REGOLAMENTO DEL COMITATO CONSULTIVO MISTO DEGLI UTENTI DELL AZIENDA OSPEDALIERO-UNIVERSITARIA DI BOLOGNA

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1 REGOLAMENTO DEL COMITATO CONSULTIVO MISTO DEGLI UTENTI DELL AZIENDA OSPEDALIERO-UNIVERSITARIA DI BOLOGNA Art. 1 - FUNZIONI e ATTIVITA del COMITATO Il Comitato Consultivo Misto (in sigla CCM), dell Azienda Ospedaliero-Universitaria di Bologna (di seguito anche Azienda ) istituito ai sensi dell art. 14 del D. L. 502/92, degli artt. 15 e 16 della L.R. E-R 19/94 e successive modificazioni, del DGR 1011/95, della L.R. ER 3/99, della DGR 320/00, della circolare n 18 del D.G. Sanità e Politiche Sociali del 03/10/2003 e della circolare n 10 del D.G. Sanità e Politiche Sociali del 16/07/2010, è uno strumento organizzativo privilegiato di partecipazione dei cittadini al miglioramento dei servizi sanitari. Ha l obiettivo di favorire la partecipazione al processo decisionale a livello aziendale, in merito agli aspetti riguardanti il rilevamento, il controllo e le verifiche per il miglioramento della qualità dei servizi dalla parte dei cittadini. Svolge in specifico i seguenti compiti: assicurare i controlli di qualità dal lato della domanda, specie con riferimento ai percorsi di accesso ai servizi; promuovere l utilizzo di indicatori di qualità dei servizi dal lato dell utente, definiti a livello regionale, sentiti gli organismi di partecipazione dell utenza; sperimentare indicatori di qualità dei servizi dal lato dell utente, definiti a livello aziendale, che tengano conto di specificità locali; sperimentare modalità di raccolta e analisi dei segnali di disservizio; formulare proposte di miglioramento dei servizi conseguenti l analisi; promuovere e formulare proposte e indirizzi per l integrazione delle funzioni sanitarie e socio-sanitarie; collaborare con l Azienda nel processo di miglioramento della qualità della comunicazione con i cittadini; verificare periodicamente i risultati anche in relazione alle proposte e alla sperimentazione, concordando con l Azienda specifici protocolli operativi; promuovere percorsi di equità rivolti agli utenti. Per l adempimento delle funzioni suddette vengono sviluppate attività che si possono descrivere nel dettaglio che segue: esame di documenti e normative; partecipazione e promozione ad attività formative interne o rivolte ad utenti; collaborazione alla diffusione delle conoscenze e della partecipazione con progetti di educazione e promozione della salute; promozione e realizzazione di confronti con i cittadini su problemi, progetti e risultati delle attività del CCM; 1

2 partecipazione ad attività di verifica aziendale (accreditamento, indicatori ex art. 14 D. L. 502/92, e successive modificazioni rispetto dei percorsi assistenziali); promozione e realizzazione di attività di verifica autogestite (indicatori e impegni della Carta dei Servizi); partecipazione al monitoraggio dei segnali di disservizio; monitoraggio di criticità emergenti (liste di attesa, problemi di umanizzazione e personalizzazione dei servizi); proposte e collaborazione alla realizzazione di progetti di miglioramento; promozione e partecipazione ad indagini sul livello di gradimento dei cittadini; partecipazione alla definizione, alla rilevazione sistematica e all analisi degli indicatori per la valutazione della qualità dal lato dell utente; espressione di pareri; creazione di gruppi di lavoro ad obiettivo; confronto con esperti. Tale organismo collabora inoltre con gli uffici dell Azienda deputati al controllo della qualità dei servizi ed al rapporto con il Pubblico ed elabora proposte concrete che sottopone alla Direzione Generale. I risultati delle indagini e delle attività del CCM che devono e/o possono essere pubbliche, vanno congiuntamente valutati con la Direzione Aziendale. L Azienda si impegna: a prendere in considerazione e a valutare le proposte, le osservazioni ed i suggerimenti effettuati dal CCM e a fornire allo stesso una risposta in merito nei successivi 45 giorni; a portare a conoscenza del CCM i documenti, le iniziative e/o i cambiamenti sui servizi che possono agevolare il lavoro aziendale; a informare preventivamente sulla programmazione e sui piani annuali e poliennali sia aziendali che di livello superiore; a informare sui reclami e a definire le relative procedure di gestione; a favorire la massima collaborazione per il normale svolgimento dei lavori del CCM mettendo a disposizione i servizi necessari. Art. 2 - SUPPORTI AMMINISTRATIVI, OPERATIVI E LOGISTICI Al fine di garantire le funzioni e le attività sopra definite, l Azienda assicura al CCM le necessarie informazioni ed individua l Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) e rapporti con le Associazioni di Volontariato quale referente e supporto operativo al Comitato medesimo. L Azienda mette a disposizione del CCM una sede nonché una linea telefonica per comunicazioni interne all Azienda; i componenti del CCM possono utilizzare la linea telefonica della sede concordata per chiamate esterne necessarie all attività del CCM stesso. 2

3 L Azienda mette a disposizione un Segretario a garanzia della continuità dei lavori e del coordinamento dell attività del Comitato. In particolare sono compiti del Segretario: la compilazione dei verbali la tenuta degli archivi l invio delle convocazioni e la predisposizione dei materiali occorrenti per i lavori del CCM. Il Segretario non può essere indicato come partecipante effettivo alle attività del CCM. Art. 3 - COMPOSIZIONE DEL COMITATO Il CCM ha una composizione mista. In esso sono presenti: rappresentanti delle Associazioni di volontariato e delle Associazioni di tutela dei diritti dei cittadini, iscritte nel Registro Regionale (o Provinciale) del Volontariato della Regione Emilia-Romagna che operano all interno dell Azienda e che dimostrino in modo documentabile la loro attività in campo sanitario e sociosanitario. rappresentanti dell Azienda; un rappresentante dei Medici di Medicina Generale individuato dall Ordine dei Medici di Bologna; un rappresentante del Comune di Bologna. Per una buona gestione dei lavori si definisce in 17 unità il numero massimo dei componenti del CCM di cui: 10 unità rappresentanti delle Associazioni (di volontariato e di tutela dei diritti), 5 rappresentanti Aziendali scelti tra personale sanitario o amministrativo, 1 medico di Medicina Generale, 1 rappresentante del Comune di Bologna. Sarà compito dell Azienda favorire la partecipazione di un Medico di Medicina Generale e di un rappresentante del Comune di Bologna. Le Associazioni che intendono far parte del CCM devono accreditarsi all occorrenza presso l Azienda dimostrando il possesso dei requisiti richiesti, nelle forme stabilite dall Azienda stessa, sia in sede di prima adesione che di rinnovo alla partecipazione. Alla scadenza del mandato triennale delle cariche elettive (Presidente, Vicepresidente, e in ipotesi Delegati delle Associazioni), la Direzione Aziendale e il CCM promuovono e formalizzano l invito alle Associazioni accreditate a rinnovare o aderire alla nuova formazione del Comitato. 3

4 Congiuntamente alla richiesta di partecipazione al Comitato, sarà chiesto di designare il rappresentante titolare e un sostituto permanente che subentrerà in tutte le funzioni del titolare in sua assenza: non sono ammesse deleghe. Qualora le richieste superassero il prestabilito numero di 10 rappresentanti, sarà fatto invito alle Associazioni accreditate di designare 10 Delegati, che resteranno in carica per tre anni al pari del Presidente e Vice Presidente. Per quanto riguarda la designazione di rappresentanti appartenenti alle realtà associative si precisa quanto segue: - i designandi componenti effettivi o supplenti non possono avere rapporti di lavoro, ad alcun titolo, con l Azienda; - non possono far parte del CCM tutti coloro che sono eletti in organi istituzionali, i dirigenti e tutti i collaboratori che, pur appartenendo a vario titolo alle realtà associative, all atto della nomina siano in servizio presso le Aziende Sanitarie regionali pubbliche, gli ospedali privati e I.O.R.; - in ogni CCM non può essere rappresentata, direttamente o indirettamente, con più membri la stessa Associazione, come nel caso delle Federazioni. La composizione del Comitato deve essere ratificata dall Azienda con apposito atto. Le variazioni di composizione verranno effettuate, di norma, annualmente: in ipotesi di decadenza o rinuncia di uno dei 10 Delegati subentrerà al suo posto il primo dei non eletti, se esistente La decadenza del CCM avviene per dimissioni o decadenza della metà dei suoi componenti o per altre motivazioni previste dalle normative vigenti e in tal caso si procederà a nuove elezioni. Art. 4 - ORGANI DEL CCM Presidente: deve essere eletto fra i rappresentanti del volontariato chiamati a far parte del CCM Vice Presidente: può essere eletto fra i rappresentanti delle realtà associative Coordinamento del CCM: è presente qualora le Associazioni accreditate siano più di 10 ed è composto dai 10 rappresentanti eletti dalle Associazioni accreditate Assemblea delle Associazioni Accreditate Il Coordinamento del CCM, se eletto, e in mancanza l Assemblea delle Associazioni, può invitare, anche all occorrenza in via continuativa, a partecipare agli incontri e alle altre attività, come previsto dall art. 16 L. R. n 19/94, soggetti esterni in qualità di esperti, scelti d intesa anche con la componente aziendale, qualora la trattazione di particolari argomenti lo renda opportuno, con diritto di voto nei gruppi di lavoro cui partecipino. 4

5 Art. 5 - ELEZIONE, DURATA e DECADENZA degli organi elettivi del CCM Nella seduta di insediamento delle Associazioni accreditate, convocata dalla Direzione Aziendale alla scadenza del mandato triennale, vengono eletti da parte delle Associazioni accreditate il Presidente, il Vice Presidente e I Delegati (se necessari), di norma con voto segreto. È necessaria la presenza di metà più uno dei componenti del CCM aventi diritto di voto. La votazione avviene a maggioranza semplice dei votanti presenti. Gli eletti restano in carica per la durata del mandato (3 anni), salvo dimissioni proprie o dimissionamento da parte del Coordinamento del CCM se eletto in seduta appositamente convocata, da almeno un terzo dei componenti, con il voto favorevole della maggioranza semplice dei presenti. I componenti associativi decadono inoltre per revoca di rappresentanza da parte dell Associazione di appartenenza, o per il venir meno dei requisiti di accreditamento dell Associazione di appartenenza. Se il Presidente decade o è dimissionario, verranno indette nuove elezioni, il Vice svolgerà le funzioni del Presidente fino alla nomina del nuovo Presidente: l elezione deve avvenire entro un mese dalla decadenza. Le stesse disposizioni si applicano per la Vice Presidenza. Art. 6 - RIUNIONI DEGLI ORGANI DEL COMITATO 1. Convocazione: alla convocazione provvede il Presidente o il suo Vice, mediante invio di posta elettronica concordata o avviso postale, inviata a cura della segreteria, almeno 10 giorni prima, contenente il luogo, la data e l ora della riunione, nonché l ordine del giorno stabilito di norma nell incontro precedente, o da programmazione e contestuale inoltro del materiale di supporto. Possono essere previste convocazioni straordinarie, in merito a tematiche urgenti, con preavviso almeno di 5 giorni. Le riunioni del Coordinamento del CCM dovranno avere una cadenza almeno trimestrale: avranno ad oggetto le attività del CCM e dei Gruppi di Lavoro. Le riunioni dell Assemblea delle Associazioni Accreditate dovranno avere una cadenza almeno semestrale: avranno ad oggetto l aggiornamento dell andamento dei lavori e di indirizzo della loro programmazione. Alle riunioni degli organi del CCM partecipano oltre ai componenti associativi, i rappresentanti aziendali, il rappresentante dei Medici di Medicina Generale e del Comune di Bologna; sono invitati permanenti il Direttore Generale, il Direttore Sanitario e il Direttore Amministrativo dell Azienda. Riunioni fuori calendario dell Assemblea delle Associazioni Accreditate o del Coordinamento del CCM devono essere convocate su richiesta inoltrata al Presidente da almeno 1/3 degli aventi diritto al voto. 2. Presidente: presiede le riunioni del CCM e ne verifica la validità; dirige i lavori osservando l ordine del giorno; modera la discussione, favorendo la partecipazione di tutti i componenti e facendo osservare il regolamento; indice eventuali votazioni 5

6 e, verificatane la regolarità, ne proclama i risultati. In sua assenza sarà il Vice Presidente ad esercitare le stesse funzioni. 3. Validità: le riunioni sono valide quando sono presenti la metà più uno dei componenti effettivi in 1 a convocazione, e con almeno 1/3 in 2 a convocazione. 4. Assenza, Decadenza: registrando più del 50% di assenze annue alle riunioni o alle attività del CCM, non giustificate da motivi di salute o di lavoro, di un componente associativo e del suo eventuale sostituto, il Presidente inviterà la relativa Associazione a nominare altro rappresentante. In mancanza di nuova nomina entro 20 giorni dalla richiesta, l Associazione decade dalla partecipazione al Comitato con comunicazione formale e verbalizzazione nella successiva seduta del CCM. L Associazione che venga dichiarata decaduta potrà richiedere nuovo accreditamento al prossimo turno elettorale. Il componente decade anche per revoca dell Associazione di appartenenza o per il venir meno in capo all Associazione di appartenenza dei requisiti di accreditamento o per l insorgere di una delle previsioni ostative di cui all art Verbale: il verbale è obbligatorio e stilarlo è compito della segreteria. Deve essere sintetico e riportare gli oggetti di discussione e per ogni oggetto le decisioni assunte, i suggerimenti, le eventuali proposte poste ai voti e i risultati della votazione. Ogni verbale deve riportare i nominativi dei presenti e degli assenti. I materiali prodotti e acquisiti dal CCM in ogni incontro vengono registrati e conservati unitamente al verbale. La bozza del verbale verrà inviata a tutti i componenti del CCM (componenti aziendali e in ragione della riunione rispettivamente Associazioni e Delegati) con la successiva convocazione; il verbale approvato nella seduta seguente, va firmato dal Presidente e dal Segretario e deve essere trasmesso a tutti i componenti del CCM nonché alla Direzione Aziendale per i provvedimenti e le valutazioni di competenza. Art. 7 - GRUPPI di LAVORO e attività di VERIFICA degli INDICATORI Per l adempimento delle attività (vedi art. 1) vengono istituiti i seguenti Gruppi di lavoro: 1) Normative e Regolamenti 2) Informazione e Formazione 3) Controllo qualità 4) Accessibilità 5) Igiene, Alimenti e Fumo 6) Umanizzazione e Assistenza non sanitaria 7) Criticità e verifiche, Segnalazioni e Suggerimenti 8) Ad obiettivo in vista di particolari necessità Per ogni gruppo viene individuato, nella seduta di cui all art. 5, un referente tra gli 8 Delegati, se eletti, che non rivestano la carica di Presidente o Vice Presidente. Ogni delegato potrà partecipare oltre al gruppo di cui è referente ad un solo altro gruppo in qualità di componente. 6

7 II referente coordinerà l attività del proprio Gruppo di lavoro e riferirà dello stato di avanzamento o dei risultati finali in seduta del Coordinamento del CCM o, se non eletto, dell Assemblea delle Associazioni. Gli esperti di cui all art.4 e i Rappresentanti delle Associazioni facenti parte del CCM sono tenuti, pena decadenza, a partecipare ai Gruppi di lavoro: gli esperti, come precisato all art. 4, vi partecipano con diritto di voto al pari dei Rappresentanti delle Associazioni. Esperti e Rappresentanti delle Associazioni non possono partecipare a più di due gruppi di lavoro. Il numero massimo dei componenti di ciascun gruppo è di 5 unità Almeno una volta, nella durata del mandato, il CCM deve verificare e monitorare gli indicatori di qualità stabiliti nella Carta dei Servizi; tutti i componenti del CCM devono essere coinvolti. La segreteria dovrà provvedere alla consegna ai partecipanti dei gruppi di lavoro di un tesserino di riconoscimento personale con chiara evidenza di appartenere al CCM. Il CCM valuterà la propria disponibilità a contribuire anche ad altre iniziative di rilevazione della qualità, concordando di volta in volta le modalità di tale collaborazione con gli organismi aziendali. Art. 8 - RAPPORTI con la DIREZIONE AZIENDALE e ALTRI ENTI Come già citato nell art.6, il verbale approvato viene sempre inviato alla Direzione Aziendale dalla segreteria del CCM. Quando nel verbale sono contenute proposte operative e suggerimenti per migliorare la qualità dei servizi, il Presidente su mandato del CCM, unitamente al verbale, invia una lettera di trasmissione per il Direttore Generale. La Direzione si impegna a formulare una risposta nei successivi 45 giorni. Il CCM, ai fini dell acquisizione d informazioni pertinenti la propria attività, può rivolgersi a istituzioni o Associazioni che ne abbiano titolo, con particolare riferimento al Comitato Consultivo Regionale per la Qualità dei servizi sanitari dal lato dei cittadini (CCRQ) che ha sede presso l Assessorato Politiche per la Salute della Regione Emilia-Romagna. I rapporti verso l esterno (istituzioni, cittadini, media) che comportano espressione di giudizi e valutazioni sull operato dell Azienda, devono avvenire dopo confronto con la Direzione Aziendale. Art. 9 - RELAZIONE ANNUALE DI ATTIVITA È opportuno che, al termine di ogni anno di lavoro, il Presidente compili una relazione sull attività svolta che dovrà essere approvata dal Coordinamento se eletto o, in mancanza, dall Assemblea delle Associazioni Accreditate, prima di essere trasmessa al Direttore Generale dell Azienda, che provvederà a inviarla agli organi previsti nella Deliberazione della Giunta Regionale n 320/00 (Conferenza dei Sindaci, Consulta Provinciale Sanità, Presidente della Regione e Presidente del CCRQ). 7

8 Art REGOLAMENTO E SUE MODIFICHE Il Regolamento del CCM deve essere approvato con atto formale e iscritto nell albo degli atti ufficiali dell Azienda. La modifica del Regolamento può essere richiesta all Azienda su proposta di 1/3 dei componenti il Coordinamento del CCM, se eletto, o, in mancanza, dell Assemblea delle Associazioni Accreditate, approvata da almeno il 50% + 1 dei componenti. Art Norma transitoria Fino al termine del mandato del Presidente e Vice Presidente ora in carica faranno parte dell Assemblea delle Associazioni quelle Associazioni che compongono, con diritto di voto, l attuale CCM dandosi per riscontrati per l attuale tornata i criteri di accreditamento. Le nuove Associazioni che hanno formulato o formuleranno domanda di adesione dovranno preventivamente accreditarsi nelle forme stabilite dall Azienda. Entro un mese dall approvazione del presente regolamento verranno indette le elezioni per la nomina dei componenti del Coordinamento del CCM, in numero di 8 essendo già nominati il Presidente ed il Vicepresidente. Al termine del mandato del Presidente e Vice Presidente ora in carica decadrà anche il Coordinamento del CCM e si procederà quindi all accreditamento delle Associazioni che intendono far parte del CCM e alle nuove elezioni. 8

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