno adottato il nostro software per la gestione dei periodici, stipulando un apposita convenzione con l Ateneo. Lavori vari di preparazione per il trasloco al palazzo ex-cavazzani. Di seguito si riportano alcune tabelle esplicative dell attività svolta nel corso del 2005 dalla Divisione, messa in relazione con quella TAVOLA 17: CONSISTENZA DEI PERIODICI AL Volumi di attività Variazione Variazione Titoli di periodici cartacei correnti ,72% ,16% Titoli di periodici cartacei cessati ,71% ,75% Titoli di periodici cartacei - TOTALE ,59% ,58% Titoli di periodici elettronici correnti ,58% ,39% Titoli di periodici elettronici cessati ,2% ,32% Titoli di periodici elettronici TOTALE ,66% ,85% Titoli di periodici cartacei/elettronici TOTALE ,91% ,89% Titoli di Banche Dati di Monografie e Periodici ,61% ,88% 16

17 TAVOLA 18: CONSULTAZIONE BANCHE DATI Volumi di attività Scost. Assol. Banche dati on-line o su CD-Rom Nr. di connessioni a banche dati in rete di Ateneo ,88% ,75% TAVOLA 19: CONSULTAZIONE PERIODICI ELETTRONICI Volumi di attività Scost. Assol. Periodici elettronici Nr. di connessioni a periodici elettronici ,85% ,3% DIVISIONE CATALOGAZIONE La Divisione si occupa della catalogazione (controllo di qualità della descrizione bibliografica, con eventuale correzione/integrazione, e catalogazione semantica), secondo standard nazionali e internazionali, di tutto il materiale comunque acquisito dalla biblioteca: monografie, periodici, parti componenti, libro antico, musica a stampa, materiale non librario, risorse elettroniche. Per l automazione del servizio ha in dotazione il software Amicus e opera l immissione dei dati nel Catalogo Bibliografico Trentino. La Divisione si occupa inoltre della manutenzione del catalogo per la parte che riguarda i propri dati e l armonizzazione coi dati presenti a catalogo. La Divisione partecipa inoltre con proprio personale al Servizio di reference e al Servizio Formazione all utenza (docenti e studenti). La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico alla Divisione nel

18 TAVOLA 20: PERSONALE DELLA DIVISIONE CATALOGAZIONE Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP ,40 D 6 5, ,06 C 1 0, ,80 Tempo indeterminato 8 7, ,26 Di seguito si riportano alcune tabelle esplicative dell attività svolta nel corso del 2005 dalla Divisione, in relazione a quella TAVOLA 21: CATALOGAZIONE MONOGRAFIE Volumi di attività Variazione Catalogazioni nuove acquisizioni ,46% Catalogazioni pregresso ,26% Catalogazioni totale ,9% TAVOLA 22: CATALOGAZIONE PERIODICI (TITOLI) Volumi di attività Variazione Catalogazioni nuove e pregresso ,48% BIBLIOTECHE DI POLO I Poli Bibliotecari di Ateneo si occupano della gestione dei servizi all utenza, del personale afferente, delle loro collezioni e degli spazi. Particolare attenzione viene dedicata al servizio di reference e ricerche bibliografiche a soggetto, alla catalogazione gestita in sede, all aggiornamento e alla collocazione del patrimonio documentario per il quale si redige 18

19 l inventario annuale. Collaborano per la formazione dell utenza nelle discipline di riferimento per la propria biblioteca, particolarmente durante Orienta e rivolgendosi perlopiù agli studenti stranieri e alle matricole. BIBLIOTECA DIGITALE Il mette a disposizione della propria utenza primaria, periodici on-line, consultabili tramite password e username da qualsiasi postazione internet. La tabella seguente riporta la consistenza del patrimonio, consultabile in linea, al TAVOLA 23: PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Periodici elettronici titoli Periodici elettronici (stima del n. di annate) Banche Dati in rete di Ateneo BIBLIOTECA CENTRALE Presso la BIBLIOTECA CENTRALE si erogano servizi di consultazione e prestito, microforme e prestito interbibliotecario provinciale, servizi di reference agli utenti afferenti alle Facoltà di Sociologia, Giurisprudenza, Economia e a tutti gli utenti del Catalogo Bibliografico Trentino. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico al Polo Bibliotecario nel TAVOLA 24: PERSONALE BIBLIOTECA CENTRALE Categoria Organico Posti Coperti Tempo indeterminato Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1 0, ,40 D 2 1, ,34 C 5 4, ,38 8 6, ,12 19

20 D 2 0, ,89 Tempo determinato 2 0, ,89 Totale Generale 10 6, ,02 Nel 2005, le principali attività di gestione corrente hanno riguardato le seguenti aree: a) Patrimonio PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Variazione Monografie unità fisiche in CBT Monografie unità fisiche non in CBT ,14% Monografie unità fisiche da scartare Periodici unità fisiche (stima n. di annate) Totale patrimonio documentario unità fisiche ,62% ,32% Periodici titoli in CBT di cui Periodici titoli correnti b) Prestito librario Tipologia Prestito Variazione Presiti in sede Rinnovi in sede Restituzioni in sede ,48% ,3% ,19% c) Incremento della collezione 20

21 Totale dei documenti catalogati: 4.994, di cui monografie, 106 periodici. d) Interventi sulla collezione Libri riservati per i corsi: rietichettatura, cambio segnature in Amicus. Revisione collezione: continua dal 2002 la suddivisione del patrimonio bibliografico periodico per ambiti disciplinari: costi, numero acquisizioni, ecc. in collaborazione con la Divisione Acquisizioni Periodici e i rappresentanti delle Facoltà nel Consiglio di Biblioteca. Analisi della collezione, incremento razionale, scarto su segnalazione dei docenti, dono ad altre biblioteche di periodici scartati per completare le loro raccolte e alleggerire le nostre. L iniziativa di scarto di periodici chiusi ha coinvolto anche i Poli di Scienze e di Ingegneria. Sono state inoltre passate in rassegna le opere in continuazione delle sale di lettura per verificare se fosse possibile/necessario la riacquisizione di volumi mancanti. Controllo inventariale e libri perduti: il numero totale delle monografie mancanti è e) Servizi bibliografici e di informazione Partecipazione alle attività inerenti il progetto Porte aperte all Università : visite guidate per singoli e gruppi e illustrazione dei servizi della Biblioteca di Polo centrale. Lezioni a studenti (studenti di Economia e Sociologia) e produzione di una dispensa didattica cartacea ma consultabile anche on-line nell ambito del Progetto Formazione del. Visite guidate alle strutture del con illustrazione dei servizi bibliotecari erogati presso il Polo per futuri partners dell ateneo nell ambito di vari progetti: doppia laurea, ecc. (California University,; singoli ricercatori già impegnati in progetti con l ateneo). Visite guidate alle strutture del con illustrazione dei servizi bibliotecari erogati presso il Polo per studenti tedeschi, cinesi e statunitensi. Studio preliminare di un progetto di Reference digitale (individuazione di un software gratuito e seconda fase di adattamento di tale software alle esigenze del Sistema Bibliotecario di Ateneo: studio delle modifiche con gli informatici e creazione di un prototipo di modulo on-line). Il servizio di Reference è stato fornito con i seguenti orari: lun.-ven / lun.-giov su 207 giorni, per un totale di 639 ore e 689 richieste. 110 richieste di ricerche bibliografiche approfondite sono state evase on-line oltre l orario di sportello. f) Gestione degli spazi Organizzazione del trasferimento al Cavazzani. Nuova edilizia (riunioni per esaminare i progetti relativi al trasferimento di parte della collezione del Polo centrale a palazzo ex-cavazzani ed elaborazione in collaborazione 21

22 con i tecnici e la Direzione del di proposte ed idee funzionali alle esigenze del Polo). g) Altro Collaborazione alla Revisione dei Regolamenti del Prestito e delle Sale. Operazioni di controllo qualità per loro applicazione. Qualità in biblioteca applicazione ai servizi del Polo (collaborazione alla rilevazione di gap, creazione di modulistica per il controllo qualità, Carta dei servizi, riunioni e operazioni necessarie per una possibile certificazione). Polaris (continua l editing sulla qualità degli inserimenti bibliografici nel database per le Facoltà di Sociologia e Giurisprudenza). BIBLIOTECA DI LETTERE Presso la BIBLIOTECA DI LETTERE si erogano servizi di consultazione e prestito, microforme e prestito interbibliotecario provinciale, servizi di reference agli utenti afferenti alla Facoltà di Lettere e a tutti gli utenti del Catalogo Bibliografico Trentino. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico al Polo Bibliotecario nel TAVOLA 27: PERSONALE BIBLIOTECA FACOLTÀ DI LETTERE Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1 0, ,93 D ,40 Tempo indeterminato 3 2, ,33 Nel 2005 le principali attività di gestione corrente hanno riguardato le seguenti aree: a) Patrimonio PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Variazione Monografie unità fisiche in CBT ,56% 22

23 Tipo di documenti Variazione Periodici unità fisiche (stima n. di annate) Totale patrimonio documentario unità fisiche ,23% ,5% Periodici titoli in CBT di cui Periodici titoli correnti b) Prestito librario Tipologia Prestito Variazione Presiti in sede Rinnovi in sede Restituzioni in sede ,22% ,57% ,79% c) Incremento della collezione Catalogazione secondo tipologie bibliografiche: monografie: 4.483; periodici: 20; omaggi: 497 [9,9% delle acquisizioni. Derivati in parte dall attività di scambio di pubblicazioni con altri enti]. Contributo del polo alla catalogazione centralizzata: 221 schede (= 4,9%). Periodici, libri russi, omaggi. d) Interventi sulla collezione Monitoraggio costante dell andamento della spesa e bilanciamento tra le discipline. Budget per le acquisizioni monografie integralmente impegnato alla data del Controllo inventariale annuale e libri perduti. Spostamento e ricollocazione di lotti di materiale bibliografico; revisione della sezione dei libri per i corsi d esame; compilazione della lista dei volumi mancanti: il n. delle monografie perdute nel periodo seguente all inventario 2004 corrisponde allo 0,05% del patrimonio; il n. totale delle monografie mancanti corrisponde allo 0,15%. Scarto bibliografico. Scarto di opere inutili, deteriorate o possedute in duplice copia (130); cancellazione dal catalogo di opere già mancanti alla revisione 2002 (36); totale delle opere scartate: 166; totale delle opere scartate nel periodo :

24 e) Servizi bibliografici e di informazione Catalogo delle nuove acquisizioni. Periodicità quindicinale. Catalogo dei libri per i corsi d esame. Circa opere; ed. on-line e cartacea a tiratura limitata a disposizione degli studenti in sala cataloghi. Catalogo dei libri a disposizione per gli scambi; v. Risorse informative via Web: portale Internet per gli umanisti ( Bollettino digitale Res novas sulle risorse internet per le discipline umanistiche; consulenza bibliografica on-line: ( Il servizio di Reference è stato fornito con i seguenti orari: lun-ven ; lunmar per un totale di 930 ore e richieste. Istruzione agli studenti in forma di lezione. Incontri in aula con gli studenti su richiesta dei docenti (quattro lezioni). Illustrazione dei servizi in occasione di manifestazioni promozionali. Visite guidate di studenti medi, inaugurazione anno accademico, etc. BIBLIOTECA DI SCIENZE Presso la BIBLIOTECA DI SCIENZE si erogano Servizi di consultazione e prestito, prestito interbibliotecario provinciale agli utenti afferenti alla Facoltà di Scienze e a tutti gli utenti del Catalogo Bibliografico Trentino. A partire dal 2002 è stata garantita la presenza al polo di un catalogatore professionale che può revisionare la collezione e fornire consulenze sulla disponibilità delle risorse documentarie, oltre a migliorare il flusso delle informazioni dalla sede centrale e viceversa. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico al Polo Bibliotecario nel TAVOLA 25: PERSONALE BIBLIOTECA DI SCIENZE Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1 0, ,17 D 1 0, ,60 C 3 2, ,26 Tempo indeterminato 5 3, ,03 Nel 2005, le principali attività di gestione corrente hanno riguardato le seguenti aree: 24

25 a) Patrimonio PATRIMONIO DOCUMENTARIO Tipo di documenti Variazione Monografie unità fisiche in CBT Monografie unità fisiche non in CBT Periodici unità fisiche (stima n. di annate) Totale patrimonio documentario unità fisiche ,26% ,14% ,24% Periodici titoli in CBT di cui Periodici titoli correnti b) Prestito librario Tipologia Prestito Variazione Presiti in sede Rinnovi in sede Restituzioni in sede ,64% ,7% ,70% c) Incremento della collezione Nuove acquisizioni catalogate in sede: 305 (in totale 506 documenti di cui 137 pregresso). Catalogazione di materiale pregresso a cura di personale dell università: documenti ca.. Catalogazione di materiale pregresso in outsourcing: documenti. d) Interventi sulla collezione 25

26 Periodici: Consistente opera di riordino e ricollocazione della sezione delle riviste chiuse di matematica e chimica. In deposito sono stati sistemati alcuni nuovi scaffali che hanno potuto contenere riviste chiuse di chimica della sala. Spostamento e riordino alfabetico delle riviste di chimica in deposito interrato. Individuazione e scarto totale di alcuni titoli di riviste di chimica molto incomplete, obsolete e completamente disusate; scarto con collocazione in magazzino di alcuni titoli di riviste di abstracts consultabili comunque on line. Il recupero di spazio a scaffale aperto ha permesso una sistemazione più idonea di materiale precedentemente collocato su davanzali con conseguente miglioramento della luminosità delle sale. Controllo inventariale straordinario delle riviste con successiva registrazione in Helios dei fascicoli perduti. Monografie: Revisione delle segnature della sezione di informatica collocate con l ed. 19 della Classificazione Decimale Dewey: scarto con spostamento in magazzino di una parte della sezione. Interventi di revisione sulle opere di consultazione e su altre monografie obsolete, in parte donate ad altre biblioteche, in parte trasferite in magazzino. Spostamento di 30 mq di volumi in sala, per sistemare definitivamente i libri di corso, ora divisi in modo chiaro. Sistemazione della sezione opere in consultazione, riordino e rietichettatura; nuovi ordini per aggiornare e ampliare le opere di consultazione. Lavori preparatori per la catalogazione di 1000 documenti del fondo storico. Controllo inventariale delle monografie e riordino delle opere necessarie: mancanti al 31/12/05: 93. e) Servizi bibliografici e di informazione Il servizio di Reference: è stato fornito con i seguenti orari: da gennaio a giugno: mar.-mer.-giov ; da giugno a settembre: lun.-ven per un totale di 296 ore e 68 richieste. E stata inoltre trovata una postazione fissa, utilizzata solo dal bibliotecario di reference. f) Gestione degli spazi Recupero di un piccolo locale nel magazzino del Dipartimento di Fisica molto comodo perché vicino al deposito della biblioteca, sua bonifica e utilizzo come magazzino per le opere meno usate. Accordo per utilizzo di una parte del capannone a Spini di Gardolo per deposito di vecchie annate di riviste sospese. Collocazione delle stesse in scatoloni e trasferimento. Esaurimento dello spazio presente nel magazzino del Dipartimento di Matematica che ora contiene il CAS, i Chemische Berichte e i Physics abstracts. 26

27 g) Altro Il pensionamento nel corso dell anno (giugno e novembre) di due persone in ruolo presso la biblioteca ha aumentato il carico di lavoro sia del personale in ruolo rimasto che del personale della cooperativa. Addestramento e formazione di personale di cooperativa per il servizio di consultazione e prestito sia per la registrazione delle riviste nel software di gestione Helios che per le altre attività peculiari della biblioteca, considerando la specificità della biblioteca a scaffale aperto con la presenza di materiale ancora non catalogato. Il progetto esecutivo per la nuova biblioteca di Scienze ha richiesto la produzione di varie misurazioni, in vista della previsione e della scelta di depositi per riviste chiuse, e per la quantificazione della metratura di scaffalatura aperta. I risultati sono stati inviati al Servizio Edilizia. Nel corso dell anno è stato attivato il servizio di prestito monografie e articoli di periodici con Rovereto. Nel corso dell anno il personale del servizio di distribuzione ha prestato molta attenzione al controllo della scadenza delle opere prese in prestito, in concomitanza con l applicazione dei due regolamenti che sono stati attivati nel Controllo dei prestiti scaduti antecedenti al 2000; controllo su schedario cartaceo per i volumi in prestito del pregresso; scarico inventariale di alcune opere ritenute definitivamente perse perché non più restituite. BIBLIOTECA DEL POLO DI ROVERETO Presso la BIBLIOTECA DEL POLO DI ROVERETO si erogano Servizi di consultazione e prestito, prestito interbibliotecario provinciale, reference agli utenti afferenti alla Polo di Rovereto e a tutti gli utenti del Catalogo Bibliografico Trentino. La tabella seguente riporta la consistenza del personale in carico al Polo Bibliotecario nel TAVOLA 26: PERSONALE BIBLIOTECA DEL POLO DI ROVERETO Categoria Organico Posti coperti Tempo pieno equivalente (TPE) Costo standard EP 1 0, ,47 D ,20 Tempo 2 1, ,67 indeterminato Nel 2005 le principali attività di gestione corrente hanno riguardato le seguenti aree: a) Patrimonio 27