[SESSIONE SEGRETARI] SABATO 26 APRILE 2014 TURI [BA] SEGRETARI DISTRETTUALI A.R. 2014/2015:

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1 SABATO 26 APRILE 2014 TURI [BA] [SESSIONE SEGRETARI] SEGRETARI DISTRETTUALI A.R. 2014/2015: ELISABETTA DE FEUDIS [RAC FOGGIA] FATIMA CARINGELLA [RAC BARI]

2 CHI E IL SEGRETARIO DI CLUB? E il braccio destro del presidente; Mantiene i contatti fra il presidente ed i soci; Inoltra le comunicazioni ufficiali; Siede al fianco del presidente nelle riunioni ufficiali. DOVERI DEL SEGRETARIO DI CLUB Deve conservare tutte le registrazioni del club; Deve tenere le minute di tutte le riunioni del club e del consiglio direttivo; Deve produrre copie di questi documenti al presidente della commissione Rotaract del Rotary club sponsor; Deve inoltrare tutte le comunicazioni ufficiali; Deve partecipare, conservare e comunicare; DEVE PARTECIPARE Deve essere sempre presente alle assemblee distrettuali e, più in generale, a tutti gli eventi distrettuali; Deve prendere parte alle attività del club in interclub; Deve essere presente alle attività più importanti degli altri club della zona. DEVE CONSERVARE Deve possedere un archivio informatico o cartaceo dove conservare i programmi mensili, i verbali delle assemblee dei soci e del consigli direttivi, le comunicazioni con il rotary, i moduli e la corrispondenza con i soci; Deve custodire attentamente campana, martelletto, labaro, ruote compilate, gagliardetti, tessere, copie del regolamento di club e altri documenti utili.

3 DEVE COMUNICARE Deve pubblicizzare le attività del club; Deve collaborare con il tesoriere, conservando gli scontrini per le spese di segreteria; Deve cooperare con il prefetto per scegliere i menù delle conviviali e comprare i regali per i relatori; Deve aggiornare il direttivo circa le eventuali novità che riguardano il club. IL VERBALE IL VERBALE RAPPRESENTA UN DIARIO SU CUI SONO TRASCRITTI LA VITA E LE DECISIONI DEL CLUB. È necessario redigerlo ad ogni riunione di club o del consiglio direttivo per: 1) Far conoscere ai successori le attività e le decisioni di cui il club è stato protagonista; 2) Dare la possibilità di far controllare sempre la gestione di un club e, quindi, garantire la massima trasparenza.

4 INFORMAZIONI UTILI PER REDIGERE UN VERBALE Ogni verbale consta di due parti: Un introduzione e un corpo centrale. Nell introduzione: - specificare dove e quando il club Rotaract si è riunito e le persone presenti alla riunione, precisando se ci sono ospiti o aspiranti; - se si vuole si può anche riscrivere l ordine del giorno della riunione. (nb: l o.d.g. deve essere inviato prima della riunione a tutti i soci in modo che tutti sappiano di cosa si parlerà nel corso dell incontro.) Il corpo centrale: - si articolerà in più punti, uno per ogni argomento dell odg, che verrà svolto singolarmente; - le decisioni prese devono essere scritte obbligatoriamente in quanto pubbliche, ma non vanno riportati i commenti. In presenza di ospiti sarà compito del presidente far loro presente che non dovranno interferire in alcun modo nelle discussioni, ad eccezione del caso in cui il presidente stesso non lo ritenga opportuno. Pertanto, i loro interventi e/o commenti dovranno essere riportati sul verbale solo nel caso in cui siano stati autorizzati. È buona regola scrivere il verbale subito dopo la riunione e inviarlo via o via posta a tutti i soci del club. Descrivete le decisioni prese nel modo più chiaro e semplice possibile.

5 IL PROGRAMMA IL PROGRAMMA RACCOGLIE TUTTE LE INFORMAZIONI SUGLI EVENTI CHE IL CLUB ORGANIZZA NEL MESE E FUNGE DA PROMEMORIA PER I SOCI DEL CLUB. Deve essere inviato (via o via posta) intorno al 25 del mese precedente, in modo che il socio ne entri in possesso almeno 5 giorni prima della prima attività. CONSIGLI UTILI PER REDIGERE UN PROGRAMMA 1) È opportuno e più elegante scrivere il programma su carta intestata del club; 2) Le attività vanno scritte in ordine cronologico e, per ogni attività, bisogna riportare giorno, ora, luogo, costo ed eventuale scadenza nella raccolta delle adesioni; 3) Almeno per il primo programma dell anno comunicate la composizione del consiglio direttivo, con i recapiti telefonici e le di ogni componente; 4) Se necessario, in accordo con il tesoriere, è possibile sollecitare i soci al pagamento delle quote mensili alla fine del programma; 5) Insieme alle attività di club devono essere descritte anche le attività distrettuali in ordine cronologico e con le stesse informazioni (ora, luogo, costo e termine per le adesioni); 6) È buona consuetudine inviare ai soci, oltre al programma di club, anche il programma del mese del proprio rotary padrino e degli altri club Rotaract della zona;

6 7) Una settimana prima di ogni evento è buona norma mandare un sms ad ogni socio per ricordare l evento in questione e sollecitare l adesione; 8) Il programma di club deve essere inviato: ai soci e agli aspiranti soci, al presidente del rotary, all rrd, all esecutivo distrettuale, al proprio dz, ai presidenti Rotaract della zona e al presidente dell interact (qualora ci fosse). ALTRI COMPITI DEL SEGRETARIO Il Segretario di Club ha anche i seguenti compiti: 1. se necessario, scrivere una lettera di espulsione; 2. aiutare il Presidente ad aggiornare l annuario on-line con i dati di tutti i soci e le nuove cariche entro il termine stabilito dall RRD; 3. realizzare insieme al Presidente gli inviti per il Passaggio del Martelletto e per altre manifestazioni importanti; 4. comunicare eventuali variazioni nelle cariche di Club all RRD e alla Commissione Azione Interna Distrettuale.

7 FAC SIMILE VERBALE Il ROTARACT CLUB FIRENZE si riunisce il giorno 27 aprile 2013 alle ore presso l abitazione del Presidente Mario Rossi per discutere sui seguenti punti all ordine del giorno: 1. Organizzazione dei prossimi eventi di Club 2. Raccolta quote mensili 3. Varie ed eventuali. La riunione inizia alle ore I presenti sono: Inizia la discussione sui punti all ordine del giorno: Il Presidente Il Segretario Mario Rossi Marta Bianchi

8 FAC SIMILE PROGRAMMA Sabato 14 Hotel Tritone, ore Conviviale di Club (20 euro a testa, adesioni entro sabato 1) Venerdì 20 Casa Bianchi, ore Corso di Pittura Domenica 29 Hotel Spagna, ore Degustazione di sushi (40 euro a testa, adesioni entro il 20) FAC SIMILE DOMANDA DI AMMISSIONE SOCIO Nome. Cognome... Indirizzo...C.A.P.... Località.... Data di nascita... Tel...fax.... Cellulare Qual è la Tua professione?... Quali sono i Tuoi hobby ed interessi personali?

9 Indica in quali lingue sei in grado di parlare, leggere o scrivere, oltre che nella Tua lingua madre: Ogni Club Rotaract intraprende ogni anno almeno due progetti di rilievo: il primo, a beneficio della sua comunità; il secondo, inteso a promuovere la comprensione internazionale. II programma del Club è' destinato a concentrarsi sullo sviluppo professionale e ad informare a principi della più alta rettitudine la pratica degli affari e delle professioni. Sei disposto a sacrificare del tempo per queste attività?. I Club Rotaract sono sponsorizzati dal Rotary Club locali, i quali sono membri del Rotary International. Hai compreso questa relazione? Sei pronto quindi a cooperare con il Rotary Club locale?... Dichiaro di aver capito e di accettare I principi del Rotaract, così come nel suo scopo e nei suoi obiettivi e m impegno ad osservare le disposizioni contenute nello Statuto tipo del Club Rotaract e nel "Regolamento del Club". Firmato... Data...

10 FAC SIMILE LETTERA DI ESPULSIONE 21 Dicembre 2012 Carissima Roberta, il Consiglio Direttivo comunica che, a causa della tua prolungata assenza alle attività del Club (5 presenze nell anno 2011/2012 e 2 nel 2012/2013), del mancato pagamento delle quote riguardanti l intero anno sociale 2011/2012 ed il 1 semestre 2012/2013, nonché della mancata risposta alla nostra lettera di notifica della tua situazione, prendendo atto della tua dissonanza con lo spirito rotaractiano, ha formalizzato la tua dimissione dal Club. Cordiali saluti, Il Consiglio Direttivo FAC SIMILE INVITO La S. V. è invitata a partecipare alla Cerimonia di Passaggio del Martelletto che si terrà sabato 21 Luglio alle ore 20:30 presso il ristorante Il Falcone, Via Palagiano, n 30, Bari. La quota di partecipazione prevista è di 25. Il Presidente Uscente Il presidente Antonio Rossi Lucia Verdi R.S.V.P entro il 16 Luglio Maria Bianchi (Prefetto di Club) Carla Caio (Segretario di Club)