REGOLAMENTO DELLA BIBLIOTECA CONSILIARE

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1 REGOLAMENTO DELLA BIBLIOTECA CONSILIARE Approvato con delibera dell Ufficio di Presidenza n. 53 del 05 marzo 2012

2 Regolamento della Biblioteca consiliare Art. 1. Finalità della Biblioteca. La Biblioteca del Consiglio regionale ha le seguenti finalità: 1. fornire il supporto informativo e documentale per l esercizio delle funzioni dei Consiglieri regionali, singoli o associati, e per lo svolgimento delle attività delle strutture amministrative del Consiglio regionale. 2. Valorizzare il proprio patrimonio mettendolo a disposizione delle strutture amministrative della Giunta regionale e, per motivi di studio e ricerca, ai cittadini, singoli o associati. 3. Sostenere e storicizzare l attività del Consiglio regionale attraverso la conservazione e la disponibilità della documentazione e delle pubblicazioni dell ente Regione ai cittadini. 4. Contribuire alla diffusione delle conoscenze all interno dell ente. 5. Perseguire le eventuali altre finalità in campo documentale e di promozione della conoscenza che le assegnerà il Consiglio regionale. Art. 2. Natura dei documenti. La Biblioteca consiliare è connotata dalla forte specializzazione in ambito giuridicoamministrativo e politico-istituzionale. A tal fine: 1. definisce obiettivi, criteri e modalità, attraverso la politica delle acquisizioni, per l incremento del patrimonio, perseguendo uno sviluppo coerente delle raccolte documentarie che garantisca completezza e aggiornamento nel rispetto delle risorse disponibili. 2. Pone particolare attenzione all acquisizione dei prodotti editoriali della Regione Lombardia e del sistema regionale da destinare ad un apposito fondo documentale. 3. Raccoglie, organizza e rende fruibile documenti su supporto cartaceo, audiovisivo o digitale, sia accessibili localmente che per via telematica, favorendo l integrazione tra risorse fisiche e digitali. Art. 3. Documenti disponibili. La Biblioteca raccoglie, organizza e rende fruibile i documenti, su qualsiasi tipo di supporto, utili per soddisfare le finalità di cui all'art. 1, quali: pubblicazioni ufficiali della Regione Lombardia e delle altre regioni italiane, dello Stato e dell'unione europea; codici, repertori e raccolte di legislazione e giurisprudenza; opere generali e bibliografiche; periodici e pubblicazioni monografiche attinenti il diritto (con particolare riferimento al diritto costituzionale, pubblico, amministrativo, regionale e comunitario), le scienze sociali in genere ed in particolare l'economia e la politica; le materie su cui la Regione ha potestà legislativa e amministrativa; gli aspetti socio-economici, culturali ed ambientali del territorio regionale; pubblicazioni della Regione Lombardia e degli enti ed agenzie regionali; letteratura grigia di produzione regionale o di altra provenienza che rivesta carattere di interesse regionale. Art. 4. Incremento del patrimonio posseduto. 1. Il patrimonio della Biblioteca, facente parte del patrimonio del Consiglio regionale, si accresce per il tramite di: a. acquisto di opere monografiche; b. sottoscrizione di abbonamenti di opere periodiche; c. liberalità e permute. 2. gli acquisti e gli abbonamenti sono effettuati con le modalità previste dal regolamento contabile del Consiglio regionale; 3. gli omaggi pervenuti spontaneamente possono essere sottoposti ad uno scarto preventivo secondo i criteri utilizzati per l acquisto;

3 4. nel caso di donazioni, sarà cura del responsabile della Biblioteca predisporre, previa istruttoria circa la compatibilità con le collezioni esistenti, gli atti previsti per l'accettazione. Art. 5. Documenti in dotazione agli uffici consiliari. 1. In caso di particolari esigenze può essere disposto l'acquisto di pubblicazioni su supporto cartaceo o digitale e/o la sottoscrizione di abbonamenti destinati ad altri uffici del Consiglio, previa richiesta del dirigente responsabile del settore interessato al dirigente responsabile della Biblioteca. 2. Tali acquisizioni vengono registrate presso la Biblioteca e in sede di inventario sarà apposta un apposita annotazione che segnala il possessore. 3. Nel caso in cui i documenti dati in dotazione siano l'unica copia esistente nel patrimonio della Biblioteca devono essere messi, in caso di richiesta, a disposizione degli utenti per l'eventuale consultazione. 4. Il dirigente della struttura presso cui i documenti sono in dotazione permanente è responsabile a tutti gli effetti della cura e della custodia degli stessi. 5. Il medesimo dirigente provvede alla restituzione dell'opera alla Biblioteca nel caso in cui la stessa non sia più di interesse della struttura. Nel caso in cui vi sia avvicendamento del dirigente la responsabilità della dotazione permanente viene attribuita al dirigente subentrante che è sottoposto agli stessi doveri previsti dal presente regolamento. Art.6. Trattamento dei documenti. 1. Il materiale documentario viene trattato con strumenti informatici tali da consentire la produzione del registro inventario e dei cataloghi. 2. Ogni documento bibliografico su supporto fisico viene contrassegnato col timbro della Biblioteca e ad esso viene attribuito un numero progressivo di inventario. Il numero di inventario e la collocazione sono riportati anche sul documento in modo indelebile e senza danneggiarlo. Il registro inventario contiene i dati identificativi del documento, il numero di inventario, la data d ingresso, il valore, desunto dal prezzo di copertina o dal prezzo di stima. L'inventario della Biblioteca fa parte dell'inventario del Consiglio regionale. 3. Il trattamento fisico dei documenti è effettuato seguendo le corrette prassi delle scienze documentarie e biblioteconomiche. Le procedure biblioteconomiche di catalogazione sono interamente informatizzate e comprendono: descrizione bibliografica, accessi e intestazioni per autori e enti basati sulle norme REICAT (Regole Italiane di Catalogazione) e sulla consultazione della banca dati BNI (Bibliografia Nazionale italiana); indicizzazione basata sul Nuovo soggettario e CDD (Classificazione decimale Dewey) integrale, entrambi verificati sulla BNI aggiornata. 4. I materiali devono essere conservati in ambienti idonei e sottoposti ad appositi controlli periodici per verificare eventuali necessità di interventi di prevenzione, conservazione, tutela. 5. Il materiale logorato od obsoleto viene proposto per lo scarico inventariale, favorendo così l aggiornamento delle raccolte e la razionalizzazione degli spazi. 6. Le procedure di scarico inventariale sono applicate nel rispetto di quanto previsto nel Regolamento contabile del Consiglio. 7. Per rendere più agevole la conservazione e la consultazione delle pubblicazioni periodiche, ove sia rilevata l opportunità, si procede alla rilegatura. Art. 7. Scarto del materiale. 1. Il materiale librario e multimediale irrimediabilmente logorato o superato da edizioni più aggiornate viene proposto, per lo scarto, a seguito dell attività periodica di revisione. 2. Il materiale proposto per lo scarto è organizzato in un apposito elenco contenente gli elementi identificativi di ogni opera. Tale elenco costituisce parte integrante del provvedimento di autorizzazione allo scarto. 3. Lo scarto delle opere viene registrato nell inventario e il catalogo aggiornato sulla base delle risultanze delle operazioni periodiche di scarto. 4. Il materiale scartato può essere fatto oggetto di donazione, gli atti sono assunti dal dirigente responsabile. 2

4 5. I quotidiani sono tenuti a disposizione dell'utenza per un periodo limitato, non eccedente la durata di un mese, e successivamente inviati al macero. Art. 8. Programmazione annuale delle attività. La Biblioteca, nel pianificare e programmare annualmente le proprie attività interne ed esterne, agisce in conformità agli indirizzi strategici forniti dall Ufficio di Presidenza e alle procedure definite a livello generale dal Consiglio regionale. L attività della Biblioteca è organizzata in base a principi di efficienza ed efficacia. Per acquisire le risorse informative utili ed i servizi di assistenza tecnica necessari al proprio funzionamento, la Biblioteca dispone di uno specifico stanziamento di bilancio. Art. 9. Cooperazione. 1. La Biblioteca consiliare promuove e aderisce, stipulando appositi accordi e/o convenzioni, alle forme di collaborazione e condivisione delle risorse informative fra analoghe strutture documentarie della Regione Lombardia e del sistema regionale. 2. La Biblioteca partecipa al progetto di coordinamento delle biblioteche nell ambito della Conferenza dei Presidenti delle Assemblee legislative delle Regioni e delle Province Autonome ed ad eventuali forme di collaborazione con le biblioteche delle assemblee legislative nazionali. 3. La Biblioteca partecipa a reti di prestito interbibliotecario con il sistema delle biblioteche dell'ente Regione e del sistema regionale, con le modalità e limitazioni di cui agli artt. 16 e 17 ad eccezione delle pubblicazioni della regione Lombardia al cui prestito interbibliotecario sono ammesse anche le biblioteche di università, istituti ed enti di ricerca e del sistema delle autonomie. 4. Negli organismi tecnici interorganici o interistituzionali preposti alla gestione di tali forme di cooperazione, la Biblioteca è rappresentata dal dirigente della Biblioteca del Consiglio regionale o da un suo delegato. Art. 10. Informazione bibliografica ed attività editoriali. La Biblioteca, al fine di valorizzare le proprie collezioni ed ampliare la conoscenza del patrimonio informativo posseduto migliorandone la fruibilità, promuove ogni utile attività di informazione bibliografica e documentale e può promuovere iniziative editoriali su qualsiasi supporto, in proprio o in collaborazione con altri settori dell Ente e con Case editrici. Art. 11. Accesso alla Biblioteca. 1. Hanno accesso alla Biblioteca i Consiglieri regionali ed i dipendenti delle strutture amministrative e politiche del Consiglio. 2. Hanno accesso alla Biblioteca i dipendenti delle strutture amministrative della Giunta regionale e del sistema regionale, degli altri enti pubblici e privati e più in generale tutti i cittadini, singoli o associati secondo modalità fissate dal responsabile della Biblioteca sulla base di esigenze organizzative e che saranno prontamente comunicate con l utilizzo delle più adeguate modalità. 3. Gli accessi alla Biblioteca saranno monitorati. I dati raccolti saranno utilizzati ai soli fini statistici e di gestione ed eventualmente elaborati al fine di migliorare e valutare la qualità del servizio erogato. 4. L'utente è sottoposto agli obblighi generali fissati per l accesso alle sedi consiliari e dovrà depositare borse, cartelle ed altri oggetti in appositi contenitori. 5. E rigorosamente vietato danneggiare, in qualsiasi modo, il patrimonio della Biblioteca (in particolare far segni o scrivere, anche a matita, su libri e documenti). Art. 12. Servizio di reference. La Biblioteca fornisce alla generalità dell utenza assistenza alla ricerca e servizio di reference tradizionale e online. Il personale è a disposizione degli utenti per assisterli nelle varie fasi della ricerca e della consultazione dei materiali, dei cataloghi informatizzati, delle banche dati e di ogni altra risorsa informativa disponibile. 3

5 Art. 13. Servizi all'utenza. La Biblioteca garantisce alla generalità degli utenti i seguenti servizi: a) consultazione e lettura in sede dei materiali cartacei; b) consultazione delle banche dati su qualsiasi supporto; c) consultazione di Internet; d) assistenza alla ricerca; e) riproduzione dei materiali, nel rispetto delle vigenti normative in materia di diritto di autore, mediante le attrezzature disponibili in sede; f) stampa dei risultati delle ricerche; g) copiatura dei risultati delle ricerche su supporto informatico; h) servizi informativi e di consegna di documenti in formato elettronico. Art. 14. Consultazione dei documenti. 1. La consultazione può essere effettuata esclusivamente nei locali della Biblioteca a ciò destinati. 2. L utente può consultare, dopo aver registrato il proprio accesso alla Biblioteca, direttamente i materiali collocati su scaffali o espositori aperti presso la sala lettura aperta al pubblico. Ultimata la consultazione gli utenti sono tenuti a riconsegnare i materiali agli operatori della Biblioteca. 3. Le monografie, i numeri arretrati dei periodici e tutto quanto non direttamente accessibile deve essere richiesto al personale addetto e restituito allo stesso dopo la consultazione. 4. Il materiale ancora da inventariare e catalogare è escluso dalla consultazione. 5. Gli utenti possono accedere direttamente, mediante le apposite postazioni presenti nella sala consultazione della Biblioteca, alle banche dati informatizzate ed alla rete Internet, secondo modalità e tempi definiti dal dirigente responsabile della Biblioteca. Art. 15. Riproduzione di documenti cartacei e stampa di documentazione. 1. Gli utenti possono riprodurre su supporto cartaceo o informatico, integralmente o parzialmente, i documenti disponibili presso la Biblioteca, anche con l'utilizzo dei mezzi tecnici della medesima, nel rispetto della vigente legislazione sul diritto d'autore. Possono altresì richiedere l invio del materiale, ove possibile e nel rispetto delle norme vigenti, alla propria casella di posta elettronica. 2. Gli utenti possono richiedere la stampa di documenti disponibili in Biblioteca su supporti informatici, in banche dati in linea o reperibili mediante la rete Internet, con l'utilizzo dei mezzi tecnici disponibili presso la Biblioteca. Art. 16. Accesso al prestito. 1. Sono ammessi al prestito diretto i Consiglieri regionali ed i dipendenti delle strutture amministrative e politiche del Consiglio regionale. 2. Sono ammessi al prestito diretto i dipendenti delle strutture amministrative della Giunta regionale e del sistema regionale. 3. Le opere concesse in prestito ai singoli utenti comportano la compilazione e sottoscrizione da parte del richiedente della relativa scheda di prestito a titolo di ricevuta. E' vietato passare ad altri le opere ricevute in prestito. 4. Il prestito ha durata massima di trenta giorni e può essere rinnovato per altri quindici ed è limitato a 3 opere contemporaneamente. Le ultime edizioni acquisite dei manuali giuridici e i periodici a carattere monografico sono ammessi al prestito per una durata di quindici giorni e sono riservati agli utenti di cui al comma 1 del presente articolo. 5. Nei casi di motivata urgenza le opere devono essere immediatamente restituite per essere rese fruibili. 6. Il dirigente della Biblioteca provvede a richiedere ai detentori il materiale non restituito entro i termini previsti e, nel contempo, ad escluderli dal servizio di prestito fino a restituzione avvenuta. In caso di persistente mancata restituzione, pone in atto le modalità per il recupero del materiale e/o per il reintegro della relativa spesa di riacquisto e dispone l'esclusione futura dell'utente inadempiente dal servizio di prestito. 4

6 Art. 17. Documenti esclusi dal prestito. 1. Sono consultabili in Biblioteca ma sono esclusi dal prestito l edizione più recente dei codici, i repertori, le enciclopedie, i dizionari, le grandi raccolte, gli atti ufficiali, le pubblicazioni seriali (riviste, periodici, ecc.), le opere ancora da inventariare e catalogare e quelle su supporto informatico, nonché qualsiasi altra opera che il dirigente responsabile della Biblioteca ritenga motivatamente inopportuno fornire all esterno della sede. 2. Per specifiche esigenze interne alle strutture consiliari e per periodi di tempo limitati, il dirigente responsabile della Biblioteca può concedere deroghe a quanto previsto al precedente comma 1. Art. 18. Calendario ed orario di apertura. 1. La Biblioteca è aperta per gli utenti interni tutti i giorni lavorativi, secondo un orario e un calendario che vengono comunicati al pubblico sul sito web del Consiglio. 2. La Biblioteca è aperta per gli utenti esterni, previo appuntamento. Art. 19. Chiusura per revisioni. 1. Allo scopo di effettuare interventi di revisione e di riordino straordinari, nonché di prevenzione, conservazione o restauro, la Biblioteca può essere, per brevi periodi, chiusa al pubblico nel corso dell'anno. 2. In tali circostanze verrà comunque garantita l assistenza ai destinatari interni. Art. 20. Informazioni agli utenti. 1. La Biblioteca promuove la conoscenza dei propri fondi librari e documentari, e fornisce tutte le informazioni utili all utenza attraverso la predisposizione di opuscoli, guide, cataloghi e il costante aggiornamento delle pagine web ad essa riservate sul sito del Consiglio regionale. 2. Tutti gli utenti sono tenuti ad osservare le norme previste nel presente regolamento e quelle di carattere generale in vigore presso il Consiglio regionale. 3. Copia del regolamento è consultabile sul sito del Consiglio regionale ed è affissa nella sala consultazione della Biblioteca. Art. 21. Carta dei Servizi. Con atto del Segretario Generale viene adottata la Carta dei Servizi relativa alla Biblioteca del Consiglio regionale. La Carta dei Servizi è il documento che evidenzia agli utenti le opportunità e i servizi offerti. Art. 22. Tutela del patrimonio. In considerazione dell importanza di tutelare il patrimonio pubblico gli utenti sono tenuti al rispetto e alla restituzione, nell interesse generale, del materiale documentale utilizzato; in caso di violazioni verranno adottate le misure necessarie. 5