Organizzare un evento di successo

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1 Organizzare un evento di successo Parma 10 febbraio 2011 Massimo Zanotto Vice-Presidente Venicemarathon

2 Contenuti Che cos è un evento Livelli organizzativi Gestione rapporti con territorio Grandi Eventi e Eventi grandi Gestione del budget Gestione della comunicazione La gestione del protocollo

3 Premessa Un evento non è di SERIE A quando ci sono Squadre o Atleti professionisti Un evento è di SERIE A quando è ben riuscito ed ha centrato gli obbiettivi prefissati

4 Premessa Per una società l organizzazione di un evento deve innanzitutto rappresentare l opportunità di consolidare il proprio ruolo sociale e sportivo sul territorio ed essere parte integrante dell attività abituale. In quest ottica potrà essere considerato un evento non solo la manifestazione sportiva, ma anche la conferenza di inizio attività o la premiazione al termine della stagione.

5 L organizzazione di un evento:la vision Ciò che contraddistingue veramente un evento dall altro è la vision dell evento stesso; cioè lo schema secondo cui l organizzazione prende in considerazione il come potrebbe essere realizzato, chi vi prenderà parte, quali saranno i suoi spettatori, chi lo comprerà e perché, e quali saranno gli obiettivi economici possibili. Nella vision vanno valutati tutti gli elementi e gli aspetti in funzione della domanda fondamentale: cosa farà dell evento un successo?. La capacità di realizzazione di un organizzazione sarà tanto maggiore quanto più l obiettivo posto corrisponderà a ciò che è atteso dall esterno E un importante strumento di management, non solo nella fase d ideazione ma anche nella fase della realizzazione; rappresenta il miglior strumento di controllo dei progressi effettuati, consentendo di coinvolgere in un obiettivo unitario tutte le persone interessate dando ad ognuno obiettivi parziali

6 Cooperazione in un evento Analisi Pianificazione Attuazione Controllo DEVONO COINVOLGERE Tutti gli attori dell evento: ORGANIZZATORI P.A. SPONSOR PROGRAMMI studiati per creare, costruire e mantenere utili scambi e relazioni con i NOSTRI INTERLOCUTORI di RIFERIMENTO, al fine di raggiungere i reciproci OBIETTIVI FINALI

7 Il circolo virtuoso COMMUNITY EVENTO COMMUNITY AZIENDE

8 Radicamento Territoriale l organizzazione di un evento di successo, ci aiuterà a diventare il punto di riferimento dello sport a livello locale attraverso azioni volte ad accreditarsi nei confronti degli Enti pubblici e delle aziende Sport Maker Tesserati ed associati Community Sportiva Locale Community Locale

9 Quale Evento? Evento con la E maiuscola è trainante e coinvolgente per la qualità o per la rarità dello spettacolo che offre. Ha generalmente costi molto alti, identifica molto il soggetto che fa spettacolo e molto meno chi lo organizza. Abbisogna di elevati standard organizzativi specifici della tipologia dell evento. evento con la O maiuscola è trainante e coinvolgente per i valori che esprime, per il coinvolgimento dei partecipanti e/o del pubblico. Va costruito a stretto contatto con il tessuto sociale nel quale si svolge. Necessita di tante idee e tante relazioni. La partecipazione va conquistata.

10 Grandi Eventi.Eventi grandi.

11 Creare un main event In sintesi un main event si avrà quando: ci si trova di fronte ad un evento che ha una grande partecipazione di pubblico diretto e mediato ; gode di forte comunicazione sul territorio di riferimento, è caratterizzato da un alta qualità o un alta quantità di partecipanti, è affiancato da eventi collaterali con la funzione di attrarre anche chi non è direttamente coinvolto dall evento sportivo ha una certa durata o un impatto notevole sul territorio, è riconosciuto da un ente sportivo ufficiale; gode del supporto della Pubblica Amministrazione

12 La riuscita di un evento OTTIMA ORGANIZZAZIONE GENERALE SODDISFAZIONE DEL PUBBLICO SODDISFAZIONE DEI PARTECIPANTI

13 La riuscita di un evento IL COMITATO ORGANIZZATORE LA PARTECIPAZIONE (qualità tecnica dei partecipanti) LA PARTECIPAZIONE (quantità partecipanti) L INFORMAZIONE DIVULGATA ED I CONTATTI GENERATI IL PUBBLICO L ATTENZIONE DEI MEDIA (prima, durante e dopo) IL TESSUTO SOCIALE IL COINVOLGIMENTO DELLE ISTITUZIONI LA VALORIZZAZIONE DEL TERRITORIO L EQUILIBRIO DI COSTI/RICAVI L EQUILIBRIO DI COSTI/OBBIETTIVI REALIZZATI

14 Il Valore dell Evento È UNA VETRINA LASCIA TRACCE CREA RELAZIONI OFFRE CONTATTI (diretti ed indiretti)

15 L indotto economico di un evento MANIFESTAZIONE SPORTIVA INDOTTO DIRETTO INDOTTO DERIVATO Spese per il personale Spese per allestimenti Spese per produzione materiali Investimenti degli sponsor Spese di promozione dell Evento Contributi Enti Pubblici Spese di trasporto (aerei, treni,) Spese per vitto e alloggio Spese per acquisti personali e regali Spese connesse all Evento Spese per visite a musei, mostre altro

16 Da dove partire: Caratteristiche dell Evento Tipologia evento Disciplina sportiva Città/area di svolgimento Impianto/luogo di svolgimento Periodo dell anno

17 USCITE OGGETTO DETTAGLIO COSTI affitto maxi schermo + filmati allestimento tribuna stampa e sala hospitality IMPIANTO GARA E SPESE EVENTO ambulanza e servizio sanitario catering hospitality per n. 1 giorno allestimento bordo campo pubblicità SIAE montepremi o ingagio atleti assicurazione danni e materiali diretti + RC diritti prevendita AUTORIZZAZIONI, SIAE, PREVENDITA spese bancarie/autorizzazioni produzione biglietti attività gestione prevendita e biglietteria iva su biglietti volantini manifesti carpette MATERIALI CARTACEI E PUBBLICITARI inviti evento pass programma gara personale speaker evento PERSONALE E SEGRETERIA COL fotografo volontari allestitori

18 ACQUISTO SPAZI PROMO-PUBBLICITARI COMUNICAZIONE OSPITALITA' INIZIATIVE PROMOZIONALI E GADGET ALTRI SERVIZI Totale uscite giornali radio TV cartellonistica stradale ufficio stampa conferenza stampa personale COL cena gala atleti VIP sponsor ospiti attività società sportive scuole noleggio auto servizi navetta/spese trasferta ENTRATE OGGETTO DETTAGLIO ENTRATE regione ENTI comune provincia generici SPONSOR legati al target MERCHANDISING INCASSO O QUOTE ISCRIZIONI ATTIVITA' COLLATERALI ALTRO Totale entrate

19 Il Comitato Organizzatore Per procedere alla costituzione di un gruppo di lavoro efficiente è necessario partire da alcuni punti fermi: Definire con chiarezza e precisione le varie funzioni e responsabilità; Verificare che all interno delle varie funzioni ci sia omogeneità Controllare e coordinare accuratamente le varie funzioni e i loro rapporti; Definire i meccanismi operativi per le comunicazioni tra le varie persone ed aree organizzative; Condividere gli obiettivi e quindi i risultati, per creare uno spirito di gruppo

20 L organizzazione di un evento: i ruoli Responsabile aspetti tecnici Responsabile allestimenti Responsabile campo di gara Responsabile marketing e diritti promo-pubblicitari Responsabile comunicazione e media relations Responsabile logistica Responsabile cerimoniale Responsabile sanitario

21 Comunicazione dell evento Comunicare lo sport non è molto diverso da comunicare un altro servizio. Gli organizzatori devono sfruttare al meglio quella che viene definita comunicazione integrata; simultaneità ed omogeneità di contenuti su tutti i mezzi ed i canali di comunicazione (tradizionali e on-line) La comunicazione deve definire con precisione le tipologie dei suoi interlocutori, gli obiettivi che vuole raggiungere, gli strumenti che intende utilizzare, l ammontare di spesa sostenibile ed i tempi degli interventi. L obiettivo è raggiungere uno stretto collegamento tra chi organizza l evento ed il parco reale degli utenti e dei possibili fruitori. Nessuno sa cosa facciamo se non lo comunichiamo;

22 Comunicazione: mezzi Va posta una particolare attenzione al primo strumento di comunicazione rappresentato dal passa-parola condizionato da: Il comportamento e la soddisfazione degli utenti, il comportamento di collaboratori e volontari Le impressioni che trasmetteranno a chi entrerà direttamente a contatto con loro (pubblico allargato e altri potenziali utenti) sarà molto importante rappresentano fonti comunicative di particolare presa, più efficaci ed ascoltate di quelle ufficiali, poiché provengono da fonti disinteressate concorrono a determinare il processo di formazione e stratificazione dell opinione pubblica e l apprezzamento maggiore o minore per il servizio e per l evento. E la comunicazione dei e tra i clienti.

23 Strumenti di comunicazione Comunicati stampa Conferenza/e stampa È l occasione per dare visibilità e immagine, oltre che alla manifestazione, anche a chi la sostiene direttamente (istituzioni pubbliche, aziende) per entrare in contatto diretto con la propria community di riferimento e con i media. Media Partnership: Per incrementare la possibilità di dare visibilità all evento è opportuno cercare di sviluppare degli accordi di Media Partnership con giornali, TV, radio locali o siti specializzati che possano offrire copertura dell evento sia con spazi pubblicitari sia con articoli redazionali. Sito internet

24 INIZIATIVE PROMOZIONALI È opportuno programmare una serie di iniziative promozionali sul territorio al fine di favorire la conoscenza e l attenzione sull evento, con l obiettivo di aumentare la presenza di pubblico. In particolar modo, può essere utile il coinvolgimento delle scuole attraverso una specifica azione di promozione, attraverso la creazione di concorsi creati ad hoc (fotografici, grafici, giornalistici,ecc.) in collaborazione con gli uffici di Educazione Fisica dei C.S.A.

25 Il piano marketing dell evento Andrà creato un piano Marketing che rappresenti la fotografia dell evento con le attività, i valori, i diritti usufruibili, i numeri principali, il piano di comunicazione Sarà così utilizzato per la presentazione sia ad enti pubblici sia alle aziende a cui si intende proporre l evento. I diritti che potranno essere inseriti all interno del piano marketing possono essere: Titolazione dell evento Visibilità sul pettorale di gara Visibilità in field sul campo di gara (cartelli pubblicitari, totem, striscioni ) Presenza del logo sui materiali pubblicitari prodotti Presenza del logo sui backdrop interviste e premiazioni Partecipazione alla conferenza stampa Possibilità di inserire un comunicato aziendale nella cartella stampa Presenza del marchio sul sito internet dell evento Possibilità di allestire uno stand in area commerciale

26 Materiali promo-pubblicitari È opportuno prevedere la realizzazione di alcuni materiali promozionali di supporto all evento e definire il piano di affissione e distribuzione: Manifesti Locandine Volantini Cartelloni o striscioni stradali Brochure. In tutto il materiale dovrà comparire il marchio degli eventuali enti patrocinanti o eventuali aziende partner Il materiale dovrà essere preventivamente inoltrato ad enti e aziende per ricevere l approvazione sulla correttezza dell utilizzo del logo. Tali materiali permetteranno sia di pubblicizzare l evento, dando le informazioni prioritarie necessarie alla partecipazione, sia di dare visibilità ai partner dell evento, concedendo loro spazi importanti.

27 L organizzazione di un evento: allestimento pubblicità campo di gara Deve essere curato con attenzione l allestimento e l esposizione degli strumenti di visibilità delle aziende partner. Prima di procedere alla vendita dell evento, dovrà essere già ideato e definito il lay out del campo di gara sulla base di tutte le variabili da considerare: disciplina sportiva caratteristiche dell impianto tipologia dei supporti pubblicitari eventuali riprese televisive altre variabili specifiche. Ad ogni sponsor dovrà essere assicurata l esclusività merceologica e la visibilità concordata a contratto. Dovrà garantire la piena visibilità della cartellonistica in campo, durante la gara, intervenendo nel caso in cui risulti pregiudicata totalmente o parzialmente dalla presenza di ostacoli (ad esempio fotografi, personale del COL, allenatori etc.).

28 Area commerciale Per ampliare l offerta di spazi ed opportunità per le aziende si suggerisce di creare un area dove le aziende possano allestire un proprio stand per fare attività di sampling, vendere i loro prodotti e creare occasioni di contatto. Il COL indicherà quale spazio sarà concesso e quale tipologia di allestimenti sarà messi a disposizione (sedie, tavoli, allaccio elettrico, ecc.) ATTENZIONE Chiarire bene necessità e definire chi si deve occupare dei vari aspetti e dei relativi costi e autorizzazioni

29 PROTOCOLLO PREMIAZIONI Le Premiazioni rappresentano sempre uno dei momenti più delicati di un evento. Rappresentano uno dei momenti di maggiore visibilità. E necessario definire un protocollo del cerimoniale preciso che consenta di predisporre al meglio tutti i momenti della premiazione. Dai saluti alla consegna dei premi. Dovrà essere predisposto un palco e/o un fondale (backdrop) dove verranno posizionati i loghi di tutti i partner dell evento per renderli visibili in caso di dirette televisive o fotografie. Dovranno essere predisposti i materiali necessari: tavolo per supporto premi con adeguata copertura; impianto di amplificazione con opportuna potenza in watt impianto stereofonico con lettore AudioCassette e CD; impianto microfonico senza filo;

30 Scaletta premiazioni Andrà impostata una scaletta delle premiazioni che coinvolga nei vari momenti tutte le istituzioni e i maggiori partner. Dovrà essere predisposta una scheda e comunicata allo speaker la corretta indicazione di chi effettua la premiazione, comprensiva di nome completo e dicitura esatta della qualifica. Esempio: 3 posto All ATLETA: NOME COGNOME viene consegnata la coppa offerta dalla ENTE o AZIENDA: PREMIA Il Sig./ Dottore NOME - COGNOME QUALIFICA ASSESSORE/ TITOLARE/ DIRETTORE Dell ENTE o AZIENDA: COMUNE DI. / AZIENDA..

31 ACCOGLIENZA OSPITI Prevedere una persona deputata a questi aspetti per curare al meglio l accoglienza degli ospiti più importanti. Prevedere dei posti parcheggio riservati. Predisporre in tribuna un area riservata agli ospiti d'onore, con sistemazione secondo criteri adeguati Si suggerisce di predisporre un area riservata agli ospiti d onore, VIP e personaggi importanti, con spuntini, caffè e snack, per creare un area elitaria dove svolgere azioni di P.R. (puòessere anche molto semplice ma curata)

32 CASE HISTORY 32

33 Venicemarathon: un grande evento LA MARATONA.. MOLTO PIÙ DI UNA COMPETIZIONE SPORTIVA Una avventura epica che entra nella nostra cultura fin dai banchi di scuola. Il gesto sportivo più affascinante e temerario VENEZIA PATRIMONIO UNIVERSALE DI BELLEZZA E DI STORIA La città più amata e sognata, città unica e fragile LA SFIDA L idea di verificare la compatibilità tra una città fragile e conosciuta in tutto il mondo, con il gesto sportivo più clasico che abitualmente chiude le Olimpiadi. LA MAGIA UNICA DELLA GRANDE CLASSICA Il claim che comunica emozione a chi partecipa ed assiste all evento cresciuto esponenzialmente dalla prima edizione.

34 Venicemarathon: scenario 1^ edizione la presenza all estero di importanti maratone, tra le quali la New York City Marathon era la più conosciuta; una crescente consapevolezza da parte degli sportivi dell importanza della cura della propria persona e dell importanza dell attività fisica (nascita di mode quali jogging e fitness); una presenza importante di atleti italiani che si imponevano all estero in questa disciplina (Orlando Pizzolato, Gelindo Bordin, Gianni Poli, Gianni De Madonna); l esistenza in Italia di 23 maratone, di cui nessuna superava i mille partecipanti ed aveva rilevanza internazionale. 713 partecipanti di cui 8 stranieri (7 nazioni rappresentate) 8 sponsor

35 Scenario 2010: 25^ edizione In Italia e aumentato considerevolmente il numero degli appassionati e delle gare organizzate, 65 maratone in calendario (60 effettivamente realizzate). Venicemarathon è la terza maratona italiana per numero di iscritti, vanta nell albo d oro i principali campioni della specialità, nel 2009 è stata tra le prime 12 al mondo per risultati tecnici. contenitore di appuntamenti collaterali dalle mille sfaccettature (sportiva, commerciale, turistica, promozionale, solidaristica) che la rendono un evento trasversale in grado di coinvolgere pubblici diversi) Iscrizioni bloccate a 7500 (numero chiuso). Circa 2000 respinte classificati di cui 1352 stranieri (56 nazioni rappresentate) 36 sponsor Il Comune di Venezia e l Autorità Portuale di Venezia sono diventati co-organizzatori dell evento dal 2004

36 Scenario nazionale 2010 Maratone 2010 Rispetto a Maratona di Roma Firenze Marathon Venicemarathon Milano City Marathon Treviso Marathon Maratona di R.Emilia Turin Marathon Maratona di S.Antonio Verona Lake Garda Marathon

37 Maratoneti italiani nel mondo LUOGO TOTALE ITALIANI UOMINI DONNE W % New York ,76% Berlino ,68% Parigi ,13% Barcellona ,03% Amsterdam ,46% Nizza ,89% Londra ,14% Vienna ,69% Praga ,06% Stoccolma ,30% Monaco di B ,19% ,38%

38 Venicemarathon: la comunicazione COME SEI VENUTO A CONOSCENZA DELLA VENICEMARATHON? HOW DID YOU FIND OUT ABOUT VENICEMARATHON? 24% 32% 9% 4% 31% Pubblicità su riviste Sito internet Stand/depliant Amici, parenti, ecc. Altro 9% 29% 24% 5% 33% Ads on magazines Web site Brochures Friends relatives Other COME SEI VENUTO A CONOSCENZA DELLA VENICEMARATHON? 32% 20% 15% 4% 29% Pubblicità su riviste Sito internet Stand/depliant Amici, parenti, ecc. Altro

39 Venicemarathon: le motivazioni PERCHE' GLI ITALIANI SCELGONO PER LA PRIMA VOLTA LA VENICEMARATHON? WHY DID YOU CHOOSE VENICEMARATHON? 36% 20% 22% 13% 9% Percorso Visitare Venezia Livello Tecnico Preparazione altre gare Altro 27% 6% 4% 4% 59% Course To visit Venice Technical level To train for competitions Other HAI SCELTO DI PARTECIPARE ALLA VENICEMARATHON PER: PERCHE' GLI ITALIANI TORNANO ALLA VENICEMARATHON? 35% 27% 9% 20% 9% Percorso Visitare Venezia Livello Tecnico Preparazione altre gare Altro 40% 27% 11% 10% 12% Percorso Visitare Venezia Livello Tecnico Preparazione altre gare Altro

40 Venicemarathon: composizione budget BUDGET 2% 10% 4% 28% 21% 35% iscrizioni sponsor enti merchandising exposport altre attività