Smartphone 4.1. Mappa di installazione Voic / IVR

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1 Smartphone 4.1 Mappa di installazione Voic / IVR

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3 Contenuto Sommario 5 Informazioni sul complesso di documentazione 5 Convenzioni del documento 6 Informazioni sulla Guida durante il lavoro 7 Lista di abbreviazioni 9 Installazione del sistema Voic /IVR 11 Passo 1. preparazione dell ambiente 12 Passo 2. Configurazione del computer server 13 Passo 3. Installazione e avviamento di Smartphone Server 14 Passo 4. Avviamento del servizio 14 Passo 5. Creazione di Mailbox 15 3

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5 Sommario Benvenuti a Smartphone 4.1, l ultima novità - una potente applicazione software di telefonia computerizzata di multiplo uso. Questo programma adesso integra strumenti facili da usare per la creazione di applicazioni con risposte vocali interattive personalizzate e soluzioni complete per l ufficio: Segreteria telefonica, Unified Messaging o Voic con Faxmail. Unified Messaging è un passo in avanti nella rivoluzione del sistema di messaggeria nel mondo degli affari. Il sistema Unified Messaging include funzionalità di voic e faxmail integrate con il sistema di messaggeria Microsoft Exchange Server. Gli utenti hanno adesso la possibilità di visualizzare documenti fax, ascoltare messaggi vocali e leggere messaggi di posta elettronica, e tutto in una stessa mailbox. Informazioni sul complesso di documentazione Il complesso di documentazione per Smartphone 4.1 è una collezione completa di informazioni e istruzioni per tutti gli utenti così come per l amminsitratore del sistema di messaggeria. Il complesso contiene i seguenti documenti: Novità e miglioramenti in Smartphone 4.1. Questo documento evidenzia alcune delle funzioni implementate nell applicazione software Smartphone 4.1 che sono state migliorate o aggiunte dopo la pubblicazione della versione 3.5. Smartphone 4.1. Guida dell utente. Scritta per gli utenti del sistema Smartphone Unified Messaging o voic . Una guida completa che facilita la comprensione di concetti generale di Unified Messaging o voic e rende più facile l installazione dell applicazione software Smartphone Client sul computer dell utente. Smartphone 4.1. Tesserino. Un piccolo tesserino di riferimento rapido che spiega le funzionalità generali di Voic / Unified MessagingVoic /Unified Messaging, può essere stampato e distribuito tra gli utenti. Smartphone 4.1. Mappa di installazione Unified Messaging / IVR e Voic / IVR. Procedimenti generali e completi sulla configurazione ed esecuzione dei sistemi IVR, Unified Messaging e voic nell ufficio del cliente. Smartphone 4.1. Guida all avviamento. Scritta per la persona responsabile dell installazione del Smartphone Server ed il sistema UM o voic . Include una descrizione passo per passo della procedura di installazione. Smartphone 4.1. Programmazione del centralino PBX Scritta per gli specialisti su PBX che saranno responsabili della preparazione del sistema telefonico integrato a Smartphone. Contiene informazioni tecniche sulla configurazione delle impostazioni del centralino PBX in modo da renderlo ad uso pieno con le soluzioni di Smartphone Voic e Unified Messaging. Smartphone 4.1. Manuale dell amministratore. Scritto per l amministratore del sistema Smartphone Unified Messaging o Voic . Include tutto quello che l amministratore ha bisogno di sapere per mantenere in funzione il sistema. 5

6 Smartphone 4.1 Convenzioni del documento Tutta la documentazione tecnica di Smartphone viene presentata in formato Adobe Acrobat (PDF) e si trova registrata nel CD-ROM di Smartphone. Tutti i documenti includono un indice dei contenuti all inizio del file, segnalibri PDF, un indice di parole chiave alla fine del file, ed un indice di Ricerca PDF. Per utilizzare l indice di ricerca PDF: 1. assicurarsi di avere installato la versione di Adobe Acrobat Reader con Ricerca registrata con Smartphone. 2. In Acrobat Reader selezionare la voce del menu [Modifica Ricerca Indici...], apparirà il dialogo Selezione indice. 3. fare clic su Aggiungi... e spostarsi a <CD-ROM>:\Server\Docs\Italian\Index.pdx. 4. fare clic su OK. L indice del server verrà così collegato. Utilizzare [Modifica Ricerca Interrogazione...] in modo da cercare all istante tutta la documentazione di Smartphone Server. Convenzioni tipografiche Tutti i documenti della NOVAVOX AG seguono le seguenti convenzioni: 1. Le opzioni scelte dal menu e/o dal sottomenu sono messe fra doppie parentesi ( [ ] ) con una barra verticale ( ) fra i diversi livelli del menu. Per esempio: [ Imposta Linee telefoniche ] indica che il dialogo verrà aperto facendo clic su Imposta sul menu principale, e selezionando Linee telefoniche dal sottomenu. 2. Il nome delle finestre, dialoghi, schede, e campi sono messi fra virgolette. 3. Il nome dei tasti sono scritti in grassetto. Per esempio: OK. 6

7 Informazioni sulla Guida durante il lavoro Guida in linea Suggerimenti utili La guida in linea si riferisce all abilità di Smartphone di visualizzare piccole spiegazioni per un elemento dell interfaccia del programma (per esempio, elemento del menu) semplicemente collocando il puntatore del mouse sullo stesso. Questo tipo di guida viene chiamato in linea poiché Smartphone è in linea con la visualizzazione del puntatore del mouse. Queste piccole spiegazioni sono visualizzate nella barra di status Smartphone. Suggerimenti utili sono piccole etichette per le icone della barra degli strumenti del programma. Esse serviranno a capire cosa può succedere nel caso in cui si prema una icona in particolare sulla barra degli strumenti. Guida in linea Smartphone ammette tutte le funzionalità della Guida di Windows XP/2000/2003. Per accedere alla Guida semplicemente: Premere il tasto F1 in qualsiasi momento per la Guida. Premere Shift + F1 in qualsiasi momento per la guida sul contesto del campo attivo. Selezionare [? Contenuto] dalla barra dei menu e cercare per: Contenuto dei libri disponibili e argomenti. Indice degli argomenti. Una parola. Selezionare [? Glossario] dalla barra dei menu per il glossario dei termini. Fare clic sul tasto? in qualsiasi dialogo. File Leggimi Fare clic sul tasto Cos è? con il pulsante sinistro del mouse. Dopo, fare clic sull elemento del dialogo di cui si vuole ottenere la spiegazione. Una finestra pop-up con la spiegazione richiesta apparirà. In qualsiasi finestra della guida in linea, semplicemente fare clic su qualsiasi parola chiave evidenziata, per spiegazioni dettagliate sul proprio contenuto. L informazione di ultima ora su Smartphone potrà essere trovata sul file readme.txt. 7

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9 Capitolo 1: Lista di abbreviazioni Tabella 1: Abbreviazioni Le seguenti abbreviazioni vengono utilizzati in questo documento: DID DTMF IVR IMR PBX PSTN SPC SPS Direct Inward Dialing, le cifre DTMF vengono inviate dal centralino PBX ad un numero interno del sistema voic (per esempio alle linee di Smartphone Server) subito dopo che SPS risponde alla chiamata. Queste cifre contengono informazioni sul tipo di chiamata, e il numero interno dell abbonato che sta chiamando (ha chiamato). Per maggiori informazioni consultare Guida di configurazione del PBX. Dual Tone Multi-Frequency, è un termino utilizzato per descrivere un segnale di selezione, il quale consiste di 2 segnali separati di uguale ampiezza, però con diverse frequenze. (Risposta vocale interattiva) Interactive Voice Response, provvede indicazioni o opzioni di menu (di solito come messaggi vocali) che permettono alla persona che chiama domandare informazione (di solito premendo un tasto della tastiera telefonica e/o indicando comandi). Il sistema IVR provvede l informazione richiesta dalla persona che chiama in modo di risposta vocale. Indicatore di messaggio ricevuto, è un simbolo nello schermo del telefono o la lampadina nell apparecchio telefonico, la quale indica che l utente ha un nuovo messaggio. Centralino telefonico (Private [Access/Automatic] Branch Exchange), un centralino telefonico privato che esegue tante delle funzioni di commutazione che di solito solo sono provviste dalle compagnie telefoniche. Servizio di rete telefonica pubblica (Public Switched/Service Telephone Network), la quale include tutte le centrale telefoniche pubbliche. Le linee fornite dalle centrale pubbliche sono disponibili per qualsiasi cliente in una determinata area geografica. Smartphone Client è un applicazione software la quale viene eseguita sul computer dell utente. Smartphone Client fornisce la connessione con il computer Smartphone Server il quale è responsabile dalla consegna e presentazione nel modo appropriato non solo dei messaggi vocali e messaggi fax, anziché di tutti i tipi di messaggi agli utenti tramite l applicazione software di posta elettronica installata dal cliente (di solito Microsoft Exchange Client o Outlook). Smartphone Server, è l applicazione software responsabile della gestione di messaggi vocali e fax. Essa viene eseguita nel computer munito con le scheda telefoniche che interagiscono direttamente con la rete telefonica interna e pubblica. 9

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11 Capitolo 2: Installazione del sistema Voic /IVR I tipi di sistemi che possono essere costruiti con Smartphone dipendono delle opzioni della licenza. In aggiunta, diverse funzioni avanzate sono disponibili se il proprio ambiente può supportarle. La seguente tabella mostra le possibili configurazioni dipendendo delle opzioni acquisite ed installate: : Tabella 2: Voic Risorse Richiesto? Vantaggi Segnalazione Sì Collegamento alla rete Microsoft Exchange Server Sì Sì Hardware fax No Faxmail Licenza server Smart-4-Fax Licenza notifica di posta elettronica Modem GSM e licenza di notifica SMS No No No Server fax Notifica via posta elettronica Notifica via messaggi SMS L opzione Exchange Server presuppore che il collegamento alla rete viene incluso. La prima colonna della tabella di sopra contiene simboli che si incontreranno in vari punti del documento. I punti segnati con uno di questi simboli sono opzionali. Eseguirli solo se si desidera che la configurazione includa questa/e opzione/i. Il seguente diagramma mostra la configurazione tipi del sistema di telecomunicazione per il sistema Voic ; gli elementi opzionali sono specialmenti segnati: PSTN PBX computer SPS MS Exchange Server Supervisore di dominio Fileserver Internet Solo faxmail PC utente PC utente PC utente Telefono Telefono Telefono Apparecchio fax 11

12 Smartphone 4.1 Il procedimento di installazione completo del sistema Voic consiste in 5 passi principali: 1. preparazione dell ambiente tecnico 2. installazione del hadware del server 3. installazione di Smartphone Server 4. avviamento del servizio Voic 5. registrazioni utenti mailbox Il procedimento completo di installazione del sistema IVR consiste in 3 passi principali: 1. preparazione dell ambiente tecnico 2. installazione del hardware del server 3. installazione di Smartphone Server E importante eseguire tutti i passi in modo di assicurarsi del completo funzionamento del proprio sistema. In questo documento si offre una panoramica dei procedimenti necessari e riferenze ai documenti che provvederanno maggiori informazioni. Passo 1. preparazione dell ambiente Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.1. Guida di configurazione PBX (PBX.pdf) Smartphone 4.1. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Alcuni configurazioni dell ambiente di telecomunicazioni in ufficio saranno richieste in modo di installare il servizio Voic /IVR. Per maggiori informazioni sui requisiti consultare il capitolo Requisiti di sistema sulla Guida all avviamento. Preparazione della rete telefonica L amministratore del sistema ed il specialista PBX dovranno collegare il sistema Voic alla rete telefonica telefonica in ufficio. 1. Installare e configurare il PBX. Questo dovrà essere fatto dal specialista PBX. Per maggiori informazioni sulla configurazione del PBX consultare il documento Guida di configurazione del PBX. 2. Destinare varie linee (dipendendo della richiesta d uso) per il collegamento del computer Smartphone Server. Si consiglia che il numero di utenti non sia più di 8 volte maggiore che il numero di linee di Smartphone Server. Per maggiori informazioni consultare Collegamento di Smartphone Server alla rete telefonica subcapitolo di Collegamento dei componenti Voic capitolo della Guida all avviamento. 3. Provvedere ad ogni utente con una linea telefonica del PBX. 4. Collegare l apparecchio fax dell ufficio al PBX. Preparazione del sistema di messaggeria Microsoft Exchange Preparare la rete di computer locale LAN in modo di attivare il supporto di posta elettronica. Il supporto di posta elettronica (utilizzando Microsoft Exchange) sarà necessario per la notifica 12

13 Installazione del sistema Voic /IVR di posta elettronica ed altri funzioni di Smartphone. Questo lavoro dovrà essere fatto dall amministratore di sitema della rete. Per maggiori informazioni su Exchange consultare Collegamento di Smartphone Server al MS Exchange Server subcapitolo Collegamento dei componenti Voic capitolo della Guida all avviamento. Una volta che sia stato preparato l ambiente, sarà pronto per installare Smartphone. Il PBX e la rete locale LAN preparati appropriatamente provvederanno il servizio necessario a Smartphone. Passo 2. Configurazione del computer server Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.1. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Sarà necessario configurare il server che risponderà alla chiamate telefoniche e fax degli utenti. Occorre avere un PC per il server che esegua Windows NT/2000 oppure Windows 95 (consultare Requisiti di sistema per la configurazione hardware e software esatta). Sarà necessario anche le schede telefoniche Dialogic. Collegare il computer Smartphone Server alla rete locale LAN utilizzando il tipo di scheda di interfaccia di rete adeguata. Per informazione sui requisiti consultare il capitolo Requisiti di sistema nella Guida all avviamento. Per informazione sull installazioneinstallazione delle schede Dialogic PCI (VFX ed altre) Eseguire questo passo per le schede Dialogic con interfaccia PCI bus. Per informazione sull installazione di schede Dialogic PCI consultare il capitolo Installazione delle schede PCI nella Guida all avviamento. Installazione di schede Dialogic Analogiche SW ISA (VFX ed altre) Eseguire questo passo per le schede Dialogic con interfaccia ISA bus. Per informazione sull installazione di schede Dialogic Analogiche SW ISA consultare il capitolo Installazione di schede Analogiche SW ISA nella Guida all avviamento. Installazione di schede Dialogic Analogiche HW ISA (VFX ed altre) Eseguire questo passo per le schede Dialogic con interfaccia ISA bus. Per informazione sull installazione di schede Dialogic Analogiche HW ISA consultare il capitolo Installazione di shcede Analogiche HW ISA nella Guida all avviamento. Adesso che le schede sono state installate, sarà possibile installare l applicazione software nel computer Smartphone Server. Il proprio hardware è pronto. Il collegamento con il Microsoft Exchange Server è stato stabilito. MAPI e il sistema operativo OS sono stati configurati in modo appropriato. 13

14 Smartphone 4.1 Passo 3. Installazione e avviamento di Smartphone Server Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.1. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Dopo che il computer server sia stato preparato, sarà possibile installare l applicazione software Smartphone Server. Installazione di Smartphone Server Installare l applicazione Smartphone Server. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Installazione di Smartphone Server nella Guida all avviamento. Avviamento di Smartphone Server Configurare le impostazioni in modo di provvedere il funzionamento e l adattazione di Smartphone Server al proprio ambiente. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Installazione di Smartphone Server nella Guida all avviamento. Inizializzazione dell avvio automatico Possibilmente sarà necessario fare il proprio server più stabile in modo di prevenire fallimenti del sistema dovuti a problemi di energias elettrica e altri tipi. Per maggiori informazioni consultare i capitoli Inizializzazione dell avvio automatico e Inizializzazione riavio regolare nella Guida all avviamento. Una volta che Smartphone Server sia stato installato e avviato, l applicazione software Smartphone Server sarà in esecuzione e configurata, però non pronta per servire agli utenti. Passo 4. Avviamento del servizio Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.1. Guida dell amministratore (AdminGuide.pdf) Smartphone 4.1. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Adesso sarà necessario configurare Smartphone Server in odo di attivare le funzioni del servizio Voic . Le opzioni di Voic vengono definite nei dialoghi accessibili dal menu Voic nell applicazione Smartphone Server e Mailbox Administrator. Per maggiori informazioni sulle impostazioni del sistema Voic consultare i capitolo Panoramica Smartphone Server Panoramica Mailbox Administrator nella Guida dell amministratore. Avvio di Mailbox Administrator L applicazione software Mailbox Administrator viene utilizzata per gestire il database utenti del sistema Unified Messaging. Per maggiori informazioni consultare il subcapitolo Avvio di Mailbox Administrator nel capitolo Avviamento di Voic /Unified Messaging nella Guida all avviamento. 14

15 Installazione del sistema Voic /IVR Avvio della VAP Voic Avviare l Applicazione vocale Voic in modo di avviare il sistema Voic . Per maggiori informazioniconsultare il subcapiotolo Avvio delle VAP Voic /Unified Messaging nel capitolo Avviamento di Voic /Unified Messaging nella Guida all avviamento. Una volta che la VAP Voic sia stata avviata, il sistema Voic comincerà a funzionare nel Vostro ufficio. Adesso sarà possibile prestare il servizio agli utenti. Passo 5. Creazione di Mailbox Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.1. Guida dell utente (UserGuide.pdf) Il sistema Voic è adesso funzionante. Gli utenti potranno essere registrati e quindi cominciare ad utilizzare il servizio Voic . Registrazione utenti nel sistema Voic Esistono diverse modalità di registrare utenti nel sistema Voic . Queste vengono descritte dettagliatamente nella documentazione. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Registrazione utenti nella Guida dell utente. 15

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17 Smartphone 4.1. Mappa di installazione Voic . Nome file: RoadmapVM.pdf Edition: Date: 1/4/2005 Copyright par NOVAVOX AG Tutti i diritti riservati.

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