Rimborsi spese di trasferta

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1 Treviso, lì Ai Signori Clienti Loro Sedi CIRCOLARE N. 07/2016 Rimborsi spese di trasferta Approfondimenti La complessa disciplina fiscale dei rimborsi spese di trasferta dei dipendenti, amministratori e lavoratori, non ha subito particolari novità rispetto al passato ad eccezione della Risoluzione del 30/10/2015 dell Agenzia delle Entrate che chiarisce il caso di rimborso chilometrico al dipendente, per trasferta fuori dal Comune, partendo dalla propria residenza (vedi punto 1.1 pag. 5). INDICE Premessa pag Lavoratori dipendenti 1.1 Spese di viaggio e trasporto (a piè di lista ed indennità chilometriche) pag Spese di soggiorno (a piè di lista, indennità forfettarie e rimborsi misti) pag Altre spese pag Documentazione fiscale pag Modalità di pagamento pag Collaboratori coordinati e continuativi 2.1 Amministratori di Società: sede di lavoro pag Lavoratori autonomi 3.1 Trattamento ai fini Imposte dirette pag Disciplina Iva pag Redditi d impresa. Deducibilità rimborsi spesa 4.1 Spese di viaggio pag Spese di vitto e alloggio pag.13 Allegati (lettere di incarico e nota spese) pag.15 Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 1

2 Premessa Tra i componenti del reddito di lavoro dipendente rientrano i fringe benefits, compensi in natura costituiti da beni e servizi di cui i lavoratori possono usufruire gratuitamente o a condizioni più vantaggiose rispetto a chi si rivolge al mercato per acquistarli. La funzione dei fringe benefits è duplice, da una parte rappresentano una agevolazione allo svolgimento delle mansioni del lavoratore dipendente, dall altra uno strumento per fidelizzare ed incentivare il proprio personale riconoscendo la concessione in uso di beni o servizi aggiuntivi alla retribuzione ordinaria. I fringe benefits in base all art.51 del Tuir, possono in alcuni casi concorrere completamente alla formazione del reddito di lavoro dipendente, mentre, in altri, concorrono solo entro limiti massimi prefissati dal legislatore, ovvero in misura agevolata. Prima di analizzare le conseguenze, ai fini delle imposte dirette, del rimborso di somme di denaro a dipendenti in trasferta, è necessario preliminarmente distinguere tra trasferta: - all interno del Comune ove è sede di lavoro del dipendente; - al di fuori del Comune ove è sede di lavoro del dipendente; - all estero. Ai fini fiscali, il sistema di rimborso utilizzato può essere: - a piè di lista (o analitico), prevede il pagamento delle sole spese documentate attraverso la presentazione di una nota spese dettagliata, nominativa e sottoscritta dal dipendente; - a forfait (o sistema di rimborso tramite indennità o diaria), prevede un indennità forfetaria a copertura di tutte le spese di trasferta, ad eccezione di quelle relative al viaggio e al trasporto, le quali sono rimborsabili solo se analiticamente documentate. - misto, prevede il rimborso delle spese in parte secondo il sistema di rimborso a piè di lista e in parte con un indennità forfetaria. Inoltre, è rilevante, anche la natura delle spese da rimborsare (o spese da trasferta soggette alla particolare disciplina dell art. 51, comma 5, del Tuir): spese per i pasti (vitto); spese per l eventuale pernottamento (alloggio); spese di viaggio e/o di trasporto; eventuali altre piccole spese, anche non documentabili, comunque connesse con le necessità derivanti dalla particolare trasferta (ad esempio, parcheggio, mance al cameriere, lavanderia, albergo, ecc.). Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 2

3 Principi generali 1) tutte le somme e i valori che il dipendente percepisce in relazione al rapporto di lavoro, compresi i rimborsi di spese, sono assoggettati integralmente a tassazione (art. 51, comma 1, Tuir); 2) il lavoratore dipendente è tenuto a svolgere la propria prestazione di lavoro nel luogo stabilito nella lettera o nel contratto di assunzione. Eccezioni Ai principi generali fanno eccezioni alcune deroghe che: - escludono, dalla determinazione del reddito imponibile, le indennità e i rimborsi di spese per trasferte erogate al lavoratore; - differenziano il trattamento dei rimborsi spese di trasferta a seconda che le prestazioni lavorative siano o meno svolte nel territorio comunale in cui è stabilita la sede di lavoro del dipendente. I commi 5, 6 e 7 dell art. 51 del TUIR, prevedono, rispettivamente, le seguenti tipologie di «spostamenti» del dipendente: - trasferte e missioni: sussistono ogniqualvolta il dipendente, nell interesse del datore di lavoro, presti la propria attività fuori della sede di lavoro assegnatagli, per il sopraggiungere di necessità provvisorie e temporanee; - trasfertismo: con tale termine sono individuati gli spostamenti dei lavoratori che per contratto svolgono le proprie mansioni in luoghi sempre variabili e diversi; - trasferimento: indica lo spostamento definitivo, o comunque, non provvisorio, del lavoratore dalla sede di lavoro ad altra sede ubicata in comune diverso. Di seguito un breve approfondimento sul trattamento fiscale dei rimborsi spese per trasferte e missioni, di cui al comma 5 dell art. 51 del TUIR. Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 3

4 1. LAVORATORI DIPENDENTI Regola generale Il trattamento dei rimborsi spese per trasferte e missioni di cui all art. 51, comma 5 del Tuir, è differenziato a seconda che le trasferte siano o meno svolte: - all INTERNO del comune in cui è stabilita la sede di lavoro del dipendente: TASSATE - FUORI del comune in cui è stabilita la sede di lavoro del dipendente: NON TASSATE. Eccezioni Sono previste delle eccezioni a seconda della tipologia delle spese sostenute e del sistema di rimborso adottato. 1.1 Spese di viaggio e di trasporto A piè di lista (o analitico) Cioè quando il dipendente presenta una documentazione specifica proveniente dal vettore: biglietto ferroviario, aereo, ricevuta del taxi, ecc. - Sia all INTERNO che FUORI del territorio comunale: NON concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente. La Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/97 ha precisato che, al fine di legittimare l esclusione dei rimborsi delle spese di trasporto dalla formazione del reddito di lavoro dipendente ed, altresì, al fine di consentire la deducibilità dei relativi costi in capo all azienda, è necessaria: - la documentazione rilasciata dal vettore (biglietti dell autobus, ricevuta del taxi), - la documentazione interna dalla quale risulti in quale giorno il dipendente ha svolto la propria attività all esterno della sede di lavoro. Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 4

5 Indennità chilometriche (quando il dipendente compie i viaggi con l utilizzo di mezzi propri) Cioè quando il dipendente compie i viaggi con l utilizzo di mezzi propri. - all INTERNO del comune: CONCORRONO alla formazione del reddito di lavoro dipendente, pertanto, sono assoggettate a ritenuta alla fonte (Cir. Min. n. 232 del 16/07/2002). - FUORI del comune: NON concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente, pertanto, non vanno assoggettate a ritenuta alla fonte. La Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 23/12/97 ha precisato che, al fine di consentire l esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente delle indennità chilometriche, non è necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio. E, invece, necessario che in sede di liquidazione, l ammontare dell indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro. Risoluzione dell Agenzia delle Entrate del 30 ottobre 2015 n. 92 Il chiarimento in commento chiarisce che i rimborsi chilometrici erogati per l espletamento della prestazione lavorativa in un Comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro, utilizzando la vettura personale sono esenti da imposizione, sempreché, in sede di liquidazione, l'ammontare dell'indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro. La risoluzione continua specificando che: - se la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di lavoro, con la conseguenza che al lavoratore è riconosciuto, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di minor importo, quest ultimo è da considerare non imponibile ai sensi dell art. 51, comma 5, secondo periodo del TUIR. - al contrario, se la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di lavoro, con la conseguenza che al dipendente viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 5

6 chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell art. 51, comma 1 del TUIR. 1.2 Spese di soggiorno Oltre alle spese di viaggio, si verifica spesso che il dipendente in trasferta debba sostenere delle spese relative al soggiorno (vitto e alloggio). Anche per le spese di soggiorno, il legislatore fiscale ha differenziato il trattamento a seconda che le stesse siano o meno svolte fuori dal comune in cui è stabilita la sede di lavoro del dipendente: All interno del Comune CONCORRONO SEMPRE a formare il reddito imponibile del dipendente e, pertanto, vanno assoggettate a ritenuta alla fonte. Al di fuori del Comune il trattamento varia a seconda del sistema di rimborso adottato 1 : 1) A piè di lista NON concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente. Le spese «di soggiorno» (vitto e alloggio) sono rimborsabili senza limiti di importo a fronte dell esibizione da parte del dipendente di idonea documentazione. 2) Indennità forfettarie I rimborsi forfettari per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale per spese di soggiorno (vitto e alloggio) ed altre spese, (escluse le spese di viaggio e di trasporto), NON concorrono a formare il reddito del dipendente fino a: - 46,48 al giorno per l Italia; - 77,47 al giorno per l estero. La parte eccedente ciascuno dei limiti sopra indicati CONCORRE alla formazione del reddito di lavoro dipendente e, pertanto, va assoggettata a ritenuta alla fonte. La Circolare n. 326/E citata ha confermato che per le trasferte di durata inferiore alla giornata (quindi, inferiore alle 24 ore o, comunque, per le trasferte che non comportino alcun pernottamento fuori sede), i limiti di esonero pari ad 46,48, giornaliere per le trasferte in Italia 1 E opportuno precisare che la scelta per uno dei sistemi di rimborso che di seguito esporremo, va fatta con riferimento all intera trasferta (e prima dell inizio della stessa). Non è consentito, nell ambito di una stessa trasferta, adottare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori della sede di lavoro. Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 6

7 e ad 77,47, giornaliere per le trasferte all estero, vanno riconosciuti per l intero importo, senza la necessità di ragguagliarli alla durata della trasferta. E il caso di sottolineare che l impresa datrice di lavoro, in caso di rimborsi forfettari, non ha la necessità di acquisire alcuna pezza giustificativa (fattura, ricevuta fiscale o scontrino). Al fine di legittimare l esclusione delle indennità di trasferta dalla formazione del reddito di lavoro dipendente, si ritiene opportuno che il datore di lavoro predisponga un ordine di trasferta e, successivamente, a trasferta avvenuta, faccia predisporre dal dipendente un apposita dichiarazione per la missione svolta. Si ricorda che tutti i rimborsi di spesa (diversi da quelli di viaggio e di trasporto), anche se analiticamente documentatati, corrisposti in aggiunta all indennità forfettaria sono da assoggettare a tassazione. 3) Rimborsi misti Nella pratica aziendale può accadere che venga corrisposta, unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio anche un indennità di trasferta, in questo caso le franchigie ( pari a 46,48 per l Italia e ad 77,47, per l estero) sono ridotte nella misura: di 1/3 nei casi di rimborso delle spese di alloggio o vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente, l indennità esente pertanto scende a: - 30,98 per l Italia; - 52,65 per l estero. di 2/3 nei casi di rimborso sia delle spese di alloggio che di vitto, o alloggio e vitto forniti gratuitamente l indennità esente pertanto scende a: - 15,49 per l Italia; - 25,82 per l estero. 1.3 Altre spese Si considerano «altre spese», le piccole spese diverse da quelle di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, sostenute dal dipendente in occasione della trasferta o della missione (es. tintoria, lavanderia, scontrini di parcheggio, carte telefoniche, caffè e bevande, mance ecc.). Le «altre spese» NON CONCORRONO alla formazione del reddito del lavoratore dipendente fino all importo massimo di: - 15,49 giornaliere per le trasferte nazionali, - 25,82 per quelle effettuate all estero. Le suddette spese sono escluse dalla imposizione in capo al dipendente anche se non sono documentabili (es. mance o altre piccole spese delle quali manca la pezza giustificativa), a Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 7

8 condizione che siano analiticamente attestate dal dipendente in trasferta, ovvero, a condizione che siano sottoscritte dal dipendente nella nota spese 2. Le «altre spese» in parola, per la parte eccedente 15,49 giornalieri in Italia e 25,82 all estero, CONCORRONO alla formazione del reddito di lavoro dipendente, anche se sono documentate da pezze giustificative. 1.4 Documentazione fiscale 1) Trasferte in Italia Per le trasferte o missioni realizzate in Italia, le spese di vitto e di alloggio sono rimborsabili al dipendente senza alcun limite di importo, in presenza di documenti rispondenti alle regole fiscali vigenti: - fatture intestate al datore di lavoro 3 ; - ricevute fiscali integrate con il nome del dipendente 4 ; - scontrini fiscali parlanti 5. La Circolare ministeriale n. 188/E del 16/07/1998, ha chiarito che le spese di vitto e alloggio possono essere comprovate anche da documenti anonimi essendo sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa. Trattamento IVA L Iva relativa alle prestazioni alberghiere e di somministrazioni di alimenti e bevande è detraibile, a condizione si tratti di operazioni inerenti e sia rilasciata fattura da parte del fornitore su richiesta del committente. A tal fine è sufficiente che la fattura sia intestata al datore di lavoro, mentre l effettivo fruitore della prestazione (dipendente) dovrà essere solo menzionato nel corpo della fattura o in un documento allegato. Caso in cui venga richiesta la ricevuta fiscale in luogo della fattura L Agenzia delle Entrate aveva inizialmente sostenuto che nel caso in cui non venisse richiesta la fattura e fossero quindi utilizzati, ai fini del rimborso, ricevute fiscali o scontrini fiscali parlanti, 2 Vedi Relazione governativa al D.lgs 314/97 3 Il dipendente (effettivo fruitore del servizio) dovrà essere menzionato nel corpo della fattura. 4 Le ricevute fiscali, rilasciate qualora non sia obbligatoria l emissione della fattura (prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande in pubblici esercizi) costituiscono validi documenti ai fini del rimborso al dipendente purché contengano gli elementi di individuazione dell emittente che ha prestato il servizio e di colui che lo ha ricevuto, cioè del dipendente. 5 Anche lo scontrino fiscale parlante è considerato un documento valido, a condizione che contenga le indicazioni relative alla natura, quantità e qualità dell operazione ed il numero del codice fiscale dell acquirente (dipendente). Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 8

9 l IVA relativa alle prestazioni alberghiere non poteva essere dedotta ai fini delle imposte sui redditi ed Irap 6. Con la successiva C.M. n. 25 del , l Agenzia delle Entrate ha trattato il caso in cui l imprenditore, sulla base di valutazioni di convenienza economico-gestionale, richieda lo scontrino o la ricevuta al posto della fattura, decidendo, così, di non detrarre l Iva pagata per vitto e alloggio : l Agenzia delle Entrate ha riconosciuto che l IVA non detratta per mancanza della fattura costituisce costo inerente all attività esercitata e pertanto è deducibile dalle imposte sui redditi. Tutto ciò dà la possibilità all imprenditore di imputare a costo fiscalmente riconosciuto l Iva sui servizi di vitto e alloggio per i quali la fattura non è stata richiesta all atto della prestazione, perché i costi da sostenere per eseguire gli adempimenti connessi alle fatture sono stati stimati in misura superiore rispetto al vantaggio economico costituito dall importo dell Iva detraibile. L Iva non detratta andrà quindi ad aggiungersi alla spesa alberghiera o di ristorazione, formando così il totale deducibile nei limiti prescritti dalla norma 2) Trasferte all estero Per le trasferte e le missioni realizzate all estero, il Ministero delle Finanze, con C.M. n. 20 del relativa alle spese sostenute dagli autotrasportatori, ha ricordato che, di norma, le spese si considerano idoneamente documentate se dalla pezza giustificativa si evincono i seguenti elementi: soggetti fra i quali viene effettuata l operazione commerciale; natura, qualità e quantità dei beni o dei servizi oggetto della transazione economica; corrispettivo pagato; data di effettuazione dell operazione. Tuttavia, ha precisato il Ministero, tenuta presente la diversità degli ordinamenti giuridici degli Stati esteri rispetto a quello nazionale, può essere considerata idonea la documentazione rilasciata nello Stato estero secondo la legislazione ivi in vigore, anche se non conforme a quella prescritta dalla legislazione italiana. Anche in tale circostanza, si sottolinea l importanza che le spese risultino sostenute nel luogo e nel tempo della trasferta e che siano attestate dal dipendente nella nota spese. (collegamento tra la trasferta ed i documenti presentati dal dipendente). 6 In tal senso, C.M. n. 06 del e R.M. n. 84 del Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 9

10 1.5 Modalità di pagamento Carte di credito dell azienda E possibile l utilizzazione di carte di credito, tanto per le trasferte in Italia, quanto per le trasferte all estero. Le carte di credito possono essere aziendali oppure personali. E da tenere presente, tuttavia, che non è sufficiente la scrittura risultante da semplice estratto conto per dimostrare l avvenuto sostenimento di spese per viaggi. Occorre costantemente la disponibilità delle pezze giustificative ai fini di detta dimostrazione. Appare indispensabile la stesura della nota spese da parte del dipendente per dare rendiconto dell utilizzo della carta di credito aziendale. Denaro contante Al riguardo si precisa che l azienda può provvedere a dotare il dipendente in via anticipata del denaro necessario alla trasferta, ovvero, provvedere al rimborso successivamente. - Nel primo caso, (anticipo denaro), al momento dell erogazione della somma va rilevata una variazione finanziaria attiva nel conto Dipendenti e/o Collaboratori c/deposito ed, in contropartita, una variazione finanziaria passiva (uscita di cassa) nel conto Denaro in cassa. - Nel secondo caso (rimborso successivo) le rilevazioni contabili seguiranno la procedura di rimborso prescelta (a forfait o a pié di lista o misto). Valuta estera Le eventuali spese sostenute in valuta estera vanno computate secondo il cambio del giorno del sostenimento; dal punto di vista dell impresa le spese si possono considerare sostenute nel momento in cui il dipendente ne richiede il rimborso, attraverso la presentazione della nota spese. Nel caso di anticipi in valuta, ci sarà una differenza tra il cambio adoperato per calcolare il controvalore in euro della spesa sostenuta dal dipendente e quello usato al momento dell acquisto della valuta estera. 2) COLLABORATORI COORDINATI E CONTINUATIVI 2.1 Amministratori di Società: sede di lavoro Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 10

11 Le norme previste per i dipendenti in materia di trasferte, contenute nell art. 51, comma 5 del TUIR sono applicabili anche ai collaboratori. Rimane, quindi, valido tutto quanto già detto per i dipendenti con l unico chiarimento fornito dalla C.M. n. 7 del 26/01/2001 per l identificazione del luogo di esecuzione delle trasferte. In base alla considerazione che per alcune attività di collaborazione coordinata e continuativa (es. gli amministratori), non è possibile determinare contrattualmente la sede di lavoro né identificare tale sede con quella della società, occorre fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore, sempreché dall atto di nomina non risulti diversamente individuata la sede di lavoro. Per gli Amministratori di Società può essere attivata la seguente procedura: a) Verbale di Assemblea per determinazione del compenso spettante agli amministratori specificando il diritto al rimborso spese e l eventuale autorizzazione all utilizzo della propria auto; b) Presentazione della nota spese a cura dell amministratore; in tale documentazione si farà riferimento al Verbale di Assemblea di cui alla precedente lettera. Nell ipotesi di verifica fiscale, l autorizzazione una tantum in occasione della determinazione dei compensi da parte dell assemblea, può consentire ai verificatori di accertare la legittimità dell operato del sostituto d imposta e la concordanza dei documenti di spesa con l incarico affidato all amministratore. 3) LAVORATORI AUTONOMI 3.1 Trattamento ai fini delle imposte dirette In linea generale, i rimborsi spese ai lavoratori autonomi con partita I.V.A sono assoggettati a ritenuta alla fonte. Sono esclusi da ritenuta d acconto solo alle seguenti condizioni: - le spese devono essere anticipate in nome e per conto dell impresa mandante, rimborsate a pié di lista sulla base di documenti intestati all impresa per conto della quale la spesa è stata sostenuta; - le spese devono essere diverse da quelle inerenti alla produzione del reddito 5. Si deve trattare di spese anticipate dal professionista, quindi di spettanza del cliente, sostenute dal professionista in nome e per conto del proprio cliente 6. 5 C.f.r. art. 19, lett. a) del DPR 600/73, C.M. n. 1/RT/50550 del , R.M. n. 20/E del 20/03/ Esempio: rimborsi per pagamenti di tasse, di diritti di cancelleria e di visura, per acquisto di materiale, fatti dal professionista per conto del cliente; Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 11

12 La relativa documentazione deve essere direttamente intestata al cliente ed allegata alla fattura del professionista da consegnare al cliente. I rimborsi delle spese per vitto, alloggio e viaggi che il professionista sostiene nell espletamento degli incarichi fornitigli dai propri clienti non possono mai essere esclusi dalla base imponibile sulla quale applicare la ritenuta d acconto, in quanto tali spese vengono sostenute al fine di conseguire i compensi professionali e quindi costituiscono costi inerenti alla produzione del reddito di lavoro autonomo. 3.2 Disciplina I.V.A. In base all art. 15 del D.P.R. n. 633/1972, i rimborsi spese ai lavoratori autonomi con partita I.V.A. sono esclusi dalla base imponibile IVA solo alla seguente condizione: - le spese anticipate in nome e per conto della controparte, risultano da idonea documentazione intestata alla società cliente. Sono, in ogni caso, imponibili e concorrono a formare il volume d affari IVA, i rimborsi per spese corrisposti forfettariamente ed i rimborsi che, anche se operati a fronte di specifica documentazione, non soddisfano, tuttavia, le condizioni sopra individuate (ad esempio documenti intestati al solo professionista). Il Ministero con C.M n del 18/06/1980, allineandosi alla posizione assunta sull argomento per l imposizione diretta, ha affermato che i rimborsi di spese di viaggio e di soggiorno (vitto e alloggio), indipendentemente dal modo in cui vengono determinati (forfettariamente ovvero a pié di lista) costituiscono sempre base imponibile ai fini IVA. Le spese di viaggio, vitto e alloggio che il professionista sostiene nell espletamento del proprio incarico non possono ricondursi alle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, in quanto costituiscono spese per la produzione del reddito del professionista, per le quali è riconosciuta la deducibilità (entro certi limiti). In conclusione, i rimborsi riconosciuti al professionista a fronte di spese inerenti alla produzione del reddito di lavoro autonomo (spese di viaggio, vitto e alloggio) rappresentano sempre compensi imponibili, sia ai fini IVA sia ai fini IRPEF. Con riguardo ai professionisti si suggerisce di redigere con ciascuno di essi, un apposito contratto che definisca puntualmente: l oggetto dell incarico, la disciplina dei compensi, dei rimborsi spese e delle specifiche autorizzazioni. Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 12

13 4) Reddito d impresa DEDUCIBILITA RIMBORSI SPESE DI TRASFERTA 4.1 Spese di viaggio A piè di lista I rimborsi delle spese di viaggio e di trasporto in base ad una documentazione specifica rilasciata dai vettori (biglietto ferroviario o aereo, ricevuta del taxi ecc.) sono deducibili dal reddito d impresa senza alcun limite, sia all interno che all esterno del territorio comunale. Indennità chilometriche Il rimborso chilometrico, spettante al dipendente o al collaboratore che sia stato autorizzato ad utilizzare un veicolo di sua proprietà o noleggiato per viaggi all esterno del territorio comunale, è deducibile dal reddito d impresa limitatamente al rispettivo costo di percorrenza o alla tariffa di noleggio relativa ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o 20 se con motore diesel. Il predetto limite, dovrebbe riguardare solo la deducibilità dal reddito dell impresa erogante i rimborsi e non, invece, l esclusione da imposizione Irpef per il dipendente o il collaboratore. 4.2 Spese di vitto e di alloggio All interno del territorio comunale: La Circolare n. 6/09 ha precisato che le spese di vitto e alloggio sostenute dai lavoratori dipendenti e collaboratori relative a trasferte effettuate nell ambito del territorio comunale sono deducibili, ai fini delle imposte sui redditi, nella misura del 75% del loro ammontare. Fuori dal territorio comunale L art. 95, comma 3 del TUIR prevede dei limiti di deducibilità dei rimborsi delle spese di vitto e di alloggio sostenute dai lavoratori dipendenti e dai collaboratori coordinati e continuativi per trasferte effettuate fuori del territorio comunale. Per i rimborsi a piè di lista le spese di vitto e alloggio sono deducibili fino all ammontare giornaliero di: - 180,76, per le trasferte in Italia; - 258,23, per le trasferte all estero. Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 13

14 Per i rimborsi forfetari o misti 7 le spese di vitto e alloggio sono deducibili: - senza alcun limite. Autorizzazione alla trasferta e Nota spese Nella Circolare n. 188/E del 16/07/98, il ministero ha ribadito che l autorizzazione preventiva alla trasferta NON è più richiesta ad alcun fine ed ha precisato che la trasferta e le spese ad essa collegate devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro ; ha inoltre riconosciuto che l autorizzazione preventiva alla trasferta, oltre ad aggravare da un punto di vista formale gli oneri di gestione, non dà maggiori garanzie in merito all inerenza delle spese rispetto all ordinaria documentazione relativa alle spese stesse. La nota spese assume, ora, un ruolo fondamentale ai fini probatori: dalla stessa dovrà risultare il nominativo del dipendente che chiede il rimborso, il periodo ed il luogo della trasferta ed una succinta motivazione della missione. Nella nota spese devono essere attestate analiticamente le eventuali piccole spese non documentabili (come per es. le mance o le spese telefoniche); infine, alla nota spese devono essere allegate le pezze giustificative (ricevute fiscali, scontrini anche anonimi ecc.). Pur non essendo più un obbligo, si ritiene comunque opportuno che il datore di lavoro continui a rilasciare l autorizzazione alla trasferta del dipendente, in quanto la stessa costituisce pur sempre un documento utile per il riconoscimento della deducibilità dal reddito d impresa delle spese di trasferta. Si ricorda, peraltro, che l Agenzia delle Entrate, con Nota n. 9/2796 del 05/01/1981, aveva già precisato che l autorizzazione alla trasferta può essere sia preventiva che successiva allo svolgimento della stessa. Per eventuali necessità, si prega di contattare il professionista di riferimento. Con l occasione si porgono cordiali saluti. Studio 7 Il Ministro delle Finanze, nella risposta n. 9 contenuta nella Circolare n. 188/E del 16/07/98 ha ribadito che la limitazione di cui all art. 62, comma 1 ter (ora art. 95), non si applica alla nuova ipotesi di rimborso misto (vitto e alloggio rimborsati analiticamente ed indennità forfettaria pari ad 15,49), anche se di contenuto simile al rimborso a piè di lista. Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 14

15 ALL. SUB 1 a) (DA RIBATTERE SU CARTA INTESTATA DELLA SOCIETA ) (In sostituzione, vedi modelli in comune commercio) LETTERA D INCARICO (anche mensile e cumulativa per più dipendenti) La società... con sede in... via... n...., C.F. e P.IVA n... AUTORIZZA ED INCARICA il Sig....( i Sig...) dipendente / i della Società, a recarsi in trasferta a... per il seguente motivo... - con il proprio automezzo targato...; - con automezzo della società; - con automezzo noleggiato; - con...; - per il giorno...; - per n.... giorni da oggi. (cancellare le ipotesi che non interessano) Il rimborso delle spese sostenute per trasferte con la propria auto verrà effettuato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalla tabelle A.C.I. Ai fini della deducibilità dei costi di trasferta in argomento, è da tenere presente che ai sensi dell art. 95, comma 3 del TUIR, la società non può portare in deduzione fiscale la quota di rimborso spese per vitto e alloggio superiore a 180,76 al giorno se in Italia o a 258,23 se all Estero; in caso di utilizzo di auto privata o di auto a noleggio le spese deducibili in capo alla società sono limitate rispettivamente al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali ovvero 20 se con motore diesel. Se vengono rimborsate somme superiori a tali limiti, esse potranno essere civilisticamente dedotte, ma la parte eccedente costituirà ripresa fiscale in sede di dichiarazione dei redditi...., lì... (FIRMA)... Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 15

16 ALL. SUB 1 b) NOTA RIMBORSO SPESE Il sottoscritto... dichiara di aver effettuato la trasferta a.., nel periodo., per il seguente motivo - con auto propria (marca... modello...) e di aver sostenuto i seguenti costi: PERCORSI EFFETTUATI KM DATA TOTALE Rimborso chilometrico (Km.. x /km.. (come da tariffa A.C.I) L... Pedaggi autostradali come da documenti allegati... - con il seguente mezzo... (Cancellare l ipotesi che non interessa) Allega altresì la nota delle seguenti spese con la relativa documentazione giustificativa: Spese per vitto... Spese per alloggio.... Altre spese documentate... (es. scontrini bar per caffè, panini ecc.) Attesta di aver sostenuto le seguenti altre spese non documentabili: (mance, tintoria ecc..).. N.B. Le altre spese siano esse documentate o non documentate sono rimborsabili al dipendente in esenzione d imposta fino all importo massimo giornaliero di 15,49 elevato a 25,82 per le trasferte all estero. Documenti allegati n......, lì... (FIRMA) Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 16

17 ALL. SUB 2 a) (DA RIBATTERE SU CARTA INTESTATA DELLA SOCIETA ) (In sostituzione, vedi modelli in comune commercio) LETTERA D INCARICO (può essere sostituita dal Verbale di Assemblea) La società... con sede in... via... n...., C.F e P.IVA n. AUTORIZZA ED INCARICA il Sig.... Amministratore... della Società, a utilizzare l autoveicolo..di sua proprietà per effettuare i percorsi necessari all espletamento del proprio mandato, per conto della società, ed a presentare mensilmente, ai fini del rimborso, la nota delle spese sostenute contenente anche il costo chilometrico. In particolare, viene stabilito che all Amministratore Sig.. sarà corrisposto il rimborso delle spese di viaggio oltre alle spese per pedaggi autostradali e per vitto e alloggio, sotto la forma di rimborso analitico, dietro presentazione e consegna dei relativi documenti giustificativi, per le prestazioni che dovrà effettuare per conto della suindicata Società, fuori del suo Comune di domicilio fiscale. Il rimborso delle spese sostenute per trasferte con la propria auto verrà effettuato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalla tabelle A.C.I. Ai fini della deducibilità dei costi di trasferta in argomento, è da tenere presente che ai sensi dell art. 95, comma 3 del TUIR, la società non può portare in deduzione fiscale la quota di rimborso spese per vitto e alloggio superiore a 180,76 al giorno se in Italia o a 258,23 se all Estero; in caso di utilizzo di auto privata o di auto a noleggio le spese deducibili in capo alla società sono limitate rispettivamente al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali ovvero 20 se con motore diesel. Copia della presente dovrà essere restituita debitamente firmata per accettazione...., lì... (FIRMA) Per accettazione: Data e firma dell Amministratore Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 17

18 NOTA RIMBORSO SPESE ALL. SUB 2 b) Come da lettera d incarico del. (oppure da Verbale del.) io sottoscritto. Amministratore / Collaboratore della Società Vi rimetto, per il rimborso spese relative al periodo, questa nota e la relativa documentazione in originale inerente le sotto indicate spese sostenute per l espletamento di attività svolta per conto di Codesta Società, fuori del mio Comune di domicilio fiscale: Auto utilizzata:. Targa:. Benzina o Diesel C.V. Fiscali:.. Tariffa ACI utilizzata: /Km (N.B. inserire la tariffa specifica; in ogni caso, se si vogliono evitare riprese fiscali, tale tariffa non deve essere superiore a quella prevista dall ACI per autoveicoli di 17 cavalli fiscali, o 20 se diesel). PERCORSI EFFETTUATI KM DATA TREVISO-MONACO C/O SOCIETA. TREVISO-BOLOGNA VISITA CLIENTI VARI TOTALE Rimborso chilometrico (Km.. x /km.. (come da tariffa A.C.I) L.... Pedaggi autostradali come da documenti allegati... Spese per vitto come da documenti allegati.... Spese per alloggio come da documenti allegati.... Documenti allegati n.. Data Firma Circolare n. 07 del Riproduzione vietata. pag. 18