Guida Business Plan

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1 Guida Business Plan 1

2 Sommario 1. Introduzione Operatori Piani Finanziari Formalizzazione Nuovo Ricerca Compilazione Scelta Piano Scelta Voce Compilazione Voce Associazione Servizi/lotti Caricamento Importi Convalida Aler Visualizzazione Approvazione/Non Approvazione Approvazione Voce Voce non approvata Importo non approvato da Aler Adeguamento automatico Adeguamento manuale Visualizzazione diretta Capitoli di spesa Assegnazione Gestione Convalida Comune Approvazione Voci Servizi

3 1. Introduzione Le procedure gestione del business plan sono raggiungibili dall apposito modulo CICLO PASSIVO. A tale modulo potranno accedere, in modifica o sola lettura, solo gli operatori appositamente profilati. 2. Operatori La gestione dei singoli moduli può essere associata a singoli operatori dal modulo Gestione. Le nuove funzionalità sono riportate in figura L opzione CICLO PASSIVO deve essere selezionata per poter vedere e quindi accedere al modulo dal portale. Poi scegliere, per ogni singola funzionalità, se deve essere data la gestione o solo la visualizzazione dei dati. 3

4 3. Piani Finanziari Le funzioni di inserimento/modifica dei piani finanziari si trovano nel menu Piani Finanziari Gli operatori potranno vedere/modificare solo i moduli interessati alle rispettive attività. Il piano finanziario può assumere i seguenti stati: 1) NUOVO (in fase di definizione delle voci) 2) CARICAMENTO IMPORTI (gli operatori inseriscono gli importi per le singole voci) 3) APPROVATO DA ALER (Aler ha verificato che gli importi inseriti siano corretti) 4) APPROVATO COMUNE (Se anche il Comune ha approvato il piano) Se il Comune non approva il piano, o Aler non approva il piano, quest ultimo torna allo stato CARICAMENTO IMPORTI. Gli operatori saranno avvisati sulle eventuali modifiche da fare. 4

5 3.1 Formalizzazione Tramite questo menu è possibile inserire o ricercare un piano finanziario Nuovo Tramite questa funzione è possibile inserire un nuovo piano finanziario. La creazione avviene tramite wizard guidato ed è riservata agli operatori abilitati. Dalla lista, scegliere l esercizio finanziario sul quale creare il piano. Vengono mostrati solo gli esercizi che non hanno un piano già inserito o in fase di compilazione. La casella Carica Voci Standard è selezionata di default e serve per caricare le voci, i rispettivi capitoli, standard del piano finanziario, secondo lo schema approvato prefissato. 5

6 Comparirà la maschera relativa al piano e alle voci. Le operazioni di modifica del piano sono riservati agli operatori che hanno la funzione formalizzazione abilitata. I capitoli sono automaticamente inseriti dal sistema e per ognuno di essi, oltre alle voci standard (non modificabili), sarà possibile aggiungere ulteriori voci. Per le spese di property managment il sistema caricherà in automatico le voci così come indicato nella figura seguente 6

7 I codici e le descrizioni standard non possono essere modificate o eliminate. Per le spese di facility managment il sistema caricherà in automatico le voci così come indicato nella figura seguente I codici e le descrizioni standard non possono essere modificate o eliminate. Per le spese relative a contributi per il sostegno agli inquilini il sistema caricherà in automatico le voci così come indicato nella figura seguente I codici e le descrizioni standard non possono essere modificate o eliminate. 7

8 I pulsanti che si trovano su ogni descrizione indicano: Seleziona ed aggiunge una voce da un elenco precaricato (non disponibile per voci standard). Assegna la gestione della voce ad uno o più operatori aler. Da questa maschera è inoltre possibile, usando i pulsanti nella figura riportata di seguito: 1) Visualizzare lo schema delle associazioni Operatori/Voci/Funzioni, per ogni operatore abilitato saranno mostrate le funzioni a cui potrà accedere. 2) Visualizzare l elenco delle operazioni effettuate. 3) stampare, in formato pdf, il piano finanziario con gli eventuali importi caricati fino a quel momento (solo quelli riguardanti la filiale di appartenenza dell operatore o completo se operatore amministratore). 4) Salva le operazioni effettuate. Durante la fase di memorizzazione dei dati il sistema avvisa l utente se per alcune voci non è stato associato nessun operatore. 5) Tramite il pulsante SCHEMA COMPLETO è possibile specificare se le operazioni di inserimento dello schema sono finite. E necessario che tutte le voci siano associate ad almeno un operatore. 8

9 Attenzione Premendo il pulsante SCHEMA COMPLETO, il sistema porterà lo stato del piano finanziario da NUOVO a INSERIMENTO IMPORTI Ricerca Tramite questa funzione sarà possibile ricercare, visualizzare e modificare, stato permettendo, un determinato piano finanziario. Selezionare il piano e premere il pulsante Visualizza Si aprirà la maschera contenente le voci del piano e si potrà procedere come visto nel precedente paragrafo. 9

10 3.2 Compilazione Questa funzione sarà usata dagli operatori Aler per inserire gli importi. La compilazione avviene tramite wizard guidato. Si tenga presente che la logica di funzionamento è la seguente: 1) Scelta Piano Finanziario; 2) Scelta di una voce del piano, eventualmente indicare se creare delle sottovoci; 3) Scelta del Servizio; 4) Creazione/Scelta del lotto (ad un servizio potranno essere abbinati più lotti); 5) Inserimento degli importi, iva, per ogni sottovoce legata al servizio; 6) Per ogni sottovoce legata al servizio indicare la divisione dell importo che si vuole effettuare tra i vari complessi/edifici/scale che compongono il lotto. Attenzione, gli operatori aler potranno vedere solo gli importi inseriti dalla propria filiale aler Scelta Piano Questa funzione permette di scegliere il piano finanziario Selezionare il piano e premere visualizza. 10

11 3.3 Scelta Voce Tramite questa funzione è possibile scegliere la voce del piano da compilare, tra quelle abbinate all operatore collegato. Tramite il pulsante Situazione Ins. Importi l operatore potrà avere un quadro generale delle operazioni svolte. Facendo click sull importo, sarà visualizzata la maschera dei dettagli. 11

12 3.4 Compilazione Voce Tramite questa funzione è possibile inserire gli importi per ogni singola voce. Secondo lo schema standard del piano finanziario per le voci 2.2.1, 2.2.2, e 2.4.1, 2.4.2, e devono essere specificati i servizi/lotti da associare, per tutte le altre voci, e tutte le relative sottovoci, non deve essere specificato alcun servizio/lotto ma l importo da richiedere con relativa iva. Il sistema caricherà in automatico per alcune voci, riportate di seguito, le sottovoci. Nelle voci 1.2 e 1.3, che fanno parte del capitolo Property Managment deve essere inserito l importo da richiedere, e relativa iva. 12

13 Nelle voci 2.2.4, e 2.2.6, che fanno parte del capitolo Facility Managment deve essere inserito l importo da richiedere e relativa iva, mentre, nelle voci 2.2.1, 2.2.2, si deve associare il servizio, come descritto nel punto seguente. Nelle voci e 2.3.2, che fanno parte del capitolo Facility Managment deve essere inserito l importo da richiedere e relativa iva. Attenzione Il valore netto della voce viene calcolato automaticamente dal sistema, viene cioè calcolato il 10% del valore netto della voce (solo servizio di custodia) nelle voci 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3, si deve associare il servizio, come descritto nel punto seguente. Per tutte le voci del piano, i singoli operatori dovranno indicare al sistema, dopo l inserimento degli importi, che la compilazione è COMPLETA. Quando tutte le voci del piano finanziario saranno complete, sarà possibile APPROVARE O NON APPROVARE IL PIANO DA PARTE DI ALER. 13

14 3.4.1 Associazione Servizi/lotti Quando, ad una voce deve essere associato un servizio, apparirà il pulsante + Il valore dell importo lordo, sarò dato dalla somma di tutti gli importi, di tutti i lotti e servizi. Premendo il pulsante + si aprirà la maschera in cui sarà possibile scegliere il servizio da associare. Si ricorda che: 1) Alla voce può essere associato solo il servizio di IMPIANTO DI RISCALDAMENTO. 2) Alla voce può essere associato solo il servizio di IMPIANTO ASCENSORE. 3) Alla voce possono essere associati tutti i servizi, tranne quelli sopra descritti. 4) Alla voce 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3, possono essere associati tutti i servizi, tranne 14

15 CUSTODIA e PRE-RACCOLTA RIFIUTI E PULIZIA PARTI COMUNI. Scegliere il servizio e premere Procedi. Apparirà la maschera in cui è evidenziato il servizio scelto e si dovrà specificare il lotto. Nella lista vengono mostrati tutti i lotti inseriti nel sistema per un determinato piano finanziario, e contemporaneamente i servizi già associati al singolo lotto. Quindi, è possibile scegliere un lotto precedentemente creato oppure crearne uno nuovo. Per creare un nuovo lotto premere il pulsante 15

16 Si aprirà la maschera dove sarà possibile inserire i complessi che costituiranno il lotto. E necessario specificare la descrizione del lotto (la descrizione deve essere univoca nell ambito dello stesso piano finanziario) e i complessi che ne faranno parte. Usare i pulsanti + e - per aggiungere o eliminare un complesso dal lotto. Attenzione è possibile scegliere complessi appartenenti alla propria filiale Aler. Se l operatore fa parte di una filiale tecnica, potrà scegliere tutti i complessi delle filiali gestita dalla filiale Tecnica. Infine, se l operatore appartiene ad un ufficio potrà scegliere tra tutti i complessi del patrimonio. Con il pulsante Sarà possibile visualizzare i dati relativi al complesso immobiliare selezionato. Con il pulsante 16

17 Sarà possibile modificare la composizione del lotto. Con il pulsante Sarà possibile eliminare il lotto selezionato. Attenzione tutti i dati inseriti per il lotto saranno persi! Caricamento Importi Dopo aver scelto la voce, il servizio e quindi il lotto, bisogna caricare gli importi per le singole sottovoci. Queste ultime sono precaricate e non è possibile modificarle. Nella maschera possono essere mostrate le voci completamente a carico degli inquilini o a carico della proprietà, in base al tipo di servizio scelto. Si dovrà specificare per ogni sottovoce l importo a canone (netto) e % iva da applicare e l importo a consumo (netto) e % iva da applicare. Nella maschera viene inoltre mostrato il totale inserito per il servizio (campo Totale) e il totale inserito per la voce (campo Totale voce). L importo inserito dovrà, se necessario, essere poi diviso per complesso/edificio/scala. Ovviamente la somma dovrà essere uguale al totale (importo a canone+iva e importo a 17

18 consumo+iva) stanziato per la sottovoce. Premendo il pulsante + si aprirà la maschera che riporta il totale (netto canone+iva e netto consumo+iva) da dividere e la lista dei complessi del lotto. Se si desidera assegnare un importo al complesso, inserirlo nella casella corrispondente, altrimenti premere il pulsante + per assegnare ai singoli edifici. Viene inoltre riportato l importo totale da dividere e il restante da dividere. Premere il pulsante + per dividere l importo per edifici. Dovrà essere specificato, questa volta, l importo lordo, oppure premere il pulsante + per dividere l importo per le scale dell edificio. 18

19 Attenzione, la somma delle cifre stanziate tra complessi, edifici e scale deve essere esattamente uguale al totale (netto+iva) stanziato per la sottovoce. 4. Convalida Aler La funzione di convalida Aler, permette agli operatori preposti, di convalidare o meno le singole voci, delle singole filiali Aler. La voce, per poter essere giudicata, deve essere stata definita COMPLETA da tutte le filiali. Tutte le operazioni effettuate, saranno memorizzate e visualizzabili tramite la funzione Eventi 4.1 Visualizzazione Dal menu scegliere la voce Convalida Aler. Apparirà la lista dei piani finanziari in stato CARICAMENTO IMPORTI Scegliere il piano e premere visualizza. 19

20 Apparirà la maschera con la situazione del piano finanziario. Per tutte le singole voci sarà visibile l importo totale. Facendo click su quest ultimo, si potrà visualizzare la maschera dei dettagli. Se la voce non ha servizi associati apparirà il seguente dettaglio. Se invece ci sono servizi associati apparirà l elenco dei servizi per ogni filiale/lotto. 20

21 Nella parte bassa della finestra sono presenti dei pulsanti Tramite il pulsante eventi sarà possibile visualizzare i dettagli delle operazioni effettuate. Tramite il pulsante Stampa sarà possibile stampare in formato pdf. Tramite il pulsante convalida si potrà definitivamente convalidare il piano finanziario. Attenzione, il piano può essere approvato solo se l importo approvato da Aler coincide con gli importi richiesti dalla varie filiali. Lo stato passerà da CARICAMENTO IMPORTI a APPROVATO ALER 21

22 4.2 Approvazione/Non Approvazione Se la voce è stata definita COMPLETA da tutte le filiali, è possibile approvare o non approvare l importo richiesto. Fare click sul pulsante: Presente su ogni voce completa. Apparirà la maschera con i dettagli. Vengono indicate le singole filiali e i rispettivi importi richiesti. Facendo click sul nome della filiale potrà essere visualizzato l intero elenco delle richieste di quella filiale, ma solo la voce selezionata potrà essere approvata o meno. 22

23 La voce in rosso potrà essere approvata o meno. Facendo click sull importo della filiale sarà visualizzata solo la richiesta Approvazione Voce Per approvare la singola voce, premere il pulsante Voce non approvata Per non approvare una voce premere il pulsante: Comparirà una finestra in cui dovrà essere specificato l importo (lordo) da raggiungere. 23

24 Dopo aver inserito l importo (in aumento o in diminuzione) e aver premuto conferma, il pulsante: Sparisce dall elenco e la relativa voce non sarà più definita come completa. Comparirà nuovamente quando la voce sarà definita completa dall operatore Aler. 4.3 Importo non approvato da Aler Gli operatori Aler, che hanno in gestione la voce non approvata, vedranno un avviso appena accederanno al modulo CICLO PASSIVO del sistema. Premendo sul pulsante Nuovi Eventi comparirà l elenco delle voci non approvate. Nella lista ci sarà l importo richiesto in origine e quello approvato da Aler. Se alla voce non sono associati servizi, comparirà il pulsante: (adeguamento automatico) Se invece ci sono dei servizi associati, compariranno 2 pulsanti: (adeguamento automatico e manuale) 24

25 4.3.1 Adeguamento automatico Premendo il pulsante A si procederà all adeguamento automatico dell importo richiesto, con quello approvato. Se alla voce sono associati servizi, il sistema calcolerà una percentuale di ribasso/aumento che sarà quindi applicata ai singoli importi delle voci per ottenere alla fine l importo approvato da Aler Adeguamento manuale Premendo il pulsante M si procederà alla modifica manuale degli importi fino al raggiungimento dell importo approvato. Il sistema mostrerà l elenco dei lotti/servizi che compongono la voce non approvata con relativi importi. Tramite il pulsante 25

26 Sarà possibile modificare l importo. Premendo il pulsante infatti, si verrà indirizzati automaticamente alla maschera di imputazione/divisione importi. Il totale approvato viene mostrato in maschera Visualizzazione diretta Gli adeguamenti manuali e automatici vengono eseguiti se l operatore preme il pulsante Visualizza eventi. Se invece l operatore accede direttamente al piano finanziario, troverà una serie di avvisi, che gli permetteranno comunque di proseguire con l adeguamento. Per ogni voce non approvata, comparirà un simbolo giallo lampeggiante che indica, come mostrato in figura, che la voce non è stata approvata e l importo approvato. 26

27 5. Capitoli di spesa 5.1 Assegnazione Dopo essere stato convalidato, si potranno assegnare i capitoli di spesa per ogni singola voce che compone il piano. Attenzione, in fase di compilazione del piano, scegliendo Carica voci standard, saranno precaricati anche i capitoli di spesa. 27

28 5.2 Gestione E sempre possibile gestire i capitoli di spesa attraverso il menu gestione. E possibile aggiungere, modificare o eliminare le voci utilizzando gli appositi tasti. 28

29 6. Convalida Comune Tramite questa funzione, il piano potrà essere approvato o meno dal comune. Se approvato, il piano passerà nello stato approvato comune altrimenti tornerà nello stato caricamento importi 6.1 Approvazione Dopo aver scelto il piano, viene mostrata la maschera riassuntiva. Vengono elencate tutte le voci con relativo importo e capitolo di spesa. Premendo il pulsante Convalida si approverà il piano. 29

30 Tramite il pulsante Modifica si procederà alla NON APPROVAZIONE del piano. Comparirà una maschera in cui si dovrà specificare il motivo. Il piano quindi non sarà approvato e tornerà allo stato caricamento importi. Tutti i motivi inseriti saranno poi visualizzabili nella maschera delle annotazioni Ricomincia quindi il flusso logico che porterà una o più volte il piano all approvazione del comune. 30

31 7. Voci Servizi Tramite questa funzione è possibile modificare/aggiungere delle voci ai singoli servizi. Bisognerà scegliere un servizio e premere procedi Comparirà la maschera con le voci associate E sarà possibile Aggiungere/Modificare/eliminare le voci. 31

32 Attenzione le voci che sono definite nella d.g.r. non possono essere eliminate, ma si potranno modificare solo i valori di IVA A CANONE, IVA A CONSUMO E QUOTA PREVENTIVA. 32