CALL FOR PROPOSALS. Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo

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1 AMBASCIATA D ITALIA AD ABIDJAN CALL FOR PROPOSALS Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo SIERRA LEONE INIZIATIVA DI EMERGENZA IN FAVORE DEL RIPRISTINO DEL SISTEMA SANITARIO DOPO LA MALATTIA DA VIRUS EBOLA IN SIERRA LEONE AID ALLEGATI A. Parametri di valutazione B. Chiarimenti amministrativi C. Formato standard di Proposta di Progetto D. Piano finanziario E. Lettera d incarico F1. Modello Polizza fideiussoria 2% F2. Modello Polizza fideiussoria anticipo G1. Modello comunicazione dati per antimafia G2. Schema controlli antimafia H. Disciplinare d incarico I. Dichiarazione di esclusività L. Formato standard Rapporto intermedio e finale ABIDJAN, 30 dicembre 2015

2 INIZIATIVA DI EMERGENZA IN FAVORE DEL RIPRISTINO DEL SISTEMA SANITARIO DOPO LA MALATTIA DA VIRUS EBOLA IN SIERRA LEONE AID PREMESSA Di seguito si enunciano le modalità, stabilite dall Ambasciata d Italia a Abidjan, in accordo con l Unità Tecnica Centrale (UTC) e l Ufficio VI della DGCS, per la formulazione e presentazione delle proposte progettuali da parte delle ONG. Si fa presente che dal 1 gennaio 2016, ai sensi del combinato disposto dall art. 32, comma 1, della Legge 11 agosto 2014, n. 125, recante la nuova Disciplina generale sulla cooperazione internazionale per lo sviluppo e dall art. articolo 25, comma 4, del Regolamento recante lo Statuto dell Agenzia italiana per la cooperazione allo sviluppo, decreto 22 luglio 2015, n. 113, il Direttore dell Ufficio estero della Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo subentrerà nella posizione soggettiva e nella titolarità di diritti e obblighi fino a quel momento del Capo Missione, ferme restando tutte le altre condizioni. Sarà cura della DGCS per mezzo dell Ambasciata d Italia ad Abidjan e, a partire dal 1 gennaio 2016, dell Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo per mezzo dell Ufficio estero di Dakar, comunicare modifiche o integrazioni eventualmente sopravvenute nella normativa vigente richiamata nella presente Call for Proposals e relativi allegati. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 2 di 19

3 1. CARATTERISTICHE DEL PROGRAMMA DI EMERGENZA IN FAVORE DEL RIPRISTINO DEL SISTEMA SANITARIO DOPO LA MALATTIA DA VIRUS EBOLA IN SIERRA LEONE La DGCS ha approvato con atto n. 147 del 23/10/2015 il finanziamento per la realizzazione dell Iniziativa di Emergenza in favore delle popolazioni affette dalla malattia da virus Ebola in Sierra Leone AID 10680, mediante la costituzione di un fondo in loco presso l Ambasciata d Italia ad Abidjan di Euro ,00. L iniziativa si propone di intervenire nel contesto del ripristino del Sistema Sanitario dopo la grave epidemia occorsa in Sierra Leone e nella sub-regione. L iniziativa è stata predisposta in linea con le Linee Guida della Cooperazione Italiana allo Sviluppo ed è in linea con gli appelli della Comunità Internazionale. Conformemente a quanto previsto dalla Proposta di Finanziamento, si riportano qui di seguito gli importi ivi previsti per ciascun settore di intervento: Settori di Intervento Importo previsto in Euro Salute ,00 Costi di coordinamento e gestione ,00 TOTALE ,00 Si fa presente che tali importi, seppur indicativi, dovranno essere rispettati nella sostanza in fase di implementazione dell iniziativa. Eventuali variazioni potranno essere ammesse se debitamente motivate. 1.1 Premessa Nel maggio 2014 è stata dichiarata, con un notevole ritardo, la più grande epidemia di Ebola in Africa Occidentale con migliaia di casi in Sierra Leone, Liberia e Guinea. Il numero cumulativo di casi nella regione a fine settembre 2015 è di con morti. In Sierra Leone i casi totali sono stati e i decessi Allo stato attuale l epidemia è stata contenuta anche se l occorrenza di singoli casi isolati è ancora possibile dimostrando la assoluta necessità della creazione di un sistema efficace ed efficiente di prevenzione e controllo di malattie infettive e di sorveglianza epidemiologica a tutti i livelli del sistema sanitario. La permanenza del virus nel liquido seminale dei maschi sopravvissuti rappresenta un problema sia epidemiologico che sociale in quanto ogni azione preventiva potrebbe risultare in un aumento dello stigma associato allo stato di sopravvissuto. Il sistema sanitario della Sierra Leone è costituito da tre livelli di cura. A livello primario il sistema dei Community Health Workers (CHWs) offre programmi preventivi e di promozione della salute di base e assicura il collegamento con le Unità Sanitarie Periferiche e gli Ospedali Distrettuali che rappresentano il secondo livello di cura anche se con servizi molto variegati al suo interno. Il livello SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 3 di 19

4 terziario è rappresentato dai pochissimi ospedali che sono in grado di offrire cure mediche di tipo terziario. Prima dell epidemia il sistema sanitario aveva compiuto notevoli passi avanti nel miglioramento degli indicatori dei Millennium Development Goals. La copertura dei servizi sanitari era aumentata secondo i seguenti parametri: uso di metodi moderni di contraccezione: dal 7% al 16%; numero di parti assistiti da personale qualificato dal 42% al 62 %; uso di zanzariere impregnate di insetticida dal 26% al 49%; casi di malaria trattati dal 6% al 77%; copertura vaccinale dal 54% al 78% e gestione delle diarree dal 68% all 88%. Nonostante questi risultati positivi la fragilità del sistema è stata evidenziata drammaticamente dall epidemia di Ebola, che ha avuto effetti devastanti sul sistema, sulle risorse umane, sulla capacità di coordinamento e soprattutto sulla fiducia della popolazione nei confronti delle strutture sanitarie. La diminuzione di fiducia ha causato ritardi nella conduzione di programmi di base come la vaccinazione dei bambini, il trattamento della malaria, la malnutrizione e ha causato un aumento della mortalità materna e neonatale dovuta all aumento dei parti in casa. Stime suggeriscono che la mortalità infantile sia regredita a livelli del Gli operatori sanitari sono stati i primi ad essere stati affetti dalla malattia con 305 casi contagiati e 221 decessi tra cui 11 medici specialisti. Il Governo della Sierra Leone ed il Ministero della sanità dopo avere combattuto efficacemente contro la fase acuta dell epidemia stanno ora programmando una soluzione continuata al controllo dell epidemia (così come di altre) ed un ripristino dei servizi sanitari di base. A questo proposito è stato varato a settembre 2015 l Health System Recovery Plan Il piano, frutto di una collaborazione con l OMS e i maggiori donatori e partners, si articola in quattro fasi: i) raggiungimento di zero casi e fase di transizione; ii) Early Recovery; iii) Recovery e iv) Ricostruzione a lungo termine che si ricollega all Agenda for Prosperity varata nel Le quattro fasi, ognuna secondo tempi e modalità prestabilite, hanno comunque lo stesso focus su 5 aree prioritarie: (1) Bio Sicurezza di pazienti e operatori; (2) Personale sanitario; (3) Servizi sanitari di base; (4) Partecipazione comunitaria; (5) Sistema informativo e sorveglianza epidemiologica. Fino alla fine del 2016, si prevede di implementare la prima e la seconda fase ed è in questo ambito che si sviluppa il sostegno dell iniziativa in oggetto. Al fine di assicurare il coordinamento delle iniziative in campo sanitario, il Ministero della Salute ha elaborato un Service Level Agreement (SLA) che chiederà a tutte le ONG di sottoscrivere nell ambito dei loro progetti. La Cooperazione Italiana ha concesso nell aprile scorso 200 mila euro all OMS per la realizzazione di attività in Guinea Conakry. E seguito un secondo pacchetto di interventi dell importo complessivo di quasi 1,5 milioni di euro, articolato in un ulteriore contributo multilaterale di SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 4 di 19

5 emergenza all OMS di 240 mila euro e in un iniziativa bilaterale di emergenza dell importo di 1,2 milioni di euro per il finanziamento di attività di cura, prevenzione e formazione. Nell ambito di queste risorse è stato inviato personale medico italiano specializzato proveniente dall Ospedale Spallanzani di Roma - centro di eccellenza a livello internazionale per la cura delle malattie infettive - e quattro ONG italiane idonee (Avsi, Cuamm, Dokita ed Engim) sono state selezionate dall Ambasciata d Italia ad Abidjan con il compito di attuare progetti nel settore sanitario e della nutrizione per un valore complessivo di 730 mila euro. A causa dell aggravarsi della crisi è stato predisposto un terzo pacchetto di 6 milioni di euro di cui 3 milioni sul canale multilaterale per l assistenza alimentare alle famiglie colpite (PAM), il tracciamento dei casi (UNICEF) e la sepoltura in sicurezza delle vittime (FICROSS), e 3 milioni sul canale bilaterale per iniziative da attuare tramite ONG idonee. Nell ambito di quest ultimo finanziamento sono state selezionate dall Ambasciata d Italia ad Abidjan sei ONG italiane idonee (Emergency, Cuamm, Dokita, Engim, APGXXIII e COOPI) per la realizzazione di progetti nel settore sanitario e della protezione dei minori. 1.2 Linee strategiche generali per l esecuzione dei progetti L iniziativa si colloca nel quadro degli interventi umanitari disposti dalla comunità internazionale e riflette la volontà della Cooperazione Italiana di dare continuità a quanto già promosso con le precedenti iniziative sia sul canale bilaterale che multilaterale. In articolare la presente iniziativa intende supportare un sistema sanitario funzionale e resiliente che assicuri un servizio di qualità per cura e prevenzione a tutta la popolazione ed in particolare alle vittime dell epidemia di Ebola e che in linea con la strategia italiana - rafforzi la bio-sicurezza del sistema sanitario a tutti i livelli per pazienti ed operatori sanitari ed sostenga il ripristino delle cure di base. 1.3 Settori d intervento Nel quadro generale dei bisogni individuati dalla comunità internazionale, in considerazione del fatto che ONG idonee sono già operanti nel Paese, inserendosi nel quadro generale dell assistenza umanitaria, e conformemente a quanto previsto nella Proposta di Finanziamento, le attività del Programma riguarderanno il settore sanitario: Settori SANITARIO Potenziamento servizi sanitari per la gestione dei casi sospetti ed il ripristino del pacchetto di cure di base Bisogni identificati: I bisogni sono stati individuati sulla base della revisione delle statistiche nazionali (National Ebola Response Center- National Ebola Updates e Situation Report), revisione del Health System Recovery Plan pubblicato a settembre 2015 dal Governo della Sierra Leone, degli incontri avuti nel paese con i rappresentanti OMS, PAM e UNICEF, con il gruppo di lavoro Health Development Partners composto da Donatori, rappresentanti ONG e Agenzie ONU, ed infine delle visite ed incontri avuti con le ONG italiane operanti nel Paese. Dai dati disponibili risulta evidente che la risposta in termini di diagnosi ed isolamento precoce di casi di Ebola è al momento efficace e l epidemia è decisamente in fase di contenimento con code di casi isolati che però prolungano lo stato di allerta. A minacciare la conclusione definitiva dell epidemia è la conferma che il virus persiste per mesi nei liquidi corporei (soprattutto vitreo e seminale e nelle donne gravide) dei sopravvissuti con importanti conseguenze. La maggior parte dei Centri di Trattamento Ebola sono stati chiusi visto l esiguo numero di casi. Permane comunque attiva la sorveglianza epidemiologica con l isolamento dei casi sospetti. Visto l iniziale andamento dell epidemia che ha causato 250 vittime tra il personale sanitario, i servizi ospedalieri sono stati fino a poco tempo fa completamente sospesi con le immaginabili SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 5 di 19

6 conseguenze sullo stato di salute della popolazione. La sfiducia della popolazione nei confronti delle autorità è ancora molto profonda in villaggi di confine dove di solito lo stato è assente. Sfiducia e paura anche nei confronti di ospedali e centri sanitari hanno portato molti malati di HIV/AIDS e Tubercolosi che erano in regime di trattamento ad abbandonare le cure con conseguenze devastanti sull andamento generale di queste due malattie. Le attività di vaccinazione di routine hanno anch esse subito una battuta di arresto. Tutti gli ospedali hanno messo in funzione sistemi di triage all entrata dove ogni caso viene attentamente valutato attraverso una metodologia standard concordata che esamina sia segni clinici che fattori di rischio legati a possibili contatti con casi di Ebola; Il paziente viene successivamente o isolato in apposite corsie in attesa dei test di laboratorio o ammesso nelle corsie di regolare degenza. Un ulteriore rafforzamento del triage a livello ospedaliero e soprattutto a livello di Unità sanitarie periferiche sarà indispensabile sia per concludere questa epidemia sia per fronteggiarne un altra possibile nel futuro. La rete di unità periferiche è al centro dell attenzione del Governo e dei donatori visto il loro ruolo di gate keeper della salute per la popolazione in generale e per i sopravvissuti ad Ebola. La maggior parte di queste sono però seriamente dilapidate e necessitano di interventi urgenti per arrivare ad un discreto livello di bio-sicurezza per il personale e i pazienti. I circa 5000 sopravvissuti all Ebola presentano sequele mediche e psicologiche a volte disabilitanti. Lo stigma associato allo stato di sopravvissuto e le sequele psicologiche, specialmente nel bambino, legate al trauma della malattia in famiglia hanno creato la necessità di interventi mirati sulle popolazioni vulnerabili nelle aree più affette da Ebola. 1.4 Aree d intervento Le attività si svolgeranno su tutto il territorio nazionale, con un particolare focus su aree specifiche quali: la capitale Freetown nell Area Occidentale, la Provincia del Nord (Distretti di Bombali e Port Loko) e la Provincia del Sud (Distretto di Pujehun). 1.5 Indirizzi di intervento Nel contesto generale fin qui descritto, l Ambasciata d Italia ad Abidjan, in accordo con la DGCS, con la presente Call for Proposals indice un procedimento di selezione di proposte progettuali presentate da ONG idonee e operanti in Sierra Leone per la realizzazione di iniziative di emergenza per un importo complessivo di Euro. L iniziativa intende promuovere azioni rivolte a potenziare i servizi sanitari per la gestione dei casi sospetti ed il ripristino del pacchetto di cure di base. Nello specifico sostenere un sistema sanitario funzionale e resiliente che assicuri un servizio di qualità per cura e prevenzione a tutta la popolazione ed in particolare alle vittime dell epidemia di Ebola e rafforzi la bio-sicurezza del a tutti i livelli per pazienti ed operatori sanitari ed sostenga il ripristino delle cure di base. Di seguito i principali risultati attesi dal Programma: - Le unità sanitarie periferiche sono riabilitate assicurando la bio-sicurezza per personale e pazienti e la fornitura di acqua, servizi igienici e smaltimento rifiuti. - Il 100% dei pazienti afferenti ad ospedali e centri sanitari viene sottoposto a triage e i casi sospetti vengono confermati o dimessi entro le 24 ore. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 6 di 19

7 - Tutti gli operatori sono formati periodicamente sulle pratiche di prevenzione e controllo delle malattie infettive. - I servizi essenziali di salute riproduttiva materna e del bambino sono ripristinati ai livelli pre-ebola. - I sopravvissuti e le vittime di Ebola sono assistiti dal punto di vista sanitario e psicosociale con pacchetti da svilupparsi in base alle linee guida locali. Per raggiungere tali risultati si dovranno proporre attività specifiche, quali: la riabilitazione delle unità sanitarie prioritarie per il MoHS per assicurare la bio-sicurezza (inclusi unità di isolamento, servizi igienici, accesso all acqua e smaltimento rifiuti); il mantenimento dello stato di allerta per Ebola e gestione del rischio residuo con triage sistematico effettuato a tutti i livelli delle strutture sanitarie, l assistenza tecnica, formazione e monitoraggio degli operatori sanitari per la prevenzione ed il controllo delle malattie infettive nelle strutture sanitarie; il supporto al ripristino dei servizi essenziali di salute secondo la politica del Basic Package of Essential Health Services (BPEHS) con particolare attenzione alla salute riproduttiva, materna e del bambino; interventi in favore delle comunità locali (sensibilizzazione, campagne informative, supporto psicosociale ai familiari delle vittime ed ai sopravvissuti) e ogni altra azione che con evidenza contribuisca a tali obiettivi. 1.6 Coordinamento e integrazioni con altri programmi L Iniziativa opererà in accordo con le Linee Guida strategiche per l Aiuto Umanitario della Cooperazione Italiana ( ), in linea con quanto stabilito dalla Good Humanitarian Donorship Initiative riguardo ai principi generali, gli obiettivi, la definizione e le buone pratiche dell azione umanitaria, nonché con i Principi guida della Cooperazione Sanitaria. L intervento è stato identificato in armonia con quanto definito nel Piano di Recovery 6-9 months del Presidente del Paese a cui è seguito il piano di 24 mesi lanciato il 22 settembre Attualmente è presente nel paese un gran numero di agenzie internazionali governative ed ONG internazionali. Il coordinamento della risposta all Ebola, che per tutto il 2015 sarà assegnato al NERC dovrebbe passare al Ministero della Salute dal Si prevede un evoluzione degli attuali gruppi tecnici di coordinamento con una limitazione del numero. La continua presenza all interno di tali strutture permetterà l armonizzazione a livello nazionale delle attività con i vari partner impegnati sul territorio. Vista la grande importanza data al ripristino del Sistema Sanitario, il Presidente Koroma ha istruito la formazione di un Health Steering Committee formato dal Ministro della Salute e dai suoi vari direttori generali coadiuvati da OMS e DfID. Una più snella struttura di coordinamento (Health Development Partners) composta da donatori, agenzie ONU ed un rappresentante del consorzio di ONG si riunisce con frequenza bi-settimanale per scambi di informazioni finalizzati ad evitare duplicazioni ed armonizzare i singoli interventi. Sarà valutata positivamente la capacità delle ONG italiane che presenteranno le proposte di integrare i progetti presentati nell ambito della presente iniziativa con altri interventi di emergenza e/o post-emergenza in atto o pianificati nelle aree d interesse. Si interverrà, quindi, sulla base dei principi di non duplicazione ed ottimizzazione degli interventi umanitari, in coordinamento con tutti gli organismi preposti. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 7 di 19

8 1.7 Modalità di realizzazione degli interventi L iniziativa di emergenza sarà realizzata in gestione diretta tramite il finanziamento di un fondo in loco di importo pari a Euro presso l Ambasciata d Italia ad Abidjan. Per la gestione del suddetto fondo, la DGCS ha già costituito un Ufficio di progetto a Freetown che opererà in stretto coordinamento con l UTL di Dakar (Coordinatore dei programmi di Emergenza) e con le controparti e provvederà a garantire lo svolgimento delle attività previste, in conformità alle procedure vigenti. Nell esecuzione delle attività previste l Ambasciata d Italia ad Abidjan, potrà avvalersi della presenza in loco delle ONG italiane già operanti in situ ed accreditate presso il MAE e le Autorità della Sierra Leone, secondo il dettato legislativo della legge 80/2005 (art. 1, comma 15-sexies). Alcune attività complementari potranno invece essere svolte in gestione diretta dal Coordinamento Emergenza UTL. Tutte le azioni finanziate dovranno mirare ad attivare il massimo coinvolgimento e la collaborazione delle Autorità locali, fin dalla fase di progettazione dell intervento, e a costruire sinergie con altre organizzazioni internazionali e locali, e/o con le Agenzie UN impegnate sul territorio in interventi simili o complementari. Si fa presente che le proposte pervenute dovranno prevedere indicatori di performance, di risultato e di impatto appropriati, misurabili in base a dati iniziali raccolti o validati dalla ONG proponente e relativi al gruppo target previsto per ciascun risultato. Una volta approvata l Iniziativa in oggetto e concluso il processo di selezione degli enti realizzatori del programma, il Coordinatore dei programmi di Emergenza di base a Dakar, con il supporto di esperti in breve missione, formulerà il Piano Operativo Generale (POG) dell intervento, da sottoporre alla DGCS per l approvazione. Per tutta la durata dell intervento, sarà cura dell Ufficio di Programma, in collaborazione con l UTL, monitorare le attività sul territorio ed il corretto impiego dei fondi allocati, aggiornare all occorrenza il POG e riferire periodicamente sull andamento generale del programma. Quanto alla sostenibilità dell intervento, poiché le attività prevedono il rafforzamento delle strutture esistenti, la formazione del personale e il capacity building in relazione alle organizzazioni comunitarie di base, esiste una potenzialità di garantire una certa sostenibilità anche dopo la conclusione dell intervento. Un adeguata exit strategy in questo senso potrà essere elaborata nella fase di definizione del Piano Operativo Generale dell intervento, ma dipenderà dall evolversi della situazione. L iniziativa dovrà avvalersi, ove possibile, di risorse locali e reti di distribuzione locali. Si fa presente che il contributo totale della DGCS per tutti gli interventi previsti, la cui esecuzione può essere affidata ad ONG idonee, sarà di Euro CRITERI DI AMMISSIBILITA Le ONG che vorranno concorrere allo svolgimento del programma in oggetto dovranno rispettare i criteri di ammissibilità qui di seguito riportati, che riguardano sia l Organismo proponente che i contenuti della proposta progettuale presentata dalle ONG. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 8 di 19

9 2.1 Ammissibilità dell organismo proponente Possono presentare Proposte Progettuali per la presente Call le ONG 1 : - che siano idonee ai sensi della Legge 49/87; - che siano in grado di operare nel territorio d intervento sulla base della normativa locale; - che abbiano maturato esperienza e/o realizzato progetti nel territorio della Sierra Leone nel semestre precedente la pubblicazione della presente Call. 2.2 Ammissibilità delle proposte progettuali Saranno ammesse alla procedura di selezione di cui alla presente Call soltanto le Proposte Progettuali che abbiano i seguenti requisiti: - durata massima delle attività di progetto: 10 (dieci) mesi 2 ; - Service Level Agreement con il Ministero della Salute e gradimento di massima delle autorità locali competenti; - inquadramento del progetto nell ambito delle priorità stabilite dai tavoli di concertazione locale e secondo il Piano di Recovery del Ministero della Salute. - conformità a quanto indicato nella presente Call for Proposals con riferimento alle finalità, all obiettivo, ai settori, alle componenti trasversali, ai risultati attesi, alle attività ed all identificazione dei beneficiari; - presenza di indicatori qualitativi di risultato - contributo richiesto inferiore ai ,00 (cinquecentomila/00) Euro. - presenza di piano strutturato di formazione degli operatori sanitari con descrizione metodologia e piano di monitoraggio dell apprendimento nel tempo; - presenza di una piattaforma di raccolta dati epidemiologici in strettissimo collegamento con le autorità sanitarie del distretto; - ciascuna ONG potrà presentare un solo progetto per ciascuna attività. 3. SELEZIONE, VALUTAZIONE E APPROVAZIONE DELLE PROPOSTE PROGETTUALI L Ambasciata d Italia ad Abidjan è responsabile delle procedure di selezione, valutazione e approvazione delle proposte progettuali. Le proposte progettuali dovranno essere presentate dagli organismi proponenti entro e non oltre le ore (ora senegalese) del 02 febbraio La documentazione potrà essere consegnata esclusivamente secondo una delle seguenti modalità: 1 E possibile presentare progetti congiunti in associazione temporanea con altre ONG idonee che operino localmente (che abbiano maturato esperienza e/o realizzato progetti nel territorio della Sierra Leone nel semestre precedente la pubblicazione della presente Call e che siano in grado di operare nel territorio d intervento sulla base della normativa locale). 2 Il termine per la durata delle attività di progetto è stato stabilito anche tenendo conto che, ai sensi dell Ordine di Servizio n. 11 del 13 giugno 1996 e dalla Delibera n. 50 del 6 giugno 1996 per l adozione delle Disposizioni di attuazione in materia di interventi di emergenza, la durata del Programma di emergenza nel suo complesso non può comunque superare i 12 mesi dall inizio delle attività operative (sancito dalla data di approvazione del Piano Operativo Generale POG dell Iniziativa di emergenza). SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 9 di 19

10 Consegna a mano in formato cartaceo e supporto informatico (CD- ROM con file PDF) dal lunedì al venerdì dalle ore alle ore al seguente indirizzo: UTL regionale di Dakar /Bureau de Coope ration Dakar 69, Rue Kle ber - Dakar Te l Senegal Invio tramite PEC (posta elettronica certificata) all indirizzo: amb.dakar@cert.esteri.it e in copia a: sahel.emergenza@esteri.it In tal caso, farà fede la data e l ora di ricezione della casella di PEC dell Ambasciata. N.B. Ogni richiesta di chiarimento potrà essere rivolta allo stesso indirizzo di posta elettronica. Entro tre giorni dalla data di scadenza della presentazione delle proposte progettuali verrà nominata in loco una Commissione di valutazione, che sarà presieduta da rappresentanti dell Ambasciata e composta da esperti DGCS. Le proposte che avranno superato la fase di verifica dei requisiti di ammissibilità, saranno valutate e classificate, eventualmente anche attraverso verifiche sul campo, secondo aree di priorità dalla Commissione, attribuendo a ciascuna, sulla base di criteri preventivamente comunicati, un punteggio complessivo derivato dalla somma dei punteggi assegnati a ciascuno dei parametri di valutazione (vedi ALLEGATO A). La Commissione provvederà a valutare e classificare le proposte giudicate idonee (ossia che abbiano superato la soglia minima di punteggio predeterminata e preventivante comunicata) entro 3 (tre) giorni dal termine di presentazione delle proposte progettuali. Gli esiti di questa prima fase di valutazione verranno comunicati a tutte le ONG entro 1 (un) giorno dalla decisione della Commissione. Eventuali raccomandazioni della Commissione relative alle proposte ritenute ammissibili dovranno essere integrate dalle ONG entro 3 (tre) giorni dalla comunicazione. Il processo di revisione delle proposte progettuali verrà supportato attraverso l assistenza tecnica fornita dagli esperti inviati in loco dalla DGCS, in modo che il complesso degli interventi rappresenti un insieme integrato e armonico, incrementando i risultati e l impatto del Programma. A seguito dell eventuale revisione, la Commissione effettuerà quindi la valutazione definitiva delle proposte progettuali completate in base ai parametri di cui all Allegato A entro 2 (due) giorni dalla loro presentazione finale, attribuendo a ciascuna, sulla base di criteri preventivamente comunicati, un punteggio e stilando una graduatoria delle proposte stesse. La comunicazione a tutte le ONG degli esiti della valutazione dovrà avvenire entro 1 (un) giorno dall approvazione delle proposte definitive. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 10 di 19

11 Nella valutazione del progetto definitivo sarà dato particolare rilievo alla capacità dell ONG di mettere in atto economie di scala con risorse provenienti da altre fonti, tali da mantenere i costi di gestione ed amministrativi (somma delle macro-voci A, C ed E del Piano finanziario - Allegato D) entro il 25%. Le proposte approvate saranno finanziate secondo le procedure in vigore e nell ambito dei fondi disponibili. L Ambasciata procederà quindi ad espletare le procedure necessarie per il loro immediato avvio. L elenco dei progetti selezionati dovrà essere pubblicato, entro 30 (trenta) giorni dall approvazione definitiva dei progetti, sul Portale della Cooperazione allo Sviluppo del Ministero degli Affari Esteri ( nella sezione Avvisi e bandi, e sul sito dell Ambasciata d Italia ad Abidjan ( L elenco dovrà indicare per ciascun progetto: l ONG, il titolo, il settore d intervento e l ammontare finanziato. 4. DEFINIZIONE DELLE PROPOSTE PROGETTUALI Il documento di progetto, pur se sinteticamente, dovrà fornire tutte le informazioni necessarie a consentire una sua corretta valutazione. Dovrà pertanto comprendere: - La Proposta di Progetto formulata utilizzando l apposito Formato standard (ALLEGATO C); - Il Piano Finanziario formulato secondo l apposito Formato standard (ALLEGATO D); - Termini di Riferimento per il personale di gestione del progetto 3 ; - Estremi del certificato di idoneità MAE ai sensi della legge 49/87; - Documentazione che attesti l idoneità ad operare sul territorio d intervento in base alla normativa locale; - Documentazione relativa alla pregressa esperienza e/o progetti nel territorio della Sierra Leone; - Documentazione attestante l allineamento con le priorità nazionali e distrettuali ed il gradimento da parte delle autorità locali competenti sul progetto; - Documentazione attestante l impegno al finanziamento del progetto da parte di eventuali soggetti cofinanziatori; - MoU con eventuali partner locali, italiani o internazionali; - In caso di progetto congiunto presentato da due o più ONG idonee: Accordo istitutivo di Associazione Temporanea, oppure Lettera d impegno, a firma dei rappresentanti legali delle ONG che presentano il progetto congiunto, a costituire l Associazione Temporanea prima della stipula del Disciplinare d incarico. 5. FINANZIAMENTO DEI PROGETTI La procedura di finanziamento viene avviata attraverso due momenti successivi: 3 I TdR dovranno essere strettamente pertinenti al Progetto e contenere una derubricazione puntuale ed esaustiva delle mansioni previste per la figura professionale per la gestione del progetto (espatriata o locale) in questione. I TdR non sono richiesti per le figure professionali con mansioni meramente esecutive, quali ad es. il personale di segreteria. Inoltre dovranno contenere indicazioni concernenti: il titolo di studio richiesto e gli anni trascorsi dal rilascio delle stesso; eventuali altri titoli di specializzazione; grado di conoscenza della/e lingue straniere; grado di esperienza lavorativa nel settore di competenza professionale; documentate esperienze in interventi di cooperazione, in particolare interventi di emergenza in Paesi in via di sviluppo o in altri Paesi potenzialmente beneficiari di tali interventi. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 11 di 19

12 a) firma della Lettera d incarico (ALLEGATO E); b) stipula del Disciplinare d incarico (ALLEGATO H). a) La Lettera d Incarico è un documento unilaterale dell Ambasciata, con cui si incarica l ONG ad eseguire il progetto e che è firmata per accettazione dalla ONG stessa. La Lettera d incarico consente alla ONG di istruire il procedimento per l acquisizione delle necessarie fideiussioni, ma non sancisce in alcun modo l inizio delle attività o l eleggibilità 4 delle spese che potranno decorrere solo dalla firma del Disciplinare d Incarico. Solo dopo la firma della lettera di incarico, la ONG potrà predisporre la documentazione accessoria da inviare all Uff. VI della DGCS: - polizze fideiussorie (ALLEGATI F1 E F2) previste dell art. 3 del Disciplinare d incarico 5 entro 60 (sessanta) giorni dalla firma della Lettera d incarico. Nel caso in cui le polizze fideiussorie non venissero presentate entro il termine suddetto, la Lettera d Incarico decadrà retroattivamente; - nel caso di Lettere d incarico di importo superiore a ,00 euro: documentazione necessaria al rilascio della Certificazione antimafia (ALLEGATO G1) prevista dall art. 4 del Disciplinare d incarico 6. 4 I costi relativi al rilascio delle polizze fideiussorie saranno riconosciuti anche se antecedenti alla stipula del Disciplinare. 5 Le polizze fideiussorie devono pervenire all'ufficio VI della DGCS in originale ed essere prodotte secondo i modelli allegati e rilasciate da Istituti autorizzati, ovvero iscritti negli appositi elenchi tenuti dalla Banca d Italia (per le banche e gli intermediari finanziari) e dell IVASS (ex ISVAP, per gli enti assicurativi). In particolare, gli intermediari finanziari devono essere scelti tra quelli iscritti nell'albo di cui all'art. 106 del Decreto legislativo 1 settembre 1993, n. 385, che svolgono in via esclusiva o prevalente attività di rilascio di garanzie e che sono sottoposti a revisione contabile da parte di una società di revisione iscritta nell'albo previsto dall'art. 161 del Decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (nelle more dell attuazione della suddetta disposizione rimane in vigore per gli intermediari finanziari l elenco speciale tenuto dalla Banca d Italia ex art. 107 del T.U. in materia bancaria e creditizia). L Ufficio VI darà comunicazione all Ambasciata d Italia ad Abidjan dell acquisizione delle fideiussioni con messaggio inoltrandone copia della stessa. Le fideiussioni non conformi verranno restituite alla ONG per la regolarizzazione. Le modalità per lo svincolo delle polizze fideiussorie sono le seguenti: l Ambasciata d Italia ad Abidjan con messaggio indirizzato all Ufficio VI della DGCS, attesta il buon esito della verifica del rapporto contenente lo stato finale del progetto, la buona esecuzione dello stesso e la regolarità amministrativo-contabile del corrispondente rendiconto della ONG, nonché l avvenuto pagamento della tranche finale; l Ufficio VI DGCS con nota indirizzata alla ONG interessata e, per conoscenza, all Istituto che ha emesso la polizza, restituisce gli originali delle polizze autorizzandone lo svincolo. La Nota viene anticipata con posta certificata o via , nel caso in cui non si disponga di posta certificata, sia all ONG che all Istituto. 6 La procedura per gli adempimenti relativi alla certificazione antimafia è la seguente: l ONG invia all Ufficio VI il modello di cui all ALLEGATO G1, debitamente compilato, allegando altresì fotocopia del documento di riconoscimento del legale rappresentante della ONG; l Ufficio VI inoltra la richiesta alla Prefettura competente; l Ufficio VI informa la Rappresentanza diplomatica dell inoltro e, successivamente, della risposta della Prefettura con un messaggio. Ai sensi del combinato disposto degli artt. 83, comma 3, lett. e) e 91, comma 1, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.: - per i contratti di opere e lavori pubblici il cui importo superi i euro e sia inferiore ai euro e per i contratti di beni e servizi il cui importo superi i euro e sia inferiore ai euro, è necessario acquisire le comunicazioni antimafia (di cui all art. 84, comma 2, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.) dalla Prefettura competente; SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 12 di 19

13 E la documentazione da inviare in loco: - CV 7 e dichiarazione d esclusività del personale per la gestione del progetto (ALLEGATO I); - numero del conto corrente del progetto. Nel caso di apertura di un conto corrente dedicato in Italia, si sottolinea che la gestione dei fondi in loco dovrà avvenire da un conto corrente in loco appositamente dedicato al Progetto, al fine di permettere la corretta tracciabilità dei trasferimenti. In caso due conti fossero aperti, la dichiarazione di conto corrente dovrà indicare su quale dei due dovrà arrivare il trasferimento; - delega di firma ed autorizzazione ad operare il conto corrente bancario del progetto in loco a favore del Capo Progetto. - per i contratti di beni e servizi il cui importo sia pari o superiore ai euro è necessario acquisire le informazioni antimafia (art. 84, comma 3, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.) dalla Prefettura competente. La comunicazione antimafia ha una validità di sei mesi dalla data dell acquisizione (art. 86, comma 1, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.). Ai sensi dell art. 88 del D.Lgs 159/2011 e s.m.i., il rilascio della comunicazione antimafia è immediatamente conseguente alla consultazione della banca dati nazionale unica quando non emerge, a carico dei soggetti ivi censiti, la sussistenza di cause di decadenza, di sospensione o di divieto di cui all'articolo 67 ( ).Quando dalla consultazione della banca dati nazionale unica emerge la sussistenza di cause di decadenza, di sospensione o di divieto di cui all'articolo 67, il prefetto effettua le necessarie verifiche e accerta la corrispondenza dei motivi ostativi emersi dalla consultazione della banca dati nazionale unica alla situazione aggiornata del soggetto sottoposto agli accertamenti. (..) Il prefetto rilascia la comunicazione antimafia entro trenta giorni dalla data della consultazione. Decorso tale termine, l Amministrazione procede anche in assenza della comunicazione antimafia, previa acquisizione dell'autocertificazione di cui all'articolo 89. In tale caso, i contributi, i finanziamenti, le agevolazioni e le altre erogazioni di cui all'articolo 67 sono corrisposti sotto condizione risolutiva e i soggetti di cui all'articolo 83, commi 1 e 2, revocano le autorizzazioni e le concessioni o recedono dai contratti, fatto salvo il pagamento del valore delle opere già eseguite e il rimborso delle spese sostenute per l'esecuzione del rimanente, nei limiti delle utilità conseguite. Ai sensi dell art. 89, comma 1, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i., fuori dai casi in cui è richiesta l informazione antimafia, i contratti dichiarati urgenti sono stipulati previa acquisizione di apposita dichiarazione, ex art. 38 del D.P.R. 445/2000, con la quale l interessato attesti che nei proprio confronti non sussistono le cause di divieto, di decadenza o di sospensione di cui all art. 67 del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.. La informazione antimafia ha una validità di dodici mesi dalla data dell acquisizione, salvo che non ricorrano modificazioni dell assetto societario o gestionale dell impresa (art. 86, comma 2, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.). Ai sensi dell art. 92, comma 3, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i., decorso il termine di trenta giorni dalla ricezione della richiesta, ovvero, nei casi d'urgenza, immediatamente, le amministrazioni procedono anche in assenza dell informazione antimafia. In tale caso, i contributi, i finanziamenti, le agevolazioni e le altre erogazioni di cui al comma 1 sono corrisposti sotto condizione risolutiva e le amministrazioni revocano le autorizzazioni e le concessioni o recedono dai contratti, fatto salvo il pagamento del valore delle opere già eseguite e il rimborso delle spese sostenute per l'esecuzione del rimanente, nei limiti delle utilità conseguite. Ai sensi dell art. 86, comma 3, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i. i legali rappresentanti degli organismi societari, nel termine di trenta giorni dall intervenuta modificazione dell assetto societario e gestionale dell impresa, hanno l obbligo di trasmettere al Prefetto, che ha rilasciato l informazione antimafia, copia degli atti dai quali risulta l intervenuta modificazione relativamente ai soggetti destinatari di verifiche antimafia di cui all art. 85 del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.. La violazione (segue..) dell'obbligo di cui al comma 3 è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria da euro a euro (art. 86, comma 4, del D.Lgs 159/2011 e s.m.i.). 7 La consegna del CV è necessaria al fine di verificare la corrispondenza delle qualifiche ed esperienze professionali del personale per la gestione del progetto (espatriato o locale) con le indicazioni menzionate nei Termini di Riferimento. La consegna del CV non è necessaria per le figure professionali con mansioni meramente esecutive, quali ad es. il personale di segreteria. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 13 di 19

14 b) Il Disciplinare d Incarico è un accordo formale tra Ambasciata e ONG che regolamenta le modalità di esecuzione del progetto, dei pagamenti, della reportistica ed altre condizioni e la cui sottoscrizione rappresenta l inizio formale delle attività e, di conseguenza, l eleggibilità delle spese e la durata del progetto. Il Disciplinare potrà essere sottoscritto soltanto successivamente all invio alla Sede da parte dell Ufficio VI del Messaggio che attesti l avvenuta presentazione delle polizze fideiussorie. Il Disciplinare contiene indicazioni inerenti il numero delle tranche, attraverso le quali saranno erogati i finanziamenti. L erogazione dei fondi avverrà tramite trasferimento bancario presso il c/c (intestato specificamente al Progetto) della ONG esecutrice (o, nel caso di Associazione temporanea, della ONG capofila). Il Disciplinare fornisce inoltre indicazioni specifiche in ordine a: - modalità di erogazione; - rapporti e rendicontazione. Nel caso in cui un soggetto diverso dal rappresentante legale della ONG venga incaricato del compimento di uno (es. firma del disciplinare d incarico) o più atti in nome e per conto della ONG, tale soggetto dovrà dimostrare di essere munito degli appositi poteri, conformemente alla normativa italiana vigente in materia, e a quanto disposto nello statuto o altra eventuale disciplina interna della ONG stessa. 6. MODALITA DI EROGAZIONE 8 I pagamenti dovuti alla ONG verranno effettuati dall Ambasciata tramite trasferimento bancario sul conto corrente indicato dalla ONG. 1. Una prima rata pari al 50% del totale, entro 8 (otto) giorni lavorativi dalla firma del Disciplinare purché la ONG comprovi l avvenuta presentazione delle prescritte fideiussioni, nonché l inizio delle attività programmate mediante documentazione certificata dall Ambasciata. 2. Una seconda rata pari al 40% del totale, da erogarsi entro 8 (otto) giorni lavorativi dalla data in cui l Ambasciata, verificato il rapporto contenente lo stato di avanzamento del progetto, attesta la regolarità amministrativo-contabile del rendiconto intermedio recante l ammontare dei costi effettivamente sostenuti dalla ONG in ordine al progetto stesso, costi che devono essere pari ad almeno l 80% dell anticipo del finanziamento di cui al punto 1; l Ambasciata si impegna ad effettuare le verifiche in questione nel termine di 10 (dieci) giorni lavorativi dalla ricezione della documentazione predisposta dalla ONG. Detto termine deve intendersi sospeso nel caso in cui la documentazione fornitura risulti irregolare o incompleta e ricomincia a decorrere dalla data di regolarizzazione. 3. Una terza rata pari al 10% del totale, da erogarsi entro 8 (otto) giorni lavorativi dalla data in cui l Ambasciata attesta la regolarità amministrativo-contabile del corrispondente rendiconto recante l ammontare dei costi complessivi effettivamente sostenuti dalla ONG per la realizzazione del progetto, dopo aver verificato il rapporto contenente lo stato finale del progetto, la buona esecuzione, l attestazione di avvenuto collaudo o regolare 8 Art. 5 del Disciplinare d incarico. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 14 di 19

15 esecuzione. In tale occasione si specifica altresì che la ONG dovrà consegnare un verbale attestante la donazione dei beni mobili presi in carico e dei beni immobili eventualmente ripristinati durante la realizzazione dell iniziativa ai beneficiari individuati nella scheda di progetto. L Ambasciata si impegna ad effettuare le verifiche in questione nel termine di 30 (trenta) giorni lavorativi dalla ricezione della documentazione predisposta dalla ONG. Detto termine deve intendersi sospeso nel caso in cui la documentazione fornita risulti irregolare o incompleta e ricomincia a decorrere dalla data di regolarizzazione. La polizza fideiussoria a garanzia dell anticipo non sarà richiesta nel caso in cui la ONG rinunci espressamente all anticipo. In tal caso l Ambasciata e la ONG sottoscriveranno un apposito atto integrativo da allegare al Disciplinare d incarico, nel quale verranno descritte nel dettaglio le modalità dei pagamenti che avverranno a stati di avanzamento, dietro rendicontazione delle attività. In tale ipotesi il Disciplinare e il relativo atto integrativo potranno essere sottoscritti soltanto successivamente all invio del Messaggio dell Ufficio VI che attesti l avvenuta presentazione della polizza fideiussoria del 2% e l adempimento degli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di documentazione antimafia. L Ambasciata d Italia ad Abidjan e le ONG hanno altresì la facoltà di concordare, per iscritto, un eventuale differimento, di massimo 60 (sessanta) giorni dalla firma del presente Disciplinare, del termine per la presentazione della polizza fideiussoria a garanzia dell anticipo. In tal caso, la prima rata del finanziamento, di cui all art. 5 del Disciplinare d incarico, verrà erogata entro 8 (otto) giorni lavorativi dalla presentazione della suddetta polizza fideiussoria, purché la ONG comprovi l inizio delle attività programmate mediante idonea documentazione certificata dall Ambasciata. N.B.: non sono ammesse varianti onerose al progetto 7. RAPPORTI DI MONITORAGGIO INTERMEDIO E FINALE La predisposizione di rapporti periodici puntuali ed accurati è fondamentale per garantire che i fondi messi a disposizione dalla Cooperazione Italiana siano spesi in maniera efficace, efficiente e trasparente. Inoltre, l acquisizione di rapporti oggettivi, che evidenzino i punti di forza e di debolezza dell azione, è di basilare importanza per apprendere dalle esperienza e migliorare le programmazioni future in ambito umanitario. Per valutare l operato dell ONG, il personale della Cooperazione Italiana (CI) realizzerà visite di monitoraggio e di valutazione in loco al fine di predisporre rapporti interni all organizzazione. Il monitoraggio e la valutazione della CI verranno condotti in uno spirito di collaborazione con l ONG prevedendo anche, ove possibile, la consultazione dei beneficiari. Così come stabilito dall art. 7 del disciplinare, l ONG dovrà presentare all Ambasciata, un rapporto intermedio contenente lo stato di avanzamento del progetto ed un rapporto finale, corredati dal rendiconto finanziario recante l ammontare delle spese sostenute per il Progetto. I rapporti dovranno essere redatti in lingua italiana utilizzando il Formato standard (ALLEGATO L). SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 15 di 19

16 I rapporti dovranno consentire un chiaro raffronto tra i progressi realizzati rispetto ai risultati attesi dal progetto approvato, descrivendo in maniera accurata in che modo le attività preliminarmente previste vengono effettivamente sviluppate sul campo. - Attività: Relativamente alle attività, la descrizione dovrà fare riferimento alle tipologia e quantità delle attività effettivamente svolte misurate con appositi indicatori di realizzazione specificando lunghi di esecuzione, partner coinvolti, cronologia, numero e tipologia dei beneficiari coinvolti, nonché eventuali ritardi e attività cancellate, aggiuntive o svolte diversamente da quanto previsto. - Risultati: È inoltre fondamentale puntualizzare quali risultati siano stati effettivamente raggiunti, misurandoli adeguatamente con specifici indicatori, in sia in fase di esecuzione ove possibile sia a chiusura del progetto. Gli indicatori di prodotto, di risultato e di impatto sono estremamente utili per consentire una valutazione oggettiva dell effettivo raggiungimento dei risultati, permettendo una misurazione concreta delle capacità di risposta del progetto rispetto ai problemi identificati ed ai bisogni della popolazione beneficiaria. È essenziale, quindi, che già nella proposta progettuale tali bisogni vengano opportunamente definiti attraverso indicatori di contesto (base line) che diano un immagine chiara delle problematiche su cui si intende operare. Il focus sugli impatti consente una gestione orientata ai risultati, prevista anche nell ambito dell efficacia degli aiuti. Ciò significa che, soprattutto a chiusura del progetto, sarà fondamentale verificare non solo cosa si è realizzato, ma soprattutto quali benefici l azione abbia prodotto sulla popolazione target. Il rapporto intermedio dovrà rispettare i criteri stabiliti dall Ambasciata. Il rapporto, contenente lo stato di avanzamento del progetto, dovrà comprendere: la descrizione delle attività svolte, del personale impiegato per la gestione, dei servizi forniti, dei servizi affidati a terzi, della percentuale di lavoro svolto in relazione ai costi sostenuti. Oltre alla ricapitolazione e l analisi dei dati finanziari ed amministrativi il rapporto dovrà documentare il livello di realizzazione ed una valutazione delle attività del periodo di riferimento, le evoluzioni rispetto ai risultati attesi e rispetto a quanto previsto, gli effetti attuali sui beneficiari diretti e indiretti nonché la visibilità e apprezzabilità attuale degli effetti prodotti dal progetto. Lo stato d avanzamento generale delle attività andrà presentato sotto forma di cronogramma, sovrapponibile a quello allegato al progetto approvato. Lo stato d avanzamento generale delle attività andrà presentato sotto forma di cronogramma, sovrapponibile a quello allegato al progetto approvato. Il rapporto finale, completo di rendicontazione, dovrà essere consegnato, entro 30 (trenta) giorni lavorativi dalla fine delle attività, all Ambasciata che preparerà un verbale di certificazione che permetterà il saldo finale all ONG. L ONG dovrà inoltre presentare un rapporto nel caso si verifichino condizioni di straordinarietà (es. interruzione temporanea delle attività dovuta a cause di forza maggiore). SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 16 di 19

17 8. RENDICONTAZIONE La rendicontazione progettuale dovrà essere presentata seguendo la tempistica indicata all art. 7 del Disciplinare d Incarico e dovrà contenere: la descrizione dell iniziativa ed il codice progetto; documentazione riepilogativa delle spese effettivamente sostenute nel periodo: frontespizio, piano finanziario, prima nota cronologica, distinta spese per linee di budget; giustificativi di spesa intestati alla ONG dovranno essere presentati: in originale, tradotti in italiano e con la copertina correttamente compilata (titolo del progetto, descrizione di spesa, l importo, la valuta utilizzata con relativo tasso di cambio). Tutti i summenzionati giustificativi di spesa dovranno corrispondere alle voci di spesa previste dal piano finanziario del progetto. Tutta la documentazione relativa alle fatture dovrà essere numerata in ordine progressivo (lo stesso numero andrà riportato sulla prima nota completa); documentazione bancaria (estratti conto bancari, movimenti effettuati nel periodo, tutti i bordereaux di cambio); contratti del personale (in originale o copia conforme); tutti i contratti dovranno essere accompagnati da una traduzione per estratto in lingua italiana; autorizzazioni alle eventuali varianti. Le autorizzazioni dovranno indicare quanto specificatamente previsto e quanto modificato; spese auto: dichiarazione che tutti i viaggi sono stati effettuati per uso esclusivo di servizio; spese telefoniche: dichiarazione attestante che tutte le comunicazioni sono state effettuate solo per uso esclusivo di servizio. La rendicontazione periodica, così come precedentemente esposto dovrà essere accompagnata dai rapporti intermedi e finali. Le visite e missioni di monitoraggio verranno effettuate regolarmente dal personale della Cooperazione Italiana. Tali visite consentiranno la verifica dell andamento dell intervento e comprenderanno rilevazioni sugli aspetti finanziari, operativi e procedurali del progetto. L'Ambasciata preparerà entro i termini stabiliti dal ricevimento/accettazione del rapporto finale, un verbale di certificazione che permetterà il saldo finale all ONG. In tale fase possono essere previsti ulteriori sopralluoghi di verifica da parte dell Ambasciata d Italia a Abidjan. 9. PIANO FINANZIARIO E COMPENSAZIONI DELLE VOCI DI SPESA L Art. 10 del Disciplinare stabilisce che saranno ammesse delle compensazioni contabili al piano finanziario non soggette ad autorizzazione preventiva, qualora tali compensazioni siano effettuate tra voci di spesa all interno dello stesso settore d intervento (macrovoce) in maniera che le compensazioni riferite alle singole voci siano inferiori del 15% rispetto all importo indicato in SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 17 di 19

18 preventivo Le variazioni dovranno comunque essere tali da non modificare il piano generale del progetto ed i suoi obiettivi. Per compensazioni di valore superiore a quello sopra indicato o tra macrovoci sarà necessaria la preventiva autorizzazione della Sede. Relativamente al piano finanziario di seguito allegato, si sottolinea che le voci inserite sono a titolo di esempio e che l ONG potrà modellare il suddetto proponendo il proprio grado di dettaglio delle spese. 10. RESPONSABILITÀ E IMPEGNI DELLE ONG PER L ESECUZIONE DEI PROGETTI CONCORDATI Ad ogni ONG assegnataria di una quota dei fonde dell Iniziativa mediante la procedura di cui sopra è richiesto di: - Assicurare la preparazione degli accordi necessari con tutte le Autorità locali coinvolte (nel caso di importazioni fare riferimento alle procedure di esenzione emanate dal Governo Locale o dalla struttura preposta dallo stesso per gestire la situazione di emergenza in corso); - Rispettare la normativa italiana vigente 9 (anche ad eventuale integrazione di quanto previsto nella presente Call e nella documentazione fornita dall Ambasciata) per gli eventuali acquisti di beni e servizi nonché lavori civili di semplice esecuzione tecnico-professionale strettamente accessori, funzionali e strumentalmente indispensabili al progetto, necessari per la realizzazione dell intervento; - Stipulare i necessari contratti con le imprese, i fornitori locali e il personale tecnico che opereranno nei progetti; - Provvedere alle necessarie attività di supervisione; - Curare il trasporto di tutte le forniture, coordinandosi con l Ambasciata, richiedendo se necessario assistenza; - Fornire, quando richiesto dall Ambasciata, informazioni tecniche sull andamento dei progetti e/o dati descrittivi e finanziari; - Fornire, quando previsto, rapporti periodici descrittivi e finanziari; - Contribuire alla visibilità delle iniziative e collaborare con l Ambasciata nella preparazione della documentazione allo scopo necessaria; - Partecipare alla valutazione dei progetti; - Rispettare eventuali norme e misure di sicurezza indicate dall Ambasciata d Italia a Abidjan ivi incluse le norme di comportamento relative alla prevenzione del virus Ebola nella gestione dei beni di progetto (uffici, autovetture, etc.) e del personale locale ed espatriato; - Far riferimento alla Lettera e Disciplinare d incarico per ogni altra responsabilità. 11. ASSISTENZA TECNICA / CONSULENZA INTERNAZIONALE Viene autorizzato l impiego di consulenti internazionali limitatamente ai fini progettuali e tenuto conto delle procedure sulla sicurezza in vigore. Nell eventualità che il Consulente svolga la propria attività anche nell ambito di altri progetti, ciò dovrà essere espressamente dichiarato dall ONG proponente, che dovrà imputare al progetto unicamente la quota parte del compenso previsto, 9 Si rimanda al riguardo ai Chiarimenti Amministrativi (ALLEGATO B). SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 18 di 19

19 fermo restando che l Ambasciata lo ritenga compatibile con il normale funzionamento del progetto. Relativamente all impiego di consulenti internazionali l ONG dovrà includere, in allegato nella proposta di progetto i Termini di Riferimento dettagliati relativi alla consulenza prevista nel documento di progetto. Prima della firma del Disciplinare d Incarico, la ONG si impegna a produrre: - la dichiarazione di esclusività del rappresentante della ONG proponente da cui risulti l esclusività del rapporto professionale del consulente a operare sullo specifico progetto per il tempo indicato nel documento di progetto, oppure, la dichiarazione della ONG proponente relativa alla partecipazione del consulente ad altri progetti; - il CV relativo alla consulenza indicata nel documento di progetto. L'Ambasciata verificherà la compatibilità del CV 10 presentato con i Termini di Riferimento specifici alla consulenza in oggetto. Il personale espatriato impiegato sui progetti dovrà comunicare formalmente all Ambasciata, all UTL di Dakar e al Capo Programma a Freetown arrivi e partenze dal paese oggetto dell intervento tenuto conto dell evoluzione del quadro di sicurezza contingente e secondo le procedure di sicurezza in vigore. L eventuale sostituzione del consulente dovrà essere concordata con l Ambasciata e la ONG si incaricherà di proporre un nuovo CV e una nuova dichiarazione di esclusività relativa al candidato subentrante. I compensi dei consulenti vanno stabiliti secondo parametri retributivi medi solitamente applicati dalle Organizzazioni Non Governative Internazionali. 10 La consegna del CV è necessaria al fine di verificare la corrispondenza delle qualifiche ed esperienze professionali del personale espatriato con le indicazioni menzionate nei Termini di Riferimento. SIERRA LEONE Programma di emergenza AID Call for Proposals ONG Pag. 19 di 19