CAPITOLATO D APPALTO PER LA GESTIONE DELL ARCHIVIO DELLE PRATICHE EDILIZIE

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1 CAPITOLATO D APPALTO PER LA GESTIONE DELL ARCHIVIO DELLE PRATICHE EDILIZIE Art. 1 Oggetto dell appalto Il presente appalto ha per oggetto il servizio di conservazione e gestione per anni 3 dell archivio delle pratiche edilizie archiviate del Comune di Ferrara relative agli anni dal 1996 al 2001, nonché delle pratiche edilizie di annate varie, concluse e non ancora scaricate agli Atti d archivio del Protocollo Generale; detto materiale è attualmente in consegna alla Ditta che ne gestisce la custodia. Il servizio comprende inoltre la conservazione e gestione delle annate dell archivio edilizia dal 2002 al 2005 attualmente collocate nei locali del palazzo comunale. Art. 2 Specifiche del servizio di conservazione e gestione Il Servizio appaltato comprende: A. La presa in carico ed il trasferimento in idonei archivi delle pratiche edilizie concluse di seguito indicate: - Annate dal 1996 al 2001 (pratiche archiviate, attualmente conservate presso la Ditta che gestisce il servizio). - Annate dal 2002 al 2005 (pratiche archiviate, attualmente conservate presso la sede comunale). - Pratiche singole e fascicoli di anni vari non archiviati nel programma di Protocollo Generale del Comune. Per presa in carico si intende la preparazione della documentazione in appositi contenitori (scatole) opportunamente catalogati, con i dati di identificazione della singola pratica contenuta nella scatola (unità di archiviazione base). I dati minimi di individuazione richiesti sono: il numero di Protocollo generale (PG), il numero di protocollo dell Ufficio Tecnico (P.R. o P.T), il nominativo dell esibente, l oggetto della pratica e l ubicazione dell intervento. Una pratica edilizia può contenere più numeri di protocollo, sia Generale (PG) che tecnico (PR o PT). B. La custodia, fino al termine del contratto, in locali idonei alla conservazione secondo le normative specifiche in materia, dal punto di vista delle caratteristiche strutturali, ambientali, microclimatiche ed in particolare termoigrometriche, nonché dal punto di vista 1

2 della sicurezza nel suo complesso, ivi compresa la presenza di sistemi antintrusione o di vigilanza. C. La ricerca, tra le unità di archiviazione prese in carico, delle singole pratiche edilizie su richiesta dell Amministrazione comunale in base al numero di protocollo generale (P.G.) per le pratiche archiviate al protocollo, oppure del numero di protocollo dell ufficio tecnico (P.R o P.T.) o del nominativo dell intestatario della pratica per le pratiche non archiviate; la consegna alla sede comunale del fascicolo richiesto e, in seguito, la risistemazione nella posizione d archivio con relativa registrazione in entrata ed in uscita di ogni singola movimentazione. Gli Uffici comunali si riservano di trattenere le pratiche consegnate e archiviarle nel proprio protocollo, comunicandolo alla Ditta. Nel servizio è compresa la consegna degli elenchi delle pratiche prese in carico, anche su supporti informatici, L elenco deve essere aggiornato a cura della Ditta almeno ogni mese con le posizioni delle pratiche movimentate. D. La restituzione, al termine del contratto, del materiale e trasporto dai propri locali alla sede comunale o ad altra destinazione preventivamente comunicata all interno dell ambito del Comune di Ferrara o dei magazzini di archivio della Ditta vincitrice del presente appalto. E. L Allineamento delle posizioni di archiviazione informatica dal programma di gestione edilizia al programma di protocollo generale. Limitatamente alle pratiche edilizie registrate nel programma di gestione dell Edilizia (programma denominato Only One) ma non scaricate nel programma di gestione dell Archivio Generale (programma denominato E-grammata), si deve provvedere al trasferimento dell archiviazione informatica nel programma del Protocollo Generale secondo la prassi di fascicolazione in uso nel Comune di Ferrara: lo scarico prevede che tutti i numeri di protocollo generale (PG) presenti in una pratica o fascicolo debbano essere legati a catena al primo numero di PG che ha dato origine alla pratica, che viene chiamato numero capofila. I numeri che vengono legati si definiscono secondari. Il fascicolo edilizio è composto da più pratiche che possono contenere più numeri di PG. L operazione dovrà essere eseguita manualmente da un operatore della Ditta, presso i locali dell amministrazione comunale o con altre soluzioni a scelta della Ditta vincitrice purché corrispondano al risultato richiesto. Al termine dell elaborazione suddetta i fascicoli con numero di PG capofila degli anni 1995 e precedenti, nonché eventuali fascicoli del 2006 e successivi dovranno essere restituiti all Ufficio Protocollo/Archivio del Comune. 2

3 F. Integrazione del materiale affidato alla custodia L attività di archiviazione attuata dagli uffici comunali comporterà l incremento di materiale affidato alla Ditta che provvederà alla custodia inserendo i fascicoli nelle annate del PG capofila, secondo le regole di archiviazione del Protocollo Generale del Comune di Ferrara. L invio dei fascicoli avverrà a giudizio del Protocollo generale, quando lo riterrà opportuno. Art. 3 Quantificazione del servizio Il servizio descritto nei precedenti articoli è appaltato per un importo massimo complessivo di oneri fiscali compresi, per una durata di anni 3 (tre) a partire dalla data di firma del contratto. L importo è distribuito su tre annualità di bilancio, di euro ciascuna. Orientativamente si stima che il numero delle richieste di consegna di pratiche/fascicoli sia di n. 500 all anno. Le quantificazioni sopra riportate debbono intendersi indicative e non impegnano contrattualmente l Amministrazione comunale. Le ditte concorrenti dovranno prendere visione del materiale da archiviare e della sua collocazione fisica. Art. 4 Modalità di esecuzione del servizio L Amministrazione procederà ad individuare alcuni operatori referenti per i rapporti con l Impresa depositaria del materiale. La nomina e la sostituzione degli operatori saranno debitamente comunicate all Impresa depositaria. Gli operatori individuati (indicati di seguito nel testo semplicemente come referenti) saranno quindi i soli autorizzati all inoltro delle richieste di movimentazione. L inoltro delle richieste di consultazione di singole pratiche, identificate da data e numero d ordine progressivo oltre che da uno degli estremi identificativi del fascicolo, verrà effettuato come prima opzione via presso l indirizzo di posta elettronica fornito dal depositario. In caso di difficoltà tecniche la richiesta, sottoscritta da uno dei referenti, potrà essere trasmessa via fax o consegnata a mano. All atto della consegna da parte del vettore, uno fra i referenti accuserà ricevuta complessiva per tutto il materiale contestualmente consegnato. La riconsegna al vettore sarà effettuata, in considerazione dei diversi tempi di permanenza dei singoli atti presso gli uffici dell Amministrazione, accorpando atti richiesti e consegnati in tempi diversi, accompagnati da un documento riassuntivo del materiale consegnato, che il vettore sottoscriverà per ricevuta. La 3

4 riconsegna del materiale all impresa depositaria avverrà, per economia, alla stessa data della presa in carico dei documenti di nuova produzione. La consegna del materiale di nuova produzione avverrà con cadenza quindicinale, o in coincidenza con la consegna dei documenti richiesti, presso il sito indicato dall Amministrazione comunale. Pertanto, settimanalmente, l aggiudicatario dovrà aggiornare l elenco delle pratiche archiviate mettendolo a disposizione delle consultazioni per il Comune. In una stessa giornata potranno essere inoltrate, da parte dei diversi referenti comunali, più richieste di documenti, con diversi numeri d ordine; la consegna del materiale, per motivi di funzionalità dei servizi, dovrà avvenire mantenendo la stessa suddivisione delle richieste. Il rispetto delle modalità sopra esposte costituirà presupposto per l applicazione di eventuali penali di cui al successivo art. 8. La Società aggiudicataria dovrà indicare i nominativi del proprio personale abilitato a tenere i rapporti con l Amministrazione. Art. 5 Tempi di consegna delle pratiche per la consultazione L Amministrazione invierà quotidianamente tra le ore 8.00 e le ore dal lunedì al venerdì, con le modalità indicate all art.3, l elenco delle pratiche da ricercare e movimentare, che dovranno essere consegnate entro le ore 11,00 del secondo giorno lavorativo successivo alla richiesta. Eventuali casi di urgenza saranno definiti di volta in volta. Art. 6 Caratteristiche minime dei locali d archivio. Tutti i documenti e le Unità di Archiviazione saranno alloggiate in locali idonei allo scopo ed aventi le seguenti dotazioni/ caratteristiche minime: -impianto antintrusione, con centrale di controllo collegata via radio; -impianto antincendio; -locale conforme alle norme antincendio per la conservazione di documenti cartacei e materiali analoghi ad alta infiammabilità; -sistema che impedisca allagamenti o danneggiamenti per umidità dei documenti; -requisiti di sicurezza negli ambienti di lavoro, come da legge n 626/94 e successive; -procedura informatizzata di gestione di archivio certificata; -adeguate coperture assicurative; 4

5 -sistemi impiantistici e strutture immobiliari conformi, per quanto attiene alle tipologie di costruzione, alle norme CEI ed UNI in materia. Inoltre l edificio/gli edifici in cui sono contenuti i locali dovranno avere il certificato di Conformità edilizi/agibilità e il certificato di prevenzione incendi per l attività svolta di deposito materiale cartaceo. Art 7 Privacy e protezione dei dati La società aggiudicataria, nello svolgere l attività per conto del Comune, tutela le sfera di riservatezza, adottando procedure e comportamenti atti a garantire la salvaguardia del valore della privacy in ossequio alla legge n. 675/1996, al d.p.r. n. 171/1997, al d.p.r. n. 318/ 1999 e alle altre normative nazionali e comunitarie correlate. Sulla base della classificazione prevista dalla disciplina sulla privacy, sono tutelati: - I dati personali, ovvero qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; - I dati sensibili, ovvero i dati personali idonei a rilevare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali idonei a rilevare lo stato di salute e di vita sessuale. Ogni dato personale e cioè ogni informazione relativa a persone fisiche, persone giuridiche, enti od associazioni trasmessoci ai fini dello svolgimento del servizio è soggetto alle disposizioni della Legge 31 dicembre 1996 n 675 (tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali), sue successive modificazioni ed integrazioni e del presente punto. I dati saranno trattati e/o comunque utilizzati esclusivamente al fine di adempiere alle obbligazioni che derivano dal servizio.conseguentemente i Dati non saranno: - utilizzati in proprio e comunque per finalità diverse; - oggetto di cessione o di concessione d'uso a terzi, totale o parziale, a qualsiasi titolo; - duplicati o riprodotti, in proprio, per finalità diverse dall'esecuzione del servizio o per conto di terzi. L utilizzo del sistema informatico dell archivio sarà controllato attraverso password in modo da impedire l accesso ad informazioni sulla ubicazione dei documenti a personale non autorizzato, così come soltanto il personale autorizzato avrà accesso alla zona del deposito. Art. 8 Penali 5

6 L Amministrazione si riserva di porre a carico della Società aggiudicatari i danni derivanti dallo smarrimento o deterioramento di pratiche regolarmente riconsegnate come da registri di carico / scarico e successivamente smarrite o deteriorate. In caso di ritardo nella consegna del materiale richiesto, il prezzo da corrispondersi per la movimentazione sarà diminuito del 30% per il primo giorno di ritardo e del 50% dal secondo giorno di ritardo, dell 80% dal terzo giorno di ritardo. Per ulteriori eventuali inadempimenti rispetto al presente contratto, l Amministrazione si riserva di applicare ogni volta una penale pari al 2% dell importo del contratto stesso. Tale importo sarà escusso dalla fidejussione di cui al successivo articolo 7; La Società aggiudicataria dovrà reintegrare tale fidejussione entro i successivi 20 giorni. Art. 9 Tutele assicurative e garanzia fidejussoria Il materiale consegnato deve essere coperto da assicurazioni con validità pari alla durata del contratto per responsabilità civile verso i terzi, ivi compreso il Comune di Ferrara e per smarrimenti, deterioramenti, incendi, furti, eventi atmosferici, atti vandalici, ecc..per un massimale minimo di ,00 (un milione). Il materiale dovrà essere garantito sia durante la giacenza presso i locali della Società aggiudicataria, sia durante i trasporti da e per la sede del Comune di Ferrara, Sportello Unico per Edilizia e/protocollo Generale. La ditta aggiudicataria dovrà fornire alla stipulazione del contratto garanzia fidejussoria bancaria o assicurativa a prima richiesta, rilasciata da aziende di credito o imprese assicurative a ciò autorizzate, ai sensi delle leggi vigenti, sull adempimento contrattuale per un importo pari al valore del contratto stipulato ai sensi e con il contenuto prescritto dall'art. 113 del D. Lgs. 163/2006. Tale garanzia dovrà avere validità pari alla durata del contratto. Copia di tali assicurazioni viene esibita all atto della stipulazione del contratto. Art. 10 Corrispettivo Pagamenti Per il servizio di cui alla lettera A dell art 2 verrà liquidata una prima fattura al termine dell operazione di presa in carico di tutto il materiale ivi indicato. L importo pagato con la prima fattura sarà pari ad 1/3 della somma ottenuta moltiplicando il prezzo n. 1 offerto, per il numero delle scatole effettivamente prese in carico dalla Ditta aggiudicataria.. Alla scadenza di un (1) anno dalla prima rata sarà corrisposto un altro terzo della somma. Alla scadenza del secondo anno sarà corrisposto l ultimo terzo. 6

7 Il pagamento del servizio per le fasi successive avverrà al ricevimento di regolare fattura, avendo verificato la regolare esecuzione del servizio. La fatturazione dovrà avere cadenza bimestrale ed indicare il numero di contenitori custoditi e l esatto numero di pratiche/fascicoli movimentati. Il mandato di pagamento sarà emesso entro 30 giorni dal ricevimento di regolare fattura. Per ritardato pagamento si applica l interesse di mora fissato ai sensi dell art.1284 c.c. per gli interessi legali. Per ogni altra condizione non espressamente prevista si rinvia alle normative vigenti ed in particolare al Regolamento dei Contratti del Comune di Ferrara. In ogni fatturazione dovrà essere indicato anche il corrispettivo relativo alla custodia dei contenitori per il relativo periodo. La fattura relativa al bimestre dovrà essere emessa su richiesta dell Amministrazione comunale una volta verificata l effettiva e regolare prestazione del servizio per qualità, quantità, tempestività dello stesso. In caso di omessa richiesta da parte dell Amministrazione, la Società potrà emettere fattura dopo 15 giorni dall invio del resoconto bimestrale. L aggiudicatario è tenuto al rispetto dell art. 3 della L. 136/2010 e ss. m.e i. L aggiudicatario dovrà comunicare gli estremi del conto corrente dedicato sul quale l Amministrazione dovrà effettuare i pagamenti entro 20 giorni dalla richiesta da parte dell Amministrazione, nonché le generalità e il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi. Il contratto conterrà le clausole previste dall art. 3 comma 8 della L. 136/2010. Art. 11 Disposizioni accessorie La Società aggiudicataria si impegna ad acconsentire che: - siano effettuate dall Amministrazione comunale visite di controllo per la verifica della corretta tenuta del materiale e del rispetto delle clausole contrattuali; - l Amministrazione comunale emani, in corso d opera, modeste disposizioni correttive delle disposizioni tecniche fornite. La Società si impegna a comunicare l ubicazione dei locali nei quali viene depositato il materiale. Un eventuale traslazione di tutto o parte del materiale deve essere preventivamente comunicato all Amministrazione comunale, fermo restando l obbligo della idoneità della nuova sede ai sensi del presente capitolato. 7

8 Art. 12 Spese, imposte e tasse Tutte le spese, imposte e tasse inerenti al presente contratto sono a carico della Società aggiudicataria. Art.13 Controversie Foro competente Per tutte le controversie che dovessero insorgere nella esecuzione del servizio di cui al presente appalto, sarà competente il Foro di Ferrara. È escluso il ricorso all arbitrato. Art 14 Precisazioni sulla offerta e sui pagamenti 1) Il pagamento sarà effettuato sulla base dell effettivo numero di contenitori trasportati; saranno escluse, pertanto, offerte forfetarie. Il contenitore effettivamente utilizzato dalla Ditta dovrà essere delle dimensioni volumetriche compatibili con quello convenzionale utilizzato per la valutazione delle offerte o, comunque di capacità non inferiore a quello standard indicato all art 3. 2) L attività C consiste nella ricerca di una pratica identificata con numero di protocollo generale o di PR (o PT) o del nominativo, trasporto alla sede comunale e risistemazione in archivio. Nel caso la pratica ricercata non venga rintracciata in archivio, la ricerca non verrà pagata. 3) L Amministrazione può avere necessità di inserire ulteriore documentazione all interno di pratiche custodite in archivio, senza che le stesse debbano essere fisicamente trasportate alla sede comunale. Tale servizio verrà pagato al 50% del corrispettivo per l attività C. 4) L attività B verrà pagata in base all effettivo numero di contenitori depositati presso la ditta aggiudicataria. La ditta aggiudicataria sarà tenuta a comunicare l esatto numero di contenitori presi in carico e periodicamente l esatto numero di contenitori custoditi. 5) La ditta aggiudicataria si impegna, allo scadere del contratto, a riconsegnare a proprie spese il materiale alla sede comunale o ad eventuale nuova ditta aggiudicataria. 6) La Ditta potrà indicare il sovrapprezzo per le urgenze di consegna in giornata del documento richiesto, in formato cartaceo e in formato elettronico ( solo per documenti in formato A4 o A3). Art 15 Utilizzo delle eventuali somme a disposizione dell amministrazione Le somme risultanti dalle economie di gestione del servizio di cui ai punti A, B, C dell offerta, potranno essere utilizzate dall Amministrazione comunale, senza impegno contrattuale ed a suo insindacabile giudizio, per l attività di presa in carico, ricerca e custodia di altre pratiche. 8

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