La rendicontazione dei progetti comunitari di ricerca nel Quinto Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico dell Unione Europea

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1 ROMA TRE UNIVERSITÀ DEGLI STUDI UFFICIO PROGETTI COMUNITARI La rendicontazione dei progetti comunitari di ricerca nel Quinto Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico dell Unione Europea Linee guida Versione

2 Indice dei contenuti PREMESSA 3 L ELABORAZIONE DEL PROGETTO ED IL SUO CICLO DI VITA 3 CONSIDERAZIONI PRELIMINARI 3 LA VALUTAZIONE 4 LA NEGOZIAZIONE 5 LA STIPULA DEL CONTRATTO 6 LA GESTIONE DEL PROGETTO 7 ASPETTI RELATIVI ALLA GESTIONE DEL PROGETTO 7 LA RENDICONTAZIONE 9 I MODELLI DI RIMBORSO DEI COSTI 9 LA SCELTA DEL MODELLO DI COSTO 10 IL MODELLO DI RIMBORSO DEI COSTI DELL ATENEO ROMA TRE 11 I COSTI AMMISSIBILI (COSTI DIRETTI E COSTI INDIRETTI) 11 PERSONALE (PERSONNEL) 14 ATTREZZATURE DUREVOLI (DURABLE EQUIPMENT) 16 MATERIALI DI CONSUMO (CONSUMABLES) 17 VIAGGI E SOGGIORNO (TRAVEL AND SUBSISTENCE) 17 INFORMATICA (COMPUTING) 18 SUBCONTRATTI (SUBCONTRACTING) 18 ALTRI COSTI SPECIFICI (OTHER SPECIFIC COSTS) 19 TUTELA DELLE CONOSCENZE (PROTECTION OF KNOWLEDGE) 19 COORDINAMENTO AMMINISTRATIVO E FINANZIARIO 20 SPESE GENERALI (OVERHEADS) 20 I COSTI NON AMMISSIBILI 20 LE FONTI NORMATIVE 22 Linee Guida per la rendicontazione 2

3 Premessa Il Quinto Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico (FP5) è ormai alla sue battute conclusive, tuttavia si è ritenuto opportuno predisporre un vademecum di supporto a quelle strutture dell Ateneo attualmente impegnate nella rendicontazione di progetti di ricerca cofinanziata nell ambito del FP5, ovvero che hanno presentato delle proposte cogliendo le opportunità offerte dalle call for proposals pubblicate a fine Questo stesso documento può essere di supporto alle strutture dell Ateneo che intendono presentare proposte progettuali su programmi specifici di corrente pubblicazione per i quali sono mantenuti gli aspetti procedurali/amministrativi ricollegabili al FP5. In quanto strumento di supporto, e tenuto conto del particolare momento in cui viene realizzato, questo documento, dopo aver brevemente ricordato il l iter procedurale relativo ad un attività di ricerca, tratterà gli aspetti tecnici legati alla rendicontazione amministrativa, sia con riferimento alla fase di negoziazione che, ad approvazione avvenuta, relativi alla fase di gestione. Un documento di più ampia portata, riguardante l intero iter procedurale di accesso alle iniziative comunitarie di cofinanziamento delle azioni indirette di ricerca e sviluppo tecnologico, sarà predisposto nei mesi successivi con riferimento ai contenuti ed agli aspetti tecnici del Sesto Programma Quadro (FP6 2002/06), quando saranno definite e regolamentate le procedure di accesso. L elaborazione del progetto ed il suo ciclo di vita Considerazioni preliminari La filosofia di fondo stabilita dalla Commissione per la realizzazione di un progetto di ricerca vuole che alla CE sia demandato il compito di definire, in chiave programmatica, gli obiettivi scientifici da perseguire, in quanto strategicamente e funzionalmente rilevanti per l approfondimento e lo sviluppo di alcune aree tematiche cui si riconosce una rilevanza strategica nel più ampio quadro della crescita scientifica, socio-economica e culturale dell Unione. Ai soggetti proponenti è demandato il compito di proporre progetti di ricerca (attività dirette ed indirette) che esplicitino i mezzi ed i percorsi metodologici volti a garantire il perseguimento degli obiettivi individuati nelle priorità tematiche prestabilite. A livello di elaborazione del progetto, valgono inoltre le seguenti considerazioni di carattere generale: La validità dell idea progetto deve essere esaminata criticamente, tenendo conto dei criteri/parametri di valutazione adottati dalla Commissione nei singoli programmi (orizzontali e/o tematici). Questa attività di pre-screening è essenziale per comprendere a priori se quanto si intende proporre è effettivamente coerente con le priorità tematiche dei programmi e con le linee strategiche comunitarie per la ricerca. Le informazioni relative ai principi ed ai parametri di valutazione sono disponibili nelle guides for proposers e nei work programmes. Il progetto deve avere una dimensione europea e, comunque, deve presentare un interesse europeo. Ciò comporta la costituzione di un consorzio internazionale la cui composizione, oltre che conformarsi ai requisiti espressamente evidenziati nella call for proposals, deve rispecchiare criteri di equilibrio e funzionalità atti a garantire il miglior risultato scientifico della ricerca, seppure in una struttura progettuale bilanciata dal punto di vista economicofinanziario. Linee Guida per la rendicontazione 3

4 Il progetto deve apportare nuove conoscenze ovvero verificare la validità di tecnologie nuove ancora non commercializzate. Il progetto deve essere equilibrato, rispecchiando criteri di interdipendenza e funzionalità tra obiettivi, azioni, risorse impiegate e risultati. Lo schema sintetizza il ciclo di vita del progetto, dal momento della ideazione fino alla fase di implementazione delle attività e la relativa rendicontazione amministrativa. Idea Progetto FP5 Individuazione bando Redazione proposta Partenariato Redazione progetto Redazione budget Pres.ne proposta Valutazione negativa Valutazione Proposta non accoglibile Valutazione positiva Negoziazione Stipula contratto Rendicontazione La valutazione La valutazione consiste nella verifica dell ammissibilità formale e sostanziale delle proposte al cofinanziamento comunitario. Per disposizioni normative comunitarie la valutazione deve essere improntata ai principi di qualità, trasparenza, parità di trattamento, imparzialità ed efficienza. La valutazione è affidata a valutatori indipendenti (almeno tre esperti per ogni proposta), suddivisi per aree di competenza ed expertise, che vengono reclutati con appositi bandi. I criteri applicativi, le metodologie e le procedure seguite nel corso della valutazione sono ampiamente trattati negli Evaluation Manual predisposti per ogni programma, orizzontale e/o tematico del FP5. Per una descrizione dettagliata pertanto dei contenuti specifici di questi Linee Guida per la rendicontazione 4

5 documenti si rimanda al sito CORDIS dove sono disponibili on line ( Di seguito si riporta, a titolo meramente esemplificativo, una sintesi delle procedure generiche in cui si articola il processo di valutazione: Step 1 La prima fase di valutazione riguarda la valutazione della conformità della proposta ai requisiti formali imposti dal bando. Step 2 Se la proposta soddisfa i requisiti formali, il processo di valutazione si concentra sulla disamina dei contenuti della proposta sulla base dei 5 criteri generali sotto elencati, cui sono attribuiti dei range di punteggio da 0 (proposta completamente errata) a 5 (proposta eccellente): Qualità scientifica tecnologica 0-5 ed innovativa Valore aggiunto comunitario 0-5 Contributo agli obiettivi sociali 0-5 Prospettive economiche 0-5 Partnership e gestione 0-5 Le ponderazioni tra i diversi punteggi sono esplicitate nei manuali di valutazione dei singoli programmi. Le proposte vengono analizzate individualmente dai valutatori, secondo un ordine che li porta a conoscere il nominativo del proponente solo se la proposta ha superato una serie di soglie minime che ne qualificano qualitativamente la portata ed i contenuti. In un ultima fase, i valutatori si riuniscono in sedute collegiali per stilare una graduatoria generale dei progetti valutati e stabilire quelli finanziabili sul bando per il quale sono stati presentati. Step 3 Le proposte che presentano vizi formali (inammissibili), che non hanno una standard qualitativo adeguato o per le quali non sussistono adeguati finanziamenti, vengono dichiarate non accolte dalla Commissione con specifica notifica, motivata, inviata al coordinatore del consorzio proponente. Allo stesso modo, la Commissione provvederà anche a notificare al coordinatore del consorzio proponente, l eventuale accoglimento/selezione della proposta da quest ultimo inviata. Questa comunicazione, tuttavia, non costituisce ancora una dichiarazione di impegno contrattuale da parte della Commissione, bensì avvia la fase di negoziazione. La Negoziazione La negoziazione offre alla Commissione la possibilità di suggerire modifiche di valenza tecnico scientifica all impianto progettuale proposto, anche alla luce delle considerazioni espresse dai valutatori. Linee Guida per la rendicontazione 5

6 Dal punto di vista finanziario-amministrativo, in questa fase, la Commissione può richiedere anche una modifica della struttura dei costi proposta e vengono specificati i termini dell impegno contrattuale tra le parti. Alla negoziazione partecipano, di regola, il Project Officer, in rappresentanza della Commissione, ed il coordinatore, in rappresentanza del Consorzio proponente. In occasione della negoziazione il coordinatore ed i partner del consorzio dovranno procedere alla compilazione dei formulari per la preparazione del contratto (Contract Preparation Form CPF) secondo le indicazioni riportate in tabella. Questi moduli contengono la richiesta di informazioni di carattere anagrafico, amministrativo e finanziario. La firma dei modelli è a cura del Direttore del Dipartimento in capo al quale ricade la realizzazione dell attività progettuale. Coordinatore Form A0 Form A1 Form A2 Form A3 Form A4 Form A5 Form A6 Informazioni sul progetto Informazioni amministrative sul Coordinatore Sommario del Progetto Ripartizione dei costi Ripartizione annua dei costi Coordinate bancarie Spese del personale e spese generali di coordinamento Coordinatore e Partner Form A7.1 Form A7.2 Form A7.3 e A7.4 Form A8.1 e A8.2 Annex 1 Annex 2 Dati identificativi Spese del personale e spese generali Altri costi imputabili Subcontratti Modello di delega per la firma del contratto Dati di bilancio. Da non compilarsi per le Università La negoziazione si svolge in uno o più incontri finalizzati a definire due documenti fondamentali: la Tabella dei costi, da allegare al corpo del contratto, ripartiti per categoria; la descrizione del lavoro (formulata sulla base della parte B e C della proposta) che costituirà l Allegato I del contratto. La stipula del contratto Se la negoziazione si conclude positivamente, le parti procedono alla stipula del contratto lla cui firma è demandata ai soggetti giuridici identificati nei formulari CPF A7.1. Il modello contrattuale di riferimento è il Model Contract riferito al tipo di azione. I modelli standard di contratto utilizzati dalla Commissione, sono disponibili presso il sito CORDIS ( Linee Guida per la rendicontazione 6

7 La gestione del progetto Aspetti relativi alla gestione del progetto In linea generale i ruoli di principale rilevanza che spiccano per il loro di grado di coinvolgimento nella fase di gestione di un progetto sono: Responsabile Scientifico Responsabile Amministrativo cui competono compiti e responsabilità riguardanti la corretta esecuzione delle attività progettuali dal punto di vista tecnico-scientifico cui competono compiti e responsabilità in merito alla corretta articolazione ed esecuzione delle attività, sia con riferimento agli aspetti prettamente gestionali, sia con riferimento agli aspetti amministrativi contabili. E opportuno sottolineare che i due profili sopra evidenziati non devono svolgere le rispettive attività secondo criteri di rigida separazione delle competenze, bensì devono operare con la massima collaborazione al fine di garantire, nell interesse generale, la corretta esecuzione del progetto, la sua conclusione nei tempi stabiliti e definiti contrattualmente, e la sua corretta rendicontazione amministrativa. Va in questa sede rilevata anche la funzione di assistenza e supporto offerta dall Ufficio Progetti Comunitari (UPC), il cui obiettivo principale è il rilancio ed il consolidamento delle attività inerenti la partecipazione e la gestione di progetti comunitari di ricerca e/o di assistenza tecnica dell Ateneo di Roma Tre. L attività dell UPC non è limitata alla fase gestionale dell attività di ricerca, bensì è impostata per garantire la copertura dell intero ciclo delle attività progettuali. In particolare, i servizi offerti riguardano: Identificazione delle opportunità di partecipazione ad iniziative promosse nell ambito di progetti comunitari di ricerca, ovvero nell ambito di licitazioni internazionali e/o nazionali per la prestazione di servizi di assistenza tecnica specializzata. Comunicazione, attraverso la predisposizione di note di sintesi mirate alle componenti d Ateneo direttamente interessate, contenenti informazioni strettamente riguardanti le opportunità (Call for Proposals, Call for Tenders) identificate: oggetto del bando, tipologia e valore del finanziamento, requisiti e vincoli partecipativi (tecnici ed amministrativi), possibili opzioni di partenariato, tempi e scadenze per la predisposizione delle proposte. Assistenza tecnica nella predisposizione dei dossier di partecipazione, sia per quanto concerne la compilazione, laddove richiesto, di specifica modulistica, sia per quanto concerne la predisposizione delle parti amministrative, tecniche ed economiche, dei dossier. Assistenza tecnica nella fase della gestione del contratto, con particolare riguardo agli espletamenti di natura amministrativa relativi alle fasi della rendicontazione. Data la complessità e l onerosità del processo gestionale relativo alle attività di ricerca, è da prevedere una percentuale di contribuzione delle stesse, se approvate, al finanziamento dei servizi di supporto e assistenza che l Ateneo mette a disposizione, ovvero che ricadono nell ambito delle strutture coinvolte. Quanto detto sia con riguardo alle attività generali di assistenza tecnica e supporto di cui risponde l UPC, sia con riferimento agli impegni specifici ed aggiuntivi rispetto all ordinaria amministrazione, cui sono chiamati a far fronte le strutture interne dei Dipartimenti. L entità di questa compartecipazione può essere calcolata su base percentuale rispetto al totale Linee Guida per la rendicontazione 7

8 dei costi diretti, con l esclusione dei sub contratti. La stessa può trovare copertura nell ambito delle spese generali del budget dell attività oggetto di cofinanziamento comunitario. Soffermandosi ancora sugli aspetti gestionali, vale la pena di approfondire due questioni di carattere generale di cui è opportuno tenere debita considerazione ai fini di un ottimale esecuzione delle attività: Il progetto, dal punto di vista della Commissione, è eseguito, congiuntamente dai partner del consorzio, seppure secondo criteri di ripartizione di ruoli e compiti. La responsabilità nei confronti della Commissione è pertanto da intendersi come responsabilità solidale di tutti i membri del consorzio. Con riferimento ai ruoli valgono i seguenti principi: Contraente principale: firma il contratto con la Commissione, ha la responsabilità congiunta e solidale nei confronti della Commissione per la realizzazione del progetto, ha pieni diritti di possedere ed utilizzare i risultati generati dal progetto, è obbligato ad utilizzare e proteggere i risultati, ha diritto di accesso alla proprietà dei risultati alle migliori condizioni. Coordinatore del progetto: deve essere scelto fra i contraenti principali, ha la responsabilità del coordinamento scientifico, finanziario ed amministrativo del progetto e dei contatti con la Commissione. Contraente ausiliario: firma il contratto con la Commissione, nnon ha responsabilità congiunta e solidale, ha l obbligo di proteggere ed utilizzare i risultati della parte di attività di propria competenza, ha diritti di accesso alla proprietà intellettuale dei risultati meno favorevoli. Subcontraente ed attore RST: stipula contratti con i contraenti principali, non è considerato dalla Commissione come partecipante al progetto, non ha alcun diritto sui risultati generati dal progetto Member per reti tematiche, misure di accompagnamento e azioni concertate: firma il contratto con il contraente principale agendo in accordo con la comunità ed in conformità al contratto, ha gli stessi diritti ed obblighi verso la comunità di un contraente principale, salvo se diversamente concordato. A garanzia dei rapporti all interno del consorzio, nonché a reciproca tutela delle condizioni di beneficio/onerosità derivanti dall adempimento delle obbligazioni contrattuali assunte nei confronti della Commissione, è opportuno che i membri del consorzio stringano un accordo di partecipazione (Consortium Agreement), da prevedersi nella forma di lettera di intenti al momento della presentazione della proposta e, successivamente, nella forma perfezionata di un vero e proprio accordo, al momento della notifica di avvenuta selezione della proposta. Nel Consortium Agreement andranno regolamentati compiti ed oneri in capo a ciascun partecipante, ivi inclusi gli aspetti relativi alla tutela di eventuali conoscenze scientifiche preesistenti di cui è titolare Roma Tre o uno dei suoi Dipartimenti coinvolti nella attività di ricerca. Linee Guida per la rendicontazione 8

9 La rendicontazione Il processo di rendicontazione consiste nella organizzazione e presentazione dei costi ammissibili alla Commissione per attivare la sua compartecipazione alle spese progettuali. La tabella riproduce il quadro completo dei sistemi di rendicontazione ammessi dalla Commissione per FP5. Contraente principale PARTECIPANTI Contraente ausiliario Membro Metodo di calcolo CONTRIBUTO % di finanziamento Azioni a compartecipazione finanziaria Progetti R&D Minimo 2 Si FC, FF, AC FC, FF: 50%; AC: 100% Progetti Integrati Minimo 2 Si FC, FF, AC FC, FF: 35 o 50%; AC: 100% Progetti di dimostrazione Minimo 2 Si FC, FF, AC FC, FF: 35%; AC: 100% Sostegno per l'accesso alle infrastrutture di ricerca 1 AC, UF AC: fino al 100%; UF: fino al 100% Ricerca cooperativa per le PMI (CRAFT) Minimo 3 PMI FC 50% Premi per la fase esplorativa Minimo 2 PMI Importo fisso Fino al 75% (max ) Borse di formazione Marie Curie Host Fellowships Istituzione Minimo 1 Importo fisso Marie Curie Individual Fellowships Istituzione 1 Importo fisso Developing Countries Fellowships Istituzione 1 Importo fisso Fellowships for Community Researchers Fellow Importo fisso Sostegno alle reti Reti tematiche Minimo 1 Si AC Fino al 100% Reti di formazione 1 Minimo 4 AC Fino al 100% Azioni concertate Azioni concertate Minimo 1 Si AC Fino al 100% Misure di accompagnamento Misure di accompagnamento Minimo 1 Fino al 100% Euro conferenze 1 Fino al 100% Technology take-up Minimo 1 Yes Fino al 100% I modelli di rimborso dei costi La contrattualistica standard predisposta dalla Commissione per i progetti di RST e di dimostrazione prevede la possibilità per i proponenti di adottare uno dei due modelli di rimborso dei costi sotto elencati (Guidelines on major financial provisions): il modello Full Cost (FC) il modello Additional cost (AC) L adozione di uno dei due modelli è da considerasi espressione sia del livello di complessità del regime contabile del proponente, sia dei criteri di identificazione dei costi ammissibili. La scelta del Linee Guida per la rendicontazione 9

10 modello, in particolare, è basato sul livello di accuratezza e dettaglio del sistema di contabilità del partecipante nell identificazione dei costi sostenuti per il progetto. Una volta effettuata la scelta, vige inoltre il principio che un dato modello di rimborso è relativo ad un partecipante e ad un soggetto giuridico. Di conseguenza, ogni soggetto giuridico deve adottare un solo sistema di rimborso. Un soggetto giuridico = un sistema di contabilità = un modello di rimborso dei costi La scelta del sistema di rimborso, inoltre, vincola l organizzazione cui appartiene il partecipante ad utilizzare lo stesso sistema di rimborso dei costi per tutta la durata del Quinto Programma Quadro (FP5). 1. Il modello FC prevede che la Commissione rimborsi fino al 50% del totale dei costi ammissibili, incluse le spese generali. Adotta il modello FC il proponente che è in grado di identificare con precisione i costi diretti e quelli indiretti imputabili al progetto. Le spese generali devono essere calcolate in accordo con le normali convenzioni contabili. Il modello FC prevede inoltre una sorta di variante relativa al calcolo delle spese generali, modello FF (calcolo forfetario delle spese generali), che prevede che la Commissione rimborsi fino al 50% del totale dei costi diretti ammissibili mentre le spese generali sono determinate forfetariamente, come regola generale, nella misura dell 80% delle spese del personale ammissibili. Adotta il modello FF il contraente che, con riferimento al progetto, è in grado di identificare i suoi costi diretti, ma non quelli generali. Infine il modello AC prevede che la Commissione rimborsi il 100% dei costi addizionali ammissibili. Tali costi sono quelli sostenuti solamente per i progetti. Non sono ammissibili, pertanto, i costi normalmente ricorrenti (normal running costs), come per esempio i costi del personale a tempo indeterminato. Adotta il modello AC il contraente che non dispone di un sistema di contabilità tale da permettere una precisa distinzione, con riferimento al progetto, tra i suoi costi diretti ed indiretti. La scelta del modello di costo Per quanto sopra riportato, nel quadro delle disposizioni comunitarie vigenti, nella scelta del modello di costi è opportuno tener conto delle seguenti indicazioni: Un partecipante che fa uso di un sistema di contabilità che consente, con un alto grado di precisione, di identificare i costi diretti ed indiretti del progetto deve adottare il sistema FC 2. Con riferimento alle spese generali, il partecipante potrà optare per l imputazione reale delle stesse, qualora il suo sistema di contabilità lo consenta, ovvero, imputare una percentuale forfetaria (FF) delle spese generali (max. 80% sulle spese ammissibili del personale). Un partecipante che dispone di un sistema di contabilità sufficientemente preciso che consente di identificare i costi diretti ed indiretti relativi al progetto, inclusi quelli del suo personale 1 Tuttavia, in casi motivati, su autorizzazione della Commissione, è possibile modificare il modello di costi, per futuri progetti, secondo il seguente schema: da FFa FC; da AC a FC; da AC a FF. 2 Con riferimento ai requisiti da verificare in capo al proponente che adotti il modello FC, è da notare che non soddisfano il requisito della identificazione dei costi la contabilità semplificata ai sensi della normativa fiscale e la contabilità finanziaria degli enti pubblici. Con riferimento al requisito della capacità di classificare i costi in relazione al progetto inteso come centro di costo, si specifica che è necessario che i costi non siano rilevati per natura, bensì per destinazione (ad esempio, costo del lavoro per il progetto) (APRE Dossier 4 La rendicontazione nell ambito dei progetti comunitari di ricerca).. Linee Guida per la rendicontazione 10

11 permanente, ma che non può identificare con sufficiente precisione le spese generali, deve adottare il sistema FF. Un partecipante che dispone di un sistema di contabilità che non consente l individuazione inequivocabile e precisa dei costi diretti ed indiretti del progetto (in particolare i costi del personale permanente), nonché delle spese generali, ma che tuttavia consente di identificare i costi addizionali (non ricorrenti in quanto diversi da quelli afferenti allo svolgimento della propria normale attività istituzionale), sostenuti per il progetto, deve adottare il modello di rimborso a costi addizionali AC. La Commissione, la Corte dei Conti UE e l OLAF (Ufficio Europeo per la Lotta alle Frodi) hanno 5 anni di tempo, dalla conclusione di ogni stato di avanzamento del progetto per eseguire un audit amministrativo-contabile su un contraente in relazione ad un progetto di RST cofinanziato. Ciò implica, innanzitutto, un attenta gestione amministrativa del progetto. Durante l audit, il contraente sarà chiamato a giustificare la propria posizione amministrativa con riferimento alla rendicontazione del progetto ed al modello di costi adottato. In caso di rilevazione di irregolarità nonché di constatazione di incongruenze tra il sistema di contabilità del contraente ed il modello di rimborso dei costi adottato, è prospettabile l applicazione di diversi livelli di sanzione che possono arrivare fino alla contestazione dell inadempimento contrattuale, ovvero, nei casi più gravi, di falsa dichiarazione in atto pubblico. Tra le conseguenze immediatamente derivanti va inclusa, fra le altre, l adozione di un differente modello di rimborso dei costi ovvero l ingiunzione alla restituzione della quota di cofinanziamento illegittimamente acquisita rispetto al modello di costo identificato, dalla Commissione/Corte dei Conti UE, come correttamente applicabile dal contraente. Il modello di rimborso dei costi dell Ateneo Roma Tre Per la tipologia di contabilità interna attualmente in vigore, Roma Tre adotta il modello di rimborso dei costi AC (Additional Cost) che, lo ricordiamo, prevede che la Commissione rimborsi il 100% dei costi addizionali ammissibili. Tali costi sono quelli sostenuti solamente per i progetti. Non sono ammissibili, pertanto, i costi normalmente ricorrenti (normal running costs), come per esempio i costi del personale a tempo indeterminato. Va comunque sottolineato lo sforzo che l Amministrazione sta sostenendo per raffinare e razionalizzare le proprie procedure contabili al fine di dotare Roma Tre di un sistema di contabilità più preciso e dettagliato. Si tratta di un importante evoluzione destinata a far progredire ulteriormente Roma Tre sul piano della qualità dell organizzazione interna. Nel caso in cui questa evoluzione nei meccanismi contabili comporti variazioni nelle procedure di accesso, dal punto di vista amministrativo, ai programmi comunitari, la Direzione Amministrativa si preoccuperà di darne tempestiva informazione ai Dipartimenti offrendo la necessaria assistenza e supporto. I costi ammissibili (costi diretti e costi indiretti) I costi per essere ritenuti ammissibili, devono (art. 22 Allegato II modello standard di contratto per progetti di RST): essere necessari per il progetto, essere sostenuti in pendenza della durata del progetto (la data di inizio del progetto, solitamente, è il primo giorno del mese successivo alla stipula del contratto); essere calcolati in base al criterio contabile del costo storico ed alle regole interne in vigore presso il contraente (sempreché siano ritenute accettabili dalla Commissione), Linee Guida per la rendicontazione 11

12 essere registrati nella contabilità entro la data di scadenza del contratto o nei documenti fiscali, escludere qualsiasi margine di profitto, laddove il costo deve intendersi valutato al prezzo di acquisto e non incrementato di alcuna percentuale di mark-up. Più in dettaglio, valgono le seguenti considerazioni 3 :: I costi sono imputabili solo se sono stati sostenuti nell arco della durata del progetto. Per i beni mobili questo significa alla consegna, per i servizi, invece, alla data in cui le prestazioni sono effettuate, ovvero, per quelle prestazioni dipendenti da contratti da cui derivano corrispettivi periodici, alla data di maturazione dei corrispettivi. Fanno eccezione a questo principio di carattere generale, i costi per la preparazione di report (per il solo coordinatore) che devono essere sostenuti entro la durata del progetto, ovvero entro il termine di 2 mesi dalla fine del progetto (Guidelines on major financial provisions, 4 nota 2) Altre eccezioni riguardano i costi per le attrezzature durevoli, per i quali è riconosciuta, come meglio descritto nei paragrafi successivi, la possibilità di acquisto nei 6 mesi antecedenti alla data di inizio del progetto oppure la possibilità di imputazione di periodi di ammortamento residuali rispetto all acquisto ed utilizzazione avvenuti per un precedente progetto di ricerca debitamente concluso. I costi devono essere documentati in modo preciso sia in conformità della disciplina contabile nazionale, che tenendo conto delle disposizioni comunitarie in tema di rendicontazione. La tabella che segue schematizza le tipologie di costi ammissibili. Vale tuttavia la raccomandazione di rifarsi alle guide del proponente (parte 1 e parte 2) di ogni specifico programma per la verifica dei dettagli relativi all ammissibilità di specifiche tipologie di costo, ovvero per il calcolo delle spese generali. Nelle pagine successive si forniscono inoltre indicazioni ed elementi più approfonditi di analisi con riferimento alle seguenti categorie di costo: Personale Attrezzature durevoli Materiali di consumo Viaggi e soggiorni Informatica Subcontratti Spese per la protezione delle conoscenze Altri costi specifici Costi non ammissibili 3 APRE Dossier no. 4 Linee Guida per la rendicontazione 12